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Profi-Tipp: Dateien leichter tauschen mit dem XML-Format
In der neuen Version 7 unterstützt StarOffice endlich den offenen XML-Standard – genau wie das neue Microsoft-Office-Paket. Der Kritikpunkt mangelnde Kompatibilität wird dadurch erheblich geschwächt. Mit den richtigen Einstellungen öffnet und speichert das preiswerte Office-Paket selbst komplexe Excel-Arbeitsmappen in den meisten Fällen fehlerlos.
Neuer Dokumentenstandard: XML XML ermöglicht einen plattformunabhängigen Zugriff auf Dokumente unter Windows, Linux und Solaris. Wenn Sie in den Dialogen zum Speichern und Öffnen keinen anderen Dateityp wählen, nutzt StarOffice das XML-Format automatisch. Achten Sie beim Sichern darauf, dass die Option »Automatische Dateinamenserweiterung« aktiviert ist, um in den Ordnern die Dateien der verschiedenen StarOffice-Applikationen leicht unterscheiden zu können.
Mit MS-Office-Dateien arbeiten Im Dialog »Datei | Öffnen« haben Sie direkten Zugriff auf MS-Office-Dokumente, ein separater Importvorgang entfällt. Der Clou: StarOffice kann die Dokumente sogar im MS-Office-Format speichern. Die Konvertier-Routinen sind so weit gereift, dass StarOffice auch komplexe Anforderungen wie bedingte Formatierung, Diagramme oder Pivot-Tabellen meist ohne Probleme erfüllt. Neue Dokumente können Sie als MS-Office-Dateien anlegen und verwalten: Wählen Sie »Extras | Optionen«, klicken links auf das Pluszeichen vor »Laden/Speichern« und dann auf die Kategorie »Allgemein«. Rechts unten im Dialog wählen Sie den Dokumententyp – etwa »Tabellendokument« – und danach im Kombinationsfeld »Immer speichern als« die passende Einstellung, zum Beispiel »Microsoft Excel 97/2000/XP«. StarOffice kann Microsoft-VBA-Makros nicht direkt ausführen. Es kann aber den Code zum Bearbeiten in ein Makromodul importieren. Wenn Sie die Datei in einem MS-Format speichern, bleibt der Originalcode erhalten, so dass die Makros in MS-Office-Anwendungen auch nach dem Bearbeiten mit StarOffice funktionieren. Die Einstellungen finden Sie unter »Optionen« in der Kategorie »Laden/Speichern | VBA-Eigenschaften«.
Alte Dokumente konvertieren Wenn Sie von Ihren bisherigen MS-Office- oder StarOffice-Dokumenten auf das XML-Format umsteigen wollen, hilft Ihnen ein Konverter – er kann sogar den Inhalt ganzer Ordner auf einmal umwandeln. Wählen Sie »Datei | Autopilot | Dokumenten-Konverter« und für maximale Kompatibilität die Option »Microsoft Office«. Aktivieren Sie die passenden Kästchen wie »Word-Dokumente« und klicken Sie auf »Weiter«. Legen Sie danach für Vorlagen und Dokumente getrennt fest, ob Sie beim Konvertieren alle Unterordner einbeziehen möchten. Außerdem bestimmen Sie die Ordner für die Quelldateien und für die Ablage der konvertierten Dokumente. Klicken Sie dann auf »Weiter« und bestätigen Sie die Nachfrage mit »Ja«. Prüfen Sie unter »Zusammenfassung« die vorgenommenen Einstellungen und klicken Sie auf »Konvertieren«.
PDF-Dateien erzeugen In der neuen Version von StarOffice oder OpenOffice können Sie Dokumente direkt als PDF-Datei speichern und aus der Anwendung heraus als Dateianhang per E-Mail versenden. Zum Speichern rufen Sie »Datei | Exportieren als PDF« auf, geben im Dateidialog einen Namen ein und klicken auf »Speichern«. Im folgenden Dialog »PDF Optionen« legen Sie noch den Seitenumfang sowie die Art der Komprimierung fest und bestätigen »Exportieren«. Wenn Sie ein geöffnetes Dokument als PDF per E-Mail versenden möchten, rufen Sie »Datei | Senden | Dokument als PDF-Anhang« auf. Wieder erscheint der Dialog »PDF Optionen«. Nach einem Klick auf »Exportieren« müssen Sie noch Ihr E-Mail-Profil auswählen. Den Import und das Bearbeiten von PDF-Dateien unterstützt StarOffice aber aus Lizenzgründen leider nicht.
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