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Profi-Tipp: Gezielter finden mit der Funktion »Suchen und Ersetzen«
Die meisten Anwender nutzen die Funktion »Suchen und Ersetzen« nur zum Auffinden oder Tausch einzelner Wörter innerhalb eines Dokuments. Doch Word kann mehr: Formatieren Sie Absätze automatisch neu, finden Sie ähnlich geschriebene Ausdrücke und ersetzen Sie gezielt bestimmte Zeichenkombinationen.
Formatierungen ändern
Um bestimmten Absätzen eine neue Formatvorlage zuzuweisen, öffnen Sie »Bearbeiten | Ersetzen«, klicken auf »Erweitern« und aktivieren »Platzhalterzeichen verwenden« beziehungsweise »Mit Mustervergleich«. Geben Sie neben »Suchen nach« ein »*« ein und klicken Sie auf »Format«. Öffnen Sie »Formatvorlage«, wählen Sie die zu suchende Vorlage aus. Dann klicken Sie ins Kombinationsfeld »Ersetzen durch« und öffnen erneut »Format | Formatvorlage«. Wählen Sie nun die neue Vorlage aus. Zum Tausch klicken Sie auf »Alle ersetzen«. Über die Einträge »Zeichen«,
»Absatz« und so fort in der Formatliste können Sie ebenso einfach einzelne Formatierungen im Dokument ändern.
Suche mit Platzhaltern
Durch Platzhalter und ihre Kombination mit Formaten lassen sich komplexe Änderungen im Layout durchführen. Beispiel: Sie möchten Währungssymbole hinter statt vor dem jeweiligen Betrag sehen. In diesem Fall suchen Sie nicht nach einer bestimmten Zeichenfolge, sondern nach dem Muster: »Zahlenwert mit vorangestelltem Währungssymbol«. Die Suchergebnisse möchten Sie zudem beim Ersetzen wieder verwenden. Geben Sie dazu im Feld »Suchen nach« zwei getrennte Ausdrücke für Währungssymbol und Zahlenwert jeweils in runden Klammern ein.
Beginnen Sie mit dem Währungssymbol, etwa »($)«. Wenn in Ihrem Text nach dem Symbol ein Leerzeichen folgt, tippen Sie das hinter die Klammer ein. Im zweiten Ausdruck grenzen Sie den Zeichenbereich mit »[0-9;.]« auf Ziffern gefolgt von einem Dezimal-Trennzeichen ».« ein, hier kann je nach Währungsformat auch ein »,« stehen. Ergänzen Sie abschließend die Zeichenfolge »{1;}« sie ersetzt beliebig lange Zahlen. Der komplette Ausdruck sieht so aus: »($) ([0-9;. ]{1;})«. Durch einen vorangestellten Backslash und eine fortlaufende Nummer im Feld »Ersetzen durch« verweisen Sie auf eine Suchvariablengruppe im Feld »Suchen nach«. Zum Tausch der Reihenfolge geben Sie im Beispiel also »\2 \1« ein. Ein Mausklick auf »Alle ersetzen« korrigiert die Darstellung der Währungsangaben im gesamten Dokument.
Ersetzen in mehreren Schritten
Wenn Sie zum Beispiel alle doppelten und dreifachen runden Klammern in einem Dokument durch einfache eckige ersetzen wollen, erreichen Sie dies mit dem Suchterm »((\(){2,3})«. Haben Sie Probleme, derart komplexe Terme zu erstellen, können Sie auch schrittweise vorgehen dabei müssen Sie aber darauf achten, die richtige Reihenfolge einzuhalten: Zuerst ersetzen Sie »(((« durch »[« und dann noch »((« durch »[«. Sie müssen stets mit der höchsten Anzahl von Klammern beginnen, weil Sie sonst »(((« zuerst in »[(« wandeln und im zweiten Schritt eine ergebnislose Suche durchführen.
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Platzhalter | Gesuchtes Element | Beispiel | ? | einzelnes Zeichen | »m?sst« findet »misst« und »musst« |
* | eine Zeichenfolge | »k*t« findet »kalt« und »kühlt« | [ - ] | Zeichen in einem Bereich | »[r-u]orte« findet »Torte« und »Sorte« | [!] | Einzelzeichen außerhalb des folgenden Zeichenbereichs | »S[!a-f]tzung« findet »Sitzung«, aber nicht »Satzung« | [ ] | eines der angegebenen Zeichen | »s[ie]tzt« findet »sitzt« und »setzt« | < | bestimmter Wortanfang | »<inter« findet »intern«, aber nicht »Winter« | > | bestimmtes Wortende | »at>« findet »Adressat«, aber nicht »Vater« | ( ) | gruppiert mehrere Suchterme | »($) ([0-9;. ]{1;})« findet »$ 45.00« und »$ 45000.00« | {m} oder {m, n} | genau m oder mindestens m und höchstens n Vorkommen des voranstehenden Ausdrucks | »her{2}« findet »Herr«, aber nicht »Herd« | @ | mindestens ein Vorkommen des voranstehenden Ausdrucks | »b@t« findet »Boot« und »bot« | \ | Zeichen, das als Platzhalter definiert ist oder Verweis auf Suchvariablen im Feld »Ersetzen durch« | »\?« findet »?« |
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