Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -1- -------------------------------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis; 1. Systemvoraussetzungen 2 2. Installation 3 UPDATEINFOS! 5 3. Das Hauptmen 10 3.1. Programmvoreinstellung 11 3.1.1. Steuers„tze einrichten 12 3.1.2. Buchungstexte voreinstellen 15 3.1.3. Konten einrichten 16 Funktionstasten im Kontenplanmen 17 Die Artenangabe 17 Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben 19 3.1.4. Druckerinstallation 25 3.1.5. Systemdaten (Kopf-, Fuázeile, Farbe) voreinstellen27 3.1.6. Geldkonten einrichten 30 3.1.7. Buchungsdaten physikalisch ordnen 31 3.1.8 Daten auslagern 32 3.1.9 Lohndaten 34 4. Buchen 35 4.1. Buchungslogik, Buchungen neu erfassen 36 Funktionen der Buchungsliste 39 Buchungen erfassen 42 4.2 Buchen auf ein Geldkonto 48 Verbuchen auf ein nicht vorhandenes Geldkonto 49 4.3 Sicherheitskontrolle bei Buchungsneuaufnahme oder -„nderung 49 4.4 Kontenzuordnung beim Buchen 50 4.5 Voreingestellte Buchungss„tze in die Erfassung bernehmen 51 5. Auswertungen 51 Offene Postenlisten 53 5.1 Journal 58 5.2 Gewinn und Verlust 58 5.3 Kontenarten-Erl„uterung 61 5.4 Konteneinzelergebnisse, -bl„tter 63 5.5 Kontenendergebnisse 66 5.6 Steuerergebnisse 67 5.6 Besonderheiten 68 5.7 Auswertungen Geldkonten 70 6. Statistik 72 7. Reorganisation 73 8. Anlageverzeichnis 74 8.1. Anlagen buchen 76 8.2. Restwert 78 8.3. Funktionstasten im Men Anlage Erfassen 78 8.4. Abschreibung 79 8.5. Funktionstasten (Men Abschreibungen verwalten.) 81 8.6. Anlagenspiegel ausdrucken 82 Beispielbuchung einer Anlage 83 8.7. Abschreibungsbetr„ge bertragen 85 9. Hilfe und Notizzettel 87 Seite -2- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- 10. Mandantenwahl 90 11. Tastaturvorschriften und - bedienung 92 12. Datensicherung 94 13. Filter setzen 96 14. Druckumleitung 99 15. BWA Betriebswirtschaftliche Auswertungen /Kontenplan 100 16. Stammdatenverwaltung 104 17. Index 1. Systemvoraussetzungen; Das Programm CTOEA Plus Version 1.o ist eine Einnahme-Ausgabe- šberschuárechnung fr private Anwender, Minderkaufleute, Kaufleute, Gewerbetreibende bis einschlieálich GbR und alle die seitens des Finanzamtes aufgrund des Umsatzes oder der Gesch„ftsstruktur nicht zur doppelten Buchfhrung verpflichtet sind. Das Programm ist trotz seiner umfangreichen und informativen Auswertungsmodule recht einfach zu bedienen und wird auch anspruchsvollen Anforderungen gerecht, ohne den Anwender zu berfordern. Die CTOEA ist seit 1988 auf dem Markt und derweil ber 7000 mal im Einsatz. (Stand Okt. 93 Versionen 1.o 2.o 3.1 4.o 4.1 5.1(r) 1PLUS) Die Version CTOEA 1PLUS ist die Folgeversion der CTOEA 5.x und wird ab November 1993 ausgeliefert. šber spezielle Updateroutinen erkennt das Programm die jeweilige Vorversion (Versionen 3.x, 4.x, 5.x) und fhrt entsprechende Updates durch. Bedanken m”chte ich mich fr umfangreiche Test-, Beratungs- und Entwicklungsarbeiten bei Herrn Dster, der seit 1989 das Projekt CTOEA fr CTO-GMBH begleitet hat. Herr Dster folgt zum 1. Okt 93 einem Ruf der Uni Tbingen.(HD) Sie k”nnen mit der Einnahme-šberschuárechnung CTOEA 1Plus arbeiten, wenn folgende Voraussetzungen erfllt sind: a) CTOEA 1Plus (Folgeversion der CTOEA 5.1(A)) k”nnen Sie auf einem XT - oder AT - Computer mit mindestens 640 KB Arbeitsspeicher und Festplatte einsetzen, b) Betriebssystem MS - DOS 2.xx und h”her, c) Beachten Sie die Hinweise zur Datei CONFIG.SYS (s.u) Warenzeichen: CLIPPER ist Warenzeichen von NANTUCKET, Inc., dBase III plus ist Warenzeichen von Ashton - Tate, Inc., MS-WORD und MS - DOS sind Waren- zeichen von Microsoft, Inc. Trotz sorgf„ltiger Prfung k”nnen wir fr fehlerhafte Angaben im Handbuch keinerlei Gew„hr bernehmen. CTO Aachen GmbH. 2. Installation; Das Programm arbeitet gleichzeitig mit zahlreichen Dateien. Ihr Rechner muá aufgrund dieser Option unbedingt ber die DOS Datei Config.sys die Information erhalten: Files =30 Buffers =25 Erstellen Sie oder erg„nzen Sie Ihre Config.sys entsprechend und sorgen Sie dafr, daá diese Information vom Rechner gelesen werden kann. Der Computer erh„lt diese Information nur beim Kalt- oder Warmstart, denn nur dann wird diese Datei gelesen. Die Buffers sollten einen Wert von 15 - 35 erhalten, abh„ngig von Ihren pers”nlichen Erfahrungen mit dem Geschwindigkeitszugriffen Ihres Rechners. Sie sollten das Programm ausschlieálich ber die vorhandenen Befehle und Programme der gelieferten Diskette starten. Das Programm und verschiedene Utilities des Pro- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -3- -------------------------------------------------------------------------- gramms sind auf der Diskette in sogenannter archivierter Form vorhanden. Bevor Sie berhaupt mit dem Programm arbeiten k”nnen, mssen Sie dafr sorgen, daá das Programm entarchiviert wird und auf Ihrer Festplatte instal- liert wird. Dies erreichen Sie dadurch, daá Sie die automatische Instal- lationsroutine der gelieferten Originaldiskette benutzen. Wechseln Sie auf das Laufwerk, in welches Sie die gelieferte Diskette eingelegt haben mit dem Befehl: A: šber den Befehl A>start erhalten Sie nochmals eine Information zum Installieren des Programms. Benutzer der Programme CTO HP, CTP AP und CTO EHO haben jeweils eigene Stapeldateien zur Installtion: Arztpraxisbesitzer => INSTAP C: Heilpraxisbesitzer => INSTHP C: CTO EHO Fakturierungsbesitzer (EHO) INSTALL C: und zus„tzlich der Installationsbefehl INST C: Verzeichnisname fr -Nur- EABESITZER. Das Laufwerk kann auch frei definiert werden (D:, F:...) Zus„tzlich k”nnen Besitzer der EHO PLUS 3.o die EAPLUS auch in ein unabh„ngiges Verzeichnis installieren. Diese mssen sowohl in der CTO EHO als auch in der EA PLUS dann jeweils den Pfad zum jeweils anderen Programm angeben. Ihr aktuelles Verzeichnis muá das Laufwerk A: sein, wenn Sie diese Befehle eingeben. Das Programm wird anschlieáend automatisch ber verschiedene Stapeldateien auf Ihrer Festplatte kopiert und dort entarchiviert. UPDATEINFOS!; ! Achtung ! W„hrend eines UPDATES drfen keine Daten in Jahresdateien ausge- lagert sein! Sie haben eine Datensicherung der "alten Daten" !? Installation auf eine vorhandene Vorversion ab 3.1. Das Programm muá in dem Verzeichnis installiert werden, indem auch die Vorversion gespeichert ist. Das Installationsprogramm erkennt dann, ob eine Vorversion auf ihrer Festplatte vorhanden ist. Sie werden dann jeweils gefragt, ob die entsprechenden Dateien berschrieben werden sollen. Soll die Datei CTOEA.EXE berschrieben werden? Antworten Sie mit Y fr YES, Sie soll. Dieses šberschreiben bezieht sich auch auf die Drucker.dbf, die Hilfedateien und das Programm DECIPAD. Auch diese sollten berschrieben werden. Ihre Daten sind von dieser Installation von der Diskette noch nicht betroffen. Erst beim Start der neuen Programmversion wird erkannt, aufgrund verschiedener Infodateien, welche neuen Strukturen fr die vorhanden Daten- banken erzeugt werden mssen und Sie werden um einige Informationen w„hrend des Updates gebeten. (fr Vorversionsbesitzer 3.1 sind insbesondere die Kontenarten neu, diese wurden ab Version 4.x eingefhrt wurden, und der Kenner U, der bei einer Buchung ber die (teils) automatischen Eintr„ge V/M (Vorsteuer/Mehrwertsteuer) in diesem Feld die Zuordnung einer Ausgabe (V) oder Einnahme (M) erm”glicht. Alle Kunden mssen nach einer Update-Installation unbedingt in den Menpunkt 7 Voreinstellung, dort in 3 Kontenplan gehen. Dort wird die Funktionstaste F10 Buchungskontrolle durchfhren. Dies bewirkt, daá ihre bisherigen Buchungs„tze den neuen Erfordernissen angepaát werden. Alle Umsteiger auf die Version CTOEA PLUS beachten dazu insbesondere das Kapitel: Buchungslogik. Vorbesitzer der Version 5.x haben keine Besonderheiten beim Update auf die PLUS Reihe zu beachten, sollten aber ebenfalls ber die beiden m”glichen Erfassungsarten, die das Programm erm”glicht, Bescheid wissen. Start des Programms:CTOEA Ihr Programm kann mit dem Befehl CTOEA vom Grundverzeichnis der Festplatte C: aus gestartet werden ber eine Stapeldatei mit dem Namen CTOEA.bat. šber diese wird das mitgelieferte Programm DECIPAD geladen, welches die Eingabe des Punktes als Komma (num. Tastatur) erm”glicht und das Programm gestartet. Seite -4- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- Beim erstmaligen Start des Programms, werden alle notwendigen Dateien: DBF-, DBT-, Memory- und Index- auf Ihrer Festplatte in dem jeweiligen Unterverzeichnis installiert. Folgende Dateien geh”ren zum Programm: EINAUS.DBF: In dieser Datei werden Ihre Buchungen gesammelt. ANLAGE.DBF: In dieser Datei werden Ihre Anlagegter gesammelt. Datei1 - Datei9.DBF, diese Dateien sind Ihre Geldkonten. KTO.DBF, in dieser Datei stehen die Namen Ihrer Geldkonten. EATEXT.DBF, in dieser Datei stehen Buchungstexte, die automatisch ber Ziffern bei der Buchung abgerufen werden k”nnen. EAKL.DBF, in dieser Datei stehen Ihre Kontennamen. ANTEXT.DBF, in dieser Datei stehen vorgefertigte Buchungstexte fr die Anlagegter. HILFEEA.DBF, HILFEEA.NTX und HILFEEA.DBT enthalten die Hilfsinstruktionen, die w„hrend des Programms mit der Taste F1 abrufbar sind. Die Datei ST.DBF enth„lt voreingestellte Steuerprozents„tze. DRUCKER.DBF enth„lt eine Auswahl von 60 Druckern mit voreingestellten Druckformaten. In den Dateien Delbank.DBF und Delda.DBF werden vorbergehend l”schmarkierte Datens„tze notiert, um bei einer Reorganisation aus der aktuellen Datei entfernt zu werden. Ausgelagerte Buchungss„tze eines bestimmten Jahres befinden sich in einer Datenbank, die die entsprechende Jahreszahl als Titel hat. Beispiel: F1993.DBF. Es sei hier ausdrcklich vermerkt, daá alle diese DBF-Dateien und alle NTX- Dateien, hier im Einzelnen : HILFE.NTX, EAST.NTX, EADATUM.NTX, ANDATUM.NTX, EABELG.NTX, EAKL.NTX, ANGUT.NTX, ANBETRAG.NTX, ANND.NTX, auf Disketten gesichert werden mssen, um einen evtl. Datenverlust durch fehlerhafte Bedienung vorzubeugen. Hinzu kommen die Dateien Einaus.alt und Work.dbf, die erstellt werden, w„hrend der Sortierung im Men Voreinstellung. In den Dateien mit der Endung .mem werden Ihre Voreinstellungen notiert. Filter.dbf und Filtera.dbf enthalten Filteranweisungen, die abrufbar sind. Datensicherung ist eine oft vernachl„ssigte Aufgabe des Anwenders. Insbesondere bei den Menpunkten Jahreswechsel und Sortieren, (hier werden Daten bertragen), kann nicht ausgeschlossen werden, daá Daten bei einer allg. Betriebsst”rung verloren gehen. Datensicherungsbefehl s. u. Kapitel: Datensicherung. Das Programm kann nur auf einer Festplatte genutzt werden. Beachten Sie, daá das Programm genug Arbeitsspeicher verwalten kann (Hintergrundprogramm drfen nicht zu groá sein) und daá Sie eine eventuelle Belegung Ihrer Funktionstasten ber den Promptbefehl vermeiden sollten. Fehlerquellen: Ab DOS 4.0 k”nnen und mssen Sie mehr Files ”ffnen, ein Wert um 301 scheint uns angebracht. Probleme wurden uns in Verbindung mit dem Befehl Fastopen-STACKS-FCBS von DOS gemeldet. Probleme mit der Tastatur k”nnen unter Umst„nden bei der Belegung der Funktionstasten ber den Promptbefehl entstehen. Promptbefehle haben Vorrang vor der Belegung seitens des Programms. Seltener kann es Schwierigkeiten geben bei der Nutzung eines Cache Speichers. Wichtig! Die MS-DOS Version 6.o hat einen fehlerhaften EMM Treiber. Erg„nzen Sie unbedingt in der Datei CONFIG.sys die Angaben /NOEMS /NOVCPI, da sonst die Fehlermeldung "not enough memory" erscheint. 3. Das Hauptmen; ____________________ 1 Ein h”herer Wert belegt entsprechend mehr Arbeitsspeicher. Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -5- -------------------------------------------------------------------------- +++++++++++---------------------------------------------------------++++++++++++ ++++++++++| EA-šberschuárechnung VER 1PLUS (c) H.D.1988-93 |+++++++++++ ++++++++++| (c) CTO Software 52064 Aachen Alexianergraben 9 |+++++++++++ +++++++++++---------------------------------------------------------++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++++-------------------------+++++++++++++++++++---------------------------++++ ++++| 1 Buchungsabteilung |+++++++++++++++++| Datum : 28.10.1992 |+++ ++++| 2 Journal |+++++++++++++++++| Zeit : 14:38:06 |+++ ++++| 3 Gewinn und Verlust |+++++++++++++++++| Beginn : 14:38:05 |+++ ++++| 4 Kontenbl„tter |+++++++++++++++++| Erfassung: l.Update: |+++ ++++| 5 Steuerergebnisse |+++++++++++++++++| 50 28.10.1992 |+++ ++++| Kontenendergebnisse |+++++++++++++++++| +----Mandant:-----------+ |+++ ++++| 6 Geldkonten |+++++++++++++++++| | Einplatzversion | |+++ ++++| 7 Voreinstellungen |+++++++++++++++++| +-----------------------+ |+++ ++++| 8 Statistik |+++++++++++++++++| Arbeitsdauer: 00:00:01 |+++ ++++| 9 Reorganisation |+++++++++++++++++| Festspeicher: 57305088 |+++ ++++| B BWA / Kontenplan |+++++++++++++++++| Drucker : Off Line |+++ ++++| A Anlagenverzeichnis |+++++++++++++++++| Ram frei: 297.000 |+++ ++++| E EA/EHO Adressen |+++++++++++++++++| Auswertung: Belegdatum |+++ ++++| M Mandant w„hlen |+++++++++++++++++| Pfad: \eho\ |+++ +++++-------ESC Ende----------+++++++++++++++++++---------------------------++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Buchungss„tze erfassen und bearbeiten Aus dem Hauptmen w„hlen Sie die einzelnen Menpunkte, entweder ber die Angabe der Ziffern bzw. Buchstaben oder indem Sie mit Hilfe der Pfeiltasten den Cursorbalken bewegen das gewnschte Men markieren und mit der Entertaste (o. PgDn) aktivieren. šber die Taste F1 erhalten Sie Hilfe in vielen Menpunkten, auch dort wo diese Tastenbelegung nicht extra am Bildschirm angegeben wird. šber die Tastenkombination Control - F10 gelangen Sie in einen sogenannten Notizblock, in dem Sie Notizen w„hrend Ihrer Arbeit ablegen k”nnen. Das Programm beenden Sie mit der Taste ESC, woraufhin eine Sicherheitsabfrage erscheint, "Arbeit mit CTO EA beenden? (J-N)? die Sie entsprechend mit dem Buchstaben J fr Ja und N fr Nein beantworten. Sie sollten das Programm immer korrekt verlassen, damit es nicht zu einem Datenverlust kommt. Korrekt heiát in diesem Sinne ber die entsprechenden Tasten, damit das Programm Gelegenheit erh„lt, alle offenen Datenbanken und Indexdateien zu schlieáen. 3.1. Programmvoreinstellung; Zur optimalen und korrekten Benutzung des Programms CTOEA mssen Sie unter Punkt 7 des Hauptmens die Voreinstellungen des Programms entsprechend einrichten. Dazu geh”ren die Auswahl des Druckers, die Einrichtung einiger Konten, die Bezeichnung der Geldkonten, die Sie nutzen werden, und wesen- tlich die Art der Erfassung, die Sie nutzen wollen: Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum! +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++-------------------------------------------------++ +| CTO Software GMBH EA-Voreinstellungen |+ ++-------------------------------------------------++ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++-------------------------------------------------++ +| 1 Steuers„tze |+ +| 2 Buchungstexte |+ +| 3 Ein/Ausgabenkonten |+ +| 4 Druckerinstallation |+ +| 5 Systemdaten einstellen |+ +| 6 Bank-/Kassenkonten |+ +| 7 Sortieren des Buchungsjournals |+ +| 8 Sortieren nach Texteintrag |+ +| 9 Sortieren nach Beleg |+ +| G GUV |+ +| ESC Zurck |+ ++-------------------------------------------------++ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ 3.1.1. Steuers„tze einrichten; W„hlen Sie im Voreinstellungsmen die 1 => Steuers„tze. Sie gelangen in eine Tabelle, die aus 2 Feldspalten besteht. Einem Feld, bezeichnet als Nr. fr Nummer und einem Feld bezeichnet als St. fr Steuerprozente. Bewegen Sie sich innerhalb dieser beiden Spalten mit Hilfe der Pfeiltasten. Ver„ndert werden k”nnen nur die jeweiligen Zahleneintr„ge in der Tabelle St=Steuer. Die Steuers„tze werden beim Buchen als Zahl zwischen 1 und 14 angegeben. Den jeweiligen Zahlen werden bei der Verarbeitung, die hier vereinbarten Steuers„tze zugeordnet. Buchungen ohne Steuer werden mit Steuer 0 (Null) gebucht. +-------------+ | NR ST | |-------------| | 1 | 15.00 | Enter = markiertes ST-Feld bearbeiten | 2 | 7.00 | ESC = Zurck | 3 | + 5.50+| | 4 | 0.00 | | 5 | 0.00 | | 6 | 0.00 | | 7 | 0.00 | | 8 | 0.00 | | 9 | 0.00 | | 10 | 12.30 | Achtung! Steuerschlssel >=10 rechnen +-------------+ nach der Formel: Betrag*%=STBETRAG Der Ziffer 1 wurde automatisch bei der Erstinstallation der Wert 15%, der Ziffer 2 der Prozentwert 7% zugeornet. Der Ziffer 10 wurde der fr Reise kosten bliche Wert 12,3% zugeordnet. Alle anderen Kenner stehen fr indivi- duelle Anpassungen zur freien Verfgung. Beachten Sie: Die ST-Kenner 10-14 sind reserviert fr Berechnungen wie Sie beispielsweise bei Reisekosten ben”tigt werden. Sie rechnen nach der Formel: Betrag * % = STBETRAG 100 * 12.3% = 12.30 Die tabellarische Listenform der Daten, wie Sie sie hier vorfinden, wird Ihnen im Programm noch h„ufig begegnen. Sie bewegen sich innerhalb dieser Tabellen jeweils mit Hilfe der Pfeiltasten, der PgDn- oder der PgUp-Taste, der Home- und der End-Taste. Alle diese genannten Tasten lassen sich auch in Verbindung mit der gehaltenen Controltaste zum noch schnelleren Bewegen benutzen. (s. u. Tastatur). Ihre Eintr„ge machen Sie ber die Entertaste. Markieren Sie das Feld, das ge„ndert werden soll, ”ffnen Sie es mit Enter, t„tigen Sie ihren Eintrag und schlieáen sie es ber Enter. Alle im Programm get„tigten Eingaben lassen sich jederzeit „ndern und korrigieren. Beim Verlassen des Steuersatzmens mit der Taste Esc, wird von Ihnen eine Entscheidung erwartet, die Sie entweder mit J oder N beantworten. Sie werden gefragt, ob in der Buchungsdatei alle bisher berechneten Daten, aufgrund der von Ihnen m”glicherweise vorgenommenen Prozentver„nderungen, neu berechnet werden sollen. Dies ist in den meisten F„llen nicht der Fall. Antworten Sie mit N fr Nein. Falls Sie sp„ter, nachdem Buchungen mit den hier zugeordneten Steuers„tzen bereits vorgenommen wurden, Prozentsatz„nderungen vornehmen, werden Sie entsprechend um den Zeitraum, von Datum bis Datum, der neu zu Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -7- -------------------------------------------------------------------------- berechnenden Buchungss„tze Ihrer EA-Buchungen gebeten. Nach Verlassen dieses Menpunktes sind Sie wieder im Untermen EA-Vorein- stellung. W„hlen Sie dort die Nummer 2 Buchungstexte. 3.1.2. Buchungstexte voreinstellen; 23.10.89 19:02:04 +------------------------------------------------------------------+ | NR TEXT EA ST BETRAG A | |------------------------------------------------------------------| | 1 | Bro Miete | 90 | 1 | -1295.00 | K | | 2 | Strom/Gas | 11 | 1 | -698.00 | K | | 3 | Reinigung pauschal | 12 | 1 | -590.00 | K | | 17 | Lohnkosten K. Thewes |4100 | 0 | 4392.00 | K | +------------------------------------------------------------------+ F6 = gehe zu Satznummer: F9 = Buchungss„tze drucken Enter = markiertes Feld „ndern ESC = Zurck Es lohnt, h„ufig wiederkehrende Buchungss„tze (wie etwa Miete, Versicherung etc.) hier einmalig einzutragen, denn die hier eingetragenen Buchungen k”nnen innerhalb der Buchungsabteilung aktiviert werden und in die Erfassungsliste bernommen werden. So ersparen Sie sich eine Menge Tipparbeit Bis zu 99 solcher Standardbuchungen k”nnen hier gespeichert werden. šber die Taste F9 k”nnen Sie sich eine Liste der voreingestellten Buchungss„tze ausdrucken lassen. šber die Taste F6 k”nnen Sie bestimmte Buchungssatznummern anw„hlen, ber die Taste Enter ”ffnen Sie ein markiertes Feld und bergeben bestimmte Eintr„ge. Auch hier verlassen Sie ber die Taste ESC das Men. Zus„tzlich interessant ist die hier beschriebene M”glichkeit der Voreinstellungen, insbesondere wenn Sie im Besitz des Programms CTO EHO Plus, unserer umfassenden Fakturierung, sind, denn von dieser haben Sie Zugriff auf dieses Modul. Nach Verlassen des Mens sind Sie wieder im Men EA - Voreinstellung, dort w„hlen Sie bitte die 3 um Ihre Ein- und Ausgabenkonten zuzuordnen. 3.1.3. Konten einrichten; Seite -8- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- +----------------------------------------------------------------------------+ |NR Bezeichnung ART Netto Steuer Brutto | |----------------------------------------------------------------------------| | 320 | PKW | B | -14869.57 | -2230.43 | -17100.00 | |2110 | Zinsaufwand | N | -500.00 | 0.00 | -500.00 | |2160 | Restbuchwert-Abg„nge | N | -15000.00 | 0.00 | -15000.00 | |2650 | Zinsgutschrift | N | 200.00 | 0.00 | 200.00 | |2660 | Erh. Anzahlungen | N | 2000.00 | 0.00 | 2000.00 | |3400 | Einkauf 15% | E | -59478.26 | -8921.74 | -68400.00 | |4110 | Lohn | K | -12000.00 | 0.00 | -12000.00 | |4360 | Steuern | K | -3000.00 | 0.00 | -3000.00 | |4530 | KFZ | K | -2478.26 | -371.74 | -2850.00 | |4850 | AfA | K | -1500.00 | 0.00 | -1500.00 | |4855 | GWG | K | -793.04 | -118.96 | -912.00 | |8400 | Erl”s 15% | V | 99130.43 | 14869.57 | 114000.00 | |8800 | Anlagenverkauf | V | 20947.83 | 892.17 | 21840.00 | |8900 | Priv. Entnahmen | V | 1288.69 | 193.31 | 1482.00 | +----------------------------------------------------------------------------+ ARTEN: (B) ilanz Waren (E) inkauf (K) osten (N) eutral (V)erkauf F3 = Saldo berechnen F4 = Auswertung erstellen F5 = neues Konto F6 = gehe zu Kontonummer F8 = Konto l”schen Enter = markiertes Feld „ndern F9 = drucke Kontoklassen F10=Buchungskontrolle ESC=Zurck Der Kontenplan ist vierstellig, um an den Kontenplan von Datev angelehntes Buchen zu erm”glichen. Es werden jeweils nur soviele Konten verwaltet, wie eingerichtet sind. In der Version EA-PLUS finden Sie die M”glichkeit den Kontenplan einzusehen/ einzurichten, auch vom Hauptmen aus unter BWA / Kontenplan. Grunds„tzlich sollten die Konten vor dem Erfassen von Buchungen eingerichtet sein. Allerdings besteht auch w„hrend einer Buchungserfassung die M”glichkeit neue Konten einzurichten. Arbeitserleichternd ist es auch, wenn Sie ihren Konten- plan ausdrucken und an ihrem Arbeitsplatz zur Verfgung halten. Funktionstasten im Kontenplanmen; Angaben zu den Funktionstasten F3, F4 finden Sie im Kapitel BWA erstellen. F5 richtet ein neues Konto ein: Jedem Konto wird eine Nummer, eine Bezeichnung und Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -9- -------------------------------------------------------------------------- eine Kontenartkennung zugeteilt. F6 springt zu dem angegeben Konto direkt. (9999 Konten stehen zur Verfgung), ber die Taste F7 wird der mitgelieferte Beispielkontenplan, der den Datevkontenplan SKR03 orientiert ist, geladen. Achtung: Laden Sie diesen Kontenplan nicht mehrmals, da sonst die entsprechenden Konten doppelt in ihrem Plan stehen und Sie diese dann einzeln l”schen mssen. F8 l”scht das markierte Konto. F9 druckt den Kontenplan ausdrucken lassen. ENTER ”ffnet das markierte Feld und erm”glichtŽnderungen der Eintr„ge. Ihre Konten k”nnen Sie beliebig einrichten. Es empfiehlt sich allerdings ein systematisches Vorgehen. Orientieren Sie sich an bestehenden Kontenrahmen wie z.B. dem Industriekontenrahmen IKR oder dem Datevkontenrahmen SKR03. Die Artenangabe; Nachdem Sie in der Spalte Bezeichnung das entsprechende Konto mit einem Namen bezeichnet haben, mssen Sie berlegen, von welcher Art dieses Konto sein soll. Es stehen dazu fnf verschiedene Arten zur Auswahl, die jeweils ber einen Buchstaben gekennzeichnet werden. B => (B)ilanzkonto E => Waren(E)inkaufskonto K =>(K)ostenkonto N =>(N)eutrales V =>(V)erkauf Sollten Sie einmal die Artzuordnung eines Kontos nachtr„glich „ndern, dann besteht ber die F10 Taste die M”glichkeit, die Buchungsliste auf die richtige Zuordnung berprfen zu lassen. Beispiel: Wenn Sie ein Konto 4530 KFZ-Kosten eingerichtet haben und dieses als Kostenkonto im Feld Art markiert haben, dann kann es sein, daá Sie vorher dieses Konto f„lschlicherweise als Verkaufskonto, also mit dem Kenner V bezeichnet haben. In diesem Falle máten Ihre Buchungss„tze, die auf dieses Konto Bezug nehmen, berprft werden und entsprechend in Ihrer Buchungsliste mit der neuen Kontenartbezeichnung ausgestattet werden. Dies wird dann der Fall sein, wenn Sie in Ihrem Kontenrahmen entsprechende Ver„nderungen nachtr„glich vorgenommen haben. Selbstverst„ndlich nicht dann, wenn Sie dieses Konto gerade neu eingerichtet haben. Ihre Buchungen werden, wenn Sie sich fr eine šberprfung entscheiden, ber einen ganz bestimmten von Ihnen anzugebenden Zeitraum entsprechend ihrer Artenver„nderung berprft und ersetzt. Diese automatische šberprfung erstreckt sich auch ber Ihre Buchungsvoreinstellung, Men 7 Voreinstellung, dort die 2 (Buchungstexte); denn es mag sein, daá Sie abrufbare Buchungss„tze in diesem Men angegeben haben, die ebenfalls von der Ver„nderung betroffen sind. Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben; Das Einkommensteuergesetz definiert die Betriebseinnahmen nicht n„her, wohl aber den Begriff Einnahmen (Paragr. 8 Abs. 1 EStG). So sind Betriebseinnahmen alle Gter, die in Geld oder Geldeswert bestehen und dem Steuerpflichtigen im Rahmen der Einkunftsarten 1 bis 3 (Einknfte aus Land- u. Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbst„ndiger Arbeit) zuflieáen. Betriebsausgaben sind lt. Paragr. 4 Abs. 4 EStG Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlaát sind. Eigentlich klar definiert, aber trotzdem einige Beispiele, entnommen dem Buch Steuerlehre 2, Bornhofen/Busch, Gabler Verlag (ISBN 3-4097 575-6): Betriebseinnahmen Seite -10- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- 1. Einnahmen aus der Ver„uáerung von Wirtschaftsgtern des Umlaufverm”gens, z.B. Waren, Erzeugnisse; 2. Einnahmen aus der Ver„uáerung von Wirtschaftsgtern des abnutzbaren Anlageverm”gens, z.B. Maschinen. In diesem Fall wird der empfangene Gegenwert voll als Betriebseinnahme angesetzt, w„hrend der noch vorhandene Restbuchwert als Betriebsausgabe abgesetzt wird; 3. Einnahmen aus der Ver„uáerung von Wirtschaftsgtern des nichtabnutzbaren Anlageverm”gens, z.B. Grund und Boden. In diesem Fall wird der empfangene Gegenwert ebenfalls voll als Betriebseinnahme angesetzt, w„hrend die frheren Anschaffungskosten als Betriebsausgabe abgesetzt werden; 4. Einnahmen aus freiberuflicher T„tigkeit; 5. vereinnahmte Umsatzsteuer (USt zu vereinnahmten Entgelten und vom Finanzamt erstattete Vorsteuer); 6. private Sachentnahmen des Steuerpflichtigen, z.B. Entnahme v. Waren fr private Zwecke. Warenentnahmen sind - da sich der Wareneinkauf als Betriebsausgabe ausgewirkt hat-als Betriebseinnahmen zu behandeln. Nach Paragraph 6 Abs. 1 Nr. 4 sind Warenentnahmen mit dem Teilwert (hier: z.B. Wiederbeschaffungswert) anzusetzen; 7. private Nutzungsentnahmen des Steuerpflichtigen, z.B. die Benutzung des betrieblichen Pkw fr private Zwecke. Damit werden frhere Betriebsausgaben entsprechend berichtigt. Sie sind ebenfalls mit dem Teilwert anzusetzen (hier: z.B. anteilm„áig priv./betr.Nutzung an Gesamtkosten); 8. Umsatzsteuer auf den Eigenverbrauch. Nach Paragr. 12 darf sich die USt auf den Eigenverbrauch nicht gewinnmindernd auswirken. Da aber die USt auf den Eigenverbrauch in der Zahllast, die als Betriebsausgabe behandelt wird, enthalten ist, wird die USt auf den Eigenverbrauch zum Ausgleich als Betriebseinnahme angesetzt; 9. vereinnahmte Zinsen, z.B. Zinsen aus einer Darlehensforderung; 10. Vorschsse, Teil- und Abschlagszahlungen im Zeitpunkt des Zuflieáens; 11. Sach- und Geldgeschenke, die der Steuerpflichtige mit Rcksicht auf die gesch„ftlichen Beziehungen erh„lt (Abschreibungen dafr sind dann wieder Betriebsausgaben !!!). Keine Betriebseinnahmen sind: Geldbetr„ge, die dem Betrieb durch die Aufnahme von Darlehen zuflieáen; Durchlaufende Posten (nicht die USt); Geldeinlagen des Steuerpflichtigen; Rennwett- und Spielgewinne; im Gesch„ftsleben bliche Aufmerksamkeiten, z. B. Blumenstrauá. Betriebsausgaben 1. Ausgaben fr die Anschaffung von Wirtschaftsgtern des Umlaufverm”gens; 2. Ausgaben fr die Anschaffung von geringwertigen Wirtschaftsgtern (gleichgltig ob sie bezahlt sind, oder nicht -> da sie im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden); 3. AfA-Betr„ge fr Wirtschaftsgter des abnutzbaren Anlageverm”gens ab dem Zeitpunkt der Anschaffung (Der Zeitpunkt der Bezahlung ist hier unerheblich.); 4. Restbuchwerte der verkauften Wirtschaftsgter des abnutzbaren Anlageverm”gens; 5. gezahlte Zinsen (z. B. fr ein aufgenommenes Darlehen); 6. private Sacheinlagen des Steuerpflichtigen. Bei Wirtschaftsgtern der abnutzbaren Anlageverm”gens kann der Wert des Sacheinlage nicht sofort in voller H”he als Betriebsausgabe abgezogen werden. Die Bewertung der Sacheinlagen erfolgt nach den Vorschriften des Paragr. 6 Abs. 1 Nr. 5; 7. verausgabte Umsatzsteuerbetr„ge (gezahlte Vorsteuer, einschl. der Einfuhrumsatzsteuer und die an das Finanzamt abgefhrte Umsatzsteuer- Zahllast), ausgenommen die Vorsteuerbetr„ge, die den Anschaffungskosten /Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes zuzurechnen und diese nicht sofort abzugsf„hig sind; 8.Vorschsse, Teil- und Abschlagszahlungen im Zeitpunkt der Zahlung; 9. Bearbeitungsgebhren, die fr die Aufnahme eines Darlehens gezahlt werden; 10. Damnum (Disagio, Abgeld) im Zeitpunkt der Auszahlung des Kapitals beim Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -11- -------------------------------------------------------------------------- Schuldner; 11. Verlust aus einer betr. veranlaáten Darlehensforderung, wenn der Verlust feststeht; 12. Diebstahl von Geld. Nicht sofort abzugsf„hig bzw. keine Betriebsausgaben sind z.B.: 1. Ausgaben fr die Anschaffung von WG des nichtabnutzbaren Anlageverm”gens im Jahr der Anschaffung. Die Absetzung als Betriebsausgabe erfolgt erst im Z eitpunkt der Ver„uáerung oder Entnahme; 2. Ausgaben fr die Anschaffung von WG des abnutzbaren Anlageverm”gens im Jahr der Anschaffung; sofern es sich nicht um geringwertige WG handelt. Als Betriebsausgabe sind nur die j„hrlichen AfA-Betr„ge abzusetzen; 3. Geldbetr„ge, die zur Tilgung von Darlehen geleistet werden; 4. uneinbringliche Forderungen aus Lieferungen (bei Anschaffung schon Betriebsausgabe); 5. Verluste, die durch Diebstahl, Unterschlagung oder Verderb bzw. Schwund von Waren entstehen; 6. Geldstrafen, die wegen eines Verbrechens oder Vergehens von den Gerichten verh„ngt werden; 7. Geldentnahmen. Zeitliche Zurechnung Nach Paragr. 11 EStG sind Betriebseinnahmen grunds„tzlich in dem Wirtschafts- jahr anzusetzen, in dem sie zugeflossen, und die Betriebsausgaben in dem Wirtschaftsjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind. Eine Ausnahme bilden regelm„áig wiederkehrende Betriebseinnahmen bzw. -ausgaben, die dem Steuerpflichtigen kurze Zeit (10 Tage) vor Beginn oder kurze Zeit (10 Tage) nach Beendigung des Kalenderjahres, zu dem sie wirtschaftlich geh”ren, zugeflossen sind bzw. von ihm geleistet worden sind. Sie sind dem Jahr zuzurechnen, zu dem sie wirtschaftlich geh”ren (Miet-, Versicherungszahlungen). Unterschiede zwischen Bilanzierung und šberschuárechnung - Es werden grunds„tzlich keine Wert„nderungen des Betriebsverm”gens erfaát. - Es werden keine Forderungen / Verbindlichkeiten erfaát (Warenverk„ufe / - eink„ufe werden erst im Zeitpunkt der Zahlung erfolgswirksam). - Betriebsausgaben fr Waren, die am Ende des Jahres noch als Bestand vorhanden sind, mindern in der šberschuárechnung den Gewinn, in der Bilanz nicht. - Umsatzsteuereinnahmen / -ausgaben beeinflussen bei der šberschuárechnung den Gewinn, bei der Bilanz in der Regel nicht. - Erfolgsabgrenzungen werden bei der šberschuárechnung grunds„tzlich nicht bercksichtigt, sie kennt daher keine Rechnungsabgrenzungsposten und keine Rckstellungen. 3.1.4. Druckerinstallation.; W„hlen Sie Ihren Drucker innerhalb der Voreinstellungen Druckerauswahl, indem Sie im erscheinenden Feld ein Fragezeichen mit Enter bergeben. +---------------------------Druckerinstallation-----------------------------+ | | | Aktueller Drucker: ++++++++++ | | ? ++++++++ | | | | | |---------------------------------------------------------------------------| |Auswahl des Druckers mit ®?¯ , dann Enter | |---------------------------------------------------------------------------| Es erscheint eine Liste von Druckern. In dieser Liste bewegen Sie sich wiederum mit den Pfeiltasten. Auch mit der Pfeiltaste nach rechts /links erreichen Sie bestimmte Felder, in denen Werte fr verschiedene Schriftarten und die Resetwerte stehen. Seite -12- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- +---------------------------Druckerinstallation-----------------------------+ | Drucker | | Aktueller Drucker: ------------------------------------------------| | Allgemeiner Druckertyp | | C. Itoh 8510A | | C. Itoh F10 | | Canon LBP-8 A1/A2 | | Centronics 351/352/353 | | Centronics H80-1/H80-2 | | + Citizen MSP-10/MSP-15 + | | Comrex CR-I | | Comrex CR-II | | DaisyWriter 1500/2000 | | Diablo 620 & 630 | |---------------------------------------------------------------------------| |Auswahl mit ®F10¯ best„tigen; ®Enter¯: Žndern; ®ESC¯: Abbruch | |---------------------------------------------------------------------------| Der Drucker wird ber die Taste F10 in Ihr Auswahlfeld bernommen, um danach mit der Enter-Taste best„tigt zu werden. Zur Auswahl der Schriftart bestehen folgende M”glichkeiten: ( N)ormalschrift, (E)lite, (S)ch”nschrift. Drucker ist nicht in der Auswahl-Liste A> Fast alle Drucker sind in der Lage, entweder IBM oder EPSON zu emulieren. Stellen Sie entsprechend ihren Drucker ein und w„hlen Sie die entsprechenden Treiber (IBM Proprinter - Epson) B> šberschreiben Sie die Werte eines nicht benutzten Druckertreibers mit den Werten der Schriftarten, die Ihr Drucker entsprechend des Druckerhandbuches braucht und w„hlen Sie diesen. Dito k”nnen Sie verfahren, wenn Sie weitere Schriftarten Ihres Druckers nutzen wollen. Abh„ngig von der gew„hlten Schriftart, kann ein zus„tzlicher linker Rand angegeben werden, der beim Ausdruck bercksichtigt werden wird. HP-Deskjet und HP-Laserdruckerbesitzer und Besitzer von Druckern mit entsprechenden Emulationen mssen beachten: 1. Den zu w„hlenden Zeichensatz 2. Die einzugebenden Werte die nach Auswahl der Schriftart am Monitor erscheinen. Treiber HP-DESK JET Werte: 27 38 108 50 65 Treiber HP Laser Serie II: Am Drucker: Zeichensatz PC8 D/N Im Programm:27 38 108 50 64 Treiber HP Laser Serie III: Am Drucker: Zeichensatz PC8 im Programm: 27 38 108 50 66 und als Treiber=>DESKJET 500 Die HP Zeichensatztabelle, falls Umlaute nicht gedruckt werden. 2 3.1.5. Systemdaten (Kopf-, Fuázeile, Farbe) voreinstellen; Unter Punkt 5 der Voreinstellung erhalten Sie die M”glichkeit, die sogenannten Systemdaten einzustellen. Achtung! NEU!. Bis zur EA Version 4.1 wurde ausschlieálich nach dem Feld DATUM (=Belegdatum, jetzt Z-Datum betitelt) ausgewertet. (ISTVersteuerung). Auf Wunsch einiger weniger Anwender, die SOLLbesteuern kann ab Version 5.o auch nach Rechnungsdatum erfasst werden. Die Auswertung erfolgt dann nach dem ehemaligen BEZAHLT-Datum, welches bei der šbertragung auf ein Geldkonto eingegeben wird. notiert. Wir empehlen, grunds„tzlich nach Belegdatum -wie voreingestellt - ____________________ 2 Probleme mit Umlauten? Die HP Zeichensatztabelle bernimmt die ASC Werte Ihres Druckers. Schauen Sie in Ihrem Handbuch nach! Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -13- -------------------------------------------------------------------------- und in allen bisherigen Versionen blich- auszuwerten. Die Frage, nach welchem Modus Sie buchen, ist immens wichtig fr den reibungslosen Ablauf des Programms und insbesondere fr alle Auswertungen. Wichtig zu wissen ist, daá bei der ISTVERSTEUERUNG, daá Zahlungsdatum als Auswertungsdatum gilt, bei SOLLVERSTEUERUNG wird fr die Steuerauswertung aber das Rechnungsdatum herangezogen Fr alle anderen Auswertungen (GuV, Journal etc.) hingegen gilt bei SOLLversteuerung der Eintrag im Feld Z-Datum = Zahlungsdatum (vormalig BEZAHLT-Datum). Der einmal angew„hlte Buchungsmodus muá unbedingt beibehalten werden und darf keinesfalls w„hrend eines Gesch„ftsjahres gewechselt werden. Beachten Sie bei ihrer Entscheidung bitte die Angaben unter Kapitel: "Buchungslogik". +-----------------------System - Installation -----------------------------+ | | | Text fr Kopfzeilen des Ausdrucks eingeben: | | ++ H.Van Brugghe Einnahme-Ausgaben šberschuárechnung fr 1988 ++ | | ++ ++ | | ********************************************************************** | | Text fr Fuázeilen des Ausdrucks eingeben: | | ++ Steuernummer: 211/111/2111 ++ | | ++ SSK Aachen BLZ 39050000 KTO.: 11111134 ++ | | | | Buchen nach Zahldatum oder Rechnungsdatum? (Z/R) | | Beachten Sie: Keine Farbver„nderung ESC! Auswahl mit Enter! | | +----Hintergrund:----+ | | |Schwarz +++++++| | | |Blau +++++++| | | Farbeinstellungen: |Grn +++++++| | | Text fr Fuázeilen des A|Cyan +++++++| | | |Rot +++++++| | | |Magenta +++++++| | | |Braun +++++++| | | |Weiá +++++++| | | |Grau +++++++| | | |Gelb +++++++| | | |Intensiv Weiá+++++++| | | | | | | +--------------------+ | |---------------------------------------------------------------------------| | Normale Farbeinstellung w„hlen - Keine Žnderung: ®ESC¯ | +---------------------------------------------------------------------------+ |---------------------------------------------------------------------------| |Alles richtig (J=ja/N=nein) ? T | |---------------------------------------------------------------------------| Die jeweiligen Daten fr Kopf-/Fuázeile, Farbe, Drucker etc. sind in sogenannten Memorydateien, Dateien mit der Endung .MEM, gespeichert.3 Weiterhin werden hier die Farbwerte eingegeben, fr die unter Ihnen, die einen Farbmonitor besitzen. Die entsprechenden Farben werden markiert und mit Enter bernommen. Die ersten beiden Einstellfenster beziehen sich auf den Bildschirm, die n„chsten beiden auf die Farben des Cursorbalkens. Die m”glichen Farbwerte entnehmen Sie bitte den Angaben am Monitor. Nicht zul„ssige Angaben werden zurckgewiesen. 3.1.6. Geldkonten einrichten; Unter Punkt 6 (Voreinstellungen), benennen Sie Ihre Bank- bzw. Kassenkonten, genannt Geldkonten. ____________________ 3 Kinst.mem Seite -14- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- Es stehen Ihnen 9 Geldkonten zur Verfgung. Markieren Sie das entsprechende Feld "BEZ", welches fr Bezeichnung steht und ordnen Sie so den neun Ziffern entsprechende Kontentitel zu. Beispielsweise der Nr. 1 = Postgirokonto K”ln, der 2= Kasse. Geldbewegungen zwischen Geldkonten werden ber ein Verechnungskonto, etwa 1360 Geldtransit, gebucht. Dieses Konto muá dann ein Bilanzkonto, also Artenkenner B sein und es wird fr jedes Geldkonto je eine Buchung get„tigt . Weitere Funktionstasten: Mit F9 k”nnen Sie Ihre voreingestellten Geldkontennamen drucken, ber die Taste F10 ”ffnen Sie das Feld Bezeichnung um Ihr Konto zu benennen. šber Enter oder Eingabe der Ziffer des Kontos wird das Geldkonto ge”ffnet. ESC gelangen Sie zurck ins Hauptmen. Der Voreinstellungsmonitor erscheint folgendermaáen: +--------------------------------------+ | NR BEZ | |--------------------------------------| | 1 | Stadtsparkasse Aachen | | 2 | Postgiro K”ln | | 3 | Portokasse | | 4 | | | 9 | | +--------------------------------------+ Ziffer= ”ffne Konto X F7 = zeige Ergebnisse aller GK-Konten F9 = drucke Kontonamen F10 = Bezeichnung „ndern Enter = markiertes Konto ”ffnen Bedenken Sie bitte, daá ein Buchungssatz fr das Programm nur ordnungsgem„á abgeschlossen ist, wenn der entsprechende Buchungsvorgang auf eins der hier zu benennenden Geldkonten verbucht wurde! Erst solche Buchungen werden bei den Auswertungen bercksichtigt und k”nnen z. B. ausgelagert werden. Verwechseln Sie auch nicht das Buchen auf Geldkonten mit der doppelten Buchfhrung. Die Geldkonten sind reine Informations- bzw. Kontrollkonten (etwa ihrer Bankauszge). Wer diese Option nicht nutzen will, kann auf ein nicht verhandenes Geldkonto 0 buchen. Dies ist etwa bei Abschreibungen n”tig, da in diesem Fall dann keine Geldkontenbewegung stattgefunden hat. 3.1.7. Buchungsdaten physikalisch ordnen; Letztlich finden Sie im Men -Voreinstellungen- unter Punkt 7 die M”glichkeit Ihr Buchungsjournal nach Belegdatum, Beleg oder Text physikalisch sortieren zu lassen. Dies ist dann von Interesse, wenn Sie die M”glichkeit wahrnehmen wollen, Ihre Buchungsdaten beispielsweise in eine Textdatei bertragen zu lassen oder ihre Ausdrucke zu optimieren. Die Ausdrucke erfolgen weiterhin nach Datum (bzw. Kontennummer), aber innerhalb dieser Option dann nach der getippten oder hier eingegebenen physikalischen Ordnung. Da bei dieser Option Daten kopiert werden, raten wir vor Anwahl dieser Menpunkte eine Datensicherung durchzufhren. 3.1.8 Daten auslagern; In Ihrer Buchungdatei haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Buchungss„tze. Egal, ob Einnahme, Ausgabe oder auch auf welches Konto Sie verbucht haben, Ihre Daten stehen immer im direkten Zugriff. Die Vorteile dieser Totalbersicht sind eindeutig, allerdings kann dies bei umfangreichen Buchungssatzanzahlen doch zu zeitintensiveren Auswertungsmaánahmen oder auch zu einer gewissen Unbersichtlichkeit fhren. Weiterhin k”nnen Sie in Ihrer Buchungsdatei mehrere Buchungsjahre gleichzeitig bearbeiten. Auch dies bringt sicherlich viele Vorteile, kann aber wiederum bei einer bestimmten Datenmenge auch Nachteile haben. Unter dem Punkt Daten auslagern finden Sie drei Unterpunkte, die eine optimale Nutzung des Programms erm”glichen. Diesen Menpunkt finden Sie in der Rubrik VOREINSTELLUNGEN. Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -15- -------------------------------------------------------------------------- -Punkt 1 bertr„gt alle Daten eines bestimmten Jahres in eine Datei, deren Name mit FXXXX.dbf anf„ngt und um das jeweilge Jahr erg„nzt wird, etwa F1992.dbf. Die bertragenen Daten werden anschlieáend aus Ihrer aktuellen Buchungsdatei entfernt. Bei einer Auslagerung wird die Summe aller Betr„ge der ausgelagerten Buchungen in einem Buchungssatz zusammengefaát unter dem aktuellen Datum der Auslagerung in Ihrer Buchungsliste "notiert". Dieser reine Informationsbuchungssatz wird im Belegfeld gekennzeichnet als "EA19??" mit der entsprechenden Jahreszahl , der Buchungstext lautet "Ausgelagert fr 1992" mit Angabe der Betragssumme und der Steuersumme. Dieser Buchungssatz gilt fr Sie nur als Information. Sie k”nnen Ihn jederzeit l”schen, damit er bei Druckauswertungen nicht st”rend auf dem Papier erscheint. šbertragen werden auf diese Art nur die Daten, die bereits im Feld V Ihrer Buchungsdatei mit dem Eintrag T,(=True/ ja) auf ein Geldkonto bertragen wurden. Unter Menpunkt 2 des Mens k”nnen ausgelagerte Daten wieder eingeladen werden. Als dritter Menpunkt wurde ein Punkt eingebaut, den Sie mit Vorsicht behandeln sollten. šber Punkt 3 werden alle Daten eines bestimmten Jahres -ohne vorherige šbertragung in eine Sicherheitsdatei-, soweit diese als verbucht (Feld V=T) markiert sind, gel”scht. Dieser Punkt drfte dann fr Sie interessant sein, wenn Sie eine Datensicherung nicht vornehmen wollen oder brauchen und/oder Sie bereits einen Ausdruck eines bestimmten Jahres vorgenommen haben. Je weniger Daten Sie mitschleppen, desto bersichtlicher die Liste und desto schneller der Zugriff beijeder beliebigen Auswertung. Daten k”nnen jederzeit ausgelagert werden! Beispiel: Sie haben 1200 Buchungen fr das 1993, davon sind 1000 bereits verbucht auf irgendein Geldkonto, da sie erledigt sind. šber Punkt 1 des Daten auslagern bergeben Sie diese Daten automatisch an eine Datei F1993.DBF. Einige Zeit sp„ter haben Sie weitere 100 Daten des Jahres 1993 auf ein Geldkonto verbucht. Sie k”nnen dann wieder in den Menpunkt "Daten auslagern" gehen und ber Punkt 1 diese Daten an die bereits bestehende Datei anh„ngen. šbernehmen Sie aus einer dieser nach Jahren gegliederten Auslagerungsdateien Ihre ausgelagerten Daten in die aktuelle EinAus.DBF, Ihrer Buchungsdatei, dann werden die Daten der Jahresdatei, nachdem sie bertragen wurden, gel”scht. Auf die Art und Weise k”nnen Sie also zu jedem Zeitpunkt Daten, die verbucht sind, auslagern und wieder aktivieren. 3.1.9 Lohndaten; Es besteht eine Schnittstelle zu einem Lohnprogramm eines Fremdanbieters. Die Schnittstellenbeschreibung werden wir mit dem Lohnprogramm ausliefern. Der geplante Erscheinungstermin: M„rz 94. 4. Buchen; 1 Mandant:Erfassen nach ZAHLUNGSDATUM ---------------------------------------+ |Datum Beleg Text Betrag St U EA A V GK | |----------------------------------------------------------------------------| |10.12.93 | 2236 | Anzahlung | 2000.00 | 0 | M | 8000 | V | T | 2 | |11.12.93 | Priv. | Entnahme | 575.00 | 1 | M | 8900 | V | T | 0 | |12.12.93 | Anlage | PKW AC-DC-78| -17250.00 | 1 | V | 320 | B | T | 0 | |12.12.93 | VW | Rep. Kfz | -2875.00 | 1 | V | 4530 | K | T | 1 | |15.12.93 | EK | EK Waren | -69000.00 | 1 | V | 3400 | E | T | 1 | |18.12.93 | GWG | EK Schreibm.| -920.00 | 1 | V | 4855 | K | T | 1 | |23.12.93 | AC | GewSt-VZ | -3000.00 | 0 | V | 4320 | K | T | 2 | |31.12.93 | ABS 93 | PKW AC-DC-78| -1500.00 | 0 | V | 4850 | K | T | 0 | +----------------------------------------------------------------------------+ 2+-----------------------------------------------------------------------------+ x|DATUM BELEG TEXT U Steuer | x|10.12.93 2236 Anzahlung M 0.00 | x+Bezahlt am:--10.12.93--------------------------------------------------------+ geordnet nach Buchungsdatum Anzeige: alle Posten Seite -16- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- 3------------------------------------------------------------------------------+ |F5 = Neu F6 =Umbuch F7 = Rechn F8 = L”schen F9 = selekt F10 = Kalc | |F1 = Hilfe F2 = Ordn. F3 = EA- F4 = Text- SHIFT-U MENš1/2 ESC = Ende | +------------------------------------------------------------------------------+ (Ctrl-)PgDn,PgUp,HOME,END,Pfeiltasten bewegen den Cursor durch die Datenliste Der Buchungsbildschirm besteht aus drei Teilen, im oberen Teil (1), eingerahmt, haben Sie Einblick in Ihre Buchungsliste. Im mittleren Teil des Bildschirms (2) erhalten Sie Informationen ber die aktuelle Ansicht Ihrer Datei, nehmen Daten neu auf oder werden ber Fehleingaben informiert. Im unteren Teil (3) des Bildschirmes sehen Sie die Tastenbelegung der Funk- tionstasten und in der untersten Zeile des Bildschirms, erhalten Sie eine Information ber die Bewegungstasten innerhalb der Buchungsdatei. In der Grundansicht werden Ihnen alle Posten, nach Buchungsdatum geordnet, angezeigt. Im Er”ffnungsbildschirm der Buchungsabteilung, werden Sie zus„tzlich nochmals darauf aufmerksam gemacht, nach welchem Modus Sie in den Voreinstellungen die Erfassungsart bestimmt haben. 4.1. Buchungslogik, Buchungen neu erfassen; In der CTO EA besteht die M”glichkeit auf zwei unterschiedliche Arten zu buchen. In den Voreinstellungen unter Systemeinstellungen (Pkt. 7.5) mssen Sie entscheiden auf welche Art und Weise Sie ihre Belege erfassen. A> Erfassen nach Zahlungsdatum: (ISTVERSTEUERUNG) Erfassen nach Zahlungsdatum bedeutet, daá Sie ihre Beleg erst dann erfassen, wenn Rechnungen bezahlt wurden. (ISTversteuerung). Diese Erfassungsart ist die fr fast alle Anwender bliche und richtige. B> Buchen nach Rechnungsdatum: ((SOLLVERSTEUERUNG) fr spezielle Anwendergruppen) Erfassung nach Rechnungsdatum bedeutet, daá Sie zun„chst Rechnungen mit dem Rechnungsdatum (Feld R-Datum) erfassen und zum Zeitpunkt der Bezahlung diese Rechnung im Programm auf ein Geldkonto mit Angabe des Zahlungsdatums (Feld Z-Datum bertragen. (=Sollversteuerung). Dazu wird dann in der Spalte V der Kenner auf T (True=Wahr) gesetzt, woraufhin Sie Gelegenheit erhalten das Geldkonto per Nummer und ein dem Geldfluá entsprechendes Zahlungsdatum einzugeben. Alle Auswertungen des Programms arbeiten im Fall A auf Basis des Feldes Z-Datum der ersten Bildschirmspalte (frhere Versionen: DATUM, intern auch so noch gefhrt). Im Fall B werden die Umsatzsteuerergebnisse auf Basis des R-Datums errechnet, alle anderen Auswertungen aber auf Basis des Feldes Z-Datum in der Spalte rechts auáen (frher: Bezahlt, intern auch noch so gefhrt4). Damit das Programm entsprechend nach dem richtigen Modus, also entweder SOLLversteuerung oder ISTversteuerung auswertet, mssen Sie in der Voreinstellung unter Systemdaten einen entsprechenden Eintrag machen. Wechseln Sie den Erfassungsmodus nur nach einem abgeschlossen Gesch„ftsjahr. ____________________ 4 Achtung: Um die Updatef„higkeit des Programms zu gew„hrleisten, immerhin sind weit ber 6000 Tausend Kunden fr „ltere Versionen des Programms registriert, war es notwendig, beide internen Datumsfelder weiterhin in der Datenbank zu pflegen. Am Bildschirm erscheint zwar das Feld, nachdem ausgewertet in Buchungsliste immer als Z- Datum, programmintern handelt es sich aber jeweils um ein anderes Datenbankfeld. Fr Neukunden ist dies nicht sehr interessant. Diese merken sich: Z-Datum ist jeweils das Datum an dem die Zahlung erfolgt ist. Aber aufgrund dieser "internen" Logik darf in den Voreinstellung der Auswertungsmodus nicht gewechselt werden. Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -17- -------------------------------------------------------------------------- Bei einem Wechsel innerhalb eines Gesch„ftsjahres werden ihrer Auswertungen unbrauchbar! Ihre Buchungsdatei besteht aus folgenden Feldern: Im Falle A, erfassen nach Zahlungsdatum Z-Datum, hier wird das Datum des Buchungsvorgangs eingetragen. Das Belegdatum ist in einer 4/3 Rechnung auch immer das Datum, an dem die Geldbewegung stattgefunden hat! alle Auswertung beziehen sich auf dieses Datum. Beleg, ein alphanummerisches Feld, das sowohl Zahlen als auch Buchstaben aufnimmt, 6-stellig.Individuelle Eintr„ge sind m”glich, um so z.B. das Filtern zu erleichtern. Text , erwartet die Eingabe eines Buchungstextes. Betrag, Ausgaben werden mit MINUSzeichen eingegeben, Angaben erfolgen jeweils Brutto. ST, Feld fr Steuerkenner, hier geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 14, die die jeweils in den Voreinstellungen gemachte Prozentzuordnung, 1 z. B. fr 15%, aktiviert und den ST_Betrag berechnet. U dieses Feld erh„lt den Eintrag V = Vorsteuer oder M = Mehrwertsteuer. Aufgrund dieser Kennung werden alle Berechnungen durchgefhrt. Buchungen auf Konten der Art K = Kosten, E = Wareneinkauf erhalten automatisch die Kennung V = Vorsteuer (Ausgabe) und gelten (unabh„ngig vom Vorzeichen) als Ausgabe. Buchungen auf Konten der Art V = Verkauf erhalten automatisch die Kennung M = Mehrwertsteuer (Einnahme). Bei Buchungen auf neutrale oder Bilanzkonten werden Sie jeweils gefragt, welche Kennung eingetragen werden soll. Dabei gilt V = Ausgabe M = Einnahme, auch! wenn keine Steuer anf„llt. EA steht fr Ein- und Ausgabekonto. Hier tragen Sie die Kontennummer ein, die Sie auch noch w„hrend des Buchens, falls in der Voreinstellung nicht benannt, nachtragen k”nnen. Der Buchungsvorgang wird dem entsprechenden Konto, das Sie hier durch Nummer benennen zugeordnet. A steht fr Art. In diesem Feld wird abh„ngig von den von Ihnen angew„hlten Kontonummer die entsprechende Art des Kontos automatisch eingesetzt. Die Zuordnung einer Art zu einer bestimmten Kontonummer erfolgt in den Voreinstellungen und dient zur Auswertung nach der Gewinn- und Verlust- rechnung. Dieses Feld k”nnen Sie hier nicht selbst „ndern. V steht fr Verbucht In diesem Feld erfolgen Eintr„ge T=Ja buchen auf ein Geldkonto oder F= unverbucht. GK steht als Abkrzung fr Geldkonto. In dieses Feld wird die Ziffer des Geldkontos, ber das die Zahlung gelaufen ist eingetragen. Auch auáerhalb der Bildschirmanzeige befinden sich Felder. Diese erreichen Sie mit dem Pfeil nach rechts. ST_Betrag. In diesem Feld wird automatisch aufgrund des Betrages und der zuge- ordneten Steuerkennung, der Steuerbetrag berechnet. Fall B: "Erfassen nach Rechnungsdatum". Es erscheinen zus„tzlich die Feldspalten Bezahlt und V. In das Feld R-Datum wird das Rechnungsdatum eingegeben. In das Feld Z-Datum wird bei Buchen auf eins der Geldkonten, das Geldfluádatum eingetragen. Alle Auswertungen beziehen sich dann auf dieses Zahlungsdatum, bis auf die Steuern, denn diese werden bei SOLLversteuerung zum Rechnungsdatum f„llig. Funktionen der Buchungsliste; F1 = Hilfe. Abh„ngig von der Position und der Funktion in der Sie sich befinden, erhalten Sie spezielle Hilfe ber die Taste F1 und Zugriff von dort aus auf verschiedene Voreinstellungen. F2 = Ordnen. šber die Funktionstaste F2 k”nnen Sie Ihre am Bildschirm angezeigte Buchungsliste nach verschiedenen Feldern ordnen. Die Grundordnung ist die Ordnung nach Buchungsdatum. Bet„tigen Sie die Taste F2 wird die Liste am Bildschirm nach den Eintr„gen des Feldes Beleg geordnet. Seite -18- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- Ihre gew„hlte Ordnung wird in der Informationszeile oberhalb der Tastenbelegung angezeigt (geordnet nach Feld Beleg). Ein weiteres Bet„tigen der Taste F2 ordnet Ihre Liste alphabetisch nach Feld Buchungstext in folgender Reihenfolge: 1) leere Felder 2) Zahlen 3) Groá- 4) Kleinbuchstaben Ein nochmaliges Bet„tigen der Taste F2 ordnet die Buchungsliste nach den Kontenzuordnungen (Feld EA) und dann nach Kontenarten Feld A. Diese Ordnungsfunktion werden Sie insbesondere dann zu sch„tzen wissen, wenn Sie nach bestimmten Buchungsdaten suchen oder aber auch durch die verschiedenen Ordnungen eine bestimmte Informationsleistung bezglich Ihrer Ein-und Ausgaben optisch abrufen m”chten.5 F3 = EA (-listen) šber die Taste F3 haben Sie einen direkten Zugriff auf die Voreinstellungen Ihrer Konten und Sie k”nnen bestimmte Konten von diesem Buchungsmen aus einrichten, ohne die Buchungsabteilung zu verlassen. Das gleiche gilt fr die Taste F4 = Texte (-listen). šber die Taste F4 haben Sie einen direkten Zugriff auf Ihre voreingestellten Texte, die Sie von hier aus sowohl „ndern, als auch neu einrichten k”nnen. Neue Buchungen werden ausschlieálich ber die Taste F5 = Neue Buchung erfassen, eingegeben (siehe ausfhrlich weiter unten). F6 = Umbuchen Es besteht die M”glichkeit die Kontenzuordnungen in der Erfassung global zu „ndern. Etwa wenn alle Buchungss„tze mit Kontenzuordnung 100 umgebucht werden sollen auf Konto 500. Das neue Konto muá vorher im Kontenplan eingerichtet sein! F7 = Rechnen, verschaffen Sie sich verschiedene šberblicke ber den aktuellen Stand Ihrer Ein- und Ausgaben, Steuerbetr„ge und Saldo ber jeden beliebigen Zeitraum. Nach einer Selektion mit F9 oder der Filterfunktion ALT F1 werden entsprechend nur verbuchte/nicht verbuchte Daten oder beliebig selektierte Daten berechnet (s.u.). šber die Funktionstaste F8 = L”schen, l”schen Sie den j eweils markierten Buchungssatz. War dieser bereits verbucht, wird automatisch nach der Geldkontenbuchung gesucht, um diese auch dort zu l”schen. F9 = Selektieren Hier besteht die M”glichkeit der optischen Selektion der am Bildschirm angezeigten Liste. Diese Selektion bezieht sich auf die Eintr„ge im Feld V, welches fr Verbucht auf ein Geldkonto steht, und zwar wird die Liste optisch beim erstmaligen Bet„tigen nach offenen Posten, also noch nicht verbuchten (v=F) Posten selektiert. Am Bildschirm werden nur Datens„tze angezeigt, die im Feld V, einen Eintrag F (false), also als nicht verbucht gekennzeichnet sind. Beim zweiten Bet„tigen der Taste F9 erhalten Sie entsprechend eine Liste aller schon verbuchten Posten, also Feldeintrag V = T (true) und beim dritten Bet„tigen erhalten Sie am Bildschirm wieder die Anzeige aller Posten. Option nur Anwendergruppe B, Buchen nach Rechnungsdatum erfassen. F10 = Kalc Sie haben Zugriff auf einen kleinen Taschenrechner, der die Grundrechenarten beherrscht. šber diesen Taschenrechner sind Kettenrechnungen m”glich, solange keine Ergebnistaste gedrckt wurde. Ergebnistaste ist die Taste Enter oder das Gleichheitszeichen. Die Taste Backspace l”scht die letzte Eingabeziffer, ber den Buchstaben C (Clear) k”nnen Sie ein angezeigtes Ergebnis l”schen lassen. Die Taste V erm”glicht einen Vorzeichenwechsel. Verlassen Sie den Taschenrechner ber die Esc.-Taste. šber die Abbruchtaste Esc= Zurck verlassen Sie auch die Buchungsabteilung und gelangen ins Hauptmen zurck. Shift-U (Groábuchstabe U) zeigt ein zweites Men mit folgenden Optionen. Die Funktionen beider Mens sind jederzeit, auch wenn nicht angezeigt, abrufbar. ____________________ 5 Beispiel: Sie markieren einen Beleg -SSK-, ordnen dann nach Feld Beleg und alle Belegdatenn -SSK- gruppieren sich um den markierten Buchungssatz Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -19- -------------------------------------------------------------------------- +----------------------------------------------------------------------------+ |SHIFT - Buchstabe Z= Z„hle V=Verdoppel S=Suche ESC = Ende B=GK Buchen| | U= MENš1/2 Alt F1/2= Filter an / aus Alt F4= Filterliste | +----------------------------------------------------------------------------+ (Ctrl-)PgDn,PgUp,HOME,END,Pfeiltasten bewegen den Curser durch die Datenliste SHIFT-V verdoppelt einen markierten Buchungssatz, was bei „hnlichen Buchungss„tzen die Eingabe wesentlich verkrzt. Shift-Z z„hlt die Anzahl der Buchungss„tze ber einen beliebigen Zeitraum, der jeweils abgefragt wird. Shift-S sucht einen Eintrag im aktiven Index, in der mit F2 vorher gew„hlten Ordnung. Beispiel: Sie suchen einen Belg SSK49. Ordnen Sie die ganze Liste nach Beleg und bet„tigen dann SHIFT S. Shift B verbucht eine Gruppe von Buchungss„tzen, nur bei Einstellung Erfassen nach Rechnungsdatum oder nach šbernahme von vorgefertigten Buchungss„tzen.6 ALT F1 Filter setzen Alt F2 Filter ausschalten Alt F4 Filterliste laden. Beachten Sie hierzu das Kapitel: Filter setzen. Buchungen erfassen; A> Erfassen nach Zahlungsdatum šber die Taste F5 = Neu, erhalten Sie die M”glichkeit einen neuen Buchungssatz in Ihre Buchungsdatei EINAUS.DBF aufzunehmen. Nach Bet„tigen der Taste erscheint im mittleren Bildschirmteil eine Buchungsmaske, in die Sie Ihren neuen Buchungssatz eintragen. +=> Erfassung: 1-/-19--------------------------------------------------------+ |Z-Datum Beleg Buchungstext Betrag St EA GK | |23.08.93 SSK1 Rg. Eingang Mller 2456.89 1 8400 1 | +----------------------------------------------------------------------------+ Nach Eingabe der Daten wird die Buchung sofort auf das angegebene Geldkonto bertragen. B> Erfassen nach Rechnungsdatum +=> Erfassung: 1-/-19--------------------------------------------------------+ |Datum Beleg Buchungstext Betrag St EA GK V | |23.08.93 0.00 0 0 0 .F.| +----------------------------------------------------------------------------+ Nach Eingabe der Daten wird die Buchung abh„ngig von der Angabe im Feld V (T=sofort verbuchen, F noch nicht verbuchen) bertragen. Sie erhalten bei Eintrag V=T die Gelegenheit ein Bezahltdatum (=Geldfluádatum) bei šbertragung anzugeben. Die Auswertung erfolgt nach dem in diesem Feld angegeben Datum Folgende Angaben werden erwartet: Abh„ngig von der in den Voreinstellungen gew„hlten Erfassungsart wird in das Feld Z-Datum das Zahlungsdatum (Geldfluádatum) eingegeben. Falls Sie SOLLversteuernung in den Voreinstellungen gew„hlt haben, erscheint beim Buchung das Feld R-Datum. Dort tragen Sie das Rechnungsdatum ein. (beachten Sie unbedingt die Angaben unter Kapitel Buchungslogik, da zwei Erfassungsmodi m”glich sind.) ____________________ 6 Buchungen k”nnen auch ber die Spalte V und einen dortigen Eintrag T (True=Ja) einzelnen verbucht werden. šberhaupt k”nnen Sie innerhalb der Erfassungsliste fast alle Eintr„ge ber die Taste Enter auch nachtr„glich „ndern. Seite -20- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- Das Feld Beleg erh„lt eine Kennung, die den Beleg identifiziert. (Etwa die Nummer eines Kontoauszuges). Der Buchungstext sollte klar formuliert und eindeutig sein. (Etwa: Mller, Lohn). Der Betrag wird BRUTTO angegeben. BEACHTEN Sie, Ausgaben erhalten ein MINUSzeichen. Das Komma der numerischen Tastatur kann benutzt werden, wenn das Programm ber die Batchdatei CTOEA.BAT gestartet wurde, da ber diese das Programm DECIPAD gestartet wird. Der Steuerkenner wird als Ziffer eingegeben. Aufgrund dieses Kenner wird der Steuerbetrag errechnet. Im Feld EA geben Sie die Nummer des Kontos als Ziffer an. Falls Sie eine Kontonummer angeben, die bisher nicht zugeordnet wurde, erhalten Sie nach Verlassen des Feldes EA mit der Entertaste, die M”glichkeit dieses Konto einzurichten. Aufgrund des gew„hlten Kontos wird das Feld Art (A) mit dem entsprechenden Kontenartenkenner der Voreinstellung Kontenplan versehen. Der Kenner U (Abkrzung fr Umsatzsteuerkenner) wird bei Konten der Art K(osten) und E (Wareneinkauf) entsprechend automatisch mit V fr Vorsteuer oder bei Kontenart V(erkauf) mit M fr Mehrwertsteuer ersetzt. Der Kenner ist auch notwendig, wenn keine Steuer anf„llt! Bei neutralen oder Bilanzkonten wird auf Abfrage eingetragen, da beide Kenner m”glich sind. Dieser Kenner muá auch gesetzt werden, falls keine Steuer anf„llt, da das Programm diese bei bestimmten Auswertungen intern benutzt um V = Ausgaben, M=Einnahmen zu identifizieren. Diese entsprechenden Kennungen stehen in der Buchungsliste in den Spalten -A- und -U-. Den Artenkenner -erf„hrt- ein Buchungsatz ber die der Kontennummer im Kontenplan zugeordneten Kontenart. A= V Verkaufskonto A= K Kostenkonto A= N eutrales Konto A= B ilanzkonto A= E Einkaufskonto (Wareneinkauf) Den Kenner in der Spalte U erf„hrt der Buchungssatz a> automatisch bei Buchungen auf einem Verkaufskonto (immer M = Mehrwertsteuer) bei Buchungen auf einem K ostenkonto (immer V = Vorsteuer) bei Buchungen auf einem Waren E inkaufskonto (immer V = Vorsteuer) b> durch eine Programmabfrage an Sie wird dieser Kenner zugeordnet bei Buchungen auf Konten der Art B ilanz, bei Buchungen auf Konten der Art N eutral. zu b> Die Abfrage macht Ihnen automatisch einen Vorschlag, welcher Kenner - wahrscheinlich- ist. Anhand eines Minusbetrages wird der Kenner V vorgeschlagen, anhand eines positiven Betrages wird der Kennner M vorgeschlagen.7 Ins Feld GK tragen Sie das Geldkonto ein, auf das diese Buchung bertragen werden soll. (Geldkonten sind ihre Bank- und Kassenkonten) Nur beim Erfassen nach Rechnungsdatum (SOLLVERSTEUERUNG) erhalten Sie die M”glichkeit einen Eintrag in das Feld V zu machen. Tragen Sie dort T (steht fr Ja) ein, wenn der Buchungssatz sofort auf das unter GK eingetragene Geldkonto ____________________ 7 Beispiel: Zinsen, die Sie auf Ihrem Girokonten erhalten sind eine neutrale Einnahme, die ber den Kenner M als Einnahme identifiziert wird. Zinsen, die Sie zahlen, werden entsprechend ber den Kenner U = V den Ausgaben/Kosten zugeordnet. Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -21- -------------------------------------------------------------------------- bertragen werden soll. V=T steht fr die šbertragung auf ein Geldkonto: Die Buchung ist erledigt. V=F steht fr unerledigt, eine solche Buchung gilt als offener Posten und wird entsprechend zu einem sp„teren Zeitpunkt verbucht. Danach gelangen Sie direkt zur n„chsten Erfassung. Der jeweils zuletzt eingegebene Buchungssatz wird am unteren Monitorrand angezeigt. Der Erfassungsmodus wird ber die Taste ESC verlassen. Danach werden die eingegebenen Buchungen in die Erfassungsliste bernommen. Bewegen Sie den Cursor nach ganz rechts, sozusagen auáerhalb der angezeigten Liste. Dort sehen Sie, daá der Steuerbetrag entsprechend der Steuerkennung berechnet wurde. Bei einer weiteren Buchung werden die jeweils zuletzt gemachten Eintr„ge der Felder Datum Text Beleg GK EA als Vorschlag wiederholt, damit wird die reine Tipparbeit wesentlich verkrzt. Diese Option der automatischen Wiederholung kann in den Voreinstellugen ausgeschaltet werden, da sie auch st”rend wirken kann. Verschiedene Validit„tsprfungen, die die Buchungssicherheit erh”hen, erfolgen automatisch, ohne hier n„her beschrieben zu werden. Markieren Sie in der Liste die Spalte EA, wird im Informationsteil des Bildschirms die dazugeh”rige Kontenbezeichnung angezeigt. Enter-Taste = Korrektur innerhalb der Liste. Sie haben jederzeit die M”glichkeit, eine vorgenommene Buchung innerhalb der Liste nachtr„glich zu „ndern und zu korrigieren, und zwar indem Sie den zu „ndernden Eintrag mit dem Cursor innerhalb der Liste markieren, das Feld ber die Entertaste ”ffnen, Ihren Eintrag ver„ndern oder berschreiben und die Ver„nderung mit der Entertaste bergeben. Beachten Sie: Die Žnderung einer Buchung, die bereits auf ein Geldkonto bertragen wurde, wird auch auf dem Geldkonto ge„ndert. Sollte diese zugeh”rige Geldkontenbuchung nicht automatisch vom Rechner gefunden werden, dann erhalten Sie eine entsprechende Meldung. In diesem seltenen Fall mssen Sie selbst das Geldkonto berprfen und entsprechend „ndern. Dies gilt fr alle Felder mit Ausnahme des Feldes GK = Geldkonto und dem Feld A = Art. Das Feld A=Art des Kontos erh„lt aufgrund der Kontonummer seinen Eintrag. Haben Sie eine Buchung ber ein falsches Geldkonto gebucht, dann mssen Sie diesen Buchungsatz, nachdem Sie ihn verdoppelt haben (SHIFT V), l”schen. Der verdoppelte Buchungsatz kann dann ber die Spalte V durch den dortigen Eintrag T (Ja) auf ein anderes Geldkonto verbucht werden. Das Feld Steuerbetrag (erreichbar Pfeiltaste rechts) kann ge„ndert werden, allerdings werden Sie mit einer Meldung gewarnt, daá blicherweise der Werteintrag des Feldes ausgehend vom Bruttobetrag ber die Steuerzuordnung errechnet wird. Falls Sie eine Ver„nderung innerhalb des Betragsfeld vornehmen, wird auf Grund des Steuerkenners der Steuerbetrag neu berechnet. Dito bei Ver„nderung des Steuerkenners. 4.2 Buchen auf ein Geldkonto; Jeder Buchungssatz muá auf ein Geldkonto bertragen werden. Fr Kunden, die diese Option der Geldkonten nicht nutzen wollen, kann als Geldkonto jeweils 0 angegeben werden. Die šbertragung erfolgt abh„ngig vom Erfassungsmodus. A Erfassen nach Zahlungsdatum: Die šbertragung erfolgt sofort und automatisch auf das von ihnen bei der Neuerfassung angegebene Geldkonto. (Buchungen, die Sie aus den Voreinstellung Buchungstexte "rberklicken", mssen ausdrcklich ber den Schalter V auf ein Geldkonto gebucht werden, da bei solchen Buchungen, das entsprechende Buchungsdatum und Geldkonto nachgetragen werden muá.) B Erfassen nach Rechnungsdatum: Hier bestehen zwei M”glichkeiten. Entweder bei der Erfassung der Buchung ber den Schalter V=T oder zu einem sp„teren Zeitpunkt durch Eintrag in der Spalte V. Verbuchen auf ein nicht vorhandenes Geldkonto; Sie k”nnen einen Buchungssatz auch auf das Geldkonto 0, ein nicht vorhandenes Geldkonto verbuchen, um dafr zu sorgen, daá Buchungsdaten als abgeschlossen Seite -22- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- gelten (das Feld V erh„lt einen Eintrag=T), eben dann, wenn eine Buchung nicht ber eins Ihrer Geldkonten abgerechnet wurde oder es fr Sie nicht interessant ist die Geldkonten zu nutzen. Beispiel w„re das Ausbuchen von Restbuchwerten einer Anlage. 4.3 Sicherheitskontrolle bei Buchungsneuaufnahme oder -„nderung; Alle Buchungseingaben, die Sie ber die Taste F5 machen, werden auf Validit„t geprft. Dies bedeutet, es ist nicht m”glich eine Buchung aufzunehmen, die keinen Buchungstext enth„lt.8 Weiterhin warnt Sie das Programm, falls Sie im Betragsfeld keinen Eintrag gemacht haben. Erfolgt eine Kontenzuordnung wird geprft, ob a) das Konto benannt und b> ob eine Artenzuordnung zum Konto besteht. Falls nicht, erhalten Sie w„hrend der Buchung die M”glichkeit entsprechende Benennungen vorzunehmen. Falls Sie keine reelle Buchung schreiben, machen Sie beliebige Angaben, um die Buchungsneuaufnahme verlassen zu k”nnen und l”schen Sie anschlieáend den Satz mit F8 aus der Buchungsliste. 4.4 Kontenzuordnung beim Buchen ; šblicherweise werden also den Buchungss„tzen entsprechend bestimmte Konten zugeordnet. Bedenken Sie beim Buchen folgende Grundregeln. Jeder Buchungssatz wird entweder als Einnahme oder Ausgabe (Betrageingabe mit Minuszeichen) einer bestimmten Kontenkennung zugeordnet. Eine Zuordnung kann jederzeit innerhalb der Buchungsliste nachtr„glich ge„ndert werden, indem Sie das Feld EA markieren, mit Enter ”ffnen und entsprechend eine andere Kontenziffer eintragen. Im Informationsfeld wird entsprechend der Ziffer der Kontenname eingeblendet. Diese M”glichkeit k”nnen Sie auch nutzen, um eine Zuordnung schnell mal zu berprfen, indem Sie das Feld mit Enter ”ffnen und den vorhandenen Eintrag mit Enter best„tigen ohne ihn zu „ndern.9 4.5 Voreingestellte Buchungss„tze in die Erfassung bernehmen; šber die Taste F4 k”nnen Sie in die voreingestellten Buchungstexte gelangen und dort einen oder mehrere S„tze markieren, jeweils mit der Taste F10, die dann, wenn Sie dieses Modul ber die LEERTASTE verlassen, in die Buchungsabteilung bernommen werden. Solche bernommenen (meist) Standardbuchungss„tze mssen ber das Feld V (mit Enter ”ffnen und ein T fr True=buchen), !auch wenn Sie nach Zahlungsdatum erfassen, ausdrcklich auf ein Geldkonto verbucht werden! Buchungen, die im Feld V keinen Eintrag T (true) aufweisen, werden auch nicht bei den verschieden Auswertungen bercksichtigt. (Auáer als OP, bei erfassen nach Rechnungsdatum) 5. Auswertungen; Das Programm verfgt ber eine Vielzahl von Auswertungen. Alle Auswertungen k”nnen unter verschiedenen Selektionen und fr beliebige Zeitr„ume abgerufen werden. Die Bildschirmauswahlmeldungen sind so eindeutig, daá Sie keiner n„heren Erl„uterungen der Bedienung bedrfen. Die Option Offene Posten kann sinnvollerweise nur von der kleineren Gruppe der Anwender genutzt werden, die nach Rechnungsdatum erfassen. Diese Anwendergruppe erfaát einen Beleg mit Rechnungsdatum und die Zahlung dieses Belegs (=šbertrag auf ein Geldkonto mit dem Zahlungsdatum. Die Option nach bestimmten Belegen zu selektieren erm”glicht einzelne Projekte auszuwerten, die im Feld Beleg entsprechend einen gemeinsamen Eintrag haben. Beachten Sie: alle Ausdrucke k”nnen ber die Tastenfunktion ALT F5 anstatt auf einen Drucker in eine Datei "gedruckt" werden. Diese Dateien k”nnen in einer ____________________ 8 Es ist m”glich anstelle eines Buchungstextes die Ziffer eines voreingestellten Buchungssatzes (S. Voreinstellung 7.2) anzugegeben. Daraufhin wird der Buchungstext dieser Nummer aus den Voreinstellungen in die Buchung bernommen. 9 Beachten Sie die M”glichkeit nach Konten zu ordnen F2 Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -23- -------------------------------------------------------------------------- Textverarbeitung weiterbearbeitet werden. +---------------------------------------------+ | Ausdruck o. Bildschirmliste aller Konten |+ +---------------------------------------------++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +---------------------------------------------+ | ESC = Abbruch |+ | 1 = Alle Posten |+ | 2 = Einnahmen aus Erl”sen |+ | 3 = Neutrale Ertr„ge |+ | 4 = Kosten |+ | 5 = Neutrale Aufwendungen |+ | 6 = Wareneinkauf |+ | 7 = Bilanzvorf„lle |+ | 8 = Nach bestimmten Belegen |+ | 9 = offene Posten * |+ | * bei Auswertung nach RG-Datum |+ | 1 Auswahl |+ +---------------------------------------------++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +---------------------------------------------+ | Ab Konto?: 0 Bis Konto?:8900 |+ | Ab Datum?:01.01.93 Bis Datum?:31.12.93 |+ | Bruttowerte= 1 / Nettowerte= 2 1 |+ | Ausdruck= 1 / Bildschirmliste= 2 1 |+ +-++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Selektive Auswahl im allgemeinen šberblick Das Programm CTOEA soll nicht nur das mhselige sammeln und auswerten Ihrer Einnahmen und Ausgaben erleichtern, sondern ber die zahlreichen Selektionsm”glichkeiten verschiedene EINBLICKE in den jeweiligen Liquidit„tszustand Ihrer Unternehmung erm”glichen. Dazu dienen die Selektionen nach Kontenarten, die Funktion der verschiedenen Ordnungen, die Sie in der Buchungsliste mit F2 bewerkstelligen, die Selektion nach offenene Posten (nur bei Erfassen nach Rechnungsdatum sinnvoll), als auch die Auswertung nach bestimmten Beleggruppen. Die zahlreichen selektiven Auswertungsm”glichkeiten des Journals, der Gewinn und Verlustrechnung, der Konteneinzel- und Endergebnisse wie die Umsatzsteuerberechnungen beziehen sich auf den Kenner V der Buchungsliste und/oder auf die Kenner der Kontenart in Verbindung mit dem Umsatzkenner. Fordern Sie nun eine Auswertung NUR KOSTEN vom Programm bedeutet das: Nur Buchungen der Konten mit der Kennung K (Kosten) werden bercksichtigt. Die kleinere Gruppe der Anwender, die nach Erfassungsmodus "Rechnungsdatum" erfassen, k”nnen sich eine Auswertung Offene Posten angezeigen lassen. Offene Postenlisten; Der offene Posten Begriff in einer Einnahme-šberschuárechnung ist sicher sachlich nicht ganz richtig. Fr das Finanzamt gibt es in einer šberschuárechnung nur Einnahmen oder Ausgaben. Fr den Anwender aber der nach Rechnungsdatum erfaát, sind Posten, deren Zahlungseingang noch erwartet wird, oder Verbindlichkeiten, die noch nicht erfllt wurden, noch offen. Offen im Sinne: die Rechnung ist notiert, die Umsatzsteuer angemeldet, die Rechnung selbst aber noch nicht beglichen und somit noch nicht auf ein Geldkonto gebucht. Die OP-Auswertung basiert auf der Kennung des Feldes V. Dieses Feld kann zwei Kennungen haben, V=T (true = wahr), die Buchung ist auf ein Geldkonto bertragen oder V=F (false = falsch) Buchungen, die (noch) nicht auf ein Geldkonto bertragen wurden. Diese gelten als offene Posten. Offene Posten kann es nur Seite -24- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- geben, wenn Sie als Erfassungsmodus Rechnungsdatum (SOLLversteuerung) angegeben haben. Die Anwendergruppe die nach Zahlungsdatum erfaát, kann diese Auswertung nicht nutzen, da bei Erfassen nach Zahlungsdatum selbstverst„ndlich keine "offenen" Posten vorhanden sein k”nnen und auch keine unbeglichenen Rechnungen gebucht wurden. Alle Auswertungen k”nnen a> am Monitor erfolgen b> als Ausdruck zu Papier gebracht werden, c> ber die Druckumleitung in eine Datei geschrieben werden. Im folgenden zeigen wir Ihnen einige Auswertungen anhand von Beispiel- buchungen, die Sie als Lernbeispiele auch an Ihrem Rechner eingegeben k”nnen. Hier als erstes die Buchungsliste: +Mandant:Erfassen nach ZAHLUNGSDATUM ----------------------------------------+ |Datum Beleg Text Betrag St U EA A V GK | |-----------------------------------------------------------------------------| |23.08.93 | Anlage| PKW AC - DS 1| -17100.00 | 1 | V | 320 | B | T | 1 | |23.08.93 | 1 | Barverkauf | 114000.00 | 1 | M | 8400 | V | T | 1 | |23.08.93 | 15 | Damnum | -500.00 | 0 | V | 2110 | N | T | 1 | |23.08.93 | 10 | Einkauf 15% | -68400.00 | 1 | V | 3400 | E | T | 1 | |23.08.93 | 50 | Anzahlung | 2000.00 | 0 | M | 2660 | N | T | 1 | |23.08.93 | 13 | Gewerbesteuer| -3000.00 | 0 | V | 4360 | K | T | 1 | |23.08.93 | 12 | Kfz-Kosten | -2850.00 | 1 | V | 4530 | K | T | 1 | |23.08.93 | 12 | Kfz-Kosten | -2850.00 | 1 | V | 4530 | K | T | 1 | |23.08.93 | 14 | Lohnauszahlun| -12000.00 | 0 | V | 4110 | K | T | 1 | |23.08.93 | 11 | GWG Geringwer| -912.00 | 1 | V | 4855 | K | T | 1 | |23.08.93 | abs92 | PKW Abschreib| -1500.00 | 0 | V | 4850 | K | T | 0 | |23.08.93 | 6 | Privatentn. 1| 570.00 | 1 | M | 8900 | V | T | 0 | |23.08.93 | 7 | Privatnutzung| 912.00 | 1 | M | 8900 | V | T | 1 | |23.08.93 | 9 | RBW Grundstc| -10000.00 | 0 | V | 2160 | N | T | 1 | |23.08.93 | 8 | RBW Pkw Restb| -5000.00 | 0 | V | 2160 | N | T | 1 | |23.08.93 | 3 | Verkauf Grund| 15000.00 | 0 | M | 8800 | V | T | 1 | |23.08.93 | 2 | Verkauf Pkw 1| 6840.00 | 1 | M | 8800 | V | T | 1 | |23.08.93 | 4 | Zinsgutschrif| 200.00 | 0 | M | 2650 | N | T | 1 | +---------------------------------------------------------------------------+ +----------------------------------------------------------------------------+ |DATUM BELEG TEXT U Steuer | |23.08.93 12 Kfz-Kosten V -371.74 | +Bezahlt am:--23.08.93-------------------------------------------------------+ geordnet nach Buchungsdatum Anzeige: alle Posten +----------------------------------------------------------------------------+ |F5 = Neu F6 =Umbuch F7 = Rechn F8 = L”schen F9 = selekt F10 = Kalc | |F1 = Hilfe F2 = Ordn. F3 = EA- F4 = Text- SHIFT-U MENš1/2 ESC = Ende | +----------------------------------------------------------------------------+ (Ctrl-)PgDn,PgUp,HOME,END,Pfeiltasten bewegen den Cursor durch die Datenliste Eine Kurzauswertung mit der Funktion F7 = Rechnen (Erfassungsliste) + Bercksichtigter ---Einnahmen:--139522.00-------MwSt :--- 15955.05---+ |Von Zeitraum bis Ausgaben : -104162.00 V-St : -9412.44 | |01.01.93 31.12.93 Saldo : 35360.00 Saldo: 6542.61 | +--------------zzgl. Bilanzsteuer:- -2230.43---------------- -2230.43---+ Nachfolgend der Kontenplan, der als Basis fr die šbungsbeispiele dient. Der Kontenplan wird im allgemeinen vor dem Buchen eingerichtet. Allerdings kann auch bei der Erfassung einer Buchung ein bisher nicht eingerichtetes Konto angegeben werden, woraufhin das Programm dieses Konto neu in den Kontenplan aufnimmt. Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -25- -------------------------------------------------------------------------- Der Kontenplan mit den errechneten Daten (F3 = Saldo berechnen) fr den Tageszeitraum der šbungsdaten.(Ausfhrlich s. Kapitel BWA auswerten) Saldenzeitraum: 23.08.93 bis 23.08.93 Erfassen nach ZAHLUNGS +----------------------------------------------------------------------------+ |NR Bezeichnung ART Netto Steuer Brutto | |----------------------------------------------------------------------------| | 320 | PKW | B | -14869.57 | -2230.43 | -17100.00 | |2110 | Zinsaufwand | N | -500.00 | 0.00 | -500.00 | |2160 | Restbuchwert-Abg„nge | N | -15000.00 | 0.00 | -15000.00 | |2650 | Zinsgutschrift | N | 200.00 | 0.00 | 200.00 | |2660 | Erh. Anzahlungen | N | 2000.00 | 0.00 | 2000.00 | |3400 | Einkauf 15% | E | -59478.26 | -8921.74 | -68400.00 | |4110 | Lohn | K | -12000.00 | 0.00 | -12000.00 | |4360 | Steuern | K | -3000.00 | 0.00 | -3000.00 | |4530 | KFZ | K | -2478.26 | -371.74 | -2850.00 | |4850 | AfA | K | -1500.00 | 0.00 | -1500.00 | |4855 | GWG | K | -793.04 | -118.96 | -912.00 | |8400 | Erl”s 15% | V | 99130.43 | 14869.57 | 114000.00 | |8800 | Anlagenverkauf | V | 20947.83 | 892.17 | 21840.00 | |8900 | Priv. Entnahmen | V | 1288.69 | 193.31 | 1482.00 | +----------------------------------------------------------------------------+ ARTEN: (B) ilanz Waren (E) inkauf (K) osten (N) eutral (V) erkauf F3 = Saldo berechnen F4 = Auswertung erstellen F5 = neues Konto F6 = gehe zu Kontonummer F8 = Konto l”schen Enter = markiertes Feld „ndern F9 = drucke Kontoklassen F10=Buchungskontrolle ESC=Zurck Auf Basis dieser Daten nun die Auswertungen. Es wurden keine Selektionen getroffen. 5.1 Journal; Ausdruckdatum: 23.08.93 Seite: 1 Druck des Buchungsjournals ab: 01.01.93 bis 31.12.93 Datum: Beleg: Buchungstext: Betrag ST % Konto GK ------------------------------------------------------------------------------ 23.08.93 1 Barverkauf 114000.00 15.00 Erl”s 14 1 23.08.93 10 Einkauf 15% -68400.00 15.00 Einkauf 14 1 23.08.93 11 GWG Geringwertiges Wirtsch. -912.00 15.00 Gwg 1 23.08.93 12 Kfz-Kosten -2850.00 15.00 Kfz 1 23.08.93 13 Gewerbesteuer -3000.00 0.00 Steuern 1 23.08.93 14 Lohnauszahlung -12000.00 0.00 Lohn 1 23.08.93 15 Damnum -500.00 0.00 Zinsaufwand 1 23.08.93 2 Verkauf Pkw 15% 6840.00 15.00 Anlagenverk 1 23.08.93 3 Verkauf Grundstck 15000.00 0.00 Anlagenverk 1 23.08.93 4 Zinsgutschrift 200.00 0.00 Zinsgutschr 1 23.08.93 50 Anzahlung 2000.00 0.00 Erh. anzahl 1 23.08.93 6 Privatentn. 15% 570.00 15.00 Priv. entna 0 23.08.93 7 Privatnutzung 912.00 15.00 Priv. entna 1 23.08.93 8 RBW Pkw Restbuchwert -5000.00 0.00 Rbw-abg„nge 1 23.08.93 9 RBW Grundstck Restbuchwert -10000.00 0.00 Rbw-abg„nge 1 23.08.93 Anlage PKW AC - DS 1234 -17100.00 15.00 Pkw 1 23.08.93 abs92 PKW Abschreibung -1500.00 0.00 Afa 0 ------------------------------------------------------------------------------ Seite -26- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- 5.2 Gewinn und Verlust +---------------------------------------------+ | Gewinnermittlung nach 4, Abs 3 EStG |+ +---------------------------------------------++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +---------------------------------------------+ | 1 = Alle Posten |+ | 2 = Einnahmen aus Erl”sen |+ | 3 = Neutrale Ertr„ge |+ | 4 = Kosten |+ | 5 = Neutrale Aufwendungen |+ | 6 = Wareneinkauf |+ | 7 = Bilanzvorf„lle |+ | 8 = nach bestimmten Belegen |+ | 9 = offene Posten * |+ | * bei Auswertung nach RG-Datum |+ | GuV-Endergebnis als Monitorliste |+ | ESC = Abbruch |+ +---------------------------------------------++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +---------------------------------------------+ | Ab Datum?:11.10.93 Bis Datum?:11.10.93 |+ | |+ | Ausdruck= 1 / Bildschirmliste= 2 2 |+ +---------------------------------------------++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Die GuV šbersicht kann einmal als reine Ergebnisliste am Monitor abgerufen werden, zum anderen als vollst„ndige Einzelauflistung, die auch gedruckt werden kann. GuV-Bildschirmansicht. šber diesen Menpunkt ist es Ihnen m”glich, eine Gewinn- und Verlustrechnung und zwar nur das Endergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung am Bildschirm darstellen zu lassen. Dezidierte Einzelauflistung erfolgt unter den weiteren Menpunkten. Da aber dort immer explizit jeweils alle Einzelbuchungen entweder am Bildschirm oder auf Papier gebracht werden, haben wir die reine GuV-Endergebnisauswertung aufgenommen. (dieser Menpunkt war vorher unter Voreinstellung integriert, bis Version 5.1 ). Hier als Beispiel die ausfhrliche Auswertung der šbungsdaten, wie Sie vom Hauptmen her angew„hlt werden kann. GuV-šbersicht von 23.08.93 bis 23.08.93 Kontenart: Bilanz Datum Beleg Text Netto Steuer Brutto 23.08.93 Anlage PKW AC - DS 1234 -14869.57 -2230.43 -17100.00 Summen (Netto/Steuer/Brutto): -14869.57 -2230.43 -17100.00 GuV-šbersicht von 23.08.93 bis 23.08.93 Kontenart: Einkauf Datum Beleg Text Netto Steuer Brutto 23.08.93 10 Einkauf 15% -59478.26 -8921.74 -68400.00 Summen (Netto/Steuer/Brutto): -59478.26 -8921.74 -68400.00 GuV-šbersicht von 23.08.93 bis 23.08.93 Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -27- -------------------------------------------------------------------------- Kontenart: Kosten Datum Beleg Text Netto Steuer Brutto 23.08.93 11 GWG Geringwertiges Wirtsc -793.04 -118.96 -912.00 23.08.93 12 Kfz-Kosten -2478.26 -371.74 -2850.00 23.08.93 13 Gewerbesteuer -3000.00 0.00 -3000.00 23.08.93 14 Lohnauszahlung -12000.00 0.00 -12000.00 23.08.93 abs92 PKW Abschreibung -1500.00 0.00 -1500.00 Summen (Netto/Steuer/Brutto): -19771.30 -490.70 -20262.00 GuV-šbersicht von 23.08.93 bis 23.08.93 Kontenart: Neutrale Datum Beleg Text Netto Steuer Brutto 23.08.93 15 Damnum -500.00 0.00 -500.00 23.08.93 4 Zinsgutschrift 200.00 0.00 200.00 23.08.93 50 Anzahlung 2000.00 0.00 2000.00 23.08.93 8 RBW Pkw Restbuchwert -5000.00 0.00 -5000.00 23.08.93 9 RBW Grundstck Restbuce -10000.00 0.00 -10000.00 Summen (Netto/Steuer/Brutto): -13300.00 0.00 -13300.00 GuV-šbersicht von 23.08.93 bis 23.08.93 Kontenart: Verkauf Datum Beleg Text Netto Steuer Brutto 23.08.93 1 Barverkauf 99130.43 14869.57 114000.00 23.08.93 2 Verkauf Pkw 15% 5947.83 892.17 6840.00 23.08.93 3 Verkauf Grundstck 15000.00 0.00 15000.00 23.08.93 6 Privatentn. 15% 495.65 74.35 570.00 23.08.93 7 Privatnutzung 793.04 118.96 912.00 Summen (Netto/Steuer/Brutto): 121366.95 15955.05 137322.00 Endergebnis GUV Steuer Brutto Netto Geldkonten 19190.00 Bilanzkonten -2230.43 -17100.00 -14869.57 Wareneinkauf -8921.74 -68400.00 -59478.26 Kosten -490.70 -20262.00 -19771.30 Neutrale Konten 0.00 -13300.00 -13300.00 Verkauf 15955.05 137322.00 121366.95 _______________________________________________________________________________ BRUTTO (incl. Steuer) Verkauf-Einkauf: 68922.00 abzglich Kosten: -20262.00 plus Saldo der Neutralen: -13300.00 Bilanzsteuer -2230.43 ------------ Gewinn 33129.57 5.3 Kontenarten-Erl„uterung; Seite -28- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- Dazu folgende Information: Der Gewinn- und Verlust Ihrer Unternehmung berechnet sich aus den Verkaufsbuchungen und den davon abgezogenen Wareneinkaufsbuchungen, gemindert um Ihre Betriebskosten plus dem Saldo Ihrer neutralen Aufwendungen / Ertr„ge. Diese Werte werden Ihnen als Bruttowerte angezeigt, da Vor- bzw. Mehrwertsteuerbetr„ge bei der 4_3 Rechnung zu den Kosten (Ausgaben) bzw. Erl”sen (Einnahmen) geh”ren. Ihre Bilanzbuchungen werden in diese Berechnung nicht mit einbezogen. Allerdings wohl die Steuern solcher Buchungen! Bilanzbuchungen sind Buchungen, die weder einen Gewinn noch einen Verlust darstellen, wie z. B. Anlagegter, die einen Wert von 800,- DM netto bersteigen. Oder auch Privateinlagen (-entnahmen) in Ihre Firma, die zwar die Liquidit„t Ihres Unternehmens erh”hen(mindern), aber natrlich keine Einnahme(Ausgabe), also keinen Gewinn(Verlust) darstellen. Auch bei der .i.Umsatzsteuervoranmeldung; wird natrlich die Vor- oder Mehrwertsteuer einer Bilanzbuchung mit ausgewiesen. Bilanzbuchungen sind grob gefaát Zunahmen oder Abnahmen der Liquidit„t, die weder einen Gewinn, also einen Mehrwert, noch einen Verlust, eine Minderung Ihres Verm”gens darstellen. Wenn Sie aus Mitteln Ihres Betriebes sich ein Auto von 10.000,- DM kaufen, dann schm„lert das zwar Ihre Liquidit„t, aber nicht Ihr Verm”gen. Die zu zahlende Steuer bei Ihrem Autokauf allerdings ist eine normale Vorsteuer, die in der Steuerauswertung natrlich mit berechnet wird. Ein anderer Bilanzvorfall w„re, wenn Sie eine Privateinlage in Ihre Firma von 10.000,- DM vornehmen. Auch diese 10.000,- DM w„ren kein Gewinn fr Ihre Unternehmung, sondern nur eine Erh”hung Ihrer Liquidit„t. Das gleiche gilt natrlich fr Entnahmen. Die neutralen Konten sind hingegen wohl Einnahmen oder Ausgaben, die Ihre Firma aber nicht direkt erwirtschaftet hat. Ein Beispiel fr eine neutrale Buchung w„ren die Zinsen, die Sie auf Ihren Girokonten erzielen. Diese Zinsen sind eine Vermehrung Ihres Verm”gens, ergeben sich aber nicht aus Ihrer Betriebsleistung (Verkauf), sondern sind Zusatzeinnahmen oder -ausgaben. Hingegen drften Ihnen die Kostenkonten klar sein, davon hat man ja meistens genug, angefangen bei der Miete und dem Bromaterial, Porto etc. Ihre Verkaufskonten sind Ihre Dienstleistungen oder Ihre Einnahmen aus Warenverk„ufen. Alles eben, was Sie verkaufen und durch was Sie Gewinn erzielen. Bei den Ausgaben wird eigentlich differenziert zwischen den sogenannten Kostenkonten und den Wareneinkaufskonten. Beziehen Sie z.B. Software ber einen Softwaregroáh„ndler, um Sie dann weiter zu verkaufen, dann werden Sie Ihre Eink„ufe beim Groáh„ndler in die Kategorie E einzubuchen haben (Lieferantenkonten), also ber ein Konto, das Sie mit dem Kenner E als Wareneinkaufskonto gekennzeichnet haben und Ihre Verk„ufe ber Konten abwickeln, die Sie mit dem Kenner V belegt haben. Ein letztes Beispiel: Sie haben Waren eingekauft fr DM 50.000,- und diese verkauft fr DM 100.000,-. Weiterhin haben Sie Kosten in Ihrem Betrieb von DM 30.000,-. Es bliebe also ein Gewinn von DM 20.000,-. Zus„tzlich haben Sie in einem Anfall von Leichtsinnigkeit, aber richtig als Bilanzvorfall gebucht, eine Privat- Entnahme von DM 30.000,- aus Ihrem Betrieb herausgezogen, um einen entsprechend angenehmen Urlaub zu verbringen. Eigen, wie das Finanzamt nun mal ist, ergibt das nicht ein Endergebnis von minus DM 10.000,-, sondern das Finanzamt wird stur weiter behaupten, Sie h„tten einen Gewinn von DM 20.000,- gemacht. Knallhart und ungerecht, aber doch irgendwie einleuchtend. 5.4 Konteneinzelergebnisse, -bl„tter; Im folgenden nun die Konteneinzelergebnisse, geordnet nach Kontonummer. Konteneinzelergebnisse k”nnen Netto oder Brutto ausgegeben werden: Ausdruckdatum: 23.08.93 Konto: 320 Pkw Art:B Seite: 1 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------- 23.08.93 Anlage PKW AC - DS 1234 -17100.00 15.00 -2230.43 1 ------------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: -17100.00 -14869.57 -2230.43 Konto: 2110 Zinsaufwand Art:N Seite: 2 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------- 23.08.93 15 Damnum -500.00 0.00 0.00 1 ------------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: -500.00 -500.00 0.00 Ausdruckdatum: 23.08.93 Konto: 2160 Rbw-abg„nge Art:N Seite: 3 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------ 23.08.93 8 RBW Pkw Restbuchwert -5000.00 0.00 0.00 1 23.08.93 9 RBW Grundstck Restbuchwert -10000.00 0.00 0.00 1 ------------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: -15000.00 -15000.00 0.00 Konto: 2650 Zinsgutschrift Art:N Seite: 4 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------- 23.08.93 4 Zinsgutschrift 200.00 0.00 0.00 1 ------------------------------------------------------------------------------ Brutto/Netto/Steuer: 200.00 200.00 0.00 Konto: 2660 Erh. anzahlungen Art:N Seite: 5 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------ 23.08.93 50 Anzahlung 2000.00 0.00 0.00 1 ----------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: 2000.00 2000.00 0.00 Konto: 3400 Einkauf 14 Art:E Seite: 6 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------ 23.08.93 10 Einkauf 15% -68400.00 15.00 -8921.74 1 Seite -30- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: -68400.00 -59478.26 -8921.74 Konto: 4110 Lohn Art:K Seite: 7 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------ 23.08.93 14 Lohnauszahlung -12000.00 0.00 0.00 1 ------------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: -12000.00 -12000.00 0.00 Konto: 4360 Steuern Art:K Seite: 8 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------- 23.08.93 13 Gewerbesteuer -3000.00 0.00 0.00 1 ----------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: -3000.00 -3000.00 0.00 Konto: 4530 Kfz Art:K Seite: 9 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------- 23.08.93 12 Kfz-Kosten -2850.00 15.00 -371.74 1 ----------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: -2850.00 -2478.26 -371.74 Konto: 4850 Afa Art:K Seite: 10 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------- 23.08.93 abs92PKW Abschreibung -1500.00 0.00 0.00 0 ------------------------------------------------------------------------------ Brutto/Netto/Steuer: -1500.00 -1500.00 0.00 Konto: 4855 Gwg Art:K Seite: 11 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -31- -------------------------------------------------------------------------- Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ----------------------------------------------------------------------------- 23.08.93 11 GWG Geringwertiges Wirtsch. -912.00 15.00 -118.96 1 ------------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: -912.00 -793.04 -118.96 Konto: 8400 Erl”s 14 Art:V Seite: 12 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------ 23.08.93 1 Barverkauf 114000.00 15.00 14869.57 1 ------------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: 114000.00 99130.43 14869.57 Konto: 8800 Anlagenverkauf Art:V Seite: 13 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ------------------------------------------------------------------------------ 23.08.93 2 Verkauf Pkw 15% 6840.00 15.00 892.17 1 23.08.93 3 Verkauf Grundstck 15000.00 0.00 0.00 1 ------------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: 21840.00 20947.83 892.17 Konto: 8900 Priv. entnahmen Art:V Seite: 14 Zeitraum: 23.08.93 bis: 23.08.93 Ausdruck vom:23.08.93 Datum Beleg Buchungstext Brutto ST % Steuer GK ----------------------------------------------------------------------------- 23.08.93 6 Privatentn. 15% 570.00 15.00 74.35 0 23.08.93 7 Privatnutzung 912.00 15.00 118.96 1 ------------------------------------------------------------------------------- Brutto/Netto/Steuer: 1482.00 1288.69 193.31 5.5 Kontenendergebnisse Kontenendergebnisse šbersicht: 23.08.93 - 23.08.93 Netto Steuer Brutto Konto: 320 PKW -14869.57 -2230.43 -17100.00 Konto:2110 Zinsaufwand -500.00 0.00 -500.00 Konto:2160 Seite -32- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- RestBuchWert-Abg„nge -15000.00 0.00 -15000.00 Konto:2650 Zinsgutschrift 200.00 0.00 200.00 Konto:2660 Erh. Anzahlungen 2000.00 0.00 2000.00 Konto:3400 Einkauf 15% -59478.26 -8921.74 -68400.00 Konto:4110 Lohn -12000.00 0.00 -12000.00 Konto:4360 Steuern -3000.00 0.00 -3000.00 Konto:4530 KFZ -2478.26 -371.74 -2850.00 Konto:4850 AfA -1500.00 0.00 -1500.00 Konto:4855 GWG -793.04 -118.96 -912.00 Konto:8400 Erl”se 14 99130.43 14869.57 114000.00 Konto:8800 Anlagenverkauf 20947.83 892.17 21840.00 Konto:8900 Priv. Entnahmen 1288.69 193.31 1482.00 5.6 Steuerergebnisse; Steuerauswertung fr die Umsatzsteuermeldung geschlsselt nach Steuers„tzen: Selektive Auswertung: verbuchte Posten Zeitraum 01.01.93 -- 31.12.93 ST-Art St-Satz % St-Betrag Bruttoumsatz Nettoumsatz ------------------------------------------------------------------------------- Steuerfreie Einnahme: 15000.00 15000.00 MwSt: 15.00 15955.05 122322.00 106366.95 MwSt: 7.00 0.00 0.00 0.00 Bilanzsteuer: 0.00 ST-Art St-Satz % St-Betrag Bruttoausgabe Nettoausgabe ------------------------------------------------------------------------------- Steuerfreie Ausgabe: -16500.00 -16500.00 VorSt: 15.00 -9412.44 -72162.00 -62749.56 VorSt: 7.00 0.00 0.00 0.00 !VorSt: 12.30 0.00 0.00 0.00 !VorSt: 5.70 0.00 0.00 0.00 !VorSt: 9.80 0.00 0.00 0.00 !VorSt: 8.20 0.00 0.00 0.00 Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -33- -------------------------------------------------------------------------- Bilanzsteuer: -2230.43 Einnahmen: 137322.00 Ausgaben: -88662.00 MwSt: 15955.05 VorSt.: -9412.44 Netto: 121366.95 Netto: -79249.56 Neutrale Ertr„ge Neutrale Aufwendungen Steuerfrei: 2200.00 Steuerfrei: -15500.00 besteuert: 0.00 besteuert: 0.00 Neutrale MwST: 0.00 Neutrale VorST.: 0.00 Bilanz-MwSt: 0.00 Bilanz-VorSt: -2230.43 MwSt insgesamt: 15955.05 VorSt insgesamt: -11642.87 ------------------------------ Zahllast: 4312.18 ------------------------------ 5.6 Besonderheiten; Beachten Sie a> die Filterm”glichkeit im Journal, s. unter Kapitel Filter setzen, b> die Druckumleitungsm”glichkeit s. unter Kapitel Druckumleitung. Abschlieáend sei noch auf ganz bestimmte Auswahlm”glichkeiten der verschiedenen Auswertungen hingewiesen. Unter der Journalauswertung und Kontenauswertung finden Sie jeweils die M”glichkeit einer Auswertung nach bestimmten Belegen. Der Grundgedanke dieser Selektionsauswahl ist folgender: Sie wollen beispielsweise bezglich eines bestimmten Projekts eine spezielle šbersichtsauswertung Ihrer Ein- und Ausgaben vornehmen, dazu geben Sie nach Anwahl 8 im Menjournal die Belegkennung an, die bercksichtigt sein soll. Sie haben dabei folgende M”glichkeiten: Sie geben den Buchstaben oder die Ziffer an, die im Belegfeld der einzelnen Buchung vorkommen muá, um bei der Auswertung bercksichtigt zu werden. Geben Sie beispielsweise nur einen Buchstaben, zum Beispiel den Buchstaben K an, dann werden alle Buchungen bercksichtigt, die im Feld Beleg an irgendeiner Stelle den Buchstaben K aufweisen. Je mehr Zeichen Sie als Selektionskriterium in dem Feld Belegkennung angeben, desto enger k”nnen Sie Ihre Auswahl treffen. šberprft wird die von Ihnen eingegebene Zeichenfolge, als Zeichenfolge innerhalb der Belege Ihrer Buchungss„tze, die in der Reihenfolge Ihrer Angabe auftreten. Beispiel: Sie geben die Folge Sk an, es wird im Belegfeld der verschiedenen Buchungen berprft, ob die Buchstabenfolge SK vorkommt. Egal an welcher Position innerhalb der einzelnen Belege diese Reihenfolge SK auftritt. Richtig benutzt bietet Ihnen dieser Punkt eine hervorragende šbersicht ber bestimmte Projekte, wie berhaupt die zahlreichen Selektionsm”gichkeiten unter sehr vielen Gesichtspunkten einen hohen informativen Wert ber den EA-Zustand Ihrer Firma geben k”nnen. 5.7 Auswertungen Geldkonten ; Nach Anwahl des Menpunktes Geldkonten, entscheiden Sie per Zahl welches Konto Sie bearbeiten wollen. Zus„tzlich haben Sie die M”glichkeit ber die Funktionstaste F7 die aktuellen Endergebnisse aller benutzten Geldkonten in einer šbersicht abzurufen, ber die Funktion F9 einen Ausdruck der Kontennamen anzufordern und ber F10 die Kontenbezeichnung einzugeben oder zu „ndern. Grunds„tzlich werden die Geldkonten mit Buchungen aus der Erfassung "versorgt". So werden auch Žnderungen, die Sie in der Erfassung vornehmen auf den Geldkonten vorgenommen. Trotzdem besteht die M”glichkeit auch per Hand Žnderungen Seite -34- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- vorzunehmen. !Aber: Žnderungen, die Sie auf einem Geldkonto machen, werden in der Erfassung nicht aktualisiert. Auch per Hand eingegebene Buchungen werden nicht in die Erfassung gestellt. Kasse 1 Konto: Stadtsparkasse 12:57:28 23.08.93 +-----------------------------------------------------------------------------+ | DATUM BELEG TEXT SOLL HABEN St EA | |-----------------------------------------------------------------------------| | 23.08.93 | Anlage| PKW AC - DS 1 | 0.00 | -17100.00 | 1 | 320 | | 23.08.93 | 1 | Barverkauf | 114000.00 | 0.00 | 1 | 8400 | | 23.08.93 | 2 | Verkauf Pkw 1 | 6840.00 | 0.00 | 1 | 8800 | | 23.08.93 | 3 | Verkauf Grund | 15000.00 | 0.00 | 0 | 8800 | | 23.08.93 | 4 | Zinsgutschrif | 200.00 | 0.00 | 0 | 2650 | | 23.08.93 | 7 | Privatnutzung | 912.00 | 0.00 | 1 | 8900 | | 23.08.93 | 8 | RBW Pkw Restb | 0.00 | -5000.00 | 0 | 2160 | | 23.08.93 | 9 | RBW Grundstc | 0.00 | -10000.00 | 0 | 2160 | | 23.08.93 | 10 | Einkauf 15% | 0.00 | -68400.00 | 1 | 3400 | | 23.08.93 | 11 | GWG Geringwer | 0.00 | -912.00 | 1 | 4855 | | 23.08.93 | 12 | Kfz-Kosten | 0.00 | -2850.00 | 1 | 4530 | | 23.08.93 | 13 | Gewerbesteuer | 0.00 | -3000.00 | 0 | 4360 | | 23.08.93 | 14 | Lohnauszahlun | 0.00 | -12000.00 | 0 | 4110 | | 23.08.93 | 15 | Damnum | 0.00 | -500.00 | 0 | 2110 | | 23.08.93 | 50 | Anzahlung | 2000.00 | 0.00 | 0 | 2660 | +-----------------------------------------------------------------------------+ +DATUM-------Beleg--TEXT------SOLL---------HABEN----------EA------ST-----------+ |23.08.93 13 Gewerbest 0.00 -3000.00 4360 0 | +------------------------------------------------------------------------------+ +------------------------------------------------------------------------------+ |F1=> Hilfe F3=> šbertrag F4=> Ordn F5=> Neu F6=> gehe zu F7=> Summe F8=> l”sch| |F9=> Druck F10=> Calc Enter=>„ndern Alt-F1/2 Filter an/aus ESC=> Zurck| +------------------------------------------------------------------------------+ F3=šbertrag faát ber einen zu bestimmenden Zeitraum Buchungss„tze in einen einzigen Buchungssatz zusammen. !Achtung: Alle Buchungen ber den von Ihnen genannten Buchungszeitraum werden zu einem einzigen Buchungssatz zusammengefaát, wobei die entsprechenden Soll und Habensummen jeweils ausgerechnet in den entsprechenden Feldern angezeigt werden. Diese Operation kann nicht rckg„ngig gemacht werden! und sollte somit erst nach einem Ausdruck oder nachdem Sie diese Dateien (Datei1-Datei9) entsprechend gesichert haben, durchgefhrt werden. F4 = Sort erm”glicht die Buchungss„tze der Geldkonten physikalisch nach Datum zu ordnen. Ansonsten erscheinen die Buchungsss„tze in der Reihenfolge, in der die Buchungen get„tigt wurden. F5=Neu erm”glicht Buchungen in einem Geldkonto unabh„ngig von der Einaus- Buchungsdatei neu aufzunehmen.10 F6=gehe zu zum schnelleren Bewegen, (physikalische Satznummer) F7=rechne errechnet die SOLL und HABEN Werte und den Saldo des Kontos ber einen bestimmten Zeitraum, F8=L”schen l”scht eine markierte Buchung nach Sicherheitsabfrage F9=drucken druckt die einzelnen Buchungen des gew„hlten Kontos. Enter=„ndern erm”glicht Žnderungen einzelner Eintr„ge und ESC=Zurck verzweigt ins Hauptmen. 6. Statistik; Die Balkengrafik liefert fr die Beispieldaten folgendes Ergebnis. ____________________ 10 z.B.: wenn von einem Geldkonto Bank ein Betrag abgebucht wird, der auf ein anders Geldkonto Kasse hinzugebucht werden soll buchen Sie dies ber ein Verrechnungskonto. Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -35- -------------------------------------------------------------------------- Alle Auswertungen beziehen sich immer auf die aktuell in der Buchungsliste vorhanden Daten. Graphische Darstellung: CTO EA1PLUS (Folgeversion der CTOEA 5.1)(c)HD 23.08.93 ------------------------------------------------------------------------------ Jahresberblick: 1993 + = Positiv + = Negativ +----------------------------------------------------------------------------+ |Monat E/A Grafik | |----------------------------------------------------------------------------| | 1 0.00 | | 2 0.00 | | 3 0.00 | | 4 0.00 | | 5 0.00 | | 6 0.00 | | 7 0.00 | | 8 33129.57 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++| | 9 0.00 | | 10 0.00 | | 11 0.00 | | 12 0.00 | | | +----------------------------------------------------------------------------+ Gewinn +: 33129.57 - Taste drcken 7. Reorganisation; Unter Punkt 9 des Hauptmens finden Sie den Menpunkt Reorganisation. Die Reorganisation hat folgende Aufgaben. Zum einen werden alle von Ihnen in den verschiedenen Dateien mit F8 gel”schten Daten erst innerhalb der Reorganisation aus der Datei physikalisch entfernt, was vorher beim L”schen mit der Taste F8 nur optisch geschehen ist. Physikalisch gel”scht wird auch bei Auslagerungen im Men Jahreswechsel und beim physikalischen Sortieren in den Voreinstellungen. Sie sollten, wenn Sie verschiedene Buchungen gel”scht haben, von Zeit zu Zeit diesen Reorganisationspunkt anw„hlen, damit die gel”schten Daten tats„chlich aus den Dateien entfernt werden und diese Dateien somit auf der Festplatte entsprechend weniger Platz beanspruchen. Weiterhin ist dieser Reorganisationspunkt dann fr Sie sehr interessant, wenn es einmal zu Datenverlusten innerhalb der Indexdatei gekommen sein sollte. Das heiát, wenn bestimmte Daten nicht mehr aufgefunden werden. Denn in dieser Reorganisation werden ausgehend von Ihren Buchungsdateien (.DBF) die verschiedenen Registerdateien (.NTX) organisiert. Das Programm ist aufgrund der Organisation der Daten in zahlreichen Registerdateien in der Lage, so schnell wie Sie es vielleicht schon erfahren haben, zu arbeiten. 8. Anlageverzeichnis; Das Programm arbeitet mit linearer Abschreibung fr bis zu 25 Jahren, wobei Abschreibegter die in der zweiten Jahresh„lfte angeschafft wurden, entsprechend im ersten Abschreibejahr mit der H„lfte, dafr automatisch ein Jahr l„nger (26 Jahre) abgeschrieben werden. Die Anlageverwaltung bertr„gt die Anlage mit Vorsteuer und die Abschreibewerte der einzelnen Anlagen pro Jahr in die Erfassung. ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++++++++----------------------------------------------------------+++++++++++ ++++++++| CTO EA-Anlagenverzeichnis Version CTOEA 1PLUS |++++++++++ ++++++++| (c) CTO Software GMBH 1988-93 HD |++++++++++ +++++++++----------------------------------------------------------+++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++-------------------------+++++++++++++++++++---------------------------++++ ++| |+++++++++++++++++| Datum : 02.11.1992 |+++ ++| |+++++++++++++++++| Zeit : 15:35:27 |+++ ++| |+++++++++++++++++| Beginn : 15:35:23 |+++ ++| 1 Anlage erfassen |+++++++++++++++++| Erfassung: l.Update: |+++ ++| 2 Journal drucken |+++++++++++++++++| 1 02.11.1992 |+++ ++| 3 Abschreibeverwaltung |+++++++++++++++++| +----Mandant:-----------+ |+++ ++| |+++++++++++++++++| | Einplatzversion | |+++ ++| |+++++++++++++++++| +-----------------------+ |+++ ++| |+++++++++++++++++| Arbeitsdauer: 00:00:04 |+++ ++| |+++++++++++++++++| Festspeicher: 54233088 |+++ ++| ESC Zurck |+++++++++++++++++| Drucker : On Line |+++ ++| |+++++++++++++++++| Ram frei: 297.000 |+++ ++| |+++++++++++++++++| Auswertung: Belegdatum |+++ ++| |+++++++++++++++++| Pfad: \eho\ |+++ +++-------------------------+++++++++++++++++++---------------------------++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Anlagebuchungss„tze aufnehmen und bearbeiten Unter Menpunkt 1 erfassen Sie Ihre Anlagegter. Aus diesem Menpunkt wird die Anlage mit Vorsteuer ber den Schalter V=T(rue) in die EinAus-Buchungsliste bertragen. Die Anlage und Vorsteuer werden automatisch dabei auf Konto 900 (wahlweise), einem Bilanzkonto gebucht. Unter dem Menpunkt 2 k”nnen Sie das Journal des Anlagenverzeichnis geordnet nach Anschaffungsdatum ber frei bestimmbare Zeitr„ume ausdrucken lassen. Unter Menpunkt 3 erhalten Sie eine Liste der Abschreibungsbetr„ge ber eine bestimmte Anzahl von Jahren. Von hier aus lassen Sie Abschreibung pro Anlagegut /pro Jahr in Ihre EA auf Konto 901 (wahlweise) bertragen und weiterhin haben Sie die M”glichkeit die Abschreibewerte aller Anlagen pro Jahr berechnen und drucken zu lassen. 8.1. Anlagen buchen; Im oberen Bildschirmbereich befindet sich die Liste der Anschaffungsgter, im unteren Bildschirmbereich die Belegung der Funktionstasten. Im mittleren Bildschirmbereich nehmen Sie neue Datens„tze auf oder erhalten Informationen. +----------------------------------------------------------------------------+ | ANLAGEGUT AN_DATUM AN_BETRAG ST ND V | |----------------------------------------------------------------------------| | PKW-Kauf | 28.01.1992 | 17100.00 | 1 | 10 | T | | | | | | | | +----------------------------------------------------------------------------+ +----------------------------------------------------------------------------+ | ST ND V AN_ST RESTWERT AFARest ABGANG | |----------------------------------------------------------------------------| | 1 | 10 | T | 2100.00 | 0.00 | 13500.00 | . . | | | | | | | | | geordnet nach Anlagedatum (AN_Datum) +----------------------------------------------------------------------------+ |F5 = Neu F6 = Bearb F7 = Rechn F8 = L”schen Enter =Žndern F10 = Kalc | |F1 = Hilfe F2 = Ordn. F3 = F4 ESC = Ende | +----------------------------------------------------------------------------+ Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -37- -------------------------------------------------------------------------- (Ctrl-)PgDn,PgUp,HOME,END,Pfeiltasten bewegen den Curser durch die Datenliste Die Anlageliste besteht aus den Feldern Anlagegut, hier wird der Buchungstext eingetragen oder ber eine Ziffer abgerufen, dem Anschaffungsdatum (AN_DATUM) und dem An_betrag (Anschaffungsbetrag), den Sie Brutto eingeben. (ohne Minuszeichen!) Das Feld ST wird mit der gleichen Kennernumerik angegeben, wie in der EA- Erfassungliste. Steuerkenner 1 = 15 %, Steuerkenner 2 mit 7 % etc. Ins Feld ND wird die Nutzungsdauer in Jahren eingegeben. Abh„ngig von der Nutzungsdauer erfolgt die Berechnung der Abschreibungen. šber das Feld V (V steht fr Verbucht) bertragen Sie den Vorsteuerbetrag und den Anschaffungsbetrag einer Anlage in Ihre Einnahmeberschuárechnung. Diese wird dort auf Konto 900, einem Bilanzkonto gebucht. Das Feld An_St informiert Sie ber den Steuersatz, der aufgrund des Kenners im Feld St vom Anschaffungsbetrag errechnet wird. Das Feld Restwert hat folgende Bedeutung. Im Feld Restwert tragen Sie einen Wert ein, den Ihr Anschaffungsgut nach Ablauf der Nutzungsdauer noch haben wird. Dieser Restwert wird dann entsprechend den Anschaffungsnettobetrag mindern und den so geminderten Betrag auf die Abschreibungsjahre verteilen. Ganz rechts auáen in der Liste finden Sie das Feld Afarest. Dieses Feld informiert Sie ber den Betrag, der noch von diesem Anschaffungsgut abzuschreiben bleibt. Achtung, falls die Vorsteuer schon bertragen ist, dann k”nnen Sie zwar ber das Feld V, welches fr Verbucht steht, eine nochmalige šbertragung anfordern, Sie mssen aber bedenken, daá Sie eine f„lschlich bertragene Anlagevorsteuer per Hand ber die Funktionstaste F8 aus Ihrer EA Liste l”schen mssen. Das Feld V hat folgende Funktion: Es steht fr Verbuchen und Sie tragen dort entsprechend ein T oder ein J ein, wenn die Anlage mit Vorsteuer in Ihre EA bertragen lassen wollen. Die Vorsteuer einer Anlage wird im Jahr der Anschaffung als Kosten verbucht. Die šbertragung einer Anlage erfolgt in die EA ber Konto 900. Dieses Konto ist ein Bilanzkonto. Der bertragene Steuerbetrag wird in der GuV und Steuerermittlung bercksichtigt. Es besteht die M”glichkeit auf ein anderes Konto zu buchen. Dies muá ein Bilanzkonto sein. 8.2. Restwert; Der Restwert ist der Wert einer Anlage der nach Abschreibung der Anlage erhalten bleibt. Dieser Restwert wird entsprechend nicht in der Abschreibung bercksichtigt, sondern vom Nettowert der Anlage vor der Verrechnung abgebucht. Der Restwert wird also schon sofort bestimmt, wenn Sie eine neue Anlage in die Anlagenverwaltung aufnehmen. Anschaffungsgter, die in der zweiten Jahresh„lfte angeschafft wurden, k”nnen im ersten Jahr nur zur H„lfte abgeschrieben werden. Dies wird vom Programm automatisch beachtet, und zwar richtet es sich dabei nach dem Anschaffungs- datum, Feld Datum. Das Feld Abgang ist ein reines Informationsfeld. Dort tragen Sie das Datum eines Abgangs/Verkauf einer Anlage ein. 8.3. Funktionstasten im Men Anlage Erfassen; Betrachten Sie die Funktionstasten. F1 ist wie in allen Punkten des Programms die Hilfe. šber die Funktionstaste F2 k”nnen Sie Ihre Anlagenliste in verschiedenen Ordnungen am Bildschirm anzeigen, und zwar beim erstmaligen Bet„tigen geordnet nach Anlagegut, beim zweitmaligen Bet„tigen geordnet nach Anschaffungsbetrag, beim drittmaligen Bet„tigen geordnet nach Nutzungsdauer. F5 Genau wie in der EA nehmen Sie einen neuen Buchungssatz ber die Taste F5 auf. šber die Taste Seite -38- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- F6 k”nnen Sie einen Buchungssatz aus der Buchungsliste zur eigenen Bearbeitung in einer extra Maske herausziehen. šber F7 wird ebenfalls wie in der EA gerechnet, und zwar erhalten Sie ber jeden beliebigen Zeitraum eine Berechnung der Anschaffungsbetr„ge, der Restwerte und die Steuersummen der Anlagegter. Mit F8 wird, ebenfalls genau wie in der EA, ein Buchungssatz, der mit dem Cursor markiert ist, aus der Anschaffungsliste optisch gel”scht und kann ber die Reorganisation physikalisch entfernt werden. Mit der Entertaste haben Sie Zugriff auf alle Felder in Ihrer Buchungsliste bis auf das Feld Afarest, und zwar k”nnen Sie jedes Feld mit der Entertaste ”ffnen, einen entsprechenden Eintrag machen und diesen Eintrag wiederum mit der Entertaste bergeben. Unter der Tastenfunktion F10 verbirgt sich der gleiche Taschenrechner, den Sie von der EA kennen. ESC Das Men verlassen Sie mit Esc. Beachten Sie bei der Neuaufnahme eines Buchungssatzes folgenden Rechnungsablauf. 8.4. Abschreibung; Aufgrund der Angaben ND (Nutzungsdauer in Jahren) wird die AfA, Abschreibung fr Anlagegter pro Jahr errechnet, evtl. unter Bercksichtigung eines "Restbetrag", der vom "Nettobetrag" abgezogen wurde. Es kann maximal bis 25 Jahre linear abgeschrieben werden. Die Abschreibewerte finden Sie unter Menpunkt 3 Abschreibung. Hier werden Sie ber Ihren Bestand an Anlagegtern informiert, hier drucken Sie den Anlagespiegel (F9), von hier bertragen Sie die Jahresabschreibung in die Einausliste (F10). Geringwertige Wirtschaftsgter bis DM 800,- netto buchen Sie direkt in der Einausliste auf spezielles Kostenkonto. GwG mssen auf ein eigenes Kostenkonto gebucht werden, da Sie sonst zu einer zus„tzlichen Aufzeichnung verpflichet sind. Richten Sie sich entsprechend ein Kostenkonto fr GwG`s ein. Ausgehend vom Anschaffungsjahr 1989 beispielsweise ergeben sich fr Afajahr1 = Abschreibung im Anschaffungsjahr also 89, fr Afajahr2 = Abschreibungssatz fr Folgejahr also 1990 etc. Wenn Sie den Cursor auf die AfajahrX _Spalte stellen, wird Ihnen im Informationsteil das jeweilige Abschreibejahr als Jahresziffer gezeigt! Ausgehend vom Jahresdatum des Anschaffungsdatum, werden die Abschreibungsjahre berechnet und erkl„ren sich folgendermaáen: šber den von Ihnen gemachten Eintrag in der Anlagebuchung, wurden aufgrund der Nutzungsdauer ausgehend vom Nettobetrag (Anlagebetrag minus Steuersatz minus Restwert) die Abschreibes„tze fr eine bestimmte Anzahl von Jahren (ND) berechnet. Abschreibegter, die in der zweiten Jahresh„lfte angeschafft wurden, werden im ersten Jahr zur H„lfte abgeschrieben, dafr ein Jahr l„nger entsprechend dieser H„lfte. Das Feld E, das jeweils hinter jedem Feld Afajahr erscheint, informiert Sie, ob der jeweilige Jahresabschreibebetrag bereits in Ihre EA bertragen wurde (E=T) oder noch nicht (E=F). Im Feld Afarest wird bei jeder šbertragung der RESTbetrag des Abschreibegutes um die Jahresabschreibung gemindert. 8.5. Funktionstasten (Men Abschreibungen verwalten.); Die Taste F6 dient zum gezielten Springen zu einem bestimmten Anlagebuchungssatz, die Taste F7 berechnet Abschreibesummen fr verschiedene Jahre, die Sie per Ziffer eingeben mssen. Die Taste F8 ist in diesem Men nicht belegt und mit der Taste F9 k”nnen Sie einen Anlagespiegel ber beliebige Zeitr„ume auf Ihren Drucker ausgeben. Mit der Entertaste k”nnen Sie Ver„nderungen nur im Feld Anlagegut vornehmen. šber die Taste F10 = Afa-šbertrag werden die Abschreibewerte der einzelnen Jahre an die Einausliste bertragen. Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -39- -------------------------------------------------------------------------- Esc fhrt zurck in das Anlagenverzeichnis. Von dort k”nnen Sie wiederum mit der Taste Esc ins Hauptmen zurckgehen. 8.6. Anlagenspiegel ausdrucken; Ein Ausdruck des Anlagespiegels: Ausdruckdatum: 26.09.1990 Anlagekonto Bercksichtigter Zeitraum von: 01.01.0190bis: 26.09.1990 AN-Datum Buchungstext Betrag Vorsteuer --------------------------------------------------------------------------- 24.09.1989 CTO 1 4560.00 560.00 Abschreibung- Jahr Betrag erledigt Jahr Betrag erledigt 1989 666.67 N 1990 1333.33 N 1991 1333.33 N 1992 666.67 N 1993 0.00 N 1994 0.00 N 1995 0.00 N 1996 0.00 N 1997 0.00 N 1998 0.00 N 1999 0.00 N 24.09.1990 CTO 2 45650.00 5606.14 Abschreibung- Jahr Betrag erledigt Jahr Betrag erledigt 1990 2224.66 N 1991 4449.32 N 1992 4449.32 N 1993 4449.32 N 1994 4449.32 N 1995 4449.32 N 1996 4449.32 N 1997 4449.32 N 1998 4449.32 N 1999 2224.66 N 2000 0.00 N 24.09.1990 CTO 3 4560.00 560.00 Abschreibung- Jahr Betrag erledigt Jahr Betrag erledigt 1990 200.00 J 1991 400.00 J 1992 400.00 N 1993 400.00 N 1994 400.00 N 1995 400.00 N 1996 400.00 N 1997 400.00 N 1998 400.00 N 1999 400.00 J 2000 200.00 J ------------------------------------------------------------------------------ Endsummen: 54770.00 6726.14 Seite -40- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- Achtung! Das Informationsfeld E, welches fr erledigt steht, ist in der Version EA 3.1 nicht vorhanden. Daher kann in diesem Feld, NUR IM FALLE, daá Sie Update Benutzer des Programms sind, eine falsche Information stehen. Daher ist dieses Feld auch per Enter Taste zu „ndern! Aber: Žndern Sie diesen Eintrag nicht, falls Sie nicht genau wissen warum. Beispielbuchung einer Anlage; Wir wollen beispielhaft ein Anlagegut im Anlageverzeichnis verbuchen. Vom Hauptmen aus w„hlen Sie das Anlageverzeichnis, dort w„hlen Sie die 1 Anlage erfassen, um einen Buchungssatz in Ihre Buchungsliste aufzunehmen. Ein neuer Buchungssatz wird ber die Taste F5 aufgenommen. Schreiben Sie "CTO Neat Rechner" und bergeben Sie diesen Eintrag mit der Entertaste. Ins Anschaffungsdatum tragen Sie das Kaufdatum ein und bergeben es mit Enter. Der An_Betrag wird Brutto und, obwohl es sich um eine Ausgabe handelt,(!) positiv angegeben: 4560.00 DM in unserem Beispiel. Danach erreichen Sie das Feld St fr Steuerkenner, dort tragen Sie eine 1 ein, dieser Kenner ist von Anfang an mit 15 % belegt und greift auf die gleiche Voreinstellung zurck, wie die Steuerkenner in der EA Buchungsabteilung. Die Nutzungsdauer fr dieses Anlagegut soll drei Jahre betragen. Nachdem Sie die Nutzungsdauer per Kenner 3 eingetragen haben, wird der Datensatz automatisch in Ihre Datenliste bernommen. Bewegen Sie sich nun mit den Pfeilen nach rechts durch die in der Liste angegebenen Felder. Sie sehen dort, daá das Feld AN_St (Anlage Vorsteuer) aufgrund des Steuerkenners berechnet wurde. +----------------------------------------------------------------------------+ | ANLAGEGUT AN_DATUM AN_BETRAG ST ND V AN_ST | |----------------------------------------------------------------------------| | CTO Neat Rechner | 28.08.89 | 4560.00 | 1 | 3 | T | 594.78 | | | | | | | | | | | | | | | | | +----------------------------------------------------------------------------+ +----------------------------------------------------------------------------+ | AN_BETRAG ST ND V AN_ST RESTWERT AFARest ABGANG | |----------------------------------------------------------------------------| | 4560.00 | 1 | 3 | T | 594.78 | 0.00 | 3965.22 | . . | | | | | | | | | | +----------------------------------------------------------------------------+ Markieren Sie nun das Feld V und tragen dort ein T (Ja) ein , um die Anlage mit Vorsteuer in die Einausbuchungsliste zu bertragen. Die Vorsteuer und der Anlagenbetrag werden nun, wie Sie einer Bildschirmmeldung im mittleren Bildschirminformationsteil entnehmen k”nnen, in Ihre EA Datei bertragen und dem Konto 900, einem Bilanzkonto zugeordnet. Die Buchung sieht in der Einausliste folgendermaáen aus. Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -41- -------------------------------------------------------------------------- +----------------------------------------------------------------------------+ | Datum Beleg Buchungstext Betrag St EA A V GK ST-Betrag Bezahlt| | 28.08.89 Anlage CTO Neat Rechner -4560.00 1 900 B F 0 -594.78 00.00.00 | +----------------------------------------------------------------------------+ Der Buchungstext in Ihrer Erfassungsliste (EINAUS.DBF) entspricht dem Buchungstext Ihres Anlageguts. Die Betr„ge werden mit Minusvorzeichen versehen und der Steuerkenner entsprechend vermerkt. Als Beleg wurde "Anlage" eingetragen. Als Anlagevorsteuerkonto wird vom Programm beim erstmaligen Installieren automatisch das Konto 900 zugeordnet.11 Das Feld V in Ihrer Einnahmen/Ausgabenliste ist natrlich mit False belegt, denn die šbertragung auf ein Geldkonto werden Sie selber vornehmen. Ein mehrmaliges šbertragen ist m”glich, wird aber entsprechend durch eine Meldung gesondert behandelt, indem n„mlich gefragt wird, ob ein zweites mal bertragen werden soll, was Sie explizit mit Ja(j) oder Nein(n) beantworten. Ein vorher bertragener Buchungssatz muá dann per Hand gel”scht werden. Das Journal der Anlage kann ber jeden beliebigen Zeitraum ausgedruckt werden. 8.7. Abschreibungsbetr„ge bertragen; Mit der Taste F10 bertragen Sie die Abschreibung bestimmter Jahre in Ihrer Einnahmenberschuárechnung. Bei Bet„tigen der Taste F10 werden Sie um die Angabe des Abschreibejahres gebeten. šbertragen wird jeweils nur der AfAjahreswert des angegebenen Jahres des in der Liste markierten Buchungssatzes und zwar wird dieser in der EA dem Konto 901 zugeordnet. Dieses Konto ist fr Abschreibgungen reserviert und als Kostenkonto gekennzeichnet12. Es muá bei der erstmaligen Verbuchung noch eingerichtet werden, auch wenn es vorher vom Programm aus schon vorgeschlagen wurde. Sie mssen also jedes Anlagegut explizit fr jedes Jahr extra und einzeln in Ihre Einnahmenberschuárechnung bertragen. Nach einer šbertragung wird im jeweilig rechts stehenden Feld -E- ein T fr True (wahr) eingetragen. Dies bedeutet die Abschreibung fr das entsprechende Jahr ist erledigt, wurde durchgefhrt. Weiterhin werden Fehler abgefangen, die eine šbertragung ber ein Jahr angeben, welches berhaupt nicht zu den Abschreibungsjahren dazugeh”rt. Die šbertragung wird auch dann abgebrochen, wenn das Afajahr gleich 0.00 ist oder Afarest=0 ist. Entsprechende Meldungen informieren Sie dann am Bildschirm. Beachten Sie bitte folgendes. Eine šbertragung einer Abschreibesumme kann fr jedes Jahr pro Buchungssatz grunds„tzlich nur einmal durchgefhrt werden. Das Progamm notiert, ob eine Abschreibung fr ein bestimmtes Jahr pro Datensatz durchgefhrt wurde (Feld E).13 Sie sollten daher ganz sicher sein, daá Ihr Anlagegut entsprechend der notwendigen Daten richtig aufgenommen wurde, bevor Sie sich an die šbertragung begeben, da Sie sonst gezwungen sind, um eine Korrektur vorzunehmen, den gesamten ____________________ 11 Die Zuordnung der Konten 900 / 901 kann in der Einausliste ge„ndert werden. 12 Dieses Konto kann ge„ndert werden! 13 Es ist wohl m”glich eine Jahresabschreibung mehrmals durchzufhren. Allerdings kontrolliert das Programm nicht, ob eine alte šbertragung bereits in der EA notiert ist! Falls Sie also aus Versehen einen Abschreibebetrag aus Ihrer EA gel”scht haben, k”nnen Sie auch ein zweitesmal bertragen, aber aber aber...korrekt ist das nicht! Seite -42- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- Anlagebuchungssatz zu l”schen und entsprechend der neuen Zahlen neu aufzunehmen und neu zu bertragen. Zus„tzlich máten Sie eine schon bertragene Vorsteuer, als auch die bertragenen Abschreibes„tze der einzelnen Jahre, entsprechend in der EINAUS.DBF, Ihrer Buchungsliste ber die Taste F8 explizit l”schen. 9. Hilfe und Notizzettel; In allen Programmteilen, in denen Sie sich befinden k”nnen Sie jederzeit ber die Funktionstaste F1 spezielle Hilfe zum Programm abrufen. +----------------------------( Hilfe)-----------------------------------+ | Buchungsabteilung (Sonderhilfe 1:) | | Sie befinden sich in der Buchungsabteilung. Nehmen Sie neue Buchungen | | auf oder bearbeiten Sie die vorhandenen Buchungen. Bewegen in der | | Liste mit den Pfeiltasten. (auch in Verbindung mit Ctrl - Pfeile,End, | | Home). Sie finden (Pfeiltaste nach rechts) weitere Felder auáerhalb | | der angezeigten Grundliste. | | | | šber die F = Funktionstasten haben Sie folgende Optionen. | | F2 = Texte F3 = Kontenplan F4 = Steuers„tze F5 = Geldkonten | +-----F7 = Druck CTRL W = Speichern ESC = Beenden C.T.O. H.D.HGG-----+ Innerhalb der Hilfe bewegen Sie sich mit Hilfe der Pfeiltasten und entsprechend mit den Tasten Pgdn und Pgup oder in Verbindung mit Control. Die Hilfe informiert Sie aber nicht nur ber entsprechende Programmpunkte in denen Sie sich gerade befinden, sondern Sie haben von der Hilfe aus auch Zugriff auf Ihre Voreinstellungen und zwar ber die Funktionstasten: F2, in Ihre Textvoreinstellungen, ber F3 in Ihrem Kontenplan, ber F4 auf Ihre Steuers„tze und ber F5 auf die Benennung Ihrer Geldkonten. Diese Zugriffe sind gedacht als schnelle Nachschlagem”glichkeit w„hrend des Buchens, wenn Sie beispielsweise nicht mehr wissen, welches Geldkonto Sie mit welcher Kontonummer versehen haben. šber die Funktionstaste F7 k”nnen Sie die jeweils am Bildschirm angezeigten Hilfstexte ausdrucken und Sie k”nnen in der Hilfe selber schreiben, erg„nzen oder entsprechend auch Informationen aus der Hilfe l”schen. Wenn Sie irgendwelche Ver„nderungen in der Hilfe gemacht haben, mssen Sie diese Ver„nderungen mit der Tastenkombination Control-W speichern, damit sie beim n„chsten Mal zur Verfgung stehen. Abbrechen k”nnen Sie die Hilfe ber die Taste ESC. Falls Sie dies tun, aber im Text in irgendeiner Form Žnderungen vorgenommen haben, werden Sie sicher- heitshalber gefragt, ob Sie Ihre Žnderungen speichern wollen. šber die Tastenkombination - Control-F10 - (-(Strg-F10)-) gelangen Sie in Ihren Notizzettel, den Sie an jeder Stelle des Programms aktivieren k”nnen. Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -43- -------------------------------------------------------------------------- Eintr„ge mssen, falls vorgenommen, gespeichert werden mit der Tastenkombination Control-W. Sie k”nnen die Hilfe und die Notizen ber die Funktionstaste F7 ausdrucken oder einfach die Bearbeitung beenden mit der Taste Esc, ohne Speichern. Die Informationen der Hilfe als auch des Notizzettels stehen in folgenden Dateien: HILFEEA.DBF, HILFEEA.DBT und HILFEEA.NTX. Bei einer Reorganisation wird die Hilfe komprimiert, da die .DBT Dateien umfangreiche Platzansprche stellen. Diese Informationsdateien sind entsprechend groá und mssen nicht unbedingt auf Ihrer Festplatte innerhalb des Unterverzeichnisses, in dem das Programm untergebracht ist, gespeichert sein. Wenn diese Dateien nicht vorhanden sind, haben Sie entsprechend natrlich auch keinen Zugriff auf die Hilfeeinrichtung, die ja insbesondere auch deswegen interessant ist, weil Sie verschiedene Voreinstellungen ber die Hilfe einsehen k”nnen. W„hrend einer Reorganisation werden diese recht umfangreichen Dateien jeweils komprimiert. Die aktivierte Hilfe in der Buchungstabelle +------------------------------ ------------------------INSERT -------------+ |+--------------------------[ Hilfe ]----------------------------------------+ | Buchungsabteilung (Sonderhilfe 1:) | | | | Sie befinden sich in der Buchungsabteilung. Nehmen Sie neue Buchungen | | auf oder bearbeiten Sie die vorhandenen Buchungen. Bewegen in der | | Liste mit den Pfeiltasten. (auch in Verbindung mit Ctrl - Pfeile, End, | | Home). Sie finden (Pfeiltaste nach rechts) weitere Felder auáerhalb | | der angezeigten Grundliste. | | | | | | šber die F = Funktionstasten haben Sie folgende Optionen. | | | | F2 = Texte F3 = Kontenplan F4 = Steuers„tze F5 = Geldkonten | +-----F7 = Druck CTRL W = Speichern ESC = Beenden C.T.O. H.D. HGG---------+ Der Notizblock +----------------------------------------------------------- -----------+ +---------------------------[ Notizen ]-------------------------------------+| |1550 Portoeinzahlung | | | | allgemeine Notizen einfach so zwischendurch .... | | | | | | immer Ctrl-W speichern | | | | auch in der Hilfe k”nnen Sie schreiben! | | | +-----F7 = Druck CTRL W = Speichern ESC = Beenden C.T.O. H.D. HGG--------+| |26.03.89 | | Porto | -19.90 | 0 | 2 | | +------------------------------------------------------------------------------+ 10. Mandantenwahl; Die Version 1PLUS der EA šberschuárechnung kann in einer mandantenf„higen Version fr einen Aufpreis von derzeit 100.- bezogen werden. (Spezielle Anpassungen auf mehr Mandanten nach Rcksprache). šber den Menpunkt M des Hauptmens w„hlen Sie Ihren Mandant aus. Sie erhalten Zugriff auf insgesamt 9 Mandanten. Diese Mandantenf„higkeit des Programms basiert auf der Verteilung der jeweils notwendigen Informationsdatenbanken innerhalb festgelegter Verzeichnisse, so daá Sie bei der Nutzung der Mandantenversion unbedingt dafr Sorge tragen mssen, daá Sie ausschlieálich die von CTO Software gelieferte Installationsroutine benutzen. +----------------------+ | NR MANDANT | |----------------------| | 1 | +CTO Software++ | | 2 | Verzeichnis M1 | | 3 | Verzeichnis M2 | | 4 | Verzeichnis M3 | | 5 | Verzeichnis M4 | | 6 | Verzeichnis M5 | | 7 | Verzeichnis M6 | | 8 | Verzeichnis M7 | | 9 | Verzeichnis M8 | +----------------------+ F9 = šbernahme Kontenplan F10 = mark. Mandant w„hlen Enter = Feld „ndern Beachten Sie die "Verschiebung" der Mandantenverzeichnisse: Mandant 1 wird datenm„áig im aktuellen Programmverzeichnis verwaltet, Mandant 2 wird datenm„áig im Verzeichnis M1 verwaltet usw.. In der Spalte Mandant k”nnen Sie die einzelnen Mandanten jeweils benennen, indem Sie innerhalb der Spalte das Feld ”ffnen und den Namen Ihres Mandanten eintragen. Dieser Name wird in zahlreichen Mens jeweils am Bildschirm angezeigt, so daá Sie immer wissen, wo Sie sich befinden. Sie w„hlen einen Mandanten, indem Sie den Cursor auf die entsprechende Mandantenposition setzen und diesen so markierten Mandanten ber die F10 Taste ausw„hlen. Nachdem Sie ein Mandantenverzeichnis neu eingerichtet haben (das Programm kontrolliert automatisch, ob der Mandant neu oder schon vorhanden ist), besteht die M”glichkeit einen schon bestehenden Kontenplan eines bestimmten anderen Mandanten vollst„ndig zu bernehmen, wenn Sie nicht einen eigenen Kontenplan fr den neuen Mandanten anlegen wollen. Sie w„hlen den Kontenplan ber die Taste F9, woraufhin Sie gefragt werden, welcher Kontenplan von wo wohin kopiert werden soll. Hole den Kontenplan des Mandanten Nummer x und bertrage ihn in das Mandantenverzeichnis Nummer y. Beachten Sie bitte, daá, wenn Sie ein Mandantenverzeichnis angeben, das nicht besteht, es unweigerlich zu einer Fehlermeldung kommt, da das Programm im jeweiligen Mandantenverzeichnis Zugriff auf bestimmte Daten braucht, die, falls dieser Mandant nicht vorhanden ist, ebenfalls nicht vorhanden sein k”nnen. 11. Tastaturvorschriften und - bedienung; Mit Enter ”ffnen Sie ein Feld und bergeben einen Eintrag. Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -45- -------------------------------------------------------------------------- Die Pfeiltasten und Home/End/PgDn/PgUp-Tasten bl„ttern durch die sortierten Listen. In Verbindung mit der gehaltenen Control-Taste bewegen Sie sich schneller. CTRL in Verbindung mit den Pfeiltasten oder den Tasten Home End PgDn PgUp dienen zum "springen" durch die Listen. Die Tastatur bei der Datenerfassung nach Neuaufnahme mit F5 Nehmen Sie Daten mit den Buchstabentasten auf. verlassen MIT SPEICHERUNG! Sie k”nnen die Cursortasten wie gewohnt einsetzen: Cursor hoch - Feld zurck Cursor runter - Feld vor Cursor links, rechts = Position nach links bzw.rechts Pg Dn weiter /Seite runter /Felder berspringen ENTER Feld ”ffnen / Eintrag bergeben und n„chstes Feld aktivieren INS schaltet Einfgemodus ein/aus. DEL Zeichen l”schen HOME zum Anfang des Feldes, in der Liste zum linken ersten Feld END zum Ende eines ge”ffneten (beschriebenen) Feldes, in einer Liste zum rechts auáen angezeigten Feldspalte Bewegen in den Listen: CTRL-end springt zum letzten Feld des mark. Satzes CTRL-home springt zum ersten Feld des markierten Satzes CTRL-PgUp / Dn = zum letzten, ersten Buchungsatz der Liste Innerhalb der einzelnen, ge”ffneten Felder gelten weitere Tasten: (nach F5 oder Enter) Innerhalb der ge”ffneten Felder in der Liste, Hilfe und Notizen. Ctrl-y l”scht eine Zeile, bzw. einen Feldeintrag. Ctrl- Seite -46- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- e/x/s/d/f/a bewegen den Cursor rauf,runter,links,rechts. Dies Bewegungen lassen sich mit den Pfeiltasten bequemer ausfhren. Ctrl-t l”sche Wort rechts. Alt-u hole gel”schten Eintrag zurck ins Feld. T/F Abfragen bedeuten T = ja F = Nein, ESC = Abbruch ohne Ver„nderung, Verlassen der Mens Sucheingaben werden mit der Entertaste / PgDn Taste best„- tigt, bergeben. Del - Taste = L”sche Zeichen an der Cursorposition Ins - Taste = aktiviert Einfgemodus, sonst befinden Sie sich im šberschreibmodus. Pfeile = Von Feld zu Feld. PgDn, PgUp Bildschirmausschnitt runter, rauf. Ctrl- Pgup/PgDn an den Anfang das Ende der Datenbank springen. Ctrl- Home/End zum linken/rechten „uáersten Feld springen Auch auáerhalb des angezeigten Bildschirmbereichs finden Sie Datenfelder, die Sie mit den Pfeiltasten erreichen k”nnen. 12. Datensicherung; Datensicherung ist eine oft vernachl„ssigte Aufgabe des Anwenders. Meist aber nur bis zum ersten richtigen Datenverlust. Datensicherung wird am PC ber das DOS- Dienstprogramm BACKUP (DOS 6.o MSBACKUP) vorgenommen. Alle Ihre Daten stehen in sogenannten Datenbanken, dies sind die Dateien mit der Endung .DBF. Mindestens diese sollten regelm„áig gesichert werden. Bei Verwendung von MS-DOS 6 heiát das Dienstprogramm zum Datensichern und restaurieren (wieder einlesen) MSBACKUP. Ausgehend davon das Sie das Programm auf der festplatte C: in einem Unterverzeichnis EHO installiert haben, zeigen wir ihnen im folgenden einige Befehle zur Datensicherung: (nicht gltig fr bei MSDOS6) C:\>BACKUP C:\eho\*.dbf a: Sichere alle .DBF Dateien aus dem Verzeichnis EHO auf Disketten ins Laufwerk A:. In den DBF-Dateien sind die Daten ihrer EA gespeichert. Mindestens diese mssen regelm„áig gesichert werden. Eine Rundumsicherung erfolgt ber den Befehl: (nicht gltig fr MS-DOS 6) C:\>BACKUP C:\eho\*.* a: (Sichere alle Dateien (Das Programm, die Hilfe, die Indexdateien aus dem Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -47- -------------------------------------------------------------------------- Verzeichnis EHO auf Disketten ins Laufwerk A: EHO Fakturierungsbesitzer haben damit auch die EHO gesichert!) In der Mandantenversion werden fr die einzelnen Mandanten unterhalb des zentralen Verzeichnisses \EHO weitere Verzeichnis M1-M8 angelegt. Dort finden Sie die Daten der einzelnen Mandanten. (Der erste Mandant liegt im Verzeichnis \EHO, entspricht also der Einplatzversion.) Besitzer der Mandantenversion befehlen: (nicht bei MSDOS6) C:\>BACKUP C:\eho\*.* a: /S (Sichere alle Dateien (Das Programm, die Hilfe, die Indexdateien aus dem Verzeichnis EHO auf Disketten ins Laufwerk A: und durch den Parameter /S zus„tzlich auch alle darunterliegenden Mandantenverzeichnis M1-M8) Ein einzelner Mandant wird gesichert: (nicht bei MSDOS6) C:\>BACKUP C:\eho\M3\*.* a: Sichere alle Dateien aus dem Verzeichnis \EHO\M3 auf Disketten ins Laufwerk A:. Informieren Sie sich zus„tzlich in Ihrem Systemhandbuch. Achtung! Bei der Version MS-DOS 6.o wurde ein Anwendungsprogramm MSBACKUP integriert, das von einer Oberfl„che aus bedient wird. 13. Filter setzen; šber die Tastenkombination ALT F1 ist es an verschiedenen Programmstellen m”glich eine beliebige Selektion der vorhandenen Daten vorzunehmen. Einen Filter setzen bedeutet: Sie "filtern" Daten aus der Datenbank, die ein oder mehrere von Ihnen zu definierende Kriterien erfllen. Der Filter kommt etwa zum Einsatz, wenn: Sie bestimmte Daten suchen. Beispiele: - Suche alle Erfassungen, die im Feld Beleg den Eintrag: E12361 haben, -Suche alle Vorf„lle mit der Kontonummer 1002 im EAfeld und Buchungstext = Maier, -Selektiere alle Kontenvorf„lle ab EAKonto 1600 bis Konto 1800 oder -Drucke das Journal aller Buchungen eines bestimmten Belegdatums, oder eines bestimmten Zeitraums oder nur mit bestimmten Buchungstext. Beispiel: Filtere alle Daten der Konten 1000 - 2000, aber nur die mit Beleg: SSK Klammersetzung14 ist bei dieser Abfrage nicht notwendig. Befolgen Sie unten stehende Anweisungen: 1. Klammer auf: NEIN 2. W„hlen Sie aus der Feldliste das Feld EA, indem Sie es markieren und mit Enter bernehmen. 3. W„hlen Sie den Vergleichsoperator "kleiner o. gleich" 4. Tragen Sie eine 2000 ein. 5. W„hlen Sie UND. 6. W„hlen Sie aus der Feldliste das Feld EA 7. W„hlen Sie den Vergleichsoperator "gr”áer o. gleich" 8. Tragen Sie eine 1000 ein. 9. W„hlen Sie UND im Fenster WEITER 10. W„hlen Sie das Feld Beleg 11. W„hlen Sie den Vergleichsoperator "gleich". 12. Tragen Sie "SSK" (Auf genaue Schreibweise achten) 13. W„hlen Sie im Fenster "Weiter" ENDE +--Auswahl Felder----------------------++Auswahl Vergleich------++Weiter?---+ |DATUM ||gleich ||und | |BELEG ||gr”áer ||oder | |A ||kleiner ||ende | |TEXT ||gr”áer oder gleich || | |BETRAG ||kleiner oder gleich || | |BEZAHLT ||ungleich || | |V ||enth„lt || | ___________________ 14 Die Klammersetzung erfolgt nach mathematischen Grunds„tzen Seite -48- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- |STBETRAG ||enth„lt nicht || | +--------------------------------------++-----------------------++----------+ +---------------------------------------------------------------------------+ |EA kleiner oder gleich 2000.00 und | |EA gr”áer oder gleich 1000.00 und | |BELEG gleich SSK | | | | | |EA<=2000.00 .and. EA>=1000.00 .and. BELEG="SSK" | +---------------------------------------------------------------------------+ Nach der Anwahl von "UND / ODER" erhalten Sie weitere Bedingungssetzm”glichkeiten. "UND" bedeutet: Beide Bedingungen mssen zutreffen, "ODER" bedeutet eine von beiden muá zutreffen! +--Auswahl Felder----------------------++Auswahl Vergleich------++Weiter?---+ |DATUM ||gleich ||und | |BELEG ||gr”áer ||oder | |A ||kleiner ||ende | |TEXT ||gr”áer oder gleich || | |BETRAG ||kleiner oder gleich || | |BEZAHLT ||ungleich || | |V ||enth„lt || | |STBETRAG ||enth„lt nicht || | +--------------------------------------++-----------------------++----------+ +---------------------------------------------------------------------------+ |BELEG gleich SSK oder | |TEXT gleich SSK und | |DATUM gr”áer 01.11.1992 | | | | 1. Bedingung UND 2. Bedingung | | | | | | +-----------+ | | | | | | | | | | | | |Unterbedingung Unterbedingung | |(BELEG="SSK" .or. TEXT="SSK") .and. DATUM>ctod("01.11.1992") | +---------------------------------------------------------------------------+ Suche eine Buchung, die entweder im Feld (Beleg oder Text den Eintrag SSK als erste Zeichen) hat UND ein h”heres Datum als 01.11.1992. Eine Anmerkung zum Vergleichsoperator "ENTHŽLT". Warum auch immer es interessant sein k”nnte, besteht die M”glichkeit das Journal gefiltert ausgeben zu lassen, z.B. nur die Buchungss„tze, die im Feld Beleg die Zeichenfolge "SSK" enthalten. Beleg "34SSK" oder "RSSK56" w„ren von dieser Selektion betroffen. Ab Version 5.o werden alle von Ihnen gesetzten Filter jeweils in den Datenbanken FILTER.DBF oder FILTERA.DBF gespeichert. Wollen Sie also einen Filter, den Sie schon einmal definiert haben, nochmals nutzen, werden Sie ber die Tastenkombination ALT F4 auf die Filterdatenbank zugreifen, dort den Filter mit dem Cursor markieren und mit Enter w„hlen. šber die Taste F10 kann eine angew„hlte Filterbedingung auch noch per Hand modifiziert werden, bevor sie ausgew„hlt wird. 14.Druckumleitung; Die Druckumleitung ist eine ntzliche Option, um alle Druckausgaben nicht auf einen Drucker zu senden, sondern in Dateien zu speichern, die zur weiteren Bearbeitung z. B. durch ein Textsystem genutzt werden k”nnen.(nach dem Motto: Ich will meine Unterlagen DICK FETT UNTERSTRICHEN im Blocksatz etc.) Jede BWA Auswertungen kann ber diese Option so richtig SCHICKI MICKI erstellt werden. Die Druckumleitung wird immer ber ALT F5 aktiviert. Die dort ausgew„hlte Datei Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -49- -------------------------------------------------------------------------- wird immer im aktuellen Arbeitsverzeichnis, das dem des aktuellen Arbeitsjahres entspricht, gespeichert. Am einfachsten gehen Sie folgendermaáen vor. Schalten Sie den Drucker aus. W„hlen Sie Ihren Druck an. Es folgt die Fehlermeldung "Drucker nicht bereit". W„hlen Sie dann ALT - F5. Markieren Sie die Datei, in die gedruckt werden soll. Es stehen ihnen 3 Dateien zur Auswahl. Bei jedem neuen Druckvorgang werden „ltere Dateien berschrieben. W„hlen Sie danach, bei weiterhin ausgeschaltetem Drucker, N fr nicht abbrechen. Die umgeleitete Datei wird jeweils im aktuellen Programmverzeichnis (\EHO) bez. Mandantenverzeichnis gespeichert. 15. BWA Betriebswirtschaftliche Auswertungen /Kontenplan; Die EA-Plus verfgt nun ber ein selbstdefinierbares Auswertungsmodul. Saldenzeitraum: 01.01.93 bis 31.12.93 +----------------------------------------------------------------------------+ |NR Bezeichnung ART Netto Steuer Brutto | |----------------------------------------------------------------------------| | 320 | PKW | B | -14869.57 | -2230.43 | -17100.00 | |2110 | Zinsaufwand | N | -500.00 | 0.00 | -500.00 | |2160 | Restbuchwert-Abg„nge | N | -15000.00 | 0.00 | -15000.00 | |2650 | Zinsgutschrift | N | 200.00 | 0.00 | 200.00 | |2660 | Erh. Anzahlungen | N | 2000.00 | 0.00 | 2000.00 | |3400 | Einkauf 15% | E | -59478.26 | -8921.74 | -68400.00 | |4110 | Lohn | K | -12000.00 | 0.00 | -12000.00 | |4360 | Steuern | K | -3000.00 | 0.00 | -3000.00 | |4530 | KFZ | K | -2478.26 | -371.74 | -2850.00 | |4850 | AfA | K | -1500.00 | 0.00 | -1500.00 | |4855 | GWG | K | -793.04 | -118.96 | -912.00 | |8400 | Erl”s 15% | V | 99130.43 | 14869.57 | 114000.00 | |8800 | Anlagenverkauf | V | 20947.83 | 892.17 | 21840.00 | |8900 | Priv. Entnahmen | V | 1288.69 | 193.31 | 1482.00 | +----------------------------------------------------------------------------+ ARTEN: (B) ilanz Waren (E) inkauf (K) osten (N) eutral (V) erkauf F3 = Saldo berechnen F4 = Auswertung erstellen F5 = neues Konto F6 = gehe zu Kontonummer F8 = Konto l”schen Enter = markiertes Feld „ndern F9 = drucke Kontoklassen F10=Buchungskontrolle ESC=Zurck Der Kontenplan wurde um die M”glichkeit erweitert, die Kontensalden fr beliebig bestimmbare Zeitr„ume zu berechnen (F3). Beachten Sie den jeweils eingeblendeten Zeitraum am Bildschirm. Sind die Daten einmal berechnet, besteht die M”glichkeit, diese ber selbstdefinierte Auswertungen aufzuschlsseln (F4). Dazu aktivieren Sie ber F4 das Auswertungsmodul. Sie erreichen nun eine Liste von vorgefertigten Beispieldateien (X*.*) von der Sie eine per Entertaste anzeigen lassen. Diese dienen als Beispiele, Sie selbst werden entsprechend ihrer Anforderungen, eigene Definitionen erstellen. Seite -50- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- +-XBERNI.DBF------------Ram:------ 183---------------------------------+ | Z TEXT Abkonto Biskonto P S | |----------------------------------------------------------------------------| | 1 | Gewinnermittlung gem. 4, Abs 3 EStG | | | | | | 2 | fr den Zeitraum vom 01.12.93-31.12.93 | | | | | | 3 | | | | | | | 4 | BETRIEBSEINNAHMEN | | | | | | 5 | | | | | | | 6 | Umsatzerl”se | 8400 | 8400 | L | N | | 7 | Ver„uáerungserl”se betr. WG | 8800 | 8800 | L | N | | 8 | Erh. Anzahlungen | 8000 | 8000 | L | N | | 9 | Entnahmen & Eigenverbrauch | 8900 | 8900 | L | N | | 10 | USt-Erstattungen | 1780 | 1780 | L | B | | 11 | So. Ertr„ge | 2650 | 2650 | L | N | +----------------------------------------------------------------------------+ +----------------------------------------------------------------------------+ |Zeile ð> F3=kopieren F4=drucken F5=neuer Text F6=neue Seite F8=Zeile l”schen | |ALT=F5 Druck umleiten Enter=„ndern ESC=Zurck | +----------------------------------------------------------------------------+ (CTRL-) PgDn,PgUp,HOME,END + Pfeile zum Bewegen in der Liste Das BWA-Auswertungsmodul besteht aus den Angaben Zeilennummer, freies Textfeld, Abkonto - Biskonto, der Spalte P fr Position und der Spalte S fr zu errechnende Summe. Folgende Angaben werden in der BWA Auswertung von ihnen erwartet: Text = freie Texteingabe ABKONTO= Kontonummer ab der berechnet wird, dieses Konto muá im Kontenplan vorhanden sein BISKONTO: Kontonummer bis zu der gerechnet wird P= R/L R = Ausdruck mehr rechts positioniert L = mehr links positioniert ausdrucken S= S=STEUER soll errechnet werden B=BRUTTO soll errechnet werden N=NETTO soll errechnet werden Beachten Sie: Die Felder ABKONTO-BISKONTO sind fnfstellig. Das jeweils erste Zeichen dieser Felder ist reserviert fr die Angabe von Rechenoperationszeichen! Bei Eingabe von Kontonummern, muá die erste Stelle frei bleiben!, es steht dort also ein Leerzeichen! Beispiele: Zeile Text ABKONTO BISKONTO P S 1 Erl”se [ 8000] [ 8000] R B bedeutet rechne die Bruttosumme des Kontos 8000. (Gerechnet wird beim Ausdruck) Zeile Text ABKONTO BISKONTO P S 3 Kosten [ 4000] [ 4000] R B bedeutet rechne die Bruttosumme des Kontos 4000. Zeile Text ABKONTO BISKONTO P S 4 Kosten [ 4000] [ 4000] R N bedeutet rechne die Nettosumme des Kontos 4000. Zus„tzlich lassen sich auf bestimmte Zeilen und Zeilenbereiche Rechenoperationen definieren. Dazu stehen drei Parameter zur Verfgung: P= Plus M= Minus Z = Zeile von - bis Zeilenbereichaddition Zeile Text ABKONTO BISKONTO P S 5 Erl”se minus Kosten [P1 ] [P3 ] R bedeutet: errechne beim Ausdruck die Summe der in Zeile 1 und Zeile 3 errechneten Werte. Der Parameter P (Achtung P steht im ersten Zeichen des Feldes AB/BISKONTO) Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten Seite -51- -------------------------------------------------------------------------- erm”glicht Zeilen mit einander zu addieren. (Da die Werte der Kosten im Kontenplan als Minuswert auftaucht, berechnet das Programm also Z1 PLUS MINUS Kosten Zeile 3). Zeile Text ABKONTO BISKONTO P S 12 Summe aus Zeilen 4 bis 10 [Z4 ] [Z10 ] R bedeutet: berechne in Zeile 12 das Ergebnis aller Kontenberechnungen der Zeilen 4- 10 Einmal erstellte Auswertungen sind jederzeit wiederverwertbar und editierbar. Fehlerquellen: Bei Angabe von Kontonummern ist das erste Zeichen ein LEERzeichen. Das Ausgangskonto einer Berechnung muá im Kontenplan vorhanden sein. Bei ADDITION/SUBTRAKTION/Zeilenbereichssummierung mssen die Zeilenangaben kleiner als die aktuelle Zeile, in der das Ergebnis errechnet wird, sein! Zeilen oder Bereichsummierungen selbst k”nnen nicht addiert werden. 16. Stammdatenverwaltung; Grunds„tzlich verweisen wir auf unser Programm CTO-EHO Plus Version 2.o bezglich der Stammdaten - Adressverwaltung. Aber auch unabh„ngig von der umfassenden Adressverwaltung der EHO verfgt das Programm ber eine kleinere Stammdatenverwaltung. Je nachdem, ob Sie ber das Programm EHO verfgen oder nicht, mssen Sie in den Voreinstellungen Druckerauswahl dem Programm mitteilen, ob Sie die Stammdaten in der EHO verwalten oder der EA. Betreten wird das Adressenverzeichnis vom Hauptmen aus. Sie gelangen anschlieáend in folgenden Bildschirm. +-----------+ |Name | |-----------|+---------------------------------------------------------------+ |- Schulung || Kundennummer: K70000 Kennung: 50- | |2 S GmbH S || | |A & C Soft || | |A + C Vert || Anrede: Firma Vorname: | |A + P Pale || Name : Abacus Gmbh | |A K B || Name-2 : Frank Paletti | |A-Dat || Name-3 : | |A.C.S. Com || | |A.R.U.S. || Strasse: Bahnhofstr. 225 | |A.S.M. || Plz : 4538 | |Aachener N || Ort : Nordhausen | |Aachener V || | |Aasmann ||Bank:Stadsparkasse KtoNr: 23456789 BLZ: 3900000 | |AB-Soft || | |ABA Bro-A || Telefon : 04731-5088 Fax: 04731-5080 | |ABACUS |Notiz------------------------------------------------------------ |Abacus |Reg. EHO vom 14.03.91 +-----------+ geordnet nach Name ------------------------------------------------------------------------------- Enter=„ndern F2=Ordnen F3=Suchen F5=Neu F7=Etikett F8=L”schen ESC=Zurck Am linken Rand finden Sie die Nachnamen der Kreditoren / Debitoren. Mit den Cursortasten k”nnen Sie sich durch die Namensliste der Stammdaten bewegen. Die Daten sind beim Betreten der Stammdaten nach Name alphabetisch sortiert. Rechts sehen Sie jeweils die vollst„ndigen Daten des jeweils markierten Namens. Am unteren Bildschirmrand werden Ihnen die m”glichen Funktionstasten, die genutzt werden k”nnen, angezeigt. Die Liste l„át sich mit der Funktionstaste F2 nach verschiedenen Kriterien ordnen. Je nach gew„hlter Ordnung kann dann ber die F3 Taste in der jeweiligen Ordnung gesucht werden. Seite -52- Copyright (C) (HD) 1988-93 alle Rechte vorbehalten -------------------------------------------------------------------------- Einen Dateneintrag „ndern Sie, indem Sie den Datensatz suchen und ber ENTER ”ffnen. Weitere Funktionen: Eine neue Adresse nehmen Sie ber F5=Neu in die Stammdaten auf. F7 erm”glicht den Ausdruck eines Etiketts des jeweilig markierten Stammblattes. šber F8 kann ein entsprechend markiertes Stammdatenblatt gel”scht werden. Wie in allen Modulen wird ber ESC=Zurck das Untermen verlassen. INDEX Abschreibung 79 Abschreibungsbetr„ge bertragen 85 Anlagen buchen 76 Anlagenspiegel ausdrucken 82 Anlageverzeichnis 74 Auswertungen 51 Auswertungen Geldkonten 70 Beispielbuchung einer Anlage 83 Besonderheiten 68 Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben 19 Buchen 35 Buchen auf ein Geldkonto 48 Buchen auf ein nicht vorhandenes Geldkonto 49 Buchungen erfassen 42 Buchungsdaten physikalisch ordnen 31 Buchungslogik, Buchungen neu erfassen 36 Buchungstexte voreinstellen 15 BWA Betriebswirtschaftliche Auswertungen /Kontenplan 100 Daten auslagern 32 Datensicherung 94 Die Artenangabe 18 Druckerinstallation. 25 Druckumleitung 99 Filter setzen 96 Funktionen der Buchungsliste 39 Funktionstasten (Men Abschreibungen verwalten.) 81 Funktionstasten im Kontenplanmen 17 Funktionstasten im Men Anlage Erfassen 78 Geldkonten einrichten 30 Gewinn und Verlust 58 Hauptmen 10 Hilfe und Notizzettel 87 Inhaltsverzeichnis 1 Installation 3 Journal 58 Konten einrichten 16 Kontenarten-Erl„uterung 61 Konteneinzelergebnisse, -bl„tter 63 Kontenendergebnisse 66 Kontenzuordnung beim Buchen 50 Lohndaten 34 Mandantenwahl 90 Offene Postenlisten 54 Programmvoreinstellung 11 Reorganisation 73 Restwert 78 Sicherheitskontrolle bei Buchungsneuaufnahme oder -„nderung 49 Stammdatenverwaltung 104 Statistik 72 Steuerergebnisse 67 Steuers„tze einrichten 12 Systemdaten (Kopf-, Fuázeile, Farbe) voreinstellen 27 Systemvoraussetzungen 2 Tastaturvorschriften und - bedienung 92 UPDATEINFOS! 5 Voreingestellte Buchungss„tze in die Erfassung bernehmen 51