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Profi-Tipp: PST-Dateien ohne Exchange Server synchronisieren
Zuhause, unterwegs und im Büro arbeiten Sie auf mehreren Rechnern mit Outlook. Sie wollen auf allen dieselben Informationen nutzen, doch ist das manuelle Kopieren der PST-Dateien zum Datenabgleich umständlich. Sie suchen deshalb eine einfache Möglichkeit zur Synchronisation aller Outlook-Daten.
1. Software und Vorbereitung Microsoft unterstützt die Synchronisation nur im Exchange-Server-Umfeld. Daher müssen Sie externe Tools wie Public SyncTool für rund 46 Euro einsetzen. Eine kostenlose, auf 30 Synchronisierungen beschränkte Version gibt es auf www.outlookstore.de/index.html unter »Produkte | Public SyncTool« oder auf Heft-CD unter CHIP-Code PRAXIS08.
Installieren Sie das Programm und bereiten Sie Outlook auf allen Rechnern für die spätere Synchronisation vor wie das geht, zeigen wir hier. Wenn Sie ein Notebook und einen PC abgleichen wollen, verwenden Sie die PST-Datei auf dem stationären Rechner als Zentrale. Wenn Sie einen mobilen Rechner und zwei stationäre PCs zu Hause und im Büro verwenden, verwalten Sie die Datei am besten auf dem Notebook.
Sichern Sie zunächst auf allen Rechnern die Outlook-PST-Dateien sie befinden sich standardmäßig in Ihrem Benutzerprofil. Da Sie mit identischen Informationen auf allen Systemen arbeiten möchten, kopieren Sie die PST-Datei vom Notebook auf die Desktop-Systeme und ersetzen damit die hier vorliegenden Daten. Binden Sie nun auf jedem PC mit »Datei | Öffnen | Outlook-Datendatei« die externe PST-Datei des Notebooks in Ihr Profil ein. Dafür müssen Sie zwischen den Rechnern eine Netzwerkverbindung herstellen und auf Ihrem Notebook den Ordner mit der PST-Datei für den Netzwerkzugriff freigeben.
2. Konfiguration Nach dem ersten Start vom Public SyncTool erzeugen Sie ein Profil. Klicken Sie dazu auf »Erstellen«, wählen Sie im folgenden Dialog als »Lokaler Speicher« die PST-Datei auf diesem PC und bestätigen Sie mit »Weiter«. Dann suchen Sie als »Globaler Speicher« Ihre externe PST-Datei auf dem Notebook und klicken »Weiter«. Abschließend geben Sie dem Profil einen Namen und beenden mit »Fertigstellen«.
Im nächsten Schritt definieren Sie alle Ordner für die Synchronisation. Klicken Sie dazu beim markierten Profil auf »Bearbeiten«. Nun sehen Sie nebeneinander die Verzeichnisstruktur beider PST-Dateien. Wählen Sie aus, welche Elemente und Ordner Sie synchronisieren möchten. Dabei dürfen die Ordner unterschiedlich heißen, müssen aber vom selben Typ sein. Nach dem Einrichten aller Verknüpfungen bestätigen Sie die Konfiguration mit »OK«.
3. Synchronisation Bei der ersten Synchronisation zweier Ordner kopiert das Werkzeug jeweils alle Inhalte des einen in den anderen und umgekehrt. Um bei diesem Vorgang Duplikate zu verhindern, löschen Sie vorher unter Outlook den Inhalt des Ordners auf dem PC. Das ist nur bei der ersten Synchronisation notwendig! Für spätere Abgleiche verbinden Sie die Rechner, aktivieren im Public SyncTool das gewünschte Profil und starten »Synchronisieren«. Der Zeitstempel der Elemente entscheidet über die nötigen Änderungen. Im Dialog zur Löschabfrage entscheiden Sie für jedes fragliche Element, ob Sie es behalten oder löschen möchten. Bestätigen Sie mit »Übernehmen«. Erst nach dem Bearbeiten aller Elemente lässt sich der Dialog wieder schließen. Anschließend meldet sich das Werkzeug mit einer Konfliktabfrage, sofern Elemente in beiden PST-Dateien verändert wurden. Auch hier können Sie gezielt Änderungen akzeptieren oder ablehnen.
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