Irrtümliche Änderungen bei parallelem Zugriff verhindern

Sie pflegen gemeinsam mit anderen Benutzern eine Datenbank. Dabei wollen Sie sicherstellen, dass parallel geöffnete Datensätze nicht irrtümlich überschrieben werden. Access bietet verschiedene Methoden an, mit denen Sie die Zugriffserlaubnis auf Datensätze gezielt definieren können.

1. Datenbank exklusiv bearbeiten
Wenn Sie eine Datenbank für andere Anwender sperren wollen, solange Sie daran arbeiten, öffnen Sie sie am besten exklusiv. Dazu wählen Sie »Datei | Öffnen«, markieren im folgenden Dialog die gewünschte MDB-Datei und klicken neben »Öffnen« auf den nach unten gerichteten Pfeil. Wählen Sie dann »Exklusiv öffnen«. Jeder Zugriffsversuch eines anderen Benutzers wird nun mit einem Hinweis geblockt.

2. Sperrverfahren gezielt einsetzen
Access bietet zwei Verfahren, über die man den Zugriff auf eine in mehreren Instanzen geöffnete Datenbank regeln kann. Beim optimistischen Sperrverfahren kann jeder Benutzer jeden Datensatz immer bearbeiten. Sobald ein Benutzer seine Änderungen an einem mehrfach geöffneten Datensatz speichert, verhindert Access das für alle anderen Benutzer, die zur selben Zeit an demselben Datensatz arbeiten. Stattdessen erscheint zunächst eine Meldung über den Konflikt. Mit »Datensatz schreiben« kann der andere Benutzer nun bewusst die Änderungen des ersten überschreiben oder mit »Eigene Änderungen verwerfen« auf seine verzichten. Außerdem kann er seine Änderungen »In die Zwischenablage kopieren« und dann die Änderungen des ersten Benutzers betrachten. Danach besteht immer noch die Möglichkeit, den Datensatz mit dem Datensatzmarkierer zu kennzeichnen und mit »Bearbeiten | Einfügen« durch seine eigenen Daten aus der Zwischenablage zu überschreiben.

Das pessimistische Sperrverfahren sperrt einen Datensatz, sobald ein Benutzer Änderungen vornimmt. Alle anderen Benutzer sehen im Datensatzmarkierer am Zeilenkopf der Tabelle nur ein kleines Verbotszeichen vor dem jeweiligen Eintrag. Sie müssen warten, bis der erste Benutzer seine Änderungen an diesem Datensatz abgeschlossen und gespeichert hat.

3. Standardverfahren festlegen
Über »Extras | Optionen« können Sie das Sperrverfahren festlegen, das Access standardmäßig verwendet. Wählen Sie im Register »Weitere« unter »Standard bei Datensatzsperrung« die Option »Keine Sperrungen« für das optimistische oder »Bearbeiteter Datensatz« für das pessimistische Sperrverfahren. Unabhängig davon lassen Sie die Option »DB mit Sperrung auf Datensatzebene öffnen« aktiviert, da Sie sonst »Seiten« mit mehreren Datensätzen sperren. Die Option »Alle Datensätze« sperrt in einem geöffneten Datenblatt oder Formular und den zugrunde liegenden Tabellen sämtliche Datensätze.

4. Formularsperrung einrichten
Die standardmäßige Datensatzsperrung gilt für Änderungen, die Sie direkt in einem Datenblatt vornehmen. Sobald Sie allerdings Formulare benutzen, funktioniert der Standard manchmal nicht korrekt. Der Grund: Formulare verfügen über die Eigenschaft »Datensätze sperren«, deren Wert sich vom Standard unterscheiden kann.

Deshalb sollten Sie bei der Verwendung von Formularen das Sperrverfahren direkt für jedes einzelne Formular festlegen. Dazu klicken Sie in der Entwurfsansicht jedes Formulars mit der rechten Maustaste neben den Formularentwurf und öffnen den Kontextbefehl »Eigenschaften«. Im Register »Daten« des folgenden Dialogs finden Sie die Option »Datensätze sperren«. Hier können Sie wieder zwischen den Einstellungen »Keine Sperrungen«, »Alle Datensätze« und »Bearbeiteter Datensatz« wählen.