home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Antic Magazine 1988 May / Antic_Magazine_1988_05_Antic_Side_A.atr / datax.txt < prev    next >
Text File  |  2023-02-26  |  15KB  |  1 lines

  1. DATA-X DATABASE MANAGEMENT SYSTEM¢¢By Jeffrey A. Summers¢¢   DATAX.CTB is a full-featured¢information processing system for¢Atari XL/XE computers with at least¢64K.  The program can handle files¢with up to 300 characters (letters¢or digits) per field, 20 fields per¢record, 1,000 records per file, for¢a maximum of 600,000 bytes of¢information.  The program performs¢certain mathematical manipulations¢across fields as well as the add,¢delete and update functions normally¢found in this type of program.  With¢the use of windows, no complicated¢commands need be learned.  The¢¢XXX¢program prompts for all needed¢information to perform its¢functions.¢¢   Like most current database¢systems, you create files that are¢arranged as groups of RECORDS.  Each¢record contains a number of FIELDS,¢which contain the actual¢information.¢¢GETTING STARTED¢   Take a blank disk and format it¢with DOS 2 or DOS 2.5.  (Be sure to¢WRITE DOS FILES to this disk.)  Now,¢copy the files RNTIME.OBJ and¢AUTORUN.CTB to this disk.  Finally,¢rename RNTIME.OBJ to AUTORUN.SYS.¢When you're done, you should have¢¢XXX¢four files on your disk:¢   DOS.SYS¢   DUP.SYS¢   AUTORUN.SYS¢   AUTORUN.CTB¢¢   To start, put this disk into your¢drive, hold down the [OPTION] key¢and turn on the computer.  DATA-X¢will load and run automatically.¢¢¢USING DATA-X:¢¢THE FILES MENU¢¢   The FILES menu, the first menu¢you'll see, has the following¢options:¢¢XXX¢¢CREATE A FILE¢¢   First, decide how to arrange your¢data.  Each field can contain up to¢300 characters (although only 255 of¢these can be printed on the system¢printer).  The TOTAL number of¢fields (total records times fields¢per record) in a file cannot exceed¢2,000, and the maximum number of¢fields per record is 20 -- so you¢define your file for 100 records¢with 20 fields each, 1,000 records¢with two fields each, or anything in¢between.¢¢   Let's create a sample address¢book.  Press [C] at the main FILES¢¢XXX¢window to Create a file.  When¢prompted for a filename for your¢database, choose any legal filename¢(up to 11 alphanumeric characters,¢including an extender).¢¢   When asked for the number of¢records you want in the file, you¢are setting the MAXIMUM number of¢records.  Though you can extend the¢database later, you should choose an¢adequate number of records to begin¢with.  Here, enter 10.  At the¢prompt for the number of fields,¢enter seven: last name, first name,¢street address, city, state, ZIP and¢phone number.¢¢   When prompted, enter field labels¢¢XXX¢and lengths.  In this case, enter:¢LAST, 20; FIRST, 10; STREET, 25;¢CITY, 15; STATE, 2; ZIP, 5; and¢PHONE, 10 (to include the area¢code).  The program then creates the¢file and displays the MAIN menu.¢¢DISK DIRECTORY¢¢   Typing D at the FILES menu lists¢the files in drive 1 to a window.¢You are then asked to press [RETURN]¢again to go back to the FILES menu.¢¢EXIT¢¢   This option closes all files and¢returns you to DOS.¢¢¢XXX¢REBOOT¢¢   This is equivalent to turning the¢computer off and back on again but¢causes less wear on the electronic¢components inside.  This option is¢most useful when you're finished¢with DATA-X and wish to use another¢commercial program.¢¢OPEN A DATABASE¢¢   This opens a previously created¢database for data entry, searches,¢sorts, etc.  Just type in a filename¢when prompted.  (Drive 1 is the¢default.)  Then you'll return to the¢MAIN menu.¢¢¢XXX¢¢THE MAIN MENU¢¢¢ADD A RECORD¢¢   Pressing [A] lets you Add¢information (records) to the¢database.  Since there is nothing in¢our sample database yet, you'll¢first need to add a few records.¢The program prints the labels for¢the fields one at a time, prompting¢you to make your entry.  Enter a¢name, address and phone number,¢pressing [RETURN] when you're done¢with each field.  Use [DELETE] be as¢usual to delete typos.  After you¢enter a record, the program returns¢¢XXX¢you to the MAIN menu.  Just press A¢again to add more records.  For our¢example, make four or five entries.¢¢FIND RECORDS¢¢   This is one of the most powerful¢functions in the program.  It lets¢you search the database, selecting¢records for further processing.¢¢   Choosing this option brings up a¢sub-menu.  Press [L] to list the¢field labels in your file (in case¢you've forgotten their order).¢Press [R] to reset the flags.  Only¢"flagged" records are operated on¢with most other options.  Therefore¢resetting the flags reselects ALL¢¢XXX¢the records (see below).  Pressing¢[E] exits to the MAIN menu, and [S]¢initiates a search.¢¢   When you start a session, all¢records are "flagged," or selected.¢This part of the program lets you¢eliminate the records you don't want¢to work with.  The FIND routine lets¢you include or exclude based on a¢pattern match.¢¢   From the FIND sub-menu, press [S]¢to begin a search.  When prompted¢for the field on which to search,¢press [1] and [RETURN] for our¢example, choosing the first field¢(last names).  When asked for a¢search string, type part or all of¢¢XXX¢one of the entries you made.¢¢   The program can search such that¢either the BEGINNING of the field or¢the ENTIRE field is checked.  The¢first method will find the BUG in¢BUGBLATTER but not in LADYBUG.  The¢second will find both.¢¢   Next you are presented with a¢list of logical operators -- AND,¢OR, XOR and NOT -- which control the¢manner in which the records are¢flagged or unflagged:¢¢   AND: if the field contains the¢string and was previously flagged,¢it is again flagged.  All others are¢unflagged.  For example, if you want¢¢XXX¢anyone named BEESON who lives in¢BUFFALO, you would first search on¢LAST NAME for BEESON using AND,¢which eliminates anyone who isn't a¢BEESON, and then search on the city¢field for BUFFALO, again using AND,¢which makes it only the BEESONs in¢BUFFALO.  You'll probably use AND¢for most of your searches -- it¢simply eliminates all those records¢from the current group that don't¢match.¢¢   OR: if the record is already¢flagged OR if it contains the string¢OR BOTH, then it is flagged.¢Unflagged records that do not¢contain the string remain unflagged.¢¢¢XXX¢   XOR (exclusive OR): works the¢same as OR but excludes records that¢meet both conditions.  Normally, if¢you wanted the BEESONs or anyone¢else from BUFFALO, you'd first¢search the LAST NAME field for the¢BEESON using AND (so you get only¢the BEESONs at first), then the CITY¢field for BUFFALO using OR.  If you¢wanted all the BEESONs as well as¢everyone from BUFFALO, but NOT any¢of the BEESONs IN BUFFALO, you'd use¢XOR for the second search.¢¢   NOT: similar to AND NOT.  If you¢want the BEESONs who are NOT from¢BUFFALO, search the LAST NAME field¢for BEESON using AND.  Then search¢the CITY  field for BUFFALO using¢¢XXX¢NOT.  Combining these logical¢operators enables you to do very¢complex searches easily.  The¢program always tells you how many¢records are flagged at the end of¢your search.¢¢PRINT AND DISPLAY¢¢   Currently flagged records can be¢displayed onscreen or printed on a¢printer (or to a disk file)¢according to the format you choose.¢¢   For now, press D for DISPLAY to¢look at the currently flagged¢records.  If there aren't any, go¢back to the FIND menu and RESET the¢flags.  When you press D for¢¢XXX¢DISPLAY, the computer displays the¢first flagged record.  If the record¢is long enough to go outside the¢window space allotted, the program¢asks you to press [RETURN].  Then it¢clears the window and continues¢displaying the record.¢¢   After the record is displayed,¢you can press: [U] to unflag that¢record and display the next; [M]¢returns you to the MAIN menu; or any¢other key (including [RETURN]) to¢display the next flagged record.  So¢before printing a set of records,¢you can preview and unflag any you¢don't want printed.¢¢   Pressing [P] brings you to the¢¢XXX¢PRINT routine.  When asked where you¢want output directed, enter a¢filename -- or simply press [RETURN]¢to direct output to the printer.¢You're then asked a repetitive¢series of questions about which¢field you want printed, where, and¢how many characters per field.¢¢   If you want the whole field¢printed, typing a number greater¢than 255 guarantees the entire¢field.  (There is a limit of 255¢characters per field, however.)¢¢   In our example, you may want the¢first and last names on the same¢line, the address on the next line,¢the city, state and ZIP code on the¢¢XXX¢third line, and the phone number¢ignored.¢¢   To accomplish this, enter 2 for¢the first field to be displayed, 1¢for the column and 1 for the row.¢(Press [RETURN] after each entry).¢This prints the first name first.¢¢   To add the last name to the same¢line, enter 1 for the field, 12 for¢the column and 1 for the row.  The¢address can be indented by using 5¢for the column, but remember this¢should now be row 2.  Row 3 would¢contain the city, state and ZIP,¢using starting columns of 5, 20 and¢25, respectively.¢¢¢XXX¢   Although entering the positions¢and lengths for all of the fields¢can be tedious, it gives you a great¢deal of flexibility.  To end your¢list, type 0 for the field number.¢You'll be prompted to check your¢output device, then press a key to¢start printing.  If you want extra¢lines between records, the easiest¢way is to have the lines at the top.¢¢¢SORTING A DATABASE¢¢¢   The SORT option lets you arrange¢and rearrange your data to suit your¢current needs.  After choosing this¢option, you're asked for the field¢¢XXX¢on which to base the, then whether¢you want the sort in ascending or¢descending order.¢¢   In our example, it would make¢sense to sort by last name when¢printing out the address book or if¢making up a set of nametags, but if¢you are bulk-mailing newsletters¢from the same list, these must be¢organized by ZIP code.  So, to sort¢by last name you'd enter 1 for the¢field and then A for an ascending¢(alphabetical) sort.  To sort by ZIP¢code, enter 6 for the field and A or¢D for the order of the sort.¢¢   You can also sort your database¢on more than one field, with¢¢XXX¢different fields having priority.¢For example, to sort names in strict¢alphabetical order, sort the¢database first on the first names,¢THEN by last name.  The most recent¢sort will take priority.¢¢   NOTE: upon exiting the program¢the order of the data returns to the¢original.  To make the sort¢permanent, use the COPY database¢function.¢¢   Another important point is that¢ONLY FLAGGED RECORDS ARE SORTED.¢This lets you sort only certain¢records in the database, but be sure¢if you want the ENTIRE database¢sorted to RESET the flags through¢¢XXX¢the FIND option.¢¢   One last point regarding the¢sorting routines.  Fields are sorted¢by the ATASCII values of the¢characters.  Therefore, numbers come¢before the letters, uppercase comes¢before lowercase, and spaces come¢before everything.  For numbers to¢be sorted properly, make sure¢they're right- justified within the¢field.¢¢   The only complication here is¢that the first character of the¢first field of any record cannot be¢a space.  Therefore, don't use a¢field that's likely to contain a¢number as the first field in a¢¢XXX¢record.¢¢DELETE RECORDS¢¢   This is easy.  Simply flag the¢records using the SEARCH function¢and press [D] at the MAIN menu.¢When the program asks if you really¢want these records eliminated, press¢[Y] if that's what you want.  If¢not, press [N].¢¢   NOTE: the space occupied by¢deleted records is NOT freed up for¢further entry.  To clean up a¢database after deleting records,¢using the COPY database function.¢¢UPDATING RECORDS¢¢XXX¢¢   To change the data within a¢field, press [U] on the MAIN menu.¢The program then cycles through the¢flagged records, displaying the¢first field of each.¢¢   You are asked whether that record¢requires updating.  Because only¢flagged records are displayed, you¢don't have to go through the entire¢database looking for the record to¢update; you can select the records¢with FIND and the update only the¢ones you wish.¢¢   If you press [Y] at the prompt¢for updating the displayed record,¢the program lists each field in¢¢XXX¢order.  You can make changes to the¢field, and pressing [RETURN]¢re-enters the field.  If you don't¢want to make changes, press [RETURN]¢to proceed to the next field.  After¢the record has been updated the¢program then continues to list the¢first field of each flagged record.¢¢MATH¢¢   The program can perform a number¢of mathematical functions.  By¢pressing [M] at the MAIN menu and¢then entering an appropriate field¢number, a series of values are¢displayed onscreen: the sum of the¢field, the average of the field, the¢sum of the flagged records in the¢¢XXX¢field, the average of the flagged¢records in the field, the percentage¢of records flagged, and the¢percentage of the VALUES of the¢flagged records as a fraction of the¢total.¢¢   Thus it's easy to flag a group of¢records to see whether that group¢contributes proportionately to the¢totals (for example, a business can¢have multiple divisions or areas¢that contribute to the profit).¢¢   Non-numerical values are excluded¢from consideration.  If a result¢would cause an error (for example,¢if no records are flagged, or the¢calculation of flagged records would¢¢XXX¢involve dividing by zero) the result¢is skipped.¢¢COPY¢¢   This utility lets you copy all or¢part of a database.  It also lets¢you clean up a database that has¢been cluttered by deleted records.¢¢   After pressing [C] at the MAIN¢menu, you are asked for the output¢file.  Type the complete filename.¢Next, you're asked if you want the¢entire database copied or just the¢flagged records.  Either way, the¢data will be written out to the new¢file in the order of the current¢sort.¢¢XXX¢¢   If you choose to copy the entire¢database, it will remain the same¢size, but deleted records will be¢cleared out, making more room for¢additions.  If you choose to copy¢just the flagged records, the new¢database will only be as long as the¢number of flagged records.  To add¢more records to the database, use¢the XTEND option from the MAIN menu.¢¢EXTENDING A DATABASE¢¢   In case you've underestimated the¢number of records you needed in a¢database, this option lets you¢extend it (keeping in mind the 2,000¢total field limit).  After choosing¢¢XXX¢this option from the MAIN menu, you¢are asked how many records you want¢to add.  (Keep in mind that whenever¢you extend the database you waste¢some disk space.)  This option¢reverses any sorting you had done,¢so be sure to use the COPY function¢to save your sorted database before¢using this option.¢¢EXIT¢¢   This option closes the database¢properly and returns you to the¢FILES menu so you can work on¢another file.¢¢¢¢əəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəəə