Winword 7.0
Tip: Nach dem Betätigen der
Schaltfläche »Adresse einfügen«
in der Standard-Symbolleiste
von Word für Windows
kann man im Handumdrehen
eine Adresse aus der
Kontakte-Liste von Schedule+
auswählen und in das Dokument
einfügen. Theoretisch
zumindest, denn das Adreßformat,
das Word dabei verwendet,
ist sehr einfach -
lediglich der Name des Empfängers
und die Anschrift werden
als Adresse eingefügt.
Möchte man weitere Angaben
wie Firmennamen, Titel oder
Abteilung in die Adresse aufnehmen
oder gar ausländische
Adreßschreibweisen verwenden,
muß jedoch getrickst
werden.
Möchten Sie selber bestimmen,
in welcher Form Word
die Adressen in das Dokument
einbindet, können Sie die
Funktion »Bearbeiten | Auto-Text«
für diesen Zweck mißbrauchen.
Geben Sie dafür
zunächst den Aufbau der auszugebenden
Adresse in Form
von Platzhaltern in das Dokument
ein – eine Auflistung
der Platzhalter sehen Sie im
nebenstehenden Kasten „Die
Schedule-Felder im Überblick".
Möchten Sie also das
Adreßformat
Firma
Abteilung
Ansprechpartner
Anschrift
PLZ Ort
verwenden, müßten Sie
zunächst folgenden Text vorbereiten:
<PR_COMPANY_NAME>
<PR_DEPARTMENT_NAME>
<PR_GIVEN_NAME> <PR_
SURNAME>
<PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE>
<PR_LOCALITY>
Markieren Sie danach die
komplette Adreßvorlage und
wechseln in das Untermenü
»Bearbeiten | AutoText«.
Dort tragen Sie dann im Feld
»Name« die Bezeichnung
»Adreßlayout« ein und
klicken auf die Schaltfläche
»Hinzufügen«.
Der Name »Adreßlayout«
sorgt dafür, daß Word dieses
Format anstelle seines Standard-
Adreßformats verwendet. Beim nächsten Einfügen
einer Adresse aus Schedule+
über die Schaltfläche »Adresse
einfügen« erscheinen die Einträge
des ausgewählten Datensatzes
in der als »Adreßlayout«
definierten Form.
Falls Sie oft mit wechselnden
Adreßlayouts arbeiten,
zum Beispiel weil Sie häufig
Briefe und andere Post ins
Ausland verschicken, können
Sie auch mehrere Autotexte
anlegen, die Sie bei Bedarf in
»Adreßlayout« umbenennen.
Legen Sie also zum Beispiel
für jedes Land ein eigenes
Adreßlayout an und benennen
es »USA«, »Frankreich« und
»Italien«.
Wenn Sie das Adreßlayout
ändern wollen, schreiben Sie
den Namen des Layouts - also
zum Beispiel »Frankreich« -
in das Dokument und betätigen
Sie die Taste [F3]. Word
fügt die Vorlage für das
Adreßlayout in das Dokument
ein. Diesen Text markieren Sie
und wählen »Bearbeiten |
AutoText«.
In das Feld »Name« schreiben
Sie die Bezeichnung
»Adreßlayout« und klicken
auf »Hinzufügen«. Beantworten
Sie danach die Frage, ob
Sie den Autotext-Eintrag neu
definieren wollen, mit »Ja«,
und das Adreßlayout wird bis
zur nächsten Änderung in der
soeben definierten Form beibehalten.
Die Schedule-Felder im Überblick
Adreßfeld
Vorname <PR_GIVEN_NAME>
Nachname <PR_SURNAME>
Anschrift <PR_STREET_ADDRESS>
PLZ <PR_POSTAL_CODE>
Ort <PR_LOCALITY>
Land <PR_COUNTRY>
Bundesland <PR_STATE_OR_PROVINCE>
Position <PR_TITLE>
Firma <PR_COMPANY_NAME>
Abteilung <PR_DEPARTMENT_NAME>
Büro <PR_OFFICE_LOCA TION>
Sekretariat <PR_ASSIST ANT>
Telefonnummern
Firma <PR_PRIMAR Y_TELEPHONE_NUMBER>
Privat <PR_HOME_TELEPHONE_NUMBER>
Fax <PR_PRIMARY_FAX_NUMBER>
Mobiltelefon <PR_MOBILE_TELEPHONE_NUMBER>
Funkruf <PR_P AGER_TELEPHONE_NUMBER>
Sekretariat <PR_ASSISTANT_TELEPHONE_NUMBER>
Firma2 <PR_OFFICE2_TELEPHONE_NUMBER>
Privat2 <PR_HOME2_TELEPHONE_NUMBER>