4.2.2. Avize Custodie
Pentru a introduce un nou aviz in baza de date, in noua forma deschisa se actioneaza butonul ”Document Nou”.
In fereastra care apare se completeaza in partea stanga date cu privire la codul clientului, agentul, depozitul, depozitul de custodie, data documentului si data de transfer, numarul documentului iar in partea stanga denumirea clientului, codul fiscal, debitul maxim (daca il are stabilit) si soldul total care va fi preluat automat in functie de furnizor. Majoritatea acestor campuri au inregistrari predefinite si se gasesc prin apasarea "/" + "enter".
Trecerea de la un camp la altul se va face cu tasta "enter". Dupa completarea antetului comenzii se va trece la completarea coloanelor din aviz Se completeaz acoloana "Cod Produs" si "Denumire Produs" prin apasarea "/" si "enter" pentru ca aceste coloane au inregistrari predefinite, apoi celelalte coloane "Cantitate", "Pret" iar campul "Valoare" se va completa automat. Campul in care se va introduce cantitatea va fi limitat de stocul existent in societate la acea perioada. De aceea, chiar daca se va completa cu o cantitate mai mare decat cea din stoc, la trecerea la urmatorul camp automat se va modifica cantitatea
Daca se doreste introducerea unor noi inregistrari in aceste baze de date predefinite aflate “in spatele” anumitor campuri, se actioneaza butonul “Nou” si apare o noua forma:
In aceasta fereastra mai exista posibilitatea sa repartizam veniturile pe grupe. Acest lucru se face cu ajutorul centrelor de venituri si cheltuieli care se apeleaza cu "Alt" + "C". Ele sunt formate din doua categorii. In prima categorie se grupeaza sediile societatii, punctele de lucru, depozite. In a doua categorie se trec sectoarele, raioane, de obicei formele de organizare interna a firmei. Aceste centre de venituri si cheluieli ajuta la formarea unei imagini clare despre situatia veniturilor sau a cheltuielilor dintr-un anumit sectordintr-un anumit sediu. De exemplu o firma are doua sedii in orase diferite. Ele vor fi trecute in categoria I iar in categoria II se vor tece denumirea sectiilor, de exemplu sectia de productie, de finisat, de CTC, etc. Daca se va introduce la completarea facturii si centrele de venituri si cost atunci din meniul "Rapoarte" in submeniul "Raport Centre Cost", se pote cere un raport cu veniturile sau cheltuielile de pe fiecare sediu si la fiecare sector in parte.
In exemplul urmator este prezentata fereastra unde se introduc centrele de venit sau cost:
Dupa ce se completeaza datele din fereastra de mai sus se apasa "Esc" pentru a salva sau a iesi fara salvare.
Prin apasarea "alt" + "D" se va deschide o fereastra in care se va introduce valoarea accizelor daca e cazul.
Dupa ce s-a completat avizul se apasa "Esc" si se va deschide o fereastra in care sunt completate data transferului, termen de transfer si valoarea TVA, urmand sa se mai completeze numele delegatului, datele sale (serie si numar de buletin) mijlocul de transport si numarul acestuia, numele gestionarului si factura de servicii daca e cazul. Dupa ce s-au completat aceste date sunt mai multe optiuni: "Salveaza si tipareste"- va salva si va printa factura; "Vizualizare" va afisa cum arata factura inaite de prinatre; "Salveaza Inaregistrare" - care salveaza inregistrare in baza de date fara a mai face nimic; "Iesire Fara Salvare" - care nu va salva nici o inregistrare si va iesi din forma actuala.
In exemplul urmator este afisat avizul dupa apasarea butonului "Vizualizeaza document":
Daca se doreste sa se vizualizeze toate avizele atunci se va apasa butonul "OK" din partea de sus a ecranului si va aparea o lista cu toate avizele inregistrate. Lista se poate grupa dupa un anumit camp, acest lucru se face cu ajutorul mouse-ul, se face clic pe campul dorit, se tine apasat, se trage in afara listei si se da drumul la clic. Campul dupa care se va face sortarea va trece in capul listei. In exemplu sortarea se face dupa depozit. Fiecare camp se poate ordona crescator sau descrescator in prin clic pe capul campului, va aparea o mica sageata care va indica acest lucru
Se poate face cautare comenzii dupa un anumit camp ( luna, document sau denumire furnizor). Se va completa campul cunoscut si se apasa "OK".
Avizele pot fi modificate prin "Modifica Document"; sterse - "Sterge Document". Aceste butoane sunt active doar in momentul in care s-a ales un document din lista.
Iesirea din meniul avize consignatie se face cu butonul "Iesire"sau cu tasta "Esc".