Wichtig! Die Anzahl der Files und Buffers in der Datei CONFIG.SYS muá jeweils mind. 30 betragen. Der freie Arbeitsspeicher muá mind. 560 KB sein, da es sonst zu falschem Bildschirmaufbau und Pro- grammabstrzen kommen kann! +------------------------------------------------------------+ | | | FM - VEREIN 2.0 | | | | FM-SOFTWARE | | Frank Murovec | | Brunnenstraáe 86 | | 4050 M”nchengladbach 1 | | Tel.+ Btx: 02161/16502 (9-11 h) | | | +------------------------------------------------------------+ Inhaltsverzeichnis: 1. Einfhrung 2. System-Voraussetzungen 3. Installation 4. Programmaufbau 5. Die Menfhrung 5.1 Allgemeine Bedienungshinweise 5.2 Das Hauptmen 5.2.1 Bewegen im Hauptmen 5.2.2 Funktionstastenbelegung im Hauptmen 6. Dienstprogramme 6.1 Vereins-Stammdaten anlegen 6.2 Anlegen der Vorgabewerte 6.3 Vereinssparten anlegen 6.4 Konten einrichten 6.5 Systemeinstellung 6.5.1 Druckereinstellung 6.5.2 Texteditor-Vorgaben einstellen 6.6 Reorganisation 6.7 Datenbernahme aus Vor- / Sharewareversion 6.8 Bearbeiten der Druckertreiber 6.9 Druckertreiber neu anlegen 7. Mitgliederverwaltung 7.1 Funktionstastenbelegung Mitgliederverwaltung 7.2 Neuanlage von Mitgliedern 7.3 Žndern 7.4 Suchen 7.5 L”schen 7.6 Tabellen-Darstellung 7.7 Optionen 7.7.1 Sortierkriterium 7.7.2 Alle Mitglieder merken 7.7.3 Alle Markierungen entfernen 7.7.4 Gemerkte Mitglieder l”schen 7.7.5 Mitglieder aus Liste merken 7.7.6 Žnderung fr gemerkte Mitglieder 8. Beitragsbuchungen 8.1 Buchungslauf fr Beitragszahlungen 8.2 Lastschriften, šberweisungen, Rechnungen oder Etiketten drucken 8.3 Formulare (Lastschr.,šberw.,Rechn.) gestalten 9. Einnahmen- und Ausgaben / Kontoverwaltung 10. Texteditor 10.1 Das Bildschirmfenster des Texteditors 10.2 Tastaturcodes 10.3 Editieren Eingabefenster 11. Erstellung von Serienbriefen 12. Filtern und Drucken 12.1 Daten filtern 12.2 Filterdatei bearbeiten 12.3 Filterdatei exportieren 12.4 Text drucken 12.5 Serienbrief drucken 12.6 Listen / Etiketten drucken 13. Adressen, Copyright-Hinweise ------------------------------------------------------------ 1. EINFšHRUNG Sehr geehrter Kunde, Wir freuen uns sehr, daá Sie sich zum Kauf unseres Programms "FM-Verein" entschieden haben. Die vorliegende - v”llig berarbeitete - Version ist nach Vorgaben und Ideen von Anwendern modifiziert worden und weist nun zus„tzliche Leistungsmerkmale - vor allem im Buchungsteil - auf. Diese Anleitung soll Ihnen helfen, den Umgang mit unserem Programm schnell zu erlernen, so daá Sie schon bald effizient mit dieser Software arbeiten k”nnen. Sollte es dennoch zu Fragen oder Problemen kommen, wenden Sie sich bitte unter der Rufnummer 02161/16502 an unseren Hotlineservice, der t„glich mindestens von 9 bis 11 Uhr be- setzt ist. Bei der Programmentwicklung haben wir uns um eine bersichtliche und einfach zu erlernende Benutzerfhrung bemht, die auch dem ungebten PC-Anwender einen schnellen und unkomplizierten Einstieg verschafft. Geschrieben wurde dieses Programm in der Programmiersprache Turbo- Pascal, die Daten werden im dBase-Format abgespeichert. Diese Version darf zur selben Zeit nur auf einem Computer genutzt werden, jede Vervielf„ltigung des Programms oder des Handbuchs ver st”át gegen das Urheberrecht und wird strafrechtlich verfolgt. Aus genommen hiervon ist die private Verbreitung von Sharewareversio- nen. Wir bernehmen keine Haftung fr die Fehlerfreiheit der Software, insbesondere keine Gew„hr dafr, daá das Programm den Anforder- ungen und Zwecken des K„ufers gengt. Die Verantwortung fr die Folgen der Nutzung tr„gt alleine der K„ufer. Bitte lesen Sie vor dem Programmstart die Installationshinweise sorgf„ltig durch, damit eine fehlerfreie Funktion gew„hrleistet ist. Wir wnschen Ihnen viel Freude beim Arbeiten mit diesem Programm aus der FM-SOFTWARE-Serie. 2.0 SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN MS-DOS-kompatibler PC, DOS 3.3 oder h”her, DR-DOS ab Vers. 5.0, mind. 640 KB freier Arbeitsspeicher sowie eine Festplatte. 3.0 INSTALLATION WICHTIG! Der Programmstart ist nur m”glich, wenn in Ihrer Betrie- bssystemdatei CONFIG.SYS folgende Einstellung vorgenommen ist: FILES = 40 (oder h”her) BUFFERS = 40 (oder h”her) Sollte dies nicht der Fall sein, bricht das Programm beim Start mit einer "Can't open file"-Fehlermeldung ab. Bei allen neueren Betriebssystemen ist die Vorgabe in der Regel ausreichend dimen- sioniert, so daá keine Probleme auftreten. Unser Programm ist fr den Betrieb auf Rechnern mit Festplatte ausgelegt. Zur Installation legen Sie bitte nach Laden des Be- triebssystems die mitgelieferte Programmdiskette in Laufwerk A ein. Mit dem Befehl "INSTALL" starten Sie die Installation auf der Festplatte. Zun„chst erscheint ein Werbebildschirm, den Sie mit einer belie- bigen Taste wegdrcken k”nnen. In einem Testlauf wird die eingelegte Diskette anschlieáend auf Ihre Vollst„ndigkeit berprft. Achten Sie darauf, daá alle Da- teien vorhanden sind und verlassen Sie anschlieáend die šberpr- fung ebenfalls durch Drcken einer beliebigen Taste. Sie erhalten nun eine Menauswahl mit folgenden Wahlm”glichkeiten: (Wenn Sie direkt mit der Installation fortfahren m”chten, w„hlen Sie bitte Menpunkt 5 (s.u.)) 1.) Handbuch auf dem Bildschirm ansehen 2.) Handbuch auf Drucker ausgeben 3.) FM-Software-Informationen ansehen (Werbung) 4.) Bestellschein drucken Besitzer der Prf- bzw. Sharewareversion k”nnen hier einen Bestellschein fr die Vollversion ausdrucken. 5.) PROGRAMM INSTALLIEREN Hier k”nnen Sie das Programm auf Festplatte installieren. Den Installationspfad k”nnen Sie selbst eingeben oder den Vorschlag bernehmen. Die Dateien werden berspielt und Sie k”nnen die Install.- routine verlassen. 0.) Installationsroutine verlassen An dieser Stelle erscheint eine Abfrage, ob Sie ein Ser- viceformular ausdrucken m”chten. Mit diesem Blatt k”nnen Sie jederzeit Verbesserungsvorschl„ge oder Fehlerhinweise an FM-SOFTWARE senden. Nach der Installation kann das Programm mit VEREIN von der Fest- platte gestartet werden. Mit FMLIST HANDBUCH.TXT k”nnen Sie jeder- zeit die Bedienungsanleitung am Bildschirm durchlesen. 4.0 PROGRAMMAUFBAU Unser Programm ist aufgrund der Leistungsvielfalt sehr komplex. Es ist daher von groáer Bedeutung, daá Sie die Programmstruktur ver- stehen und zun„chst durch Beispiele den Umgang mit "FM-Verein" er- lernen. WIE ARBEITET FM-VEREIN? Zun„chst mssen alle Stammdaten und Voreinstellungen korrekt ange- legt werden (dazu sp„ter). Diese Voreinstellungen sind von groáer Bedeutung, damit der Buchungslauf einwandfrei arbeitet. Die zu zahlenden Mitgliederbeitr„ge k”nnen nach Sparten (z.B. Fuáball, Tennis, Tischtennis) und Beitragsgruppen (z.B. Normal, Schler, Senioren) differenziert werden. In die Adreámaske jedes einzelnen Mitglieds ge- ben Sie sp„ter nur Sparte und Beitragsgruppe in Form eines Krzels ein, so daá der richtige Mitgliedsbeitrag berechnet werden kann. Beispiel fr Beitrags-Struktur: Sparte: Tennis Tischt. Fuáball ------- Beitragsgruppe: Normal 100 DM 50 DM 80 DM Schler 40 DM 30 DM 30 DM Senioren 50 DM 40 DM 60 DM Alle Buchungen werden sp„ter in Form einer Kontenverwaltung verbucht. Alle Mitglieder haben in der Kontoverwaltung eine eigene Kontonummer, auf die alle Beitr„ge und Zahlungen verbucht werden. Diese Kontonummer wird automatisch erzeugt (Neun mit acht Nullen + Mitgliedsnummer). Daneben gibt es frei anlegbare Ein- und Ausgabekonten fr beliebige Buchungen, z.B. den Einkauf von Bromaterial oder die Veranstaltung eines Sommerfestes. Die Konten k”nnen frei gew„hlt werden. Damit die Mitgliederbeitr„ge als "zu zahlend" markiert werden, muá der Buchungslauf gestartet werden. Beim Buchungslauf werden alle Beitr„ge als offene Posten fr den eingegebenen Zeitraum berechnet und auf die entsprechenden Konten verbucht. Anschlieáend k”nnen - je nach Zahlungsmodalit„t - šberweisungstr„ger, Rechnungen, Etiketten oder Einzugserm„chtigungen gedruckt werden. Was fr jedes Mitglied gedruckt werden soll, wird ebenfalls in der Mit- gliedermaske eingegeben. Dies war nur eine grobe Darstellung der Grundstruktur. Weitere Hinweise finden Sie in diesem Diskettenhandbuch unter dem jeweiligen Menpunkt. 5.0 DIE MENšFšHRUNG FM-VEREIN ist komplett mengefhrt. Mit Hilfe des Cursorblocks (Pfeiltasten) gelangen Sie von einem Menpunkt zum anderen. Aus- gangspunkt hierbei ist das Hauptmen, in das Sie nach dem Pro- grammstart automatisch gelangen. Das Anw„hlen der einzelnen Punkte ist recht einfach: Mit den Pfeiltasten bewegen Sie den Rollbalken auf den gewnschten Menpunkt und best„tigen mit Return. Mit der Escape-Taste (ESC) verlassen Sie das jeweilige Untermen und gelangen zurck in die Hauptauswahl. 5.1 ALLGEMEINE BEDIENUNGSHINWEISE, BITTE UNBEDINGT DURCHLESEN Die Dateneingabe geschieht in allen Masken auf die gleiche Art und Weise. Jederzeit k”nnen Sie mit den Pfeil- bzw. Cursortasten in der Maske umherwandern und Žnderungen vornehmen. Zum Ausstieg aus der Dateneingabe gibt es drei M”glichkeiten: 1. ESC = Die Eingabe wird verworfen und abgebrochen 2. PAGE DOWN = Die Eingabe wird abgebrochen, alle eingegebenen Daten werden gespeichert 3. RETURN im letzten Datenfeld = wie PAGE DOWN 5.2 DAS HAUPTMENš ============= 5.2.1 BEWEGEN IM HAUPTMENUE Der linke Teil des Hauptmens ist mit den Menpunkten Mitglieder (-verwaltung) Beitragsbuchungen / drucken Einnahmen / Ausgaben Textverarbeitung Filtern und Drucken Dienstprogramme Systeminformation Programm beenden (ESC) belegt. Es gibt zwei M”glichkeiten, die verschiedenen Menpunkte zu aktivieren: 1. Bewegen Sie den Leuchtbalken (er steht beim Programmaufruf im Menpunkt Adreáverwaltung) mit den Cursorsteuerungs- bzw. Pfeiltasten auf den gewnschten Menpunkt und bet„tigen Sie die RETURN- bzw. ENTER-Taste. 2. Jeder Meneintrag wird mit einem hell leuchtenden Buchstaben hervorgehoben. Zum Aktivieren gengt also ein Druck auf die entsprechende Taste, beim Menpunkt FILTERN UND DRUCKEN z.B. das "F". Um das Programm zu verlassen, gengt ein Druck auf die "ESC" (ESCAPE) Taste. 5.2.2 FUNKTIONSTASTENBELEGUNG IM HAUPTMENš F1 = HILFE Hilfsbildschirm zum Hauptmen F2 = RECHNER Ein Taschenrechner, der mit dem abgesetzten 10er-Block leicht zu bedienen ist, baut sich auf dem rechten oberen Teil des Bildschirms auf. F3 = KALENDER Kalender wird eingeblendet F10 = NOTIZ Notizblock. Die eingegebene Notiz wird durch Drcken von F-10 abgespeichert, Ausstieg ohne Speicherung mit ESC. 6. DIENSTPROGRAMME Direkt nach dem Programmstart sollten Sie im Menpunkt "Dienstprogramme" alle notwendigen Voreinstellungen eingeben. Diese Einstellungen sind von groáer Bedeutung, damit Mitgliedsbeitr„ge ordnungsgem„á verbucht werden k”nnen. Bitte gehen Sie in der geschilderten Reihenfolge vor. Erst nach Einrichten der folgenden Einstellungen sollten Sie mit der Eingabe der Mitglieder-Daten beginnen. Nach Anw„hlen des Menpunktes "Dienstprogramme" erscheint die folgende Auswahlmaske: + DIENSTPROGRAMME + | | Bitte gehen Sie beim Anlegen der | | Vorgabewerte in der hier festge- | Datenreorganisation | legten Reihenfolge vor !!! | | |--------------------------------| | | | Vereinssparten | --> 3. Aktion | Vorgabewerte | --> 2. Aktion | Konten einrichten | --> nur bei Bedarf einrichten | Systeminstallation | --> nur bei Bedarf einrichten | Vereins-Stammdaten | --> 1. Aktion | | | Datenimport aus Vorversion | | Bearbeiten der Treiber | | Druckertreiber neu anlegen | | | |--------------------------------| | | | Zum Hauptmenue (ESC) | | | +--------------------------------+ 6.1 VEREINS-STAMMDATEN Die Vereins-Stammdaten sind wichtig fr alle Arten von Formularen, die mit "FM-Verein" ausgedruckt werden k”nnen. Beim Drucken von šberweisungstr„gern und Lastschriftformularen wird automatisch die hier vorgegebene Bankverbindung eingedruckt. Achten Sie also unbedingt auf eine korrekte Eingabe! Folgende Felder sind auszufllen: a) Name des Vereins b) Kurzbezeichnung (frei belegbar) c) Konto-Nummer d) Bankleitzahl (Blz.) e) Bank (Name der Bank, ggf. abgekrzt) Zum Schluá finden Sie das Feld "Letzte Rechnung". Hier k”nnen Sie sehen, welche Rechnung als letzte ausgedruckt wurde. Dieses Feld erfllt lediglich die Funktion einer Erinnerungshilfe fr Sie. 6.2 ANLEGEN DER VORGABEWERTE Die unter diesem Menpunkt angelegten Vorgaben werden sp„ter als Standard-Grundeinstellung in die Adreámaske der Mitglieder ber- tragen. Auch zu den Zahlungsmodalit„ten des Mitglieds sind hier wichtige Vorgaben zu treffen. Es stehen folgende Felder zur Verfgung: a) Anrede: z.B. Herr, Frau b) Land: c) Formulare: R = Rechnung Die hier gew„hlten Formulare L = Lastschrift werden bei Rechnungsstellung š = šberweisung ausgedruckt (auch kombiniert, E = Etikett z.B. RL oder RšE). Sp„ter fr einzelne Mitglieder „nderbar! d) Kennung: frei belegbares, alphanumerisches Feld, nach dem sp„ter Kunden auch sortiert oder gefiltert werden k”nnen. e) Akt./Passiv: Mitgliederstatus (reines Informationsfeld) f) M„nnl./weibl.: M oder W g) Aufnahmegebhr: Einmalige Gebhr bei Anlegen eines neuen Mitglieds h) Text : Buchungstext zur Aufnahmegebhr i) Zahl./Jahr : Wie oft sollen die Beitr„ge berechnet werden? 1 = j„hrlich 2 = halbj„hrlich 4 = viertelj„hrlich 12 = monatlich j) Beitragsklassen: Geben Sie hier die verschiedenen Beitragsklassen Ihres Vereines ein. Diese werden dann beim Ein- richten der Vereinssparten (s.u.) vorgegeben. Beispiel: Sie haben fr Jugendliche, Schler, Studenten und Senioren unterschiedliche Mit- gliedsbeitr„ge. Als Beitragsklassen k”nnen Sie also anlegen: 1.) Schler und Studenten 2.) Jugendliche 3.) Senioren 4.) Normale Mitglieder Fr jede Vereinssparte k”nnen Sie somit zehn ver- schiedene Beitragsklassen anlegen. 6.3 VEREINSSPARTEN Unter diesem Menpunkt k”nnen Sie verschiedene Vereinssparten anle- gen. Besteht Ihr Verein z.B. aus den beiden Bereichen "Tennis" und "Fuáball", sollten Sie diese beiden Sparten hier anlegen. Auch wenn Ihr Verein nur aus einer Sparte besteht (Regelfall), muá diese unter diesem Menpunkt unbedingt angelegt werden! Beispiel: Ihr Verein "TUS K”ln" besteht aus einer Tischtennis- und einer Fuáball-Abteilung (Sparte). Zun„chst w„hlen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten eine freie Zeile im linken Bildschirmfenster. Anschlieáend k”nnen Sie mit der F2-Taste alle Daten zu der angelegten Sparte ein- geben. Die Felder hierzu befinden sich im rechten Bildschirmfenster. Nach der Spartenbezeichnung (Bez.) k”nnen Sie fr die ver- schiedenen Beitragsklassen, die Sie vorher im Menpunkt "Vorgabewerte" angelegt haben, die entsprechenden Mitglieds- beitr„ge eingeben. Im Feld "Monatsbeitrag (J/N)" k”nnen Sie definieren, ob die angegebenen Beitr„ge monatlich oder j„hrlich anfallen. Als n„chstes kann eine j„hrliche Sonderzahlung (z.B. Ausweisver- l„ngerung) eingerichtet werden. Im letzten Eingabefeld (Zum Monatsbeitrag) k”nnen Sie angeben, zu welchem Monat diese Sonderzahlung den Mitgliedern berechnet werden soll. Wenn Sie nur j„hrlich verbuchen, k”nnen Sie einen beliebigen Monat w„hlen. Beispiel: Im Februar wird ein neues Sportger„t angeschafft, dessen Preis als Sonderzahlung auf die Mitglieder umgew„lzt werden soll. Wenn Sie als Monat der Buchung den Februar w„h- len, wird allen j„hrlich zahlenden Mitgliedern dieser Sonder- beitrag am Jahresende berechnet, allen halbj„hrlich zahlen- den Mitgliedern bereits Ende Juni u.s.w. Wenn Sie bis zu diesem Menpunkt alle Vorgaben korrekt eingegeben haben, k”nnen Sie mit der Eingabe der Mitgliedsdaten (Menpunkt "Mitglieder") fortfahren. Die unter "Dienstprogramme" im folgenden beschriebenen Eingaben sind nur bei Bedarf vorzunehmen und k”nnen jederzeit auch nachtr„glich vorgenommen werden. 6.4 KONTEN EINRICHTEN Der gesamte Zahlungsverkehr wird ber ein Kontosystem abgewickelt. Neben den Mitgliedskonten, die alle Beitr„ge und mitgliedergebun- denen Sonderzahlungen enthalten, k”nnen Sie jederzeit beliebige Ein- uns Ausgabekonten anlegen. Die Mitgliedskonten werden automatisch angelegt. Als Kontonummer wird die 9xxxxxxxx angelegt, wobei die Platzhalter "x" durch die jeweilige Mitgliedsnummer ersetzt werden, also z.B. 900001023 fr das Mitglied Nr. 1023. Beim Start dieses Menpunktes wird automatisch berprft, ob fr jedes Mitglied ein Konto angelegt ist (k”nnte z.B. gel”scht worden sein). Wenn nicht, wird dieses automatisch angelegt. Desweiteren lassen sich Ein- und Ausgabekonten mit der F3-Taste anlegen oder jederzeit nachtr„glich mit der F2-Taste „ndern. Mit der Funktionstaste "F8" k”nnen Sie Konten l”schen. Beispiel fr Ein- oder Ausgabekonten: 123456789 Bromaterial 234567890 Sommerfest 1993 u.s.w. 6.5 SYSTEMEINSTELLUNGEN +-----------------------------++++-----------------------------+ | Einstellungen - Drucker |++| Einstellungen - Texteditor | | |++| | |- Schriftverkehr/Listen------|++| Autom. Sichern nach 500 Z. | | |++| (J/N) -----------------> N | | |++| | | Schnittstelle : LPT 1 |++| Zeilenlineal anzeigen | | Linker Rand : 8 Z. |++| (J/N) -----------------> J | | Treiber : Standard |++| | | Umlaute (J/N): N |++| Statuszeile anzeigen | | |++| (J/N) -----------------> J | |- Etikettendruck ------------|++| | | |++| *.BAK Dateien anlegen | | |++| (J/N) -----------------> | | Schnittstelle : LPT 1 |++| J | | Linker Rand : 8 Z. |++| Wortumbruch einschalten | | Treiber : Standard |++| (J/N) -----------------> J | | Umlaute (J/N): N |++| Umbruchweite (Z.) -----> 66 | | |++| | +-----------------------------++++-----------------------------+ 6.5.1 DRUCKEREINSTELLUNGEN Hier legen Sie die Konfiguration Ihres Druckers und der integrierten Textverarbeitung fest. - Schnittstelle: LPT Tragen Sie hier bitte den Anschluá ein, an dem Ihr Drucker ange- schlossen ist. Vorgabe ist LPT1 fr die parallele Schnittstelle 1 (Normalfall). - Linker Rand : 0 Z. Hier tragen Sie bitte ein, wieviel Platz beim Listendruck oder beim Erstellen von Anschreiben am linken Blattrand freigelassen werden soll. Der entsprechende Wert wird in Zeichen eingegeben. - Treiber : Standard-Druckertreiber Hier w„hlen Sie den Druckertreiber, mit dem Ihr Ger„t die besten Ergebnisse erzielt. Die Standardvorgabe gilt fr einen Drucker- treiber, mit dem die meisten Drucker zurechtkommen drften. Sollte dieses bei Ihnen nicht der Fall sein, k”nnen Sie im Men "Dienst- programme" das Untermen "Bearbeiten der Treiber" und "Neue Druk- kertreiber" aufrufen . Dort haben Sie die M”glichkeit, einen eigenen, fr Ihren Drucker optimalen Treiber anhand der ESC-Sequenzen zu generieren oder einen anderen Drucker aus der Menauswahl zu w„hlen. Sollte Ihr Ger„t nicht in der Liste enthalten sein, sehen Sie bitte in Ihr Druckerhandbuch, zu welchem anderen Ger„t Ihr Drucker kompatibel ist. Dort finden Sie auch die richtigen ESC-Sequenzen zum Anlegen eigener Treiber. - Umlaute (J/N) Fr viele Drucker, die nicht den deutschen Zeichensatz beher- rschen, k”nnen Sie hier die Umlaute umwandeln. 6.5.2 EINSTELLUNGSM™GLICHKEITEN FšR DEN TEXTEDITOR: - Autom. Sichern nach 500 Z. (J/N) Es ist empfehlenswert, diesen Eintrag auf "J" zu setzen, um gr”áe- ren Datenverlust zu vermeiden. Beim Schreiben im Texteditor wird dann nach jedem 500. Zeichen automatisch eine Textsicherung durch- gefhrt. - Zeilenlineal anzeigen Ja oder Nein - Zeilenlineal zur Orientierung oder Tabellengestal- tung einblenden - Statuszeile anzeigen Ja oder Nein - Einblenden einer Statuszeile - *.BAK Dateien anlegen Hier legen Sie fest, ob zum bearbeiteten Text eine Datei mit der Kennung .BAK als Sicherungskopie angelegt werden soll oder nicht. 6.6 DATENREORGANISATION Sollte es bei der Arbeit mit FM-VEREIN zu Fehlern kommen, sollten Sie eine Reorganisation vornehmen. Dies empfiehlt sich auch nach umfangreichen Žnderungen oder Neueingaben. Die als gel”scht mar- kierten Datens„tze werden entfernt und die Such- und Sortierrouti- nen werden neu aufgebaut. Sollte eine Reorganisation vom Programm aus nicht mehr m”glich sein (z.B. nach einem Programmabsturz), kann man diese auch von der Be- triebssystemebene aus vornehmen. L”schen Sie hierzu einfach alle In- dexdateien mit dem Befehl DEL *.IN* Ihre Daten sind durch die Reorganisation nicht gef„hrdet! 6.7 Datenbernahme aus Shareware- oder Vorversion Unter dem Unterpunkt "Datenimport aus Vorversion" k”nnen Sie Ihre Daten aus der Sharewareversion bzw. einer alten Vollversion auto- matisch bernehmen. Bitte achten Sie darauf, daá Sie die neue Version in einem neuen Unterverzeichnis installieren, damit die bisherigen Daten nicht berschrieben wurden. Nach Anwahl dieses Menpunktes geben Sie zun„chst das Quellverzeich- nis ein, in dem sich die Daten der alten Version befinden. Die šber- nahme der Daten erfolgt dann automatisch. Hinweis zur v”llig berarbeiteten Version 2.0: Da der Buchungsteil komplett berarbeitet wurde, k”nnen leider nur die Mitgliedsdaten bernommen werden. Die Beitr„ge und sonstige Buchungsdaten mssen neu angelegt werden. Durch die M”glichkeiten zum Setzen von Vorgaben drfte der Arbeitsaufwand jedoch vertretbar sein. Diese Einschr„nkung - zu der wir uns nur schweren Herzens ent- schlieáen konnten - wurde unbedingt notwendig, um die Leistungsviel- falt zu steigern und auch zuknftig eine geeignete Grundlage fr weitere Updates zu schaffen. Bitte haben Sie hierfr Verst„ndnis! 6.8 BEARBEITEN DRUCKERTREIBER Hier k”nnen Sie den oder die vorgegebenen Standard-Druckertreiber be- arbeiten. Alle angelegten Treiber werden im rechten Bildschirmfenster aufgelistet und k”nnen mit Hilfe der Pfeiltaste fr die Žnderung aus- gew„hlt werden. Die Druckersequenzen zur Anpassung auf Ihren Drucker entnehmen Sie bitte Ihrem Drucker-Handbuch. Mit "Page Down" beenden Sie die Ein- gabe, mit ESC k”nnen Sie die Eingaberoutine verlassen, ohne daá Ihre Žnderung gespeichert wird. 6.9 DRUCKERTREIBER NEU ANLEGEN (analog) siehe oben, analog zum Bearbeiten der vorhandenen Treiber 7. DIE MITGLIEDERVERWALTUNG ======================== Wenn im Men "Dienstprogramme" alle notwendigen Vorgaben gesetzt sind, k”nnen Sie hier die Daten der einzelnen Mitglieder eingeben. In der Mitgliederverwaltung k”nnen Sie neue Adressen angelegen oder bereits vorhandene Anschriften „ndern. Die invers dargestellte untere Bildschirmzeile zeigt Ihnen auch hier die Funktionstasten- belegung an. In der vorletzten Bildschirmzeile befindet sich ein Auswahlmen, dessen Menpunkte man mit der Leer- bzw. den Pfeiltasten oder durch Drcken der farblich hervorgehobenen Buchstaben aufrufen kann. 7.1 FUNKTIONSTASTENBELEGUNG DER MITGLIEDERVERWALTUNG ================================================ F1 = Hilfestellung zur Adreáverwaltung F2 = Taschenrechner F3 = Karteikarte: In der Karteikarte k”nnen zu jedem Mitglied beliebige Informationen aufgenommen werden. Nach diesen Informationen kann auch mit SUCHEN IM MEMOFELD gesucht werden. F4 = Statistik: Auf Tastendruck wird eine Mitgliederstatistik eingeblendet. Durch Drcken der Taste "D" kann eine gem„á den Auflagen des Deutschen Sportbundes gestaltete, detaillierte Statistik ausgedruckt werden. F5 = Serienbrief fr angezeigten Kunden ausdrucken F6 = Merker fr angezeigtes Mitglied setzten bzw. entfernen. F10 = Notizfeld fr individuelle Bemerkungen zu jedem Mitglied, abspeichern mit F10 7.2 EIN MITGLIED NEU ANLEGEN Durch Anwahl dieses Menpunktes starten Sie die Neueingabe einer Mitglieder-Adreá-Maske. Das aktuelle Eingabefeld wird jeweils invers dargestellt. In den vorbelegbaren Feldern sind schon die Angaben vorgegeben, die Sie bei der Installation im Menpunkt "DIENSTPROGRAMME / ANLEGEN DER VORGABEN" gemacht haben. Nachdem Sie alle Felder ausgefllt haben, wird der Datensatz automatisch gespeichert. Es ist jedoch nicht n”tig, alle Datenfelder auszufllen, denn mit Return bzw. Enter k”nnen Sie jederzeit Eingabefelder berspringen (ebenso mit den Cursorsteuerungstasten). Eine nachtr„gliche šber- arbeitung ist ber den Menpunkt ŽNDERN jederzeit m”glich. Wenn Sie nicht alle Felder der Eingabemaske ausfllen m”chten, k”nnen Sie mit "PAGE DOWN" vorzeitig abbrechen, die eingetragenen Daten werden ordnungsgem„á gespeichert. Im Gegensatz hierzu wird beim Abbruch mit ESC der gesamte Daten- satz verworfen und steht sp„ter nicht mehr zur Verfgung. Mitgl.-Nr.: Wird automatisch vorgeschlagen, doppelte Nummern werden vom Programm erkannt und reklamiert. Anrede : z.B. Herr / Frau ... Name : Vorname : Straáe : Land/Plz : Ort : Telefon : --------------------------------------- Bank : Blz. : Diese Daten werden fr Lastschrift- und Kontonr. : šberweisungsdruck ben”tigt Inhaber : Lasts., šberw., Rechng., Eti.: L = Lastschrift š = šberweisung R = Rechnung E = Etikett In diesem Feld geben Sie durch Eingabe des ersten Buch- stabens (bis zu vier gleichzeitig) an, welche Formulare sp„ter fr das jeweilige Mitglied gedruckt werden sollen. Kennung: frei belegbares Feld, nach dem gesucht und sortiert werden kann. Akt./Pass. : Mitgliederstatus M„nnl./Weibl.: Geschlecht des Mitglieds Geb. am : Geburtsdatum Eintritt : Eintrittsdatum (Aktuelles Tagesdatum wird vorgegeben) Austritt : Austrittsdatum (wichtig fr Beitragsberechnung) Beitragsgr. : Beitragsklasse, der das Mitglied angeh”rt (muá vorher angelegt sein). Mit F2 kann zur Information eine Ta- belle der Beitragsklassen eingeblendet werden. Sparte : Vereinssparte/n, der/denen das Mitglied angeh”rt. Auch hier kann mit F2 aus einer Tabelle gew„hlt werden. Sondergebhr : Bei der Neuanlage des Mitglieds wird hier die vorge- Sondertext : gebene Aufnahmegebhr vorgeschlagen. Sp„ter k”nnen hier Sonderzahlungen angegeben werden, die nur diesem Mitglied bei der n„chsten Beitragszahlung berechnet werden. Beitrag/Jahr: Wenn Sie bei diesem Feld angekommen sind, wurde bereits aus den oben angegebenen Werten der Jahresbeitrag des Mitglieds berechnet. Zahl/Jahr : Geben Sie hier an, in wieviel Raten der angegebene Bei- trag erhoben wird (1=j„hrlich u.s.w.) Verbucht bis: Wichtig! Dieses Datum ist fr die Berechnung der Mit- gliedsbeitr„ge ausschlaggebend. Das angezeigte Datum ist der Termin, bis zu dem die Mitgliedbeitr„ge be- reits verbucht wurden. Bei der Neuanlage von Mitglie- dern wird der letzte Tag des Vormonats (vor dem Ein- tritt) vorgegeben. Beispiel: Ein Mitglied tritt am 16.April ein. Im Feld "Verbucht bis" wird der 30.M„rz vorgegeben, so daá ab 01. April die Berechnung des Mitgliedsbeitrags be- ginnt. Anrede 2 : Briefanrede (automatische Vorgabe). Dieses Feld ist notwendig fr den Druck von Serienbriefen und Rech- nungen. 7.3 ADRESSEN ŽNDERN Um Žnderungen in der Mitgliederverwaltung vorzunehmen, w„hlen Sie den Menuepunkt ŽNDERN. Jedes Datenfeld kann nun mit den Cursor- steuerungstasten angesteuert und ge„ndert werden. Die Bedienung erfolgt analog zu Neueingabe. 7.4 SUCHEN Der Menpunkt SUCHEN erm”glicht Ihnen die komfortable Suche nach einzelnen Mitgliedern. Es kann nach folgenden Feldern gesucht werden: +---------------------+ | nach Name | | nach Nummer | | nach Postleitzahl | | nach Ort | | nach Kennung | |---------------------| | globale Suche | | Suchen im Memofeld | +---------------------+ Die "globale Suche" findet ein Wortfragment berall im gesamten Datensatz, es werden also alle Felder bei der Suche bercksich- tigt. "Suchen im Memofeld" sucht nach einem bestimmten Begriff bzw. nach einer Zeichenkette in der Karteikarte, die fr jedes einzelne Mit- glied angelegt werden kann. - PHONETISCHE SUCHE Auffinden von Namen, deren korrekte Schreibweise man nicht kennt. Beispiel: Sie suchen ein Mitglied, dessen Namen Sie sich nicht mehr ganz sicher sind. Der korrekte Name ist Zamballa! Sie aber meinen, er wird Zampala geschrieben und tragen diesen auch so in das Suchfeld ein. Da FM-VEREIN auch nach „hnlich klingenden Lauten sucht, wird der Name Zamballa dennoch gefunden. 7.5 ADRESSEN L™SCHEN Mit diesem Menpunkt markieren Sie ein Mitglied als gel”scht. Dies wird auch am oberen Bildschirmrand eingeblendet. Die L”schmarkier- ung kann jederzeit durch erneuten Aufruf der L”schfunktion zurck- genommen werden. Wirklich gel”scht wird ein Datensatz erst, nach- dem Sie im "Dienstprogramm-Men" die Funktion "Datenreorganisa- tion" aktiviert haben (hierzu siehe oben). 7.6 TABELLEN-DARSTELLUNG Der Menpunkt TABELLE teilt den Arbeitsbildschirm in zwei Aus- schnitte. Im unteren Bildschirmbereich wird ein Fenster ge”ffnet, in dem zun„chst die ersten fnf Anschriften tabellarisch darge- stellt werden. Mit den Cursorsteuerungstasten k”nnen Sie sich jederzeit in der Tabelle fortbewegen. Zu dem Datensatz, auf dem sich Ihr Cursor befindet, wird im linken Bildschirmbereich ein Informationsfenster mit n„heren Angaben eingeblendet. 7.7 DAS OPTIONEN-MENUE +--------------------------------+ | O P T I O N E N | |--------------------------------| | | | Sortierkriterium | - nach Name, Kd-Nr., PLZ, Ort | Alle Mitglieder merken | - setzt Merker f. alle Adressen | Alle Markierungen entfernen | - l”scht alle Markierungen z.B. | | "gel”scht" oder "merken" | Gemerkte Mitglieder l”schen | - l”scht alle "gemerkten" Adr. | Mitglieder aus Liste merken | - Adressen aus Tabelle merken | Žnderung fr gem. Mitglieder | - fr gemerkte Adressen k”nnen | | Žnderungen in den Feldern: | | Anrede, PLZ, Ort und LKontakt | Zum Hauptmenue | global vorgenommen werden. | | +--------------------------------+ 7.7.1 Sortierkriterium: Hier legen Sie fest, nach welchem Kriterium die Adreábest„nde sortiert werden sollen. Beim Bl„ttern in der Adreádatei (auch in der Tabellendarstellung), erscheinen dann alle Angaben in der gewnschten Sortierfolge. Das Programm sortiert nach Namen, Mitgliedsnummern, Postleitzahlen, Orten und Kennungen. 7.7.2 Alle Mitglieder merken: Alle Datens„tze werden mit einem Merker versehen (z.B. Vorraus- setzung fr das L”schen des gesamten Datenbestandes in einem Schritt (s.u.). 7.7.3 Alle Markierungen entfernen: Bei denjenigen Datens„tzen, die mit einem Merker versehen sind, wird diese Einstellung wieder zurckgenommen. 7.7.4 Gemerkte Mitglieder l”schen: Vorsicht! In diesem Arbeitsschritt werden alle Adressen gel”scht, die mit einem Merker versehen sind. 7.7.5 Mitglieder aus Liste merken: Hier k”nnen Sie Adressen aus der Tabelle merken, so daá Sie nicht alle einzelnen Adreámasken aufrufen mssen. In der Tabelle k”nnen Sie mit den Pfeiltasten umherwandern und die gewnschten Daten- s„tze mit der Leertaste (SPACE) mit einem Merker versehen. 7.7.6 Žnderung fr gemerkte Mitglieder: Mit dieser Funktion k”nnen alle mit einem Merker markierten Adressen mit einem Schritt editiert werden, wobei folgende Eingabefelder ge„ndert werden k”nnen: Anrede, Plz., Ort, Land, Kennung, Aktiv/Passiv, Sparte, Zahl./Jahr, Kontostand, verbucht bis .. Zur Sicherheit erscheint beim Abschluá eine Kontrollabfrage, ob wirklich alle Datens„tze entsprechend ge„ndert werden sollen. 8. BEITRAGSBUCHUNGEN / DRUCKEN Das Modul "Beitragsabrechnung" ist recht umfangreich und kompli- ziert. Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise ausfhrlich durch! Die Beitragsabrechnung kann nur durchgefhrt werden, wenn in den abgespeicherten Datens„tzen die entsprechenden Felder richtig be- legt sind. An drei Stellen im Programm mssen Einstellungen zur Beitragsabrechnung vorgenommem werden. Diese sind im einzelnen: 1.) Die Eingabemaske fr die Mitgliederdaten 2.) Der Menpunkt "Vereinssparten" im Men "Dienstprogramme" 3.) Im Menpunkt "Vorgabewerte" die Beitragsklassen Was sind Beitragsbuchungen (B): Alle von den Mitgliedern zu zahlenden Beitr„ge und eventuell an- fallende Sonderzahlungen werden als Belegart "Beitragsbuchungen" abgelegt. Sie stehen damit zur Zahlung an, so daá Rechnungen, šberweisungstr„ger, Lastschriften und Etiketten gedruckt werden k”nnen. Neben den Beitragsbuchungen gibt es auch andere Einnahme- und Ausgabe-Buchungen, z.B. fr Bromaterial oder „hnliches. Die Menauswahl: |--------------------------------------------| | | | Buchungslauf fr Beitragszahlungen | | | |--------------------------------------------| | | | Rechnungen drucken | | Lastschriften drucken | | šberweisungen drucken | | Adressetiketten drucken | | | |--------------------------------------------| 8.1 BUCHUNGSLAUF FšR BEITRAGSZAHLUNGEN Nach Anwahl dieses Menpunkts wird von Ihnen die Eingabe folgender Daten gefordert: Tag der Buchung: Alle Buchungen werden mit diesem Datum in die Kontenverwaltung bernommen (i.d.R. Tagesdatum) Bis zu welchem Datum soll verbucht werden? Dieses Datum legt das Ende des Abrechnungszeitraums fest. Bis zu diesem Datum werden alle anfallenden Beitragszahlungen verbucht. Alle Buchungen einzeln best„tigen: Geben Sie hier "N" ein, wenn Sie einen automatischen Buchungslauf wnschen. Bei manuellem Buchungslauf werden alle Einzel- buchungen auf dem Bildschirm angezeigt und mssen durch Tastendruck (J) best„tigt werden. Mit "N" k”nnen Sie einzelne Buchungen aus dem Buchungslauf ausschlieáen. Nach dem Buchungslauf k”nnen Sie Rechnungen, Lastschriften u.s.w. drucken. 8.2 Rechnungen drucken Lastschriften drucken šberweisungen drucken Adreáetiketten drucken Buchungstag: von ... bis : Fr alle in diesem Zeitraum vorgenommenen Beitragsbuchungen wird das ausgew„hlte Formular ausgedruckt. Mitglied Nr.: Die Vorgabe "0" bedeutet einen Ausdruck fr alle Mitglieder. Wird eine Mitglieds- nummer angegeben, erfolgt der Ausdruck nur fr dieses Mitglied. Auch doppelt drucken: In der Regel werden nur Formulare gedruckt, die bisher noch nicht ausgedruckt wurden. Wird in diesem Feld jedoch "J" eingegeben, k”nnen Formulare auch ein zweites Mal ge- druckt werden. Im Falle eines Rechnungsfor- mulares wird das Rechnungsdatum mit dem zweiten Druck aktualisiert. Wenn Sie die abschlieáende Abfrage mit "J" beantworten, wird das ent- sprechende Formular ausgedruckt. 8.3 FORMULARGESTALTUNG a) šberweisungen, Lastschriften Sie k”nnen die Gestaltung der šberweisungs- und Lastschriftformulare auch „ndern, wenn die Felder nicht an der richtigen Formularstelle gedruckt werden. Die Dateien UEBER.FOR und LAST.FOR enthalten die jeweiligen Zeilen- und Splatennummern der verschiedenen Datenfelder. Mit TYPE UEBER.FOR oder TYPE LAST.FOR k”nnen Sie sich die Vorgaben ansehen. Die FOR-Dateien sind gut kommentiert, so daá Žnderungen problemlos m”glich sind. Mit einem beliebigen Texteditor (auch dem integrierten bei FM-Verein) k”nnen Sie die Dateien UEBER.FOR bzw. LAST.FOR einladen und die Spalten- bzw. Zeilennummern „ndern. b) Rechnungsformulare Die Maske RG.FOR, die fr die Gestaltung der Rechnungsformulare aus- schlaggebend ist, wird hingegen genauso ge„ndert wie Serienbriefe. Wir verweisen hierzu auf die unter Kapitel 11 stehenden Ausfhrungen. 9. Einnahmen und Ausgaben (Kontoverwaltung) Alle Buchungen werden in Tabellenform auf dem Bildschirm dargestellt. Hell hervorgehobene Zeilen markieren unbezahlte Buchungen. Die dun- kel dargestellten Zeilen markieren die bezahlten Buchungen. Die Bedeutung der einzelnen Spalten: Beleg: Beleg-Nummer Datum: Beleg-Datum Konto: Kontonummer Text: Buchungstext Art : Buchungsart (E=Einnahme, A= Ausgabe, B=Beitr„ge) Betrag: Buchungsbetrag Ged.: Bereits gedruckte Formulare (R=Rechnung, L=Lastschrift, š=šberweisung, E=Etikett) Durch Scrollen mit der Pfeiltaste "rechts" erscheinen zwei weitere Tabellenspalten: Rgnr.: Rechnungsnummer Rgdat: Rechnungsdatum Mit den Pfeiltasten k”nnen Sie eine Buchung w„hlen und anschlieáend mit den Funktionstasten bearbeiten! Die Bedeutung der Funktionstasten: F1 = Hilfe F2 = Buchungen anlegen Hier k”nnen Sie Einnahmen und Ausgaben aller Art sowie Beitr„ge verbuchen. Belegnummer: fortlaufend, wird automatisch vorgegeben Datum: Tagesdatum wird vorgegeben Konto-Nummer: entsprechende Kontonummer Buchungstext: .... Betrag: .... L,š,R,E: Sollen Lastschriften, šberweisungen, Rechnungen, Etiketten ausgedruckt werden (nur m”glich bei Beitragszahlungen, nicht bei anderen Ein- und Ausgabekonten) Bez. am: Wenn Sie ein Zahlungsdatum eingeben, gilt der Posten als beglichen (oder F7) F3 = Žndern des aktuellen Buchungsbelegs F4 = Kontensalden erstellen Fr die gesamte Kontofhrung oder einzelne Konten wird eine Auswertung erstellt, die nach Vorgabe eines belie- bigen Zeitraums alle Kontensalden fr diesen berechnet. Eine Ausgabe ist auf Bildschirm oder Drucker m”glich. F5 = Listendruck Auswahlm”glichkeit: Bildschirm / Drucker / Datei A = Posten-Liste fr ein bestimmtes Konto ausgeben Fr welchen Zeitraum? Welches Buchungsdatum? Fr welches Konto? B = Liste fr eine Buchungsart ausgeben A = Alle Ausgabekonten auflisten E = Alle Einnahmekonten auflisten B = Alle Mitgliederkonten (Beitragsbuchungen) auflisten. AEB = Alle Konten C = Offene Posten-Liste ausgeben Unbezahlte Rechnungen fr einen bestimmten Zeitraum D = Rechnungsliste ausgeben (Alle Rechnungen, die schon ge- druckt wurden, in Tabellenform) A = Allgemeine Liste (alle Kontobewegungen des Zeitraums) F6 = Sortieren der Buchungsliste nach: Beleg, Datum, Art (B,E,A), Kontonummer F7 = Belege oder Rechnungen als bezahlt vermerken Wenn ein Zahlungseingang eines Mitglieds erfolgt ist, k”nnen Sie diesen hier verbuchen. Beachten Sie, daá eine Rechnung aus verschiedenen Buchungen bestehen kann (z.B. Jahresbeitrag plus Sonderzahlung => 2 Buchungen, 1 Rechnung) F8 = L”schen des aktuell in der Tabelle ge„hlten Datensatzes Return = Alle Informationen zur gew„hlten Buchung anzeigen 10. DER TEXTEDITOR Um den Texteditor zu starten, bewegen Sie im Hauptmen den Leucht- balken auf den entsprechenden Meneintrag, oder drcken die "T"- Taste. Der Bildschirm wechselt, und der Texteditor wird geladen. In einem Auswahlmen haben Sie die M”glichkeit, bereits vorhandene Texte mit der Kennung .TXT einzuladen. Um einen neuen Text zu bearbei- ten, drcken Sie ESC. 10.1 Das Bildschirmfenster Der Textbildschirm teilt sich in vier Bereiche: 1. Die Statuszeile: In dieser Zeile erhalten Sie Angaben ber: - den Dateinamen des zu bearbeitenden Textes - Cursorposition der Zeile - Cursorposition der Spalte - Einfge-/šberschreibe - Modus - Zeilenumbruch Ein/Aus 2. Der Arbeitsbereich: In diesem Bereich k”nnen Sie Ihren Text entwerfen 3. Das Zeilenlineal am unteren Bildschirmrand 4. Die Funktionstastenbelegung am Bildschirmende ACHTUNG! Wenn Sie einen Text gestalten, k”nnen Sie mit F4 versch. Schriftarten und Druckersteuerungen w„hlen. Das letzte Auswahlfeld "Seitenvorschub" (mit Pfeiltasten und Return anw„hlen) ist immer beim Arbeiten mit Endlosformularen am Textende anzuw„hlen, damit die Druckersteuerung richtig funktioniert und ein Vorschub auf die n„chste Seite vorgenommen wird. Dies gilt auch fr Serien- briefe auf Endlospapier. Achten Sie darauf, daá die Seitenl„nge bei Ihrem Drucker (siehe Druckerhandbuch) richtig eingestellt ist. Den Einfge- bzw. šberschreibe-Modus schalten Sie mit der Einfg.- Taste Ihrer Tastatur an und aus. Ob der Zeilenumbruch aktiv ist oder nicht, k”nnen Sie im Men "DIENSTPROGRAMME / SYSTEMEINSTEL- LUNGEN bestimmen. Das gleiche gilt fr die Umbruchweite und das Zeilenlineal. 10.2 Im Texteditor selbst stehen Ihnen WORDSTAR (TM)-kompatible Tastaturcodes zur Verfgung. * Cursor-Positionierung FUNKTION TASTE Wort nach links ^F oder ^Pfeil links Wort nach rechts ^A oder ^Pfeil rechts Zeile nach oben ^E oder Pfeil hoch Zeile nach unten ^X oder Pfeil runter Seite nach oben ^R oder Bild hoch Seite nach unten ^C oder Bild runter Zum Textanfang ^Bild hoch Zum Textende ^Bild runter Pos1 Zum Zeilenanfang Zum Zeilenende Ende * Text-Manipulation FUNKTION TASTE Zeichen l”schen ^G oder Entf. Wort l”schen ^T Zeile l”schen ^Y Einfgen/šberschreiben ^V oder Einfg. Neue Zeile ^M oder Return Zeile einfgen ^N Control-Zeichen einfgen ^P (^P fgt die n„chste Taste als ASCII-Wert ein) * Block-Kommandos FUNKTION TASTE Blockbeginn markieren ^KB oder F7 Blockende markieren ^KK oder F8 Gehe zum Blockbeginn ^QB Gehe zum Blockende ^QK Block von Diskette lesen ^KR Block speichern ^KW Block kopieren ^KC Block l”schen ^KY Block bewegen ^KV Block drucken ^KP Block verstecken/zeigen ^KH * Hot-Keys F1 - Hilfe Shft-F1 - Setze Hilfe-Verzeichnis F2 - Datei speichern Shft-F2 - W„hle Verzeichnis F3 - Datei laden Shft-F3 - Setze Standard-Extension F4 - Shft-F4 - F5 - Shft-F5 - F6 - Drucken Shft-F6 - Druckerparameter einstellen F7 - Blockanfang Shft-F7 - F8 - Blockende Shft-F8 - Blockmarkierung l”schen F9 - Finde Shft-F9 - Suchen und Ersetzen F10- Shft-F10 - Text l”schen (Alle Kommandos, die Texte l”schen, erfordern eine Best„tigung) *Suchen und Ersetzen FUNKTION TASTE Suche ^QF Suche und ersetze ^QA Nochmals suchen ^L Such-Optionen: G - Global suchen B - Rckw„rts suchen C - Anzahl der Ersetzungen U - Groá/Kleinschreibung ignorieren W - Ganze W”rter suchen N - Keine Best„tigung [n] - Wiederhole n-mal * Datei-Kommandos Speichern: Nur Speichern ^KS or F2 Speichern und beenden ^KX, ^KD, ^END oder Alt-X Block speichern ^KW Beenden: Speichern und beenden ^KX, ^KD, ^END oder Alt-X Verlassen ohne Speichern ^KQ oder ESCape Laden: Datei laden F3 Block von Diskette laden ^KR 10.3 Ver„nderung des Edit-Fensters Falls das Fenster verschoben, vergr”áert oder verkleinert werden soll, drcken Sie die Taste ScrollLock. Danach k”nnen Sie solange die Parameter des Fensters ver„ndern, bis Sie ScrollLock erneut oder ESCape drcken. Um das Fenster zu bewegen, drcken Sie die Pfeiltasten. Um das Fenster in seiner Gr”áe zu ver„ndern, bet„tigen Sie Shift und eine Pfeiltaste. Mit der linken Shift-Taste verkleinert sich die Gr”áe, die rechte Shift-Taste vergr”áert das Fenster. 11. ERSTELLUNG VON SERIENBRIEFEN Was sind Serienbriefe? H„ufig mssen Briefe mit nahezu gleichem Inhalt an unterschied- liche Adressaten verschickt werden, wobei die meisten Textpas- sagen eines Briefes identisch sind und einige Textelemente mit- gliedsspezifisch variieren. Dazu geh”ren zum Beispiel Angaben ber den Empf„nger des Schreibens sowie die Briefanrede usw. Damit Sie nicht jeden Brief mehrmals schreiben mssen, haben Sie die M”g- lichkeit, fr variable Textstellen (Name, Anrede...) sogenannte Platzhalter zu setzen. Diese Platzhalter werden dann automatisch aus Ihrer Mitgliederdatenbank in jedes Schreiben eingefgt. Ein solcher Serienbrief k”nnte in etwa so aussehen: +---------------------------------------------------------+ | Firma FM-SOFTWARE | | Brunnenstraáe 86 | | Tel.: 02161/16502 | | 4050 M”nchengladbach 1 #DATUM# || | | | | An | | #ANREDE# | | #NAME# #VORNAME# | | #STRASSE# | | | | #PLZ# #ORT# | | | | | | #BRIEFANREDE# | | | | Wir hoffen, Ihnen mit diesem Schreiben den gewnschten | | šberblick gegeben zu haben. Fr weitere Informationen | | stehen wir Ihnen w„hrend unserer Gesch„ftszeiten gerne | | zur Verfgung. | | | | Mit freundlichen Gráen... | +---------------------------------------------------------+ Die Angaben in Gattern (#ANREDE#...) sind Platzhalter. Platzhal- ter, die Ihnen zur Verfgung stehen, k”nnen mit der F6-Taste ausgew„hlt werden. Die L„nge des jeweiligen Platzhalters k”nnen Sie frei festlegen, um Leerzeichen zu unterdrcken: Beispiel: #NAME#:12 #VORNAME#:12 (hinter dem 12. Buchstaben wird abgeschnitten) Auch Exportdateien k”nnen Sie auf diese Weise erstellen. Mehr dazu lesen Sie im Kapitel "Exportdateien". Exportdateien und Serienbriefe k”nnen im Menpunkt "Filtern & Drucken" ausgegeben bzw. ausgedruckt werden. 12. FILTERN UND DRUCKEN Was w„re die sch”nste Vereinsverwaltung, wenn Sie nicht die M”glichkeit h„tten, Mitglieder nach bestimmten Kriterien auszufiltern, zu bearbeiten und eventuell den ausgefilterten Mitgliedern ein individuell gestaltetes Schreiben zukommen zu lassen? Alle diese M”glichkeiten finden Sie im Menpunkt "Filtern und Drucken". W„hlen Sie diesen Menpunkt an (bewegen Sie dazu den Leuchtbalken mit den Cursorsteuerungstasten auf diesen Punkt oder drcken Sie "F"). Es ”ffnet sich folgendes Untermen: + DRUCKEN / SERIENBRIEFE + | | | Mitglieder filtern | | Filterdatei bearbeiten | | Filterdatei exportieren | | | |--------------------------------| | | | Text drucken | | Serienbrief drucken | | Listen drucken | | Etiketten drucken | | | |--------------------------------| | | | Zum Hauptmenue (ESC) | | | +--------------------------------+ 12.1 DATEN FILTERN Um Ihre Mitglieder nach einem bestimmten Kriterium ausfiltern zu k”nnen, mssen Sie im Men "DRUCKEN/SERIENBRIEFE" den Menpunkt "Daten filtern" anw„hlen und mit der ENTER-Taste best„tigen. Sollte sich bereits eine Filterdatei auf Ihrem Datentr„ger befinden, erscheint eine Abfrage, ob die bereits bestehende Filterdatei gel”scht werden soll oder nicht. Beantworten Sie diese Frage mit "J", wenn die Filterdatei nicht mehr gebraucht wird, anderenfalls verneinen Sie mit "N" und alle neuen Daten werden der aktuellen Filterdatei hinzugefgt. Im nachfolgenden Bildschirm haben Sie dann die M”glichkeit, Ihre Daten auszufiltern, wobei verschiedenen Datenfelder zur Verfgung stehen. Alle Datens„tze der Vereinsverwaltung, auf die die gewnschten Kriterien zutreffen, werden dann in eine dBase-kompatible-Daten- bank mit dem Dateinamen FILTER.DBF gespeichert. Die so ausgefil- terten Adressen k”nnen nun mit den nachfolgenden Menpunkten weiter bearbeitet werden. Nach Wahl der Filterkriterien k”nnen Sie festlegen, nach welchen Feldern die Filterdatei sortiert werden soll. Achtung: Wenn Sie die im Filterfeld "Name" von "A" bis "Z" einge- ben, wird der Name Zender nicht gefunden, denn hierfr máten Sie A bis ZZ eintippen. 12.2 FILTERDATEI BEARBEITEN Alle Adressen, die auf Ihre Filterbedingung zutreffen, k”nnen mit dieser Option bearbeitet werden. Die ausgefilterten Datens„tze werden tabellarisch dargestellt. Ihnen stehen folgende M”glichkei- ten zur Verfgung: ADRESSE ŽNDERN = F2 ADRESSE ANFšGEN = F3 PACKEN = F4 Alle als gel”scht markierten Datens„tze werden entgltig vom Datentr„ger gel”scht! L™SCHEN = CTRL-U bzw. Strg-U ENDE = ESC Vorsicht! Mit der Funktionstaste F4 werden alle als gel”scht "markierten" Datens„tze endgltig vom Datentr„ger entfernt! 12.3 FILTERDATEIEN EXPORTIEREN Hier k”nnen Sie die gefilterten Daten in eine ASCII-Datei aus- lagern. Nachdem Sie diesen Menpunkt gew„hlt haben, werden Sie nach einer EXPORT-SCHABLONE gefragt. Eine Auswahl aller vorhan- denen Schablonen sehen Sie im rechten Bildschirmfenster. Nachdem Sie eine der Schablonen gew„hlt haben, wird die komplette Fil- terdatei unter der Bezeichnung EXPORT.TXT auf der Festplatte angelegt. Mit einer Schablone legen Sie fest, welche Datenfelder in welcher Reihenfolge und -anordnung als Datensatz exportiert werden. (siehe auch n„chster Punkt "Anlegen der Export-Schablonen") ACHTUNG : Žltere Exportdateien werden dabei gel”scht !!! - Anlegen der EXPORT-SCHABLONEN Gehen Sie vor wie beim Anlegen einer Serienbriefdatei (s.o). Wichtig ist nur, daá Exportdateien mit der Endung .EXP abge- speichert werden mssen, nicht mit der Endung .TXT. Wie sich die folgende Zeile einer EXPORT-SCHABLONE auswirkt, m”chten wir Ihnen an einem kurzen Beispiel demonstrieren : Export-Schablone: #KUNDENNUMMER#,#NAME#,#VORNAME#,#STRASSE#,#PLZ#,#ORT#,#TELEFON# Export.txt: 1001,Meier,Bernd,Dorfgasse 13,4000 Dsseldorf 1,0211/534237 1002,Mller,Klaus,Talstrasse 12,5000 K”ln 1,0221/101023 1003,Schmitz,Renate,Bergweg 11 A,4050 M”nchengladbach 1,02161/274594 ..... Wie Sie sehen, k”nnen Sie auf diese Weise leicht Exportdateien anlegen, die von Ihrer Textverarbeitung weiter verarbeitet werden k”nnen. 12.4 TEXT DRUCKEN Nach Anw„hlen dieses Menpunktes erhalten Sie im rechten Bild- schirmfenster ein Auswahlmen mit allen Textdateien (*.TXT) im aktuellen Verzeichnis. W„hlen Sie nun die zu druckende Datei und best„tigen diese mit Return. Vom Programm wird nun kontrolliert, ob es sich bei der gew„hlten Datei um eine normale Textdatei oder evtl. eine Serienbriefdatei handelt. Ist letzteres der Fall, wird nochmals nachgefragt, ob diese wirklich gedruckt werden soll. Danach wird die Datei auf Ihren Drucker ausgegeben. Entscheidend fr die Ausgabe sind Ihre Einstellungen im Men. 12.5 SERIENBRIEF DRUCKEN Wurde dieser Menpunkt gew„hlt, erhalten Sie ebenfalls das Aus- wahlmen mit allen Textdateien (*.TXT) im aktuellen Verzeichnis. Nachdem Sie eine Datei gew„hlt haben, wird diese auf Ihre Serien- brieftauglichkeit geprft. Finden sich in der Datei keinerlei Variablen (zB. #NAME), werden Sie noch einmal gefragt, ob diese Datei wirklich als Serienbrief ausgegeben werden soll. Nun k”nnen Sie noch w„hlen, ob alle gefilterten Adressen angeschrieben werden sollen oder nur eine Auswahl. Entscheiden Sie sich fr "Auswahl", k”nnen Sie aus einer Liste aller gefilterten Mitglieder mit der -SPACE- Taste beliebig viele markieren. Nach Abschluá mit -RETURN- werden nur die markierten Mitglieder angeschrieben. Haben Sie sich entschieden, alle gefilterten Mit- glieder anzuschreiben, wird sofort mit dem Druck begonnen. Bis zu diesem Punkt kann mit der -ESC- Taste der Vorgang "Serienbrief drucken" jederzeit abgebrochen werden. 12.6 LISTEN/ETIKETTEN DRUCKEN Alle gefilterten Mitglieder k”nnen als Liste oder auf Standard- adressetiketten ausgegeben werden. Bei den Menpunkten LISTEN DRUCKEN und ETIKETTEN DRUCKEN haben Sie die M”glichkeit, schnell und einfach Ihre Daten in einer fest vorgegebenen Form zu Papier bzw. aufs Etikett zu bringen. Die verschiedenen Wahlm”glichkeiten entnehmen Sie dem Auswahlmen. Fr die Ausgabe individueller Listen und Etiketten benutzen Sie bitte die Serienbrieffunktion. 13. Adressen, Copyright-Hinweise Anregungen und Reklamationen bitte ausschlieálich an folgende Anschrift: FM-Software, Brunnenstr. 86, 4050 M”nchengladbach 1, Tel.: 02161/16502 Hotline: 02161/16502 (t„glich von 9 bis 11 Uhr, sonst Anrufbeantworter) WordStar ist eingetragenes Warenzeichen der Wordstar Inc. dBase ist eingetragenes Warenzeichen von Ashton Tate. Turbo Pascal ist eingetragenes Warenzeichen von Borland. (C) 1991-1992 Programm: Frank Murovec, FM-Software (C) 1991-1992 Anleitung: F&S Softwarevertrieb, Wegberg