< Voltar   Sistema de Arquivamento
    TCM armazena seus dados em pastas, exatamente da mesma maneira que o Windows®, mas com maior flexibilidade. Isto significa que você pode armazenar qualquer tipo de arquivo associado a um contato, ao invés de apenas manter este arquivo solto pelo sistema.

Por exemplo, se você criar uma planilha para um cliente, você pode armazená-la na em sua pasta ao invés de criar uma pasta genérica separada para planilhas.

Existem seis tipos básicos de pastas no TCM:
     
  Pastas Normais são usadas para organizar seu banco de dados em grupos. Uma pasta Normal chamada "Clientes" pode conter subpastas chamadas "Inglaterra" ou "EUA", e estas pastas então podem abrigar suas empresas e contatos.
     
  Pastas de Empresas são usadas para armazenar informações sobre empresas e organizações. Uma pasta de empresa normalmente possui Pastas de Contatos dentro dela, que representam os contatos daquela empresa.
     
  Pastas de Contatos são usadas para armazenar informações sobre indivíduos. Se você possuir uma pasta de Contato dentro de uma pasta de Empresa, o TCM assumirá que este contato é um empregado daquela empresa. Da mesma forma que, se dentro de uma pasta de Família, entende-se que o contato é um membro daquela família. Você pode criar pastas de Contato sem vinculá-las a nenhuma outra pasta, como no casso de amigos pessoais ou conhecidos.
     
  Pastas de Família são semelhantes às pastas de Empresa, mas são usadas para abrigar informações sobre famílias e seus membros, ou seja, os contatos desta família.
     
  Pastas de bens são usadas para armazenar informações sobre objetos e itens, como maquinarias, veículos e equipamentos eletrônicos. Você pode adicionar bens a uma empresa ou contato em particular, especialmente se você trabalha com suporte de garantia para aquele equipamento. Uma vez que os bens estão no sistema, você pode registrar chamadas de serviço para eles.
     
  Pastas Virtuais lhe permitem criar temporariamente grupos flexíveis de empresas e contatos para produção de malas-direta ou listas de chamada. Uma pasta virtual não contém na realidade nenhum dado, apenas reúne dados de outras pastas do seu banco de dados.
     
    Criando uma nova pasta
    Criar uma pasta nova é muito semelhante ao processo do Windows Explorer®, você seleciona uma pasta existente na raiz (chamada Arquivamento) e clica no tipo de pasta que deseja criar no banco de dados.

Se você deseja criar uma pasta de Empresa, Família ou Contato, a tela de detalhes surgirá pronta para que os seus dados sejam inseridos nos campos de informações.

Quando você clica em OK na tela de detalhes, TCM cria pastas para sua empresa, família, contato ou bens, dando a cada uma delas, um número único (como uma referência de arquivamento).
     
  Nota: É de extrema importância que você não renomeie ou mova as pastas do TCM através do Windows Explorer®. Todas as funções para mover e renomear pastas estão disponíveis no próprio TCM. Mover pastas manualmente invalidará o sistema de índice do TCM e criará problemas com as referências de arquivamento.
     
    Utilizando a Árvore de Arquivamento.
    Assim que você adiciona mais contatos em seu banco de dados, eles aparecem na Árvore de Arquivamento ao lado esquerdo da tela do Sistema de Arquivamento.

Você pode clicar com o botão direito do mouse em uma pasta de Empresa, Contato ou Família e optar entre um número de atividades, como Ligar agora para fazer uma chamada, escrever um e-mail para redigir um e-mail para aquela pessoa, ou escrever uma carta para enviar a ela uma carta.