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Mehr Übersicht durch Teilergebnisse schaffen
Um große Excel-Tabellen übersichtlicher zu gestalten, möchten Sie Ihre Daten gern nach bestimmten Kriterien gruppieren und für diese Gruppen Zwischenergebnisse ausrechnen lassen.
Markieren Sie den Inhalt der Tabelle und sortieren Sie ihn mit dem Befehl
»Daten | Sortieren« nach der Spalte, die das Gruppierkriterium enthält zum Beispiel die Autoren in einer Bücherliste. Wählen Sie im obersten Kombinationsfeld die gewünschte Spalte, setzen Sie eine Option für die Überschrift und bestätigen Sie mit »OK«. Dann positionieren Sie den Cursor in eine beliebige Zelle der sortierten Tabelle und rufen aus dem Menü »Daten | Teilergebnisse« auf. Im gleichnamigen Dialog wählen Sie unter »Gruppieren nach« wieder die oben gewählte Spalte. Im Feld »Unter Verwendung von« können Sie bestimmen, nach welchen Kriterien Excel die Teilergebnisse ermitteln soll. Am interessantesten sind die Funktionen »Anzahl« und »Summe«: Wenn Sie ein nicht numerisches Feld als Teilergebnis wählen, kann Excel mit »Anzahl« zum Beispiel die Summe der vermerkten Titel eines bestimmten Autors anzeigen. »Summe« hingegen hilft, die Preise der Bücher eines Autors zu addieren. Danach wählen Sie in der Liste »Teilergebnisse addieren zu« die Spalten Ihrer Tabelle aus, auf die Sie die ausgewählte Funktion anwenden möchten. Setzen Sie in die Kästchen vor den entsprechenden Einträgen per Mausklick ein Kreuz.
Auch hier ist es nicht möglich, gleichzeitig die Funktion »Anzahl« auf die Buchtitel und die Funktion »Summe« auf den Preis der Bücher anzuwenden. Sie müssen sich wie beim Kriterium zur Gruppierung für eine Funktion entscheiden. Außerdem können Sie weitere Optionen wie »Vorhandene Teilergebnisse ersetzen« und »Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen« aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie »Ergebnisse unterhalb der Daten anzeigen« deaktivieren, erscheint nach der Gruppierung die Zeile mit den Zwischenergebnissen oberhalb der Gruppen. Klicken Sie auf »OK«, um die Daten in Ihrer Tabelle zu gruppieren und die ausgewählten Teilergebnisse einzufügen.
Die gruppierten Daten können Sie nun ein- und ausblenden, indem Sie am linken Rand des Arbeitsblattes einfach auf die kleine Schaltfläche mit dem Plus- oder Minuszeichen klicken. Zum Entfernen der Gruppierung und der Teilergebnisse wählen Sie »Daten | Teilergebnisse« und klicken auf »Alle entfernen«.
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