Zentrale PST-Datei für mehrere Benutzer einrichten

Sie verwenden Windows XP Home mit dem NTFS-Dateisystem und haben als Administrator Outlook installiert. Für Ihre Familienmitglieder haben Sie eingeschränkte Benutzerkonten eingerichtet, von denen ein Zugriff auf eine zentrale PST-Datei möglich sein soll, denn Sie wollen E-Mails, Kalender und Kontakte einheitlich verwalten. Outlook verweigert aber die Teamarbeit mit dem
Verweis auf fehlende Zugriffsrechte.

Auf einem Mehrbenutzersystem legt Outlook für jedes Konto eine separate PST-Datei an. Damit alle Benutzer auch unter NTFS mit einem zentralen Datenspeicher arbeiten können, sind einige Einstellungen nötig: Zuerst melden Sie sich als Administrator an und kopieren Ihre PST-Datei in einen übergreifend verfügbaren Ordner wie »Gemeinsame Dokumente«. Anders als in der Windows-Hilfe beschrieben, reicht das aber nicht aus: Sie müssen zusätzlich die Zugriffsrechte der zentralen PST-Datei erweitern. Das ist unter XP Home nur im abgesicherten Modus möglich – über einen fehlerträchtigen Kommandozeilenbefehl oder mit dem Datei-Manager WINFILE.EXE von Windows NT. Wie in Tipp 5 in CHIP 07/2004 auf Seite 198 beschrieben, finden Sie dieses Werkzeug im Service Pack 6a von Windows NT unter http://download.microsoft.com/download/winntsp/install/6.0a/NT4/de/sp6i386.exe zum kostenlosen Download.

Starten Sie WINFILE.EXE und markieren Sie im »Datei-Manager« die zentrale PST-Datei. Dann öffnen Sie »Sicherheit | Berechtigungen«, klicken auf »Hinzufügen« und im nächsten Fenster auf »Benutzer anzeigen«. Wählen Sie nun nacheinander aus der angezeigten Liste die Benutzer, denen Sie Zugriff auf den Outlook-Datenspeicher gewähren wollen, und übernehmen Sie diese mit »Hinzufügen« in die untere Liste. Setzen Sie zudem die »Zugriffsart« auf »Vollzugriff«. Sind alle Benutzer ausgewählt, bestätigen Sie beide Dialoge mit »OK« und schließen Sie den »Datei-Manager«.
! Achtung: Es reicht nicht aus, der Gruppe »Benutzer« den »Vollzugriff« auf die Datei zu gestatten.

Anschließend melden Sie sich an einem Benutzerkonto an, starten Outlook und wählen über »Datei | Öffnen | Outlook-Datendatei« die zentrale PST-Datei aus. Öffnen Sie »Extras | E-Mail-Konten«, wählen Sie »Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten« und »Weiter«. Jetzt markieren Sie in der Liste das gewünschte Konto und wählen dann darunter im Kombinationsfeld »Neue Nachrichten übermitteln an« den zweiten, unteren Eintrag »Persönliche Ordner«. Wenn Sie diese Änderung mit »Fertig stellen« bestätigt haben, erhalten Sie einen Hinweis, dass sie erst nach dem Neustart von Outlook wirksam werden wird.

Damit ein Benutzer künftig in seinem Outlook nur noch die zentrale PST-Datei verwendet, schließen Sie noch die Verknüpfung zur lokalen Datei. Dazu klicken Sie in der Ordnerliste von Outlook mit der rechten Maustaste auf den Eintrag für die lokale Datendatei und klicken auf »“Persönliche Ordner“ schließen«. Dann starten Sie Outlook neu. Wenn Sie die Änderungen für jedes Benutzerkonto durchgeführt haben, arbeiten alle PC-Benutzer nur noch mit der zentralen PST-Datei – das vereinfacht auch das Backup.