5.0 Kundendatei Es gibt sicherlich keine Firma, und sei sie noch so klein, die nicht ber mehrere Kunden und Lieferanten verfgt. Die Effektivit„t der Arbeit im Bro ist im wesentlichen auch davon bestimmt, wie schnell Sie Zugriff auf die Daten Ihres Kunden- und Lieferantenstammes haben. Besonders, wenn Sie eine Rechnung erstellen wollen w„re es vorteilhaft, die notwendigen Angaben wie Name, Anschrift, Kundennummer usw. problemlos aus einer kleinen Datenbank einfgen zu k”nnen. Oft wird dies jedoch durch unterschiedliche Datenformate verhindert, oder durch eine schier unglaubliche Tr„gheit des Speichermediums zur Tortur (selbst bei flinken Festplatten ein oft zu beobachtendes Ph„nomen, wenn viele Datens„tze durchsucht werden mssen!). Auch mit diesem Problem ist sp„testens jetzt Schluž! In dem Programm FIRST_MILLION finden Sie eine Datenbank integriert, die nach dem Programmstart alle Datens„tze im Speicher h„lt, und unkompliziert mit dem Programmteil Fakturierung zusammenarbeitet. Sie k”nnen jedoch nicht nur Ihre Kunden-, sondern auch Lieferantendaten verwalten. Es stehen insgesamt 16 verschiedene, frei definierbare Kundengruppen zur Verfgung. Das Programm markiert deutlich sichtbar im Kundenfenster die Datens„tze mit den Lieferanten. Natrlich k”nnen Sie im Programmteil Artikelstammdaten Ihren Waren die entsprechende Lieferantennummer anfgen, damit das Programm die Zuordnung der Nachbestellartikel zu dem Lieferanten anfertigen kann. Aužerdem verfgt die Kundendatei ber zwei weitere Datengruppen. Sie k”nnen zus„tzlich Interessenten aufnehmen, die Ihr Warensortiment erstmal kennenlernen wollen und FIRST_MILLION erm”glicht Ihnen auch die Verwaltung Ihrer Privatadressen. Das Symbol fr Interessenten ist "I", fr private Eintr„ge "P". Damit Sie ber die Wichtigkeit eines Kunden informiert sind, werden in der Kundenliste die Ums„tze aufaddiert, die Sie mit ihm bisher t„tigen konnten. Die Ums„tze werden in DM gespeichert. Wird dem Kunden in der Folgezeit eine Rechnung in Euro ausgestellt, wird der Wert in DM umgerechnet und zu dem bestehenden Umsatz addiert. šber die Funktion " Ums„tze in Euro umrechnen" k”nnen Sie dann zu gegebener Zeit bei den markierten Kunden die Ums„tze in Euro konvertieren. 5.1 Aufruf des Kundenfensters Alle Datens„tze werden wieder in einem Fenster angezeigt und verwaltet. Um dieses Fenster zu ”ffnen, stehen Ihnen die bereits bekannten Wege zur Verfgung. Der Aufruf ber die Tastatur durch Drcken der F2 Taste, oder ein Klick auf den Eintrag "Kunden" im Pull-Down-Men "Fenster". Sie sehen anschliežend das abgebildete Fenster. Die Infozeile unter der Kopfzeile des Fensters zeigt Ihnen auf einem Blick welche Information in welcher Spalte steht. Sie sehen die Positionsnummer des Eintrags, den Hinweis auf die Gruppe, den 1. Namen des Kunden, die erste Zeile des Textfeldes "Bemerkungen", die Kundennummer, das Datum der letzten Rechnung, den Nettoumsatz, die Telefon und Fax Nummer und die Adresse. Kunden, deren Ums„tze nicht in der Hauptw„hrung gespeichert sind, werden kursiv dargestellt. Wenn Sie keinen Grožbildschirm, oder eine Graphikerweiterung besitzen, k”nnen Sie nicht alle Eintragungen auf einmal sehen. Um auch den Umsatz und die Adresse lesen zu k”nnen, mssen Sie mit dem horizontalen Scrollbalken unten am Fenster weiterbl„ttern. Wenn Sie alle Daten zu einem Datensatz sehen m”chten, mssen Sie einen Doppel-Klick auf den entsprechenden Datensatz ausfhren. Dann ”ffnet sich die Dialogbox "Kunden & Lieferantendaten" mit allen Informationen. Sie k”nnen jetzt die Eintr„ge lesen, oder wenn sich etwas ge„ndert hat, eine Korrektur vornehmen. Haben Sie einen Datensatz ber die Suchfunktion an die erste Position des Fensters gebracht, so ist dieser Datensatz bereits aktiviert, das heižt er wird invertiert dargestellt. Um diesen Datensatz aufzurufen reicht es aus, die Return-Taste zu drcken. Allgemein: Ein aktivierter Eintrag im GEM-Fenster kann immer alleine durch die Return-Taste aufgerufen werden! Es erscheint jeweils die Eingabemaske. Mit dem Autolocator von FIRST_MILLION ist die Suche nach einem Datensatz kein Problem mehr. Springen Sie mit der Esc-Taste an den Anfang Ihrer Kundenliste und tippen Sie den Namen ein. Sofort steht die Markierung an der entsprechenden Stelle Ihrer Kundenliste. 5.2 Dialogbox "Kunden & Lieferantendaten" Zum ™ffnen einer leeren Dialogbox fr die Eingabe eines neuen Kunden drcken Sie die Tasten Ctrl + N, es ”ffnet sich eine bis auf die Kundennummer noch leere Dialogbox. Folgende Informationen k”nnen Sie eingeben: Name1 und Name2: Bei Name1 tragen Sie die Kunden oder Firmenbezeichnung ein. Das Feld Name2 erm”glicht Ihnen eine weitere Eintragung, falls die Firma ber eine Zusatzbezeichnung verfgt. In unserem Beispiel wollen wir die Firma Claus Mustermann, Geh„usebau, als Lieferanten eintragen. Hierbei w„re der Name1 "Claus Mustermann" einzugeben. Da wir nicht zwischen Vor- und Nachname unterscheiden (macht bei Firmennamen sowieso keinen Sinn, spart deshalb erheblich Speicherplatz) verwenden wir einen kleinen Trick, wenn der Name des Kunden aus zwei Teilen besteht. Verwenden Sie bitte zur Trennung zwischen Vornamen und Nachnamen das Zeichen "kleiner als" neben der y-Taste auf Ihrer Tastatur (<). Geben Sie zuerst den Nachnamen und dann den Vornamen ein. Die Eingabe sollte also so aussehen:"Mustermann wird dieses Feld in alle Formulare gesetzt. Sollte einmal ein anderer Hinweis als der hier vorgegebene in ein Formular geschrieben werden, ist das kein Problem, da Sie diese Zeile in einem Formular jederzeit noch einmal aufrufen und editieren k”nnen! Telefon und Telefax Die Dialogbox erm”glicht Ihnen sowohl eine Telefon- als auch eine Telefaxnummer einzugeben. Verfgen Sie ber das Programm CoMa, so wird die Faxnummer automatisch gew„hlt, wenn Sie ein Dokument ber ein angeschlossenes Faxmodem ausgeben m”chten. Sie k”nnen, wenn Sie dieses Programm besitzen, aužerdem Ihr Modem zum W„hlen der Telefonnummer verwenden. Geben Sie die Telefonnummer wie gewohnt ein, nach der Vorwahl einen Schr„gstrich und bei Nebenstellenanlagen einen Bindestrich. Diese Trennzeichen werden beim W„hlen unterdrckt. Ausgel”st wird diese Funktion mit der Tastenkombination Ctrl + D (dial, engl. w„hlen), wenn der Kundeneintrag aktiviert ist (inverse Darstellung). Bank, Bankleitzahl und Kontonummer In diese Felder k”nnen Sie die Bankverbindung eintragen Kundennummer An dieser Stelle wird vom Programm automatisch eine Kundennummer vergeben. Sie k”nnen aber auch selbst eine Nummer eintragen. Sollten Sie versehentlich eine bereits existierende Kundennummer vergeben haben, so warnt Sie das Programm durch einen entsprechenden Hinweis. Sie mssen dann OK anklicken und in dem Feld Kundennummer eine noch nicht besetzte Nummer eintragen. Mit welcher Nummer das Programm bei der automatischen Nummerierung beginnt, k”nnen Sie unter "Einstellungen" in der Menleiste in der Dialogbox "Parameter" vorgeben. M”chten Sie keinen Vorschlag vom Programm erhalten, so geben Sie dort bitte eine Null ein. Nach dem Aufrufen der Dialogbox "Kunden" ist dann das Feld Kundennummer leer. Eigene Kundennummer Wenn es sich bei diesem Datensatz um einen Ihrer Lieferanten handelt, so werden Sie sicherlich eine Kundennummer zugeteilt bekommen haben. Hierfr ist dieses Feld gedacht. Diese Nummer wird beim Schreiben einer Bestellung automatisch ausgewertet wenn der Platzhalter gesetzt ist. Das Programm erlaubt hier eine alphanummerische Eingabe, also Zahlen sowie Buchstaben. Bemerkungen Fr besondere Vermerke und Hinweise stellt Ihnen die Datei zwei Zeilen zu je 63 Zeichen zur Verfgung. Die fr diesen Programmteil zust„ndige Suchroutine fr Texte kann auch auf die diese Textzeilen angewendet werden. In der Kundenliste wird jedoch nur die erste Zeile der Bemerkungen dargestellt. M”chten Sie beide Zeilen sehen, mssen Sie den Datensatz durch einen Doppelklick anw„hlen. Es erscheint dann die Dialogbox mit allen Eintragungen Letzte Rechnung Wenn Sie mit FIRST_MILLION eine Rechnung geschrieben haben, wird automatisch das Datum der letzten Rechnung hier eingetragen. So k”nnen Sie immer erkennen, wann dieser Kunde das letzte Mal bei Ihnen einen Umsatz get„tigt hat. Dieses Datum wird auch im Fenster angezeigt. Ihre Kunden lassen sich auch nach dem Rechnungsdatum sortieren. Umsatz Die Ums„tze die Sie mit diesem Kunden t„tigen, werden hier angezeigt. Es werden alle Rechnungen an diesen Kunden summiert, bis Sie die Funktion "Ums„tze zurck" im Pop-Up-Men des Kundenfensters "Kunden" bet„tigen. In welchen Zeitabst„nden Sie die Umsatzstatistik zurcksetzen, h„ngt lediglich von Ihnen ab. Da durch die Funktion "Ums„tze zurck" die vorhergehenden Ums„tze verloren gehen, sollten Sie vor dem Aufrufen dieser Funktion Ihre Kundendatei als Liste ausdrucken. Hierin sind dann auch die Ums„tze enthalten, wenn Ihr Drucklayout den Platzhalter enth„lt. Die Ums„tze werden in DM gespeichert. Wird dem Kunden in der Folgezeit eine Rechnung in Euro ausgestellt, wird der Wert in DM umgerechnet und zu dem bestehenden Umsatz addiert. šber die Funktion " Ums„tze in Euro umrechnen" k”nnen Sie dann zu gegebener Zeit bei den markierten Kunden die Ums„tze in Euro konvertieren. Ums„tze in EURO umrechnen Die aktuellen Statistik-Werte sind beim Einrichten des Updates natrlich noch in DM gespeichert, egal welche Hauptw„hrung Sie einstellen. Erh„lt der Kunde erstmalig eine Euro-Rechnung, wird der Betrag wieder in DM umgerechnet und zu seinen Ums„tzen addiert. Wenn die Zahl der Euro-Rechnungen bei Ihnen berwiegt, oder zu dem offiziellen Umstellungstermin k”nnen Sie die Kundenums„tze in Euro umrechnen. Markieren Sie die Datens„tze in der Fensterliste der Personenstammdaten. Wenn alle Datens„tze in Euro umgerechnet werden sollen, markieren Sie alle durch Verwendung der Tastenkombination "Ctrl + A" und rufen das Pop-Up-Men des Kundenfensters auf. Dort finden Sie den Befehl "Ums„tze in EURO umrechnen". Kundengruppe Sie k”nnen mit diesem Programmteil 16 Gruppen verwalten. Mit dem Knopf Gruppe rufen Sie eine Auswahlbox auf, in der Sie die gewnschte Gruppe ausw„hlen k”nnen. Mit einem Klick auf das gewnschte Feld wird der neue Eintrag dieser Gruppe zugeordnet. Da man mit der Bezeichnung Gruppe 1 oder Gruppe 15 nicht viel assoziiert, k”nnen Sie hier jeden gewnschten Namen eintragen. Jeder Datensatz kann ein bis 16 Gruppen zugeordnet werden. Es ist also m”glich einen Datensatz sowohl in der Gruppe der Kunden als auch bei den Lieferanten einzuordnen. Rabatt Sie k”nnen in FIRST_MILLION jedem Kunden einen eigenen Preisrabatt einr„umen. Wird zu diesem Kunden dann eine Rechnung erstellt, berechnet das Programm entsprechend dieser Eintragung den Preisnachlaž. Die Artikel die mit "kein Rabatt" (siehe Kapitel 6) markiert wurden sind hiervon natrlich ausgenommen. Wenn fr den gew„hlten Kunden ein kundenbezogener Rabatt existiert, wird der globale Rabatt auf die Bruttorechnungssumme (siehe Einstellungen "Parameter") nicht verwendet. Die Rabattfunktion kann auch noch in dem Pop-Up-Men "Formular" wieder ausgeschaltet werden. Anrede Dieses Pop-Up-Men erm”glicht die Einstelllung einer Anrede fr den Briefkopf, d. h. fr das Anschriftsfeld in einem Schreiben. šber den Bemerkungszeilen finden Sie ein weiteres Textfeld fr die Definition einer Anrede, die in der Serienbrieffunktion von FIRST_MILLION verwendet wird. Wir haben uns fr eine frei editierbare Anrede entschieden, da hiermit alle Geschm„cker befriedigt werden k”nnen, auch wenn es Speicherplatz kostet. Geben Sie bitte die komplette Anrede ein. Fr den deutschen Kunden "Sehr geehrter Herr Mller, ", fr den englischen Kunden "Dear Mr. Mueller," usw. Zahlart Mit diesem Knopf k”nnen Sie ein Pop-Up-Men aufrufen, in dem Sie das Zahlungsziel editieren und festlegen k”nnen. Die hier vorgenommene Einstellung wird beim Ausdruck einer Rechnung mitgedruckt, wenn der Platzhalter im Formular steht. Es wird das gedruckt, was Sie in dieses Feld eingetragen haben. Preis In unserer Artikelliste sind drei verschiedene Preise fr einen Artikel m”glich. Die Auswahl erfolgt hier normalerweise ber einen Mengenrabatt. Sie k”nnen aber auch gleich einem Kunden den Preis vk1, vk2 oder vk3 zuordnen. Bei "Menge" erh„lt er den aktuell gltigen Mengenrabatt. Info šber den Knopf Info rufen Sie eine Dialogbox auf, in der Sie weitere Informationen zu diesem Datensatz abspeichern k”nnen. Ihnen stehen dafr insgesamt 32 Zeilen mit 62 Zeichen zur Verfgung. Diese Infobox kann sehr gut zum festhalten von Gespr„chsnotizen verwendet werden. Sie erkennen brigens die Datens„tze, die etwas in der Infobox enthalten an einem kleinen H„kchen in der Fensterliste. Erinnerung Manchmal ist es sinnvoll, nach einem Gespr„ch mit einem Kunden, zu einem bestimmten Datum an dieses Gespr„ch (diesen Kunden) erinnert zu werden. Fr solch eine Funktion hat sich der Begriff Aquisition eingebrgert. Tragen Sie in das Zeitfeld "Erinnern" das Datum ein, zu dem Sie diesen Kundeneintrag wieder vorgelegt bekommen wollen. Wenn Sie an diesem Tag das Programm starten, so ist das Kundenfenster bereits ge”ffnet, und Sie sehen alle Kundennamen, an die Sie an diesem Tag oder davor erinnert werden wollten. Wenn Sie diesen Eintrag nicht mehr vorgelegt bekommen m”chten, mssen Sie das Zeitfeld "Erinnern" wieder mit der ESC-Taste l”schen Um das aktuelle Tagesdatum in dieses Feld einzutragen gengt ein Klick auf das Feld "Erinnerung"! ohne Mehrwertsteuer Sie k”nnen alle Kunden, die als ausl„ndische Kunden keine MwSt zu entrichten haben, markieren. Dafr steht der Knopf "ohne MwSt" in der Kundendialogbox zur Verfgung. Alle Rechnungen fr diese Kunden werden ohne MwSt gedruckt. Aber Achtung! Dieses Verfahren ist nur an Endverbraucher oder ins nicht europ„ische Ausland anzuwenden. In Gebiete des europ„ischen Binnenmarktes sind Warenlieferungen nur mit Umsatzsteueridentifikationsnummer ohne MwSt m”glich. Bitte informieren Sie sich bezglich der zur Zeit geltenden Bestimmungen bei Ihrem Finanzamt. 5.3 Kundenfilter Wenn Sie bei einer grožen Kundendatei die šbersicht verlieren sollten, so k”nnen Sie durch Aufrufen der Filterfunktion die Anzahl der angezeigten Datens„tze im Kundenfenster reduzieren. Der Aufruf dieser Funktion erfolgt ber das Pop-Up-Men "Kunden". Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das aktivierte Kundenfenster und an der aktuellen Mausposition ”ffnet sich das Pop-Up-Men mit einer Reihe von Auswahlm”glichkeiten. Der Bereich "Filter" umfažt 11 Positionen. Sie finden hier die ersten fnf Gruppennamen eingetragen, die Sie definiert haben. Ein Klick auf einen dieser Menpunkte und in der Kundenliste werden nur noch die Datens„tze angezeigt, die dieser Gruppe zugeordnet sind. Mit einem Druck auf die TAB-Taste wird dieser Filter aufgehoben und es erscheinen sofort wieder alle Gruppen. Um gleichzeitig mehrere Gruppen ausw„hlen zu k”nnen mssen Sie im Pop-Up-Men den Eintrag "Gruppenauswahl" anklicken. In der dann erscheinenden Dialogbox werden die gewnschten Gruppen ausgew„hlt. Die gerade aktive Filterfunktion wird zur besseren šbersicht in der Kopfzeile des Kunden & Kundenfensters angezeigt. Mit der Funktion "nach Suchwort" k”nnen Sie sich eine Selektion nach einem vorher in der Dialogbox "Suche Kunden" eingegebenen Kriterium erstellen. 5.4 Suchfunktion Sie k”nnen in den Datens„tzen des Kundenfensters nach bestimmten Datens„tzen suchen lassen. Ihnen stehen hierfr 8 Suchkreise zur Verfgung. Um den Suchbegriff einzugeben rufen Sie die Funktion "Suchen" aus dem Pull-Down-Men "Datei" auf, oder drcken Sie die Tastenkombination Ctrl + F. Wenn Sie in diesem Men den Eintrag "Suchen" anw„hlen, erscheint die abgebildete Dialogbox, die im Aufbau der Dialogbox "Suchen" in der Buchhaltung entspricht. Sie mssen zuerst den Suchkreis ausw„hlen, in dem die Funktion wirken soll. Wenn Sie nach einem Text suchen lassen, k”nnen Sie hier ein, oder mehrere Worte eingeben auch Wortteile sind m”glich nach denen gesucht werden soll. Auch fr das Kundenfenster gilt, es wird mit der Suche immer in dem Datensatz begonnen, der im Kundenfenster gerade an 1. Stelle steht. Wenn Sie mit der Positionsnummer 1 bei der Suche beginnen m”chten, mssen Sie diesen Datensatz mittels des Scrollbalken am rechten Fensterrand nach oben bringen. Schneller geht dies jedoch durch Drcken der Clr/Home-Taste! Wird ein Datensatz gefunden, so schreibt ihn das Programm an die erste Stelle ins Fenster. Wenn Sie weitersuchen lassen, wird auch der n„chste Datensatz der den Suchbedingungen entspricht an die erste Position geschrieben. Durch das Drcken der Tasten Ctrl + G wird die weitere Suche gestartet. Wenn Sie erwarten, daž mehrere Datens„tze zu dem Suchkriterium passen k”nnten, sollten Sie gleich die Funktion "Filtern" in der Dialogbox anw„hlen. Ihr Kundenfenster enth„lt dann alle Datens„tze, die dem Suchkriterium entsprechen und Sie k”nnen wahrscheinlich den gewnschten Datensatz sofort erkennen. 5.5 Sortieren im Kundenfenster Die Datens„tze in Ihrer Kundenliste k”nnen nach unterschiedlichen Kriterien sortiert werden. Hierfr dient wie in allen Fenstern von FIRST_MILLION die Infozeile am Kopf der Datenliste. Sie k”nnen hier sofort erkennen, welche Daten in welcher Spalte sind und mit einem Mausklick kann der Inhalt des Fensters neu sortiert werden. Sie haben die Auswahl zwischen Namen, also alphabetischer Sortierung, Unterteilung nach Gruppe (Gruppe1, Gruppe2,...) und der Sortierung nach Ums„tzen und Orten. Darber hinaus ist auch eine Sortierung nach Telefon- und Faxnummern m”glich. Wenn Sie n„mlich eine Exportdatei mit Faxnummern fr CoMa erstellen wollen, k”nnen Sie so die Kunden ohne Faxger„t erkennen und aussortieren. Das Exportformat muž dann mindestens die Platzhalter und enthalten. Beide Platzhalter werden durch einen senkrechten Strich getrennt (Taste unter der Delete Taste auf der ATARI TT Tastatur). Wir haben ein entsprechendes Exportformat dem Programmpaket beigelegt, bitte schauen Sie sich die Datei FAXEX.FRM einmal an. Die von Ihnen eingestellten Sortierkriterien werden beim Programmende mit abgespeichert. Wenn Sie eine Neueintragung vornehmen, wird der neue Datensatz sofort entsprechend den Sortierkriterien eingefgt. Sie mssen nicht mehr nachtr„glich neu sortieren lassen! 5.6 Drucken Das Programm FIRST_MILLION erm”glicht Ihnen den Ausdruck Ihrer Kunden- und Lieferantendatei sowohl in Listenform, als auch auf beliebige Etiketten. Wenn Sie Ihre gedruckte Werbung verschicken m”chten, so lassen sich die Adressen auch auf DIN A 4 B”gen ins Adressfenster drucken, kurz ber das entsprechende Druckformat kann praktisch jede beliebige Ausgabe gemacht werden. In Verbindung mit der Kundendatei lassen sich auch personalisierte Serienbriefe ausgeben, die dann bei Ausgabe ber die Druckereinstellung 1 auch mit einer Grafik gemischt werden kann. Sie erreichen die dafr zust„ndige Dialogbox, ein aktives Kundenfenster vorausgesetzt, ber das zu dem Kundenfenster geh”rende Pop-Up-Men. Mit den oberen beiden Auswahlkn”pfe k”nnen Sie w„hlen, ob Sie einen bestimmten Bereich Ihrer Kundenliste drucken wollen, also von Nr. 5 bis Nr. 31 zum Beispiel, oder ob die in der Liste markierten Positionen benutzt werden sollen. Zum markieren mssen Sie die linke SHIFT-Taste gedrckt halten und mit der linken Maustaste jede gewnschte Adresse einmal anklicken. Diese Zeilen werden dann invertiert (schwarzer Hintergrund) dargestellt. Sie k”nnen somit beliebige, unabh„ngige Adressen ausw„hlen. Sie k”nnen auch eine Filterfunktion benutzen um die gewnschte Auswahl zu erstellen. Prinzipiell wirkt die Druckausgabe immer nur auf die Datens„tze die aktuell im Kundenfenster dargestellt werden. Der Bereich "Format" enth„lt 8 Slots fr den schnellen Zugriff auf ein gewnschtes Druckformat. Hinter den Auswahlkn”pfen und Dateinamen finden Sie wie schon bei der Druckdialogbox der Buchhaltung den Knopf "Einst. 1". Auch die Ausgabe der Kundendaten kann durch aktivieren dieses Knopfes mit einer Grafik gemischt ausgegeben werden. Die Auswahl der gewnschten Grafik geschieht ber die Druckparameter. Um ein neues, eigenes Druckformat zu erstellen, laden Sie zuerst ein altes Druckformat mit der Funktion "Format laden" in den gewnschten Slot. Anschliežend rufen Sie mit dem Knopf "Editieren" den Texteditor auf und setzen die gewnschten Platzhalter und Formatanweisungen. 3 Adressen pro Zeile Fr Besitzer von Laserdruckern ist das Bedrucken von Adressetiketten nur auf B”gen im DIN A4 Format m”glich. Wir haben deshalb ein sehr spezielles Druckformat entworfen, damit auch der Ausdruck auf diese Laseretiketten m”glich ist. So gibt es im Handel Laseretiketten im Format 70x37 mm (z.B. BOEDER Nr. 51 100). Ein DIN A 4 Blatt enth„lt nebeneinander 24 Aufkleber, die von links oben nach rechts unten durchnummeriert einzeln bedruckt werden k”nnen. Sie k”nnen somit auch mit dem Laser einzelne Adressaufkleber bedrucken, wenn Sie die Nr. des Aufklebers angeben, auf dem der Druck beginnen soll. So kann Aufkleber 1 bis 24, wenn es sein soll nacheinander in 24 Druckdurchl„ufen bedruckt werden! Um mehr ber den Aufbau dieses Druckformats zu erfahren sollten Sie es einmal laden und ber die Funktion "Editieren" anschauen. Calamus Format Fr die Erstellung von Katalogen ist es wichtig die Daten so auszugeben, daž die g„ngige DTP Software Calamus von DMC zur weiteren Bearbeitung verwendet werden kann. Wenn Sie diesen Knopf aktivieren, wird eine Datei erstellt, die nach jedem Platzhalter einen Tabulator enth„lt. Das erleichtert die Formatierung in Calamus erheblich! 5.7 Die Serienbrieffunktion in FIRST_MILLION Um Ihnen das Anfertigen von Rundschreiben und Werbeaktionen zu erleichtern haben wir eine Serienbrieffunktion integriert. Prinzipiell funktioniert die Ausgabe als Serienbrief nicht anders, als die Ausgabe der Adressetiketten. Sie schreiben mit dem Texteditor von FIRST_MILLION den gewnschten Text. In dem Text k”nnen Sie natrlich weiterhin Ihre Platzhalter positionieren, sodaž Sie am Ende einen personalisierten Serienbrief erhalten. Wenn Sie gebrauch von den Zeilen der Infobox machen (Platzhalter KINFO01 bis KINFO16), kann sich das Ergebnis wirklich sehen lassen. Wenn Sie ber einen HP kompatiblen Drucker verfgen, k”nnen Sie Ihr Briefpapier als Grafik im Hintergrund mitdrucken lassen. Durch Verwendung der HTML Attribute k”nnen Sie sehr bequem Textpassagen hervorheben und das Aussehen des Schreibens weiter perfektionieren. Damit der Ausdruck auch richtig formatiert ist, sollten Sie folgende Punkte beachten: 1. Der Platzhalter fr die Anrede im Adressfeld sollte in Zeile 13 stehen! 2. Es k”nnen die Textattribute fett, unterstrichen und kursiv verwendet werden. 3. Es sollten 64 Zeilen pro Seite bedruckt werden k”nnen. Bitte schauen Sie sich das beigelegte Beispieldokument S_BRIEF_1.TXT einmal an. 5.8 šbernahme einer Kundenadresse in ein Angebot oder eine Rechnung Ein grožer Vorteil des Programms liegt in dem Zusammenspiel der verschiedenen Programmteile, ohne Datenkonvertierung und Umst„nde. So ist es natrlich m”glich, die Adressen der Kundendatei in einem Angebot, oder Rechnung zu verwenden. Sie mssen immer, wenn Sie ein Angebot oder eine Rechnung, kurz ein Formular der Fakturierung schreiben wollen, vorher den Datensatz des gewnschten Kunden einfach mit der linken Maustaste einmal anklicken. Dieser Eintrag wird dann invertiert dargestellt (weiže Schrift auf schwarzem Hintergrund). Aus diesem Datensatz fgt das Programm Namen und Anschrift in das Formular der Fakturierung ein, fertig! Wenn Sie das unten gezeigte Kundenfenster verlassen und den Programmteil Rechnungserstellung starten (F 3), erhalten die Angebote, oder Rechnungsdrucke diesen Namen und Adresse. Etwas schwieriger wird das, wenn Sie ber eine umfangreiche Kunden & Lieferantenliste verfgen. In solch einem Fall wird der Kunde nicht direkt ausgew„hlt, sondern erst einmal ber den Autolocator an die erste Stelle des Fenster geschrieben. Dieser Datensatz ist dann sofort aktiviert, wie man leicht an der invertierten Darstellung erkennen kann. Bringen Sie zuerst immer den ersten Datensatz an die erste Position des Fensters, in dem Sie die Clr/Home-Taste drcken. Tippen Sie den Nachnamen ein, und schon ist der Datensatz markiert. Die eingetippten Bucchstaben werden im Kopf des Fensters angezeigt. Wechseln Sie jetzt durch Drcken der F3 Taste in die Artikelverwaltung, so erh„lt das dort erstellte Formular diesen Datensatz als Anschrift. 5.9 Importfunktion Fr den Fall, daž Sie eine bereits bestehende Kundendatei aus einer Datenbank bernehmen m”chten, haben wir eine Importfunktion vorgesehen. Sie k”nnen eine ASCII- Datei in FIRST_MILLION einlesen, wenn diese zum einen als sogenannte "Komma- deleted"-Datei vorliegt, und die Reihenfolge der Datenfelder mit der entsprechenden Eingabemaske bereinstimmt. Als "Komma-deleted"-Datei versteht man eine ASCII-Datei deren Datenfelder durch ein Komma voneinander getrennt sind. Alle Daten stehen dabei hintereinander. Das Ende des Datensatzes wird durch ein Line-Feed oder CR signalisiert. Wichtig ist noch, daž Datenfelder die Kommas enthalten in Hochkommata eingeschlossen sind. Eine ganze Reihe von Datenbanken erm”glichen den Datenexport nach einstellbaren Kriterien, womit Sie die Reihenfolge individuell anpassen k”nnen. Um Ihnen solch eine Datenstruktur zu veranschaulichen, befindet sich auf der Programmdiskette eine Beispieldatei mit dem Namen KUNDEN.IMP. Laden Sie diese Datei in den Texteditor und Sie sehen relativ schnell worauf es ankommt. In folgender Reihenfolge mssen die Daten vorliegen: Name1, Name2, Straže, Ort, Telefonnummer, Faxnummer, Bank, Bankleitzahl, Kto. Nr., Kundennummer, eigene Kundennummer (wichtig bei Lieferanten), Anrede (muž immer in Hochkommata eingeschlossen sein, da am Ende blicherweise ein Komma steht!), Bemerkung 1, Bemerkung 2, Abkrzung fr Art des Datensatzes (K fr Kunde, L fr Lieferant usw.), Prozentsatz fr den kundenbezogenen Rabatt,CR Datenfelder die Ihre Datei nicht besitzt, bleiben leer, mssen aber mit Kommata eingeschlossen werden. Wenn diese Funktion gestartet wird, werden Sie gefragt, ob Sie neue Kundennummern vergeben m”chten, oder die alten weiterverwenden. W„hrend die Daten eingelesen und konvertiert werden, findet eine umfangreiche Plausibilit„tsprfung statt. Wenn Fehler auftreten, so erscheint ein Warnhinweis und der Lesevorgang wird in dieser Zeile unterbrochen. Sie sollten sich dann die Zeilennummer merken und FIRST_MILLION ohne Datensicherung verlassen. Korrigieren Sie dann den Datensatz der fehlerhaft war und starten Sie die Importfunktion erneut. 5.10 Ums„tze zurcksetzen Der letzte Menpunkt des zum Kundenfenster geh”renden Pop-Up-Men dient dazu, in einem bestimmten Abstand die aufgelaufenen Kundenums„tze wieder auf Null zurckzusetzen. Nach welchen Zeitr„umen Sie diese Funktion ausfhren entscheiden Sie. Damit aber die Ums„tze der vorangegangenen Periode nicht verloren gehen, sollten Sie vorher eine Liste der Ums„tze drucken. Ein entsprechendes Druckformat liegt im Ordner FORMATE\KUNDEN\ mit dem Namen UMSATZ.FRM fr Sie bereit.