Signaturen abhängig vom Konto automatisch einfügen

Geschäftlich und privat nutzen Sie verschiedene E-Mail-Konten, für die Sie jeweils unterschiedliche Signaturen verwenden wollen. Outlook soll abhängig vom gewählten Sendekonto automatisch die richtige Signatur einfügen.

Outlook bietet ab der Version 2003 eine passende Funktion. Schreiben Sie zunächst für jedes Konto eine passende Signatur. Öffnen Sie dazu »Extras | Optionen« und aktivieren Sie das Register »E-Mail Format«. Klicken Sie auf »Signaturen« und im folgenden Dialog auf »Neu«. Nun geben Sie einen Namen für die Signatur ein und wählen dann aus, ob Sie den Anhang ohne Vorlage oder ausgehend von einer bereits vorhandenen Signatur einrichten möchten. Nach einem Klick auf »Weiter« können Sie den Text bearbeiten, bevor Sie schließlich auf »Fertig stellen« klicken.

Für die Zuordnung wählen Sie im Abschnitt »Signaturen« zuerst ein Konto im Kombinationsfeld. Anschließend legen Sie in den nächsten beiden Kombinationsfeldern »Signatur für neue Nachrichten« sowie »Für Antworten und Weiterleitungen« die passenden Anhänge fest. Nach einem Klick auf »Übernehmen« können Sie im weiterhin geöffneten Dialog einen Abschlusstext für das nächste Konto zuordnen.

Frühere Outlook-Versionen können lediglich eine Signatur automatisch in eine E-Mail-Nachricht einfügen. Andere Abschlüsse müssen Sie im Nachrichtenfenster aus dem hierarchischen Untermenü »Einfügen | Signatur« auswählen. Damit Sie Signaturen nicht aus Versehen doppelt einfügen, können Sie die Automatik auch ausschalten. Dazu wechseln Sie unter »Extras | Optionen« zum Register »E-Mail Format«. Dort wählen Sie im Abschnitt »Signatur« in beiden Kombinationsfeldern die Einstellung »<Keine>« und bestätigen die Änderung.