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Weiterleitung von versendeten E-Mails verhindern
Im Unternehmen möchten Sie bei dem E-Mail-Versand unter Outlook verhindern, dass Empfänger Nachrichten mit der Funktion »Weiterleiten« unbedacht weitergeben. Aus Erfahrung wissen Sie, dass ein Hinweis darauf in der E-Mail allein nicht ausreicht.
Entwerfen Sie ein spezielles Outlook-Formular, bei dem keine Möglichkeit zur Weiterleitung vorgesehen ist.
Dazu öffnen Sie »Extras | Formulare | Ein Formular entwerfen« und wählen im gleichnamigen Dialog unter »Suchen in« den Eintrag »Bibliothek für Standardformulare«. Markieren Sie in der folgenden Liste den Eintrag »Nachricht« und klicken Sie auf »Öffnen«.
Nun können Sie auf der Grundlage des Standarddialogs für den Mailversand ein neues Formular entwerfen. Auf dem Register »Aktionen« sehen Sie in einer Tabelle einige Aktionen wie »Weiterleiten« und »Antworten«. In der Spalte »Aktiviert« kennzeichnet der Eintrag »Ja« diejenigen Aktionen, die für den Anwender verfügbar sind. Um die Aktion »Weiterleiten« zu deaktivieren, klicken Sie zuerst doppelt auf den gleichnamigen Eintrag, entfernen im Dialog das Häkchen vor »Aktiviert« und bestätigen mit »OK«. In der Spalte »Aktiviert» erscheint nun ein »Nein«. Auf dem Register »Eigenschaften« aktivieren Sie die Option »Element mit Beschreibung senden«. Diese Einstellung bewirkt, dass der Empfänger Ihre E-Mail mit den definierten Aktionseinstellungen erhält, so dass ihm »Weiterleiten« nicht zur Verfügung steht.
Damit Sie die neue E-Mail-Vorlage später schnell finden, geben Sie ihr noch einen Namen. Dazu öffnen Sie »Extras | Formulare | Formular veröffentlichen unter«, wählen unter »Suchen in« den Eintrag »Bibliothek für persönliche Formulare« und tragen als »Formularname« eine Bezeichnung ohne Leerzeichen ein – zum Beispiel »MailOhneWeiterleiten«. Unter »Angezeigter Name« können Sie zusätzlich einen aussagekräftigen Namen ergänzen, der später leicht wiederzuerkennen ist, beispielsweise »Mail ohne Weiterleiten versenden«. Abschließend klicken Sie auf »Veröffentlichen« und rufen »Datei | Schließen« auf. Beantworten Sie die Frage, ob Outlook die Änderungen speichern soll, mit »Nein«, da sich diese Frage auf das Outlook-Standardnachrichtenformular und nicht auf Ihr soeben entworfenes Formular bezieht.
Um zukünftig eine E-Mail zu schreiben, die der Empfänger nicht weiterleiten kann, öffnen Sie »Extras | Formulare | Formular auswählen» und wählen unter »Suchen in« den Eintrag »Bibliothek für persönliche Formulare«. Dann markieren Sie den Namen des soeben entworfenen Formulars und klicken auf »Öffnen«.
Hinweis: Dieser Trick funktioniert nur, wenn der Empfänger ebenfalls mit Outlook arbeitet, zum Beispiel in Firmen.
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