O livro de endereços fornece um local adequado para armazenar informações sobre contactos, onde podem ser facilmente obtidas por programas, como, por exemplo, o Microsoft Outlook Express. Também dispõe de acesso a serviços de directórios da Internet, que pode utilizar para procurar pessoas e empresas na Internet. Chegará à conclusão que as seguintes funções o ajudam a organizar todas as informações sobre contactos da maneira mais prática para si.
Com o livro de endereços, terá um local para armazenar endereços de correio electrónico, endereços da residência e da empresa, números de telefone e de fax, IDs digitais, informações de conferência, endereços de mensagens instantâneas e informações pessoais, como, por exemplo, datas de nascimento, aniversários e familiares. Também pode armazenar endereços individuais e de empresas na Internet e ligar directamente a esses endereços a partir do livro de endereços. Para informações suplementares que não se encaixem nestas categorias, existe uma secção espaçosa para notas.
Os serviços de directórios são potentes ferramentas de procura que lhe permitem procurar nomes e endereços na Internet. O livro de endereços suporta o protocolo Lightweight Directory Service Access Protocol (LDAP) para utilizar serviços de directórios da Internet. Pode utilizar estes serviços ao endereçar mensagens de correio electrónico.
Pode criar grupos de contactos para facilitar o envio de correio electrónico a um conjunto de pessoas, como, por exemplo, sócios, familiares ou colegas de desporto. Sempre que quiser enviar uma mensagem de correio electrónico a qualquer pessoa do grupo, basta utilizar o nome do grupo em vez de escrever cada contacto individualmente. A criação de grupos também é uma boa maneira de organizar um livro de endereços de grandes dimensões.
Ao criar uma identidade, todas as pessoas que utilizem o livro de endereços podem organizar contactos nas respectivas pastas. Se desejarem, podem colocar contactos numa pasta Contactos partilhados, de maneira a que outras identidades os possam utilizar.
Começar a utilizar o Outlook Express não significa deixar para trás as informações do seu livro de endereços antigo. Pode importar os seu livros de endereços pessoais a partir de numerosos programas de correio electrónico conhecidos, incluindo o Microsoft Exchange, o Eudora Light e Eudora Pro, o Netscape Communicator, o Microsoft Internet Mail for Windows 3.1 e qualquer programa que exporte ficheiros de texto com valores separados por vírgulas (CSV), como, por exemplo, o Microsoft Outlook.
Também pode utilizar o ficheiros do livro de endereços com o Microsoft Exchange ou com qualquer outro programa que importe ficheiros no formato CSV.
Os cartões de visita são o novo método para enviar informações sobre contactos electronicamente. Quando cria um cartão de visita no livro de endereços, as informações sobre o contacto são armazenadas em formato vCard, de modo a que possam ser trocadas entre programas diferentes (como, por exemplo, correio electrónico, livros de endereços e planeadores pessoais) e entre diferentes dispositivos digitais (como, por exemplo, computadores desktop ou portáteis, assistentes digitais pessoais e equipamento telefónico).
Agora pode imprimir o livro de endereços para o adicionar ao planeador pessoal. Com três estilos de página para escolher, pode imprimir todas as informações sobre os contactos, apenas as informações das empresas ou apenas os números de telefone, para todos os contactos ou apenas para alguns.