NOTICE D'UTILISATION DE MS-COMPTA I. INTRODUCTION --------------- Le systŠme de gestion comptable MS-Compta permet de traiter la comptabilit‚ des professions non commerciales non assujetties … la TVA et de pr‚parer la d‚claration d'imp“ts type 2035. Pour cela, il gŠre: - les recettes; - les d‚penses; - les amortissements lin‚aires ou d‚gressifs; - les livres de compte (banque et caisse); - l'impression de la d‚claration type 2035. Voyez d'abord en fin de notice l'appendice expliquant l'installation du logiciel. Vous y trouverez aussi des informations sur le mode de distribu- tion du programme. II. LE PROGRAMME INIT --------------------- Avant toute utilisation de votre logiciel, juste aprŠs l'installation, vous devez employer le programme INIT afin de cr‚er les fichiers de travail. INIT est un compagnon de MS-Compta que vous aurez … utiliser en certaines occasions. Pour d‚marrer INIT, vous devez d'abord vous placer dans le r‚pertoire nomm‚ CMS (vous y ˆtes d‚j… juste aprŠs l'installation). Si un autre r‚pertoire a cours tapez: CD \CMS (validez avec ENTREE). Lancez ensuite INIT en tapant son nom et en le validant. INIT v‚rifie que chaque fichier existe d‚j… ou non et le cr‚e automatique- ment s'il ne le trouve pas. Comme aucun n'existe au d‚part, vous n'avez rien … faire qu'… regarder INIT travailler. Les diff‚rents usages d'INIT sont d‚crits en fin de notice. III. UTILISATION DU LOGICIEL ---------------------------- Nous expliquons dans ce chapitre toutes les manipulations de base permet- tant d'employer MS-Compta. Il est ‚vident que cela peut vous paraŒtre quel- que peu abstrait tant que vous ne travaillez pas effectivement avec le pro- gramme. Vous devrez revenir … ce chapitre plus tard. a)Lancement du programme ------------------------ Tapez CMS (en majuscule ou minuscule). Validez. Le programme est lanc‚. Il commence par effectuer un certain nombre d'op‚rations pr‚paratoires. 1)Choix de la comptabilit‚ trait‚e ---------------------------------- Ms-Compta peut travailler sur la comptabilit‚ de plusieurs ann‚es diff‚ren- tes, mais une seule … la fois. Chacune de ces comptabilit‚s est constitu‚e par un ensemble de fichiers enregistr‚s sur le disque dur ou sur une dis- quette. La comptabilit‚ de l'ann‚e en cours se trouve sur le disque dur qui se nomme C: dans le r‚pertoire CMS. Celles des autres ann‚es (quand vous en aurez plusieurs) se trouveront enregistr‚es sur des disquettes (ou ‚ven- tuellement dans un autre r‚pertoire du disque dur). Au d‚marrage, il vous faudra choisir la comptabilit‚ que vous traitez. MS-Compta analyse votre systŠme et affiche, par exemple: Vous disposez de 2 lecteur(s) de disquettes nomm‚(s): A: B: et du disque dur C: R‚pertoire? C:\CMS Si vous avez moins de 2 lecteurs de disquettes, le systŠme le d‚tectera et l'affichera automatiquement. Par d‚faut, on vous propose d'utiliser le r‚pertoire C:\CMS, celui qui con- tient la comptabilit‚ de l'ann‚e en cours. Si vous n'avez pas l'intention de travailler sur une autre ann‚e, frappez seulement ENTREE pour confirmer. Sinon, introduisez la disquette contenant la comptabilit‚ de l'ann‚e d‚si- r‚e dans le lecteur ad‚quat (A: ou B:) et tapez, en majuscule ou minuscule, la lettre correspondante (A ou B) suivie du signe deux points (:) avant de valider avec ENTREE. Votre r‚ponse est refus‚e (la validation ne produit aucun effet) si vous choisissez une autre lettre ou un autre signe que A, B C ou D. Vous pouvez utiliser un jeu de fichiers situ‚s dans un autre r‚pertoire du disque dur ou d'une disquette: tapez simplement son nom (par exemple A:\1992). Il existe quelques particularit‚s mineures du fonctionnement de MS-Compta lorsqu'on travaille avec une disquette au lieu du disque dur. Elles sont d‚crites dans la suite. Ces diff‚rences ‚tant insignifiantes, vous n'aurez, en g‚n‚ral, mˆme pas … en tenir compte. Il est normal que le logiciel soit notablement plus lent avec les disquettes. 2)Incidents de d‚marrage ------------------------ Au cours de la phase de d‚marrage, l'un des incidents suivants peut surve- nir: 1)Le message suivant peut apparaŒtre: Le fichier REC.DBF est d‚truit ou endommag‚ ou son accŠs vous est interdit V‚rifiez ou faites v‚rifier avant de tenter un nouveau lancement: a) que vous n'avez pas choisi un lecteur de disquettes et/ou un r‚pertoire inexistants dans votre systŠme (par exemple, lecteur B: avec un ordinateur … une seule unit‚ de disquettes ou bien r‚pertoire C:\1995 inexistant); b) que le lecteur choisi contient bien une disquette et que, sur cette der- niŠre, dans le r‚pertoire choisi, les fichiers suivants existent: - AMORT.DBF, BANK.DBF, DEP.DBF, ESP.DBF, REC.DBF - COEFF.MEM. - DEPI.NTX , RECI.NTX DEPI.NTX et RECI.NTX sont des fichiers d'index servant au classement des bordereaux de d‚penses et recettes. Ils sont automatiquement reconstruits par le systŠme s'ils n'existent pas. Un fichier COUL.MEM, facultatif, peut aussi exister. c)que le disque dur contient bien dans le r‚pertoire CMS les mˆmes fichiers que ci-dessus plus les suivants: - CMS.EXE, INIT.EXE. Si vous n'avez pas COUL.MEM sur le disque dur, le systŠme fonctionnera en noir et blanc. 2) Si vous n'avez pas cr‚‚ vos fichiers de travail avec INIT, le programme s'arrˆtera, d'embl‚e ou dŠs que vous tenterez d'employer une de ses fonc- tions, en affichant que le fichier sur lequel vous d‚sirez travailler est d‚truit ou endommag‚. Dans ce cas, voyez le chapitre pr‚c‚dent. Normalement, l'installation ‚tant correcte, le programme s'activera sans problŠme et vous entrerez dans le systŠme de mot de passe. b)Mot de passe -------------- Le mot de passe protŠge les fichiers contenus sur le disque dur, pas ceux des disquettes, de sorte que vous pourrez toujours examiner la comptabilit‚ d'une ann‚e pass‚e enregistr‚e sur disquette, mˆme si vous introduisez un mauvais mot. Chaque r‚pertoire du disque dur, si vous en utilisez plusieurs aura son mot de passe propre. 1)Cr‚ation du mot de passe Au tout premier lancement, l'‚cran affiche: FICHIERS NON PROTEGES Donnez le mot de passe Le mot de passe a 11 lettres ou signes au maximum Mot de passe: Frappez le code que vous voulez et validez. 2) Utilisation du mot de passe Lors des lancements ult‚rieurs, l'‚cran affiche: Donnez votre mot de passe: Le code tap‚ ne s'affiche pas (par s‚curit‚): chaque touche affiche une ‚toile et fait retentir un bip. En cas de faute de frappe, la touche Back- space (effacement avec retour arriŠre) vous permet de corriger. *Si vous ne donnez pas le mot exact, il vous sera r‚pondu: -MOT INCORRECT Votre tentative de visualisation de la comptabilit‚ (sur disque dur) d‚bouchera sur un message pr‚c‚d‚ d'une sonnerie. Le programme d‚clarera qu'un fichier de donn‚es est d‚truit ou endommag‚ (en r‚alit‚, il n'est que prot‚g‚ par le mot de passe) et, cinq secondes plus tard, s'arrˆtera. DANS TOUS LES CAS, L'INTEGRITE DE VOS FICHIERS EST CONSERVEE *Si vous indiquez le mot exact, l'‚cran affiche: -MOT CORRECT Appuyez sur: -"C" pour CHANGER le mot de passe -N'importe quelle autre touche pour CONTINUER R‚pondez selon ce que vous souhaitez: la touche "C" en majuscule ou minus- cule ou bien n'importe quelle autre si vous gardez votre mot de passe. Finalement, quelle que soit votre r‚ponse, un d‚lai de trois secondes pr‚- cŠde le d‚marrage du programme.L'apparition du mot: Attendez... confirme que votre pression de touche a bien ‚t‚ per‡ue. 3) ProblŠmes avec le systŠme de mot de passe Si vous oubliez votre mot de passe ou bien si le systŠme d'accŠs est "en panne" (ce qui peut trŠs exceptionnellement survenir … la suite d'un d‚- faut du mat‚riel), vous ne pouvez plus utiliser les donn‚es enregistr‚es sur le disque dur dans le r‚pertoire CMS. Selon le cas l'accŠs vous sera refus‚ par le systŠme ou bien vous aurez un message d'erreur soit en an- glais (typiquement: "Undefined identifier") soit en fran‡ais. Pour sortir de cette situation, il vous faut la disquette d'installation de MS-Compta. Celle-ci contient un fichier nomm‚ NOPAS.COM qui n'est pas copi‚ sur le disque dur par s‚curit‚. Placez donc cette disquette dans le lecteur A: et tapez: a:nopas validez avec ENTREE. Le mot de passe est ainsi supprim‚. Vous pourrez en donner un nouveau et retrouver vos informations. NOTES: 1)Dans tout le logiciel MS-Compta, lorsqu'une question vous est pos‚e, vous pouvez taper la r‚ponse en majuscule ou en minuscule. Si, par exemple, vo- tre mot de passe est "OK", "ok" marchera aussi bien. 2)Toute entr‚e de donn‚es doit ˆtre valid‚e par la touche ENTREE. 3)Lorsqu'on vous demande de presser une touche sans plus de pr‚cision, vous pouvez choisir n'importe laquelle sauf les touches sp‚ciales (CTRL, ALT, MAJUSCULE, etc.). La barre d'espace est vivement recommand‚e … cause de sa facilit‚ d'accŠs et aussi parce que son stockage accidentel dans le tampon du clavier ne produira aucun effet surprenant. Si l'‚cran montre une image fixe alors qu'on n'attend pas que vous frappiez une touche ou que vous choisissiez dans un menu, c'est que cet affichage est temporis‚. Il se modifie automatiquement au bout d'un certain temps (3 … 20 secondes selon le cas). Vous pouvez toujours abr‚ger cette attente en frappant une touche. 4)Si une question est r‚p‚t‚e alors que vous venez d'y apporter une r‚ponse ou bien si le curseur refuse de quitter une zone dans laquelle vous venez d'entrer des donn‚es, c'est que la r‚ponse ou les donn‚es comportent sans doute une erreur (valeur incorrecte, par exemple). c)Gestion des erreurs --------------------- Nous avons vu que certaines situations peuvent conduire … une erreur, par exemple l'introduction d'un mauvais mot de passe. Trois types d'erreurs sont g‚r‚es par le programme, c'est-…-dire qu'il y apporte une r‚ponse adapt‚e. Il s'agit: - des incidents de connexion avec l'imprimante, - de la perte d'un fichier de donn‚es, - de la perte d'un fichier d'index (servant au classement des fiches). Les autres erreurs (qui ne devraient jamais se produire grƒce aux s‚curit‚s pr‚vues) donnent lieu … l'affichage d'un message d'erreur en anglais car il provient d'un niveau logiciel inf‚rieur. AprŠs une brŠve description de l'erreur, le programme vous propose: CONTI- NUE(Y/N)? (en anglais). Nous vous sugg‚rons de r‚pondre N. Vous ‚viterez des difficult‚s. DANS TOUS LES CAS, VOS FICHIERS NE SERONT PAS DETERIORES. 1)Connexion de l'imprimante Lorsque MS-Compta s'apprˆte … envoyer des donn‚es … l'imprimante, vous de- vez v‚rifier que celle-ci est prˆte. *Parfois, une confirmation explicite vous est demand‚e. Si vous confirmez alors que la connexion n'est pas correctement ‚tablie, le systŠme affiche aussit“t un message (durant 5 secondes) pour vous avertir. Aucune informa- tion n'est envoy‚e … l'imprimante tant que vous n'avez pas remis tout en ordre. Vous pouvez aussi renoncer … l'impression en appuyant sur la touche Echap. *Dans d'autres cas, aucune confirmation ne vous est r‚clam‚e. MS-Compta es- saie alors d'acc‚der … l'imprimante et, s'il n'y parvient pas fait retentir une sonnerie grave et renonce. *Enfin, une troisiŠme possibilit‚ existe: il n'y a pas de sonnerie mais les donn‚es qui devaient ˆtre pass‚es … l'imprimante sont montr‚es sur l'‚cran. En cours d'impression, si un incident survient, une sonnerie retentit et la machine vous avertit que l'imprimante n'est plus en ligne. R‚agissez. Par exemple, remettez du papier ou rebranchez les cƒbles. Si la panne n'est pas r‚parable, le programme rentre dans une boucle infinie, r‚p‚tant toujours que la liaison est interrompue. Dans ce cas, lors de l'affichage de l'avertissement, tapez ALT C (appuyez sur la touche ALT et, tout en la maintenant enfonc‚e, tapez C). Vous revenez au niveau du message en anglais vous sugg‚rant de tout arrˆter. Cette s‚quence ALT C est utilisable dans tous les cas o— il vous semble que vous avez perdu le contr“le de l'ordinateur. Elle garantit la s‚curit‚ de vos donn‚es. N'utilisez la s‚quence CTRL+ALT+SUPPR qu'en cas d'absolue n‚cessit‚. Norma- lement, la conception de MS-Compta permet presque toujours d'‚viter toute d‚t‚rioration des fichiers lors d'une r‚initialisation. AprŠs avoir quitt‚ MS-Compta avec ALT C, il est imp‚ratif de r‚initialiser l'ordinateur (tapez CTRL+ALT+SUPPR) car le systŠme est dans un ‚tat insta- ble. 2)Destruction d'un fichier de donn‚es Si l'un de vos fichiers est d‚truit ou endommag‚, une sonnerie retentit lorsque vous essayez de l'utiliser. Un message apparaŒt indiquant quel fi- chier est en cause. Voici les noms de fichiers associ‚s … chaque type de donn‚es: REC.DBF --> recettes DEP.DBF --> d‚penses BANK.DBF --> livre de banque ESP.DBF --> livre de caisse AMORT.DBF --> livre des amortissements COEFF.MEM -->paramŠtres fix‚s par l'utilisateur (coordonn‚es bancaires, etc.) Le programme est arrˆt‚ cinq secondes aprŠs l'affichage du message. Cette situation peut r‚sulter de l'introduction d'un mauvais mot de passe. Es- sayez de relancer le programme avec un mot de passe correct. Si l'‚chec se reproduit, c'est que votre fichier est r‚ellement abŒm‚. Vous pouvez recr‚er le fichier perdu avec le programme INIT (seule possi- bilit‚ pour COEFF.MEM): dans ce cas toutes les donn‚es qu'il contenait sont perdues (pour COEFF.MEM, vous devrez resp‚cifier vos coordonn‚es bancai- res). Voyez en fin de notice les d‚tails sur l'emploi de INIT. Vous pouvez aussi r‚cup‚rer votre fichier grƒce … vos disquettes de sauvegarde (Voir les chapitres Sauvegarde et Restauration des fichiers). Le fichier COUL.MEM contient la d‚finition des couleurs des ‚crans de MS- Compta. Son absence n'empˆche pas le fonctionnement du programme qui tourne alors en noir et blanc. Si, n‚anmoins, vous aviez des problŠmes … cause d'une d‚t‚rioration de ce fichier, d‚truisez-le. Pour cela tapez, sous MS- DOS: c: (ENTREE) cd \CMS (ENTREE) del coul.mem (ENTREE) Vous pourrez ensuite vous constituer un fichier de couleurs … votre go–t avec l'option pr‚vue (voir "Changer les valeurs de base"). 3)Destruction d'un index Si l'un de vos index est d‚truit ou endommag‚, l'ordinateur vous avertit de mˆme (sans pr‚ciser toutefois l'index en cause) et le programme reconstitue automatiquement TOUS les index avant de s'arrˆter. Vous pouvez alors le relancer normalement d)Appel des diff‚rentes fonctions de MS-Compta:les menus -------------------------------------------------------- AprŠs l'introduction du mot de passe, vous d‚couvrirez l'‚cran du menu principal. C'est … partir de cet ‚cran que vous acc‚derez … toutes les fonctions de MS-Compta. En haut vous voyez inscrit de gauche … droite: - MS-COMPTA si la comptabilit‚ est vierge. Sinon, ce sera 1992-COMPTA ou 1993-COMPTA, etc. selon que la comptabilit‚ utilis‚e est celle de 1992, 1993,etc... - la date - un rappel concernant la touche de fonction F9 qui appelle la calculatrice (voir ci-dessous) En dessous, dans un cadre, apparaissent les choix de travail possibles. La premiŠre de ces options est inscrite avec une couleur ou une luminosit‚ (selon le type de votre ‚cran) diff‚rente. Avec les touches fl‚ch‚es haut et bas, vous pouvez "d‚placer" la barre de contraste, c'est-…-dire mettre en valeur une autre option (essayez!). Pour lancer une fonction: - amener la barre de contraste sur le titre choisi, - valider (avec ENTREE). Vous pouvez ‚galement lancer une fonction en tapant l'INITIALE de son nom (sans validation). Par exemple en frappant la touche "D" vous d‚marrez di- rectement le traitement des d‚penses. Les options "Sauvegarde" , "Tri des fichiers" et "Nouveaux Fichiers" n'existent que si vous travaillez avec une comptabilit‚ sur disque dur. Sinon, elles n'apparaissent pas: vous verrez des doubles traits … leurs places. Dans de nombreux cas, la validation conduit … l'ouverture d'un nouveau menu dit secondaire. Ce dernier d‚taille des sous-fonctions et vous en s‚lec- tionnez une de la mˆme maniŠre Vous pouvez toujours abandonner un menu secondaire et retourner au menu principal imm‚diatement en appuyant sur la touche Echap. De mˆme cette derniŠre touche vous permet d'abandonner n'importe quelle op‚ration avant sa fin normale si vous le d‚cidez. Il existe quelques fonc- tions que l'on ne peut interrompre de cette fa‡on pour des raisons pr‚ci- ses. Souvent, vous observerez aussi des menus horizontaux, c'est-…-dire dont les options sont dispos‚es sur la mˆme ligne. Vous effectuerez votre choix tou- jours avec les flŠches et ENTREE ou avec seulement l'initiale de l'option voulue. En bas … droite de l'‚cran, il y a une horloge permanente: elle ne s'arrˆte que lorsque vous quittez MS-Compta. e)Travailler sur les fiches --------------------------- MS-Compta travaille sur des "fiches" qui se pr‚sentent sur l'‚cran comme des fiches en papier. Les chiffres et libell‚s correspondant aux recettes, d‚penses, amortissements, etc. y sont inscrits. Chaque fiche informatique est aussi appel‚e "enregistrement". Chaque zone d'un enregistrement est ‚galement nomm‚ "champ". Vous ne pouvez observer sur l'‚cran qu'une seule fiche … la fois. Pour voir la pr‚c‚dente (dans l'ordre du classement), il faut appuyer sur PgUp. La suivante s'obtient avec PgDn. A l'int‚rieur d'un mˆme enregistrement, pour faire passer le curseur d'un champ au suivant (de gauche … droite et de haut en bas), pressez la touche ENTREE. On peut aussi employer la flŠche vers le bas. La flŠche vers le haut permet de retourner au champ pr‚c‚dent. Si le curseur refuse de quitter un champ lorsque vous utilisez les touches indiqu‚es, c'est que le contenu du champ est incorrect: par exemple, cer- taines zones ne peuvent demeurer vides, vous ˆtes oblig‚ d'y taper quelque chose. Il y a des champs accessibles et d'autres qui ne le sont pas. Vous ne pou- vez pas amener le curseur dans ces derniers et, par cons‚quent vous ne pou- vez y introduire aucune donn‚e. C'est la programmation (en l'occurrence MS- Compta) qui autorise ou non les accŠs. Cela permet de prot‚ger certaines zones dans lesquelles vous ne devriez normalement rien ‚crire. Les champs accessibles n'ont pas la mˆme couleur ou luminosit‚ que les autres. A l'int‚rieur d'un champ, lorsque le curseur s'y trouve, vous pouvez intro- duire des donn‚es. Pour entrer des donn‚es dans un champ, tapez les simplement au clavier puis validez avec la touche ENTREE: le curseur passe au champ suivant. Si cela ne se produit pas, il y a une erreur dans les donn‚es introduites. R‚fl‚- chissez y: l'erreur est en g‚n‚ral ‚vidente. La touche de fonction F3 vous permet, dans tout le programme MS-Compta, d'entrer directement la date du jour … l'endroit o— se trouve le curseur. Ce dernier passe ensuite automatiquement au champ suivant. Les dates sont pr‚sent‚es sous la forme JJ/MM/AA. Ne tapez pas les "/" qui existent d'avance. A la validation, si la date n'est pas valable (15/15/88), vous entendrez un bip et le programme ne pourra pas continuer tant que vous n'aurez pas rectifi‚. Vous verrez en haut … droite de l'‚cran: Date Invalide Corrigez. Pour modifier les donn‚es contenues dans un champ (par exemple, si vous faŒtes une faute de frappe): - les flŠches droite et gauche permettent de d‚placer le curseur; les tou- ches D‚but et Fin l'amŠnent l… o— leur nom l'indique. - vous pouvez supprimer des caractŠres (touches Suppr ou Backspace); - vous pouvez frapper de nouveaux caractŠres en recouvrement de ceux qui existent d‚j… ou en insertion parmi eux selon le mode s‚lectionn‚ … l'aide de la touche Inser. Lorsque vous ˆtes en mode insertion, le mot "Ins" ou "Insert" s'affiche en haut … droite de l'‚cran. La modification doit ˆtre valid‚e par ENTREE. On peut, le plus souvent, l'annuler (restituer le contenu original du champ) en pressant la touche Echap avant d'avoir valid‚. Un champ peut ˆtre entiŠrement effac‚ en tapant la touche de fonction F5 lorsque le curseur est plac‚ … son d‚but. De fa‡on g‚n‚rale, F5 efface tout ce qui suit le curseur, dans un champ. Si vous arrivez … la fin de l'espace r‚serv‚ pour un champ, l'ordinateur ‚met un bip et on ne peut plus ajouter de caractŠres. Ce bip r‚sonne aussi lorsque vous essayez d'introduire des signes alphab‚- tiques dans un champ normalement destin‚ … recevoir des chiffres ou des da- tes. Pour terminer le traitement d'une fiche, tapez la touche de fonction F10. f)Les lignes de statut ---------------------- Vous verrez en bas de la fiche, une ligne de conseils et, juste au-dessous, deux lignes dites de statut. Ces derniŠres rappellent de gauche … droite: - le nom du fichier employ‚ (REC pour les recettes , par exemple); - le num‚ro de l'enregistrement pr‚sent‚ et le nombre total d'enregistre- ments existants; - la marque Sup (… supprimer) ‚ventuellement: ceci est expliqu‚ ci-dessous. - le nombre d'octets libres sur le disque; - la date du jour (obtenue avec F3) ainsi que les autres touches de fonction actives. La touche de fonction F4 sert … marquer les fiches destin‚es … ˆtre d‚trui- tes. Si vous appuyez sur F4 lorsqu'une fiche est montr‚e … l'‚cran, vous entendrez un bip d'avertissement et la marque "Sup" se montrera dans la li- gne de statut. Vous pouvez annuler cette marque en frappant F4 une seconde fois. Pour concr‚tiser cette destruction, il faut, dans un second temps, lancer un processus particulier. MS-Compta ne d‚clenche cette seconde phase que pour les fiches d'amortissements, lorsque vous le demandez (voyez le chapi- tre "Amortissements" … ce propos). Cependant, si vous posez une marque sur un bordereau de recettes ou de d‚- penses, vous verrez un avertissement apparaŒtre. Il vaut mieux en tenir compte et annuler la marque. En effet les fichiers MS-Compta sont compati- bles avec les standards du march‚; vous pourriez donc ‚ventuellement les examiner en dehors de MS-Compta et lancer involontairement la seconde phase de la suppression. Les fiches marqu‚es seraient alors d‚finitivement d‚- truites. g)Impression d'une fiche ------------------------ Tous les fiches peuvent ˆtre copi‚es sur imprimante en utilisant la touche de fonction F6. Si l'imprimante n'est pas connect‚e, le systŠme ‚met un son grave et renonce … imprimer. h)La calculatrice ----------------- Lorsque vous voyez sur l'‚cran un menu, une fiche, une question, un message d'attente (c'est-…-dire pratiquement … tout moment), vous pouvez, en ap- puyant sur la touche de fonction F9, appeler une petite calculatrice qui se superpose momentan‚ment … l'image. Cet outil s'av‚rera utile dans bien des circonstances. Appuyez sur Echap pour le faire disparaŒtre. Tant que vous n'avez pas commenc‚ des calculs, il vous est possible de d‚- placer la calculatrice. Quatre triangles pointant dans les quatre direc- tions possibles sont d'ailleurs visibles … droite du "clavier". Utilisez les touches fl‚ch‚es de d‚placement du curseur pour placer l'accessoire … un emplacement qui vous convient (par exemple, de maniŠre que des chiffres int‚ressants ne soient pas masqu‚s). DŠs qu'on commence … calculer, les triangles s'effacent. L'utilisation est trŠs simple: -les touches num‚riques et le point (ou la virgule) d‚cimal servent … in- troduire les donn‚es, -les touches +,-,* (‚toile) et / commandent respectivement l'addition, la soustraction, la multiplication et la division, -la touche C remet l'affichage … z‚ro, -la touche S change le signe d'une donn‚e (par exemple, pour taper -10, faire 1 0 S) -le signe = ou bien la touche ENTREE terminent un calcul. La touche CE des petites calculatrices (qui efface la derniŠre donn‚e en- tr‚e en cas de faute de frappe) est ici affect‚e … la touche Backspace (plac‚e en haut … droite du clavier alphab‚tique et marqu‚e d'une flŠche pointant … gauche). Attention: lorsque vous finissez un calcul par = ou ENTREE, le dernier r‚- sultat affich‚ n'est pas r‚utilisable. Par exemple, si vous voulez calculer: 52 x 2 +12 ne faŒtes pas 52 * 2 = puis +12 = (le r‚sultat obtenu ne sera pas 116 mais 12) Faites plut“t: 52 * 2 + 12 = N'utilisez = que pour conclure un calcul. A priori, tapez de pr‚f‚rence la touche + (par exemple): cela vous permettra ‚ventuellement de poursuivre. Le r‚sultat de vos calculs peut ˆtre transf‚r‚ … l'endroit o— se trouvait le curseur au moment o— vous avez appel‚ la calculatrice, par exemple, dans un champ num‚rique d'une fiche. Pour cela tapez T. L'accessoire disparaŒt et le transfert s'opŠre. Vous savez maintenant tout ce qu'il faut connaŒtre pour employer MS-Compta. Nous allons d‚crire … pr‚sent toutes les fonctions disponibles. Nous vous recommandons de lancer le logiciel et d'essayer chaque fonction pour bien saisir son d‚roulement. Vos fichiers ‚tant vides juste aprŠs l'installation de MS-Compta, la s‚- lection de l'une des options suivantes n'a d'autre effet que d'afficher un avertissement rappelant que les fichiers concern‚s sont vierges: - Afficher les bordereaux (recettes ou d‚penses) - Banque, Caisse et Rapprochements - Voir, Supprimer ou Recalculer les fiches d'amortissement. L'avertissement reste affich‚ cinq secondes en bas … gauche de l'‚cran. Rappelez vous que vous pouvez abr‚ger ce d‚lai en frappant une touche. Vos essais termin‚s, reportez vous au chapitre concernant le programme INIT pour savoir comment r‚cup‚rer des fichiers vierges. IV. CHANGER LES VALEURS DE BASE ------------------------------- Avant de d‚crire le traitement de la comptabilit‚ par MS-Compta, nous exa- minons d'abord cette fonction qui vous permet de "paramŠtrer" le systŠme c'est-…-dire de lui communiquer des caract‚ristiques qui vous sont propres. a) Coordonn‚es bancaires ------------------------ La validation de l'option "Changer les valeurs de base" fait d'abord appa- raŒtre un cadre o— vous lirez les valeurs connues du systŠme (rien du tout au d‚part) pour vos coordonn‚es bancaires, c'est-…-dire le code banque, le code guichet, le num‚ro et l'intitul‚ du compte. Vous pouvez les introduire ou les rectifier en choisissant l'option: MODIFIER L'option CONSERVER (ou Echap) les laisse telles quelles. b) ChaŒne d'initialisation de l'imprimante ------------------------------------------ La valeur de base suivante est celle de la chaŒne d'initialisation de l'im- primante. Cette chaŒne est syst‚matiquement envoy‚e … l'imprimante avant toute impression. Elle est compos‚e du caractŠre "/" (signe de la division) suivi d'une s‚rie de codes … trois chiffres s‚par‚s encore par le signe "/". Par exemple: /027/064/027/120/001/000 Voyez la notice de votre imprimante pour d‚terminer quels codes utiliser pour obtenir le style et la qualit‚ d'impression qui vous conviennent. Par d‚faut la chaŒne est "vide" (MS-Compta n'envoie rien avant le texte … imprimer). Si ces notions vous ‚chappent, laissez la telle quelle. c) Choix des couleurs --------------------- Vous pouvez ensuite demander … changer les couleurs employ‚es par le sys- tŠme en r‚pondant OUI … la question: Changer les COULEURS? ATTENTION: Votre demande est ignor‚e si MS-Compta d‚tecte que votre ordina- teur ne peut pas g‚rer un ‚cran couleur. Le systŠme de choix des couleurs est trŠs simple. Vous avez … choisir: -des teintes de base: celles qui seront utilis‚es pour l'affichage des don- n‚es , des r‚capitulatifs, etc.. -les couleurs des composants mis en valeurs: option s‚lectionn‚e dans un menu, champs accessibles d'une fiche, etc. -les couleurs "sp‚ciales" pour le d‚cor ou certaines zones de l'‚cran. Sur un ordinateur incapable de g‚rer la couleur, les conditions suivantes sont adopt‚es d'office: -teintes de base: blanc sur fond noir -mise en valeur: noir sur fond blanc -sp‚cial: blanc brillant sur fond noir. Sur un ordinateur couleur, vous pouvez choisir, pour chaque composante, une teinte de fond (avec les flŠches droite et gauche) et une teinte d'‚criture (avec les flŠches haut et bas). Les teintes choisies apparais- sent imm‚diatement sur l'‚cran. Vous validez chaque ensemble fond/texte avec la touche ENTREE. A droite de l'‚cran, un petit modŠle du r‚sultat g‚- n‚ral obtenu apparaŒtra. Lorsque les trois ensembles sont d‚finis, si vous ˆtes satisfait, validez le tout avec F10 ou bien appuyez encore sur ENTREE pour choisir de nouveau. Il est important de prendre des ensembles de teintes diff‚rents pour les couleurs de bases et celles des options mises en valeurs. Sinon, vous ne distinguerez pas ces derniŠres. Notes: 1) Lorsque vous travaillez avec une comptabilit‚ qui ne se trouve pas dans le r‚pertoire C:\CMS (en particulier avec une disquette), les coordonn‚es bancaires et la chaŒne d'initialisation de l'imprimante sont lues dans le r‚pertoire en cours. Elles peuvent donc diff‚rer de celles dont vous avez l'habitude. Vous pouvez modifier les coordonn‚es bancaires et la chaŒne d'initialisa- tion enregistr‚es dans le r‚pertoire courant. Les couleurs, quant … elles, sont lues dans le r‚pertoire C:\CMS … chaque lancement de MS-Compta. Si vous les changez alors que vous travaillez dans un autre r‚pertoire, cela n'aura qu'un effet temporaire. Au prochain d‚mar- rage du programme, vous retrouverez le jeu de teintes enregistr‚ dans C:\CMS. V. TRAITER LA COMPTABILITE -------------------------- Il est important de noter que MS-Compta n'est pas con‡u pour g‚rer des mon- tants unitaires sup‚rieurs … 99 999.99 F en espŠces et 999 999.99 F en chŠ- ques. Les totaux, eux peuvent atteindre jusqu'… 1 milliard de francs. Si vous tentez d'introduire des sommes sup‚rieures, vous obtiendrez un mes- sage d'erreur (en g‚n‚ral, "Multiple Error") et votre ‚criture ne pourra ˆtre enregistr‚e. Dans MS-Compta, la virgule d‚cimale … la fran‡aise n'est pas admise: un virgule cinq s'‚crit 1.5 Dans toute la comptabilit‚, … part pour les amortissements, les fiches (ou bordereaux) sont cr‚‚s automatiquement, sans votre intervention. Une con- firmation pourra toutefois vous ˆtre r‚clam‚e. a) RECETTES ----------- Lorsque vous lancez cette fonction ou l'une des trois qui la suivent , vous acc‚dez … ce que nous appellerons un "menu principal de second niveau". Pour quitter ce dernier et retourner au premier niveau, appuyez sur Echap. Tant que vous n'avez pas employ‚ cette touche, le m‚canisme suivant a cours: - Menu principal de second niveau, - Ex‚cution d'une fonction, - Retour au menu principal de second niveau. Entrer une recette Les recettes sont stock‚es dans des "bordereaux de recettes" qui compren- nent: - l'indication du mois concern‚, - le num‚ro de bordereau (qui repart de 1 pour chaque nouveau mois), - trois colonnes o— s'inscrivent les dates, libell‚s et montants, - une colonne contenant la lettre "E" pour les montants en espŠces. Tout autre signe ou lettre n'est pas pris en compte. - les totaux chŠques et espŠces pour le bordereau entier. Lorsque vous validez "Entrer une recette", un "micro-menu" s'ouvre pour vous demander s'il s'agit d'un chŠque, d'espŠces ou d'un virement. ChŠque ou virement sont des options strictement ‚quivalentes pour les d‚penses. Pour les recettes, il existe une toute petite diff‚rence: un virement est trait‚ comme un chŠque d'embl‚e d‚pos‚ en banque (vous n'avez pas … le re- mettre). Ensuite un second micro-menu vous prie de pr‚ciser si la recette est … ins- crire pour le mois en cours ou pour un autre mois. Vos choix effectu‚s, deux suites existent: 1) Si vous avez opt‚ pour "CE MOIS-CI", il vous faut donner le montant et le libell‚. Puis, la machine vous interroge: A la date d'aujourd'hui? R‚pondez OUI si vous voulez dater la recette du jour mˆme (et si le calen- drier interne de l'ordinateur est bien r‚gl‚). Si vous choisissez NON, l'ordinateur demande: Donnez le jour du mois: Vos r‚ponses sont contr“l‚es (vous ne pouvez pas donner z‚ro comme montant, rien du tout comme libell‚ ou 32 comme jour). Rappelez vous de cela si le programme refuse vos donn‚es. Cette remarque est valable dans toute la suite. Un montant n‚gatif en chŠque ou virement et non en espŠces est, par contre, accept‚ (par exemple, pour noter un impay‚ ou un virement annul‚). Un chŠ- que d'un montant n‚gatif est trait‚ comme un virement (vous n'avez pas … le d‚poser en banque, seulement … le rapprocher). La date complŠte est finalement reconstitu‚e. L'ann‚e est toujours celle en cours (dans le calendrier interne). Nous expliquerons plus loin comment on peut revenir sur la comptabilit‚ d'une autre ann‚e. 2) Si vous avez opt‚ pour "UN AUTRE MOIS", vous devrez pr‚ciser lequel, par exemple 5 pour Mai. Puis, on vous demande d'indiquer le montant et le li- bell‚. Et vous retombez sur la requˆte: Donnez le jour du mois: dont nous avons discut‚ ci-dessus. La suite est commune aux deux options: 1) s'il n'existe pas encore de bordereau pour le mois demand‚, le programme en cr‚e un automatiquement, … condition que le mois en question concerne bien la comptabilit‚ en cours de traitement. Par exemple , vous ne pourrez pas cr‚er un bordereau pour janvier 94 si vous travaillez sur la comptabi- lit‚ 1993. Vous serez averti de cette impossibilit‚ par un bip et un mes- sage. 2) Votre recette est dispos‚e … l'emplacement ad‚quat. Le bordereau vous est alors montr‚ avec, pour fond, le jeu de teintes "sp‚ciales" (en sur- brillance sur ‚cran monochrome). Lorsque les bordereaux de recettes ou d‚penses vous sont pr‚sent‚s avec le jeu de teintes sp‚ciales, ils sont connect‚s aux livres de compte (banque et caisse). Sinon, les diff‚rents fichiers ne sont JAMAIS connect‚s ensem- ble , c'est-…-dire que ce que vous notez dans l'un d'entre eux n'a aucune influence sur les autres. A ce stade, vous ne pouvez plus abandonner l'op‚ration par un simple Echap comme vous pouviez le faire jusqu'… maintenant. Si vous renoncez … intro- duire la recette, il faudra la supprimer manuellement en effa‡ant les champs correspondants (avec F5). Vous pouvez corriger les derniŠres donn‚es entr‚es et ELLES SEULES. Il suffit d'amener le curseur sur le champ … rectifier (date, libell‚ ou mon- tant) avec les touches fl‚ch‚es et de le modifier comme vous savez le faire. Par exemple, en ajoutant un "E" (le systŠme le met automatiquement en ma- juscule) dans la colonne de droite, vous sp‚cifierez des espŠces au lieu d'un chŠque. Les totaux ChŠques et EspŠces, … droite, n'ont pas encore ‚t‚ recalcul‚s et ne sont donc pas valables. Finalement, confirmez (F10). Aussit“t, vous voyez un petit triangle (prŠs de la date) point‚ sur la ligne de la der- niŠre recette entr‚e. MS-Compta est en train de reporter votre ‚criture dans les livres de caisse ou de banque et de recalculer les soldes. Cette op‚ration ne s'effectue ‚videmment pas si vous avez annul‚ complŠtement la saisie. Enfin, le bordereau de recettes lui-mˆme est recalcul‚ (totaux es- pŠces et chŠques) et vous revenez au menu principal de second niveau. Entr‚e simultan‚e de plusieurs recettes Lorsque vous acc‚dez au bordereau en mode "Entrer une recette" (fond en couleurs sp‚ciales), rien ne vous empˆche de saisir une s‚rie de recettes. Pour vous aider en cela, le curseur se place automatiquement sur la ligne qui suit celle o— s'est inscrite la premiŠre saisie. Vous pouvez alors frapper (et valider) une autre date, un autre libell‚ et une autre somme (avec un "E" dans la colonne de droite pour les espŠces) . Et vous pouvez continuer jusqu'au bas de la fiche. ATTENTION: Si la premiŠre recette saisie ‚tait un virement, toutes celles qui suivent et qui ne sont pas des espŠces sont ‚galement trait‚es comme des virements. Si vous voulez saisir des chŠques aprŠs des virements, vali- dez d'abord ceux-ci (avec F10). Ne laissez jamais de lignes vides intercal‚es (cela est interdit par votre AGA). Parvenu au bas de la fiche, le processus de cr‚ation automatique des bordereaux impose que vous reveniez au menu principal de second niveau pour poursuivre vos saisies. Lorsque vous tapez F10, les recettes sont ventil‚es une … une vers les livres de compte. Le pointeur vous permet de suivre la progression. Vous pouvez jeter un coup d'oeil sur les bordereaux qui pr‚cŠdent ou sui- vent celui qui a re‡u la derniŠre entr‚e (avec les touches PgUp et PgDn), par exemple, pour v‚rifier que vous n'avez pas oubli‚ une recette. Le pro- gramme m‚morise en effet le num‚ro de la fiche o— les chiffres … reporter se trouvent: ne vous inqui‚tez pas si le petit triangle se montre sur un autre bordereau. Tous les contr“les pr‚vus lors de l'entr‚e des donn‚es devraient vous pr‚server de toute validation accidentelle d'une recette erron‚e. Si vous y parveniez malgr‚ tout, la correction demeure possible. Il faut en effet: 1) Supprimer la recette du bordereau en utilisant l'option "Afficher les bordereaux" et confirmer avec F10; 2) Acc‚der aux livres de compte; 3) Retrouver dans le livre concern‚ (caisse ou banque) l'‚criture malheu- reuse et la supprimer encore. Ces manoeuvres sont d‚crites plus bas. Voir le r‚capitulatif Cette option ouvre ‚galement un micro-menu offrant le choix entre un r‚capitulatif annuel, mensuel ou par client. TOTAUX ANNUELS vous montre, pour chaque mois entier, les totaux des recet- tes, chŠques et espŠces, ainsi que la somme des deux. Une totalisation an- nuelle est ‚galement effectu‚e et le pourcentage relatif repr‚sent‚ par chaque mensualit‚ est d‚termin‚. Ensuite un menu horizontal vous propose de voir un histogramme synth‚tisant les chiffres que vous venez d'observer, d'imprimer ce tableau r‚capitulatif ou d'abandonner. L'‚chelle du graphique est automatique, c'est-…-dire que la mensualit‚ la plus forte est toujours repr‚sent‚e par une barre d'histogramme occupant toute la hauteur du cadre. Le BILAN MENSUEL r‚sume les donn‚es concernant un mois de l'ann‚e. On vous demande d'abord si la liste des d‚penses doit ˆtre imprim‚e. Ensuite, vous devez pr‚ciser le mois d‚sir‚ (ex.:7=juillet). Rappelez vous que l'ann‚e est celle en cours prise dans le calendrier interne de l'ordi- nateur. S'il n'y a encore aucune recette inscrite pour ce mois, vous obtiendrez le message suivant: Aucune donn‚e sur les recettes de ce mois Ensuite, la liste des d‚penses concernant cette p‚riode sera affich‚e (et imprim‚e si vous l'avez demand‚ et si l'imprimante est en ligne). Cette liste n'est pas chronologique. Si sa longueur d‚passe la taille d'un ‚cran entier, une pause est respect‚e avant de poursuivre. Ensuite, en appuyant sur une touche, vous d‚couvrez un cadre r‚capitulant les recettes, les d‚penses (suivant leur nature: chŠques ou espŠces) et le bilan final, c'est-…-dire votre b‚n‚fice (ou d‚ficit) mensuel. Dans ce tableau, la totalisation des d‚penses tient compte des parts professionnelles. Si vous achetez 200F d'essence pour votre v‚hicule affect‚ … 50% … votre profession, la premiŠre liste indiquera: 10/10/89 Essence 200.00 mais le r‚capitulatif retiendra: 200x50/100=100F. Si on avait inscrit di- rectement 100F dans la liste, vous n'auriez pas pu faire le rapprochement avec votre talon de chŠque qui porte bel et bien: 200F. De mˆme, si le bi- lan retenait l'int‚gralit‚ des d‚penses inscrites, le r‚sultat deviendrait aberrant. Imaginez que vous pr‚leviez 10000F pour vos d‚penses personnelles (somme … porter, en principe, au poste "Pr‚lŠvements de l'exploitant"; part professionnelle: 0%), il n'est pas question de d‚duire cette somme de votre b‚n‚fice. Comprenez vous cette logique? Un second cadre vous pr‚sente votre balance de tr‚sorerie, c'est-…-dire la diff‚rence entre les cr‚dits (recettes, cr‚dits bancaires, transferts de fonds sur les comptes, etc.) et les d‚bits (d‚penses prises dans leur to- talit‚, remboursements de cr‚dits, etc.) pour la banque et pour la caisse. Pour effectuer ce calcul, le programme analyse l'ensemble des livres de comptes ce qui peut prendre du temps. Un petit graphique anim‚ vous permet de suivre la progression. Rappelez vous que Echap vous permet d'interrompre … tout moment le processus. Vous pouvez finalement retourner au menu principal de second niveau ou im- primer les deux cadres (le choix vous est offert grƒce … un menu horizon- tal). Le bilan PAR CLIENT est une r‚trospective de tous les paiements effectu‚s dans l'ann‚e par un client ou un groupe de clients. CETTE FONCTION N'EST UTILISABLE QUE SI VOUS EMPLOYEZ COMME LIBELLE, POUR LES RECETTES, LE NOM DU CLIENT SANS AUCUN SIGNE AVANT (ce qui est logique). Ce nom peut ˆtre SUIVI de ce que vous voulez (pr‚nom, indication particu- liŠre,etc.). Cette contrainte r‚sulte du fait que le nom du payeur est re- cherch‚ au d‚but du libell‚ et non dans le corps de celui-ci. Lorsque vous validez cette option, on vous demande d'abord si vous d‚sirez imprimer la liste des paiements trouv‚s puis: Pour quel client? Plus la r‚ponse est pr‚cise, plus vous ciblez le r‚capitulatif. REPONSE CIBLE -------------------------------------------------- r ......... Tous les noms commen‡ant par r ren ......... Ren‚,Renard, etc. renard ......... Renard,Renardeau,Renardin,etc... renard_ ......... Renard, Renard Paul, Renard Jules, etc. renard_m ....... Renard Marie, Renard Mireille .. Le signe _ d‚signe un blanc (espace). Les lettres majuscules ou minuscules sont confondues. Vous pouvez employer des caractŠres accentu‚s (en minuscule seulement, bien s–r) et les accents sont significatifs (Rene est consid‚r‚ comme diff‚rent de Ren‚). En r‚sum‚, pour isoler un seul client tapez son nom suivi d'un espace si vous ne notez pas les pr‚noms ou bien son nom, un espace, puis quelques premiŠres lettres de son pr‚nom, dans le cas contraire. Le programme recherche tous les paiements concern‚s, les affiche avec leur date et leur forme (chŠque ou espŠces) et les totalise. Toute l'op‚ration s'interrompt … n'importe quel moment avec la touche Echap. Afficher les bordereaux Vous pouvez revoir (et ‚ventuellement imprimer avec F6) vos bordereaux et y apporter des corrections (ce qui devrait ˆtre exceptionnel!). Quand vous validez l'option du titre, vous ˆtes plac‚ devant le tout pre- mier bordereau de recettes avec pour fond les couleurs de base. Il y a deux fa‡ons de passer au suivant: la touche PgDn et F10. F10 est moins rapide car il v‚rifie que vous n'avez pas marqu‚ la fiche ef- fa‡able et il la recalcule. Cela est indispensable si vous op‚rez des mo- difications dans l'enregistrement, par exemple si vous supprimez des recet- tes tap‚es par erreur ou bien si vous corrigez des valeurs erron‚es. Ainsi que nous l'avons dit plus haut, il n'existe pas de connexions avec les li- vres de compte dans ce mode et toute modification devra ˆtre report‚e ma- nuellement dans ces livres. Pour voir le bordereau pr‚c‚dent, utilisez PgUp. Si vous manipulez PgDn ou F10 lorsque le dernier enregistrement se trouve … l'‚cran, vous quittez la fonction d'examen. Lorsque vous observez un bordereau, une pression sur Echap fait apparaŒtre un cadre dans lequel s'inscrit un menu: QUITTER AVANCER En tapant Q, vous quittez imm‚diatement la fonction. En choisissant A, vous passez au premier bordereau du mois suivant. b)DEPENSES ---------- Il existe une sym‚trie presque parfaite entre ce module et celui qui s'oc- cupe des recettes. Entrer une d‚pense La structure des bordereaux de d‚penses est la suivante: - un titre :celui du poste de d‚pense, - un num‚ro de bordereau (d‚butant … 1 pour chaque poste), - trois colonnes (dates, libell‚s, sommes); - une colonne pour le type de paiement contenant "E" pour les espŠces; - des totaux chŠques et espŠces par bordereau, - un num‚ro de ligne : en principe, celui qui correspond, sur la d‚clara- tion 2035, au poste marqu‚ en titre, - un taux professionnel :pourcentage de la d‚pense affect‚e … la profes- sion. L'ordre de classement est celui des num‚ros de ligne. Lorsque vous validez "Entrer une d‚pense", vous obtenez le micro-menu qui offre le choix entre chŠque, espŠces et virement (le mˆme que pour les re- cettes). Puis vous voyez apparaŒtre la liste des postes de d‚penses que vous avez d‚finis. *A la premiŠre utilisation, vous n'en avez d‚fini aucun et la liste con- siste en: Nouvelle Rubrique *Plus tard, si vous avez d‚fini quelques rubriques, vous obtiendrez par exemple: 8-ACHATS 14-LOYERS ET CHARGES LOCATIVES 16-ENTRETIEN ET REPARATIONS NOUVELLE RUBRIQUE Choisissez la rubrique dans laquelle vous voulez inscrire une d‚pense comme dans un menu. Pour cela, amenez la barre de contraste sur cette option soit avec les flŠches soit en tapant l'initiale de l'option, c'est-…-dire: - un "N" pour NOUVELLE RUBRIQUE - un espace pour les rubriques num‚rot‚es avec un seul chiffre (1 ou 8 par exemple) - le premier chiffre de la ligne dans les autres cas. Petite diff‚rence avec les menus: il faut valider avec ENTREE mˆme dans le cas du choix avec l'initiale. Cela est rendu n‚cessaire par le fait que plusieurs options commencent de la mˆme fa‡on (par exemple les lignes 10, 11, 12, etc.). Dans la liste montr‚e ci-dessus, une premiŠre pression sur la touche "1" amŠne la barre sur "14-Loyers et charges", une seconde pres- sion l'amŠne sur "16-Entretien et r‚parations", etc. Vous validez quand vous avez atteint la ligne d‚sir‚e. Autre diff‚rence, comme la liste peut-ˆtre assez longue, vous pouvez y d‚- placer la barre plus rapidement avec les touches PgUp et PgDn. Si l'‚cran ne contient pas toute la liste, celle-ci peut d‚filer vers le haut ou le bas lorsque vous d‚placez la barre de contraste. Le choix Nouvelle Rubrique est celui que vous adopterez au d‚part. D‚finition de rubriques Vous ne pouvez pas ne pas avoir remarqu‚, … droite de l'‚cran, la liste des num‚ros de ligne et des noms des principaux postes de d‚penses de la d‚claration 2035. Si vous voulez (c'est certainement le cas) que MS-Compta ‚tablisse correctement votre d‚claration d'imp“ts, vous devez respecter, lors de la ventilation de vos d‚penses, le num‚ro de ligne de chaque poste. Pour le libell‚, des variations sont admises (bien que d‚conseill‚es). Si vous pr‚f‚rez, par exemple, des titres plus explicites, rien ne s'y oppose. La liste pr‚sent‚e n'est pas exhaustive et le n§1 (pour les pr‚lŠvements) a ‚t‚ choisi arbitrairement. Voici la liste complŠte: 2-D‚bours pay‚s pour les clients 3-Honoraires r‚troc‚d‚s 8-Achats 9-Salaires nets et avantages 10-Charges sociales sur salaires 11-Taxe sur la valeur ajout‚e 12-Taxe professionnelle 13-Autres imp“ts 14-Loyer et charges locatives 15-Location de mat‚riel et mobilier 16-Entretien et r‚parations 17-Personnel int‚rimaire 18-Petit outillage 19-Chauffage,eau,gaz,electricit‚ 20-Honoraires ne constituant pas r‚trocessions 21-Primes d'assurances 22-Frais de voiture automobile 23-Autres frais de d‚placement 24-Charges sociales personnelles 25-Frais de r‚ception ,reprŠsentation, congr‚s 26-Fournitures de bureau,documentation,PTT 27-Frais d'actes et de contentieux 28-Cotisations syndicales et professionelles 29-Autres frais divers de gestion 30-Frais financiers 31-Pertes diverses 39-Frais d'‚tablissement 41-Provisions DINA 43-Divers … d‚duire Le poste 44 (D‚ficit SCM) n'est pas trait‚ car MS-Compta ne gŠre pas les SCM. *Pour cr‚er une rubrique, trouvez son nom et son num‚ro de ligne dans la liste. Prenons par exemple: 22-Frais de voiture automobile. Choisissez Nouvelle Rubrique. Validez. Aussit“t, au bas de l'‚cran la question suivante apparaŒt: Quel est le num‚ro de ligne de cette rubrique? R‚pondez 22 (validez!). ATTENTION: DŠs que vous avez introduit un num‚ro de ligne valable, lors de la cr‚ation d'une nouvelle rubrique, la touche Echap devient inactive. En effet, vous ne pouvez pas cr‚er une rubrique sans lui donner TOUS les at- tributs n‚cessaires et qui vous sont r‚clam‚s comme d‚crit ci-dessous. On vous demande d'abord: Quel est le titre de cette rubrique? R‚pondez:Frais de voiture automobile. Toutes les lettres du titre seront converties en majuscules. L'ordinateur questionne ensuite: Quel est le taux professionnel pour cette rubrique? Choisissons 50%. R‚pondez donc 50 (pas de %). Ne donnez pas une valeur in- correcte (150 ou -10): votre r‚ponse ne sera pas admise. AprŠs cette r‚ponse, Echap redevient active. Vous pouvez donc n'introduire aucune donn‚e dans une rubrique cr‚‚e. Enfin, on vous demande le montant, le libell‚ et si la date est celle d'aujourd'hui. Vous avez vu tout cela au chapitre "Traiter les recettes". La seule diff‚rence r‚side dans la fait que, si vous ne datez pas du jour mˆme,on vous priera de donner la date complŠte (JJ/MM/AA). La date courante vous est sugg‚r‚e par d‚faut. La suite est identique … ce que nous avons d‚crit pour les recettes (ajout ‚ventuel de lignes suppl‚mentaires, confirmation, report dans les livres de compte). Notez que si vous constatez une erreur dans le titre, le taux ou le num‚ro de ligne vous ˆtes autoris‚ … le modifier (ces champs restent accessibles avec la flŠche en haut). *Pour utiliser une rubrique existant d‚j…, s‚lectionnez-la dans la liste puis r‚pondez aux questions relatives aux montant, libell‚ et date. Situations particuliŠres Tentez l'exp‚rience suivante: choisissez encore Nouvelle Rubrique et donnez encore une fois "22" comme num‚ro de ligne. La machine refuse ‚nergiquement: > Cette rubrique existe d‚j…!- Vous ne devez pas la cr‚er de nouveau. C'est la premiŠre situation particuliŠre. Il est peu probable que vous ren- contriez la seconde. En effet, si vous employez tous les postes de d‚penses ‚num‚r‚s dans la liste exhaustive, cela fera 30 postes. Si par hasard, vous continuiez de cr‚er des rubriques, vous finiriez par tomber sur le message suivant: > Ce logiciel n'accepte que 30 postes de d‚penses. Vous avez atteint cette limite. Voir le r‚capitulatif Ici encore, vous vous retrouvez en terrain connu si vous avez ‚tudi‚ la commande ‚quivalente de "Traiter les recettes". Le BILAN MENSUEL et PAR CLIENT restent rigoureusement les mˆmes que ceux que nous avons d‚crit pr‚c‚demment. Les TOTAUX ANNUELS, eux, concernent cette fois-ci les d‚penses. On vous de- mande d'abord si vous d‚sirez imprimer ces chiffres. Si vous choisissez "OUI" et si l'imprimante est prˆte, les deux tableaux r‚capitulatifs des d‚penses s'inscriront sur le papier en mˆme temps qu'… l'‚cran. Vous verrez d'abord, pour chaque titre, les r‚capitulatifs chŠques et espŠ- ces ainsi que les totalisations par ligne et par colonne. Le second ‚cran qui ‚tait un graphique pour les recettes est ici remplac‚ par un autre r‚- capitulatif intŠgrant la notion de part professionnelle. La r‚partition en pourcentage du total est ‚galement pr‚cis‚e. Afficher les bordereaux Peu de choses … dire sur cette fonction qui demeure la mˆme que pour les recettes avec des possibilit‚s (de correction, par exemple) strictement identiques. Seule diff‚rence, lorsque vous pressez Echap puis A (pour Avan- cer), vous passez au titre suivant (c'‚tait le mois suivant dans l'autre cas). Rembourser un cr‚dit Supposons que vous ayez achet‚ … cr‚dit un objet, affect‚ … 50% … votre profession et que vous remboursiez chaque mois 1000F. Pour le mois en cours, le tableau d'amortissement de l'emprunt (communiqu‚ par la Banque) vous indique par exemple que ces 1000F se r‚partissent ainsi: 200F d'int‚- rˆts 800F de capital rembours‚. Vous avez une d‚pense de 200F (les int‚rˆts) d‚ductible … 50%. Vous ins- crivez celle-ci dans le livre des d‚penses au poste "Frais financiers" (ligne 30). Si la part professionnelle que vous avez affect‚e … ce poste est de 50%, vous notez tout simplement: date Int‚rˆts sur cr‚dit 200F. Si vous avez opt‚ pour une part professionnelle de 100%, il faudra ins- crire: date Int‚rˆts sur cr‚dit 100F. La somme se reporte dans tous les cas dans votre livre de Banque. Cepen- dant, la banque ne vous pr‚lŠvera ni 100 ni 200 francs mais bien 1000F: lors du rapprochement, vous constateriez une divergence entre votre livre de banque et le relev‚ bancaire. Choisissez alors "Rembourser un cr‚dit". Indiquez le montant pr‚lev‚ non imputable aux d‚penses (800 ou 900F). Le report dans le livre de banque est automatique. Si vous indiquez 0 (z‚ro) ou si vous pressez la touche Echap, l'op‚ration est annul‚e. c) LIVRES DE COMPTE ------------------- Il y a deux livres de compte automatiquement tenus par MS-Compta: un livre de banque, un livre de caisse. Vous ne pouvez donc pas g‚rer plusieurs comptes bancaires simultan‚ment. Les livres ont une structure presque identique: - Quatre colonnes (dates, libell‚s, d‚bits, cr‚dits) o— sont inscrites, sans votre intervention, les d‚penses et recettes port‚es dans les fichiers correspondants. Vous pouvez n‚anmoins porter vous-mˆme des donn‚es dans les livres bien que cette op‚ration soit automatis‚e autant que possible. - un num‚ro de bordereau commen‡ant … 1; - des rubriques suppl‚mentaires d‚crites ci dessous. Banque Validez cette option et vous verrez la toute premiŠre fiche du livre en question. Vous ˆtes plac‚ dans une fonction d'examen comparable … "Afficher les bordereaux" discut‚e pr‚c‚demment. Les fiches comportent … droite qua- tre champs particuliers: - Report virtuel: c'est la somme … reporter d'une fiche sur la suivante. L'adjectif "virtuel" indique que cette somme est calcul‚e d'aprŠs les don- n‚es pr‚sentes sur le bordereau pr‚c‚dent en supposant que, pour celui-ci, tous les chŠques d‚pos‚s ont ‚t‚ encaiss‚s et tous les paiements d‚bit‚s. - Report rapproch‚: ce report tient compte des rapprochements que vous ef- fectuerez (nous expliquons plus loin comment) entre ce qui est port‚ dans le livre et ce que vous lisez sur votre relev‚ p‚riodique. Au d‚but de l'utilisation de MS-Compta, le premier bordereau cr‚‚ (n§1) comporte des reports ‚gaux … z‚ro. Il serait surprenant que cela s'avŠre exact (votre compte bancaire n'est pas vide!). Aussi ces champs sont-ils accessibles (avec la touche flŠche en bas) et vous pourrez y noter, dŠs qu'un premier bordereau aura ‚t‚ cr‚‚, les chiffres convenables. Par la suite, le logiciel s'occupe de tout. - Solde virtuel: Il s'agit du solde pour le bordereau pr‚sent‚, calcul‚ comme indiqu‚ ci-dessus, en supposant que tout est encaiss‚ ou d‚bit‚. - Solde rapproch‚: Mˆme processus de calcul que pour le report qualifi‚ de la mˆme fa‡on. La fiche en cours est int‚gr‚e au r‚sultat. Vous passez d'un bordereau au suivant avec PgDn et au pr‚c‚dent avec PgUp. L'utilisation de PgDn ou de PgUp au del…, respectivement, du dernier ou du premier enregistrement vous fait quitter la fonction d'examen. F10 a le mˆme effet, mais … tout moment. Echap vous fait avancer de cinq fiches … la fois. Vous pouvez effectuer des modifications dans tout le livre (en cas d'er- reur). Recalcul DŠs que vous quittez la fonction d'examen (en principe avec F10), TOUT le livre est recalcul‚. En effet, MS-Compta ignore o— vous avez pratiqu‚ des corrections et, l'ensemble des fiches ‚tant li‚ par la notion de reports, il devient indispensable de tout recompter. Ce recalcul peut ˆtre long sur des machines peu performantes, malgr‚ une optimisation trŠs ‚tudi‚e. Aussi verrez-vous un petit cadre s'afficher disant: RECALCUL EN COURS VEUILLEZ PATIENTER Et, sous ce cadre, un compteur … rebours vous pr‚cise o— l'on en est. Vous pouvez, bien s–r, interrompre ce calcul (avec Echap) mais il faudra le laisser s'achever en une autre occasion si vous voulez retrouver des chif- fres exacts. Note importante: AprŠs toute modification, les soldes et reports sont faux. Un recalcul est n‚cessaire (par exemple aprŠs un rapprochement). A la fin du recalcul (fin pr‚matur‚e avec Echap ou fin normale), les soldes (virtuels et rapproch‚s) figurant sur la derniŠre page du livre vous sont pr‚sent‚s. Lorsque vous recevez un relev‚ de compte et que vous avez effectu‚ vos rapprochements et recalcul‚ le livre, le solde rapproch‚ doit ˆtre exacte- ment ‚gal au solde port‚ sur le relev‚. Sinon, vous avez commis une erreur quelque part. Rapprochements Vous remarquerez si vous examinez votre livre de banque de la maniŠre que nous venons de d‚crire que, lorsque MS-Compta reporte une ‚criture depuis les recettes ou les d‚penses vers le livre de banque, il ajoute, … gauche du libell‚, une ‚toile. Cela signifie que ce mouvement n'a pas ‚t‚ rappro- ch‚ (la somme n'a pas effectivement quitt‚ ou int‚gr‚ votre compte, ce que seul le relev‚ peut assurer). Pour ‚viter d'interf‚rer avec cette notation, vous ne devez pas commencer un libell‚ de recette ou d‚pense par une ‚toile. Lorsque vous recevez votre extrait de compte, vous devez, pour confirmer l'op‚ration, appeler l'option Rapprochements. Celle-ci va rechercher les ‚critures non encore rapproch‚es, … l'exclusion des chŠques de recettes non encore remis en banque. En effet, vous ne pouvez pr‚tendre rapprocher une rentr‚e alors que le chŠque est encore dans votre tiroir. Chaque ‚criture trouv‚e vous est pr‚sent‚e, les d‚penses apparaissant avec un aspect (couleur ou brillance suivant l'‚cran) diff‚rent des recettes. Vous choisissez dans un menu horizontal si vous rapprochez l'‚criture ou si vous passez directement … la suivante. Vous pouvez arrˆter … tout moment avec Echap. MS-Compta supprime les ‚toiles lorsque vous confirmez le rapprochement. Lorsque cette op‚ration est termin‚e ou interrompue, le recalcul du livre de banque est automatiquement d‚clench‚ et les nouveaux soldes affich‚s (voir ci-dessus). Caisse Si vous savez vous servir du livre de banque, vous ˆtes en mesure d'utili- ser le livre de caisse. La seule diff‚rence r‚side dans le fait que les no- tions de virtuel et rapproch‚ n'ont pas cours ici. Aussi ne subsiste-t-il qu'un seul report et un seul solde. Les ‚toiles qui servaient au rapproche- ment n'existent plus. A la fin du recalcul, il n'y a qu'un seul solde. Pr‚parer Remise MS-Compta peut pr‚parer vos remises en banque avec l'aide d'une imprimante. Lorsque vous avez valid‚ cette option et v‚rifi‚ que votre imprimante est prˆte (le programme vous le rappelle), MS-Compta imprime vos coordonn‚es bancaires voyez au chapitre "Changer les valeurs de base", ci-dessus com- ment les lui communiquer), la date, puis vous montre les chŠques (libell‚s et sommes) que vous n'avez pas encore d‚pos‚s. Un dispositif sp‚cial a ‚t‚ int‚gr‚ au logiciel afin qu'il retrouve en un clin d'oeil les chŠques non encore d‚pos‚s. Cependant, dans certaines situations, il se peut que vous ayez … patienter quelques secondes. En par- ticulier, aprŠs un tri des ‚critures (cf la fonction de tri plus bas), la recherche reprendra sans repŠres puisque les ‚critures peuvent avoir ‚t‚ d‚plac‚es. Il vous est demand‚, pour chaque chŠque si vous le remettez ou non. Si vous r‚pondez oui, le libell‚ et la somme sont imprim‚s et le chŠque suivant vous est pr‚sent‚. Sinon, il ne se passe rien. A la fin, le total des som- mes et le nombre de chŠques s'inscrivent sur le papier. Toutes les infor- mations, … l'exception des coordonn‚es bancaires sont imprim‚es en double, sur deux colonnes. Ainsi, en s‚parant la feuille en deux moiti‚s, vous con- serverez une reproduction de votre bordereau de remise en banque. Remarque: Lorsque vous r‚pondez Oui … la question: Remis? le libell‚, dans le livre de banque, se voit ajouter une seconde ‚toile, sur sa gauche. Cela sert de repŠre … MS-Compta pour reconnaŒtre les chŠques d‚j… d‚pos‚s. Si vous intervenez manuellement en supprimant cette seconde ‚toile, il se peut que vous perturbiez le systŠme de recherche rapide des chŠques non d‚- pos‚s. Si des problŠmes surviennent (des chŠques non remis n'apparaissant pas), vous pouvez les r‚soudre en triant vos ‚critures (voir la fonction "Tri des fichiers). En revanche, si vous ajoutez des ‚toiles, par exemple pour anticiper manu- ellement une remise de chŠque, aucune perturbation n'est … craindre. D‚p“t d'espŠces Lorsque vous pr‚levez des espŠces dans la caisse pour les d‚poser … la ban- que, vous devez noter un d‚bit caisse (qui n'est pas une d‚pense ni un pr‚lŠvement) et un cr‚dit banque. MS-Compta peut r‚aliser cela pour vous. Lorsque vous validez cette option, le solde caisse vous est rappel‚ et on vous demande combien vous d‚posez en banque (sauf si la caisse est vide). La r‚ponse est contr“l‚e (elle ne peut ˆtre n‚gative ou sup‚rieure au solde en espŠces). La date de l'op‚ration devra ‚galement ˆtre pr‚cis‚e (le programme vous propose la date courante par d‚faut). Ensuite, le programme cr‚e les ‚cri- tures avec les libell‚s suivants: D‚p“t sur compte bancaire (dans le livre de caisse) et Versement d'espŠces (dans le livre de banque). Ce dernier libell‚ se voit ajouter deux ‚toiles, ce qui le signale comme une ‚criture non rapproch‚e mais pas comme un chŠque … remettre. L'op‚ration est annul‚e si la somme indiqu‚e est nulle ou si vous appuyez sur Echap. Obtention d'un cr‚dit Si la banque verse sur votre compte bancaire la somme correspondant … un cr‚dit qu'elle vous consent, vous devez enregistrer cet apport (qui ne constitue pas une recette). Ici encore, MS-Compta peut cr‚er l'‚criture au- tomatiquement. Pr‚cisez seulement le montant et la date du cr‚dit. L'op‚ration est annul‚e dans les mˆmes conditions que le d‚p“t d'espŠces (montant nul ou Echap). d)TRAITER LES AMORTISSEMENTS ---------------------------- Ce module est plus complexe que les autres du fait mˆme de la complexit‚ des calculs mis en jeu. Cependant, la plupart des informations que cette fonction pr‚sente ne sont donn‚es qu'… titre indicatif, le module de r‚ali- sation de la d‚claration 2035 r‚cup‚rant automatiquement les donn‚es uti- les. De mˆme, les pr‚cisions sur les techniques comptables employ‚es que vous trouverez dans les lignes qui suivent ne servent qu'… justifier cer- tains choix. Il y a deux types de pr‚sentation des enregistrements de ce fichier: - le masque de saisie dans lequel tous les champs restent accessibles et qui sert … communiquer … MS-Compta les caract‚ristiques d'un amortissement; - la fiche d'amortissement dans laquelle seuls les champs REVENTE, PLUS OU MOINS VALUE et PART PROFESSIONNELLE demeurent accessibles. Changer la date La date du systŠme doit ˆtre IMPERATIVEMENT correcte pour que les calculs demeurent exacts. Cette date peut ˆtre ajust‚e par la fonction "Changer la date". Celle ci affiche la date courante et vous propose d'en donner une nouvelle. Appuyez sur Echap pour renoncer ou bien tapez la date voulue et validez. Si vos donn‚es sont incorrectes, les mots "Date Invalide" appa- raissent en haut … droite de l'‚cran et vous devez recommencer. Ajouter une fiche Pour introduire un nouveau bien amortissable dans votre livre des amortissements, vous devrez cr‚er une fiche contenant tous les renseignements n‚cessaires aux calculs. Remplissez pour cela le formulaire de saisie affich‚ lorsque vous validez la fonction d‚crite ici. Une confir- mation vous est demand‚e avant la cr‚ation de la fiche. Vous devrez indiquer les points suivants: - Nature de l'amortissement: nom que vous lui donnez sur votre d‚claration d'imp“ts; - Prix d'achat; - Date d'achat; - Dur‚e de l'amortissement (en ann‚es); - Type d'amortissement: lin‚aire (LIN) ou d‚gressif (DEG); - Part professionnelle :par exemple, un v‚hicule pourra ˆtre affect‚ … 50% (la moiti‚ de l'amortissement total est d‚duit); - Montant amortissable :par exemple: 65 000F pour une automobile. La plupart des valeurs sont contr“l‚es par le programme: le curseur refuse de quitter le champ si la valeur est incorrecte. Vous ne pouvez pas indi- quer une date d'achat post‚rieure … celle qui se trouve dans le calendrier interne de l'ordinateur. Attention au r‚glage de ce dernier. V‚rifiez soi- gneusement avant de valider par F10. S'il manquait UNE SEULE donn‚e, le programme ne fonctionnerait pas correctement. Vous ne pouvez d'ailleurs pas valider globalement la fiche (avec F10) tant que les cinq premiŠres rubriques de la liste ci-dessus ne sont pas compl‚t‚es (Part professionnelle et Montant Amortissable pouvant parfaitement ˆtre nuls en toute logique). Si vous tentez d'aller … l'encon- tre de ce dispositif de s‚curit‚, le curseur retournera obstin‚ment dans le premier champ de la fiche … chaque frappe de F10 tandis qu'un bip reten- tira. Vous ne pouvez pas non plus abandonner l'op‚ration avec Echap: si vous avez cr‚‚ la fiche par erreur, compl‚tez la quand mˆme avec des valeurs quelcon- ques (valides n‚anmoins!) puis supprimez la avec l'option pr‚vue pour cela. Remplissez donc bien toutes les rubriques. Les sorties de fonds destin‚es … payer un bien amortissable doivent ˆtre report‚es dans les livres de compte. Lorsque vous saisissez les paramŠtres d'un amortissement et que vous les validez par F10, on vous demande comment vous avez financ‚ l'op‚ration (sommes en chŠques et/ou en espŠces). Les montants sont ensuite automatiquement port‚s en d‚bit sur les livres (sauf si vous r‚pondez 0 (z‚ro). Si le total pay‚ est diff‚rent du prix d'achat, le programme vous avertit. Vous pourrez confirmer ou corriger. Aussit“t aprŠs, les calculs sont effectu‚s et la fiche d'amortissement complŠte est affich‚e. Cependant, si vous avez sp‚cifi‚ un amortissement d‚gressif sur moins de 4 ans (interdit par le fisc), vous serez averti par un message et le type lin‚aire se substituera automatiquement au type d‚- gressif. Si vous avez commis une erreur durant la saisie, vous ne pourrez pas la rectifier sur la fiche car la plupart des champs sont inaccessibles. Il faudra alors supprimer l'enregistrement (comme d‚crit plus bas) et le recr‚er avec les valeurs correctes. Vous verrez, sur la fiche complŠte de nombreux renseignements suffisamment explicit‚s par les libell‚s de champs. Appuyez sur PgDn puis choisissez l'option "Terminer" du menu horizontal qui apparaŒt pour revenir au menu principal de second niveau. Remarques: 1) Les fiches peuvent ˆtre cr‚‚es … tout moment. 2) Les amortissements et valeurs r‚siduelles pour l'ann‚e en cours sont donn‚s … la date du jour et pour le 31/12. Ces deux cat‚gories de chiffres se rapprochent tout au long de l'ann‚e mais peuvent ne pas co‹ncider tout … fait le 31 d‚cembre. Ceci r‚sulte du fait que les rŠgles comptables impo- sent de calculer les fractions d'amortissements sur la base d'une ann‚e de 360 jours (en lin‚aire) ou par mois entier (en d‚gressif). Les valeurs au 31/12 sont, elles, calcul‚es par ann‚es entiŠres. Les quelques jours d'‚cart engendrent cette diff‚rence. 3) Concernant les derniŠres ann‚es d'un amortissement d‚gressif, le fisc autorise (mais ce n'est pas une obligation) … passer en mode lin‚aire … partir du moment ou ce dernier devient plus favorable au contribuable (d‚duction plus importante). MS-Compta n'emploie pas cette facilit‚ pour des raisons li‚es au fait que les fiches sont cr‚‚es n'importe quand. Cela peut conduire … une d‚duction plus forte la DERNIERE ann‚e comparativement … l'AVANT-DERNIERE ann‚e. Dans tous les cas, l'int‚gralit‚ de l'amortisse- ment est assur‚e. Le problŠme n'est que d'ordre "esth‚tique". Voir les fiches Cette option vous permet d'examiner vos fiches d'amortissements. Vous pas- sez … la suivante avec PgDn et … la pr‚c‚dente avec PgUp. Vous terminez soit quand vous avez atteint les limites du fichier, en appuyant sur PgUp ou PgDn alors que vous avez devant les yeux respectivement la premiŠre ou la derniŠre fiche, soit en frappant F10. Les chiffres ne SONT PAS RECALCULES en fonction de la date actuelle (celle qui est conserv‚e dans le calendrier interne de l'ordinateur). Ils demeu- rent tels qu'ils ‚taient aprŠs le dernier recalcul effectu‚ … la date qui s'inscrit dans la rubrique "Nous sommes le:". La fonction d‚crite ci-aprŠs permet de remettre les chiffres … jour. Recalculer les fiches VOUS DEVEZ ACCEDER A CETTE FONCTION AU MOINS UNE FOIS PAR AN afin que les donn‚es soient recalcul‚es et prˆtes … ˆtre int‚gr‚es dans la d‚claration 2035. Vous devrez aussi r‚actualiser les calculs (en activant cette option) aux occasions suivantes: - le jour de la cession d'un bien, - le jour o— un amortissement se termine. Voyez … ce propos le paragraphe "Fin d'amortissement". La validation de "Recalculer les fiches" vous pr‚sente les formulaires dans l'ordre o— ils ont ‚t‚ cr‚‚s et vous passez au suivant avec F10 (non pas PgDn sinon les calculs ne seraient pas refaits). A la fin du fichier, l'appui sur F10 affiche un tableau r‚capitulatif. Ce tableau doit ˆtre int‚gralement report‚ sur la page de gauche de la d‚cla- ration 2035, dans le cadre pr‚vu … cet effet. Imprimez le (avec l'option pr‚vue dans le menu horizontal en bas de l'‚cran) si vous le d‚sirez. Si vous avez plus de 18 biens amortissables, le tableau est scind‚ en plu- sieurs portions. Pour chacune, on vous propose (grƒce … un menu horizontal) l'impression. La r‚int‚gration sur amortissements port‚e sous le tableau est donn‚e … ti- tre purement indicatif. MS-Compta r‚alise cette r‚int‚gration en mˆme temps que les autres (celles qui proviennent des plus values et celles qui con- cernent les d‚penses mixtes) lorsqu'il constitue votre d‚claration d'im- p“ts. Fin d'amortissement Les amortissements peuvent s'achever de deux maniŠres: - soit lors de la cession du bien. Dans ce cas, il y a, en fonction du prix de revente et de la valeur r‚siduelle comptable … la date de cession, une plus ou moins-value … d‚clarer, - soit lorsque la dur‚e d'amortissement est ‚puis‚e. Nous allons ‚tudier comment MS-Compta traite chaque cas: Cession du bien Dans ce cas, il faut: 1) R‚gler le calendrier interne de l'ordinateur sur la date de cession en employant l'option "Changer la date". Cela est ‚videmment inutile si l'on note l'op‚ration le jour mˆme de la cession. 2) Faire apparaŒtre la fiche concern‚e avec la fonction "Recalculer les fiches" (et non pas "Voir les fiches"). 3) Taper dans cette fiche le prix de revente. Valider et taper F10. Aussit“t, apparaŒt un cadre o— est indiqu‚e la part de plus ou moins value (dans le cas de moins-value, le nombre est n‚gatif) … r‚int‚grer au b‚n‚- fice. Ce montant ne pourrait ˆtre nul que si le bien ‚tait affect‚ … 100% … l'activit‚ professionnelle et entiŠrement amortissable. Notez qu'une revente pour z‚ro franc n'est pas prise en compte: il faut no- ter au moins 1 centime (0.01F) pour que le bien soit reconnu comme c‚d‚. Si, par exemple, vous mettez le bien au rebut, notez symboliquement que vous l'avez vendu 0.01F. Dans tous les cas, le montant … r‚int‚grer vous est fourni pour informa- tion. Lors de l'‚tablissement de la feuille d'imp“ts, MS-Compta effectue seul les r‚int‚grations ou d‚ductions sur plus ou moins-value. En pressant une touche, la fiche d'amortissement vous est restitu‚e et vous pouvez lire, dans la rubrique "Plus ou moins values", le montant de celle- ci. Ce montant devra ˆtre not‚, … la fin de l'ann‚e, sur la page de gauche de la d‚claration dans le tableau pr‚vu. A partir du moment o— un bien est reconnu c‚d‚, sa fiche n'est plus recal- cul‚e chaque fois que vous r‚actualisez le fichier des amortissements. La r‚int‚gration ou d‚duction sur plus ou moins values vous est seulement rappel‚e. Conservez la fiche jusqu'au 31 d‚cembre car MS-Compta a besoin des chiffres qui s'y trouvent pour ‚tablir votre d‚claration. Ensuite, im- primez la puis supprimez la. 4)R‚tablissez la date correcte, le cas ‚ch‚ant et recalculez alors toutes les fiches. Notes importantes: L'accessibilit‚ dans la fiche d'amortissement des trois champs: "Revente", "Plus ou moins values" et "Part professionnelle (dans cet ordre) vous per- met, outre ce que nous venons de d‚crire: 1) d'‚tudier des "cas d'espŠces" (des cessions fictives, pour en voir l'ef- fet) en notant une valeur de revente et en l'effa‡ant par la suite avec F5. Le champ "Plus ou moins values", devrait alors ˆtre ‚galement vid‚. Si vous oubliez de remettre ce second champ … z‚ro, cela se fera automatiquement si vous recalculez vos fiches. 2) de modifier, si n‚cessaire, la part du bien affect‚e … l'activit‚ pro- fessionnelle. Par exemple, si votre v‚hicule ‚tait affect‚ … 50% et que, du fait d'un changement d'adresse, vous souhaitez porter cette part … 25%, inscrivez ce chiffre dans la fiche et recalculez le tout. Epuisement de la dur‚e d'amortissement Lors de son d‚marrage, MS-Compta v‚rifie si un amortissement va se terminer ou vient de s'achever. Durant les sept jours qui pr‚cŠdent ou qui suivent la date de fin d'amortissement, un message apparaŒt, vous invitant … effectuer les calculs n‚cessaires. Il faudra: 1) R‚gler le calendrier sur la veille de la date de fin de l'amortissement :par exemple, si vous avez achet‚ le bien le 14/10/1989 et que vous l'amor- tissez en 3 ans, l'amortissement se termine le 14/10/1992; vous r‚glerez alors le calendrier sur le 13/10/1992. Pourquoi la veille? A cause d'une sordide complication due aux ann‚es bissextiles. En effet, si un amortisse- ment se termine aprŠs le 29 f‚vrier d'une telle ann‚e, la machine, qui ne raisonne pas comme vous en terme de date mais qui compte les jours ‚coul‚s depuis le d‚but de l'ann‚e, le consid‚rera comme fini avec un jour d'avance et refusera de recalculer la fiche … la date anniversaire exacte. 2) Faire apparaŒtre la fiche avec l'option "Recalculer les fiches" (et non pas "Voir les Fiches"); 3) R‚tablir ‚ventuellement la date et recalculer, dans ce cas, toutes les fiches. A partir de ce moment et jusqu'… la fin de l'ann‚e en cours, la fiche ne sera plus recalcul‚e et, avant son apparition, lors d'une r‚actualisation ult‚rieure du fichier des amortissements, une petite m‚lodie caract‚risti- que retentira. L'ann‚e suivante, si vous essayez encore de recalculer cette fiche, le mes- sage suivant vous sera montr‚: Amortissement termin‚ pour: Nom de l'objet Voulez vous supprimer la fiche? Pour que votre d‚claration d'imp“ts soit correcte, il sera alors indispen- sable d'accepter cette proposition. Imprimer la fiche avant sa destruction reste n‚anmoins une bonne id‚e. Note: La derniŠre ann‚e, la valeur r‚siduelle comptable peut diff‚rer l‚gŠ- rement de z‚ro. Ceci est d– aux formules employ‚es dans les calculs d'amor- tissements (voir ci-dessus). En g‚n‚ral, la diff‚rence est insignifiante. Si vous tenez absolument … l'annuler, vous devrez corriger les chiffres ma- nuellement. Par exemple, si Valeur r‚siduelle = -80F (valeur n‚gative), REINTEGREZ 80F. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fait tout simplement en parcourant le fichier (qui n'est pas trŠs long en g‚n‚ral) et en marquant les enregistrements ind‚sirables, lorsqu'ils s'affichent, avec F4. Il reste bien entendu possible de ne rien effacer en ne marquant aucun formulaire. Rappelez vous qu'un marquage s'annule par un second F4. Progressez avec PgDn et PgUp. Lorsque la derniŠre fiche est atteinte, PgDn d‚clenche l'effacement effec- tif. e)PREPARER LA DECLARATION 2035 ------------------------------ Si vous avez trait‚ toute la comptabilit‚ comme pr‚cis‚ aux chapitres pr‚c‚dents, cette pr‚paration ne vous demandera aucun effort. Assurez vous d'avoir bien recalcul‚ le livre des amortissements aux dates indiqu‚es. Ainsi que nous l'avons d‚j… signal‚, MS-Compta r‚alise automatiquement le calcul des diverses d‚ductions et r‚int‚grations et les insŠre dans votre d‚claration type 2035. Cependant, certaines AGA exigent qu'on leur communi- que le mode de d‚termination de ces valeurs. Lorsque vous appelez la fonc- tion du titre, on vous pose la question suivante: D‚sirez vous des d‚tails sur les calculs des r‚int‚grations et d‚ductions? Si votre AGA ne vous pose pas de questions … ce propos et si cela ne vous int‚resse pas, r‚pondez N. Sinon vous obtiendrez toutes les informations utiles. ATTENTION: Sur les amortissements d‚gressifs, MS-Compta sait calculer la r‚int‚gration globale (total des r‚int‚grations sur l'excŠdent par rapport au plafond et sur l'utilisation mixte) mais ne sait pas d‚terminer chaque composante seule. Par cons‚quent, les chiffres port‚s dans la d‚claration 2035 seront justes alors que ceux qui apparaissent dans le d‚tail peuvent ˆtre faux. Si vous avez r‚pondu N ou bien aprŠs l'affichage des explications deman- d‚es, vous acc‚dez au module de r‚alisation de la d‚claration. Il n'y a que trois questions auxquelles vous devrez donner une r‚ponse: Produits financiers … int‚grer aux recettes: Gains divers … int‚grer aux recettes: (lignes 5 et 6 du document officiel). Donnez ces montants ou z‚ro s'il n'y en a pas (z‚ro ‚tant affich‚ par d‚- faut, vous pouvez vous contenter de taper ENTREE). Voulez-vous imprimer le fac-simil‚? Choisissez et contr“lez l'‚tat de votre imprimante si vous optez pour Oui (le programme vous le rappelle). Aussit“t, vous verrez tous les ‚l‚ments de votre comptabilit‚ s'afficher (et ‚ventuellement s'imprimer) selon la disposition de la page de droite de la d‚claration type 2035: - les recettes (montr‚es durant 10 secondes, d‚lai que vous pouvez ‚courter en tapant une touche); - les d‚penses (20 secondes); - le r‚sultat. Les libell‚s sont ceux que vous avez choisis (ils peuvent diff‚rer de ceux du document officiel) .S'il n'existe pas de bordereau pour un poste de d‚- penses ou si la d‚pense totale pour ce poste est nulle, le libell‚ sera: LIGNE NON SERVIE. Certains groupes de lignes (par exemple, celles relatives aux frais de d‚placement) sont totalis‚s ensemble sur la d‚claration et la somme ins- crite … hauteur du milieu du groupe, … droite. Sur le fac-simil‚, cette somme se situe … hauteur du dernier ‚l‚ment du groupe. Vous observerez que tous les montants sont arrondis (selon les rŠgles ma- th‚matiques de l'arrondi) puisque la d‚claration ne doit pas comporter de centimes. N'oubliez pas de reporter, sur la page de gauche de la 2035, le tableau r‚capitulatif des amortissements et les ‚ventuelles plus-values (voir le chapitre "Amortissements"). Vous pouvez demander tous les jours de l'ann‚e votre fac-simil‚ mais il n'est exact (pour les amortissements) que le 31 d‚cembre. Si vous d‚passez cette date sans l'avoir imprim‚, ne recalculez pas le livre des amortisse- ments avant d'avoir effectu‚ cette impression. f)NOUVEAUX FICHIERS ------------------- Lorsque vous travaillez sur disque dur (r‚pertoire CMS ou autre), vous dis- posez d'une option "Nouveaux Fichiers" qui vous permet de "vider" les fi- chiers du r‚pertoire courant. L'usage normal de cette option est d‚crit ci- dessous. Au d‚but de chaque ann‚e les fichiers recettes, d‚penses, livre de banque et livre de caisse enregistr‚s dans le r‚pertoire C:\CMS doivent ˆtre ‚chang‚s contre des fichiers vierges. Le fichier des amortissements demeure valable d'une ann‚e sur l'autre (… condition d'‚liminer les amortissements termin‚s). Nous vous indiquons ici comment effectuer cette op‚ration. Imaginons que 1993 se termine et que vous d‚siriez remettre vos fichiers … z‚ro pour attaquer 1994. La premiŠre des choses … faire est de sauvegarder ces fichiers. Cela est normalement assur‚ par vos copies quotidiennes (voyez le chapitre "Sauvegarde des donn‚es" ci-aprŠs). Vous pouvez aussi recopier vos fichiers de donn‚es dans un autre r‚pertoire du disque dur. Ensuite, choisissez l'option "Nouveaux Fichiers". Vous verrez alors un ul- time avertissement. Vous vous apprˆtez en effet … r‚initialiser les fi- chiers du disque dur et vous devez vous assurer que vous avez bien pratiqu‚ auparavant la copie que nous venons de discuter. Pour continuer, vous de- vrez appuyer sur la touche CTRL et, tout en la maintenant enfonc‚e, presser la touche flŠche … droite. Toute autre action sur le clavier annule l'op‚- ration. C'est un gage de s‚curit‚ contre un effacement involontaire. Avant d'initialiser le fichier d‚penses, et seulement celui-l…, le systŠme vous demandera de pr‚ciser le type de fichier que vous souhaitez obtenir. Dans ce but un menu horizontal vous offrira le choix suivant: - pr‚d‚fini: dans ce cas, le fichier constitu‚ contiendra des postes de d‚penses pr‚d‚finis (d'aprŠs ceux que vous utilisiez pr‚c‚demment). MS- Compta cr‚era donc une s‚rie de fiches (une seule par poste) vierges de toute ‚criture mais contenant d‚j… les titres, num‚ros de ligne et taux que vous utilisiez. Cette option conduisant … une erreur si vous r‚initialisez un fichier d‚- penses vierge, le menu horizontal n'est pas affich‚ si MS-Compta d‚tecte cette situation. - vierge: le fichier constitu‚ est totalement vide, comme le jour o— vous avez commenc‚ … travailler avec MS-Compta. Toutes les rubriques sont … re- d‚finir. Les livres de banque et de caisse sont initialis‚s avec un bordereau unique sur lesquels les Reports (virtuel et rapproch‚) sont faits … partir du der- nier bordereau de l'ann‚e pass‚e, ce qui vous permet de continuer le suivi de vos comptes. Toutefois si les soldes report‚s automatiquement ‚taient par la suite modifi‚s (dans le cas o— vous interviendriez sur la comptabilit‚ de l'ann‚e pass‚e), rappelez vous que vous pouvez accŠder … ces champs (avec la touche "flŠche en bas") et les rectifier. Comment revoir des fichiers d'une ann‚e pass‚e Nous avons expliqu‚ que, lors du d‚marrage de MS-Compta, vous pouviez choisir de travailler avec la comptabilit‚ d'une ann‚e pass‚e enregistr‚e sur disquette ou dans un autre r‚pertoire du disque dur. a) Cas d'une disquette En r‚alit‚, il est plus prudent de travailler sur une copie de la compta- bilit‚ en question afin de pouvoir revenir … l'original en cas de fausse manoeuvre grave. Prenons un exemple concret: en 1994, vous d‚sirez examiner la comptabilit‚ 1993 que vous avez enregistr‚e sur une disquette ins‚r‚e dans le lecteur A: (dans le r‚pertoire racine). Sous MS-DOS, faites d'abord une "photocopie" de cette disquette grƒce … la commande "DISKCOPY". Pour cela, tapez: diskcopy a: a: (ENTREE) Note: Diskcopy ‚tant une commande MS-DOS externe , il se peut que le sys- tŠme ne la reconnaisse pas (si le chemin de recherche lui est inconnu). Voyez un sp‚cialiste et/ou l'appendice sur l'installation de MS-COMPTA. Suivez ensuite les instructions sachant que la disquette SOURCE est celle qui contient la comptabilit‚ et la disquette CIBLE (Target si votre systŠme parle anglais), c'est-…-dire la photocopie, est une autre disquette forma- t‚e ou non. Le formatage, si n‚cessaire, est effectu‚ au cours de la copie. Ins‚rez ensuite la photocopie dans le lecteur A: Lancez MS-Compta en choisissant A: comme r‚pertoire. Aussit“t le programme d‚marr‚, ouvrez le menu "Traiter les amortissements" et choisissez l'option "Changer la date". Placez la date du 31/12 de l'an- n‚e trait‚e dans le calendrier de l'ordinateur (pour l'exemple choisi: 31/12/93). Vous pouvez alors employer toutes les fonctions de MS-Compta sauf la r‚i- nitialisation des fichiers ("Nouveaux fichiers"), le "Tri" et la "Sauvegarde". Ces options ne sont pas disponibles pour les disquettes. Lorsque vous avez termin‚ votre travail et si vous en ˆtes satisfait, votre photocopie devient votre disquette principale pour 1993. L'autre n'est plus … jour et vous pouvez l'affecter … un autre usage. N'oubliez pas de restituer la date correcte quand vous avez fini. b) Cas d'un r‚pertoire diff‚rent du disque dur Vous pouvez copier les fichiers comptables de l'ann‚e 1993 dans un r‚pertoire du disque dur nomm‚ C:\1993 par exemple. Placez vous sous MS-DOS: - allez dans la racine du disque dur: CD \ [ENTREE] - cr‚ez ce nouveau r‚pertoire: MD 1993 [ENTREE] - entrez dans ce r‚pertoire: CD \1993 [ENTREE] - copiez les fichiers de donn‚es: COPY c:\cms:*.dbf [ENTREE] - copiez les index: COPY c:\cms\*.ntx [ENTREE] - copiez les paramŠtres utilisateur: copy c:\cms\coeff.mem [ENTREE]. Lancez MS-Compta et choisissez C:\1993 comme r‚pertoire de travail. Continuez comme avec la disquette. Dans ce cas, cependant, TOUTES les fonctions sans exception vous sont offertes: MS-Compta fonctionne strictement de la mˆme fa‡on qu'avec le r‚pertoire C:\CMS. VI. QUITTER LE PROGRAMME ------------------------ Rien de plus simple que cette option destin‚e … sortir de MS-Compta pour revenir sous le systŠme d'exploitation MS-DOS. Il faudra n‚anmoins confir- mer votre intention en r‚pondant OUI … la question: Voulez-vous vraiment quitter le programme? Ce passage est obligatoire pour garantir l'int‚grit‚ de vos fichiers. Vous pourriez perdre des informations si vous terminiez en d‚branchant l'ordinateur sans avoir quitt‚ MS-Compta en empruntant cette voie. VII. SAUVEGARDE DES DONNEES --------------------------- La gestion informatique ne saurait se concevoir sans une sauvegarde r‚gu- liŠre des donn‚es. Votre disque dur peut tomber en panne et vous perdriez alors DEFINITIVEMENT tout ce que vous y avez enregistr‚. Nous vous con- seillons donc de recopier tous les jours, tous vos fichiers sur disquette. Les pr‚cautions pr‚conis‚es par les sp‚cialistes sont les suivantes: 1) Poss‚der deux disquettes de sauvegarde, une pour les jours pairs, l'autre pour les jours impairs. En effet les disquettes aussi sont failli- bles et s'usent (bien que trŠs lentement: la plupart des grands fabricants garantissent au moins un million de lectures sans d‚faillance). Au cas o—, jouant de malchance, vous d‚t‚rioreriez le mˆme jour votre disque dur et votre disquette de sauvegarde, il vous resterait la seconde sur laquelle manqueraient, au maximum, les donn‚es relatives au dernier jour d'utilisation de MS-Compta. 2) Changer les disquettes tous les ans contre des neuves. Les supports neufs seront choisis dans des grandes marques r‚put‚es. Les anciennes dis- quettes vous serviront lorsque vous d‚sirerez revenir … la comptabilit‚ d'une ann‚e pass‚e (cf.: ci-dessus). 3) Les disquettes de sauvegarde (ou au moins une des deux) doivent ˆtre emport‚es au domicile. En cas de cambriolage du lieu de travail avec vol du mat‚riel, voire en cas d'incendie, rien ne serait perdu. Ces pr‚cautions peuvent paraŒtre excessives mais il faut savoir que le ris- que informatique est immense. Chaque ann‚e, des entreprises perdent des millions ou font faillite … cause d'une d‚faillance technique. NOUS VOUS RECOMMANDONS DONC DE VOUS PLIER A CETTE DISCIPLINE. Lorsque vous travaillez avec le disque dur, que vous choisissiez le r‚per- toire par d‚faut (C:\CMS) ou un autre, vous disposez de l'option "Sauvegarde" qui vous permet de recopier tous les fichiers contenus dans ce r‚pertoire sur disquette. Pour cela: 1) Pr‚parez une disquette format‚e (voir la notice de votre ordinateur pour savoir comment formater une disquette). 2) S‚lectionnez l'option "Sauvegarde" dans le menu principal. La machine vous demande d'ins‚rer la disquette dans le lecteur A: et d'appuyer sur une touche. La sauvegarde est effectu‚e dans le r‚pertoire racine de A:. * Si la disquette est d‚fectueuse, non format‚e ou prot‚g‚e contre l'‚cri- ture (on ne peut rien copier dessus) ou bien si le lecteur n'est pas prˆt (pas de disquette dedans, portillon ouvert, etc.), le systŠme affiche: Le lecteur n'est pas utilisable! *Si des fichiers ont d‚j… ‚t‚ sauvegard‚s sur la mˆme disquette, l'ordina- teur indique: Des fichiers existent d‚j… sur la disquette. Voulez vous les effacer? R‚pondez Non et recommencez avec une autre disquette si vous ne d‚sirez pas perdre les donn‚es d‚j… enregistr‚es. Si vous r‚pondez Oui, les fichiers seront dans tous les cas effac‚s mˆme si la sauvegarde s'avŠre impossible par la suite. *Si l'espace disponible sur la disquette est insuffisant pour accueillir tous les fichiers, vous ˆtes pr‚venu par le message suivant: L'espace disponible sur la disquette ne suffit pas! Si rien ne s'y oppose, les fichiers utiles (donn‚es, index et paramŠtres) sont recopi‚s. Remarque importante: En dehors de MS-Compta, sous MS-DOS, les fichiers de donn‚es sur disque dur sont ineffa‡ables par la commande DOS appel‚e "DEL". Il s'agit d'un dispositif de s‚curit‚. Si vous d‚truisez des INDEX (qui, eux, ne sont pas prot‚g‚s) par erreur, ils seront reconstruits automatiquement au prochain d‚marrage de MS-Compta. Si ces index sont seulement d‚t‚rior‚s, vous obtiendrez un message d'erreur ou un fonctionnement erratique du systŠme: certains bordereaux paraŒtront avoir disparu ou bien l'ordre de pr‚sentation des fiches sera al‚atoire. Dans ce cas ou si vous avez un doute, d‚truisez vous mˆmes TOUS les index, sous MS-DOS en tapant: c: (ENTREE) cd \cms (ENTREE) del *.ntx (ENTREE) Relancez aussit“t aprŠs MS-Compta: l'activation automatique de la mainte- nance des index se fera. VIII. RESTAURATION DES FICHIERS ------------------------------- En cas de d‚faillance effective de votre disque dur ("crash", destruction par un "virus", etc.), faŒtes d'abord pratiquer la r‚paration (ou mˆme achetez une nouvelle machine). R‚installez MS-Compta comme expliqu‚ au chapitre "Installation". N'utilisez pas le programme INIT aprŠs l'instal- lation. Puis, sous MS-DOS, tapez: REPARE A:(validez) (ou REPARE B: si vous avez plac‚ la disquette de sauvegarde dans le lecteur B:) Si vous travaillez en minuscules ne tapez pas "r‚pare" (certains systŠmes pourraient ne pas accepter l'accent) mais "repare". On vous demandera d'in- s‚rer votre disquette de sauvegarde dans le lecteur A: ou B: selon votre commande. Assurez vous que vous introduisez bien la disquette contenant les donn‚es d‚sir‚es. L'ordinateur n'est pas en mesure de le contr“ler … votre place. Attendez que la copie soit termin‚e. Cette copie ne peut pas s'effectuer si des fichiers existent d‚j… sur le disque dur. C'est encore un dispositif de s‚curit‚. Tapez REPARE A:,* (repare suivi du nom du lecteur, d'une virgule puis d'une ‚toile) pour outrepasser ce verrou. L'ordinateur vous aide en vous rappe- lant tout cela … l'‚cran IX.TRI DES FICHIERS ------------------- Lorsque vous travaillez avec le disque dur, vous disposez de cette option pour "mettre au propre" vos fichiers comptables. Cela peut ˆtre particuliŠ- rement utile en fin d'ann‚e pour cl“turer l'exercice. Cette fonction r‚alise les op‚rations suivantes: - Tri dans l'ordre des dates des fichiers recettes, d‚penses, banque, caisse au cas o— vous n'auriez pas tenu strictement au jour le jour vos ‚critures comptables; - Recalcul de tous les totaux et soldes; - Suppression des lignes vides intercal‚es dans les fichiers (si vous avez supprim‚ une ‚criture erron‚e, par exemple); - Suppression des bordereaux de d‚penses inutilis‚s. - Remise … z‚ro du systŠme de recherche rapide des chŠques … remettre. Attention: toute ‚criture non dat‚e (dans n'importe quel fichier) est ignor‚e et ne figurera pas dans le fichier tri‚. X. EMPLOI DU PROGRAMME INIT --------------------------- INIT sert … cr‚er des structures de fichiers vierges (sans aucune donn‚e dedans). Lorsque vous lancez ce programme, il v‚rifie si des fichiers recettes, d‚- penses, livres de compte et d'amortissements, valeurs de base (coordonn‚es bancaires, etc.) existent ou non dans le r‚pertoire courant. S'il ne trouve pas un fichier, il le cr‚e automatiquement. S'il le trouve, il vous demande s'il faut le remplacer par un nouveau, vierge, ou le garder. Pour finir, INIT reconstitue les index. Donc INIT sera … employer chaque fois que vous voudrez: - cr‚er vos structures de travail (au tout d‚but de l'emploi de MS-Compta), - remettre … blanc tout ou partie de votre comptabilit‚. A la diff‚rence de l'option "Nouveaux fichiers" d‚crite ci-dessus, il permet en effet de n'ef- facer que certains fichiers puisqu'on vous laisse le choix pour chacun et il autorise le vidage du fichier des amortissements. - recr‚er une structure endommag‚e. Cela vaut surtout pour le fichier COEFF.MEM (valeurs de base) dont la structure ne peut pas ˆtre reconstitu‚e autrement (les fichiers de donn‚es sont r‚cup‚rables sur la sauvegarde et les index se reconstruisent automatiquement). Si vous avez proc‚d‚ … des essais avec MS-Compta, vous pouvez replacer vos fichiers dans leur ‚tat initial avec le programme INIT qui vous demandera confirmation avant de remplacer chaque fichier. XI. UTILISATION D'UNE SOURIS DANS MS-COMPTA ------------------------------------------- Si vous poss‚dez le dispositif ‚lectronique appel‚ "souris" en informati- que, vous pouvez l'utiliser dans MS-Compta. Pour cela, vous devez, avant de d‚marrer le logiciel, lancer le programme pilote de la souris dit aussi "driver" (cette op‚ration est souvent automatique). "Pointer" est le verbe employ‚ pour d‚signer le fait de placer le curseur de la souris (un bloc qui bouge sur l'‚cran quand on d‚place la souris sur la table) sur une zone de l'‚cran et d'appuyer sur le bouton gauche de la souris. "Cliquer" est le terme employ‚ pour d‚signer le fait de pointer une zone de l'‚cran puis de relƒcher le bouton gauche. Pour choisir dans les menus verticaux ou horizontaux, cliquez sur l'option s‚lectionn‚e. Vous pouvez pointer une option sans la s‚lectionner. Il suffit de d‚placer le curseur de la souris ailleurs que sur cette option avant de relƒcher le bouton. Le bouton de droite de la souris a le mˆme effet que la touche Echap. Tout cela ne marche pas pour les choix dans le menu "postes de d‚penses". Utilisez le clavier. La souris sert aussi lorsqu'apparaŒt EN BAS de l'‚cran: APPUYEZ SUR UNE TOUCHE POUR CONTINUER. Dans ce cas, le bouton gauche peut remplacer la touche demand‚e. Le bouton droit appelle la calculatrice. La calculatrice apparaŒt aussi en cliquant sur la zone o— il est ‚crit "F9:Calcul" lorsqu'on voit un menu VERTICAL. Quand le menu est HORIZONTAL, le mˆme r‚sultat s'obtient en cliquant dans la mˆme zone bien qu'il n'y ait rien d'inscrit. S'il n'y a aucun menu et aucun "APPUYEZ..." en bas d'‚cran, il faut se r‚- signer … utiliser la touche F9. La calculatrice peut ˆtre d‚plac‚e en la "prenant" par le petit carr‚ en haut … gauche (pointer ce carr‚ et, en maintenant le bouton enfonc‚, bouger la souris). Si vous utilisez un pilote de souris qui n'est pas strictement compatible avec la version 7 du pilote Microsoft, des traces parasites sans aucune cons‚quence peuvent apparaŒtre sur l'‚cran lors du d‚placement de la calculatrice. On peut ensuite "appuyer" sur les "touches" en cliquant dessus. Appendice: Installation du logiciel Ce chapitre requiert quelques connaissances en informatique et il peut vous ˆtre n‚cessaire de faire appel … un sp‚cialiste afin de v‚rifier que votre ordinateur est susceptible d'utiliser MS-Compta et ‚ventuellement d'instal- ler le logiciel (c'est-…-dire de le copier sur votre disque dur et de con- figurer le systŠme). a) Besoins mat‚riels Il vous faut un IBM PC ou un ordinateur compatible muni d'un ou deux lecteurs de disquettes et d'un disque dur. La m‚moire vive totale doit ˆtre de 640K (ou plus). Le systŠme fait automa- tiquement usage de la m‚moire d'expansion (EMS) aux normes LIM. La pr‚sence de cette m‚moire suppl‚mentaire (et de son programme pilote) acc‚lŠre cer- taines op‚rations mais elle ne dispense pas de la n‚cessit‚ d'une impor- tante m‚moire de base libre (au moins 540K). MS-Compta emploie aussi les co-processeurs math‚matiques, lorsqu'ils exis- tent, et il en r‚sulte une consid‚rable augmentation de la vitesse des cal- culs. Une imprimante compatible avec l'IBM Graphique s'av‚rera indispensable. Une "souris" peut aussi faciliter l'emploi du programme. L'‚cran sera de pr‚f‚rence en couleurs et au moins … la norme VGA. Les nor- mes inf‚rieures ne donnent pas de bons r‚sultats en particulier pour le graphique r‚capitulatif des recettes. En ce qui concerne les ‚cran de type Hercules, le graphique n'apparaŒt pas du tout si on ne lance pas, avant MS-Compta, le programme MSHERC.COM dis- tribu‚ gratuitement par la soci‚t‚ MicroSoft (sans restrictions sur le co- pyright) et enregistr‚ sur la disquette de MS-Compta. Par ailleurs, avec cette norme le graphique est compress‚ horizontalement. Le systŠme d'exploitation (MS-DOS) doit se trouver install‚ sur le disque dur nomm‚ C: (ce qui est le cas pour 99% des machines). Le fichier CONFIG.SYS doit contenir les commandes: FILES=20 et BUFFERS=8 (AU MOINS, pour chaque valeur) Le "PATH" (chemin de recherche des commandes MS-DOS) doit contenir la ra- cine du disque dur (C:\), On peut connaŒtre ce "PATH" en tapant sous MS-DOS: PATH (ENTREE) Le systŠme r‚pondra par exemple: PATH=C:\DOS;C:\ ce qui signifie que les commandes sont recherch‚es d'abord dans le r‚per- toire nomm‚ DOS puis dans la racine (C:\). Si cette derniŠre ne fait pas partie du PATH, il faut l'y ajouter. Par exemple, si le systŠme r‚pond: PATH=C:\DOS frappez:PATH=C:\DOS;C:\ et validez. Si le systŠme r‚pond : No Path (Pas de Chemin en fran‡ais), faŒtes: PATH=C:\ Nous recommandons d'ailleurs d'inclure aussi le chemin de recherche des commandes externes de MS-DOS. Par exemple, si ces commandes sont dans le r‚pertoire nomm‚ DOS faites: PATH=C:\;C:\DOS. Cette modification devrait ˆtre rendue permanente en introduisant la ligne ci-dessus dans le programme AUTOEXEC.BAT. b) Installation MS-Compta vous est parvenu sous la forme d'une disquette au format 3,5 pou- ces ou 5,25 pouces. Ins‚rez cette disquette dans un de vos lecteurs de disquettes (A: ou B:). Si ce lecteur est nomm‚ A: Tapez: a: (ENTREE) puis install a: ( ENTREE). Cette syntaxe vous est rappel‚e si vous vous trompez. L'installation est automatique. Cette proc‚dure emploie un fichier "batch" sans contr“le d'erreur. Si vous vous trompez dans vos manipulations, recommencez depuis le d‚but aprŠs avoir r‚initialis‚ l'ordinateur. Dans ce cas,vous pouvez avoir un message de MS-DOS du type "R‚pertoire existant d‚j…", "Cr‚ation de r‚pertoire impossible" ou "Can't create directory". N'en tenez aucun compte. R‚pondez Y (Yes) aux questions pos‚es par le programme d'installation. N'oubliez pas de lancer INIT juste aprŠs l'installation. c) Mode de distribution de ce logiciel Les logiciels MS-Compta et MS-Gestion sont des logiciels GRATUITS (freeware). Ils ne peuvent vous ˆtre vendus. Vous pouvez les donner … qui vous voulez mais vous ne devez pas les vendre. Ils sont trŠs essentiellement l'oeuvre du Docteur Marc SAAL. Pour quelques d‚tails, ils emploient d'autres "freewares". Il est difficile (mˆme pour un informaticien chevronn‚) de supprimer le copyright qui s'affiche au lancement. On peut sans doute y parvenir. Merci de ne pas essayer de le faire. M.SAAL ne donne pas d'assistance t‚l‚phonique. Si vous avez un problŠme, vous pouvez essayer d'appeler le num‚ro affich‚ avec le copyright. Eventuellement, vous pourrez obtenir l'adresse de l'auteur. Vous pourrez alor ECRIRE et, si possible, vous recevrez des informations par courrier (joindre une enveloppe affranchie). M.SAAL ne peut ˆtre tenu pour responsable de quelque difficult‚ que vous rencontreriez lors de l'exploitation des logiciels. Ces derniers semblent fonctionner correctement dans l'‚tat o— ils vous parviennent mais il n'est pas exclu qu'ils recŠlent des erreurs. AUCUNE GARANTIE D'AUCUNE SORTE NE LES ACCOMPAGNE.