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Seitenumbruch und eingebettete Objekte
Ich verwende Winword 97 mit einem Excel-97-Objekt regelmäßig zum Schreiben von Rechnungen. Dabei kommen manchmal mehr Rechnungspositionen zusammen, als Platz auf einer gewöhnlichen A4-Seite ist. Leider versteht sich Winword nicht darauf, dies zu erkennen und einen ordentlichen Seitenumbruch des Excel-Objekts vorzunehmen. Vielmehr landet die komplette Tabelle auf der nächsten Seite und wird auch dort auf eine A4-Seite zurechtgestutzt. Wie läßt sich dieses seltsame Programmverhalten erklären und nach Möglichkeit ändern?
Es ist wirklich nicht einfach, große Tabellen in Winword zu verwalten. Ihre Idee, auf Excel auszuweichen, ist daher schon sehr sinnvoll. Allerdings müssen Sie beachten, daß Winword nicht wissen kann, was sich in dem eingefügten Objekt befindet.
Winword kennt zwar den OLE-Server (hier: Excel), es kann jedoch keine Informationen des eingefügten Objekts verarbeiten. Der OLE-Server wiederum weiß noch nicht einmal, welche Anwendung seine Dienste anfordert, geschweige denn, wie es um die Format-Situation im OLE-Client (hier: Winword) steht.
Um dem Objekt mitzuteilen, daß es sich nach einer bestimmten Zeile umbrechen soll, ist aber genau diese Kommunikation notwendig. Letztlich bleibt Winword also nichts anderes übrig, als das Objekt auf die nächste Seite zu verschieben. Wenn der Platz einer Seite nicht ausreicht, bleibt nur noch die Möglichkeit, das Objekt irgendwie zurechtzuschneiden.
Um das Problem zu lösen, gibt es drei Möglichkeiten. Erstens können Sie die Daten in Excel erfassen und berechnen, wie Sie es bisher schon getan haben. Anschließend markieren und kopieren Sie alle Daten und fügen sie über die Zwischenablage in das Winword-Dokument ein. Winword legt beim Einfügen eine Winword-Tabelle an. Diese Tabelle paßt sich den Seitenumbrüchen von Winword an.
Sie können aber auch die Excel- Datei speichern und über den Befehl Einfügen – Datei in Ihr Dokument aufnehmen. Das Resultat ähnelt dem der ersten Lösung. Da hierbei allerdings kein Transfer über die Zwischenablage stattfindet, Sie Winword also nicht mit einfachen Zeichenketten konfrontieren, kann es zu Problemen bei der Interpretation von Formeln kommen. Außerdem sollten Sie die Excel-Mappe vorher speichern.
In Ihrem Fall ist es vielleicht sinnvoller, einen anderen Weg zu gehen. Wie Sie ja bereits erkannt haben, gehören große Datenmengen in eine Tabellenkalkulation oder Datenbank. Sie sollten also konsequent sein und den Rest des Rechnungsformulars, der ja meist nur aus einem Standardtext und einigen Adreßdaten besteht, ebenfalls in die Tabellenkalkulation oder Datenbank übernehmen, die Rechnung also komplett mit Excel oder einer Datenbank anlegen und drucken. Dabei unterstützt Sie der Berichtsgenerator.
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