Copyright © J.W.Schmitz-Hübsch
Letzte Änderung 05.10.2002
Um PDF-Dateien zu erzeugen, benötigen Sie Ghostscript, einen Postscript-Druckertreiber, einen PDF-Betrachter und Gs4Word. Alles erhalten Sie kostenlos im Internet. Wenn Sie die PDF-Datei sofort als Anhang einer Mail versenden wollen, benötigen Sie zusätzlich ein passendes Mail-Programm.
Ghostscript ist ein Postscript-Interpreter, der dieses Datenformat am Bildschirm anzeigen, weiterbearbeiten und drucken kann. Zusätzlich kann Ghostscript daraus PDF-Dateien (Portable Document Format) erzeugen, anzeigen und drucken. Das Programm besitzt keine graphische Benutzeroberfläche.
Die aktuelle Version von AFPL-Ghostscript 7.04 für Windows erhalten Sie auf der Seite Obtaining AFPL Ghostscript 7.04 von
der
Ghostscript-Homepage. Es
handelt sich um die 6 MB große Datei gs704w32.exe. Die Lizenz "allows free
use, copying, and distribution by end users, but does not allow commercial
distribution." Zur Installation führen Sie gs704w32.exe aus.
Installieren Sie Ghostscript entweder im vorgeschlagenen Verzeichnis
"C:\Gs" oder besser in Ihrem Programmverzeichnis (z.B. "C:\Programme\Gs").
Mit dem Button Install starten Sie die Installation.
Verwenden Sie keine Entwickler-Version "AFPL Ghostscript 7.xx devel
release" von http://www.ghostscript.com.
Diese Versionen funktionieren nicht mit Gs4Word.
Um PS-Dateien (PostScript) zu erzeugen, benötigen Sie nur einen Postscript-Druckertreiber - keinen echten Postscript-Drucker. Gs4Word wurde mit zwei Druckertreibern getestet.
A. Generic PostScript Printer von Adobe
Von der Adobe-Homepage
können Sie den
kostenlosen "Adobe Universal PostScript Windows Driver Installer 1.0.6"
(oder eine höhere Version) downloaden. Sie finden
ihn, indem Sie auf der
Download-Seite
beim Produkt Druckertreiber dem Link Win(US) folgen. In der deutschen Version
des Treibers handelt es sich um die
7,5 MB große Datei
winstger.exe für alle Microsoft-Betriebssysteme. Zur Installation führen Sie die Datei aus.
Beachten Sie jedoch folgenden Passus im Lizenzabkommen:
"Sie dürfen die Postscript-Treibersoftware (i) auf einer beliebigen Anzahl von Rechnern installieren und verwenden, vorausgesetzt sie wird nur mit Druckern verwendet, auf denen PostScript-Software von Adobe installiert ist und (ii) in Verbindung mit entsprechender Anwendungssoftware von Adobe installieren und verwenden, in deren Lieferumfang diese Software enthalten ist, unabhängig von der auf dem Drucker installierten Software."
Sie installieren den Druckertreiber
am Anschluss eines echten Druckers. Unter Windows NT 4.0/2000 können Sie auch einen
unbenutzten Anschluss "LPTx:" oder "COMx:" angeben.
Verwenden Sie den vorgeschlagenen Druckernamen "Generic PostScript
Printer" oder nennen Sie den Drucker "Adobe PostScript Printer"
oder "Gs4Word PostScript Printer". Diese drei Namen werden von Gs4Word automatisch erkannt. Andere Namen müssen Sie in
Gs4Word konfigurieren. Drucken
Sie keine Testseite. Sie brauchen den Drucker auch nicht zu konfigurieren.
Die Installation lässt sich beliebig oft wiederholen.
B. HP Color Laserjet PS von Hewlett-Packard
Dieser Druckertreiber gehört zum Lieferumfang von Windows 98, Me, NT 4.0, 2000 und XP. Installieren Sie einen neuen Drucker und wählen Sie als Hersteller HP und als Drucker den HP Color LaserJet PS. Sie installieren den Druckertreiber am Anschluss eines echten Druckers. Unter Windows NT 4.0/2000 können Sie auch einen unbenutzten Anschluss "LPTx:" oder "COMx:" angeben. Verwenden Sie den vorgeschlagenen Druckernamen "HP Color Laserjet PS" oder nennen Sie den Drucker "Gs4Word PostScript Printer". Diese Namen werden von Gs4Word automatisch erkannt. Andere Namen müssen Sie in Gs4Word konfigurieren. Drucken Sie keine Testseite. Sie müssen in den Eigenschaften des Druckers den bidirektionalen Druck abschalten. Ansonsten brauchen Sie den Drucker nicht zu konfigurieren.
Wenn Sie Windows 95 verwenden, ist die Installation
etwas aufwendiger (Wie installiere ich den HP Color LaserJet PS unter Windows 95).
Damit in den PDF-Dateien der obere Seitenrand stimmt, ist dieser Druckertreiber in Gs4Word fest für das Papierformat A4 eingestellt. Er bietet auch nicht die Auflösung wie der Generic PostScript Printer von Adobe.
C. Andere Druckertreiber
Prinzipiell können Sie jeden Postscript-Druckertreiber
verwenden. Warum es unter Microsoft Word nicht mit jedem funktioniert, ist ein
Detail der Installation (In Word die Drucker-Ausgabe nicht mehr in Datei umleiten?).
Sehr wahrscheinlich haben Sie den Adobe-Reader schon installiert. Ansonsten
können Sie die Version 5.05 von der deutschen Adobe-Downloadseite
herunterladen.
Alternativ können Sie den ebenfalls kostenlosen PDF-Betrachter GSview 4.3
auf der Seite GSview 4.3 von der
Ghostscript-Homepage
verwenden. GSview ist eine graphische Benutzeroberfläche für
Ghostview. Zur Installation müssen Sie die
1,3 MB große Datei gsv43w32.exe ausführen,
nachdem Sie Ghostscript installiert haben.
Stellen Sie sicher, dass PDF-Dateien mit einer der beiden Anwendung verknüpft sind.
Falls Sie die erzeugten PDF-Dateien sofort als Anhang einer Mail versenden wollen, benötigen Sie ein passendes Mail-Programm. Dieses Feature wurde mit Outlook 2000 und Netscape Communicator 4.78 getestet. Es funktioniert nicht mit Outlook Express oder Netscape 6. Wenn Sie ein anderes Mailprogramm verwenden, müssen Sie ausprobieren, ob es funktioniert. Mit Opera 6.01 und Pegasus Mail 4.01 ist es mir nicht gelungen.
Gs4Word verwendet das Mailprogramm, mit dem Sie auch im Browser Mails
versenden. Ob das bei Ihnen funktioniert, können Sie hier mit einer Testmail
ausprobieren.
Für Outlook zahlen Sie etwa 150 €. Den Netscape Communicator erhalten Sie
kostenlos auf einer Netscape-Downloadseite.
Als letzte Komponente fehlt noch Gs4Word. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Add-Ins (Zusatzprogrammen) für Microsoft-Office. Diese Add-Ins bilden die Benutzeroberfläche (mit einem Klick...) und sorgen für das Zusammenspiel von Word, Excel, Powerpoint, Ghostscript, dem Druckertreiber, PDF-Betrachter und dem Mail-Programm.
Sie können Gs4Word in der
aktuellen Version 2.50 von Gs4Word hier downloaden.
Es handelt sich um
das 0,8 MB große Zip-Archiv Gs4Word_243.zip. Es enthält
Entpacken Sie das Archiv in einem beliebigen Verzeichnis. (z.B. "C:\Programme\Gs4Word_243"). Dieses Verzeichnis nennen wir Installationsverzeichnis.
Die eigentliche Installation ist im nächsten Kapitel über das Installations-Add-In
beschrieben.
Sie können die Installation beliebig oft wiederholen. Nach der ersten Installation sind im Installationsverzeichnis weitere Dateien und Verzeichnisse vorhanden.
Jetzt können Sie Ihre erste PDF-Datei in Word,
Excel oder
Powerpoint
erzeugen.
Um das Installations-Add-In zu verwenden, müssen Sie sich ab Word 2000 zuerst um die Sicherheit beim Ausführen von Makros kümmern.
Die eigentliche Installation ist einfach:
Die Installation von Gs4Word umfasst insgesamt 12 Schritte.
Zu Beginn gibt das Installations-Add-In Ihnen einen kurzen Überblick über den Ablauf der Installation. Zu diesem Zeitpunkt hat es schon geprüft, ob alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Installation vorhanden sind. Dazu gehört, dass Word, Ghostscript, ein Druckertreiber mit dem richtigen Namen und ein PDF-Betrachter installiert wurden. Nur in diesem Fall ist der Button Fertigstellen auswählbar.
Falls Sie Office 97 verwenden und die Service Releases nicht eingespielt
haben, erhalten Sie vor der Installation einen Hinweis (Office 97 und seine Service Releases).
Wenn Sie nur mit einem Klick PDF-Dateien erzeugen wollen, und sich zur Zeit nicht für weitere Feinheiten interessieren, dann sollten Sie
Fertigstellen anklicken. Alle folgenden 11 Installationsschritte werden automatisch durchlaufen. Dabei veranstaltet das Installations-Add-In
auf Ihrem Bildschirm ein wildes Hin und Her. Es öffnet zweimal Word, ggf. auch Excel und Powerpoint, schließt die Programme
wieder und blättert durch seine Karteikarten... bleiben Sie ruhig, Ihrem Rechner passiert dabei nichts. Haben sich die Wogen gelegt, dann sehen Sie
die Karteikarte Ergebnis - lesen sie dort
weiter.
Wenn Sie bei der Installation an allen Schrauben drehen möchten sind Sie beim Button Weiter...> richtig, auch wenn der Button Fertigstellen angeklickt werden könnte.
Falls der Button Fertigstellen nicht ausgewählt werden kann, dann fehlt noch irgend etwas zur Installation. Der Button Weiter...> wird es Ihnen zeigen.
Auf dieser Karteikarte sehen Sie, in welchem Verzeichnis Sie das Zip-Archiv mit Gs4Word ausgepackt haben. In diesem Verzeichnis wird Gs4Word auch installiert. Da es ein Programm ist, ist "C:\Programme\Gs4Word_xxx" der geeignete Platz. Wenn Ihnen das angezeigte Verzeichnis nicht zusagt, müssen Sie die Installation abbrechen, das Zip-Archiv mit Gs4Word an anderer Stelle auspacken und dort das Installations-Add-In starten.
Haben Sie schon einen passenden Druckertreiber installiert? Wenn das Feld Postscript-Drucker leer ist, können Sie
im Kapitel über die Installation des Postscript-Druckertreiber nachlesen, wie Sie einen passenden Druckertreiber installieren.
Dazu müssen Sie die Installation jetzt Abbrechen.
Postscript-Drucker legt fest, welcher Druckertreiber verwendet werden soll, um eine Postscript-Datei zu erzeugen. Bei einer neuen Konfiguration ist schon "Generic PostScript Printer CMYK", "Generic Colour PostScript", "Gs4Word PostScript Printer", "Adobe Generic PostScript Printer", "Generic PostScript Printer" oder "HP Color Laserjet PS" eingetragen, wenn einer dieser Drucker eingerichtet ist. Um einen anderen Drucker auszuwählen, öffnen Sie mit dem Button Ändern... die Dialogbox Druckereinstellungen. Dort wählen Sie aus der Liste aller Drucker den Postscript-Drucker aus, indem sie Ihn Als Standarddrucker verwenden. Dies ändert nicht Ihren Windows-Standarddrucker.
Falls Sie einen unpassenden Druckertreiber auswählen, kann das Installations-Add-In dies nicht erkennen. Sie werden es merken, wenn Sie eine Postscript-Datei erzeugen wollen.
Drucker-Ausgabe nicht mehr in Datei umleiten sorgt dafür, dass im Word-Menü "Datei > Drucken..."
der Schalter Ausgabe in Datei
umleiten automatisch zurückgesetzt wird, nachdem Sie eine PDF-Datei erzeugt
haben. Das Kapitel In Word die Drucker-Ausgabe nicht mehr in Datei umleiten?
macht Sie mit den Details vertraut. Wenn Sie damit nichts anfangen können, installieren Sie Gs4Word zuerst einmal zuende und kümmern Sie sich später darum.
Immer wenn Sie den Postscript-Drucker ändern, wird geprüft, ob alle erforderlichen Programme für den Schalter Drucker-Ausgabe nicht mehr in Datei umleiten installiert und konfiguriert sind. Nur dann wird der Schalter automatisch gesetzt und kann geändert werden. Der Schalter wird nur in Word verwendet. Er hat bei Excel und Powerpoint keine Wirkung.
Spätestens jetzt kann der Button Weiter...> ausgewählt werden.
Das Programm Ghostscript muss installiert sein. Wenn das Feld Ghostscript leer ist, können Sie
im Kapitel über die Installation von Ghostscript nachlesen, wie Sie das Programm installieren. Dazu müssen
Sie die Installation jetzt Abbrechen.
Bei Ghostscript ist schon der Pfad und Programmname von Ghostscript eingetragen, wenn Sie die Version 7.04, 7.03 oder 7.00 verwenden. Ansonsten müssen Sie den Pfad und Dateinamen angeben. Mit dem Button Ändern... öffnen Sie dazu die Dialogbox Öffnen. Um den Dateinamen zu ändern, müssen Sie den angezeigten Namen im Feld Dateiname löschen und auf den Button Weitere... klicken. Jeder Dateiname wird akzeptiert. Suchen Sie in "C:" oder in Ihrem Programmverzeichnis (normalerweise "C:\Programme").
Falls Sie ein unpassendes Programm auswählen, kann das Installations-Add-In dies nicht erkennen. Sie werden es merken, wenn Sie eine PDF-Datei erzeugen wollen.
Spätestens jetzt kann auch hier der Button Weiter...> ausgewählt werden.
Wenn Sie PDF-Dateien erzeugen wollen, muss auch ein PDF-Betrachter installiert sein. Wenn das Feld
PDF-Betrachter leer ist, können Sie im Kapitel über die Installation des PDF-Betrachters nachsehen, wie Sie ein solches Programm installieren.
Dazu müssen Sie die Installation jetzt Abbrechen.
Bei PDF-Betrachter ist schon das Programm eingetragen, das auf Ihrem Rechner mit der Dateiendung ".pdf" verknüpft ist. Wenn Sie ein anderes Anzeigeprogramm verwenden wollen, öffnen Sie mit dem Button Ändern... die Dialogbox Öffnen und suchen dort das Programm aus. Um den Dateinamen zu ändern, müssen Sie den angezeigten Namen im Feld Dateiname löschen und auf den Button Weitere... klicken. Jeder Dateiname wird akzeptiert.
Falls Sie ein unpassendes Programm auswählen, kann das Installations-Add-In dies nicht erkennen. Sie werden es merken, wenn Sie eine PDF-Datei ansehen wollen.
Spätestens jetzt kann auch hier der Button Weiter...> ausgewählt werden.
Einige Mail-Programme lassen sich so konfigurieren, dass man schon vor dem Scheiben einer neuen Mail eine Datei als Mail-Anhang aussuchen kann. Wenn Sie die Mail beginnen, steht die angehängte Datei schon da. In unserem Fall ist das die erzeugte PDF-Datei.
Bei Mail-Programm ist das Programm eingetragen, mit dem Sie in Ihrem Browser Mails senden. Wenn Sie ein anderes Mailprogramm verwenden wollen, öffnen Sie mit dem Button Ändern... die Dialogbox Öffnen und suchen dort das Programm aus. Um den Dateinamen zu ändern, müssen Sie den angezeigten Namen im Feld Dateiname löschen und auf den Button Weitere... klicken. Jeder Dateiname wird akzeptiert.
Mit Outlook und Netscape Communicator kann Gs4Word eine Mail mit der PDF-Datei als Anhang erstellen. Wenn Sie Outlook Express oder Netscape 6 als Mail-Client verwenden, funktioniert das nicht. Ob es mit anderen Mail-Clients klappt, müssen Sie selbst herausfinden. Mit Opera 6.01 und Pegasus Mail 4.01 ist es mir nicht gelungen. Wissen Sie, wie es geht?
Unter Parameter stehen die erforderlichen Parameter zum Aufruf der Mailprogramms. Dabei repräsentiert das Prozentzeichen den Namen der PDF-Datei. Mit dem Button Ändern... können Sie die Parameter ändern. Um den Parameter zu löschen, müssen im Änderungsfenster Sie ein Leerzeichen eingeben und mit OK bestätigen. Immer wenn Sie Mail-Programm verändern, wird auch Parameter verändert.
PDF-Datei mailen zeigt an, ob und wie PDF-Dateien als Mailanhang versenden werden können. Die Einstellung ist nur dann änderbar, wenn Sie ein Mail-Programm und Parameter konfiguriert haben. Anderenfalls wird Keine PDF-Dateien als Mail senden als Wert eingetragen und Sie können ihn nicht verändern.
Wenn Sie andere Vorstellungen von diesem Arbeitsablauf haben, müssen Sie sich bei mir melden. Es wird aber nicht möglich sein, das Erzeugen davon abhängig zu machen, ob das Dokument nach dem Erzeugen der letzten PDF-Datei verändert wurde. Gs4Word weiß nicht, wie Sie Ihre letzte PDF-Datei zum Dokument genannt haben, und wo sie gespeichert ist.
Ob Sie hier ein Mailprogramm ausgewählt haben oder nicht, der Button Weiter...> steht immer zur Verfügung.
Damit haben Sie die erste Reihe der Karteikarten abgearbeitet. Alle Voraussetzungen für die Installation sind jetzt vorhanden.
Auf dieser Karteikarte entscheiden Sie, in welchen Office-Programmen Sie Gs4Word verwenden wollen. Zuvor hat das Installations-Add-In überprüft, welche Office-Programme auf Ihrem Rechner installiert sind und bietet Ihnen nur diese Programme zur Auswahl an. Dabei sucht es nur nach Office-Programmen der gleichen Office-Version.
Der Schalter Microsoft Word schaltet die Installation des Word-Add-In an oder aus.
Der Schalter Microsoft Excel schaltet die Installation des Excel-Add-In an oder aus.
Der Schalter Microsoft Powerpoint schaltet die Installation des Powerpoint-Add-In an oder aus.
Es gibt nur einen Grund, Gs4Word nicht in allen Office-Programmen zuzulassen (dazu kommen wir später). Wenn Sie es wollen - entfernen Sie das Häkchen vor dem entsprechenden Programm. Ein Häkchen sollten Sie aber schon stehen lassen.
Ab Office 2000 kann man die Programme so einstellen, das Sie keine unsignierten Add-Ins ausführen. Da meine Add-Ins nicht signiert sind, wird Ihr Office-Programm sie in diesem Fall nicht ausführen, auch wenn Sie es richtig installiert haben.
Falls in einem Ihrer Office-Programme die entsprechende Sicherheitsstufe gesetzt ist, kann das Installations-Add-In diese für Sie entfernen. Denn diese Sicherheit ist so sicher, dass jedes Programm sie in der Registry wieder abschalten kann. Wenn Sie darauf bestehen, die Sicherheitsstufe selbst anzupassen, müssen Sie die Häkchen in den auswählbaren Zeilen entfernen.
Mit dem Schalter anpassen in Word werden die Sicherheitseinstellungen für Microsoft Word automatisch korrigiert.
Mit dem Schalter anpassen in Excel werden die Sicherheitseinstellungen für Microsoft Excel automatisch korrigiert.
Mit dem Schalter anpassen in Powerpoint werden die Sicherheitseinstellungen für Microsoft Powerpoint automatisch korrigiert.
Als dritten Weg kann ich Ihnen nur anbieten, mit dem Button Zurück... auf die vorherige Karteikarte zu gehen. Dort schalten Sie für dieses Office-Programm die Installation von Gs4Word einfach ab.
Gs4Word wird ohne seine Add-Ins ausgeliefert. Sie müssen sie schon selber erzeugen. Nun bitte keine Panik, wenn Sie noch nie ein Programm erzeugt haben: Sie entscheiden - das Installations-Add-In übernimmt die Ausführung.
Das Installations-Add-In überprüft, welche Add-Ins bei Ihnen erforderlich sind und welche schon vorhanden sind. Daraufhin zeigt es Ihnen Ihre Auswahlmöglichkeiten an.
Wenn ein Add-In fehlt und für die Installation unbedingt erforderlich ist,
können Sie den dazu gehörenden Schalter nicht ausschalten. Das Word-, Excel-
oder Powerpoint-Add-In wird nur dann nicht erzeugt, wenn Sie auf der Karteikarte Add-Ins wählen diese Add-Ins abwählen. Falls Sie Gs4Word zum zweiten
mal installieren, sind die Add-Ins schon vorhanden. Für diese Add-Ins können Sie trotzdem bestimmen, dass Sie neu erzeugt werden sollen. Das werden Sie dann zu schätzen wissen, wenn Sie programmieren können und eines mal verändert haben.
Mit dem Schalter Konfigurations-Add-In schalten Sie die Erzeugung des Konfigurations-Add-Ins an oder aus.
Mit dem Schalter Word-Add-In schalten Sie die Erzeugung des Word-Add-Ins an oder aus.
Mit dem Schalter Excel-Add-In schalten Sie die Erzeugung des Excel-Add-Ins an oder aus.
Mit dem Schalter Powerpoint-Add-In schalten Sie die Erzeugung des Powerpoint-Add-Ins an oder aus.
Nun wurden Sie lange genug mit Details belästigt; alle Informationen liegen vor. Bis jetzt hat das Installations-Add-In noch nichts an Ihrem System verändert.
Im Installationsfenster sehen Sie detailliert, was das Installations-Add-In an Ihrem System verändern wird. Diese Anzeige steht später auch im Installationsprotokoll.
Mit dem Button Fertigstellen starten Sie die Installation. Wenn Sie auch Add-Ins neu erzeugen, veranstaltet das Installations-Add-In dabei auf Ihrem Bildschirm das schon oben erwähnte wilde Hin und Her. Wenn Ihr Rechner ein altes Modell mit wenigen hundert Megaherz Prozessortakt ist, können Sie jetzt ein oder zwei Schluck Kaffee (oder Tee) trinken . Das Installations-Add-In zeigt Ihnen die einzelnen Verarbeitungsgruppen an. Damit Sie überhaupt etwas sehen, bleibt jede Anzeige mindestens eine Sekunde sichtbar.
Wenn die Installation fehlerfrei verlaufen ist, können Sie die Add-Ins jetzt konfigurieren. Nötig ist das jetzt nicht. Das Installations-Add-In hat alle installierten Add-Ins schon mit den Standard-Einstellungen konfiguriert. Sie können die Konfiguration der Add-Ins auch später in den Office-Programmen an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Der Button Konfigurieren... öffnet eine neue Word-Instanz. Die
Konfiguration ist in einem eigenen Dokument beschrieben.
Mit dem Button Weiter...> müssen Sie die Installation abschließen.
Zum Abbrechen ist es jetzt zu spät.
Die Installation ist abgeschlossen. Der Text auf dieser Karteikarte sagt Ihnen, ob alles fehlerfrei verlaufen ist. Das Installations-Add-In hat die Planung und die Ergebnisse der Installation in ein Installationsprotokoll geschrieben. Wie Sie im Feld Installationsergebnis sehen, liegt die Datei in Installationsverzeichnis und heißt Installation.txt. Mit dem Button Anzeigen... können Sie sich über den Inhalt informieren. Falls Sie später Rückfragen oder Probleme mit Gs4Word haben und mir deshalb eine Mail senden, müssen Sie diese Datei als Mailanhang mitsenden.
Wenn die Installation fehlerhaft verlaufen ist, ist Ihnen schon eine Fehlermeldung angezeigt worden. Der Fehler steht auch im Installationsprotokoll. Beseitigen Sie die Ursache des Fehlers und versuchen Sie es erneut. Wenn Sie den Fehler nicht finden können, prüfen Sie auf meiner Homepage, ob Sie die neueste Version von Gs4Word verwenden. Wenn dem so ist, senden Sie mir eine Mail mit dem Installationsprotokoll als Anhang.
So - Fertig. Beenden Sie die Installation mit einem Klick auf diesen Button. Beenden Sie danach Word.
Jetzt können Sie Ihre erste PDF-Datei in Word,
Excel oder
Powerpoint
erzeugen.
Mit dem Button < Zurück... gelangen Sie zur vorherigen Karteikarte.
Mit dem Button Weiter...> gelangen Sie zur nächsten Karteikarte.
Mit dem Button Fertigstellen wird die Installation automatisch durchlaufen.
Der Button Fertig beendet die Installation.
Der Button Abbrechen bricht die Installation ab. Es wurde nichts an Ihrem Rechner verändert.
Der Button Dokumentation ruft ihren Internet-Browser auf und zeigt die mitgelieferte Dokumentation an. Gs4Word baut dabei von sich aus keine Verbindung mit dem Internet auf! Der Button kann nur dann ausgewählt werden, wenn auf Ihrem Rechner ein passender Browser installiert ist.
Nicht jeder Druckertreiber macht aus einem farbigen Word-Dokument, einer farbigen Excel-Arbeitsmappe oder farbigen Powerpoint-Präsentation eine bunte Postscript-Datei. Die PostScript-Druckertreiber von Adobe können es. Warum es zwar auf allen Rechnern funktioniert, mit denen ich es teste, aber nicht auf allen Rechnern anderer Anwender - es ist mir ein Rätsel. Selbst in einer funkelnagelneuen NT- Installation (nur mit NT 4.0 Build 1381, Netzwerkartentreiber SMC9432TX, Servicepack 6a, Ghostscript 7.03, Word 2000, Adobe Reader 5.0, Adobe Universal PostScript Windows Driver Installer 1.05): Knallbunt.
Wenn der Postscript-Druckertreiber von Adobe bei Ihnen nur gedeckte Grautöne erzeugt, können Sie ihm auf zwei verschiedene Weisen unter die Arme greifen.
A. Selber machen
Bei der Installation des Adobe Postscript-Druckertreibers (siehe oben
im Kapitel Postscript-Druckertreiber)
wurde Ihnen ein Drucker vorgeschlagen.
Die dabei angegebene Datei DEFPRTR2.PPD (PPD = PostScript Printer Definition) müssen Sie finden, in Ihr Temporärverzeichnis kopieren und dort in DEFPRTRC.PPD umbenennen. Das Temporärverzeichnis wird Ihnen angezeigt, wenn Sie den Button Durchsuchen... wählen.
Öffnen Sie jetzt mit einem Editor (z.B. Notepad) in Ihrem Temporärverzeichnis die Datei DEFPRTRC.PPD:
Wie Sie aus dem Copyright-Vermerk ersehen, darf ich Ihnen keine geänderte Fassung dieser Datei zur Verfügung stellen. Sie müssen sechs Stellen ändern. Mit den ersten drei Änderungen vergeben Sie die neuen Namen. Mit den beiden folgenden Änderungen geben Sie bekannt, dass es sich um einen Farbdrucker handelt. Die letzte Änderung, den virtuellen Speicher betreffend, habe ich sicherheitshalber vorgenommen. Achten Sie auf die Groß- und Kleinschreibung. Wenn Sie zusätzliche Kommentarzeilen einfügen wollen, müssen diese mit "*% " beginnen. Dann speichern Sie die Datei.
Danach installieren Sie den neuen Farb-Postscript-Druckertreiber, indem Sie den
"Adobe Universal PostScript Windows Driver Installer" winstger.exe
noch einmal ausführen. Das haben Sie bei der Installation von Gs4Word schon einmal gemacht (siehe oben im Kapitel
Postscript-Druckertreiber).
Dieses Mal sehen Sie zwei Drucker, denn das Installationsprogramm durchsucht
auch ihr Temporärverzeichnis nach PPD-Dateien. Wählen Sie "Generic
PostScript Printer CMYK" aus.
Nach der Installation des Druckertreibers müssen Sie den neuen Postscript-Farbdrucker noch
in der Konfiguration von Gs4Word eintragen. Dies geschieht im Menü
"PDF > Konfigurieren..." auf der Karteikarte Technik-1. Noch
einfacher ist es, Gs4Word neu zu installieren. Dabei erkennt Gs4Word den Druckernamen "Generic PostScript
Printer CMYK" automatisch.
B. Fix und fertig verwenden
Falls Ihnen das zu kompliziert ist, finden Sie unter http://www.ep.ph.bham.ac.uk/general/printing/winsetup.html
eine Beschreibung, wie sie die PPD-Datei DEFPSCOL.PPD von Adobe für den gleichen Zweck
verwenden können. Das "Colour PostScript PPD file:" müssen Sie in Ihr
Temporärverzeichnis herunterladen. Danach installieren Sie den neuen Farb-Postscript-Druckertreiber, wie oben
beschrieben.
Wählen Sie dieses mal "Generic Colour PostScript" aus. Auch
diesen Namen erkennt Gs4Word bei einer Neuinstallation automatisch.
Schon eine bunte pdf-Datei erzeugt?
Unter Windows 95 ist dieser Druckertreiber nicht auf der
Windows-CD enthalten. Sie müssen von der Downloadseite für den hp color LaserJet 5m unter dem Link Microsoft Windows 95 das
Treiberpaket HP LaserJet 5 Series 6 Series, Color LaserJet 5M Family
Adobe PostScript Driver(Deutsch) herunterladen. Es handelt sich um das 0,8
MB große Archiv lj162ge.exe. Zuerst müssen Sie dieses Archiv entpacken, indem
Sie die Datei ausführen. Dann installieren Sie unter Windows 95 einen neuen
Drucker. Dabei geben Sie als Treiber die gerade entpackte inf-Datei OEM95.INF
an. Wählen Sie aus den enthaltenen Druckern den HP Color LaserJet PS. Beachten Sie
auch hier den Software-Lizenzvertrag.
Auch unter Windows 95 müssen Sie unbedingt die Bidirektionale Unterstützung deaktivieren. Das geschieht in "Start > Einstellungen > Drucker > HP Color LasetJet PS > Drucker > Eigenschaften > Details > Spool-Einstellungen".
Im Word-Menü "Datei > Drucken..." finden Sie den Schalter Ausgabe in Datei umleiten. Dieser Schalter behält in Word (und Powerpoint) druckerübergreifend immer die Einstellung aus dem letzten Druck einer Datei bei. (In Excel wird er nach dem Druck in eine Datei nicht verändert.)
Auch beim Druck des Word-Dokumentes in eine PS-Datei durch Gs4Word wird der Schalter gesetzt. Wenn Sie danach in Word eine Datei drucken wollen, müssen Sie diesen Schalter im Word-Menü "Datei > Drucken..." nach jedem PDF-Dokument wieder ausschalten.
Gs4Word kann Ihnen diesen Umstand abnehmen. Dazu dient im Word-Menü "PDF > Konfigurieren..." der Schalter Drucker-Ausgabe nicht mehr in Datei umleiten. Wenn er angeschaltet ist, dann wird nach dem Erzeugen der PS-Datei zusätzlich das Word-Dokument mit null Seiten auf dem Postscript-Drucker gedruckt. Danach druckt Word wieder auf den Drucker und nicht mehr in eine Datei. Ab hier wird es tückisch, denn es folgt Stolperstein auf Stolperstein.
Nicht jeder Postscript-Druckertreiber beherrscht die Kunst, ein Dokument mit null Seiten zu drucken. Der Generic PostScript Printer von Adobe und der HP Color Laserjet PS von Hewlett-Packard können es. Sie erzeugen eine Druckdatei mit null Byte Länge. Andere Druckertreiber spielen Dornröschen und verfallen in einen Tiefschlaf, mit dem sie Word blockieren. Dazu gehören z.B. der "Apple Color LaserWriter 12/600" und der "Kyocera FS-800 (KPDL-2)".
Den nächsten Stolperstein bildet der Anschluss, für den Sie den Postscript-Drucker im Betriebssystem konfiguriert haben. Wenn Sie "FILE:" als Anschluss gewählt haben, dann erscheint für den Druck des null Seiten langen Dokumentes jedes mal die Dialogbox "Druckausgabe in Datei umleiten". Erst mit dem Button Abbrechen geht es weiter. Der Anschluss "FILE:" kommt also nicht in Frage.
Unter Windows NT 4.0/2000 können Sie einen unbenutzten Druckeranschluss, z.B. "LTPx:" oder "COMx:" verwenden. Die erzeugte null Byte große Druckdatei verschwindet im Nirwana der Druckerwarteschlange. Damit ist das Problem für diese Betriebssysteme gelöst - wenn Ihnen ein unbenutzter Anschluss zur Verfügung steht.
Unter Windows 95/98/ME beschwert sich das Betriebssystem nach einiger Zeit über den fehlenden Drucker. Das lässt sich umgehen, indem Sie einen Anschluss verwenden (gern im Netzwerk), an dem ein echter Drucker angeschlossen ist.
Auch der Anschluss an einen echten Drucker macht Probleme. Wenn er kein Postscript-Drucker ist, vermeiden Sie unbedingt, einen Druck mit mehr als null Seiten über den Postscript-Druckertreiber an diesen Drucker zu schicken. Auch ein Netzwerkdrucker, der vor jedem Druckjob eine Extraseite druckt, ist ungeeignet. Und was tun, wenn es an Ihrem Notebook auf einer Reise gar keinen Drucker gibt?
Zusätzlich bekommen Sie Probleme, wenn Sie Excel
nutzen und einen Anschluss verwenden, dessen Name Leerzeichen enthält. Das ist
ausführlich beschrieben (Warum findet das Add-In den Postscript-Drucker nicht?).
Aus Märchen kennen Sie den Helden, der die Prinzessin rettet. Unser Retter heißt RedMon. Der "Redirection Port Monitor" erzeugt einen Anschluss "RPT1:". Die auf diesen Anschluss ausgegebene Druckausgabe kann vom Anwender weiterbearbeitet werden. Wir werden sie nicht weiterbearbeiten, sondern ignorieren.
Sie können das Programm von der Ghostscript-Homepage
downloaden. In der deutschen Version handelt es sich um die 0,6 MB kleine Datei redmon17de.zip. Entpacken
Sie das Zip-Archiv in ein beliebiges Verzeichnis, z.B. "C:\Programme\RedMon17de".
Zur Installation führen Sie Setup.exe aus. Dann richten Sie den neuen Anschluss
"RPT1:" ein. Wie das in Ihrem Betriebsystem geht, ist in der RedMon-Onlinehilfe ausführlich
beschrieben. Stellen Sie zusätzlich sicher, dass für den Anschluss
"RPT1:" die bidirektionale Unterstützung im Spooler ausgeschaltet ist!
Jetzt stellen Sie bei Ihrem Postscript-Drucker als Anschluss "RPT1:" ein und wählen "Konfigurieren...".
In Anschluß auf folgendes Programm umleiten tragen Sie das Programm redfile.exe ein. Sie haben es mit dem RedMon-Zip-Archiv ausgepackt. Das Programm schreibt die Druckausgabe in eine Datei. Bei Argumente für dieses Programm geben Sie in einem vorhandenen Verzeichnis einen beliebigen Dateinamen an, in den die Druckausgabe geschrieben werden soll. Diese Datei ist immer null Bytes groß. Die anderen Felder werden nicht verändert. Der Inhalt von Drucker kann nicht verändert werden und interessiert nicht.
Ich weiß nicht, bei welchen Druckertreibern die bidirektionale Unterstützung standardmäßig eingeschaltet ist und von Ihnen noch ausgeschaltet werden muss!
Jetzt öffnen Sie im Wordmenü im "PDF > Konfigurieren..."
das Konfigurations-Add-In. Wechseln Sie zur Karteikarte Technik-1.
Wählen Sie beim Eintrag Postscript-Drucker den Button Ändern...,
dann Als Standarddrucker verwenden und Schließen. Danach ist der
Schalter Drucker-Ausgabe nicht mehr in Datei umleiten angeschaltet.
Noch einfacher ist es, wenn Sie Gs4Word neu installieren. Dabei wird RedMon
automatisch erkannt.
Hurra - RedMon hat die Prinzessin gerettet: Der Schalter "Ausgabe in Datei umleiten" ist jetzt immer aus, nachdem Sie eine PDF-Datei erzeugt haben.
Falls Sie Office 97
verwenden, sollten die Microsoft Office 97 Service Releases SR-1 und SR-2b
installiert sein. Sie finden diese Dateien auf der Microsoft-Downloadseite.
Da noch nicht sicher ist, unter welchen Bedingungen die Service Releases wirklich erforderlich sind, wird dazu bei der Installation nur ein Hinweis angezeigt. Unter den Betriebssystemen Windows NT, 2000 oder XP wäre es eine Ausnahme, denn Gs4Word ohne die Service Releases fehlerfrei funktioniert. UNter Windows 95, 98 und ME gibt es einige Fälle, bei denen Gs4Word nur mit den Service Releases fehlerfrei funktioniert.
Unabhängig davon ist es in jedem Fall sinnvoll, die Service Releases einzuspielen. Sie beseitigen viele Probleme und Fehler in Office 97.
Falls Sie keine unbekannte Vorlage verwenden wollen, können Sie nicht nur die Add-Ins für Word, Excel und Powerpoint sondern auch das Installations-Add-In Installation.dot aus den VBA-Sourcen erzeugen. Das ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn Sie das Installations-Add-In noch nicht ausgeführt haben.
Jetzt haben Sie das Installations-Add-In mühsam selbst erzeugt. Um auch das Make-Add-In Make.dot selbst zu erzeugen, müssen Sie eine Vorlage Make.dot anlegen und aus dem Verzeichnis Sourcen nur die zwei VBA-Module MAKE_Prozeduren.bas und MAKE_ger.bas hineinladen.
Einfacher geht es, wenn Sie das fertige Add-In Make.dot verwenden. Aber dazu müssen Sie meinen Add-Ins schon vertrauen. Das Add-In Make.dot kann eine Kopie von sich unter einem anderen Namen erzeugen. Es kann unter Zuhilfenahme von Installation.dot
Dazu benötigt es aber das Add-In Installation.dot, denn dort steckt das Wissen um die Erzeugung der Add-Ins. Es erzeugt eine Kopie von Installation.dot und lässt die Add-Ins (auch Installation.dot) von der Kopie des Installations-Add-Ins in das Verzeichnis _sav kopieren, löschen oder neu erzeugen.
Gs4Word merkt sich in der Registry die aktuelle Konfiguration unter dem Schlüssel [HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\Makros von J.W.Schmitz-Huebsch\Gs4Word] sowie in den Schlüsseln [....\Gs4Word Microsoft Word], [....\Gs4Word Microsoft Excel] und [....\Gs4Word Microsoft Powerpoint]. Die Einstellungen sind im VBA-Modul GLOB_Prozeduren.bas beschrieben.
Sie erzeugen die Einträge in der Registry bei der Installation von Gs4Word. Sie ändern sie dem Button OK im Menü "PDF > Konfigurieren..." und mit dem Button Speichern beim Erzeugen einer PDF-Datei. Sie entfernen die Einträge bei der Deinstallation von Gs4Word.
Installation