Gs4Word Version 2.50
Copyright © J.W.Schmitz-Hübsch
Letzte Änderung 05.10.2002
Inhaltsverzeichnis

Mit dem Button "PDF-Datei erzeugen" oder dem Menüpunkt "PDF
> Erzeugen" erstellen Sie aus dem aktuellen Word-Dokument eine PDF-Datei.
Wenn Sie es nicht anders konfiguriert haben, steht diese Datei im gleichen Verzeichnis und hat den gleichen Namen wie Ihr
Word-Dokument, endet aber mit ".pdf".
Auswahlfenster zur PDF-Datei
Wenn Sie in der Konfiguration auf der
Karteikarte Verhalten den Schalter Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer PDF-Datei anzeigen
angeschaltet haben, können Sie diese Einstellungen vor dem Erzeugen der
PDF-Datei noch ändern.

Die Bedeutungen von Ausgabeumfang und Ausgabemedium ist im
Dokument über die Konfiguration bei der
Karteikarte PDF-Datei beschrieben.
In Dateiname wird der Dateiname der PDF-Datei angezeigt. Er ist so
aufgebaut, wie Sie es bei der Konfiguration auf der
Karteikarte PDF-Datei eingetragen haben. Je nach Ausgabeumfang wird der Dateiname noch um einen
Suffix ergänzt.
- Ganzes Dokument wird nicht weiter ergänzt.
- Aktuelle Seite wird um einen Unterstrich und die Nummer der Seite ergänzt. Diese Nummer kann sich
von der Seitennummerierung Ihres Dokumentes unterscheiden.
- Markierung wird um "_Markierung" ergänzt.
- Dokumenteigenschaften wird um
"_Eigenschaften" ergänzt.
- Kommentare wird um "_Kommentare" ergänzt.
- Formatvorlagen wird um "_Formatvorlagen" ergänzt.
- AutoText-Einträge wird um "_AutoTexte" ergänzt.
- Tastenbelegung wird um "_Tastenbelegung" ergänzt.
Auswahlfenster zum Adobe-Reader
Wenn Sie in der Konfiguration auf der
Karteikarte Verhalten den Schalter Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen angeschaltet haben, können Sie
auch diese Einstellungen vor dem Erzeugen der PDF-Datei noch ändern.

Die Bedeutungen aller Einstellungen ist im
Dokument über die Konfiguration bei der
Karteikarte PDF-Datei beschrieben.
Wenn Sie PDF-Dateien mailen wollen, muss in der
Konfiguration auf der
Karteikarte Technik-1 ein Mailprogramm und Parameter eingetragen
sein.
Je nach Konfigurationseinstellung auf der
Karteikarte Verhalten funktioniert das Versenden unterschiedlich.
Der Menüpunkt "PDF
> Konfigurieren..." öffnet eine neue Word-Instanz. Die Konfiguration
ist in einem eigenen
Dokument beschrieben.
Der Menüpunkt "PDF
> Dokumentation" ruft Ihren Internet-Browser auf und zeigt die
mitgelieferte Dokumentation an. Gs4Word baut dabei von sich aus keine Verbindung mit dem
Internet auf! Der Menüpunkt kann nur dann ausgewählt werden, wenn auf Ihrem
Rechner ein passender Browser installiert ist.
Informationen über das Add-In erhalten Sie im Menü unter dem Menüpunkt "PDF
> Info".
Am Ablauf sind Word, die Registry, ein Postscript-Druckertreiber,
Ghostscript und ein PDF-Betrachter beteiligt.
Aus dem Word-Dokument erzeugt der Postscript-Druckertreiber eine Postscript-Datei
(PS-Datei).
Aus der PS-Datei erzeugt Ghostscript eine PDF-Datei. Im Detail geschieht folgendes:
- Gs4Word prüft, ob überhaupt ein Dokument angezeigt wird und ob dieses
Dokument schon einmal gespeichert wurde.
- Es liest die Konfiguration aus der Registry und ermittelt die Namen und
das Verzeichnis für
die PS- und PDF-Datei anhand der Vorgabe in der
Konfiguration auf der
Karteikarte PDF-Datei
aus Symbol. Dateiname. Je
nach Ausgabeumfang auf der gleichen
Karteikarte wird der Dateiname noch ergänzt.
- Falls in diesem Verzeichnis eine gleichnamige PS-Datei
mit der Endung ".ps" oder eine PDF-Datei mit der Endung ".pdf" vorhanden
ist, werden sie gelöscht.
- Falls Sie in der Konfiguration auf der
Karteikarte Verhalten den Schalter
Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer
PDF-Datei anzeigen
angeschaltet haben, können Sie im
Auswahlfenster PDF-Datei
jetzt den Ausgabeumfang,
das Ausgabe-Medium und
den Dateinamen im Dialog ändern. Ansonsten werden die
Einstellungen aus der Konfiguration verwendet.
- Falls die Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer
PDF-Datei anzeigen in der Konfiguration auf der
Karteikarte Verhalten angeschaltet sind und Sie in der Konfiguration
auf der
Karteikarte Verhalten den Schalter
Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen
nicht ausgeschaltet haben, können Sie im
Auswahlfenster Adobe-Reader
jetzt die Lesezeichen, Fenster,
Anzeige und Layout im Dialog ändern. Ansonsten werden die
Einstellungen aus der Konfiguration verwendet.
- Das aktive Word-Dokument oder gewünschte Teil wird als PS-Datei gedruckt. Dabei wird der
Postscript-Drucker verwendet, den
Sie dafür in der Konfiguration auf der
Karteikarte Technik-1 eingestellt
haben. Die Fähigkeiten dieses
"Druckers" sind in einer PPD-Datei (PPD = PostScript Printer Definition)
beschrieben.
- Falls Sie in der Konfiguration auf der
Karteikarte Technik-1 den Schalter
Drucker-Ausgabe nicht mehr in Datei umleiten angeschaltet haben, wird noch ein leerer Druckauftrag mit null Seiten an
den gleichen Drucker gesendet.
- Falls Sie in der Konfiguration auf der
Karteikarte Verhalten die Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen
nicht ausgeschaltet haben, werden jetzt die Dokumenteigenschaften an die
PS-Datei angehängt. Auch die Anzeige der PDF-Datei im Adobe-Reader wird in
der PS-Datei so konfiguriert, wie Sie es in der
Konfiguration auf der
Karteikarte Adobe-Reader
bzw. im
Auswahlfenster Adobe-Reader angegeben haben. Ggf. werden die Lesezeichen erstellt und an die PS-Datei
angehängt.
- Gs4Word erzeugt jetzt alle Einstellungen für den Aufruf von
Ghostscript und startet das Programm. Ghostscript erzeugt für das gewünschte Ausgabe-Medium aus der
PS-Datei im gleichen Verzeichnis eine PDF-Datei.
- Falls Sie in der Konfiguration auf der
Karteikarte Verhalten den Schalter Temporäre Postscript-Datei immer
löschen nicht ausgeschaltet haben, wird die Postscript-Datei wieder gelöscht.
- Falls Sie in der Konfiguration auf der
Karteikarte Verhalten den Schalter
PDF-Datei im Betrachter anzeigen
nicht ausgeschaltet haben, ruft Gs4Word den PDF-Betrachter auf und zeigt die
PDF-Datei an.
- Zuletzt merkt sich Gs4Word den Namen der PDF-Datei für den Fall, dass Sie
in der Konfiguration auf der
Karteikarte Verhalten bei PDF-Datei mailen die Einstellung Letzte
erzeugte PDF-Datei als Mail senden aktiviert haben.
Wenn die Lesezeichen nicht richtig erzeugt werden, kann
das unterschiedliche Ursachen haben.
Falls die Seitennummerierung nicht stimmt bzw. das
Lesezeichen auf eine falsche Seite verweist, kann das daran liegen, dass Sie
leere Seiten mit einem Abschnittswechsel im Word-Dokument haben. Prüfen
Sie, ob in der PDF-Datei diese leeren Seiten auch vorhanden sind. Die
Lesezeichen werden auf eine falsche Seite verweisen, wenn das Word-Dokument
leere Abschnittswechselseiten aufweist und Sie die Lesezeichen aus den
Verzeichnissen erzeugen. Bei Lesezeichen aus Überschriften entsteht das Problem
nicht.
Falls einzelne Zeichen in den Lesezeichen fehlerhaft
dargestellt werden, teilen Sie es mir bitte mit. Die wichtigsten Sonderzeichen
werden schon jetzt durch ähnliche Zeichen ersetzt. Bekannt ist, dass Word
2000 bei Lesezeichen, die aus dem Inhaltsverzeichnis erzeugt werden, einige
nicht richtig anzeigt, wenn man ganz verrückte Kombinationen von Sonderzeichen
als Überschrift wählt. (z.B. °!“§$%&/()=?`*‘_:; ). Das wird
erst in einer späteren Version von Gs4Word korrigiert.
Falls bei Lesezeichen aus Überschriften
fälschlicherweise Textteile als Lesezeichen auftauchen, liegt das daran, dass
Gs4Word alle Absatzformate zu Lesezeichen macht, die mit der
Gliederungsebene Ebene 1 bis Ebene 9 deklariert sind. Diese Absatzformate
sind also als Gliederungsebenen deklariert. Sie müssen die Formatvorlage
ändern. Finden Sie zuerst heraus, welches Absatzformat eine falsche Ebene hat.
Dann wählen Sie im Word-Menü "Format > Formatvorlage..." dieses
Absatzformat aus. Mit "Bearbeiten... > Format > Absatz" ändern
Sie im Feld Gliederungsebene den Wert auf Textkörper.
Wenn Sie Lesezeichen aus Inhaltsverzeichnissen
erzeugen, stellen Sie zuerst sicher, dass Ihr Inhaltsverzeichnis aktuell ist.
Ansonsten werden die Lesezeichen fehlerhaft sein, denn die Verweise in Ihrem
Dokument stimmen nicht mehr. Unschön ist, dass die Texte
"Inhaltsverzeichnis" bzw. "Abbildungsverzeichnis" auch
in fremdsprachigen Dokumenten auf Deutsch erscheinen. Das wird in der nächsten
Version von Gs4Word verbessert.
Wenn Sie weitere Probleme feststellen, senden Sie mir
eine Mail mit der Word-Datei und PDF-Datei als Anhang.
Da ich beruflich Adobe Acrobat verwende, um größere
Word-Dokumente für Kunden zugänglich zu machen, kann ich einige Unterschiede
zwischen Ghostscript (bzw. Gs4Word), Distiller (Version
4.0) und PDFWriter nennen.
- Distiller und PDFWriter speichern eine Grafik im Seitenkopf/Fuß
nur einmal, Ghostscript speichert diese Grafik einmal je Seite. Dadurch werden
die von Ghostscript erzeugten PDF-Dateien wesentlich größer.
- Der Distiller analysiert das Dokument und erzeugt Querverweise und Verknüpfungen,
PDFWriter und Gs4Word können das nicht.
- Nur Distiller und Gs4Word analysieren die Überschriften
und erzeugen Lesezeichen,
der PDFWriter macht das nicht.
- Nur Gs4Word analysiert die Inhaltsverzeichnisse und erzeugt
daraus Lesezeichen.
- Sowohl Distiller, PDFWriter
und Gs4Word erzeugen Dokumenteigenschaften.
- Im Distiller und in Gs4Word können Sie beeinflussen, wie die PDF-Datei im
Adobe-Reader Adobe-Reader angezeigt wird, der PDFWriter kann das nicht.
- Nur Distiller und Ghostscript optimieren die erzeugte PDF-Datei für ein wählbares
Ausgabemedium.
- Ghostscript kennt im Gegensatz zum Distiller und Adobe
Reader keine Sicherheitseinstellungen.
- Nur Ghostscript ist kostenlos, Adobe Acrobat mit dem Distiller und PDFWriter
kostet ca. 300 €.
- Wenn ein Word-Dokument Grafiken enthält, sind die mit Ghostscript erzeugten
PDF-Dateien in der Regel größer als die mit dem Distiller oder PDFWriter
erzeugten Dateien.
- Nur PDFWriter und Gs4Word knipsen den Schalter Ausgabe in Datei
umleiten wieder aus, Distiller macht das nicht.
- Ghostscript (genauer Gs4Word) und PDFWriter sind schneller als der
Distiller, denn sie ersparen sich die aufwändige Analyse des Word-Dokumentes.
Wenn Sie in den PDF-Dokumenten die
Indizes, Querverweise und Verknüpfungen aus Word verwenden, um im Text hin- und
herzuspringen oder wenn Sie die Sicherheitseinstellungen
benötigen, dann ist Ghostscript (bzw. Gs4Word) keine Alternative zum Distiller. Für alle
anderen Dokumente und für Zuhause - ein Klick - fertig.
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