Reports and Marketing module tips
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Relatórios
Dica. Tente seus relatórios em uma parte pequena e já conhecida de seu banco de dados , e depois progrida para sua base da dados como um todo. Construa em estágios até ter certificado-se da sua metodologia.

Os relatórios principais possuem um atalho que lê os dados de sua pasta de arquivo diário ao invés de ir à área do banco de dados que foi selecionada.

O relatório simples pode mostrar listas de eventos e nomes. O relatório avançado diz o número de vezes que um botão de 'Template' foi utilizado. Está ferramenta e muito útil para um 'Help Desk', onde há a necessidade de saber as estátisticas para se descobrir erros ou desenvolver melhores estratégias.
 
 
Relatórios instantâneos
Nas tabelas, você pode desejar obter um total de ítens presentes no banco de dados de acordo com um critério possível. Os campos que você pode escolher são os que você indexou previamente em Arquivo/Setup/Indexando. Obtendo este total, é possível aprofundar a pesquisa. Ao final da lista é criado um link que possibilita que esta tabela seja salva. Tendo esta informação em uma tabela, é possível organizar os dados para utiliza-los como uma lista para telefonemas, e-mails, cartas etc... Cada nome na tabela pode ser clicado, revelando o histórico. Uma 'pasta virtual'pode ser criada, para fins de 'MailMerge'.

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Relatório detalhado diário
Rápido, simples and fantastico!
Cenário típico:
O relatório que se espera do setor de marketing:
1. Quantas chamadas foram feitas durante um período de tempo determinado?
2. Quantas chamadas tiveram s/ucesso, e foram agendadas reuniões?
3. Quantas reuniões ocorreram
4. Quantas reuniões proporcionaram novos clentes?

Veja Como fazer:
1. O número de chamadas em um período pode ser visto no sumário de diário do usuário , selecione o período desejado e o TCM irá calcular os números.
2. Crie um botão de 'Template' (and I urge you to use the default Templates with this modification) com a seguinte frase "telefonema resultou uma reunião". Você também pode adicionar isto no 'Template' das Notas caso o usuário não clique durante a chamada telefônica "telefonema resultou uma reunião". You will never be able to get a report if you don't tag the phonecall or make the appropriate note. (Obviously).
3 & 4. Write up the notes of the meeting in Meeting Minutes. Use the default Template to annotate to show what kind of meeting it was, the content of the meeting and the outcome. So, if the meeting is "Initial meeting" or Initial meeting as a result of telephone canvassing" or whatever, and the outcome is "This contact will become a client" within 3 - 6 -9 months or whatever. This way you can get a count in the diary in Summary, a fuller details in Detailed Summary which can then be analysed in Tables quickly.

We don't believe that we can make the process quicker or simpler to do and to report on. You don't have to run special reports it is all in the Diary, and since you can have access to everyone's diaries (if you have the rights) then you can do a check at any time. A tip here though, don't just rely on the numbers, look at the content to see the quality of the call, that's the big advantage of TCM. The value of the system is the content of the events, all a user has to do is follow really simple procedures in order to record the full outcome of the call by way of simple clicks on the Template buttons, supplemented by more detailed notes where appropriate. Training. Supervision. Ra Ra sessions.

To set up the buttons for the Detailed Summary columns go to File/Setup/Diary/Summary layout and select which new columns you want to display in Detailed Summary. Suggestions are Time, Adjusted time, Forecasts (these display quickly) then, the Template button for Appointments made and another for Outcome of meetings.

You now have all of the information which was requested as a Report. And the tools to produce lots more besides.

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Marketing/Mailmerge
The first part of the Wizard is concerned with searching out contacts or companies within a selected area of the database according to the criteria that you have set. You then select a letter or e-mail (File/Setup/Write a letter - for e-mails you must include the e-mail address of the intended recipient somewhere in the letter) and the Wizard then Validates to see that all of the fields are filled in (and offers you the opportunity to do so if incomplete fields are found). You can also check your letters to be sent against the Campaign Manager so that you don't send out duplicates to recipients who already have been sent that letter. The Campaign Manager is vital where you have a growing database and you simply want to send a letter to someone who either has not previously had that letter, or who has had a specific previously sent letter. Ideal for a Letter 1, Letter 2, Letter 3 campaign. All letters are stored in the folder of the recipient.
The e-mail element of the Marketing module provides for mass e-mailing, the auto-filing of e-mails in the correct folders, and the automatic processing of Failed e-mails, either filing them in the contact folder or processing through various options including deleting folders of persistently returned e-mail contacts.

The Marketing module can be tied into the powerful Web backoffice functions of TCM which can process form submissions from your Web site quickly and easily, such as sending out Welcome or Help e-mails at the time of registration and of automatically re-directing leads from a central site to the appropriate dealer within a dealer network. These are generally high-end, expensive software items, but this functionality, along with lots more, comes straight out of the box with TCM4000 + Workflow System. The problem, often, is not knowing what the system is capable of, so please ask!