Winword 7.0
Tip: Nach dem Betätigen der Schaltfläche »Adresse einfügen« in der Standard-Symbolleiste von Word für
Windows kann man im Handumdrehen eine Adresse aus der Kontakte-Liste von Schedule+ auswählen und
in das Dokument einfügen. Theoretisch zumindest, denn das Adreßformat, das Word dabei verwendet, ist
sehr einfach - lediglich der Name des Empfängers und die Anschrift wird als Adresse eingefügt. Möchte
man weitere Angaben wie Firmennamen, Titel oder Abteilung in die Adresse aufnehmen, oder gar
ausländische Adreßschreibweisen verwenden, muß jedoch getrickst werden. Möchten Sie selbst
bestimmen, in welcher Form Word die Adressen in das Dokument einbindet, können Sie die Funktion
»Bearbeiten | Autotext« für diesen Zweck mißbrauchen. Geben Sie dafür zunächst den Aufbau der
auszugebenden Adresse in Form von Platzhaltern in das Dokument ein - eine Auflistung der Platzhalter
sehen Sie im nebenstehenden Kasten „Die Schedule-Felder im Überblick“. Möchten Sie also das Adreßformat
FirmaAbteilungAnsprechpartnerAnschriftPLZ Ortverwenden, müßten Sie zunächst folgenden Text
vorbereiten:<PR_COMPANY_NAME><PR_DEPARTMENT_NAME><PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME>
<PR_STREET_ADDRESS> <PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>Markieren Sie danach die komplette
Adreßvorlage und wechseln Sie in das Untermenü »Bearbeiten | AutoText«. Dort tragen Sie dann im Feld
»Name« die Bezeichnung »Adreßlayout« ein und klicken auf die Schaltfläche »Hinzufügen«. Der Name
»Adreßlayout« sorgt dafür, daß Word dieses Format anstelle seines Standard-Adreßformats verwendet.
Beim nächsten Einfügen einer Adresse aus Schedule+ über die Schaltfläche »Adresse einfügen« erscheinen
die Einträge des ausgewählten Datensatzes in der als »Adreßlayout« definierten Form. Falls Sie oft mit
wechselnden Adreßlayouts arbeiten, zum Beispiel weil Sie häufig Briefe und andere Post ins Ausland
verschicken, können Sie auch mehrere Autotexte anlegen, die Sie bei Bedarf in »Adreßlayout« umbenennen.
Legen Sie also zum Beispiel für jedes Land ein eigenes Adreßlayout an und benennen Sie es »USA«,
»Frankreich« und »Italien«. Wenn Sie das Adreßlayout ändern wollen, schreiben Sie den Namen des
Layouts - also zum Beispiel »Frankreich« - in das Dokument und betätigen Sie die Taste [F3]. Word fügt die
Vorlage für das Adreßlayout in das Dokument ein. Diesen Text markieren Sie und wählen »Bearbeiten |
AutoText«. In das Feld »Name« schreiben Sie die Bezeichnung »Adreßlayout« und klicken auf
»Hinzufügen«. Beantworten Sie danach die Frage, ob Sie den Autotext-Eintrag neu definieren wollen mit
»Ja« und das Adreßlayout wird bis zur nächsten Änderung in der soeben definierten Form beibehalten.
Die Schedule-Felder im Überblick
Adressfeld:Vorname <PR_GIVEN_NAME>Nachname <PR_SURNAME>Anschrift
<PR_STREET_ADDRESS>PLZ <PR_POSTAL_CODE>Ort <PR_LOCALITY>Land
<PR_COUNTRY>Bundesland <PR_STATE_OR_PROVINCE>Position <PR_TITLE>
Firma <PR_COMPANY_NAME>Abteilung <PR_DEPARTMENT_NAME>
Büro <PR_OFFICE_LOCATION>Sekretariat <PR_ASSISTANT>Telefonnummern:
Firma <PR_PRIMARY_TELEPHONE_NUMBER>Privat <PR_HOME_TELEPHONE_NUMBER>
Fax <PR_PRIMARY_FAX_NUMBER>Mobiltelefon <PR_MOBILE_TELEPHONE_NUMBER>
Funkruf <PR_PAGER_TELEPHONE_NUMBER>Sekretariat <PR_ASSISTANT_TELEPHONE_NUMBER>
Firma2 <PR_OFFICE2_TELEPHONE_NUMBER>Privat2 <PR_HOME2_TELEPHONE_NUMBER>