Profi-Tipp: Zielgruppenorientierte Präsentation erstellen und vortragen

Sie wollen mit PowerPoint ein bestimmtes Thema unter verschiedenen Gesichtspunkten darstellen. Da sich die Präsentationen nur wenig unterscheiden, möchten Sie am liebsten mit nur einer Datei arbeiten.

1. Eine Zielgruppen-Präsentation anlegen
Gestalten Sie zunächst alle Folien, aus denen Sie die verschiedenen Präsentationen zusammenstellen möchten. Dann rufen Sie über »Bildschirm-Präsentationen | Zielgruppenorientierte Präsentationen« den gleichnamigen Dialog auf. Darin klicken Sie auf »Neu« und tragen als »Name der Bildschirm-Präsentation« eine Bezeichnung ein. Markieren Sie dann in der Liste »Folien in der Präsentation« die benötigten Bestandteile und klicken Sie jeweils auf »Hinzufügen«. Wenn Sie dabei die Taste [Strg] gedrückt halten, können Sie mehrere verstreut liegende Listeneinträge nacheinander auswählen, bei gedrückter [Shift]-Taste hingegen zusammenhängende Bereiche von Einträgen markieren. Die Reihenfolge der Folien für die gerichtete Präsentation verändern Sie in der Liste »Folien in der Zielgruppen-Präsentation«: Markierte Einträge lassen sich mit Hilfe der beiden Pfeil-Schaltflächen verschieben. Abschließend bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit »OK«. Sie können jederzeit wie beschrieben weitere individuelle Präsentationen definieren.

2. Angepasste Vorträge ändern und vorführen
Um zielgruppenorientierte Präsentationen innerhalb einer PowerPoint-Datei zu ändern oder vorzuführen, öffnen Sie erneut »Bildschirm-Präsentationen | Zielgruppenorientierte Präsentationen«. PowerPoint listet darin alle enthaltenen Zielgruppen-Präsentationen auf. Um eine dieser Präsentationen zu ändern, markieren Sie den Eintrag und klicken auf »Bearbeiten«. »Entfernen« löscht den Vortrag, »Kopieren« erstellt eine Kopie, die Sie dann gesondert weiterbearbeiten können. Ein Klick auf die Schaltfläche »Vorführen« startet die Anzeige der gewählten Vorführung.

3. Präsentation flexibel per Hyperlink einbinden
Wenn Sie je nach Situation erst während eines PowerPoint-Vortrags auf eine Zielgruppen-Präsentation zugreifen möchten, können Sie eine Verknüpfung darauf als Hyperlink einbinden. Definieren Sie zunächst wie beschrieben Ihre individuell angepasste Präsentation. Markieren Sie dann auf einer ausgesuchten Seite Ihres Hauptvortrags einen Text oder ein Symbol und rufen Sie »Einfügen | Hyperlink« auf. Im folgenden Dialog klicken Sie in der Liste »Link zu« auf »Aktuelles Dokument«. Daraufhin erscheint rechts eine Baumstruktur mit Einträgen zu allen in der aktuellen Präsentation enthaltenen Folien und auch Zielgruppen-Präsentationen. Darin markieren Sie den gewünschten Eintrag und aktivieren die Option »Anzeigen und zurück«. So programmiert, springt PowerPoint nach der eingeschobenen, zielgruppengerichteten Präsentation wieder auf die Ausgangsfolie des Hauptvortrags. Klicken Sie abschließend auf »OK«, um den Hyperlink einzufügen.