 |
Adressliste mit vereinfachter Ansicht erzeugen
Sie möchten aus den Daten Ihrer »Kontakte» eine neue Adressliste erzeugen, die zu einem Namen jeweils nur ganz bestimmte Angaben zeigt. Die Standardansichten von Outlook wie »Adresskarten« oder »Telefonliste« sind Ihnen entweder zu unübersichtlich oder zu speziell.
Gehen Sie so vor: Öffnen Sie zunächst den Ordner »Kontakte« und dann den Menübefehl »Ansicht | Aktuelle Ansicht | Ansichten definieren«. Im folgenden Dialog klicken Sie auf »Neu«, geben einen Namen wie »Adressliste« für diese Ansicht ein und wählen den Ansichtentyp »Tabelle«. Abschließend aktivieren Sie im Bereich »Kann angewendet werden auf« die Option »Alle Ordner des Typs Kontakt« und klicken auf »OK«.
Ausgehend vom Dialog »Ansichtszusammenfassung« legen Sie nun die genaue Konfiguration fest. Beginnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche »Felder«. Dann markieren Sie im rechten Bereich alle Felder und klicken auf »Entfernen«. Nun würden keine Elemente mehr in der Liste angezeigt werden. Markieren Sie daher links nacheinander die Felder, die Sie in der neuen Liste aufnehmen wollen, und übernehmen Sie sie jeweils mit »Hinzufügen«. Durch Verschieben der Einträge in der Liste auf der rechten Seite ändern Sie die Reihenfolge der Spalten in der Listendarstellung. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit »OK« und klicken Sie auf »Sortieren«. Im Kombinationsfeld »Sortieren nach« wählen Sie »Name« und aktivieren daneben die Option »Aufsteigend«. Dabei können Sie sogar mehrstufig und auch nach Feldern sortieren, die in Ihrer Ansicht nicht dargestellt sind. Beenden Sie auch diesen Dialog mit »OK«.
Durch einen Klick auf »Weitere Einstellungen« können Sie noch Schriftarten und Tabellenoptionen für die Darstellung ihrer Adressliste am Bildschirm anpassen. Danach schließen Sie die offenen Dialoge mit »OK«. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche »Ansicht übernehmen«. Künftig können Sie die neu erstellte Ansicht über das Kombinationsfeld »Aktuelle Ansicht« in der Symbolleiste auswählen.
Hinweis: Die Spalten Ihrer Ansicht können Sie anpassen, indem Sie auf den Trennstrich zwischen den Spaltenköpfen klicken und bei gedrückter Maustaste auf die gewünschte Breite einstellen. Alternativ positionieren Sie den Mauszeiger über einer Trennlinie – er verwandelt sich in ein Symbol mit zwei waagerechten Pfeilen. Klicken Sie nun doppelt und die Spaltenbreite wird an das breiteste Element angepasst. Weitere Einstellungen nehmen Sie mit »Ansicht | Aktuelle Ansicht | Spalten formatieren« vor. Die Formatierung für die Druckausgabe erfolgt separat im Dialog »Drucken«.
|
 |