9.0 Eink„ufe mit FIRST_MILLION Nachdem Sie kennengelernt haben wie leicht sich Ihre Kunden, Artikel, Buchungen und Rechnungen verwalten lassen, fehlt eigentlich nur noch ein Programmteil, der Ihnen Ihren Lagerbestand verwaltet und bei Bedarf fr Nachschub sorgt. Und natrlich ist FIRST_MILLION auch darauf vorbereitet! In Kapitel 6 haben Sie bereits die Artikelverwaltung besprochen. Fr jeden Artikel k”nnen Sie den Lagerbestand, den Mindestbestand und die Artikelnummer des Lieferanten, sowie die Kundennummer des Lieferanten eingeben. Sie sehen, eigentlich sind alle Daten enthalten, die bei Unterschreitung des Mindestbestands eine Nachbestellung automatisieren k”nnen. Damit dieser Programmteil einwandfrei funktioniert sind einige Vorbemerkungen n”tig. 1. Die Bestandsdaten in Ihrer Artikeldatei mssen immer aktualisiert werden, wenn Sie korrekte Bestellvorschl„ge wnschen. 2. Die Artikel mssen mit der richtigen Lieferantennummer versehen sein. 3. Sie mssen die Bestellnummer eintragen, die Ihr Lieferant fr die Ware verwendet. Wenn Sie diese Hinweise beachten, geh”ren šberraschungen, wie leere Lagerregale und dadurch entgangene Gesch„fte, der Vergangenheit an. 9.1 Die eigene Kundennummer bei Ihrem Lieferanten Ebenso wie Sie Ihren Kunden eine Kundennummer zuweisen, werden Sie bei Ihren Lieferanten unter einer Nummer gefhrt. Da Sie jede Bestellung an den Lieferanten mit der von ihm vergebenen Kundennummer versehen mssen, ist es notwendig diese Nummer in der Lieferantenverwaltung einzutragen. Hierfr ist in der Dialogbox der Kundenverwaltung extra ein Feld mit der Bezeichnung "eigene Kdnr.:" vorgesehen, das natrlich nur ausgewertet wird, wenn Sie diesen Datensatz als Lieferant markieren. Dafr steht Ihnen unter "Gruppe" ein Pop-Up-Men zur Verfgung. 9.2 Eintragung der "Lieferantennummer" bei den Artikeln Wenn Sie als H„ndler t„tig sind, so werden Sie Ihre Waren vom Grožh„ndler beziehen, den Sie in Ihrer Kunden/Lieferantendatei eingetragen haben. Fr jede Position Ihres Warenbestands mssen Sie dem Programm unbedingt auch mitteilen, von welchem Lieferanten sie stammt. Nur so kann das Programm sp„ter die fehlenden Artikel den jeweiligen Lieferanten zuordnen! In die Dialogbox "Artikel" muž bei "Lieferantennr." die Nummer eingegeben werden, die Sie Ihrem Lieferanten in Ihrer Kundendatei gegeben haben! 9.3 Eintragung der Artikelnummer des Lieferanten Damit Ihr Lieferant nun auch weiž welches Produkt Sie von ihm gerne geliefert bekommen m”chten, mssen Sie in dieser Dialogbox aužerdem noch die Artikelnummer eintragen, die der Lieferant fr diesen Artikel verwendet. Wenn Sie alle diese Informationen eingetippt haben, kann die Artikeldatei problemlos mit den Lieferantendaten und der Fakturierung zusammenarbeiten. 9.4 Anfertigen einer Bestellung Die Nachbestellungen (Eink„ufe) werden jeweils zu dem in der Kunden & Lieferantendatei aktivierten Lieferanten vorgenommen. Aktivieren Sie dazu bitte die Artikeldatei mittels der F3 Taste. Wenn Sie in der Kundendatei einen Lieferanten aktivieren (durch einfaches Anklicken), so werden nur noch Artikel angezeigt, die zu diesem Lieferanten geh”ren! In der Kopfzeile des Artikelfensters wird jetzt auch der Name dieses Lieferanten angezeigt. Das Formular wird automatisch auf "Bestellung" umgeschaltet und alle Eintragungen werden mit dem Einkaufspreis versehen, wenn Sie in Ihrem Drucklayout die entsprechenden Platzhalter gesetzt haben. Welche Menge Sie immer mindestens von einem Artikel am Lager haben m”chten, k”nnen Sie zu jeder Position der Artikelliste getrennt in der Dialogbox "Artikel" eintragen. Die Auswahl und das Einfgen der gewnschten Positionen fr die Bestellung erfolgt analog zu dem Erstellen einer Rechnung. Gehen Sie mit dem Mauszeiger wieder in das Fenster "Artikel" und klicken einmal auf die nachzubestellende Position. Es erscheint die Artikelauswahlbox, die Sie bereits in Kapitel 7 und 8 kennengelernt haben. Geben Sie hier die gewnschte Stckzahl ein und verlassen Sie diese Dialogbox wie gewohnt. Die Dialogbox zeigt Ihnen aužerdem, wieviel Stck Sie bereits von diesem Artikel nachbestellt haben. Sie sehen auch die Stckzahl die in noch nicht erledigten Auftr„gen steckt. Sie k”nnen so sehr effektiv die Menge die Sie nun bestellen mssen ausw„hlen. Wenn die Artikelauswahlbox Ihnen nur Fragezeichen bei "Auftrag" und "Bestellt" anzeigt, ist die šberprfung von Fakturierung und Warenbestand deaktiviert. Sie sollten deshalb vor dem Erstellen einer Bestellung unbedingt die Funktion "Auftrag OK" im Pop-Up-Men des Fakturierungsfensters ausfhren. Es werden dann die Fakturierungsdaten mit den Lagerdaten abgeglichen, und die Artikelauswahlbox zeigt verbnftige Werte in den Feldern "Auftrag" und "Bestellt"! W„hlen Sie jetzt bitte mit der linken Maustaste die weiteren Positionen in der Artikelliste durch einfaches Anklicken aus, die in die Bestellung sollen. Dadurch erscheint zu jeder Position die Dialogbox "Artikelauswahl" in der Sie die Menge eintragen, die Sie nachbestellen m”chten. Sie mssen hierbei nicht alle angezeigten Positionen aufrufen und nachbestellen. Das Programm l„žt Ihnen freie Hand bei der Auswahl. Falls Ihr Lieferant nur bestimmte Verpackungseinheiten liefert, k”nnen Sie den Knopf "V-Einheit" aktivieren. Dann wird die in dem Eingabefeld stehende Menge in die Bestellung bernommen. M”chten Sie eine andere Gebindegr”že bestellen, so k”nnen Sie das Feld "V-Einheit" noch editieren. 9.5 Zusatztext bei einer Bestellung Genau wie bei den schon besprochenen Formularen k”nnen Sie auch bei einer Bestellung einen Zusatztext eingeben und mitdrucken lassen. Sie kliken dazu einmal mit der linken Maustaste unterhalb der Artikel und der Editor ”ffnet sich mit dem Text, den Sie im Drucklayout BESTELL.FRM in den Zeilen #Z eingegeben haben. Der Text im Fenster "Bestellung" erscheint ebenfalls nach dem "WYSIWYG"-Prinzip. Sie sehen alles so wie es auch gedruckt wird. Wenn Sie den Texteditor aufrufen m”chten, mssen Sie unterhalb der Artikelzeilen auf das Fenster klicken. 9.6 Drucken einer Bestellung Der Ausdruck wird ber das Pop-Up-Men "Formular" gestartet, oder ber die Tastenkombination Ctrl +P. Dieser Datensatz wird anschliežend im Fenster "Fakturierung" gespeichert. Dadurch ist es Ihnen m”glich den šberblick ber Ihre eigenen Bestellungen zu behalten. Sie k”nnen jederzeit berprfen welche Artikel Sie bei Ihrem Lieferanten bereits bestellt haben. In der Artikelauswahlbox wird die Zahl der nachbestellten Artikel angezeigt, damit Sie auf einen Blick wissen, welche Menge demn„chst ins Lager kommt. Darber hinaus wird der Rechnungsbetrag Ihrer Bestellung als "Verbindlichkeit" gespeichert und ber die Funktion "Ford./Verb..." im Pop-Up-Men dargestellt. Die Verrechnung von Forderungen (noch offene Rechnungen) und Verbindlichkeiten (Ihre Schulden bei den Lieferanten) gibt Ihnen einen guten šberblick wie gut oder schlecht es Ihrer Firma wirklich geht, bzw mit welchen Einnahmen oder Ausgaben Sie demn„chst rechnen mssen. Um Ihnen das langweilige Eintippen der neuen Lagerbest„nde zu ersparen wurde in FIRST_MILLION eine Funktion eingebaut, die es Ihnen erm”glicht, Bestellungen automatisch ins Lager zu bertragen. 9.7 šbernahme der Positionen einer Bestellung ins Lager Es w„re sicherlich aužerordentlich ermdend, wrde man nach einer Lieferung alle Positionen manuell in die Lagerliste eintragen mssen. Dafr hat man sich ja eigentlich einen Computer gekauft. šberprfen Sie zuerst, ob auch wirklich alle Artikel in der gewnschten Menge geliefert wurden. Rufen Sie nach dem Wareneingang die Bestellung aus der Fakturierung durch "šbernehmen" wieder auf, wenn Sie Žnderungen vornehmen mssen, weil entweder nicht alle Artikel geliefert wurden, oder wenn die Liefermenge sich ge„ndert hat! Positionen die nicht, oder nicht in der angegebenen Menge geliefert wurden, k”nnen jetzt durch einen Doppelklick aufgerufen werden. Es erscheint die Dialogbox "Artikel" in der sich die notwendigen Žnderungen vornehmen lassen. Sind alle notwendigen Žnderungen erledigt, rufen Sie die Funktion "Drucken" auf und bergeben Sie das ge„nderte Bestellung in die Fakturierung. Nun k”nnen Sie diese Bestellung in der Fakturierung aufrufen und als erledigt markieren. Zuerst erscheint eine Buchungsdialogbox in der die notwendigen Daten fr das Erstellen einer Ausgabebuchung bereits enthalten sind. Da wir die Ware zwar schon erhalten, aber noch nicht bezahlt haben w„hlen wir als Geldkonto das Kreditorkonto KREDITOR aus. Danach erscheint eine Warnbox, die Sie noch einmal fragt, ob die Positionen wirklich bernommen werden sollen. Quittieren Sie die Frage mit "Ja" Alle Positionen der Bestellung werden jetzt zu den noch vorhandenen Lagerbest„nden addiert, und schon ist das Lager wieder auf dem aktuellen Stand! Dieser Datensatz wird dann vom Programm als "Erledigt" markiert und im Speicher gehalten, aber aus der Liste im Fakturierungsfenster ausgeblendet! šber die Filterfunktion "Erledigte" k”nnen Sie jetzt wahlweise diesen Datensatz anzeigen, oder ausblenden. Einen Sinn macht das Aufheben immer dann, wenn Sie diese Bestellung regelm„žig ausfhren wollen. So k”nnen Sie ohne grože Umst„nde bei Bedarf diese Bestellung wieder aufrufen, kopieren und erneut drucken, oder per Fax verschicken.