Hilfestellung für das Ausfüllen von Formularfeldern geben

Sie haben ein Formular entworfen, in das mehrere Benutzer Daten eintragen sollen. Um Fragen vorzubeugen, welche Werte zulässig sind und was sie bedeuten, möchten Sie eine einfache Hilfe in das Formular integrieren.

Lassen Sie Excel einen Hilfetext einblenden, sobald eine Eingabezelle ausgewählt wird. Folgendes Beispiel zeigt, wie Sie vorgehen müssen. Es geht von einer Aufgabenliste aus, die in der Spalte »Status« den aktuellen Fortschritt der Aufgaben mit »1« (noch nicht begonnen), »2« (in Arbeit) oder »3« (erledigt) kennzeichnet. Die Verwendung von Zahlen minimiert Schreibfehler und erleichtert das Sortieren.

Als Hilfestellung erzeugen Sie eine Legende, die die zulässigen Eingaben auflistet: Markieren Sie dazu die Status-Spalte per Mausklick auf den Spaltenkopf und öffnen Sie dann »Daten | Gültigkeit«. Im folgenden Dialog können Sie auf dem Register »Eingabemeldung« eine Textmeldung für ausgewählte Zellen definieren. Tragen Sie hier als »Titel« zum Beispiel »Statusbeschreibung« ein und als »Eingabemeldung« Ihren Hilfetext. Achten Sie noch darauf, dass die Option »Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt ist« aktiviert ist. Nur dann erscheint die Beschreibung automatisch, sobald ein Anwender auf eine Zelle aus dem markierten Bereich zeigt. Schließen Sie den Dialog mit »OK«.

Hinweis: Wenn Sie für die Tabellen-Überschrift keinen Hinweis anzeigen möchten, markieren Sie diese Zellen und öffnen erneut das Register »Daten | Gültigkeit | Eingabemeldung«. Mit einem Mausklick auf »Alle löschen« entfernen Sie die Beschreibung für die markierten Zellen. Bis einschließlich Version 2000 erscheint die Beschreibung für ausgewählte Zellen noch als Meldung des Office-Assistenten. Alle jüngeren Versionen blenden den Text unter oder neben der Zelle als Quickinfo ein.