- internet4U -

Informed Designer a Filler

Elektronické formuláře

      Počet obchodních transakcí neustále roste a s tím rostou i nároky na zpracování dokumentů, které se v takových transakcích vyskytují. Každý obchod zahrnuje minimálně podání objednávky a její fakturování, v závislosti na situaci může přibýt ještě nabídka, dodací list apod. Dnešní dynamika obchodu vyžaduje používání připravených formulářů, které se pouze doplní příslušnými údaji. Protože i formuláře se neustále mění, je vhodnější tisknout je až v případě potřeby (formuláře na žádost). Zatím se pro tvorbu takových elektronických formulářů používají textové editory, a v případě nutnosti provádět automaticky nějaké výpočty (součet cen apod.) zase tabulkové procesory.

      Protože formuláře dnes potkáváme na každém kroku, začínají se objevovat specializované programy pro práci s nimi. Význam těchto aplikací ještě vzroste s nárůstem obchodu přes Internet, kdy se pomalu vytratí papírové dokumenty a obchodování bude probíhat čistě elektronickou cestou. Směr k Internetu ostatně nabírá také formulářový software Informed Designer a Filler kanadské společnosti Shana Corporation (http://www.shana.com), jehož poslední verze nabízí možnost vyplňování formulářů přímo přes Web.

      Designer - tvorba formulářů

      Elektronický formulář je nejprve potřeba připravit, k čemuž slouží aplikace Informed Designer. Formulář se zde vytváří zcela "od nuly", tj. nelze například naskenovat hotový papírový formulář. K dispozici jsou nástroje známé z grafických programů, příprava základního vzhledu formuláře je tedy po technické stránce skutečně nenáročná. Můžete tak navrhnout zcela libovolný formulář skládající se z více stránek, obsahující logo firmy nebo další grafické prvky. Pokud jste někdy použili nějaký grafický editor, budete v Designeru jako doma.

      Tvorba formuláře nezahrnuje jen návrh jeho vzhledu, ale především přípravu políček, která potom bude moci uživatel vyplňovat. Taková políčka mohou být umístěna na libovolném místě stránky a pracuje se s nimi stejně snadno jako s grafickými objekty. Lze dokonce vytvářet tabulky, což tvorbu řady formulářů výrazně usnadní.

      Každé políčko má své jméno (v tabulce je jménem označen celý sloupec) a je možné nastavit jeho předpokládaný obsah, např. text, datum nebo číslo, a podobně jako v tabulkovém procesoru také formát zobrazení. Pro pohodlné vyplňování elektronického formuláře je také nezbytné zvolit vhodné pořadí, v jakém bude uživatel při vyplňování jednotlivá políčka procházet.

      Automatizace formulářů

      Informed Designer nabízí celou řadu prostředků pro automatizaci vyplňování políček a funguje v tomto směru podobně jako tabulkové procesory. Typicky je tedy možné přiřadit k políčku funkci, která jeho obsah vypočte z hodnot jiných políček. Při následném vyplňování formuláře tak zadáváte jen skutečně nezbytné údaje, např. jednotkové ceny zboží a počet kusů, vše ostatní, např. celkovou cenu a DPH, si dobře připravený formulář vyplní sám. Podobně lze k políčku přiřadit kontrolní funkci, která dovolí zadat pouze přípustné hodnoty.

      K dispozici je také automatické číslování, jež je nezbytné při přípravě dokumentů s jednoznačně přiřazeným pořadovým číslem, například faktur. Protože takové dokumenty může na vlastních počítačích vytvářet více uživatelů a číslování musí zůstat zachováno, lze používat tzv. Number Server, který generuje konzistentní číslování pro daný formulář, ať už je vyplňován kdekoliv.

      Designer jde v automatizaci formulářů ještě dál a nabízí možnost definovat vazbu na externí databáze. Macovská verze Designeru dokonce podporuje spojení s libovolnou aplikací prostřednictvím AppleScriptu a umožňuje také integraci s databázovým prostředím 4th Dimension. Tyto funkce vyžadují zkušenosti programátorského rázu, mohou ale nabídnout tvorbu takových formulářů, kde se zadá jen kód zboží, v externí databázi je vyhledán jeho popis a cena, a ty se následně uloží do formuláře, kde se po zadání počtu kusů automaticky vypočte celková cena. Protože je možné nejen vyhledávat údaje v databázích, ale také je tam zadávat, lze tak integrovat například účetní programy postavené na databázích s tvorbou formulářů v programu Informed.

      Filler - vyplňování formulářů

      Zatím byla řeč převážně o jedné straně mince, totiž o přípravě nových elektronických formulářů, většina uživatelů ale spíše přičichne ke straně druhé, tj. jejich vyplňování. Právě vyplňování elektronických formulářů by mělo přinést kýžené ulehčení práce, protože dobře připravený formulář vás povede jednotlivými vyplňovanými políčky a vše, co bude software schopen vyplnit sám, také sám vyplní.

      O vyplňování formulářů se v balíku Informed stará aplikace s názvem Filler, která je dostupná pro Windows 3.1/95/NT a Mac OS. Filler je k dispozici také pro osobní digitální asistenty Newton, takže celý formulářový balík se hodí i pro sběr dat v terénu. Program Filler totiž neslouží jen pro vyplnění formuláře, ale jedná se vlastně o takovou malou databázi, jejíž uživatelské rozhraní tvoří právě formuláře. Po každém vyplnění formuláře je do databáze uložen další záznam a později tak lze prohlížet a vyhledávat již vyplněné formuláře.

      Elektronický obchod

      Informed Filler lze použít tradičním způsobem, kdy je formulář vyplněn, vytištěn a v papírové podobě předán další osobě. V době elektronického obchodu je ale přirozenější předávat si formuláře elektronickou cestou, tj. například e-mailem, což umožňuje i Informed Filler. V takovém případě je důležité mít k dispozici mechanismus digitálního podpisu pro ověření totožnosti osoby podepisující formulář a pro zjištění, zda od podpisu nedošlo ke změně údajů. Designer i Filler podporují formou zásuvných modulů různé podpisové služby, které jsou na počítači přítomny.

      Formulář není ani potřeba před vyplněním nahrávat na vlastní počítač. Nyní je díky Informed Filleru for Java možné vyplňovat formulář přímo ve webovém prohlížeči, který umožňuje zobrazovat Java aplety. Oproti tradičním webovým formulářům jsou tak k dispozici veškeré schopnosti softwaru Informed, jako jsou počítaná políčka nebo kontrola vstupu.

      Shrnutí

      Software Informed nabízí nepřeberné množství funkcí pro zpříjemnění práce s formuláři. Díky podpoře elektronického předávání formulářů prostřednictvím e-mailu, FTP a nově také přes Web je připraven i pro nastávající éru elektronického obchodu.

Roman Barták

      7 0859

      Software Informed Designer a Filler pro recenzi poskytla firma Shana Corporation, 9744-45th Avenue, Edmonton, Canada T6E 5C3 (www. shana.com)

      Platformy:

      Designer Windows

      3.1/95/NT, Mac OS

      Filler Windows 3.1/95/NT, Mac OS, Newton, cokoliv s webovým prohlížečem podporujícím Javu

     

internet4U