Dokument-Bearbeitung nur in bestimmten Bereichen erlauben

Sie wollen ein Word-Dokument mit Formularfeldern definieren, das Eingaben nur in einem bestimmten Bereich zulässt. Das restliche Layout soll vor Veränderungen geschützt sein.

Zu diesem Zweck müssen Sie das Dokument in verschiedene Abschnitte untergliedern. Die einzelnen Bereiche können Sie später getrennt vor Änderungen schützen. Positionieren Sie den Cursor über der Stelle, an der Sie einen Abschnittswechsel vornehmen wollen und führen Sie »Einfügen | Manueller Umbruch« aus. Nun wählen Sie im Bereich »Abschnittswechsel« die Option »Fortlaufend« und klicken auf »OK«. Wiederholen Sie den Vorgang an allen erforderlichen Stellen für Abschnittswechsel.

Zum Einrichten des Schutzes verwenden Sie »Extras | Dokument schützen«. Wählen Sie die Option »Formulare« und klicken Sie anschließend auf »Abschnitte«. Falls sie deaktiviert ist, haben Sie zuvor noch keine Abschnittswechsel definiert. Im folgenden Dialog deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für jene Abschnitte, die Sie nicht sperren möchten. Da die Abschnitte lediglich fortlaufend nummeriert sind, müssen Sie sich die Unterteilung merken. Bestätigen Sie dann die Auswahl mit »OK«, geben Sie auf Wunsch ein Kennwort für den Schutz ein und aktivieren Sie ihn mit einem Klick auf »OK«.

In den geschützten Abschnitten sind Eingaben nur noch in Formularfeldern möglich. Die gesperrten Bereiche können Sie mit dem Cursor nicht mehr ansteuern. Wenn in einer Eingabemaske umfangreiche Texte wie Kommentare einzugeben sind, sollten Sie dafür statt eines Formularfeldes besser einen separaten Abschnitt vorsehen. Dem Anwender stehen dann bei der Eingabe wesentlich mehr Funktionen zur Verfügung als in einem Formularfeld – zum Beispiel die Zeichenformatierung. Funktionen wie Silbentrennung und Rechtschreibprüfung sind weiterhin nicht verfügbar. Zum Ein- und Ausschalten des Schutzes öffnen Sie »Ansicht | Symbolleisten | Formular«. Hier können Sie mit einem Klick auf »Formular schützen« die Sperre bequem aktivieren und wieder aufheben.