Profi-Tipp: Eine Datenquelle für mehrere Anwendungen nutzen

In Access wollen Sie eine Adress- und eine Auftragsverwaltung programmieren, die auf einen gemeinsamen Datenbestand zugreifen. Doch Access fasst eine Anwendung und ihren Datenbestand in einer MDB-Datei zusammen, so dass ein gemeinsamer Zugriff von zwei Anwendungen auf einen Datensatz nicht ohne weiteres möglich ist.

Mit Front- und Backend arbeiten
Zur Lösung des Problems trennen Sie Ihre Datenbank-Anwendung in Front- und Back-End. Bei diesem Vorgang speichern Sie die Tabellen mit den darin enthaltenen Datensätzen in einer anderen MDB-Datei als die eigentliche Anwendung mit Formularen, Abfragen, Berichten, Makros und Modulen. Das bringt sogar noch einen weiteren Vorteil mit sich: Die Anwendung lässt sich überarbeiten, ohne dass der Datenbestand gefährdet ist.

Definieren Sie zunächst die grundlegende Datenbank aus Tabellen und ihre relationalen Beziehungen und speichern Sie sie als MDB-Datei. Anschließend programmieren Sie ihre eigentlichen Anwendungen mit Formularen, Abfragemasken und weiteren benötigten Komponenten. Auch die sichern Sie als separate MDB-Datei. Öffnen Sie danach »Datei | Externe Daten | Tabellen verknüpfen« und markieren Sie im folgenden Dialog die zuerst definierte MDB-Datei mit den Tabellen. Klicken Sie auf »Verknüpfen« und markieren Sie im nächsten Dialog alle Tabellen, auf die Sie aus Ihrer Anwendung heraus zugreifen möchten. Abschließend wählen Sie »OK«. Access erzeugt nun in der Anwendungs-MDB-Datei Verknüpfungen auf die ausgewählten Tabellen.

Nachträglich aufteilen
Wenn Sie Ihre Datenbank-Anwendung bereits fertig implementiert haben, ohne Datensätze und Frontend separat zu speichern, bietet Access die Möglichkeit, die Aufteilung nachträglich durchzuführen. Öffnen Sie die MDB-Datei und starten Sie den Assistenten zur Datenbankaufteilung mit »Extras | Datenbank-Dienstprogramme | Assistent zur Datenbankaufteilung«. In älteren Versionen vor Access 2000 lautet der Befehl »Extras | Add-Ins | Assistent zur Datenbankaufteilung«. Sollte dieser Eintrag nicht vorhanden sein, können Sie das Werkzeug jedoch von Ihrer Access-Setup-CD nachrüsten. Im Assistenten klicken Sie dann auf »Datenbank aufteilen« und geben im folgenden Dialog Namen und Speicherort der MDB-Datei an, in die Sie die Tabellen und Datensätze Ihrer Anwendung auslagern möchten. Starten Sie die Trennung abschließend mit »Aufteilen«. Je nach Umfang der Datensätze kann die Separation einige Minuten Zeit in Anspruch nehmen.

Tabellen neu verknüpfen
Access merkt sich bei der Verknüpfung von den Tabellen mit der Datenbank-Anwendung den kompletten Pfad zur Datenquelle. Diese Verknüpfung ist allerdings statischer Natur: Sobald Sie den Datenbestand in einen neuen Ordner verschieben, verliert Access den Anschluss und Sie können aus der Anwendung heraus nicht mehr darauf zugreifen. Eventuell möchten Sie auch die Anwendung mit einer anderen Datenquelle verknüpfen.

In beiden Fällen hilft ein Assistent, den Sie bei geöffneter Anwendung mit dem Befehl »Extras | Datenbank-Dienstprogramme | Tabellenverknüfungs-Manager« oder »Extras | Add-Ins | Tabellenverknüpfungs-Manager« (Versionen vor Access 2000) starten. Im ersten Dialog markieren Sie mit einem Häkchen alle Tabellen, deren Verknüpfung Sie aktualisieren möchten. Nachdem Sie auf »OK« geklickt haben, können Sie die Datenquelle neu auswählen. Für den Zugriff auf eine andere Datenquelle erzwingen Sie diese Abfrage, indem Sie nach der Tabellenauswahl die Option »Neuen Speicherort immer bestätigen lassen« aktivieren. Mit »Schließen« beenden Sie den Manager.