Falzmarken in die allgemeine Dokumentvorlage einfügen

Sie schreiben häufig Geschäftsbriefe und versenden sie in Fensterumschlägen. Jetzt möchten Sie das richtige Falten der Briefe durch Falzmarken am linken Seitenrand vereinfachen, wie Sie diese zum Beispiel von Briefen vom Finanzamt kennen. Die Falzmarken sollen zukünftig bei der Bearbeitung jedes neuen Dokumentes automatisch auf den Briefen eingefügt werden.

Zu diesem Zweck müssen Sie die Falzmarken in der allgemeinen Dokumentvorlage NORMAL.DOT speichern. Die richtige Position der Markierungen legen Sie unter Word am besten mit dem Werkzeug »Positionsrahmen« fest.

Am schnellsten geht das, wenn Sie zunächst ein weiteres Symbol in Ihre Symbolleisten aufnehmen. Führen Sie dazu den Befehl »Extras | Anpassen« aus und aktivieren Sie das Register »Befehle«. Jetzt wählen Sie links die Kategorie »Einfügen« und suchen dann rechts den Befehl »Horizontal«. Mit diesem Befehl können Sie Positionsrahmen in ein Dokument einfügen. Klicken Sie auf den Befehl und ziehen Sie ihn in eine Symbolleiste oder in das Menü »Einfügen«. Mit »Schließen« verlassen Sie den Dialog.

Als nächstes führen Sie den Befehl »Datei | Öffnen« aus und wählen im Kombinationsfeld »Dateityp« die Einstellung »Dokumentvorlagen«. Navigieren Sie zum Ordner C:\PROGRAMMEMICROSOFT OFFICE\VORLAGEN und öffnen Sie die Datei NORMAL.DOT.

Wenn Sie die Falzmarken jeweils nur auf der ersten Seite Ihrer Dokumente haben wollen, dann geben Sie jetzt an beliebiger Stelle zwei oder drei Unterstriche ein. Dann markieren Sie die entstandene kurze durchgezogene Linie und klicken auf das neue Symbol »Positionsrahmen«. Öffnen Sie als nächstes den Dialog zum Einstellen des Positionsrahmens mit »Format | Positionsrahmen«. Im Bereich »Horizontal« geben Sie im Feld »Position« den Wert »1 cm« ein. Rechts daneben bei »Gemessen von« wählen Sie die Einstellung »Seite«. Entsprechend wählen Sie im Bereich »Vertikal« im Kombinationsfeld »Position« den Wert »10 cm« und bei »Gemessen von« wieder die Option »Seite«. Mit »OK« übernehmen Sie die Einstellungen.

Jetzt führen Sie den Menübefehl »Format | Rahmen und Schattierung« aus und aktivieren das Register »Rahmen«. Klicken Sie nun auf das Symbol »Ohne«, um die Rahmenlinien des Positionsrahmens zu entfernen.

Um eine weitere Falzmarkierung im zweiten Drittel der Seite anzulegen, gehen Sie genauso vor, nur geben Sie bei der vertikalen Position den Wert »20 cm« als Abstand vom Seitenrand an.

Schließlich müssen Sie nur noch die geänderte Dokumentvorlage NORMAL.DOT wieder speichern. Künftig haben alle neuen Dokumente die gewünschten Falzmarken.

Wenn Sie die Markierungen nicht nur auf der ersten Seite, sondern auf allen Seiten Ihrer Dokumente drucken möchten, müssen Sie die Positionsrahmen mit Hilfe der Kopf- oder Fußzeile definieren. Dazu wechseln Sie zuerst mit dem Befehl »Ansicht | Kopf- und Fußzeile« von der normalen Seitenansicht in die Ansicht der Kopf- und Fußzeilen. Erst dort geben Sie die Unterstriche ein. Der weitere Ablauf bleibt unverändert.