8. Das Fenster "Fakturierung" Die von Ihnen erstellten Angebote, Rechnungen und anderen Fakturierungsvorg„nge werden nach dem Drucken immer unter der entsprechenden Fakturierungsnummer in das Datenfenster "Fakturierung" bernommen und abgespeichert. Wenn Ihr Kunde das Angebot annimmt und Ihnen einen entsprechenden Auftrag erteilt, k”nnen Sie diesen Datensatz aus dem Fenster "Fakturierung" aufrufen und in eine Auftragsbest„tigung, Lieferschein und eine Rechnung umwandeln. Das Fenster "Fakturierung" erreichen Sie durch Drcken der F5-Taste. Das Fenster zeigt Ihnen die Fakturierungsnummer, das Datum, den Umsatz (Wert), die Kunden- (Lieferanten)nummer, den Kunden-(Lieferanten)namen und die Bemerkungszeile. Das Fenster verfgt wieder ber ein Pop-Up-Men, in dem sich die Funktionen die zur Fakturierung geh”ren befinden. Die Eintragungen in diesem Fenster lassen sich ebenfalls durch einen Klick auf die Infozeile nach dem angeklickten Kriterium sortieren. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird die Dialogbox "Fakturierungsdaten" ge”ffnet. 8.1 Die Dialogbox "Fakturierungsdaten" Alle Daten die fr eine reibungslose Gesch„ftsabwicklung notwendig sind, werden in diese Dialogbox eingetragen. Die šbergabe erfolgt automatisch durch FIRST_MILLION je nach Stand der Bearbeitung aus den entsprechenden Programmteilen. Angebot: Das Datum an dem Sie diesen Vorgang als Angebot bearbeitet haben wird vom Fenster "Angebot" (Kapitel 7) in diese Dialogbox bertragen. Dieses Feld ist wie alle weiteren editierbar, das heižt Sie k”nnen das Datum, falls notwendig, noch „ndern. Auftrag: Hier findet sich das Datum wieder, daž Ihnen der Kunde mit der Auftragsvergabe mitgeteilt hat, und daž Sie bei der Rechnungserstellung in der Dialogbox "Rechnung drucken" unter "Auftrag vom" eingetragen haben. Best„tigung: Hier steht das Datum an dem Sie den Auftrag durch eine schriftliche Auftragsbest„tigung angenommen haben. Lieferschein: Wenn Sie eine Ware ausliefern, werden Sie in der Regel einen Lieferschein ben”tigen. Das Datum, an dem Sie einen Lieferschein drucken wird vom Programm an diese Stelle bertragen. Rechnung: Dieses Feld bekommt das Datum, an dem Sie die Rechnung zu diesem Fakturierungssatz geschrieben und vor allem gedruckt haben. 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung: Wenn das Programm feststellt, daž der in der Dialogbox "Parameter" eingestellte Zeitraum fr das Mahnverfahren abgelaufen ist, so erscheint nach dem Programmstart das Fakturierungsfenster mit den zur Zeit berf„lligen Rechnungen. Sie haben jetzt die M”glichkeit diese Rechnungen durch einen Doppelklick aufzurufen und als Mahnung auszudrucken, oder zu ignorieren. Entscheiden Sie sich fr ignorieren, so werden diese Rechnungen beim n„chsten Programmstart wieder angezeigt. Rufen Sie diese Rechnungen jedoch auf und schreiben dem s„umigen Zahler eine Mahnung, so tr„gt das Programm hier das Datum der 1. Mahnung ein. Ganz entsprechend zur 1. Mahnung verf„hrt das Programm bei der 2. und 3. Mahnung. Wenn die Frist fr die 2. Mahnung abgelaufen ist, wrde beim Programmstart eine berf„llige 1. Mahnung genauso im Fakturierungsfenster angemahnt werden, wie eine abgelaufene Rechnung. Das gleiche gilt fr die 3. Mahnung. Gutschrift: Es kann schon einmal vorkommen, daž Sie Ware zurckbekommen, die dem Kunden nicht gef„llt. Sie mssen dann fr den Wert der zurckerhaltenen Ware eine Gutschrift an den Kunden schicken. Das Datum an dem dies erfolgte, wird vom Programm hier eingetragen. Bestellung: Eine Besonderheit von FIRST_MILLION ist die F„higkeit auch Ihre Bestellungen zu schreiben. Dieses Datumsfeld steht fr Eink„ufe zur Verfgung. N„heres hierzu finden Sie in Kapitel 9. Wenn Sie also Ihre Lagerbest„nde durch eine halbautomatische Nachbestellung auffllen, tr„gt das Programm das Datum an dem die Bestellung gedruckt wurde hier ein. Fakturnr.: Jeder Bearbeitungsvorgang vom Angebot bis zur ultimativ letzten Mahnung tr„gt die gleiche Fakturnummer, damit es keine Verwechslungen gibt. Die Fakturnummer wird entsprechend der Vorgabe in der Dialogbox "Parameter" automatisch vom Programm vergeben. Bei Bedarf k”nnen Sie dort fr Angebote und Rechnungen zwei verschiedene Nummernkreise definieren. Die Fakturnummer kann sp„ter auch ver„ndert werden, wobei man aber sehr vorsichtig vorgehen muž, damit nicht zweimal die gleiche Nummer vergeben wird! Kundennr.: Hier steht die Kundennummer die fr diesen Kunden in der Kundendatei eingetragen wurde. Darunter steht zur besseren šbersicht auch noch der Kundenname im Klartext. Das Feld "Skonto abziehen" erm”glicht Ihnen bei der šbernahme der Rechnung in die Buchhaltung einen Skontobetrag gleich bercksichtigen zu lassen. Das geht allerdings zur Zeit nur bei der Buchfhrung nach dem Prinzip der "vereinnahmten Zahlungen". Arbeiten Sie nach "vereinbarter Zahlung", mssen Sie fr den Fall, daž ein Kunde Skonto gezogen hat, einen eigenen Buchungsbeleg in H”he des Skontobetrags als Ausgabe buchen. Buchungsnummer Hier steht die Nummer, unter der zu diesem Fakturierungsvorgang ein Buchungsbeleg angelegt wurde. Netto- und Bruttobetrag Der Umsatz dieses Fakturierungsvorgangs ist hier eingetragen. X% Skonto abziehen Wenn Sie Ihren Kunden Skonto einr„umen, k”nnen Sie die Korrektur fr den Buchungsbeleg per Knopfdruck ausfhren. Das Programm tr„gt hier den Prozentsatz, den Sie in der Parameterbox vorgegeben haben selbstst„ndig ein. Ist die Zahlung rechtzeitig erfolgt, wird der Faktursatz mit einem Doppelklick aufgerufen und der Knopf "Skonto" aktiviert. Beim Verlassen der Dialogbox mit dem Knopf "erledigt" erscheint die Buchungsdialogbox mit dem Rechnungsbetrag abzglich Skonto! Textfeld fr Bemerkungen Vielleicht ist es ja mal notwendig zu einem Bearbeitungsvorgang in der Fakturierung einen Kommentar oder einen Hinweis aufzuschreiben. Fr diesen Fall haben wir hier fr Sie ein Textfeld mit insgesamt 63 Zeichen vorgesehen. Hier k”nnen Sie eintragen, daž dieser Kunde erst nach 40 Tagen gemahnt wird (”ffentliche Auftraggeber!), oder was sonst immer wichtig erscheint. Auf der rechten Seiten der Dialogbox stehen nun noch einige Flags, aus denen Sie den Bearbeitungsstand sofort erkennen k”nnen. gebucht Ist der Knopf gesetzt, wissen Sie, daž es bereits einen Buchungsbeleg gibt. Erledigt Wenn Fakturierungss„tze nicht mehr ben”tigt werden, so k”nnen Sie diese um Speicher zu sparen aus der Liste l”schen. Viel sinnvoller ist es jedoch diese Daten weiter aufzuheben, um vielleicht einmal nachzusehen was der Kunde damals alles bestellt hatte, oder welcher Zusatztext mit ausgedruckt worden war. Damit die alten Daten das Fenster "Fakturierung" nicht unn”tig belegen, k”nnen Sie diese als "Erledigt" markieren und aus der Liste ausblenden. Dieser Knopf zeigt Ihnen, daž dieser Datensatz als erledigt markiert wurde. gedruckt Aus diesem Knopf k”nnen Sie erkennen, daž dieses Formular bereits gedruckt wurde. Dieses Flag ist wichtig fr unsere Stappeldruckroutine. 8.2 Verlassen der Dialogbox "Fakturierungsdaten" Es stehen Ihnen insgesamt 5 Wege offen um diese Dialogbox zu verlassen. Abbruch W„hlen Sie diesen Knopf aus, so wird an den Daten zu diesem Datensatz keine Ver„nderung vorgenommen, auch wenn Sie etwas innerhalb der Dialogbox ver„ndert haben sollten. Anstelle des Abbruch Knopfes k”nnen Sie auch die Undo- Taste drcken um die Abbruch Funktion auszul”sen. L”schen Durch den Knopf "L”schen" wird der Datensatz unwiderruflich aus der Liste entfernt, eben gel”scht! Also aufgepažt! Erledigt Mit der Auswahl von "Erledigt" wird der Fakturierungssatz als "Erledigt" markiert und im Speicher behalten, aber aus der Liste ausgeblendet. Handelt es sich um eine Rechnung, so passiert noch etwas mehr, entsprechend dem eingestellten Prinzip Ihrer Buchfhrung! Wenn Sie eine Buchfhrung nach dem Prinzip der "vereinnahmten" Zahlung fhren, erfolgt die Einnahmebuchung erst, wenn die Rechnung aus der Fakturliste aufgerufen, das Rechnungsdatum ge„ndert und die Funktion "Erledigt" ausgefhrt wurde. Bei einer Buchhaltung nach "vereinbarter" Zahlung ist der Betrag bereits nach dem Drucken der Rechnung als Einnahme auf ein Debitoren Geldkonto gebucht worden. Das Aufrufen der "Erledigt" Funktion ”ffnet diesen Datensatz, und Sie k”nnen jetzt das Geldkonto eintragen auf dem der Zahlungseingang erfolgte. Aužerdem wird hier die Skontokorrektur, wenn n”tig vorgenommen. Dazu muž der Knopf "Skonto" in der Dialogbox aktiviert werden. šbernehmen Wenn Sie den angew„hlten Datensatz weiterverwenden wollen, und die n„chste Stufe der Bearbeitung anstreben, so mssen Sie diesen Button anklicken. Der angew„hlte Datensatz wird dann in einem eigenen Fenster angezeigt. In der Infozeile dieses Fensters steht der Stand der Bearbeitung dieses Datensatzes. Auf diese Weise rufen Sie den Datensatz auch auf, wenn Sie noch einmal sehen wollen, was Sie dem Kunden verkauft haben, oder den Zusatztext lesen m”chten. Wenn Sie das Pop-Up-Men "Formular" aufrufen, k”nnen Sie die n„chste Stufe der Bearbeitung anw„hlen. Sie k”nnen, falls das einmal notwendig werden sollte, auch einen oder mehrere Bearbeitungsschritte berspringen. So kann auch ohne ein Angebot gleich eine Rechnung geschrieben werden. OK Haben Sie Žnderungen vorgenommen, die auch abgespeichert werden sollen, so mssen Sie die Dialogbox ber den OK-Button verlassen. 8.3 Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung Wenn Sie ein Angebot wieder aufrufen wollen, mssen Sie zuerst das Fenster "Fakturierung" aktivieren. Dies k”nnen Sie durch Drcken der F5-Taste bewirken. Es erscheint sofort das Fakturierungsfenster, in dem sich aužer den von Ihnen erstellten Angeboten auch alle bereits gedruckten, offenen Rechnungen, Mahnungen und Materialeink„ufe befinden. W„hlen Sie das gewnschte Angebot mit einem Doppelklick auf den Datensatz aus. Sie sehen jetzt die Dialogbox "Fakturierungsdaten" mit den entsprechenden Daten. Dieser Datensatz kann durch das Anklicken des "šbernehmen" Knopfes aufgerufen werden, und alle Eintragungen des Angebots befinden sich anschliežend in dem Fenster "Angebot Nr.XX". Wenn Sie bereits ein anderes Fenster aufgerufen hatten, so wird dieses inaktiv im Hintergrund dargestellt. Sie haben jetzt die M”glichkeit die Eintragungen in dem Angebotsfenster noch zu ver„ndern, falls Ihr Kunde nicht alle Positionen Ihres Angebots bernehmen m”chte, oder gegebenenfalls auch Positionen noch hinzufgen. Wenn Sie neue Positionen eingeben wollen, mssen Sie auch noch das Artikelfenster durch Drcken der F3-Taste aufrufen. Klicken Sie jetzt im Artikelfenster einen Eintrag an, so wird dieser mit der gewnschten Anzahl in das Angebot geschrieben. Die bereits vorhandenen Positionen in Ihrem Angebot k”nnen Sie auch ohne Artikelfenster leicht „ndern. Mit einem Doppelklick auf die zu „ndernde Position im Angebotsfenster rufen Sie die Dialogbox "Artikel" auf, in der Sie Anzahl, den Artikeltext und Preis „ndern k”nnen, oder diese Position durch "L”schen" aus dem Angebot entfernen. Rufen Sie anschliežend das Pop-Up-Men "Formular" auf, in dem Sie mit der rechten Maustaste auf das Fenster "Angebot Nr.XX" klicken. Sie mssen hier den gewnschten neuen Status dieses Bearbeitungsvorgangs ausw„hlen. Fr unser Beispiel w„re der Eintrag "Rechnung" anzuklicken. Der neue Status dieses Fakturierungssatzes erscheint nun oben in der Infozeile des Fensters. Der Inhalt des Fensters zeigt Ihnen den Inhalt des Formulars genau so, wie es auch gedruckt wird. Alle wichtigen Eintragungen sind bereits vom Programm vorgenommen worden. Die Fakturierungsnummer, die ja identisch mit der Angebotsnummer war, ist jetzt die Rechnungsnummer. Sie k”nnen jetzt immer noch w„hlen, ob die rechnung in DM oder EURO ausgegeben werden soll. Der Schalter hierfr befindet sich im Pop-Up-Men des Formularfenster. 8.4 Zusatztexte Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen usw. Genau wie in Kapitel 7.6 beschrieben, k”nnen Sie jetzt noch einen Zusatztext einfgen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste zweimal auf "Ihr Zeichen". Es erscheint die Eingabebox fr die Platzhalter und . Das Feld "Ihr Zeichen" steht fr eine Bestellnummer, oder den Namen des Bestellers zur Verfgung. Dieses Feld ist mit dem entsprechenden Text aus der Kundendialogbox gefllt. In das Feld "Auftrag vom" k”nnen Sie das Datum der Auftragserteilung eintragen. Wenn Sie eine Auftragsbest„tigung mit FIRST_MILLION erstellt hatten, ist hier bereits ein Datum eingefgt. Wenn Sie einen Fakturierungsvorgang mit einer Rechnung beginnen, so steht hier das aktuelle Tagesdatum. Sie k”nnen dieses Datum wie oben beschrieben immer noch „ndern. Die Eintragungen in diese Felder werden mit dem Formular abgespeichert. Ein Klick auf den unteren Teil des Formulars ruft den inzwischen gut bekannten Texteditor von FIRST_MILLION auf, der bereits den Text enth„lt, der im Formularlayout in den Zeilen #Z eingetragen ist. Dieser Text kann nun vollst„ndig oder teilweise ersetzt werden. Sie k”nnen den Zusatztext auch komplett neu laden. Die notwendigen Funktionen stellt Ihnen das Pop-Up-Men des Editors zur Verfgung. Mit einem Druck auf die Entertaste des numerischen Blocks auf der Tastatur wird der Text in das Formularfenster bernommen. 8.5 Drucken einer Rechnung Nachdem Sie also aus einem Angebot eine Rechnung gemacht, und auch noch neue Positionen aufgenommen haben, wollen Sie dem Kunden eine Rechnung schreiben. Sie k”nnen bei aktivem Formularfenster die Druckfunktion entweder ber die Tastatur (Ctrl + P) oder ber das Pop-Up-Men aufrufen. Zuerst werden Sie vor dem Drucken gefragt, ob die Ware korrekt vom Lagerbestand abgezogen werden soll. Wenn Ihre Inventur stimmen soll, mssen Sie mit "Ja" diese Dialogbox verlassen. Wenn Ihre Buchhaltung nach dem Prinzip der "vereinbarten Zahlung" arbeitet, (Voreinstellung Dialogbox "Parameterr" beachten) wird anschliežend die Dialogbox "Buchung" aufgerufen. Hier sollten Sie das Debitorenkonto als virtuelles Geldkonto angeben, da der Zahlungseingang noch nicht erfolgt ist. Geben Sie statt dessen ein existierendes Geldkonto an, stimmt der Kontenstand in FIRST_MILLION nicht mit dem Kontoauszug Ihrer Bank berein! Vor dem Ausdruck der Rechnung erfolgt also die Aktualisierung des Lagerbestands und anschliežend wird eine Einnahmebuchung erstellt, wobei das Geldkonto ein Debitorenkonto sein sollte. Wenn Sie die verkaufte Waren vom Lagerbestand abbuchen lassen, erh„lt dieser Fakturierungssatz den Eintrag "Lager ok gebucht". Wird die Dialogbox "Buchungen" verlassen, ist diese Rechnung als offener Posten Bestandteil des Fakturierungsfensters. Aus diesem wird die Rechnung nach der Bezahlung aufgerufen und gel”scht oder als "Erledigt" markiert, wie im folgenden Kapitel ausfhrlich gezeigt wird. In der nun erscheinenden Dialogbox k”nnen Sie die Anzahl der Ausdrucke angeben, oder den Fakturierungssatz nur in die Fakturliste bergeben. Letzteres ist sinnvoll, wenn Sie alle Fakturierungsvorg„nge des Tages ansammeln wollen, und erst zu einem bestimmten Zeitpunkt (Broschluž?) alle aufgelaufenen Vorg„nge ber die Funktion "Stapeldruck" in einem Stck ausdrucken lassen wollen. Sie mssen dann nicht warten, bis jeder einzelne Ausdruck fertig ist, Ihr Rechner wird also nur einmal von der Druckroutine blockiert! 8.6 Aufrufen einer bezahlten Rechnung zwecks Kontenkorrektur Arbeitet Ihre Buchfhrung nach dem Prinzip der "vereinbarten Zahlung", muž der Zahlungseingang der Fakturierung mitgeteilt werden. Aužerdem muž eine Umbuchung vom Debitorenkonto auf ein real existierendes Geldkonto vorgenommen werden. Rufen Sie zuerst den Datensatz in der Fakturierung auf. Soll eine Skontokorrektur vorgenommen werden, muž der Knopf "Skonto abziehen" aktiviert werden. L”sen Sie dann die Funktion "Erledigt" aus. Es erscheint sofort der Buchungsbeleg zu dieser Rechnung, in dem Sie jetzt das Geldkonto anklicken auf dem der Zahlungseingang erfolgt ist. Buchung einer gedruckten Rechnung (bei "vereinnahmter" Zahlung) Wird Ihre Buchhaltung entsprechend dem Prinzip der "vereinnahmten Zahlung" gefhrt, muž der Knopf "Einnahme sofort bei Rechnungserstellung buchen" in der Dialogbox "Parameter "deaktiviert sein. Ist dies der Fall, wird die Rechnung nach dem Ausdruck nur in das Fakturierungsfenster eingetragen. Erfolgt dann der Zahlungseingang rufen Sie diese Rechnung wieder im Fakturierungsfenster auf und „ndern zuerst das Rechnungsdatum. Tragen Sie hier das Datum ein, an dem die Zahlung erfolgte. Sollte Ihr Kunde Skonto abgezogen haben, klicken Sie noch den Knopf "Skonto abziehen" an. Verlassen Sie diese Dialogbox nun ber die Funktion "Erledigt". Es ”ffnet sich sofort die Dialogbox "Buchung" in der Sie das Geldkonto auf dem die Zahlung eingegangen ist, ausw„hlen k”nnen. Anschliežend ist diese Einnahme auf dem Einnahmekonto unter Bercksichtigung des Skontosatzes gebucht. 8.7 Ausdruck eines Lieferscheins Meistens wird zu einer Rechnung auch ein Lieferschein gebraucht, den der Kunde mit der Ware ausgeh„ndigt oder zugeschickt bekommt. Da nicht fr jeden Vorgang auch ein Lieferschein gebraucht wird, erfolgt der Ausdruck nicht automatisch. Nachdem Sie eine Rechnung gedruckt haben befindet sich auf dem Desktop immer noch das Fenster "Rechnung". Wenn Sie einen Lieferschein zu der gerade gedruckten Rechnung brauchen, so klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster "Rechnung". An der Mauszeigerposition erscheint das Pop-Up-Men "Formular" mit dem Eintrag Lieferschein. Wird jetzt dieser Eintrag angeklickt, erscheint in der Kopfzeile des Fensters der Eintrag "Lieferschein Nr. XX". Sie sehen den Lieferschein so, wie er auch gedruckt wird. Wenn Sie es wnschen k”nnen Sie wieder einen Zusatztext mit ausdrucken lassen. Wenn Sie Ihren Zusatztext eingegeben haben, rufen Sie erneut das Pop-Up-Men "Formular" auf und w„hlen Sie die Funktion "Drucken" an. 8.8 Das Mahnverfahren Leider sind nicht alle Kunden pnktliche Zahler, weshalb es manchmal notwendig ist, den s„umigen Zahlern eine Erinnerung zu schicken. Frher mužten Sie regelm„žig eine Ablage auf Ihrem Schreibtisch nach berf„lligen Rechnungen durchsuchen und anschliežend eine Mahnung tippen. Das ist seit dem Erwerb von FIRST_MILLION nun auch endlich Vergangenheit. Nachdem Sie Ihre Rechnung geschrieben haben, ist Sie Bestandteil der Fakturierung und des Mahnwesens. Sie brauchen dazu lediglich in der Dialogbox "Parameter", die sich in der Menleiste unter "Einstellungen" aufrufen l„žt, die Zeit vorzugeben, ab wann Sie auf eine Rechnung oder eine abgelaufene Mahnung aufmerksam gemacht werden m”chten. Diese Fristen sind frei einstellbar, da verschiedene Branchen unterschiedlich kulante Zahlungsziele haben. Wenn sich nun f„llige Rechnungen in der Fakturierung befinden, erhalten Sie nach dem Programmstart sofort das Fakturierungsfenster, in dem sich jetzt nur die berf„lligen Rechnungen, oder Mahnungen befinden. Auf Wunsch k”nnen Sie auch einen Brief mit einem Erinnerungsdatum versehen. Dann erscheint auch dieser Faktureintrag ab F„lligkeitsdatum in der Liste der Mahnungen. In der Kopfzeile des Fensters ist der aktive Filter "nur Frist vorbei" angezeigt. 8.9 Umwandeln einer Rechnung in eine Mahnung Immer wenn sich berf„llige Rechnungen oder Mahnungen in der Fakturierung befinden, werden Sie nach jedem Programmstart auf diese aufmerksam gemacht. Das Desktop erscheint dann n„mlich mit dem Fenster "Fakturierung", in dem sich durch die Filterfunktion "nur Frist vorbei" die berf„llige Datens„tze befinden. Sie k”nnen diesen Hinweis jetzt ignorieren und mit der eigentlichen Arbeit in FIRST_MILLION fortfahren, oder diese Belege aufrufen und auf die n„chste Stufe des Mahnwesens bringen. Werden diese Datens„tze nicht auf die n„chste Stufe des Mahnverfahrens gehoben, so erscheinen sie natrlich beim n„chsten Programmstart erneut. Wenn Sie die angezeigten Datens„tze weiterverarbeiten wollen, klicken Sie dazu bitte den entsprechenden Datensatz zweimal mit der linken Maustaste an. Es erscheint die Dialogbox "Fakturierungsdaten". In dieser Dialogbox klicken Sie den Button "šbernehmen" an. Der Datensatz wird anschliežend in einem Fenster dargestellt. Das Fenster tr„gt noch die Bezeichnung der letzten Stufe der Bearbeitung z. B. Rechnung, 1. oder 2. Mahnung. Im Pop-Up-Men "Formular" k”nnen Sie die n„chst h”here Mahnstufe anklicken. Das heižt, fr eine berf„llige Rechnung w„hlen Sie die Funktion 1. Mahnung, fr eine 2. Mahnung die Funktion 3. Mahnung aus. Die neue Stufe im Mahnverfahren wird nun auch in der Infozeile des Fensters angezeigt. Wenn Sie fr das Erstellen einer Mahnung eine Mahngebhr hinzufgen m”chten, mssen Sie mit der F3-Taste noch einmal die Artikelstammdaten aufrufen. Geben Sie in Ihre Warenliste eine Position mit der Bezeichnung "Mahngebhr" ein. Diese Warenposition fgen Sie nun wie gewohnt in Ihre Mahnung ein. Das Programm berechnet sofort den neuen Rechnungsbetrag. Das Formular Mahnung hat natrlich einen anderen Zusatztext. Hier k”nnte also bei der 3. Mahnung stehen, daž Sie nach Ablauf von 7 Werktagen beim zust„ndigen Gericht die Zwangsvollstreckung (Mahnbescheid) beantragen werden, oder „hnlich eindringliche Worte. šber den Platzhalter (X=1...99) k”nnen Sie automatisch eine Zahlungsfrist drucken lassen. Wenn Ihnen unser Text, den wir in dem Drucklayout MAHNUNG.FRM mitliefern nicht zusagt, k”nnen Sie ihn ja schnell durch das Aufrufen des Texteditors ver„ndern. Rufen Sie nun erneut das Pop-Up-Men "Formular" auf und w„hlen Sie die Funktion"Drucken" an. Wenn Sie unser Faxprogramm CoMa haben, k”nnen Sie dem s„umigen Zahler dieses Dokument auch in erstklassiger Qualit„t und innerhalb von 60 Sekunden per Telefon zustellen. Bevor dieses Formular gedruckt wird, erscheint die Buchungsdialogbox und zeigt sofort den neuen Rechnungsbetrag an! šbernehmen Sie diese Box mit OK und der Ausdruck wird gestartet. Anschliežend ist dieser Datensatz mit der entsprechenden Mahnstufe in der Fakturierungsliste enthalten. Sollte die Frist dieser Mahnung wieder verstreichen, ohne daž eine Zahlung erfolgt, so erscheint die Mahnung wieder in der Mahnliste beim Programmstart. 8.10 Das Pop-Up-Men "Fakturierung" Filterfunktionen Wenn Sie eine Weile mit FIRST_MILLION gearbeitet haben, so sammeln sich leicht eine Vielzahl von Datens„tzen im Fenster "Fakturierung" an. Besonders, wenn Sie die erledigten Datens„tze nicht l”schen, sondern ber den Knopf "Erledigt" fr eine sp„tere Verwendung aufheben. Damit es nun nicht zu unbersichtlich wird, haben wir auch fr dieses Fenster eine Reihe von Filterfunktionen vorgesehen. Sie erreichen diese, indem Sie mit der rechten Maustaste in das ge”ffnete Fakturierungsfenster klicken. Sie k”nnen sich jetzt jede Stufe der Fakturierung im Fenster einzeln anzeigen lassen. So k”nnen Sie leicht jeden gesuchten Datensatz finden. Die letzten Eintragungen haben eine besondere Funktion, die wir hier noch etwas n„her beschreiben wollen. Auftrag ok FIRST_MILLION verwaltet offene Auftr„ge, die wegen fehlendem Lagerbestand nicht ausgefhrt werden k”nnen. Immer wenn nun die Fakturierung aufgerufen wird, berprft F_M alle Auftr„ge, ob diese nun ausgefhrt werden k”nnen. Das ist bei umfangreichem Lager- und Auftragsbestand sehr zeitintensiv! Sie sollten deshalb die dauernde šberprfung in der Dialogbox "Parameter" abschalten und diese šberprfung nur ber die Funktion "Auftrag ok" ausfhren lassen, wenn Sie Ware zum Lagerbestand addiert haben. Akt. Kunde Diese Funktion zeigt Ihnen nur die Fakturierungss„tze, die zu dem gerade aktiven Kunden im Kundenfenster geh”ren. Diese Funktion hilft Ihnen, sich einen šberblick ber die Gesch„ftsvorg„nge zu einem bestimmten Kunden anzusehen. Es werden dabei immer auch die bereits erledigten Datens„tze aufgelistet. Sie k”nnen diese ber das Pop-Up-Men wieder ausblenden, wenn dies gewnscht wird. akt. Artikel Diese Funktion arbeitet „hnlich der eben besprochenen. Sie aktivieren einen Artikel im Artikelfenster und sehen dann alle Fakturierungss„tze, die diesen Artikel enthalten. weitere Funktionen des Pop-Up-Mens Drucken Diese Funktion ”ffnet die inzwischen gut bekannte Druckdialogbox fr die Ausgabe von Listen, oder fr den Datenexport. Schalterfunktionen šber die Schalterfunktionen k”nnen bestimmte Datens„tze ein- und ausgeblendet werden. Ist ein Schalter aktiv, so steht hinter dem Befehl im Pop-Up-Men ein kleines Symbol, einem Haken sehr „hnlich! erledigte Ein Klick auf diese Schalterfunktion schaltet die Anzeige der als "erledigt" markierten Datens„tze ein, oder aus. gedruckte Wenn Sie die Funktionalit„t des Stapeldrucks nutzen wollen, k”nnen Sie sich durch deaktivieren dieser Funktion alle Datens„tze anzeigen lassen, die noch nicht ausgedruckt wurden. Wenn Sie anschliežend mit der Funktion "alles ausw„hlen" im Pull-Down-Men "Datei" alle noch sichtbaren Eintragungen im Fakturfenster aktivieren, k”nnen Sie die Funktion Stapeldruck ausw„hlen und inzwischen schon mal das Bro aufr„umen, oder Kaffee trinken gehen. Sie k”nnen natrlich auch "alle aktivieren" schneller mit der Tastenkombination Ctrl + A ausfhren. Anzeigen Forderungen/Verbindlichkeiten Diese Funktion zeigt Ihnen die Summe der noch offenen Rechnungen und stellt diesen Betrag den noch offenen Bestellungen (Eink„ufen) gegenber. Mit dieser Funktion erhalten Sie einen sehr eleganten šberblick ber die Umsatzlage der Firma. Offene Rechnungen in H”he von DM 10.000,- sehen gut aus, steht dem allerdings eine Warenbestellung von DM 20.000,- gegenber so ist das nicht mehr ganz so sch”n (siehe Kap. 8.15)! akt. Summe Sie k”nnen auch beliebige Datens„tze aktivieren und sich die Summe hierzu anzeigen lassen. Diese Funktion ist hilfreich, um sich zum Beispiel die Umsatzzahlen von einem Kunden anzeigen zu lassen. Datei Die Funktionen" Laden" und "Auslagern" helfen Ihnen die Datenmenge in der Fakturierung nicht ins uferlose anschwellen zu lassen. Wenn Sie die Funktion "auslagern" aktivieren, erscheint eine Dialogbox, in der Sie den Tag angeben k”nnen, bis zu dem die als erledigt markierten Eintragungen ausgelagert werden sollen. Anschliežend k”nnen Sie in einer Dateiauswahlbox einen Namen fr die zu schreibende Datei benennen. Sinnvoll w„re vielleicht ein halbj„hrliches auslagern, als Name b”te sich dann 1995_1.FKT fr das erste Halbjahr 1995 an. Sie k”nnen diese Datei jederzeit wieder laden, um alte Fakturs„tze anzuschauen. Da hierbei die aktuellen Fakturdaten berschrieben werden, mssen Sie vorher die Daten sichern! Benutzen Sie dafr die Funktion "Alles sichern" mit dem Menpunkt "aktuelles Laufwerk". 8.11 Datens„tze zusammenfassen Dieser Menpunkt im Pop-Up-Men erm”glicht es Ihnen mehrere Rechnungen zu einer Mahnung zusammenzufassen. Sie k”nnen auch mehrere Lieferscheine zusammenfassen und zu einer gemeinsamen Rechnung machen. Einzige Voraussetzung ist, daž alle Fakturs„tze zu einem Kunden geh”ren! Sie mssen dazu die gewnschten Datens„tze aktivieren (Klick + linke Shifttaste) und diesen Menpunkt anw„hlen und die Funktion "Zusammenfassen" aufrufen. Sie erhalten ein neues Formularfenster, in dem sich alle Artikel befinden der ausgew„hlten Fakturs„tze befinden. 8.12 Stapeldruck Nichts ist l„stiger, als die h„ufigen Wartepausen fr jeden Ausdruck. Damit Sie diese Zeit sinnvoller nutzen k”nnen haben wir die Stapeldruck Option eingebaut. Nun k”nnen Sie den Tag ber alle Auftr„ge bearbeiten, speichern diese jedoch nur in die Fakturliste. Bevor Sie dann zur Mittagspause gehen lassen Sie sich ber den Schalter "gedruckte" alle noch nicht gedruckten Vorg„nge in der Fakturliste anzeigen. W„hlen Sie nun entweder per Mausklick, oder ber die Funktion "alle aktivieren" (Ctrl +A) die zu druckenden Datens„tze aus und aktivieren Sie die Funktion "Stapeldruck". Wenn Sie zurckkommen, liegen die gewnschten Ausdrucke auf dem Drucker. Es werden dabei die Anzahl Exemplare gedruckt, die Sie unter Druckparameter voreingestellt hatten! 8.13 Suchen in den Fakturierungsdaten Wenn Sie bereits sehr viele Daten in Ihrer Fakturierung angesammelt haben, kann es passieren, daž Sie trotz der umfangreichen Filterfunktionen recht lange brauchen wrden um einen bestimmten Datensatz zu finden. Einfacher geht dies, wenn Sie einen der folgenden Parameter kennen: die Fakturierungsnummer, die Kundennummer, den Kundennamen (oder einen Teil davon) ein Suchwort aus der "Bemerkungen" Zeile (oder einen Teil davon) Wird die Suchfunktion ausgel”st, arbeitet sie nach dem gleichen Schema wie in den anderen GEM-Fenstern. Ein gefundener Datensatz wird an die erste Stelle der Liste geschrieben. Handelt es sich nicht um den gewnschten Datensatz, kann sofort weitergesucht werden (Ctrl + G). Gehen Sie vor dem Ausl”sen der Suchfunktion mit der Clr/Home-Taste an den Anfang der Liste zurck, da in der ersten sichtbaren Eintragung im Fenster mit der Suche begonnen wird, und achten Sie darauf, daž kein Filter gesetzt ist. Die Suche erfolgt nur in den Datens„tzen, die sich sichtbar im Fakturierungsfenster befinden! 8.14 Drucken der Liste der Fakturierungsdaten Nach einer gewissen Zeit werden Sie auch erledigte Fakturierungss„tze aus dem Fenster entfernen wollen. Trotzdem ist es manchmal wichtig schnell erkennen zu k”nnen, wer wann eine Rechnung, ein Angebot oder eine Bestellung erhalten hat. Dazu k”nnen Sie die Daten des Fakturierungsfensters unter Bercksichtigung der aktiven Filter ausdrucken lassen. So kann man dann leichter das entsprechende Formular in seinen Unterlagen wiederfinden. Der Ausdruck funktioniert analog den anderen Fenstern in F_M. Sie k”nnen sich mit den Platzhaltern die Daten aussuchen, die Sie als Liste ausgedruckt haben m”chten. 8.15 Gegenberstellung Forderungen/Verbindlichkeiten Die letzte Funktion dieses Pop-Up-Men zeigt Ihnen die Gegenberstellung der offenen Rechnungen (Forderungen) und der Verbindlichkeiten (noch zu zahlende Bestellungen). Sie erhalten sowohl die Netto- wie auch die Bruttobetr„ge angezeigt. Diese Funktion hilft Ihnen zu jeder Zeit, eine Aussage ber die Liquidit„t Ihres Betriebes machen zu k”nnen. 8.16 Anfertigen einer Gutschrift Die Funktion "Gutschrift" erm”glicht Ihnen einem Kunden ein Guthaben bei Ihnen mitzuteilen. Dies kann auf zwei verschiedenen Wegen passieren. 1. Manuell Rufen Sie mit der F 2 Taste die Kundenliste auf und klicken Sie den betreffenden Kunden an. Wechseln Sie mit der F 3 Taste in die Artikelliste und w„hlen Sie die Positionen aus, deretwegen eine Gutschrift n”tig wurde. Mit einem Klick der rechten Maustaste auf das Fenster "Formular" (links vom Artikelfenster) k”nnen Sie das Pop-Up-Men "Formular" aufrufen. Durch Anklicken der Funktion "Gutschrift" erh„lt dieses Schriftstck den Status einer Gutschrift. 2. ber eine Rechnung Der Kunde, dem Sie eine Gutschrift schreiben wollen, hat ja vorher eine Rechnung von Ihnen erhalten. Diese k”nnen Sie natrlich aus der Fakturierung aufrufen und mittels "šbernehmen" aktivieren. Sie sehen anschliežend im Fenster "Formular" alle Positionen dieser Rechnung. šber die Funktion "Kopieren" Mit einem Doppelklick k”nnen Sie dann die Waren l”schen, die nicht in die Gutschrift geh”ren, die der Kunde also angenommen hat. Anschliežend w„hlen Sie im Pop-Up-Men "Formular" den Eintrag "Gutschrift" an. In einer Buchungsdialogbox k”nnen Sie nun eine entsprechende Buchung vornehmen. Achten Sie darauf, daž eine Gutschrift Ihren Umsatz verringert, sofern Sie bereits eine Einnahmebuchung in der ursprnglichen Rechnungsh”he vorgenommen haben. Sie k”nnen natrlich auf die Erstellung eines neuen Buchungsbelegs verzichten, und den Buchungsbeleg der Rechnung per Hand korrigieren.