home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ High Voltage Shareware / high1.zip / high1 / DIR21 / XFONE210.ZIP / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-01-14  |  19KB  |  534 lines
  1. x-FONE3 Network Phone Directory System
  2. Extensions Software Corporation
  3.  
  4.  
  5. Operations Guide Table of Contents
  6. ----------------------------------
  7. Shareware Note..................................... 2
  8. Disclaimer Agreement............................... 2
  9. Copyright Notice................................... 2
  10. Trademarks Notice.................................. 2
  11. Introduction....................................... 3
  12. Requirements....................................... 3
  13. General Operating Guidelines....................... 4
  14. Security System.................................... 5
  15. Help System........................................ 5
  16. Installation....................................... 6
  17. Phone List......................................... 7
  18. User Setup......................................... 8
  19. Administration Menu................................ 8
  20. System Information................................. 9
  21. Activity Log.......................................10
  22. Error Log..........................................10
  23. User Maintenance...................................11
  24. Reindex Data Files.................................11
  25. Database Summary...................................11
  26. Import Data Menu...................................12
  27. Technical Support..................................12
  28.  
  29.  
  30. Ombudsman Statement
  31. -------------------
  32. Extensions Software Corporation is a member of the Association of
  33. Shareware Professionals (ASP). ASP wants to make sure that the
  34. shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  35. shareware-related problem with an ASP member by contacting the member
  36. directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can help you
  37. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not provide
  38. technical support for members' products. Please write to:
  39.  
  40.           _______
  41.      ____|__     |               (r)
  42.   --|       |    |-------------------     ASP Ombudsman
  43.     |   ____|__  |  Association of        545 Grover Road
  44.     |  |       |_|  Shareware             Muskegon, MI 49442-9427 USA
  45.     |__|   o   |    Professionals         616-788-2765 FAX
  46.   -----|   |   |---------------------     70007,3536 CompuServe
  47.        |___|___|
  48.  
  49. x-FONE3 Operations Guide - Page 2
  50.  
  51.  
  52. Shareware Note
  53. --------------
  54. This program is being distributed as shareware or try-before-you-buy
  55. software. You are granted a temporary license to use and evaluate the
  56. program, but continued use after the initial testing period requires
  57. registration with Extensions Software Corporation.
  58.  
  59. This unregistered shareware version contains the following limitations
  60. and/or characteristics:
  61.  
  62.   - Registration reminder screens will be displayed at program startup
  63.     beginning 14 days after the date of installation.
  64.   - The maximum number of users allowed is 10.
  65.  
  66. Registration of this software provides users with the following:
  67.  
  68.   - Serialized disks (dual media) of the latest software without
  69.     registration reminder screens and without user limitations
  70.   - Desk-top-published, laser-printed operations guide
  71.   - Technical support by mail/phone/FAX/BBS/CompuServe
  72.   - Notification of major software updates/upgrades
  73.   - New product announcements
  74.  
  75.  
  76. Disclaimer Agreement
  77. --------------------
  78. Users of this program must accept the following disclaimer of
  79. warranty:
  80.  
  81.   THIS SOFTWARE AND OPERATIONS GUIDE ARE SUPPLIED AS IS. EXTENSIONS
  82.   SOFTWARE CORPORATION DISCLAIMS ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED,
  83.   INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, ANY WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND
  84.   FITNESS FOR ANY PURPOSE. EXTENSIONS SOFTWARE CORPORATION ASSUMES NO
  85.   LIABILITY FOR DAMAGES, EITHER DIRECT OR CONSEQUENTIAL, WHICH MAY
  86.   RESULT FROM THE USE OF THIS SOFTWARE.
  87.  
  88.  
  89. Copyright Notice
  90. ----------------
  91. The x-FONE3 software and x-FONE3 operations guide are copyrighted (c)
  92. 1993-94 by Extensions Software Corporation. All Rights Reserved.
  93.  
  94.  
  95. Trademarks Notice
  96. -----------------
  97. Banyan, VINES, and StreetTalk are trademarks of Banyan Systems, Inc.
  98. Novell and NetWare are trademarks of Novell, Inc.
  99. IBM and PC DOS are trademarks of International Business Machines Corp.
  100. MS DOS is a trademark of MicroSoft Corp.
  101.  
  102. All other product names and/or trademarks used within the software or
  103. operations guide are the property of their respective companies.
  104.  
  105. x-FONE3 Operations Guide - Page 3
  106.  
  107.  
  108. Introduction
  109. ------------
  110. x-FONE3 is a network software product from Extensions Software
  111. Corporation that provides a low-cost workgroup phone directory
  112. solution for modern businesses. x-FONE3 offers network users an easy
  113. means of tracking corporate directory information.
  114.  
  115. x-FONE3 provides the phone directory features needed in any workgroup
  116. environment, including:
  117.  
  118.   - Name and number data fields
  119.   - Custom-defined data fields
  120.   - Simple to use
  121.   - Sort by any data field
  122.   - Append from ASCII or dBASE III data files
  123.   - Multi-level user security system
  124.   - International date/time options
  125.   - Administrator system
  126.   - Online help system
  127.   - Printout to LPT1, LPT2, LPT3, or disk file
  128.   - Network-aware of Banyan VINES(R)
  129.   - Network-aware of Novell NetWare(R)
  130.  
  131.  
  132. Requirements
  133. ------------
  134. For Standalone PC Use:
  135.  
  136.   - IBM or 100% compatible computer with 384K available memory
  137.   - Floppy disk drive (5.25" 360K or 1.2M, or 3.50" 720K or 1.44M)
  138.   - Fixed disk drive
  139.   - Monochrome or color (CGA/EGA/VGA) display
  140.   - Parallel printer (if printouts are desired)
  141.   - MS or PC DOS 3.1 or higher
  142.  
  143. For Network Use:
  144.  
  145.   Multi-user network operating system which utilizes MS/PC DOS file
  146.   and record locking calls (ie, Banyan VINES(R), Novell NetWare(R),
  147.   etc.) and workstations that meet the standalone PC requirements
  148.   listed above. Note, however, that workstations do not necessarily
  149.   require a floppy or fixed drive.
  150.  
  151. x-FONE3 Operations Guide - Page 4
  152.  
  153.  
  154. General Operating Guidelines
  155. ----------------------------
  156. All x-FONE3 menus and displays are normally scrolled using the
  157. keyboard cursor keys. As a menu is scrolled, the current choice is
  158. highlighted. You select a menu choice by pressing the ENTER key when
  159. the desired choice is highlighted. You may also press the letter or
  160. number corresponding to a menu choice to select that choice.
  161.  
  162. The ESC key is used throughout x-FONE3 to escape (exit) from or abort
  163. (quit) any x-FONE3 activity. Normally, pressing ESC returns x-FONE3 to
  164. the previous (calling) menu or activity. Pressing ESC during the phone
  165. listing (SCROLL) screen terminates the x-FONE3 program by returning
  166. you to the DOS prompt. Printouts can also be terminated early by
  167. pressing the ESC key.
  168.  
  169. A printer must be connected and on-line in order to print listed
  170. information or reports. x-FONE3 supports LPT1 local printer and
  171. LPT2/LPT3 network (shared) printers. Note that a printer test is
  172. performed prior to displaying the printer choices, and only valid
  173. choices may subsequently be selected for printed output. If
  174. workstation disk file is selected, you will be prompted for a valid
  175. disk file drive, path, and file name.
  176.  
  177. x-FONE3 Operations Guide - Page 5
  178.  
  179.  
  180. Security System
  181. ---------------
  182. x-FONE3 includes a four-level user security system, whereby each user
  183. can be assigned an access-level code.
  184.  
  185. These x-FONE3 access-level codes are defined as follows:
  186.  
  187.   [H] = High, which allows the user to perform all x-FONE3 activities
  188.         including administration.
  189.  
  190.   [M] = Medium, which allows the user to perform x-FONE3 activities
  191.         except for administration.
  192.  
  193.   [L] = Low, which allows the user to only view/print phone list
  194.         information.
  195.  
  196.   [V] = View, which allows the user to only view phone list
  197.         information.
  198.  
  199.  
  200. Help System
  201. -----------
  202. Throughout most x-FONE3 activities, on-line user-help is available by
  203. pressing the [F1] key. This help normally consists of a scrolled
  204. display containing a text description for the activity from which help
  205. was called. Text help screens are available for the following x-FONE3
  206. activities:
  207.  
  208.   - Phone List
  209.   - User Setup
  210.   - Printing
  211.   - Administration Menu
  212.   - System Information
  213.   - Activity Log
  214.   - Error Log
  215.   - User Maintenance
  216.   - Import Data Menu
  217.  
  218. x-FONE3 Operations Guide - Page 6
  219.  
  220.  
  221. Installation
  222. ------------
  223. The x-FONE3 diskette (or archived file) contains the X-FONE3.EXE
  224. executable program file.
  225.  
  226. To install:
  227.  
  228.   - Create a subdirectory on your standalone PC or your network file
  229.     server named X-FONE3 (actually, any name you prefer is acceptable)
  230.   - Switch to the created subdirectory
  231.   - Copy the files from the diskette (or archived file) to the \X-FONE3
  232.     subdirectory
  233.   - At the DOS prompt, type X-FONE3 and press ENTER
  234.  
  235. x-FONE3 will then self-install by creating database and index files.
  236.  
  237. Since X-FONE3.EXE is an overlayed executable file, network file
  238. attributes must be configured for shared file use. For example, in
  239. Banyan VINES(R) installations, the following command:
  240.  
  241.   SETATTR +S -E X-FONE3.EXE
  242.  
  243. ... will set the executable file X-FONE3.EXE for shared use.
  244.  
  245. The x-FONE3 data drive and subdirectory may also be specified from DOS
  246. as follows:
  247.  
  248.   X-FONE3 S:\X-FONE3
  249.  
  250. ... where S:\X-FONE3 is the network drive and subdirectory for the
  251. x-FONE3 data.
  252.  
  253. If installed on a Banyan VINES(R) or Novell NetWare(R) network, the
  254. user login name is obtained directly from the operating system. For
  255. other network installations, a DOS SET command may be used to store
  256. the user name (ie, SET X_USER=FRED). Otherwise, the user name is
  257. obtained from the login screen.
  258.  
  259. Note that the DOS command line option NETLOGIN can be used to vary the
  260. priority order in obtaining the user name as follows:
  261.  
  262.   * When NETLOGIN is included in the program's DOS command line
  263.     syntax, the priority order in obtaining the user name is:
  264.  
  265.     [1] Network name (NetWare or VINES)
  266.     [2] Environment variable SET X_USER=NAME (if any)
  267.     [3] Login screen name
  268.  
  269.   * When NETLOGIN is NOT included in the DOS command line syntax,
  270.     (default mode), the priority order in obtaining the user name is:
  271.  
  272.     [1] Environment variable SET X_USER=NAME (if any)
  273.     [2] Network name (NetWare or VINES)
  274.     [3] Login screen name
  275.  
  276. x-FONE3 Operations Guide - Page 7
  277.  
  278.  
  279. Phone List
  280. ----------
  281. The phone list scroll screen displays information that has been
  282. entered into the x-FONE3 system. Use the cursor keys to scroll the
  283. displayed phone list entries. As the listing is scrolled, displayed
  284. information includes the following:
  285.  
  286.   - Name
  287.   - Number
  288.   - Custom Prompt 1 Information (if specified in System
  289.     Administration)
  290.   - Custom Prompt 2 Information (if specified in System
  291.     Administration)
  292.   - Custom Prompt 3 Information (if specified in System
  293.     Administration)
  294.  
  295. The function keys allow you to perform other activities further
  296. described as follows:
  297.  
  298.   - F1 is the online help system.
  299.   - F2 allows you to add a new entry, providing that you have been
  300.        granted the proper security access.
  301.   - F3 allows you to change the highlighted entry, providing that you
  302.        have been granted the proper security access.
  303.   - F4 allows you to delete the highlighted entry, providing that you
  304.        have been granted the proper security access.
  305.   - F5 allows you to change the display sort. Up to five (5) different
  306.        sort options are available, further described as follows:
  307.          * Name order
  308.          * Number order
  309.          * Custom prompt 1 order (if specified in System Admin)
  310.          * Custom prompt 2 order (if specified in System Admin)
  311.          * Custom prompt 3 order (if specified in System Admin)
  312.   - F7 allows you to change your x-FONE3 setup parameters, such as
  313.        color, audio, and zoom boxes.
  314.   - F8 provides access to the x-FONE3 Administrator System, providing
  315.        that you have been granted the proper security access.
  316.   - F9 allows you print out the entire phone listing, providing that
  317.        you have been granted the proper security access. Note that the
  318.        listing will be printed according to the currently selected
  319.        display sort.
  320.   - ESC quits x-FONE3 and returns you to DOS.
  321.  
  322. Note that x-FONE3 includes a QUICK SEARCH feature whereby, as keyboard
  323. letter keys are depressed, the phone list highlight bar is moved to
  324. the first closest entry which matches the entered search letter
  325. sequence. The status of QUICK SEARCH keystrokes is displayed on the
  326. screen.
  327.  
  328. x-FONE3 Operations Guide - Page 8
  329.  
  330.  
  331. User Setup
  332. ----------
  333. You may configure x-FONE3 setup parameters for your own use. Setup
  334. parameters include the following:
  335.  
  336.   - Color Display
  337.   - Audio Error Tones
  338.   - Exploding Boxes
  339.  
  340. After configuring your parameters, press ENTER to Save.
  341.  
  342.  
  343. Administration Menu
  344. -------------------
  345. The x-FONE3 administration menu allows you to perform certain system
  346. administrative and/or maintenance activities. These activities are
  347. further explained as follows:
  348.  
  349.   - System Information, to specify the system name (which is included
  350.     on all x-FONE3 reports and printouts) as well as new user default
  351.     information.
  352.   - Activity Log, which tracks all x-FONE3 user activities.
  353.   - Error Log, which tracks all x-FONE3 user errors, should any occur.
  354.   - User Maintenance, which tracks all x-FONE3 user information and
  355.     allows you to enter new users, change or delete existing users,
  356.     etc.
  357.   - Reindex Data Files, which allows you to rebuild the x-FONE3
  358.     database and index files, should they become accidently erased or
  359.     corrupted.
  360.   - Database Summary, which is a summary of x-FONE3 database files
  361.     and sizes.
  362.   - Import Data Menu, which allows you to build an x-FONE3 listing
  363.     from other existing file types.
  364.   - ESC returns you to the phone listing screen.
  365.  
  366. x-FONE3 Operations Guide - Page 9
  367.  
  368.  
  369. System Information
  370. ------------------
  371. System information allows you to change various system operating
  372. parameters. These parameters are further described as follows:
  373.  
  374.   - System Name, which is included on all screens and printouts.
  375.   - Access Type, either open (available to new users) or closed.
  376.   - Activity Log, either turned on or off.
  377.   - Error Log, either turned on or off.
  378.   - Date Format, which sets the x-FONE3 system date to ANSI, British,
  379.     French, German, Italian, or American format.
  380.   - Time Format, which sets the x-FONE3 system time to 12 hour (AM/PM)
  381.     or 24 hour format.
  382.   - DOS Buffer Flush Option, which enables/disables the DOS memory
  383.     flush to disk immediately after database records have been added
  384.     or changed. Note that on some network systems, disabling this
  385.     buffer flush activity can speed up x-FONE3 performance.
  386.   - New User Color, default toggle for (open system) new users.
  387.   - New User Audio, default toggle for (open system) new users.
  388.   - New User Zoom, default toggle for (open system) new users.
  389.   - New User Security, default toggle for (open system) new users.
  390.   - Custom Prompt (1), the custom-defined phone information label
  391.     number 1.
  392.   - Custom Prompt (2), the custom-defined phone information label
  393.     number 2.
  394.   - Custom Prompt (3), the custom-defined phone information label
  395.     number 3.
  396.  
  397. Displayed system configuration parameters are saved by pressing the
  398. ENTER key.
  399.  
  400. Note that the allowed length of each custom prompt is dependent on the
  401. total number of non-blank prompts. This variable length feature is
  402. illustrated in the following table:
  403.  
  404.   Filled Prompts  Max Prompt Length   Max Displayed Data Length
  405.   --------------  ------------------  -------------------------
  406.   1 only          38 characters       38 characters
  407.   1 and 2         18 characters each  18 characters each
  408.   1 and 2 and 3   12 characters each  12 characters each
  409.  
  410. x-FONE3 Operations Guide - Page 10
  411.  
  412.  
  413. Activity Log
  414. ------------
  415. The activity log keeps track of all x-FONE3 user activities. Use the
  416. cursor keys to scroll the displayed log entries. As the log is
  417. scrolled, displayed information includes the following:
  418.  
  419.   - Activity Date
  420.   - Activity Time
  421.   - Activity Description
  422.   - User Name
  423.  
  424. The function keys allow you to perform other log activities further
  425. described as follows:
  426.  
  427.   - F1 is the online help system.
  428.   - F6 allows you to erase the activity log.
  429.   - F9 allows you print out the activity log.
  430.   - ESC returns you to the administration menu screen.
  431.  
  432.  
  433. Error Log
  434. ---------
  435. The error log keeps track of all x-FONE3 user errors (if any). Use the
  436. cursor keys to scroll the displayed log entries. As the log is
  437. scrolled, displayed information includes the following:
  438.  
  439.   - Error Date
  440.   - Error Time
  441.   - Error Description
  442.   - User Name
  443.  
  444. The function keys allow you to perform other log activities further
  445. described as follows:
  446.  
  447.   - F1 is this online help system.
  448.   - F6 allows you to erase the error log.
  449.   - F9 allows you print out the error log.
  450.   - ESC returns you to the administration menu screen.
  451.  
  452. x-FONE3 Operations Guide - Page 11
  453.  
  454.  
  455. User Maintenance
  456. ----------------
  457. User administration allows you to perform maintenance on any x-FONE3
  458. user. Use the cursor keys to scroll the displayed users. As the log
  459. scrolled, displayed information includes the following:
  460.  
  461.   - User Name
  462.   - User Security
  463.   - User Last Login Date
  464.   - User Last Login Time
  465.   - User Color Toggle
  466.   - User Audio Toggle
  467.   - User Zoom Toggle
  468.   - User Total Logins
  469.  
  470. The function keys allow you to perform other user maintenance
  471. activities, further described as follows:
  472.  
  473.   - F1 is the online help system.
  474.   - F2 allows you to add a new user.
  475.   - F3 allows you to change the highlighted user information.
  476.   - F4 allows you to delete the highlighted user.
  477.   - F9 allows you print out the user listing.
  478.   - ESC returns you to the administration menu screen.
  479.  
  480.  
  481. Reindex Data Files
  482. ------------------
  483. All x-FONE3 database files may be reindexed in the event that they are
  484. accidently erased or become corrupted.
  485.  
  486.  
  487. Database Summary
  488. ----------------
  489. A summary of x-FONE3 database files may be displayed.
  490.  
  491. x-FONE3 Operations Guide - Page 12
  492.  
  493.  
  494. Import Data Menu
  495. ----------------
  496. Phone list entries may be imported into x-FONE3 per any of the
  497. following import file types:
  498.  
  499.   - System Data Format (SDF) ASCII text file
  500.   - Comma Separated ASCII text file
  501.   - Space Separated ASCII text file
  502.   - dBASE III database file
  503.  
  504. Specific x-FONE3 field criteria is as follows:
  505.  
  506.   Nr  Field Name  Field Description     Max Length
  507.   --  ----------  --------------------  -------------
  508.   1   NAME        Name                  20 characters
  509.   2   NUMB        Number                15 characters
  510.   3   UDF1        Custom Data Field #1  38 characters
  511.   4   UDF2        Custom Data Field #2  38 characters
  512.   5   UDF3        Custom Data Field #3  38 characters
  513.  
  514.  
  515. Technical Support
  516. -----------------
  517. Limited technical support by mail, phone, FAX, BBS, and CompuServe is
  518. provided at no cost to UNLICENSED users during the initial software 
  519. evaluation period.
  520.  
  521. Continued technical support by mail, phone, FAX, BBS, and CompuServe
  522. is provided at no cost to LICENSED users.
  523.  
  524. For technical support, please contact:
  525.  
  526. Extensions Software Corporation
  527. 224 Thompson Street #165
  528. Hendersonville, NC  28792-2805  USA
  529. 704-692-0887
  530. 704-692-8879 FAX
  531. 704-693-0339 BBS
  532. 72007,571    CompuServe
  533.  
  534.