Kapitelüberschriften automatisch in die Kopfzeile übernehmen

Sie haben ein langes Dokument in mehrere Kapitel gegliedert. Nun soll Word in die Kopfzeile jeder Seite die jeweils aktuelle Kapitelüberschrift einfügen. Da die manuelle Bearbeitung der Kopfzeilen sehr umständlich ist, möchten Sie diese Aufgabe automatisieren.

Nutzen Sie die in Word integrierten Feldfunktionen, um die gewünschten Informationen automatisch in die Kopfzeile eintragen zu lassen.

Öffnen Sie auf einer beliebigen Seite über »Ansicht | Kopf- und Fußzeile« das Bearbeitungsfenster der Kopfzeile. Klicken Sie auf »Einfügen | Feld« und im folgenden Dialog auf die Kategorie »Verknüpfungen und Verweise«.

Word 97/2000: Wählen Sie anschließend den Feldnamen »FVREF« beziehungsweise ab Word 2000 sein Pendant »StyleRef«. Klicken Sie nun auf »Optionen« und wechseln Sie zur Registerkarte »Formatvorlagen«. Wenn die Kapitelüberschriften beispielsweise als »Überschrift 1« formatiert sind, markieren Sie diese Formatvorlage und klicken dann auf »Hinzufügen«. Bestätigen Sie die offenen Dialoge mit »OK«. Word übernimmt nun automatisch die aktuelle Kapitelbezeichnung in die Kopfzeile.

Word XP: Wählen Sie »StyleRef« und auf derselben Registerkarte im Listenfeld »Formatvorlagenname« die Formatvorlage Ihrer Kapitelüberschrift. Bestätigen Sie den Dialog mit »OK«.

Wenn auf einer Seite mehrere gleich formatierte Überschriften vorhanden sind oder mehrere Absätze auf derselben Formatvorlage basieren, zeigt Word normalerweise den ersten mit dieser Vorlage formatierten Absatz im Feldergebnis an. Sie können in der Feldfunktion den Formatierungsschalter »\l« ergänzen, damit Word stattdessen den letzten mit der Vorlage formatierten Absatz jeder Seite in der Kopfzeile verwendet. Unter Word XP müssen Sie zu diesem Zweck die Option »Seite von unten nach oben durchsuchen« aktivieren.

Selbst wenn Sie später weitere Textpassagen einfügen, Kapitel streichen oder umbenennen, aktualisiert Word die Kapitelinformation in der Kopfzeile automatisch. Einzige Voraussetzung ist, dass Sie allen Kapitelüberschriften dieselbe Formatvorlage zuweisen – etwa wie im Beispiel »Überschrift 1«.