Vorwort : Sie haben eine gute Wahl getroffen !! Das Programm "VEREINSVERWALTUNG" Version 1.xx wurde zur Verwaltung eines Vereins entworfen. Dieses Programm weist fr einen Tennisverein besondere Qualit„ten auf, da es einige Funktionen enth„lt, die fr einen Tennisverein sehr ntzlich sind. Wir wnschen Ihnen, daá der VEREINSVERWALTUNG fr Ihre Vereinsverwaltung eine Hilfe ist, auf die Sie nicht mehr verzichten m”chten. Trozdem sind wir fr Kritiken, Meinungen und Erweiterungsvorschl„ge dankbar. Inhalt : Allgemeines : 1. Installation 2. Nachrichtenzeilen 3. Taste 4. Menauswahl und Eingabebest„tigung 5. Datensicherung Hauptmen : #1 Mitgliederdaten : 1. Erfassung #2 Datenausgabe : 0. Selektion 1. Mitgliederliste 2. Jahrgangsliste 3. Geburtstagsliste 4. Schlsselliste 5. Angestelltenliste 6. Statistiken #3 Briefetiketten : 1. Editor 2. Ausgabe (selektiert) #4 Kontenfhrung : 1. Eintr„ge (selektiert) 2. Ausgabe (selektiert) 3. Saldenliste #5 Mitgliedsbeitr„ge : 1. Ausgabe (Liste) 2. Berechnung 3. Hochrechnung #6 Abrechnungen : 1. Abrechnungsarten 2. šbersicht 3. Eing„nge #7 Sonstiges : 1. Passwortschutz 2. Druckeranpassung 3. Einstellungen Anhang : A. Mitgliedsfindung per Men S. 30 B. Mitgliederselektion per Men S. - Allgemeines - Installation : Bitte legen Sie die Diskette ins Laufwerk ! Starten des Installationsprogrammes: z.B. a:install+ Programm starten ................. : verein+ Nachrichtenzeilen : In fast allen Auswahlmens erhalten Sie durch Nachrichten (letzte Zeilen) eine Auskunft ber die Auswahlm”glichkeiten. Taste : Mit Taste kommen Sie aus fast allen Anwendungen, mit der Funktion eines Abbruches (Vorzeitiges Beenden), heraus. Menauswahl und Eingabebest„tigung : In jedem Men k”nnen Sie durch die dem Markierungsblock bewegen und durch einmaliges Drcken der Taste jenen anw„hlen. Jede Eingabe muá mit der Taste best„tigt werden. Datensicherung : Bitte gew”hnen Sie sich die regelm„áige Datensicherung an. Denn es kann vorkommen, daá z.B. die Festplatte einen Fehler hat und somit Ihre Daten verlorengehen. Es liegt dann an Ihnen, ob Sie eine frische Datensicherung in der Schublade haben, oder, ob Sie die Arbeit der letzten Tage nocheinmal wiederholen mssen ! Mitgliederdatenerfassung - KARTEI - M”glichkeiten : Neuanlage : << Bei jedem Angabepunkt k”nnen Sie per eine Hilfe einholen ! >> Das Programm schl„gt Ihnen eine Mitgliedsnummer vor, die Sie mit best„tigen oder vorher ver„ndern k”nnen. HINWEIS : - Eine einmal best„tigte Mitgliedsnummer kann nicht mehr ver„ndert werden. - Doppelte Mitgliedsnummern werden nicht akzeptiert. Danach k”nnen Sie mit der eigentlichen Dateneingabe beginnen. Fr die Anrede (1-7) geben Sie die Nummer der Anredemoglich- keiten ein. (s. ) (Einstellungen s. ) Bei der Mitgliedsart gibt es folgende Unterscheidungen : A : aktives Mitglied P : passives Mitglied E : Ehrenmitglied V : Vereinsangestellter Das Feld "Guthaben" ist fr das Programm nicht weiter von Bedeutung, es dient nur als Merkhilfe, wenn von der Eintritts- gebhr ein Teil eingefroren wird. Fr die Beitragsklasse (1-7) geben Sie die Nummer der Klasse an. (s. ) (Einstellungen s. ) Das Feld "Bankeinzug" hat eine besondere Bedeutung : J = Das Mitglied wnscht das Lastschriftverfahren. HINWEIS : Bei lckenhaften Bankangaben wird die Eingabe wiederholt! N = Das Mitglied wnscht die Abrechnung per Rechnung. HINWEIS : Bankangaben irrelevant! HINWEIS ZU Bankangaben : Das Feld "Inhaber" ist fr die Mitglieder relevant, die kein eigenes Konto haben. Ggfs. muá hier der Name des Kontoinhabers eingegeben werden. Das Feld "Bezug" ist dafr geeignet,wenn mehrere Familien- angeh”rige im Verein sind, die Beitr„ge jedoch von einem Konto abgebucht werden. Hier wird die Mitgliedsnummer des Kontoinhabers eingegeben, beim Kontoinhaber selbst muá Bezug=0 sein. => Alle anfallenden Betr„ge werden auf dem Konto des Kontoinhabers verbucht. Die "Periode" (s. ) gibt an, in welchem Abstand der Mitgliedsbeitrag abgebucht werden soll. 1 = j„hrlich 2 = halbj„hrlich 3 = viertelj„hrlich 4 = monatlich Nach der Mitgliedseingabe berechnet der Clubmanager und die Eintrittsgebhr. (Abrechnung s. Hauptmen #8) Auf Wunsch kann auch ein Eintrittsbrief ausgegeben werden. (Einstellung s. ) Daten „ndern : Sie k”nnen die eingegebenen Daten des auf dem Monitor erscheinenden Mitglieds mit der Taste „ndern. HINWEIS : Die Mitgliedsnummer kann nicht ge„ndert werden. Die Taste seht Ihnen mit Eingabehilfen zur Verfgung. Daten l”schen : HINWEIS : Mitglieder k”nnen nicht gel”scht werden, wenn a. noch Forderungen gegenber dem Mitglied offen sind, z.B. Mitgliedsbeitr„ge, Arbeits- und Gast- spielstundenabrechnung. Abhilfe : noch offene Gebhren anfordern und ggfs. als bezahlt verbuchen. b. vom Girokonto noch von weiteren Mitgliedern Gebhren abgerechnet werden. Abhilfe : Bei den Angeh”rigen des kndigenden Mitglieds die Bankverbindung neu eingeben und Bezugssystem wenn n”tig „ndern! Danach erscheinen 3 Fragen auf dem Monitor : zu Frage 1 : Letzten Stand der Karteikarte ausgeben ? (s. Hauptmen #5) zu Frage 2 : Austrittsbrief ausgeben ? M”glichkeit der Ausgabe einer Austritts- best„tigung. (Einstellungen s. ) zu Frage 3 : Sollen die Daten wirklich gel”scht werden ? Entgltige Best„tigung. Widerruf unm”glich !! Suchpfad : M”glichkeit die Daten eines Mitglieds aufzufinden. Sie k”nnen entweder nach dem Namen oder der Mitgliedsnummer suchen lassen. HINWEIS: - Wenn Sie nach der Mitgliedsnummer suchen lassen wollen, mssen Sie die Frage nach dem Namen, ohne Eingabe, mit best„tigen, so kommen Sie zur Frage nach der Mitgliedsnummer. - Wenn kein zutreffender Name bzw. zutreffende Mitgliedsnummer gefunden wird, geht das Programm auf den Anfang der Mitgliederliste. Bei der Eingabe des Namen gibt es folgende Besonderheit: Sie k”nnen Bruchstcke angeben z.B. : Sie suchen nach . : Mller Sie geben nur ein : M => Sie erhalten die Namen der Mitglieder, ab der Position, ab der die ersten beiden Buchstaben des Namens mit der Eingabe bereinstimmen. Nach der Eingabe ”ffnet sich ein Fenster, indem Sie mit Pfeil hoch und runter bl„ttern k”nnen. Wenn Sie das gesuchte Mitglied gefunden haben, gehen Sie mit den Pfeiltasten auf die betreffende Zeile und drcken . Danach erscheinen die Daten des ausgew„hlten Mitgliedes auf dem Monitor. Einstellungen : Unter der Position "Anreden" k”nnen Sie die vom Clubmanager vorbereiteten Anreden Pos. 1-7 fr Ihre Vereinsverwaltung ab„ndern. Unter der Position "Beitr„ge" geben Sie Ihre Gebhren und erkl„rende Texte Pos. 1-7 ein. Die vom Clubmanager auf der Karteikarte eingerichtete Position "Periode" errechnet automatisch die zu zahlenden Beitr„ge, gem„á dem gewnschten Zahlungsintervalls. Beispiel : Ihr Verein erhebt einen Jahresbeitrag von DM 120,-- Wenn nun Ihr Mitglied eine monatliche Abrechnung wnscht, wird dementsprechend pro Monat DM 10,-- abgebucht. Briefeinstellungen : Als erstes erscheint ein Men, indem zur Auswahl steht, ob Sie den Eintrittsbrief oder den Austrittsbrief bearbeiten wollen. Auf die Beschreibung der Bearbeitung des Austrittsbriefes verzichten wir, da sie identisch mit der Bearbeitung des Eintrittsbriefes ist. Die Bearbeitung des jeweiligen Briefes ist auf 4 Bildschirmseiten verteilt. 1. 1-5 Zeile : Ort und Datum 2. Adressenfeld : Anschrift des Mitglieds 3. Text : eigentlicher Text 4. letzten 10 Zeilen : Endtext W„hrend der gesamten Bearbeitung steht die Taste wieder mit einer Hilfe zur Seite. Da einige Daten mit in den Brief bernommen werden muá, gibt es Platzhalter die Sie in der Hilfe finden. z.B. : => Eingabe : Lneburg, den ^Datum => Ausgabe : Lneburg, den 01.03.1992 Bl„ttern : Sie k”nnen durch die Daten der Mitglieder frei mit den Tasten und bl„ttern. HINWEIS : - Am jeweiligen oberen bzw. unteren Ende der Mitgliederliste ist das weiterbl„ttern nicht m”glich. => In die andere Richtung bl„ttern. - Datenausgabe - 0. Selektion (1-3) : Nach der Auswahl der Punkte 1-3 erscheint ein Selektionsmen, um die Listenausgabe selektieren zu k”nnen. 1. Men : 1. Alle erwachsenen Mitglieder werden ausgegeben 2. Alle jugendlichen Mitglieder werden ausgegeben 3. Alle Mitglieder werden ausgegeben 2. Men : 1. Alle m„nnlichen Mitglieder werden ausgegeben 2. Alle weiblichen Mitglieder werden ausgegeben 3. Alle Mitglieder werden ausgegeben Aus der Kombination des 1. und 2. Mens ergibt sich die Selektion, so daá Sie Listen z.B. Erw. m„nnl., Jug. m„nnl, usw. erstellen k”nnen Das 3. Men, das auch bei den brigen Positionen auftritt, (nur einzeln) gibt zur Wahl, ob 1. die Ausgabe auf dem Bildschirm erfolgen soll, 2. die Ausgabe auf dem Drucker erfolgen soll oder, ob 3. die weitere Bearbeitung abgebrochen werden soll. 1. Mitgliederliste : Ausgabe in einer Reihe je Mitglied : 1. eine laufende Nummer 2. Mitgliedsart 3. Name,Vorname 4. Telefonnummer 5. Ort,Straáe 2. Jahrgangsliste : Ausgabe pro Jahrgang und Mitglied in einer Reihe : 1. Jahrgang 2. Name,Vorname (3. Absatz bei neuem Jahrgang, so daá die Listen ) ( fr die weitere Bearbeitung bersichtlich sind) 3. Geburtstagsliste : Ausgabe pro Monat und Mitglied in einer Reihe : 1. Monat 2. Geburtstag (tt.mm) 3. Name,Vorname (4. Absatz, wie bei Pos. 2.3) 4. Schlsselliste : Ausgabe in einer Reihe je Schlssel : 1. Schlsselnummer 2. Name,Vorname 5. Angestelltenliste : Ausgabe in einer Reihe je Angestellten : 1. eine laufende Nummer 2. Name,Vorname 6. Statistiken : Hier k”nnen Sie sich Statistiken ber die Mitgliederanzahlen ausgeben lassen. M”glichkeiten : 1. Mitgliederbersicht : Es wird eine Statistik ber die Anzahl aller : - im Verein - aktiver Mitglieder - passiver Mitglieder - Ehrenmitglieder - Angestellten - erwachsenen Mitglieder : - m„nnlich - weiblich - jugendlicher Mitglieder : - m„nnlich - weiblich 2. Jahrg„nge : Zu jedem vorkommenden Jahrgang wird die Anzahl der Mitglieder angegeben. Listendruck - Briefetiketteneditor - M”glichkeiten : 1. Zurck : Hiermit kehren Sie zum Hauptmen zurck. 2. Neues Etikett : Hiermit k”nnen Sie ein neues Etikett anlegen. Nachdem Sie den Namen des Etiketts angegeben haben, erscheint auf dem Monitor das Leeretikett. 3. Etikett bearbeiten : Darauf k”nnen Sie das Etikett bearbeiten. Nach der Bearbeitung wird das Etikett automatisch gespeichert. HINWEIS : - Am rechten Rand sind Eingabehilfen TIP : - Verwenden Sie zum Unterstreichen <^> . 4. Druck : Hiermit k”nnen Sie das angezeigte Etikett in einer beliebigen Menge ausdrucken. Als erstes mssen Sie die gewnschte Anzahl ausw„hlen, oder per "Eingabe" manuell eingeben. Im Anschluá daran haben Sie zwei M”glichkeiten zur Auswahl 1. Probeetikett drucken : Sie k”nnen zu Justierungs- zwecken Probeetiketten so oft Sie wollen ausgeben lassen. 2. Ausdruck beginnen : Der eigentliche Ausdruck beginnt. 5. Etikett laden : Hiermit k”nnen Sie ein abgespeichertes Etikett in den Speicher laden, um es auszudrucken oder zu bearbeiten. Eine Liste von den gespeicherten Etiketten wird ange- zeigt, und Sie k”nnen per hoch und runter bl„ttern. Das Ausw„hlen geschieht durch Positionieren des Markierungsblockes auf dem Namen des Etiketts und durch einmaliges Drcken der Taste. 6. Etikett l”schen : Hiermit k”nnen Sie nach einer Best„tigung das aktuell angezeigte Etikett unwiderruflich l”schen. - Briefetikettenausgabe (selektiert) - Es erscheint ein Men (Beschreibung s. Anhang B) zur Selektion von Mitgliedern. Im Anschluá daran haben Sie zwei M”glichkeiten zur Auswahl 1. Probeetikett drucken : Sie k”nnen zu Justierungs- zwecken Probeetiketten so oft Sie wollen ausgeben lassen. 2. Ausdruck beginnen : Der eigentliche Ausdruck beginnt. - Kontenfhrung - 1. Eintr„ge : Hier k”nnen Sie nach der Selektion der Mitglieder, bei denen Sie Eintr„g machen wollen, die erforderlichen Eintr„ge machen. Nach der Selektion (s. Anhang B) k”nnen Sie fr jedes ausgew„hlte Mitglied einen oder auch mehrere Eintr„ge t„tigen. 2. Ausgabe : Hier k”nnen Sie sich nach der Selektion (s. Anhang B) der Mitglieder sich deren Karteikartenbl„tter ausgeben lassen. Inhalt : - Alle Daten aus der Mitgliederkartei - Alle durchgefhrten Buchungen (Soll/Haben) 3. Saldenliste : Hier k”nnen Sie sich eine Saldenliste aller Mitglieder ausgeben lassen. Inhalt : - Name - Summe aller Sollbuchungen - Summe aller Habenbuchungen - Saldo - Mitgliedsbeitr„ge - 1. Liste der f„lligen Beitr„ge : Eine Liste der f„lligen Beitr„ge wird auf dem Drucker ausgegeben. Inhalt : - Name des betreffenden Mitglieds - f„lliger Beitrag - Betrag (Gesamtsumme) 2. Berechnung der f„lligen Beitr„ge : Die f„lligen Beitr„ge werden lt. Ihren Zahlungsmodalit„ten je Mitglied berechnet und k”nnen per Hauptmenu #8 Pos. 1 dem Mitglied in Rechnung gestellt werden. 3. Hochrechnung : Hier erhalten Sie eine Gesamtjahresbeitragsbersicht auf dem Monitor. - Abrechnungen - 1. Abrechnungsart : Hiermit kommen Sie in das Abrechnungsmen. M”glichkeiten : 1. per Rechnung : Die anfallenden Betr„ge, die per Rechnung verrechnet (Bankeinzug="N") werden sollen, k”nnen hier bearbeitet werden. Als erstes werden Sie aufgefordert, normales Papier fr die Zusammenfassung einzulegen. Darauf folgt der eigentliche Rechnungsdruck. Die Belastung wird automatisch in die Karteikarte eingetragen. HINWEIS : - Anzahlen des Rechnungsdruckes und der Zusammenfassung k”nnen eingestellt werden. (Einstellungen s. Pos. 5) - Nur einmalige Bearbeitung m”glich. - Rechnungstexteinstellungen s. Pos. 6. 2. per Lastschriftverfahren : Die anfallenden Betr„ge, die per Lastschriftverfahren verrechnet (Bankeinzug="J") werden sollen, k”nnen hier bearbeitet werden. Das Programm m”chte nun als erstes von Ihnen erfahren, ob Sie Endlostr„ger verwenden oder einzelne Bankformulare. Im Anschluá daran haben Sie zwei M”glichkeiten zur Auswahl 1. Probebeleg drucken : Sie k”nnen zu Justierungs- zwecken Probetr„ger so oft Sie wollen ausgeben lassen. 2. Ausdruck beginnen : Der eigentliche Ausdruck beginnt. Im Anschluá daran werden Sie aufgefordert, normales Papier fr die Zusammenfassung einzulegen. HINWEIS : - Anzahl der Zusammenfassungen k”nnen eingestellt werden. (Einstellungen s. Pos. 5) - Nur einmalige Bearbeitung m”glich. - Tr„gereinstellungen s. Pos. 4 3. per Disclearing : Diese Abrechnungsart ist als Option erh„ltlich. Disclearing : Belegloser Datentr„geraustausch 4. Tr„gereinstellungen : Hier k”nnen Sie mit der Schablone (Men 2), die Sie bitte am obereren linken Rand anlegen, die entsprechenden Koordinaten angeben. HINWEIS : Die Grundeinstellung ist der Tr„ger der Kreissparkasse/Stadtsparkasse 5. Einstellungen : Hier k”nnen Sie die Anzahlen der Rechnungsdrucke und Zusammenfassungen fr den Rechnungs- und Lastschriftendruck einstellen. 6. Rechnungstext : Hier k”nnen Sie Einstellungen im Bezug auf den Rechnungstext machen. Angaben : - Datumszeile : z.B. "Lneburg, den" Im Anschluá folgt dann das aktuelle Datum. - Bezeichnung : z.B. "R E C H N U N G" Als šberschrift der Abrechnung. - Rechnungstext : z.B. "Diese f„lligen Betr„ge...." Als Grund der Rechnung. - Rechnungsnachtext : z.B. "Diesen Betrag bitten wir ..." Als Zahlungsanweisung. 7. Abbruch : Hiermit gelangen Sie zum Hauptmen zurck. 2. šbersicht : Sie erhalten eine kurze šbersicht ber die noch in Rechnung zustellenden Betr„ge. Folgendermaáen gegliedert : - Abrechnung per Rechnung - Abrechnung per Lastschrift 3. Eing„nge : Hier k”nnen Sie in rechnunggestellte Betr„ge als eingegangen buchen. Nach Anwahl dieses Menpunktes ”ffnet sich ein Men, indem Sie per hoch und runter bl„ttern k”nnen. Nach der Auswahl mit sehen Sie auf dem Monitor, den zu bezahlenden Betrag, das Datum und den Verwendungszweck. M”glichkeiten : Eingabe des gezahlten Betrages bzw. Teilbetrages. Verlassen des Eingabebildschirms. Sie kommen zum oben erkl„rten Men. HINWEIS : - Bei jeder Eingabe wird der eingegebene Betrag in der Kartei vermerkt. - Nach der vollst„ndigen Betragseingabe wird der Betrag aus dem Men gestrichen. - Sonstiges - 1. Passwortschutz : Hier k”nnen Sie einem Unbefugten den Zugang zu diesem Programm verwehren. Bitte lesen Sie sich den Text nach der Auswahl dieses Menpunktes genau durch. HINWEIS : - Wenn ein Passwort eingegeben worden ist, wird bei jedem weiterem Programmstart zuerst das Passwort eingegeben werden. - Wenn kein Passwort eingegeben wird, entf„llt die Abfrage. 2. Druckeranpassung : Hier k”nnen Sie Ihren Drucker an das Programm anpassen. Zur Einstellung steht Ihnen mit der Taste eine Hilfe zur Seite. 3. Einstellungen : Hier k”nnen Sie Angaben zum Verein, Druck und Bankverbindung machen. ANHANG A - Mitgliedsfindung per Suchpfad - M”glichkeit ein Mitglieds aufzufinden. Sie k”nnen nach dem Namen des Mitglieds suchen lassen. HINWEIS: - Wenn kein zutreffender Name bzw. zutreffende Mitgliedsnummer gefunden wird, geht das Programm auf den Anfang der Mitgliederliste. Bei der Eingabe des Namen gibt es folgende Besonderheit: Sie k”nnen Bruchstcke angeben z.B. : Sie suchen nach . : Mller Sie geben nur ein : M => Sie erhalten die Namen der Mitglieder, ab der Position, ab der die ersten beiden Buchstaben des Namens mit der Eingabe bereinstimmen. Nach der Eingabe ”ffnet sich ein Fenster, indem Sie mit Pfeil hoch und runter bl„ttern k”nnen. Wenn Sie das gesuchte Mitglied gefunden haben, gehen Sie mit den auf die betreffende Zeile und drcken . Danach erscheinen die Daten des ausgew„hlten Mitgliedes auf dem Monitor.