|
Proč DMS
Efektivní správa dokumentů patří mezi nejjednodušší způsoby zvyšování konkurenceschopnosti firem na dnešním trhu. Šetří čas tím, že zjednodušuje a zefektivňuje práci s informacemi a dokumenty ve firmě, protože umožňuje rychlé vyhledávání, tvorbu, schvalování a distribuci dokumentů. Většina firemních procesů je spojena s dokumenty, které na ně mají vliv a proto je faktor času velmi důležitý.
Kdy nasadit DMS?
Kdy má smysl uvažovat o systému pro správu dokumentů (DMS)? Pokud platí některá z následujících skutečností:
Firemní procesy schvalování a uvolňování dokumentů jsou zdlouhavé a neprůkazné
Firemní dokumenty je nutné strukturovat a přístup na ně snadno řídit podle přístupových práv Více pracovníků potřebuje pracovat s jedním dokumentem
Vyhledávání dokumentů je obtížné
Sdílení dokumentů mezi odděleními nefunguje
Obtížná distribuce dokumentů mezi lokalitami
Velké náklady na kopírování dokumentů
Nutnost řízení dokumentace (např. dle ISO)
Potřeba bezpečného uložení dokumentů
Nákladná archivace dokumentů
Potřeba jednoduché publikace dokumentů na Intranet
Životní cyklus dokumentu

DMS systém musí podporovat dokumenty v celém jejich životním cyklu, tzn. jak ve fázi tvorby, kdy vzniká obecně více verzí dokumentů a dokument se mění, tak i ve fázi kdy je dokument hotov a naopak je nutné zajistit, aby se již nemohl změnit, ale pracovníci ho mohli snadno a rychle najít.
DMS v rámci organizace
- Standardní DMS spolupracuje s kancelářskými a CAD/CAM systémy
- DMS systém musí snadným způsobem umožnit napojení na ostatní aplikace, které se v organizaci využívají
Přínosy DMS
- Bezpečné uložení a sdílení dokumentů a informací
- Řízení práce více uživatelů s informacemi
- Zavedení procesních standardů, zejména v oblasti tvorby dokumentů a práce s informacemi
- Zefektivnění práce s dokumenty (schvalování, vyhledávání, tvorba, …)
- Odstranění kopírování dokumentů
- Snadná rozšiřitelnost a modifikovatelnost
- Přímá vazba na ostatní informační systémy
- Prokazatelné řízení tvorby dokumentace
|