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Verschiedene geänderte Arbeitsmappen zusammenführen
Ich arbeite in meinem Büro mit der Originalversion einer Excel-Arbeitsmappe. In zwei externen Büros erfolgen ebenfalls Änderungen, jeweils an einer eigenen Kopie. Beide Kopien muss ich nun mit dem Original abgleichen, wobei dessen Inhalt nicht verloren gehen darf. Wie kann ich das bewerkstelligen?
Wenn eine direkte Netzwerkverbindung zwischen den Büros besteht, können Sie die betreffende Arbeitsmappe zentral auf einem Server speichern und mit einer Freigabe arbeiten. Dann erfolgen alle Änderungen direkt in derselben Datei.
Anderenfalls führen Sie die Einzeldateien manuell zusammen. Auch dafür müssen Sie alle Dateien freigeben. Öffnen Sie dazu in der Originaldatei »Extras | Arbeitsmappe freigeben« und aktivieren Sie im Register »Status« die Option »Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen. Dies ermöglicht außerdem das Zusammenführen von Arbeitsmappen. Im Register »Weitere« aktivieren Sie die Option »Änderungsprotokoll führen für die letzten Tage« und legen einen ausreichend langen Zeitraum fest. Um Problemen durch widersprüchliche Änderungen verschiedener Benutzer aus dem Weg zu gehen, wählen Sie noch »Manuell entscheiden«. Bestätigen Sie mit »OK«. Diese Freigabe müssen Sie vornehmen, bevor Sie die Kopien der Originaldatei für die externe Bearbeitung erzeugen.
Legen Sie vor dem Abgleich noch eine Sicherheitskopie der Originaldatei an. Dann öffnen Sie »Extras | Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen«. Im folgenden Dialog wählen Sie diese Option oder bei gedrückter [Strg]-Taste die gewünschten Dokumente und bestätigen mit »OK«. Excel aktualisiert jetzt die Inhalte der geöffneten Originaldatei. Die Kontrolle der Änderungen starten Sie mit »Extras | Änderungen nachverfolgen | Änderungen annehmen oder ablehnen«. Nachdem Sie den folgenden Auswahldialog mit »OK« bestätigt haben, zeigt Ihnen Excel nacheinander alle Änderungen in der Arbeitsmappe an, die Sie jeweils »Annehmen« oder »Ablehnen« können.
! Achtung: In freigegebenen Arbeitsmappen sind einige Funktionen wie das Löschen von Blättern und das Einfügen oder Ändern von Objekten, Diagrammen, Hyperlinks, Pivot-Tabellen oder die Bearbeitung von Makros nicht verfügbar. Für den Vollzugriff auf alle Funktionen müssen Sie die Freigabe der Arbeitsmappe deaktivieren. Damit verlieren Sie aber die Möglichkeit zum automatischen Zusammenführen.
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