Co je „Obchodní dokument“
  • Dokument reprezentuje informace ve formě srozumitelné pro jeho uživatele
  • Dokumenty uchovávají informace a znalosti společnosti
  • Obchodní dokumenty jsou základním podkladem pro firemní procesy
  • Obchodní dokumenty často spouští firemní procesy nebo jsou jejich výstupem
Dokument: Informace strukturované pro pochopení lidmi (Gartner)

Obchodní dokumenty a procesy

Životní cyklus dokumentu

Fakty o obchodních dokumentech
  • Obchodní procesy jsou často zahajovány činnostmi založenými na dokumentech (např. zákaznická poptávka)
  • Obchodní procesy jsou doprovázeny obchodními dokumenty vytvářenými uvnitř i vně firmy
  • Vývoj obchodního případu musí být dokumentován, aby bylo možné doložit a komunikovat dosažené výsledky
  • Obchodní transakce musí být bezpečně a dlouhodobě archivovány z důvodu auditu a kontrol
  • Obchodní dokumenty jsou často výstupem práce více lidí a uchovávají firemní znalosti

Oblasti pro zlepšení

Pokud obchodní dokumenty nejsou integrovány s procesy ve firmě …
  • … organizace vytváří druhý informační tok, elektronický nebo neelektronický, aby uživatelé byli správně informováni
  • … celková efektivita procesů klesá
        - získání informací trvá dlouho
        - zvyšují se časy odpovědí
        - pomalý tok informací (workflow)
        - limitované sdílení informací
  • … rozhodnutí jsou dělány na základě nekompletních informací