NOTICE D'UTILISATION DE MS-GESTION I.Introduction -------------- Que fait MS-Gestion? Le systŠme de gestion pour Cabinet Dentaire MS-Gestion est un sur-ensemble de MS-Compta qui remplit les mˆmes fonctions … l'exception de: - la sauvegarde des fichiers qui n‚cessite un programme externe; - la consultation des comptabilit‚s d'exercices pass‚s qui exige l'emploi de MS-Compta. En revanche, MS-Gestion traite, en plus de la comptabilit‚ de l'ann‚e: - le fichier patients; - la m‚morisation et, au besoin, l'impression de textes simples: ordonnances, devis, tarifs, etc... - un ‚ch‚ancier; - un agenda (carnet d'adresses et de num‚ros de t‚l‚phone). Le systŠme ne gŠre pas: - les sch‚mas dentaires; - le carnet de rendez-vous plus facile … utiliser lorsqu'il est en papier. Comment lire cette notice? Lisez d'abord la notice de MS-Compta puis ‚tudiez dans les chapitres qui suivent les fonctions suppl‚mentaires. Notez aussi les petites diff‚rences de fonctionnement entre les deux programmes. II.Installation du logiciel --------------------------- MS-Gestion s'installe … partir d'un lecteur de disquette dans le mˆme r‚per- toire que MS-Compta (CMS). Pour cela placez la disquette programme dans le lecteur d‚sir‚ et tapez: a:instgms a:[ENTREE] ou b:instgms b:[ENTREE] si la disquette programme est dans le lecteur b: L'installation ajoute deux programmes ex‚cutables dans le r‚pertoire CMS: - GMS.EXE: le logiciel de gestion du cabinet; - LHA.EXE: logiciel de compression, d‚compression des donn‚es servant aux sauvegardes (ce logiciel est mis dans le domaine public - c'est-…-dire distribu‚ gratuitement- par M. YOSHIZAKI). et deux fichiers .BAT dans le r‚pertoire racine (c:\): -GMS.BAT: qui lance GMS.EXE; -ARCHIVE.BAT: qui permet les sauvegardes. Par ailleurs, INIT.EXE, programme de cr‚ation initiale des fichiers, est rem- plac‚ par une nouvelle version capable de cr‚er les fichiers suppl‚mentaires exig‚s par MS-Gestion. Avant d'effectuer ce remplacement, la permission vous est demand‚e. R‚pondez Y (yes). Enfin le fichier COEFF.MEM contenant les paramŠtres utilisateur est d‚truit car ceux-ci sont plus nombreux dans MS-Gestion. Il faut donc une autre struc- ture pour les enregistrer. L'installation termin‚e, il faut lancer INIT pour engendrer les nouveaux fi- chiers. Les fichiers comptables, s'ils existaient d‚j… (cr‚‚s pour MS-Compta) ne seront remplac‚s que si vous le demandez. AUSSITOT APRES, VOUS DEVEZ ABSOLUMENT LANCER MS-GESTION. Veuillez aussi lire la fin de l'appendice dans la notice de MS-Compta pour connaŒtre les conditions de distribution du programme MS-Gestion. III.Utilisation du logiciel --------------------------- a)Lancement du programme ------------------------ Lancez le programme en tapant: GMS [ENTREE] Vous n'avez pas ici le choix de la comptabilit‚ trait‚e. MS-Gestion ne peut pas travailler sur une disquette. Vous devrez seulement patienter pendant que des op‚rations pr‚paratoires plus longues qu'avec MS-Compta se d‚roulent. En cas de difficult‚, v‚rifiez la pr‚sence, en plus des fichiers ‚num‚r‚s dans la notice de MS-Compta, de: -GMS.EXE -ADRES.DBF (contient les donn‚es de l'AGENDA -TEXT.DBF (contient les titres des textes) -NONCOM.DBF (contient la liste des mal-venants) -PATI.DBF (contient le fichier patients) -RDV.DBF (contient les donn‚es de l'‚ch‚ancier) -TEXT.DBT (contient les textes) -NOMI.NTX, NOTI.NTX, RDVI.NTX, ADI.NTX Comme pour MS-Compta les fichiers d'index (.NTX) sont reconstruits automati- quement en cas de besoin. Les seules causes possibles d'incidents de d‚marrage sont ici l'absence des fichiers de donn‚es si vous ne les avez pas cr‚‚s avec INIT ou l'absence des fichiers d'index. b)Mots de passe --------------- Grosse diff‚rence avec MS-Compta: il y a deux mots de passe. Celui qui connaŒt le premier peut consulter: - dans MS-Compta: tous les fichiers; - dans MS-Gestion: le fichier patients et les fichiers non comptables (Agenda, Ech‚ancier, Textes et Mal-Venants). Celui qui connaŒt le second peut examiner tous les fichiers dans MS-Gestion. Ce second mot est inconnu dans MS-Compta. Cr‚ation des mots de passe Au tout premier lancement, l'‚cran affiche: FICHIERS NON PROTEGES Donnez les mots de passe Les mots de passe ont 11 lettres ou signes au maximum Ils doivent ˆtre diff‚rents Premier mot: Frappez le code que vous voulez et validez. L'‚cran affiche alors: Second mot: Ne donnez pas une seconde fois le mˆme mot! Votre r‚ponse serait refus‚e et la question vous serait pos‚e de nouveau. DŠs vous avez indiqu‚ les deux mots, MS-Gestion d‚marre. Utilisation des mots de passe Lors des lancements ult‚rieurs, l'‚cran affiche: Donnez votre mot de passe: *Si vous donnez le premier mot, il vous sera r‚pondu: VOUS POUVEZ CONSULTER: - le fichier PATIENTS - les fichiers non comptables Toute tentative de visualisation de la comptabilit‚ d‚bouchera sur un message pr‚c‚d‚ d'une sonnerie. Le programme d‚clarera que le fichier de donn‚es est d‚truit ou endommag‚ (en r‚alit‚, il n'est que prot‚g‚ par le mot de passe) et, cinq secondes plus tard, s'arrˆtera. *Si vous indiquez le second mot, l'‚cran affiche: VOUS POUVEZ CONSULTER: - TOUS les fichiers. Appuyez sur: -"C" pour CHANGER les mots de passe - N'importe quelle autre touche pour CONTINUER R‚pondez selon ce que vous souhaitez: la touche "C" en majuscule ou minuscule ou bien n'importe quelle autre si vous gardez vos mots de passe. *Si vous donnez un code qui ne correspond … aucun des deux mots, l'‚cran indi- que: VOUS POUVEZ CONSULTER: - AUCUN fichier Dans ce cas, pratiquement tout ce que vous tenterez de faire avec MS-Gestion conduira … une erreur. Vous serez trŠs vite oblig‚ de quitter le programme. N'oubliez pas vos mots de passe. DANS TOUS LES CAS, L'INTEGRITE DE VOS FICHIERS EST CONSERVEE Finalement, quelle que soit votre r‚ponse, un d‚lai de trois secondes pr‚cŠde le d‚marrage du programme. Si vous donnez le mot de passe de second niveau, l'apparition du mot: Attendez... confirme que votre pression de touche a bien ‚t‚ per‡ue. Comment utiliser les mots de passe Si vous ne craignez pas que quelqu'un examine votre comptabilit‚ contre votre volont‚, donnez d'embl‚e le second mot. Dans le cas contraire, indiquez d'abord le premier mot. Lorsque vous d‚sirerez traiter la comptabilit‚, vous emploierez une option particuliŠre de MS-Gestion d‚crite plus bas et qui vous autorise … reformuler votre mot de passe. En tapant le second mot, vous pourrez alors d‚protŠger la comptabilit‚. Si vous communiquez le premier mot … un tiers qui ne doit pas avoir accŠs … la comptabilit‚, effacez le programme CMS.EXE du disque dur aprŠs l'avoir copi‚ sur disquette car ce premier mot donne accŠs … tous les fichiers dans le logiciel MS-Compta. c) D‚marrage de MS-Gestion -------------------------- Il existe deux petites diff‚rences avec MS-Compta. 1) AprŠs l'introduction du mot de passe, la machine affichera les actions que vous avez programm‚es pour la quinzaine dans l'Ech‚ancier (cela sera expliqu‚ au chapitre "Fonctions Sp‚ciales"). Ensuite, en appuyant sur une touche, vous d‚couvrez l'‚cran du menu principal. 2) En haut … gauche de l'‚cran, il n'y a pas d'indication de l'ann‚e comptable trait‚e. A la place vous lirez "MS-Gestion". d) Formulaires et listes ------------------------ Contrairement … ce qui existe dans MS-Compta, les fiches ou enregistrements peuvent apparaŒtre … l'‚cran sous deux aspects: - soit comme des formulaires, reproduction exacte de vos fiches en carton, c'est-…-dire quelque chose comme: Nom:DUPONT Pr‚nom:Bernard N‚ le: 02/08/55 20, Rue des Charpentiers Tel: 87 67 72 77 Les diff‚rents champs sont alors rep‚r‚s par leur titre (Nom, pr‚nom, etc...) ou par la position qu'ils occupent sur l'‚cran (adresse). - soit comme une liste dont chaque colonne regroupe des champs de mˆme nature comme ceci: Nom Pr‚nom N‚ le ---------------------------------------- DUPONT Bernard 02/08/55 DURAND Roger 04/05/49 Vos fichiers ‚tant vides juste aprŠs l'installation de MS-Gestion, certaines fonctions ne donneront aucun r‚sultat. En voici la liste: Dans "Consulter le fichier patients": -"Voir la liste des fiches": si vous appelez cette option alors que le fichier patient est vide, vous verrez au bas de l'‚cran: Vous n'avez cr‚‚ AUCUNE fiche patient Ce message demeure affich‚ cinq secondes ou disparaŒt tout de suite si vous appuyez sur une touche. Dans "Traiter la comptabilit‚", la s‚lection de l'une des options suivantes n'a AUCUN effet tant que les fichiers concern‚s sont vierges: - Afficher les bordereaux (recettes ou d‚penses) - Banque et Caisse - Voir, Supprimer ou Recalculer les fiches d'amortissement. Par ailleurs, les valeurs des paramŠtres utilisateur sont initialement nulles. En particulier, les calculs automatiques effectu‚s avec les valeurs des let- tres-cl‚s ne peuvent pas ˆtre justes tant que vous n'avez pas enregistr‚ ces valeurs avec l'option "Changer les valeurs de base" des "Fonctions sp‚ciales". Vos essais termin‚s, reportez vous au chapitre final "Utilisation d'un nouveau jeu de fichiers" pour savoir comment r‚cup‚rer des fichiers vierges. IV.Consulter le fichier patients -------------------------------- La validation de cette option ouvre un second menu sur la droite d‚taillant toutes les fonctions applicables au fichier patients. Vous pouvez bien s–r retourner imm‚diatement au menu principal en tapant Echap. L'ordre suivant lequel les fonctions sont dispos‚es r‚sulte d'une ‚tude des s‚quences habituelles de travail. Nous choisirons un ordre diff‚rent pour nos explications. a) Ajouter une fiche -------------------- Votre fichier est initialement vide. Vous commencerez donc par cr‚er de nou- velles fiches grƒce … cette option. Sa validation fait apparaŒtre d'abord une demande de confirmation. En effet, si vous cr‚ez une fiche par erreur, sa suppression peut prendre du temps sur un gros fichier et vous ne pourrez pas annuler la cr‚ation en utilisant Echap. Ensuite vous voyez un formulaire de fiche patient vierge. .La position o— se trouve alors le curseur est celle du champ "nom du patient". Lorsque vous tapez un nom, les lettres s'inscrivent en majuscule mˆme si vous utilisez le clavier en position minuscule. Les fiches sont automatiquement class‚es dans l'ordre des noms. Ne tapez pas un espace (blanc) au d‚but du nom: votre entr‚e serait refus‚e (le curseur ne veut pas quitter le champ) car elle perturberait le classement. Ainsi un blanc suivi de DURAND serait rang‚ avant ALAIN. De mˆme vous ne pou- vez pas laisser ce champ vide. En cas de faute de frappe, corrigez avec les touches fl‚ch‚es, la touche Suppr, etc... Validez par ENTREE. .Le curseur se place sur la zone du pr‚nom. Tapez le de la mˆme fa‡on. Lorsque deux fiches comportent le mˆme nom, celle dont le pr‚nom est le pre- mier dans l'ordre alphab‚tique est class‚e avant l'autre. Ici encore, gare aux espaces inutiles (admis mais source de confusion)! .Vous arrivez ensuite … la date de naissance qui doit ˆtre pr‚sent‚e sous la forme JJ/MM/AA. Ne tapez pas les "/" qui existent d'avance. A la validation, si la date n'est pas valable (15/15/88), vous entendrez un bip et le programme ne pourra pas continuer tant que vous n'aurez pas rectifi‚. Vous verrez en haut … droite de l'‚cran: Date Invalide Corrigez. .C'est maintenant la zone adresse qui re‡oit le curseur. Aucune rŠgle ne r‚git l'‚criture dans cette zone mais vous n'avez qu'une ligne (78 caractŠres). .Validez et vous parviendrez … la rubrique Tel et Obs. Vous disposez de 140 caractŠres pour inscrire ce que vous voulez (t‚l‚phone - personnel et bureau -, traitements en cours, allergies, etc...). .Ensuite, vous voil… dans la zone ACTES et COTATIONS. Nous ‚tudions plus loin ce que l'on inscrit dans cette zone. Pour le moment, tapez F10 et T pour terminer. b) Trouver et modifier une fiche -------------------------------- Lorsque vous aurez plusieurs fiches dans votre fichier, vous d‚sirerez les retrouver et les modifier, par exemple en ajoutant de nouveaux actes et cota- tions. L'option d‚crite vous permet de faire cela. Sa validation affiche dans un cadre: Nom cherch‚: Indiquez le nom de la personne dont vous souhaitez voir la fiche. Si vous n'ˆtes pas s–r de l'orthographe, donnez au moins l'initiale ou quelques pre- miŠres lettres du nom. Les possibilit‚s habituelles de corrections existent toujours. Validez. Deux cas sont possibles: 1) L'ordinateur ne trouve pas de noms qui commencent par les lettres indiqu‚es. Il r‚pond: Pas d'enregistrement conforme Noms les plus proches: et vous ˆtes invit‚ … taper une touche pour retourner au menu principal. Les noms les plus proches sont ceux contenus dans les fiches qui pr‚c‚deraient et suivraient celle que vous cherchez SI ELLE EXISTAIT. 2) L'ordinateur trouve un ou plusieurs noms conformes. Un cadre apparaŒt avec une liste de noms et pr‚noms et une barre de contraste sur le premier nom ressemblant … ce que vous cherchez. Pour parcourir la liste, employez les flŠches haut et bas ou PgUp et PgDn. Pointez ainsi le nom voulu et frappez ENTREE ou Echap si vous pr‚f‚rez aban- donner l'op‚ration. Votre choix fait, la fiche s'inscrit sur l'‚cran. Vous pouvez la modifier. Actes et Cotations Dans le cadre ACTES, vous portez ce que vous souhaitez. En principe, on note un acte par ligne en commen‡ant par la date, par exemple: 23/3/87 35:amalgame sur dycal La touche F3 vous permet, dans tout le programme MS-Gestion, d'entrer direc- tement la date en cours dans le champ o— se trouve le curseur. A la diff‚rence de MS-Compta, F3 ne fait pas passer ensuite le curseur dans le champ suivant. Les dates du cadre ACTES ne sont pas contr“l‚es. Rien ne vous empˆche d'‚crire sur plusieurs lignes (il faudra pour cela amener le curseur sur les lignes suivantes) et/ou d'une autre fa‡on. Les fiches informatiques sont beaucoup plus souples d'emploi que les fiches papier. N'h‚sitez pas … en profiter. Par exemple, utilisez les lignes vides en bas du cadre ACTES pour y noter votre plan de traitement ou des observations. Vous les effacerez plus tard. Supprimez les lignes inutiles, en particulier des ‚tapes interm‚diaires du traitement non cot‚es. A la s‚ance suivante, effacez cette ligne et inscrivez y l'acte termin‚. Dans le cadre COTATIONS, vous notez les cotations des soins en principe en regard de chaque ligne. Vous pouvez inscrire ces informations sous n'importe quelle forme. N‚anmoins, si vous d‚sirez employer les fonctions de calcul automatique et de recherche des impay‚s (voir plus bas), il faudra vous plier … des rŠgles de syntaxe somme toute trŠs simples. RŠgles de syntaxe pour les champs cotations ------------------------------------------- Une cotation se compose: -d'une lettre cl‚ suivie -d'un coefficient (exemple DC6). La LETTRE CLE SCP ‚tant suppos‚e par d‚faut, il NE FAUT PAS la noter (exemple 5 tout seul signifie SCP5). Les autres lettres sont obligatoirement C, D , DC ou Z. Le COEFFICIENT doit ˆtre ENTIER sauf pour Z et D et DC. On peut ‚crire Z3.8 ou DC7.5 (avec un point d‚cimal et non pas une virgule) mais pas C9.5. La lettre cl‚ C peut ne pas ˆtre suivie par un coefficient. C tout seul si- gnifie C1. Plusieurs cotations peuvent ˆtre cumul‚es sur une mˆme ligne avec le signe + (plus). Exemples: C+5+4 signifie SCP5+SCP4+C1 dc6+5 signifie DC6+SCP5 DC6+z8+15 signifie DC6+Z8+SCP15 On voit: - que les majuscules et les minuscules peuvent librement ˆtre utilis‚es, - que l'ordre des coefficients est indiff‚rent, - que les lettres cl‚s sont accol‚es aux chiffres (sans espace). Les lettres D et C de DC doivent aussi ˆtre accol‚es. DC6+DC6/2 n'est pas admis et devra ˆtre remplac‚ par DC6+DC3. Les acomptes sont not‚s seuls ou … la suite des coefficients avec un signe - (moins). Exemple: 15+z4 -300 ou 15 -200 z4 -100 signifient tous les deux: SCP15+Z4, acompte de 300F. Une s‚rie de soins est consid‚r‚e comme termin‚e lorsque les lettres R/S ou r/s (r = r‚gl‚; s = d‚livrance de la feuille de soins) apparaissent seules ou … la suite d'une s‚rie de cotations. Tous les coefficients et acomptes de la colonne COTATIONS sont cumul‚s entre deux "r/s". Exemple: 15 DC15+Z8 r/s ou 15 DC15 Z8 r/s signifient tous les deux: SCP15+DC15+Z8, s‚rie de soins pay‚e, feuille de soins d‚livr‚e. Une s‚rie de soins peut aussi ˆtre conclue en notant le signe # (diŠse obtenu par CTRL ALT 3 ou par ALT GR 3 sur certains claviers) dans la colonne COTA- TIONS, seul ou … la suite d'actes. Exemple: 15+z4 # Cette fiche n'apparaŒtra pas dans les impay‚s. Le montant d– par le patient sera calcul‚ ‚gal … z‚ro. Le dossier est class‚ bien que non sold‚. .Quelques rŠgles suppl‚mentaires existent: 1) Aucun champ cotation interm‚diaire ne doit rester vide. Exemple: 15 15+z4 est interdit. Notez 0 (z‚ro = SCP0), ainsi: 15 0 15+z4 2) Les acomptes ne peuvent pas ˆtre inscrits dans une ligne de cotations con- tenant r/s ou R/S ou # (soins termin‚s): ils ne seraient pas comptabilis‚s. Calcul automatique ------------------ Lorsque vous quittez une fiche avec F10, la machine effectue des calculs sur les cotations. Bien entendu, les r‚sultats de ces calculs ne signifient rien si vous n'employez pas la syntaxe pr‚cis‚e ci - dessus. Les valeurs des let- tres cl‚s sont initialis‚es … z‚ro. Si vous voulez voir fonctionner imm‚dia- tement le calcul automatique reportez vous tout de suite au chapitre "Fonctions Sp‚ciales" et ‚tudiez l'option "Changer les valeurs de base". L'‚cran affiche quelque chose comme: Bilan pour ce patient: scp 15+z 4.0 Total:243.90 |Acompte: 100.00|Doit: 143.90 REVOIR LA FICHE ENTRER UNE RECETTE TERMINER Le bilan est la somme des coefficients depuis le dernier R/S (depuis la derniŠre feuille de soins d‚livr‚e) ou depuis le dernier #. Pour Z, D et DC, il y a un point et une d‚cimale puisque des valeurs non entiŠres (par exemple Z3.8) sont possibles. Le total repr‚sente la valeur des coefficients d‚duite par simple calcul. Les acomptes sont ceux que vous avez inscrits selon les rŠgles. Enfin, vous lirez "Avance" ou "Doit" selon que les acompte excŠdent ou n'excŠdent pas le total d–. La question finale peut recevoir trois r‚ponses que vous s‚lectionnez dans le menu horizontal: ENTRER UNE RECETTE: vous ˆtes directement connect‚ sur le module de traitement des recettes que nous d‚crivons dans la notice MS-Compta. Utilisez cette option si vous d‚sirez inscrire imm‚diatement dans les livres une recette encaiss‚e. TERMINER: vous retournez au menu principal. Choisissez cette option si vous pr‚f‚rez saisir plusieurs recettes ensemble, en diff‚r‚, ou si vous n'avez pas de recette … enregistrer. REVOIR LA FICHE: vous revoyez la fiche patient pour v‚rification ou bien pour ajouter "r/s" aprŠs la derniŠre cotation quand on vous a pay‚. Les mˆmes pos- sibilit‚s que lors du pr‚c‚dent affichage vous sont offertes et la confirma- tion vous renvoie au calcul automatique jusqu'… ce que vous r‚pondiez Oui ou Non. Calcul des Ages --------------- En haut, … gauche des fiches patients apparaŒt l'ƒge du patient. Celui ci est calcul‚ d'aprŠs la date de naissance et la date actuelle prise dans le calendrier interne de l'ordinateur. La plupart des machines possŠdent une horloge - calendrier permanente qui fonctionne mˆme lorsqu'elles sont d‚branch‚es. Si ce n'est pas le cas de la v“tre, vous devrez r‚gler l'heure et le calendrier … chaque branchement. La mise … l'heure fait appel, avant le lancement de MS-Gestion, … la commande MS-DOS Time (consultez la notice de l'ordinateur). Pour le r‚glage de la date, il a ‚t‚ pr‚vu une possibilit‚ d'accŠs au calen- drier sans quitter le programme. Cette facilit‚ est d‚crite dans la notice de MS-Compta au chapitre des amortissements. L'ƒge est ‚valu‚ trŠs pr‚cis‚ment par ann‚e entiŠre. Une personne n‚e le 31 janvier 1950 aura 39 ans le 30 janvier 1990 et 40 ans le 31. Classement des radiographies et documents ----------------------------------------- Les praticiens souhaitant informatiser leur gestion se demandent souvent comment classer les radios et documents qu'ils ont l'habitude de ranger dans des fiches carton pliables. Nous sugg‚rons une m‚thode qui, … l'usage, donne toute satisfaction. Chaque radio, lettre ou entente pr‚alable re‡ue se voit attribuer un num‚ro d'ordre (port‚ au crayon ou sur une petite ‚tiquette). Ce num‚ro n'est pas choisi d'une fa‡on compliqu‚e: on commence … 1 et on augmente d'une unit‚ … chaque nouvelle piŠce. Ensuite, les radios sont rang‚es dans une boite com- partiment‚e (destin‚e au bricolage) et les documents dans une chemise en carton. L'ordre du rangement est celui des num‚ros. Sur la fiche patient, dans le cadre ACTES, on inscrit les num‚ros d'ordre (par exemple doc25, rx245: ce qui signifie document nø25 ou radiographie nø245). Il ne faut, par la suite, pas plus de 30 secondes pour r‚cup‚rer ce que l'on cherche. Typiquement, une inscription adapt‚e … ce genre de classement serait: 12/07/89 35:obt.can.-rx243,244-ep32 que l'on peut facilement traduire: 35: obturation canalaire, radios nø243 et 244, entente pr‚alable nø32. Fiche pleine ------------ Lorsque vous avez entiŠrement rempli la fiche d'un patient, il sera n‚ces- saire, pour poursuivre, de cr‚er une seconde fiche avec le mˆme nom et le mˆme pr‚nom (ne tapez pas F10 avant d'avoir introduit l'un et l'autre). Elle sera class‚e aprŠs la premiŠre et vous pourrez les examiner toutes les deux en passant de l'une … l'autre avec les touches PgUp et PgDn. Cependant le calcul automatique ne concerne toujours que la derniŠre fiche visualis‚e au moment o— vous tapez F10. c) Supprimer une fiche ---------------------- La suppression d'une fiche patient devrait ˆtre une chose rare. En tous cas, MS-Gestion permet cette op‚ration mais, plus votre fichier sera important (nombre de fiches ‚lev‚), plus elle prendra de temps (environ 1 minute avec 2000 fiches sur un IBM 386 SX). L'ordinateur peut v‚rifier d'abord si vous n'avez pas marqu‚ des fiches … effacer par erreur. Cette op‚ration prend du temps sur un gros fichier mais elle est recommand‚e. L'‚cran affiche ensuite: Nom de la personne dont la fiche est … supprimer: R‚pondez comme pour la recherche de fiches (voir ci-dessus). *Si aucun nom ressemblant … ce que vous demandez n'existe, il vous sera r‚pondu: Aucun enregistrement conforme *S'il y a des fiches qui conviennent, vous verrez apparaŒtre le mˆme cadre que pour l'option "Trouver et modifier une fiche" dans lequel vous pourrez pointer (avec les flŠches, PgUp, PgDn) et valider (avec ENTREE) la fiche voulue. Rappelons une fois encore que toutes ces op‚rations de saisies peuvent ˆtre interrompues … tout moment en frappant Echap. Il vous sera r‚clam‚ une autre confirmation: Etes-vous s–r? Si vous reconfirmez, l'effacement commencera suivi de la r‚organisation du fichier. Effacements multiples --------------------- Il n'est pas inutile de savoir comment le systŠme procŠde lors de l'effacement d'un enregistrement. Dans un premier temps, l'enregistrement est "marqu‚ effa‡able". Cela signifie que l'ordinateur est autoris‚ … le supprimer mais que cela ne s'effectuera que si l'on aborde l'‚tape suivante. Lorsque vous examinerez une fiche marqu‚e effa‡able, la ligne de statut comportera le mot "Sup". La touche F4 sert … poser la marque ou … la supprimer (en tapant une seconde fois F4). L'effacement r‚‚l est command‚ par MS-Gestion lorsque vous le demandez. Il consiste … d‚truire l'enregistrement sur le disque, comme vous d‚truiriez un morceau de musique existant sur une cassette. Ensuite, la place laiss‚e libre est r‚cup‚r‚e, c'est-…-dire que tous les enregistrements suivants sont rap- proch‚s l'un … la suite de l'autre. Enfin, le fichier est r‚ index‚, c'est-…-dire class‚ de nouveau selon l'ordre pr‚vu. Tout cela se passe en dehors de votre intervention. La connaissance de cette proc‚dure vous permettra de comprendre ce qui suit. En effet, MS-Gestion contr“le, … la validation si vous n'avez pas marqu‚ une fiche effa‡able en tapant accidentellement F4 (par exemple, … la place de F5, voisine sur le clavier) ou bien si vous n'avez pas manipul‚ une combinaison de touches qui produit le mˆme r‚sultat que si vous aviez utilis‚ F4. Dans ce cas, un message s'affiche qui vous invite … rectifier. Vous pouvez ne pas tenir compte de ce message et marquer toute une s‚rie de fiches: il suffit de les trouver par la m‚thode d‚crite puis de taper F4. Cela vous permet de supprimer de nombreux enregistrements en une seule fois, sans perdre du temps lors de chaque r‚organisation du fichier. Pour cela: 1) Marquez toutes les fiches … d‚truire sauf une; 2) Appelez la fonction "Supprimer une fiche", refusez le contr“le d'effacement accidentel et sp‚cifiez le seul enregistrement que vous n'avez pas marqu‚. d) Voir la liste des fiches --------------------------- Cette option vous pr‚sente les noms et pr‚noms des patients en liste dans l'ordre alphab‚tique. On peut parcourir la liste avec les flŠches haut et bas ou, plus rapidement, avec PgUp et PgDn (dans ce cas, on avance ou recule de 16 lignes … chaque fois). Voyez au chapitre "Fonctions Sp‚ciales" les d‚tails concernant la manipulation des listes. Terminez en tapant F10 ou Echap. e) Rechercher les impay‚s ------------------------- Si vous inscrivez vos cotations selon la syntaxe pr‚conis‚e, vous pouvez demander … l'ordinateur de rechercher les impay‚s ou, plus pr‚cis‚ment, les fiches dont les cotations ne s'achŠvent pas par un "R/S" (soins r‚gl‚s) ou par un "#" (dossier class‚). La liste peut ˆtre imprim‚e si vous le demandez et si votre imprimante est prˆte. Vous devrez indiquer (en r‚ponse aux questions pos‚es) … partir de quel point, dans la liste des noms, la recherche d‚butera. Par exemple: A partir de: A cherchera depuis le premier nom commen‡ant par "a". A partir de: DO cherchera depuis le premier nom commen‡ant par "do". S'il n'y a pas de nom r‚pondant … ce critŠre, la machine commencera par un nom voisin de celui que vous avez indiqu‚. l'‚cran affiche: Pas d'enregistrement conforme. Recherche … partir d'un nom voisin. Vous aurez aussi … pr‚ciser … quel point arrˆter les recherches. Si vous donnez: A partir de: BA Jusqu'…: LE la machine cessera son examen aprŠs le dernier nom commen‡ant par "LE". Les bornes "a" et "z" font parcourir l'int‚gralit‚ du fichier. Cela prend du temps si les fiches sont nombreuses (tapez Echap pour arrˆter si vous en avez assez). Une fois les bornes connues, la liste des noms et pr‚noms des personnes con- cern‚es s'affichera et s'imprimera si cela est possible et si vous l'avez demand‚. Si la liste est plus longue que l'‚cran entier, il y aura une pause en bas d'‚cran. V.Fonctions sp‚ciales --------------------- Il s'agit de quelques options accessibles grƒce … un menu secondaire. Les options "Tri des fichiers" et "Nouveaux Fichiers" sont d‚crites dans la notice de MS-Compta. a) Changer les valeurs de base ------------------------------ La validation de cette option fait apparaŒtre un cadre o— vous lirez les valeurs connues du systŠme pour chaque lettre-cl‚ (SCP, D, DC, Z et C). Vous pouvez les changer de la mˆme maniŠre que vous modifiez les champs d'un enregistrement ou bien les laisser telles quelles en appuyant sur Echap ou F10. Ensuite, vous pourrez modifier ou enregistrer vos coordonn‚es bancaires, la chaŒne d'initialisation de l'imprimante et les couleurs, comme avec MS-Compta. Enfin, on vous demande: Changer les PROTECTIONS DES FICHIERS? La r‚ponse Oui vous replace au niveau de l'introduction des mots de passe (d‚crit au d‚but de cette notice). Vous pouvez alors d‚prot‚ger ou au contrai- re dissimuler certains fichiers. b) Voir les mal-venants ----------------------- Cette option vous permet de tenir … jour une liste des personnes qui manquent leurs rendez-vous. Il suffit de taper leurs nom, pr‚nom, t‚l‚phone et le niveau de leur infid‚li- t‚ (une note de 1 … 99) qui peut ˆtre, par exemple, le nombre de rendez-vous rat‚s. Manipulation des listes Etudiez avec soins les lignes qui suivent: elles vous expliquent comment on parcourt une liste et comment on y ajoute des ‚l‚ments. Vous aurez besoin de savoir faire cela non seulement pour la pr‚sente fonction mais aussi pour les suivantes. Au d‚but, lorsque la liste est vide: - dans le cas du fichier patient, vous ne pouvez mˆme pas l'afficher . Si vous essayez , vous verrez au bas de l'‚cran, durant cinq secondes, le message suivant: Vous n'avez cr‚‚ AUCUNE fiche patient - pour toutes les autres options utilisant la vue en liste (ce sont toutes des "Fonctions Sp‚ciales"), le programme cr‚e automatiquement un enregistrement. Cet enregistrement apparaŒt sous la forme d'une ligne vierge avec un "pav‚" lumineux dit curseur de champ dans la premiŠre colonne. Pour entrer des donn‚es dans le champ contenant le curseur de champ, commencez … les taper. Aussit“t, le "pav‚" laisse place … un curseur ordinaire, jusqu'… ce que vous validiez votre saisie (par ENTREE). Pour modifier les donn‚es pr‚sentes dans le champ o— se trouve le curseur de champ, tapez la touche de fonction F2. Aussit“t, vous verrez apparaŒtre le petit curseur et vous pourrez proc‚der comme d'habitude (avec les flŠches droite et gauche, Suppr., Inser, F3, F5 etc...). Pour d‚placer le curseur de champ, utilisez: - les quatre flŠches: - … droite et … gauche pour passer d'une colonne … une autre. Si l'‚cran n'est pas assez large pour montrer toutes les colonnes, il y a un d‚ca- lage horizontal de l'affichage lorsque les colonnes des bords sont atteintes. - en haut et en bas pour aller d'un enregistrement … un autre. La liste d‚file si elle est plus longue que l'‚cran. - les touches PgUp et PgDn pour faire d‚filer un ‚cran entier vers le haut ou le bas (15 lignes d'un seul coup). Si vous employez CTRL+PgUp (la touche CTRL maintenue enfonc‚e puis une pression sur PgUp) ou CTRL+PgDn, vous allez directement au premier ou au dernier enregistrement. Pour quitter la vue en liste, appuyez sur F10. L'enregistrement dans lequel se trouve le curseur de champ est appel‚ l'enre- gistrement courant. F4 peut le marquer effa‡able. L'effacement s'opŠre aussit“t aprŠs que vous appuyez sur F10 SAUF pour le fichier patient (par s‚curit‚). Pour tous les fichiers sauf le fichier patients, si vous appuyez sur la flŠche en bas (ou sur PgDn) alors que le curseur de champ se situe dans le dernier enregistrement de la liste, vous verrez en bas de l'‚cran le message suivant: Nouvel enregistrement? En tapant O il vous est possible d'allonger la liste (d'y ajouter des ‚l‚ments suppl‚mentaires). Pour le fichier patients, vous disposez de fonctions sp‚cifiques pour ajouter et supprimer des fiches. Validez chaque champ. Les nouvelles entr‚es iront aussit“t se placer … l'en- droit convenable dans l'ordre pr‚vu s'il y en a un (alphab‚tique pour les "mal-venants"). c) Textes --------- Cette fonction autorise la constitution d'une "collection" de textes: - ordonnances, lettres, devis, etc... que vous avez souvent l'occasion d'‚crire et que vous pr‚f‚reriez imprimer (avec, … chaque fois de petits changements: la date et le nom sur une ordonnance, par exemple) sans avoir … les retaper entiŠrement; - notes diverses utiles … avoir sous la main: votre tarif de prothŠse par exemple. Cr‚ation ou S‚lection d'un TITRE de texte ------------------------------------------ La validation du choix "Textes" fait apparaŒtre la liste des titres des textes que vous avez enregistr‚s (au d‚but, une ligne vierge prˆte … recevoir votre premiŠre saisie). Chaque enregistrement est d‚fini par un TITRE. La liste se manipule exactement comme celle des "mal-venants" (voir ci-dessus). Vous pourrez choisir un texte (lorsque vous en aurez plusieurs) en amenant le curseur de champ dessus ou bien en ajouter un en r‚pondant O … la question: Nouvel enregistrement? Cette question apparaŒt, r‚p‚tons le, en appuyant sur flŠche en bas alors que le curseur de champ est en fin de liste. L'ajout d'un texte consiste … taper son titre (… vous de le choisir) dans le champ pr‚vu. Tapez donc un premier titre. Cr‚ation ou modification du texte lui-mˆme ------------------------------------------ Lorsque vous avez s‚lectionn‚ ou cr‚‚ un nouvel enregistrement (en donnant son titre), tapez F10. L‚cran affiche le texte ou bien un cadre vide (si vous ˆtes en train de cr‚er un nouveau texte). Vous modifiez (ou vous cr‚ez) le texte en le tapant au clavier comme sur une machine … ‚crire. La touche ENTREE fait passer … la ligne suivante, en fin de paragraphe par exemple. Toutes les corrections demeurent possibles avec les touches habi- tuelles. Par exemple, vous pourrez placer un nouveau nom et une nouvelle date au d‚but d'une ordonnance. En mode insertion (Insert marqu‚ en haut de l'cran), vous pouvez ins‚rer une ligne vierge en tapant ENTREE lorsque le curseur se trouve au d‚but de la ligne avant laquelle vous d‚sirez ajouter quelque chose. Remontez ensuite (flŠche en haut) pour utiliser cette nouvelle ligne. F5 supprime la ligne du curseur. Notez bien que vous utilisez une "machine … ‚crire" ‚lectronique et non un systŠme de traitement de textes. A vous, donc, de r‚gler la mise en page (marges, justification, etc...). Quand vous avez termin‚, frappez F10. Si au lieu d'employer F10 vous tapez Echap, tout ce que vous venez de faire (cr‚ation ou modification du texte) est perdu. La machine sonne pour vous avertir que vos modifications ne sont pas enregistr‚es: le texte reste vierge ou bien dans l'‚tat ou vous l'avez trouv‚. Impression du texte ------------------- On vous propose ensuite d'imprimer le texte. En refusant, vous conservez de toutes fa‡ons ce texte et vous vous en servirez lorsque vous le d‚sirerez (c'est bien utile pour des notes qui ne sont pas destin‚es … ˆtre imprim‚es mais plut“t … servir d'aide-m‚moire). Si vous r‚pondez O, l'impression commencera aprŠs un avertissement vous invi- tant … v‚rifier que votre imprimante est prˆte. Chaque ligne s'inscrit simultan‚ment sur l'‚cran et le papier, la disposition restant fidŠle … ce que vous aviez compos‚. d) Ech‚ancier ------------- Cette option n'est utilisable que si la date correcte se trouve dans le calen- drier interne de l'ordinateur avant le lancement de MS-Gestion. Il s'agit d'une liste de dates et d'actions … r‚aliser … ces dates. Cette liste, pr‚sent‚e lorsque vous validez "Ech‚ancier", se manipule comme nous l'avons expliqu‚ pour les "mal-venants" et les textes. Vous pouvez donc y ajouter des lignes en r‚pondant O … la question pos‚e lorsque vous appuyez sur la touche flŠche en bas alors que le curseur se situe en fin de liste. L'effacement d'une ligne s'opŠre toujours en amenant le curseur dessus et en tapant F4. Chaque fois que vous d‚marrez MS-Gestion, aprŠs l'‚preuve des mots de passe, vous verrez apparaŒtre la liste des actions que vous aviez programm‚es pour les 7 jours pr‚c‚dant et suivant la date actuelle ainsi que ceux de la journ‚e mˆme. Ces derniers et eux seuls sont d'une couleur ou d'un contraste diff‚rent. S'il n'y a rien de pr‚vu pour la quinzaine en cours, la machine affichera: Cette quinzaine: ----------------------------------------------------------------------------- Rien! Par ailleurs, l'ordinateur effacera automatiquement les ‚ch‚ances p‚rim‚es (dont la date est d‚pass‚e de plus de 7 jours). e) Agenda --------- Cette fonction sp‚ciale est une simple liste (comme celle des mal-venants) dans laquelle vous pouvez inscrire les noms, pr‚noms, adresses et num‚ro de t‚l‚phone qui vous sont utiles. Cette liste se manipule comme toutes les autres. La colonne "Adresse" apparaŒt en d‚pla‡ant le curseur de champ … droite (avec la touche fl‚ch‚e). VI.Quitter le programme ------------------------ Quittez MS-Gestion avec cette option de la mˆme maniŠre que MS-Compta. VII.Sauvegarde des donn‚es -------------------------- La comptabilit‚ peut-ˆtre sauvegard‚e … partir du programme MS-Compta selon la proc‚dure expliqu‚e dans la notice correspondante. Il est pr‚f‚rable de dis- poser d'une disquette contenant la comptabilit‚ seule, pour chaque ann‚e, afin de pouvoir la relire au besoin. L'ensemble des fichiers seront recopi‚s selon une autre m‚thode car le volume du fichier patients est tel (dŠs qu'on d‚passe 500 fiches) qu'on ne peut le copier sur une seule disquette. La meilleure solution est la compression des donn‚es grƒce … un logiciel sp‚cialis‚. Les fichiers MS-Gestion du fait de leur structure sont trŠs "compressibles" (le programme LHA les r‚duit de 80% environ). On peut ainsi en ranger un trŠs grand volume sur une disquette. Seules les disquettes de 360K (en voie de disparition) pourraient saturer vers 1500 fiches patients. Pour r‚aliser la sauvegarde, quittez MS-Gestion et sous MS-Dos tapez: archive a: [ENTREE] La sauvegarde sur le lecteur b: est ‚galement possible en tapant: archive b: [ENTREE]. Le programme de sauvegarde ne met … jour que les fichiers modifi‚s depuis la derniŠre sauvegarde. La r‚alisation de la sauvegarde dure assez longtemps si vos fichiers sont importants (… titre indicatif: pour une sauvegarde complŠte d'un fichier patients de 2750 fiches et de la comptabilit‚ d'une ann‚e entiŠre, un IBM 386SX demande 7mn30s) Remarque importante: En dehors de MS-Gestion, sous MS-DOS, la plupart des fichiers sont ineffa‡a- bles par la commande DOS qui s'appelle "DEL". Il s'agit d'un dispositif de s‚curit‚. Vous pouvez d‚truire par m‚garde les fichiers TEXTES, ECHEANCIER, MAL-VENANTS. Si cela vous arrive, recr‚ez les (vierges) avec le programme INIT ou r‚cup‚- rez-les … partir de votre sauvegarde. Pour cela: -placez vous dans le r‚pertoire CMS en faisant CD\CMS [ENTREE]; -placez la disquette de sauvegarde dans un lecteur (par exemple a:); -tapez LHA e a:archi [nom du fichier … r‚cup‚rer]. Validez par ENTREE. Exemple:r‚cup‚ration du fichier des mal-venants … partir du lecteur a: LHA e a:archi noncom.dbf [ENTREE] La liste des noms des fichiers correspondants aux diff‚rentes donn‚es est in- diqu‚e dans la notice de MS-Compta pour les fichiers comptables et dans cette notice (chapitre III-Utilisation du logiciel) pour les autres. Si vous d‚truisez des INDEX (qui, eux, ne sont pas prot‚g‚s) par erreur, il seront automatiquement recr‚‚s au d‚marrage de MS-Gestion. VIII.Restauration des fichiers ------------------------------ En cas de d‚faillance effective de votre disque dur ("crash", destruction par un virus, etc...), faites d'abord pratiquer la r‚paration (ou mˆme achetez une nouvelle machine). R‚installez MS-Gestion comme expliqu‚ au chapitre "Instal- lation". Vous vous trouvez alors dans le r‚pertoire C:\CMS. Placez la disquette de sauvegarde dans un lecteur (par exemple A:) et tapez: LHA e a:archi [ENTREE] Lancez ensuite INIT et refusez le remplacement des fichiers. INIT ne servira ici qu'… reconstruire COEFF.MEM (fichier des paramŠtres utilisateur) et les index. IX.Utilisation d'un nouveau jeu de fichiers ------------------------------------------- Pour vider les fichiers comptables au d‚but de chaque ann‚e, utilisez l'option "Nouveaux Fichiers" des "Fonctions Sp‚ciales" comme dans MS-Compta. Les fichiers non comptables et patients peuvent ˆtre effac‚s "… la main" en marquant les fiches comme indiqu‚ ci dessus (avec F4). Pour revoir la comptabilit‚ d'une ann‚e pass‚e, employez MS-Compta (voir la notice correspondante).