7.0 Angebotserstellung In diesem Kapitel von FIRST_MILLION werden Sie lernen, wie einfach es ist, die Leistung Ihrer Firma in Form von Angeboten, Rechnungen kurz allen Formularen die zur Fakturierung geh”ren zu Papier zu bringen. Das Programm hilft Ihnen bei der Erstellung von Angeboten, Auftr„gen, Rechnungen, Lieferscheinen, Mahnungen und Eink„ufen. In diesem Programmteil treffen alle Daten aufeinander und tauschen die notwendigen Informationen selbstst„ndig und mit h”chster Geschwindigkeit untereinander aus. So wird der Rechnungsbetrag in die Buchhaltung bergeben, der Gegenstand der Rechnung also die verkauften Artikel werden aus den Artikelstammdaten geholt und die Anschrift des Kunden liefert Ihre Kundendatei. Dabei achtet die Artikelstatistik darauf, ob die angew„hlten Waren auch am Lager sind. Wird das Angebot vom Kunden angenommen, so wird es aus der Fakturliste wieder aufgerufen und kann in eine Rechnung umgewandelt werden. Sie k”nnen natrlich auch ohne ein Angebot zu erstellen gleich eine Rechnung schreiben. Bei der Rechnungserstellung berprft das Programm erneut, ob die Waren immer noch am Lager sind. Sie haben dann die M”glichkeit, bestimmte Positionen Ihres Angebotes aus der Rechnung zu entfernen, oder noch weitere hinzuzufgen. Aužerdem besteht die M”glichkeit, die Preise neu zu kalkulieren. Wenn die Rechnung dann gedruckt wird, wird sie zum einen in die Buchhaltung als Einnahme bertragen (Buchfhrung nach vereinbarter Zahlung) und zum anderen in der Fakturierung als offene Rechnung vermerkt. Bei einer Buchhaltung nach vereinnahmten Zahlungen wird die Rechnung nur in die Fakturierung bergeben und erst nach Zahlungseingang als Einnahme bernommen. Nach einer einstellbaren Zeitspanne wird diese Rechnung automatisch in das Mahnverfahren bernommen. Auch Ihr Warenlager ist ber die Artikelstatistik mit dem Programmteil "Fakturierung" verknpft. So k”nnen Sie leicht und bequem Ihre Eink„ufe bei Ihren Lieferanten t„tigen. Das Programm schl„gt Ihnen zu jedem Lieferanten die nachzubestellenden Artikel vor, die Sie dann als Bestellung ausdrucken oder faxen k”nnen. Die Kriterien fr die Nachbestellvorschl„ge legen Sie selbst fr jeden Artikel getrennt fest. Sie haben somit endlich die gesamte Warenwirtschaft schnell und sicher im Griff! Darber hinaus verwaltet das Programm auch offene Auftr„ge, die wegen zu geringem Lagerbestand nicht sofort erledigt werden k”nnen. Damit Sie entsprechend Ware disponieren k”nnen, werden Ihnen die Artikel mit den entsprechenden Stckzahlen auf Knopfdruck angezeigt. Nach dem aktualisieren des Lagers bei einer Nachlieferung zeigt Ihnen das Fakturierungsfenster die Auftr„ge, die jetzt in Rechnungen umgewandelt werden k”nnen. Das Pop-Up-Men des Formularfenster enth„lt den Schalter EURO. Sie k”nnen so jederzeit, das entsprechende Formular mit den passenden Platzhaltern vorausgesetzt, ein Fakturierungsformular in DM oder EURO ausgeben. Die beigelegten Formulare in FIRST_MILLION EURO sind fr diese Umschalt-Funktion vorgesehen! Fassen wir zusammen: Die Fakturierung enth„lt insgesamt: Angebote offene Auftr„ge Auftragsbest„tigungen Lieferscheine Rechnungen 1., 2. und 3. Mahnungen Materialeink„ufe (Bestellungen) Gutschriften Briefe Fr jede Fakturierungsart k”nnen Sie bis zu 8 verschiedene Formulare entwerfen und verwenden. 7.1 Aufrufen einer Kundenadresse Bevor Sie mit dem Anfertigen eines Angebotes (einer Rechnung oder Bestellung) beginnen, sollten Sie bereits die Anschrift eines Kunden (Lieferanten) in Ihrer Kunden & Lieferantendatei ausgew„hlt haben. Sollten Sie das einmal vergessen, so ist das auch kein Beinbruch. Sie k”nnen das sp„ter immer noch nachholen, das bedeutet aber, Sie mssen das Kundenfenster eventuell einmal mehr als notwendig ”ffnen. Rufen Sie also zuerst die Kundendatei auf ( F2 Taste ). W„hlen Sie den Kunden aus, fr den das Angebot bestimmt ist, indem Sie einmal auf den Datensatz klicken. Wenn Sie den Kunden nicht im Ausschnitt des Kundenfensters sehen k”nnen, benutzen Sie den Autolocator. Stellen Sie sicher, daž die Kundenliste nach Namen sortiert ist. Um dies zu erreichen gengt ein Klick auf die Spalte "Name" in der Infozeile des Fensters. Bringen Sie mit der TAB-Taste alle Eintragungen in das Kundenfenster und gleichzeit den ersten Eintrag an den Anfang der Liste. Jetzt k”nnen Sie den Namen des Kunden eintippen. Dieser Datensatz wird dann invertiert dargestellt und mit einem Klick auf diese Zeile werden die Daten an die Fakturierung bergeben. Jetzt k”nnen Sie sofort in den Programmteil Artikelstammdaten und Rechnungserstellung gehen. Drcken Sie dafr die taste F3. Sie sehen hier ein leeres Rechnungsformular, das jedoch bereits Name und Anschrift des Kunden enth„lt. Daneben befindet sich das Artikelfenster, das schon aktiviert ist. 7.2 Die Artikelauswahlbox Um einen Artikel in ein (Rechnungs)Formular zu berfhren, erscheint eine Dialogbox, die Ihnen die wichtigsten Informationen zu diesem Artikel anzeigt und gleichzeitig eine Reihe von M”glichkeiten zur Ver„nderung fr das aktuelle Formular bietet. Im einzelnen stehen hier folgende Informationen: Artikeltext Der Text, den Sie diesem Artikel bei der Anlegung des Datensatzes gegeben haben. Sie k”nnen diesen Text jetzt noch ver„ndern. Er wird aber nur fr das aktuelle Formular ge„ndert, in den Artikelstammdaten bleibt er unver„ndert! Artikelnummer Hier steht die Artikelnummer. V-Einheit Sie haben bei dem Anlegen eines Artikels die M”glichkeit eine bestimmte Verpackungseinheit fr den Verkauf festzulegen. Ist dies fr den aufgerufenen Artikel der Fall, so ist dieser Knopf aktiv und das Feld dahinter enth„lt die Gebindegr”že. Wenn es notwendig sein sollte k”nnen Sie jetzt diese Festlegung fr das aktuelle Formular „ndern, indem Sie diesen Knopf wieder deaktivieren (oder umgekehrt). vk 1, 2 und 3 In der Mitte der Dialogbox stehen die drei Staffelpreise, dahinter die Stckzahl ab der dieser Preis zum Einsatz kommt. Fr den Einzelfall kann es notwendig sein auch bei nicht erreichen einer bestimmten Stckzahl den vk2 oder vk3 zu verwenden. Dazu mssen Sie nur auf das Feld mit dem vk klicken, den Sie verwenden wollen. Dieser Preis ist dann sofort in die Felder Brutto und Netto bertragen und der Knopf fr manuelle Preiseingabe ist aktiviert. Bestand?, Auftrag?, Bestellt?, Soll? Diese Felder zeigen die aktuellen Werte zum Lagerbestand, wieviele Stck sich bereits in Auftr„gen befinden, ob und wieviel bereits Nachbestellt wurden und was der Sollbestand sein sollte. Wenn hier nur Fragezeichen eingetragen sind, so ist die Funktion "immer Aktualisierung offener Auftr„ge und Bestellungen" bei "Einstellungen" "Parameter" nicht aktiviert. Sie k”nnen diese Funktion aber auch manuell im Pop-Up-Men des Artikelfensters ausfhren lassen. Anzahl In diesem Feld steht der Schreibcursor und Sie k”nnen sofort die Anzahl eingeben. Wenn Sie nur 1 bis 10 Stck verkaufen, kann diese Eingabe auch mit der Maus erfolgen. Klicken Sie auf den entsprechenden Knopf am unteren Rand der Dialogbox. manuell Wenn Sie diesen Knopf aktivieren, kann in die Felder Brutto oder Netto ein neuer Verkaufspreis eingegeben werden, der nur fr das aktuelle Formular gilt. Mit dem Knopf "OK" wird diese Dialog geschlossen und der Inhalt in das Fakturierungsformular bertragen. 7.3 Erstellen von Angeboten, Rechnungen, Auftr„gen usw. Wenn Sie fr einen Kunden ein Angebot erstellen m”chten, aktivieren Sie zuerst den Kunden im Kundenfenster. Durch Drcken der F3 Taste ”ffnen Sie ein leeres Rechnungsfenster und das Artikelfenster. Aktiv ist nach dem Aufruf immer das Artikelfenster (erkennbar an der grauen Kopfleiste). Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das inaktive Fenster und rufen Sie mit der linken Maustaste das Pop-Up-Men "Formular" auf. Wenn Sie jetzt auf den Eintrag "Angebot" drcken, wird aus der Rechnung ein Angebot. Sie erkennen das an der Kopfzeile des Fensters, hier steht jetzt "Angebot". Mit einem Klick auf das Artikelfenster wird dieses wieder aktiviert und Sie k”nnen mit einem Klick auf den Artikel die zuvor beschriebene Artikelauswahlbox ”ffnen. Hier k”nnen Sie entweder noch Žnderungen vornehmen, oder Sie w„hlen lediglich die Anzahl aus und verlassen die Box mit einem Klick auf den OK-Button (oder Returntaste). Wollen Sie diesen Artikel nicht ausw„hlen, so bet„tigen Sie den Abbruch Knopf. Durch Anklicken rufen Sie jetzt fr jeden weiteren Artikel der in dem Angebot erscheinen soll diese Auswahlbox auf. Die Artikel werden dann in dem Fenster "Angebot" nach dem WYSIWYG-Prinzip (Sie sehen das Dokument genau so, wie es auch gedruckt wird!) aufgelistet. Die Darstellung der Preise als Netto- oder Bruttopreis geschieht entsprechend der Vorgabe in der Dialogbox "Druckparameter", die Sie in der Menleiste unter "Einstellungen" aufrufen k”nnen. Bei einem monochromen Monitor des Typs SM 124 wird ein Teil des Angebotfensters jedoch durch das aktive Artikelfenster verdeckt, sodaž Sie einen Teil der Informationen erst sehen und lesen k”nnen, wenn Sie das Fenster "Angebot" durch einen Klick mit der linken Maustaste aktiviert haben. Sie erinnern sich an die Einleitung? Man kann nie genug Pixel haben. Fr ein wirklich professionelles Arbeiten wird ein Grožbildmonitor ben”tigt, zumindest eine Grafikkarte die ca 800x600 Bildpunkte darstellen kann. Dann k”nnen Bei einer Aufl”sung von 1280x960 Bildpunkten k”nnen Sie zum Beispiel die komplette DIN A4-Seite sehen! Auswahl ber die Artikelnummer Wenn Sie ber ein grožes Warensortiment verfgen, erscheint eine Auswahl der Angebotspositionen ber das Artikelfenster nicht sehr praktikabel. Sie mžten wahrscheinlich auch bei gnstig angelegten Warengruppen lange im Fenster hin und her scrollen. Hier bietet sich die Auswahl ber die Artikelnummern an. Wahrscheinlich erhalten Sie in den Bestellungen Ihrer Kunden ja ohnehin die Artikelnummern mitgeteilt. Um diese Funktion zu benutzen, klicken Sie lediglich mit der rechten Maustaste in das Artikelfenster. Es erscheint ein Pop-Up-Men, wo Sie den Eintrag "Nr. Auswahl" anw„hlen mssen. Sie sehen jetzt eine Dialogbox, in der Sie eine Artikelnummer eingeben k”nnen. Haben Sie eine Artikelnummer eingegeben und die Return-Taste bet„tigt, ”ffnet sich die bereits oben erw„hnte Auswahlbox mit den wichtigsten Daten des dazugeh”renden Artikel. Geben Sie hier wie im vorhergehenden Kapitel beschrieben die Anzahl ein. Sie erhalten nach Verlassen dieser Box sofort wieder eine leere Dialogbox fr die Artikelauswahl per Artikelnummer. Wenn Sie einmal die genaue Artikelnummer nicht kennen, so k”nnen Sie diese auch mit dem Stern-Zeichen abkrzen. Hier kann es dann natrlich mehrere Artikel geben, auf die diese Abkrzung pažt. Wenn der falsche Artikel in der Artikelauswahlbox erscheint, verlassen Sie diese Dialogbox ber den "Abbruch"-Knopf. Es erscheint sofort wieder die Dialogbox "Artikelnummer-Eingabe". Mit dem "Weiter" Knopf rufen Sie den n„chsten Artikel auf, der dem Suchkriterium entspricht. Wird wieder eine Artikelnummer eingeben, so ”ffnet sich erneut die Auswahlbox fr die Eingabe der Stckzahl dieser Ware. Wenn Sie keine weiteren Artikel mehr ben”tigen, brauchen Sie lediglich keine Artikelnummer mehr einzutragen und die Return-Taste zu bet„tigen. Damit wird die Artikelauswahl abgebrochen. Das Angebotsfenster enth„lt jetzt die von Ihnen ausgew„hlten Positionen. 7.4 Das Formularfenster" Durch einen Klick auf das linke Fenster wird dieses aktiviert, und nach oben gelegt. Wenn Sie zuerst ein anderes Formular als eine Rechnung bearbeiten wollen, ist es notwendig ber das Pop-Up-Men "Funktionen" die gewnschte Fakturierungsstufe einzustellen. Die Kopfleiste des Fensters zeigt Ihnen immer die Fakturierungsstufe des gerade zu bearbeitenden Formulars an. Wenn Sie fr diese Fakturierungsstufe mehrere Druckformate angelegt haben k”nnen Sie ber das Pop-Up-Men "Formate" das gewnschte Layout ausw„hlen. Um sich einen gr”žeren Ausschnitt anschauen zu k”nnen sollten Sie auf das Symbol an der rechten oberen Ecke des Fensters klicken. Dadurch ”ffnet es sich auf volle Bildschirmgr”že. Da das Formular in diesem Fenster so dargestellt wird, wie es nachher auch im Ausdruck aussehen wird, k”nnen Sie sehr schnell Fehler erkennen und gegebenenfalls korrigieren. Um den oberen Teil der DIN A4-Seite sehen zu k”nnen, mssen Sie den Fensterinhalt mit dem vertikalen Scrollbalken entsprechend verschieben. Sie sehen jetzt zum Beispiel, ob der richtige Kunde ausgew„hlt wurde und ob der Ausdruck Ihres Briefkopfes richtig voreingestellt ist, falls Sie keine Grafik im Hintergrund drucken. Auf der rechten Seite des Dokumentes hat das Programm bereits einige Daten automatisch eingetragen. So finden Sie hier das aktuelle Datum, eine Fakturierungsnummer und die Kunden- oder Lieferantennummer, kurz alles was im Drucklayout dieses Formulars an Platzhaltern gesetzt wurde. Wo diese Daten im Formular stehen k”nnen Sie leicht selbst ver„ndern. Wenn Sie im oberen Teil des Fensters klicken, erscheint der Texteditor mit dem Drucklayout. Hier k”nnen Sie Platzhalter setzen, wegnehmen oder verschieben. Wenn Sie Ihre Ausdrucke individuell gestalten m”chten, sollten Sie im Kapitel 1 noch einmal lesen, worauf es da ankommt. Schauen Sie sich die mitgelieferten Drucklayouts auch einmal an. 7.5 Žnderungen an einem "Angebot" Die Liste der Positionen Ihres Angebots k”nnen Sie vor dem Ausdruck noch einmal korrigieren. Dazu mssen Sie im aktiven Fenster "Angebot" den zu korrigierenden Eintrag zweimal mit der linken Maustaste anklicken. Es erscheint die Dialogbox "Artikel", in der Sie entweder eine andere Anzahl des Artikels eingeben k”nnen, oder diesen Artikel durch Anklicken des "L”schen" Button ganz aus dem Angebot entfernen. Sie k”nnen hier, so es n”tig ist, auch noch den Preis der Ware ver„ndern, wenn Sie den Knopf "Manuell" einschalten. Wenn Sie zu dem Artikeltext etwas hinzufgen m”chten, so ist das auch m”glich. Sie k”nnen dann gleich in der Textzeile die Seriennummer, oder die Farbe einer Ware eintragen. Da der Text mit dem Formular in die Fakturierung gespeichert wird, erscheint er beim Aufrufen wieder. Das gleiche gilt fr den Artikeltext einer Warengruppe. FIRST_MILLION erm”glicht Ihnen aužerdem einen Zusatztext mit auf dem Formular erscheinen zu lassen. 7.6 Žnderung von" Ihr Zeichen" und" Unser Zeichen" Wenn Sie alle notwendigen Positionen in das Angebot eingetragen haben, und das Angebotsfenster aktiviert ist, k”nnen Sie einen Zusatztext und einen Vermerk "Ihr Zeichen" und "Unser Zeichen" eingeben, falls Sie von dem Eintrag "Ihr Zeichen" in der Kundendialogbox und "Unser Zeichen" bei "Einstellungen" "Parameter" abweichen m”chten. Voraussetzung dafr ist auf jeden Fall, daž die Platzhalter und im Drucklayout dieses Fakturierungsformulars enthalten sind! Klicken Sie im Formularfenster zwischen der 10. und 20. Zeile, also etwa dort, wo in dem mitgelieferten Layout diese Platzhalter stehen. Es erscheint eine Dialogbox, in der Sie eine manuelle Žnderung vornehmen k”nnen. Auch das Auftragsdatum kann hier manuell ver„ndert werden. Der Aufruf der Dialogbox kann auch ber das zu diesem Fenster geh”rende Pop-Up-Men mit "Zeichen..." erfolgen. 7.7 "Zusatztexte" Auch wenn Sie berwiegend standardisierte Artikel verkaufen, die Sie problemlos aus der Artikelliste entnehmen k”nnen, so besteht doch oft der Wunsch dem Kunden auf dem Angebot, der Rechnung, dem Lieferschein oder der Mahnung eine Information zukommen zu lassen. Oder eine Reparatur muž abgerechnet werden, und der Kunde wird es sehr zu sch„tzen wissen, wenn er aužer der in Rechnung gestellten Arbeitszeit einen Hinweis auf die vorgenommenen Arbeiten und ausgetauschten Teile findet. Wenn Sie unterhalb der Artikelpositionen in Ihrem Formularfenster klicken erscheint der Texteditor fr Zusatztexte. Sie k”nnen hier einen beliebig langen Text eingeben und unterhalb der Artikel mitdrucken. Sie sehen als Voreinstellung den Text, den Sie fr diese Formularart in Drucklayout in den Zeilen #Z eingetragen haben. Mit den Funktionen aus dem Pop-Up-Men des Editors k”nnen Sie jetzt Teile l”schen, verschieben oder kopieren. Sie k”nnen natrlich auch einen anderen Zusatztext laden und gegen den voreingestellten ersetzen. Der Aufruf kann auch ber "Zusatztexte" im Pop-Up-Men erfolgen. Die Demodateien die wir zu FIRST_MILLION mitliefern enthalten Beispieltexte, die Sie sich anschauen sollten. Mit der ENTER-Taste bernehmen Sie den Text ins Formular, wo er dann mit dem Formular abgespeichert wird. Sie k”nnen aužerdem Zusatztexte fr andere Anwendungsf„lle abspeichern und sp„ter in andere Formulare bertragen. Sie k”nnen mit dem Texteditor fr die Zusatztexte alle blichen Operationen ausfhren, die Sie von einem Editor erwarten. Sie finden alle Befehle im Pop-Up-Men. Um einen Text in das Formular zu bernehmen, drcken Sie die Entertaste. Der Text wird dann im Formularfenster dargestellt. Wenn Sie die Žnderung in dieser Box nicht bernehmen m”chten, so klicken Sie einfach den Schliežknopf an der linken oberen Ecke des Fensters an, und alles bleibt so wie es war. Wird das Angebot gedruckt, so speichert das Programm diesen Datensatz im Fenster "Fakturierung" ab, von wo sie ihn wieder zwecks Weiterverarbeitung als Rechnung usw. aufrufen k”nnen. Die Zusatztexte werden ebenfalls gespeichert. 7.8 Drucken eines Angebots Wenn Sie alle notwendigen Eintragungen vorgenommen haben, k”nnen Sie ber den Befehl "Drucken" aus dem Pop-Up-Men "Formular" die Ausgabe starten (Ctrl + P). Das Programm verwendet hierbei alle aktuellen Einstellungen die Sie in der Dialogbox "Druckparameter" eingestellt haben. Vor dem Ausdruck erscheint noch eine Dialogbox mit der Sie den Ausdruck abbrechen (Umleiten in die Fakturierung) oder die Anzahl der Ausdrucke einstellen k”nnen. 7.9 Verschicken eines Formulars per Faxmodem Wenn Sie sich die Arbeit mit Ihren Formularen noch weiter vereinfachen wollen, k”nnen Sie mit FIRST_MILLION und unserem Communication Manager CoMa die Formulare direkt ber ein angeschlossenes Faxmodem versenden. Sie sparen sich das Papier fr den Ausdruck und Arbeit mit dem Versand. Sie ben”tigen hierfr: 1. Das Programm CoMa 2. Ein Faxmodem inklusive der notwendigen Verbindungskabel 7.10 Das Pop-Up-Men "Funktionen" Die ersten Eintragungen dienen dazu, die verschiedenen Stufen der Fakturierung aufzurufen. Klicken Sie auf den Eintrag Lieferschein, wird ein Formular mit den aktuellen Daten aus der Kundenliste ausgefllt. Das Programm l„dt dazu das Drucklayout, daž zu einem Lieferschein angelegt wurde. Dieses Layout ist, wie alle Layouts fr Fakturformulare, frei editierbar! Layout šber diesen Menpunkt l„žt sich der Formulareditor mit dem aktuell geladenen Layout aufrufen. Ein Klick auf den oberen Teil des Formularfensters hat die gleiche Funktion. Zeichen... Dieser Eintrag ”ffnet die Dialogbox um das Auftragsdatum, "Ihr Zeichen" oder "Unser Zeichen" noch einmal zu „ndern. Ein Klick auf die Stelle im Formular, wo diese Platzhalter stehen hat die gleiche Wirkung. Zusatztext Diese Funktion ”ffnet den Editor mit dem aktuellen Zusatztext. Ein Klick auf diese Stelle im Formular tut es aber auch. Faxen Diese Funktion ruft das Faxprogramm CoMa, falls vorhanden, auf, und erstellt eine Faxseite. Wenn im Kundendialog eine Faxnummer eingetragen ist, beginnt CoMa sofort mit dem W„hlen. Ihr Dokument gelangt innerhalb von Sekunden, ohne Umwege ber einen Papierausdruck zu dem Adressaten. Drucken Diese Funktion ruft die Druckausgabe auf. Wird eine Rechnung gedruckt, erscheint auch noch eine Buchungsdialogbox, in der das Geldkonto angegeben werden kann. Eine weitere Dialogbox fragt nach der Anzahl der Ausdrucke. Die unter Druckparameter angegebene Zahl kann als Voreinstellung mit der Returntaste bernommen werden! Gruppe Diese Funktion dient zur Erzeugung einer Warengruppe. Bringen Sie die gewnschten Artikel in das Formularfenster und rufen Sie diese Funktion auf. In einer weiteren Artikeldialogbox k”nnen Sie dieser Warengruppe dann einen Namen, Preis und Artikelnummer geben. L”schen Mit dieser Funktion l”schen Sie alle Artikel aus einem Formular, Kopieren Wenn Sie regelm„žig wiederkehrende Verk„ufe an einen, oder verschiedene Kunden haben, kann Ihnen diese Funktion viel arbeiten ersparen. Gehen Sie einfach in Ihre Fakturliste und rufen Sie das Formular auf, das Sie noch einmal ben”tigen. Fhren Sie die Funktion kopieren aus, und aktivieren Sie anschliežend in der Kundenliste den Kundeneintrag, fr den dieses Formular jetzt gedacht ist. Wenn Sie mit der Taste F3 wieder das Formularfenster aktivieren, hat das Dokument eine neue Fakturnummer, das aktuelle Datum, und natrlich den neuen Adressaten. Prfen Diese Funktion dient zur šberprfung offener Auftr„ge. Sie sehen sofort, welche Artikel noch fehlen, um diesen Auftrag zu erledigen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im n„chsten Kapitel! Schalterfunktionen Mit den Schalterfunktionen k”nnen Sie den Inhalt der Formulare ver„ndern, auch wenn Sie in den Paramtereinstellungen andere Voreinstellungen gew„hlt haben. EURO Mit diesem Schalter kann zwischen der Ausgabe der Betr„ge in DM oder EURO umgeschaltet werden. Dafr mssen in den Layouts die passenden Platzhalter stehen. Es darf kein Platzhalter mit dem Suffix D oder E verwendet werden, da damit die Ausgabe auf eine bestimmte W„hrung festgelegt wird. Siehe dazu auch Kapitel 1.5 (Die Platzhalter). Mitglieder Dieser Schalter erm”glicht die Ausgabe der Gruppenmitglieder der Artikel lokal wieder ein- oder auszuschalten. Die globale Voreinstellung findet unter "Druckparameter" statt. Netto Auch wenn Sie in der Parameterbox die Ausgabe immer als Bruttodarstellung eingestellt haben, k”nnen Sie mit diesem Schalter auf die Nettodarstellung umschalten. Voraussetzung ist, daž das entsprechende Drucklayout des zu bearbeitenden Formulars die Platzhalter fr die Nettoausgabe enth„lt! Die Zeilen fr die Nettoberechnung beginnen immer mit einem #N! Die im Programmpaket enthaltenen Drucklayouts sind fr Netto und Bruttoausgabe vorbereitet. Rabatt/Skonto/Gewicht Diese Schalter aktivieren, oder deaktivieren die Berechnung von Rabatt, Skonto oder Gewicht. Diese Funktionen haben nur eine Wirkung, wenn die Platzhalter im Drucklayout stehen. Die Zeilen fr Rabatt beginnen immer mit #R. Alle Skontozeilen haben die Zeichen #S am Anfang, fr die Gewichtsberechnung beginnen die Zeilen mit #G! 7.11 Das Pop-Up-Men "Formate" Mit diesem Pop-Up-Men k”nnen Sie zwischen 8 verschiedenen Formaten fr den Ausdruck w„hlen. 7.12 Die Behandlung von offenen Auftr„gen Wenn Sie ber ein kleines Lager verfgen, werden Sie nicht bei jeder Bestellung alle Artikel sofort liefern k”nnen. Vielmehr mssen Sie selbst diese Artikel erst ordern. Um bei Ihrem Lieferanten vernnftige Preise zu erhalten, werden Sie nicht jeden Artikel einzeln bestellen. Allein die enormen Verpackungs- und Portokosten verbieten ein solches Vorgehen. Bisher mužten Sie ber Karteik„sten oder ein gutes Ged„chtnis verfgen, wenn Sie offene Auftr„ge nach Wareneingang erledigen wollten. Dieses Problem bernimmt jetzt FIRST_MILLION. Unser Programm ist auf zwei unterschiedliche Vorgehensweisen vorbereitet. Die erste Methode erm”glicht das Versenden von Teillieferungen an den Kunden. Nur die nicht lieferbaren Artikel wandern in einen offenen Auftrag. Bei der zweiten Methode wird die ganze Rechnung als offener Auftrag behandelt. Erstellen eines offenen Auftrags nur fr "nicht lieferbare" Artikel I. Rechnung erstellen Erstellen Sie wie gewohnt eine Rechnung fr den Kunden. Immer wenn Sie einen Artikel verkaufen, der nicht mehr, oder nicht in ausreichender Menge am Lager ist, erscheint die Warnbox "nicht ausreichend am Lager". Beachten Sie: Diese šberprfung findet nur statt, wenn im Feld "Soll" der Artikeleingabe ein Wert eingetragen wurde! Diesen Hinweis quittieren Sie mit der Return-Taste, oder durch einen Mausklick auf den Knopf "OK". Die Rechnung enth„lt anschliežend den Hinweis "nicht lieferbar" (hierzu muž die Zeile #A3 unbedingt im Drucklayout vorhanden sein!) Sie k”nnen dann als Zusatztext den Hinweis "die Artikel mit dem Hinweis nicht lieferbar werden innerhalb von.... Tagen nachgeliefert" hinzufgen. Die Rechnungssumme ist dabei ohne den Wert der Nachlieferungen berechnet. Drucken Sie jetzt Ihre Rechnung aus, und verschicken Sie die vorhandenen Artikel. II. offenen Auftrag durch kopieren der nicht lieferbaren Artikel erstellen Rufen Sie nach dem Drucken der Rechnung das Pop-Up-Men "Formular" auf und w„hlen Sie die Funktion "Kopieren" an. Sie werden dann in einer Dialogbox gefragt, ob der Inhalt der ganzen Rechnung, oder nur die nicht vorhandenen, und deshalb nicht gelieferten Artikel kopiert werden sollen. Hier klicken Sie auf den Knopf "nicht lieferbare", das Programm erstellt dann mit allen nicht lieferbaren Positionen einen Auftrag. Diesen Auftrag k”nnen Sie ausdrucken, oder lediglich in die Fakturierung bergeben. In jedem Fall muž die šbergabe durch die Funktion "Drucken" im Pop-Up-Men "Formular" ausgel”st werden. In der dann erscheinenden Dialogbox k”nnen Sie zwischen "Drucken" und "Faktur" w„hlen. Egal, welche Funktion Sie hier w„hlen, der Vorgang ist sofort in der Fakturierung gespeichert. Sie haben jetzt in der Fakturierung einen Auftrag, den Sie nach Wareneingang aufrufen und in eine Rechnung verwandeln k”nnen. Damit Sie aber auch wissen, welche Artikel Sie zur Erledigung Ihrer Auftr„ge noch bestellen mssen, hat sich die Artikelverwaltung die Art und Menge der in den Auftr„gen befindlichen Positionen gemerkt. Diese Zahl steht in der Artikelauswahlbox im Feld "in Auftr„gen". Um nun die notwendigen Bestellungen in den fr Ihren Betrieb sinnvollen Zeitr„umen vornehmen zu k”nnen, mssen Sie in das Artikelfenster wechseln. III. Nachbestellung organisieren Wenn Sie einen Lieferanten in Ihrer Kunden & Lieferantendatei aktiviert haben, werden Ihnen im Artikelfenster wie gewohnt nur die zu diesem Lieferanten geh”renden Artikel angezeigt. Das Pop-Up-Men "Artikel" " ist um die Funktion "< Auftrag" erweitert worden. Wird diese Funktion aufgerufen, so zeigt das Artikelfenster nur die Positionen, die fr die offenen Auftr„ge nachbestellt werden mssen. Sie k”nnen jetzt die einzelnen Positionen anklicken und die notwendige Stckzahl bestellen. Sie sehen dafr in der Dialogbox "Artikelauswahl" die vorhandene Lagermenge, die gewnschte Sollmenge, sowie die in offenen Auftr„gen enthaltene Stckzahl. Wenn Sie hier lediglich Fragezeichen sehen, haben Sie die automatische Lagerberprfung in der Dialogbox "Parameter" abgeschaltet. Um diese šberprfung manuell durchzufhren ”ffnen Sie mit der Taste F5 das Fakturierungsfenster und aktivieren Sie die Funktion "Auftrag OK". Jetzt werden alle Auftr„ge nach nicht lieferbaren Artikeln durchsucht, und die Zahlen in die Artikelverwaltung bergeben. Sie k”nnen jetzt die gewnschte Bestellmenge frei w„hlen und eine Bestellung drucken oder faxen. Die Artikelauswahlbox zeigt Ihnen auch die Zahl der bereits bestellten Mengen an. Es kann ja sein, daž Sie wieder nachbestellen wollen, bevor die letzte Bestellung bei Ihnen eingetroffen ist! So wird wirkungsvoll eine Doppelbestellung vermieden! IV. Lager automatisch aktualisieren Nachdem die Lieferung eingetroffen ist, rufen Sie die Bestellung wieder aus der Fakturierung durch einen Doppelklick auf. Wenn die Lieferung komplett war, k”nnen Sie diese Bestellung als "erledigt" markieren. Klicken Sie dazu die Funktion "erledigt" an. Als erstes erscheint eine Buchungsdialogbox, mit der Sie eine Ausgabebuchung zu dieser Bestellung machen k”nnen. In einer zweiten Dialogbox werden Sie gefragt, ob die Positionen ins Lager addiert werden sollen (Lager add.). Klicken Sie auf "OK" , die gelieferten Artikel werden dadurch zum Lagerbestand addiert. Eine Dialogbox "Auftr„ge k”nnen ausgefhrt werden" weist Sie auf die Tatsache hin, daž Sie jetzt offene Auftr„ge liefern k”nnen. Dies geschieht jedoch nur, wenn Sie den Knopf "Lager immer aktualisieren" in der Parameterbox gesetzt haben, sonst mssen Sie dies manuell machen. Dazu mssen nun die entsprechenden Auftr„ge aus der Fakturierung herausgesucht und angezeigt werden. Dies bernimmt die Funktion "Auftrag OK". V. Heraussuchen der Auftr„ge zwecks Weiterbearbeitung Aktivieren Sie das Fenster "Fakturierung" und w„hlen Sie im Pop-Up-Men "Faktur" die Funktion "Auftrag OK" aus. Sie sehen dann alle Auftr„ge, die durch das Auffllen des Lagers mit neuer Ware ausgefhrt werden k”nnen. Rufen Sie einen Auftrag durch einen Doppelklick auf und w„hlen Sie die Funktion "šbernehmen". Der Auftrag wird im Fenster "Formular" dargestellt. Mittels des Pop-Up-Men "Formular" „ndern Sie den Status in "Rechnung" Hier steht jetzt noch immer "nicht lieferbar" in der Rechnung. Nachdem Sie die Funktion "Prfen" im Pop-Up-Men "Formular" aktiviert haben erscheint der aktuelle Verkaufspreis. Behandeln Sie jetzt dieses Formular wie Sie es bei Rechnungen auch sonst tun wrden. Selbstverst„ndlich k”nnen Sie auch direkt einen Auftrag erstellen. Das ist immer dann sinnvoll, wenn Sie dem Kunden die bereits vorhandenen Artikel nicht vorab liefern wollen. Dieser Auftrag wird erst dann ausgefhrt, wenn alle Positionen lieferbar sind. Geben Sie einer Rechnung den Status "Auftrag" und bertragen Sie diesen Auftrag mittels der Befehle "Drucken" und "Faktur" in die Fakturierung. Zur šbersicht noch eine Zusammenfassung: Offenen Auftrag erstellen 1. Rechnung erstellen, einige Positionen "nicht lieferbar" 2. Rechnung drucken (Drucker oder Faktur) 3. Funktion "Kopieren", aber nur "nicht lieferbare"! 4. Den entstandenen Auftrag in Fakturierung "Drucken" Bestellung Sicherstellen, das die Lagerverwaltung auf aktuellem Stand Funktion "Auftrag OK" im Pop-Up-Men Faktur aktivieren 5. Lieferanten w„hlen 6. Das Artikelfenster ”ffnen und Funktion "