旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � GS-ADRESSEN Adressen- und Textverwaltung � � Version 1.70 � � � � Shareware - Made in Germany! � � � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Anwenderhandbuch � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Gandke & Schubert - Computerprogramme Postfach 200 429 DW-4050 M봭chengladbach 2 Telefon: (0 21 66) 61 20 33 10.00 - 13.00 + 14.00 - 17.00 Uhr Telefax: (0 21 66) 61 20 37 Mailbox: (0 21 66) 4 47 13 BTX *Gandke & Schubert GS Software# (c) 1989 - 1991 Stand: 21.05.1991 Diese Programmdokumentation gliedert sich folgenderma�en: 1. Allgemeine Information 2. Installation 3. Hinweise zur Programmbedienung 4. Adressen 5. Texte 6. Selektionen 7. Reorganisation 8. Drucker 9. Einstellungen 10. Ortsverzeichnis 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � � � 1. ALLGEMEINE INFORMATION � � � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Mit GS-ADRESSEN haben Sie die M봥lichkeit, Adressen und Texte gemeinsam zu verwalten. Das bietet gegen갶er herk봫mlichen Adre�dateien und Textverarbeitungen den Vorteil, da� Serienbriefe, Listen, Etiketten ... unmittelbar unter Verwendung der Adre�daten erzeugt werden k봭nen, ohne da� umfangreiche Vorarbeiten erforderlich sind. Durch die M봥lichkeit des speicherresidenten Programmaufrufes und den Export von Daten aus GS-Adressen im ASCII-Format k봭nen Sie Texte auch mit Ihrer Textverarbeitung (z. B. MS-WORD) schreiben und Adre�daten f걊 Briefe aus der Adre�verwaltung 갶ernehmen. Die Adre�datei enth꼕t au�er der Anschrift eine "alternative Adresse", um z.B. auch den Arbeitsplatz oder (im umgekehrten Fall) die Privatanschrift und Telefonnummer parat zu haben. Hinzu kommt ein "Bemerkungsfeld", in das Sie bei jeder Adresse bis zu etwa 40 kB Flie�text eingeben k봭nen. Die Adre�nselektion bietet die M봥lichkeit, Adressen nach (fast) beliebigen selbst definierten Kriterien herauszusuchen. Die dabei gefundenen Adressen k봭nen Sie nach Ihren eigenen Vorstellungen sortieren und weiterbearbeiten, z.B. f걊 Ausdruck von Serienbriefen, Listen und Etiketten. Diese Selektionen k봭nen auch verwendet werden, um die Adressen in verschiedene Gruppen einzuteilen, indem Ihnen "Adre�arten" zugeordnet werden. Texte werden mit den Stammdaten "Name", "Datum", "Autor" und "Betreff" abgelegt. Nach diesen Stammdaten oder Teilen davon k봭nen Sie einen bestimmten oder eine Auswahl von Texten herausfinden. Die "Volltextsuche" erlaubt, Texte, die bestimmte Worte enthalten, herauszusuchen. Die Postanschrift f걊 die Serienbrieffunktion ist von Ihren sonstigen Adre�daten unabh꼗gig, Sie k봭nen also die Anschrift den Gegebenheiten anpassen, ohne da� die Stammdaten dadurch verf꼕scht werden. Nat걊lich sie auch automatisch aus den vorhandenen Adre�daten erzeugt werden. Dies d걊fte in den meisten F꼕len schon ausreichen. Das Ortsverzeichnis enth꼕t in der Vollversion mit Ortsverzeichnis 갶er 38 000 deutsche, 봲terreichische und schweizer Orte und Ortsteile sowie mehr als 24 000 Vorwahlen dazu. Diese Daten stehen Ihnen auch beim Anlegen von Adressen zur Verf갾ung. Wissen Sie nur die Postleitzahl, werden Ihnen alle entsprechenden Orte vorgeschlagen. Geben Sie einen Teil des Ortsnamens ein, erscheint ein Fenster mit allen passenden Orten incl. Postleitzahl. Ihre Auswahl wird sofort in die Adre�maske 갶ertragen. Entsprechendes gilt auch f걊 die Telefon-Vorwahl. Die Shareware-Version enth꼕t, genau wie die Vollversion "ohne Orte" ca. 1 500 Orte. Das Ortsverzeichnis ist auch als eigenst꼗diges Programm erh꼕tlich. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴� � � � 2. Installation � � � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴� 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Systemvoraussetzungen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� PC/MS-DOS ab Version 3.00 640 KB Hauptspeicher (mindestens 470 kB frei verf갾bar) Festplatte Drucker (wenn Sie drucken wollen) 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Anpassung der Datei "config.sys" � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Da eine gr붳ere Anzahl von Dateien in der Adre�verwaltung offengehalten wird, ist es wahrscheinlich n봳ig, Ihre Betriebssystemdatei "config.sys" anzupassen. Die beiden folgenden Zeilen m걌sen auf jeden Fall vorhanden sein: files=21 (oder ein h봦erer Wert) buffers=20 (" " " " ) Denken Sie daran, da� die "config.sys" sich im Stammver- zeichnis Ihrer Festplatte C: befinden mu�! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Anpassung der Datei "autoexec.bat" � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Wenn Sie eine 꼕tere Grafikkarte in Ihrem Computer verwenden, kann es bei der Bildschirmausgabe zu "Schnee" auf dem Bildschirm kommen. Die Geschwindigkeit f걊 die Bildschirmausgabe ist f걊 Ihre Grafikkarte zu hoch. Nehmen Sie in die Datei "autoexec.bat" die folgende Zeile auf, um die Ausgabegeschwindigkeit zu drosseln: SET CLIPPER=S1 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Installation des Programmes auf Festplatte � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Bitte lesen Sie dazu die Datei "install.txt". 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Update-Installation � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Das Installationsprogramm erkennt, ob GS-ADRESSEN in dem von Ihnen gew꼑lten Pfad bereits installiert ist. Sollte dies der Fall sein, werden die Dateien mit Ihren bisherigen Daten nicht 갶erschrieben, sondern automatisch in die neue Version 갶ernommen. Machen Sie vorher trotzdem unbedingt eine Datensicherung, da wir f걊 Ihren Datenbestand keine Gew꼑r 갶ernehmen k봭nen. Keinesfalls d걊fen Sie die gesicherten Daten nach der erfolgreichen Installation des neuen Programmes wieder zur갷kspielen, da dies wegen der von Version zu Version evtl. unterschiedlichen Datenstruktur zu Programmabst걊zen f갿ren kann!!! ACHTUNG: Bei einem Update werden die von uns mitgelieferten Beispiele nicht mit auf Ihre Festplatte kopiert. Es kann also passieren, da� z. B. Beispiel-Etiket- ten, auf die in dieser Dokumentation verwiesen wird, nicht vorhanden sind! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Aufruf des Programmes � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Starten Sie das Programm nach der Installation: C:\GSADR> gsadr Wenn Sie eine Farbgrafikkarte haben, aber monochrome Darstellung w걆schen (z. B. bei LCD-Bildschirmen), geben Sie den Parameter "/sw" beim Aufruf mit an: C:\GSADR> gsadr /sw Der Parameter "/r" bewirkt das speicherresidente Laden von GS-Adressen, d. h. Sie haben das Programm jederzeit auf Knopfdruck parat: C:\GSADR> gsadr /r Standardvorgabe f걊 den "Hotkey" zum Aktivieren des Programmes ist die Tastenkombination +. Diese kann im Programm ge꼗dert werden (Men걈unkt "Einstel- lungen-Hotkey"). Aufruf des Programmes mit dem Suchbegriff einer Adresse als Parameter bewirkt den sofortigen Sprung in die Adre�suche. C:\GSADR> gsadr gandke /sw Das Programm startet im Schwarzwei�-Modus und bringt sofort die entsprechende Adresse auf den Bildschirm. Durch Dr갷ken der -Taste k봭nen Sie das Programm verlassen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Erstellen der Suchdateien � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Die Such- oder Indexdateien, die das Programm ben봳igt, werden aus Platzgr걆den nicht mitgeliefert. Beim ersten Aufruf von GS-ADRESSEN erfolgt ihr Aufbau selbstt꼝ig. Dies kann einige Zeit dauern. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � � � 3. Hinweise zur Programmbedienung � � � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � a) Die Hilfsfunktionen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Rufen Sie das Programm wie unter 2. beschrieben auf. Es erscheint der Anfangsbildschirm. Durch Dr갷ken von geht ein Fenster mit einem Hilfstext auf, der die grundlegende Bedienung des Programmes erl꼞tert. Die Hilfe-Taste steht Ihnen 갶erall im Programm zur Verf갾ung und aktiviert den zum jeweils bearbeitetet Programmpunkt geh봱enden Hilfstext. Mit den k봭nen Sie in den Hilfstexten bl꼝tern, wenn diese l꼗ger als das Fenster sind. Die Hilfe wird durch Dr갷ken von beendet. Dr갷ken Sie die Tasten + gleichzeitig. Links oben erscheint ein Fenster, aus dem Sie mit den einen beliebigen Hilfstext zum Ansehen ausw꼑len k봭nen. Best꼝igen Sie Ihre Wahl mit . Dies Auswahlfenster wird ebenfalls mit wieder geschlossen. Hilfe in Stichworten wird Ihnen st꼗dig in der "Nachrich- tenzeile" oben angezeigt. Zus꼝zlich dazu haben Sie zwei Hilfstexte immer im Zugriff: Liste der Standard-Drucksequenzen Liste der Serienbrief-Variablen. Da Sie die Drucksequenzen selbst definieren k봭nen, kann der Text mit den Standard-Drucksequenzen wie ein Text der Textverarbeitung editiert werden, damit er immer auf dem neuesten Stand ist. ACHTUNG: Abh꼗gig vom gew꼑lten Drucker ist es m봥lich, da� Ihnen einige Drucksequenzen mehr oder weniger zur Verf갾ung stehen! Wenn Sie sich gerade in das Programm einarbeiten, sollten Sie jetzt einige Adressen probeweise anlegen. W꼑len Sie mit den das Men� "Adressen" und dort den dritten Auswahlpunkt, den Sie mit best꼝igen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � b) Das Men걌ystem � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Die Anwahl von Programmpunkten ist auf zwei verschiedene Arten m봥lich: So wie oben beschrieben mit den Pfeiltasten und oder mit den sogenannten "Hotkeys". Probieren Sie folgendes aus: Schlie�en Sie das Pulldown-Men� mit , wenn es ge봣fnet sein sollte. Dr갷ken Sie den Buchstaben "S" (wie Selektion). Der Lichtbalken springt auf den entsprechenden Hauptpunkt (wo das "S" farblich hervorgehoben ist), und das Men� 봣fnet sich. Genauso k봭nen Sie aus dem Pulldown-Men� heraus auch die einzelnen Programmteile aufrufen. Der entsprechende "Hotkey" ist auch hier farblich hervorgehoben. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � c) Die Joker-Taste � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 HINWEIS: An den meisten Stellen kann statt / auch gedr갷kt werden. Als "Joker" bezeichnen wir die -Taste. (Als Alternative dazu kann auch gedr갷kt werden). Sie ist immer dann aktiv, wenn unten rechts auf dem Bildschirm der Schriftzug "JOKER" zu sehen ist. Dies ist z. B. der Fall, wenn Sie eine Adresse nach dem Suchbegriff ausw꼑len wollen: W꼑len Sie dazu "Adresse - Suchen/럑dern (Suchbegriff)". Links oben erscheint der Text: "Suchbegriff:" Der dahinter blinkende Cursor fordert Sie zur Eingabe auf. Dr갷ken Sie stattdessen die -Taste oder , erscheint ein Fenster mit s꼖tlichen Adressen, die gespeichert sind. Es werden Ihnen dabei Suchbegriff, Postleitzahl, Land und Ort gezeigt. Aus diesem Fenster w꼑len Sie mit den die gew걆schte Adresse aus und best꼝igen mit . Dies Vorgehen ist bei einer gro�en Zahl von Adressen nat걊lich sehr zeitraubend. Geben Sie deshalb vor Dr갷ken von die ersten Buchstaben des Suchbegriffes ein. Es erscheinen dann im Fenster nur die Adressen, deren Suchbegriff entsprechend beginnt. Wurde keine entsprechende Adresse gefunden, erscheint eine Fehlermeldung. Mit + gelangen Sie zum ersten Datensatz, mit + zum letzten im Auswahlfenster. Entsprechend der Auswahl einer Adresse funktioniert der "JOKER" auch in anderen Programmteilen. Achten Sie auf den Schriftzug unten rechts! In der Textverarbeitung k봭nen Sie den Tabulator selbstver- st꼗dlich wie gewohnt verwenden! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � d) Die -Taste � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� dient dem Abbruch oder Beenden eines Programmteiles. Achten Sie auf die Nachrichtszeile oben. Wenn Sie nach der Eingabe von Daten dr갷ken, werden Sie gefragt, ob Sie die Eingaben sichern wollen oder nicht. bedeutet hier also "Beenden" und nicht "Abbruch ohne Speichern"! ACHTUNG: Bei Fragen, die mit a oder ein beantwortet werden m걌sen, bedeutet auch "NEIN". 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � e) Die -Taste � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� (auch genannt) best꼝igt eine Auswahl oder Eingabe. ACHTUNG: Bei Fragen, die mit a oder ein beantwortet werden m걌sen, bedeutet "JA". 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � f) Die -Taste � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 l봲cht in Eingaben das Zeichen 갶er dem Cursor. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � g) Die -Taste � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 l봲cht in Eingaben das Zeichen links vom Cursor. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � h) Die Adre�maske � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Die Eingabe der Adresse erfolgt in einer sogenannten "Maske". Mit den Pfeiltasten oder kann von Feld zu Feld gewandert werden. springt bis zum vorherigen, bis zum n꼊hsten Block. Mit + bzw. + gelangen Sie zum ersten bzw. letzten Feld. Auf der ersten Bildschirmzeile werden die mit Funktionen belegten Tasten gezeigt, die innerhalb der gesamten Adre�maske verf갾bar sind: Texte/Druck - Es erscheint ein Auswahlfenster mit drei Optionen: Text Suchen/럑dern/Drucken Text Erfassen/Einlesen/Drucken Etikett Drucken Die ersten beiden Punkte entsprechen denen im "Texte"- Men� (Punkte 5.a und 5.b), bei Anwahl von "Etikett drucken" erscheint eine Auswahlliste mit den vorhande- nen Etikettendefinitionen, aus der sie das gew걆schte Format w꼑len k봭nen. Bei mehrbahnigen Etiketten erscheint die aktuelle Adresse mehrfach nebeneinander. Adress-Export - Die Daten der aktuellen Adresse werden in eine ASCII-Datei (Zwischenablage) exportiert und k봭nen dann z. B. f걊 die Brieffunktion einer Textverarbeitung genutzt werden. Dies ist besonders praktisch, wenn GS-Adressen speicherresident geladen ist. Lesen Sie dazu bitte den Punkt 6. - Exportieren von Adressen als ASCII-Datei. Adre�arten - Es erscheint eine Liste der der aktuellen Adresse zugeordneten Adre�arten, die editiert werden kann. Eine genaue Beschreibung finden Sie unter Punkt 4.f. Es geht ein Fenster mit dem Bemerkungsfeld der aktuellen Adresse auf. Dieses kann, genau wie im Texteditor bearbeitet werden. Auf die Tastenkom- bination + (wie "S"ystemdatum) ist das aktuelle Datum gelegt. Probieren Sie es einfach einmal aus. Die Tastenbelegung bei der Textverarbeitung entnehmen Sie bitte Punkt 5. - "Text ansehen/Editieren". Die Eingabe wird mit beendet, woraufhin Sie gefragt werden, ob Sie Ihre Eingaben sichern wollen. Nach Ihren Eingaben im Bemerkungsfeld kann eine Adre�- selektion durchgef갿rt werden. Eine geschickte und konsequente Verwendung von einheitlichen "K걊zeln" f걊 bestimmte Sachverhalte, nach denen gesucht werden soll, erm봥licht (fast) beliebige Selektionen! Das Bemerkungsfeld k봭nen Sie auch ausdrucken. Lesen Sie dazu bitte Punkt 5.b - "Texte - Formatierungs- zeichen". Auf der zweiten Bildschirmzeile der Adre�maske werden Ihnen Hinweise zu Funktionstasten gegeben, die beim jeweils aktiven Feld der Adre�maske G걄tigkeit haben. (z. B. "=Liste der Vor- wahlen") 旼컴컴컴컴컴컴� � � � 4. Adressen � � � 읕컴컴컴컴컴컴� 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � a) Adresse suchen/꼗dern � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 W꼑len Sie wie oben (3. c) beschrieben die gew걆schte Adresse aus. Es erscheint die Adre�maske mit der M봥lichkeit, Daten anzusehen oder zu 꼗dern. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � b) Adresse suchen (Buchstabenfolge) � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Sie k봭nen Adressen nach beliebigen Buchstabenfolgen inner- halb der Adre�daten (au�er Bemerkungsfeld) heraussuchen. Dabei k봭nen Sie bis zu 5 Zeichenfolgen vorgeben, die alle in der Adresse vorhanden sein m걌sen, damit diese gefunden wird. Beispiel: Adresse suchen (Buchstabenfolge): an uber 봭chen 33 Diese Eingabe (die zugegebenerma�en in der Praxis so kaum vorkommen wird) findet den Datensatz "Gandke & Schubert", weil er folgende Worte enth꼕t: "Gandke", "Schubert", "M봭chengladbach", "61 20 33" Nat걊lich dauert dies l꼗ger als die Suche nach dem Suchbegriff, daf걊 wird Ihnen keine Adresse verborgen bleiben! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � c) Adresse neuanlegen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Es erscheint eine leere Adre�maske zur Dateneingabe. Mit den Tasten , und k봭nen Sie von einem Eingabefeld zum anderen wandern. Mit und wird zum n꼊hsten "logischen" Block gesprungen, mit + und + gelangen Sie zum ersten bzw. letzten Feld. Die -Taste schaltet vom 쉇erschreiben- in den Einf갾emodus. Der gegenw꼛tige "Schaltzustand" wird unten rechts angezeigt. Vorgabe in der Maske ist "쉇erschreiben", im Bemerkungsfeld "Einf갾en". Mit den Tasten , , und k봭nen Sie sich innerhalb des aktiven Feldes bewegen. HINWEIS: Befinden Sie sich im Einf갾e-Modus und das aktuelle Feld ist vollst꼗dig ausgef걄lt, schaltet das Pro- gramm automatisch auf "쉇erschreiben". Gehen Sie ins folgende Feld, wird wieder auf "Einf갾en" zur갷kgeschaltet. Beim Verlassen der Maske werden Sie gefragt, ob Sie die vorgenommenen 럑derungen sichern wollen. Antworten Sie hier bei der Neuanlage einer Adresse mit , werden Ihre 럑derungen ignoriert. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Informationen zu den einzelnen Feldern � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 旼컴컴컴컴컴컴� � Suchbegriff � 읕컴컴컴컴컴컴� Der Suchbegriff dient der eindeutigen Identifizierung einer Adresse. Deshalb ist er ein "Pflichtfeld", d. h. hier mu� eine Eingabe erfolgen. Wegen seiner Schl걌selfunktion mu� der Suchbegriff eindeutig sein. Zwei gleiche Suchbegriffe bei unterschiedlichen Adressen sind nicht erlaubt. Dies wird vom Programm 갶erpr갽t. Ist der Suchbegriff keine Zahl (z. B. eine Kundennummer), geht das Programm davon aus, da� er aus Namen und Vornamen, getrennt durch ein Komma, besteht. ("M걄ler, Wilhelm"). Beim Komma wird er auseinandergenommen und die beiden H꼕ften dann als Vorschlag f걊 Namen und Vornamen in die Adre�maske aufgenommen. Um Doppeleingaben von Adressen zu vermeiden, haben Sie die M봥lichkeit, sich die Suchbegriffe anzeigen zu lassen, die mit Ihrer bisherigen Eingabe 갶ereinstimmen. Dabei ist es empfehlenswert, zun꼊hst einige wenige Buchstaben in den Suchbegriff einzutragen. Dr갷ken Sie dann oder . Wenn entsprechende Datens꼝ze schon vorhanden sind, geht ein Auswahlfenster auf. Sie k봭nen in eine dieser Adressen springen, indem Sie sie mit den Pfeiltasten anw꼑len und dr갷ken. Mit gelangen Sie aus der Auswahl zur갷k zur Neuanlage. 旼컴컴컴커 � Anrede � 읕컴컴컴켸 Auf Druck von oder erscheinen Standardanreden, die Sie mit den ausw꼑len k봭nen. Best꼝igen Sie Ihre Auswahl mit . Die Anrede enth꼕t die Endung des vorhergehenden Wortes plus einem Leerzeichen und dann das eigentliche Wort. Sehen Sie sich die vorgeschlagenen Anreden daraufhin an. Der Grund daf걊 ist, da� die Anrede als Variable f걊 Serienbriefe verwendet werden kann. Au�erdem wird sie in die Briefanrede und die Postanschrift aufgenommen. BEISPIEL: Sehr geehrte$anrede $name, Die Anrede k봭nte lauten "r Herr", " Frau", ... Beachten Sie das Leerzeichen vor weiblichen Anreden! (Normalerweise w걊de in einem diesem Beispiel entsprechen- den Text die Briefanrede "$briefanrede" statt Anrede plus Namen verwendet.) Sie k봭nen sich zus꼝zliche Standardanreden unter dem Men걈unkt "Einstellungen-Anreden" anlegen. 旼컴컴컴컴� � Vorname � 읕컴컴컴컴� 旼컴컴커 � Name � 읕컴컴켸 旼컴컴컴커 � Stra�e � 읕컴컴컴켸 Diese drei Felder werden bei der automatischen Erstellung der Postanschrift verwendet. Bei Eingabe von Firmenanschrif- ten ist zu ber갷ksichtigen, da� Name und Vorname dort hintereinander gesetzt werden. 旼컴컴커 � Land � 읕컴컴켸 Das Programm gibt automatisch das Land vor, das Sie unter dem Punkt "Einstellungen-Standardeinstellungen" eingegeben haben. Tragen Sie bitte f걊 Westdeutschland "DW" und Ostdeutschland "DO" ein, da das Programm bei s꼖tlichen entsprechenden "Automatiken" davon ausgeht! 旼컴컴컴컴컴컴커 � Postleitzahl � 읕컴컴컴컴컴컴켸 Nach Eingabe der Postleitzahl 갶erpr갽t das Programm, ob passende Orte im Ortsverzeichnis vorhanden sind. Ist dies der Fall, erscheint ein Auswahlfenster. Best꼝igen Sie den gew걆schten Ort mit , wird er in die Eingabemaske 갶ernommen. Statt der Postleitzahl k봭nen Sie auch den Anfang des Ortsnamens in das Postleitzahlenfeld eingeben. Wie oben erscheint daraufhin eine Liste der "passenden" Orte. Die gleiche Liste erhalten Sie durch Dr갷ken von , w꼑rend Sie sich auf dem PLZ-Feld der Maske befinden. Die oben beschriebene "automatische" Ortsliste k봭nen Sie unter "Einstellungen-Standardeinstellungen" abschalten. 旼컴컴� � Ort � 읕컴컴� Erscheint in der Postanschrift 旼컴컴컴컴컴컴컴� � Kontaktperson � 읕컴컴컴컴컴컴컴� Ansprechpartner in Firmen. Geben Sie hier z. B. "Herr Schmitz" ein, erscheint bei der Postanschrift nach dem Namen eine Zeile mit (z. H. ...). Bei Firmen wird normalerweise die Briefanrede "Damen und Herren" verwendet. Wenn eine Kontaktperson vorhanden ist, wird diese in der Briefanrede angesprochen. 旼컴컴컴컴컴컴� � Briefanrede � 읕컴컴컴컴컴컴� Auf Druck von oder macht das Programm einen Vorschlag f걊 die Anrede in Briefen. Diese steht als Variable bei der Serienbrieffunktion zur Verf갾ung. Sie k봭nen diesen Vorschlag nach Ihren Vorstellungen 꼗dern. Beachten Sie dabei die Hinweise beim Punkt "Anrede" und "Kontaktperson". 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Telefon/Telefax/Telex/DF� � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Nummer, unter der die Person normalerweise erreichbar ist. Die Telefonnummer wird auch bei der Selektion von Adressen verwendet. So haben Sie die M봥lichkeit, nach bestimmten Vorwahl-Bezirken zu selektieren. Mit oder werden zum eingegebenen Ort passende Vorschl꼏e gemacht. 旼컴컴컴컴컴컴� � Erstkontakt � 읕컴컴컴컴컴컴� Vorgabe ist das Datum, an dem die Adresse angelegt wurde. Wenn Sie diese Eingabe mit + oder + l봲chen, bleiben 2 Punkte stehen. Das Programm "wei�" dadurch, da� es hier keine automatische Eingabe mehr vornehmen soll. Nach diesem Feld k봭nen Adressen selektiert werden. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴� � Letzter Kontakt � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴� Dieses Feld wird in der Adressenselektion verwendet. Sie k봭nen "alte" Adressen heraussuchen und l봲chen, um 갶erfl걌sige Daten zu vermeiden. Wenn Sie im Men걈unkt "Einstellungen-Standardeinstellungen" die automatische Aktu- alisierung des letzten Kontaktes eingeschaltet haben, wird in dies Feld bei 럑derungen an den Adre�daten (z.B. Eintra- gungen ins Bemerkungsfeld) automatisch das aktuelle Datum eingetragen. 旼컴컴컴컴컴커 � Geburtstag � 읕컴컴컴컴컴켸 Wird zur Selektion von Serienbriefen verwendet. Sie k봭nen allen "Geburtstagskindern" aus Ihren Adressen einen "pers봭lichen" Serienbrief schicken. 旼컴컴컴컴컴컴컴� � Postanschrift � 읕컴컴컴컴컴컴컴� Auf Druck von oder wird vom Computer eine Postanschrift f걊 die Adresse vorgeschlagen. Mit bzw. lassen sich Zeilen in die Postanschrift einf갾en oder daraus l봲chen, soda� 럑derungen problemlos m봥lich sind. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Alternative Adresse � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Zus꼝zliche Adresse (z. B. Privatanschrift, Firma ...). Die Felder entsprechen von der Eingabe her denen, die oben beschrieben wurden. Als Serienbriefvariable steht nur die alternative Telefonnummer (Variable: $telefon2) zur Verf갾ung. 旼컴컴컴컴컴컴� � d) L봲chen � 읕컴컴컴컴컴컴� Dieser Programmteil erm봥licht das L봲chen einzelner Adressen. W꼑len Sie die gew걆schte Adresse mit dem aus und best꼝igen Sie mit . WICHTIG: Das L봲chen einer Adresse kann nicht mehr r갷k- g꼗gig gemacht werden. Alle Verbindungen zu Adre�arten werden beseitigt. Auch wenn Sie die Adresse in exakt derselben Form wieder anlegen, m걌sen Sie ihr diese Adre�arten neu zuordnen. Wenn Sie eine gr붳ere Zahl von Adressen entfernen wollen, sollten Sie eine entsprechende Selektion durchf갿ren und dann gesammelt l봲chen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � e) Adre�arten insgesamt � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� VORBEMERKUNG: In diesen Programmteil k봭nen Sie auch aus der Adre�maske heraus gelangen, wenn Sie einer Adresse Adre�arten zuordnen, d. h. die Adre�arten k봭nen auch genau dort angelegt werden, wo sie zum ersten Mal ben봳igt werden. Jeder Adresse k봭nen Sie beliebige Adre�arten zuordnen. Bevor dies m봥lich ist, m걌sen diese dem Programm mitgeteilt werden. Dazu dient dieser Programmteil. Beispiele f걊 Adre�arten: EDV-Beratung Software Hardware ... Dieses Beispiel tr꼎e auf eine Adre�verwaltung zu, die verwendet wird, um verschiedene Branchen von EDV-Firmen zu verwalten. Es erscheint eine Liste mit allen bisher eingegebenen Adre�arten. Sollte noch keine Adre�art vorhanden sein, gelangen Sie durch Dr갷ken der -Taste in den Eingabemodus. Sind bereits Adre�arten vorhanden, wird gefragt, ob Sie eine neue Adre�art aufnehmen oder die aktuelle 꼗dern wollen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Anlegen einer Adre�art � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Geben Sie die Bezeichnung der Adre�art ein und dr갷ken Sie . Sie werden gefragt, ob Sie eine L봲chsperre setzen wollen. Vorgabe ist "N", wenn Sie aber ganz sicher sein wollen, da� nichts versehentlich gel봲cht wird, geben Sie ein "J" ein. Die L봲chsperre aufheben k봭nen Sie, indem Sie beim 럑dern der Adre�art an Stelle des "J" ein "N" setzen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � 럑dern einer Adre�art � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� W꼑len Sie mit den die gew걆schte Adre�art an und dr갷ken . In der Eingabezeile erscheint der bisherige Name, den Sie nach Ihren Vorstellungen 꼗dern k봭nen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � L봲chen einer Adre�art � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Dr갷ken Sie die Tastenkombination + oder +. Dies ist nur m봥lich, wenn keine L봲chsperre gesetzt wurde. Bedenken Sie beim L봲chen, da� s꼖tliche Zuordnungen zu Adressen verloren gehen! Dr갷ken Sie , wenn Sie die Adre�arten-Liste verlassen wollen. WICHTIGER HINWEIS: 럑derungen der Bezeichnung einer Adre�art heben nicht die Zuordnung zu Adressen auf. Wenn Sie z. B. die Adre�art "Gro�handel" in "Gro�h꼗dler" umbenennen, erhalten alle Adressen, die bisher "Gro�handel" waren, automatisch die Adre�art "Gro�h꼗dler". Im Gegensatz dazu gehen durch L봲chen einer Adre�art s꼖tliche Zuordnungen verloren. Auch wenn Sie eine gleiche Adre�art neu anlegen, ist keine Verbindung zu den alten Adressen vorhanden! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � f) Zuordnung von Adre�arten � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� VORBEMERKUNG: In diesen Programmteil k봭nen Sie auch aus der Adre�maske heraus gelangen Den Adressen k봭nen Sie beliebige Adre�arten zuordnen. W꼑len Sie mit dem die Adresse aus. Damit Sie nicht vergessen, um wen es sich handelt, erscheinen unten links Name und Vorname der betreffenden Adresse. Gelangen Sie aus der Adre�maske heraus in diesen Programmpunkt, entf꼕lt nat걊lich die Auswahl der Adresse. Es erscheint eine Liste mit allen bisher zugeordneten Adre�arten. Mit k봭nen Sie eine neue Zuordnung herstellen oder die aktuelle 꼗dern, mit + oder + die Zuordnung zur Adre�art, auf der sich der Lichtbalken befindet, l봲chen. Zuordnen einer neuen Adre�art: Es erscheint ein Fenster mit den Auswahlm봥lichkeiten "Adre�art zur Adresse hinzuf갾en" und "Insgesamt vorhandene Adre�arten bearbeiten". W꼑len Sie den 2. Punkt, k봭nen Sie wie unter dem Men걈unkt "Adre�arten insgesamt" (->4.e) ganz neue Adre�arten anlegen. Dies bietet Ihnen die M봥lichkeit, immer dann neue Adre�arten aufzunehmen, wenn Sie diese ben봳igen. Mit dem zweiten Punkt gelangen Sie in die Adre�arten-Zuordnung. W꼑len Sie die neue Adre�art mit dem aus. Nach Best꼝igung mit erscheint sie in der zu dieser Adresse geh봱enden Adre�arten. Sollte die Adre�art "NICHT VORHANDEN" sich noch nicht in der Liste befinden, legen Sie diese bitte an. Wenn Sie eine Selektion danach durchf갿ren, erscheinen alle Adressen, denen noch keine Adre�art zugeordnet wurde! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � g) Adressen importieren (GS-Adressen) � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Sie k봭nen hier Daten im Format von GS-Adressen importieren. Dies kann sehr hilfreich sein, wenn Sie z. B. auf mehreren Rechnern Adressen erfassen und diese zu einem Datenbestand zusammenf갾en wollen. Sie werden aufgefordert, den Namen der entsprechenden Datei einzugeben. Hier bei sind auch Platzhalter (* und ?) erlaubt. In letzterem Fall erscheint eine Dateiauswahlliste. Der Rest des Imports l꼞ft "automatisch" ab! - Die Eindeutigkeit des Suchbegriffes wird wie unter Punkt h) beschrieben 갶erpr갽t und gew꼑rleistet. Adre�artzuordnungen k봭nen leider nicht im- oder exportiert werden! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � h) Adressen importieren (ASCII) � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Diese Funktion erm봥licht die 쉇ernahme von Adressen aus anderen Programmen. Voraussetzung daf걊 ist, da� sie als ASCII-Datei abgelegt sind, die pro Zeile die Daten je einer Adresse enth꼕t und da� die Felder mit einem besonderen zeichen voneinander abgetrennt sind. Beispiel f걊 den Aufbau bei Begrenzungszeichen '"' und Trennzeichen ',': "M걄ler","M걄ler & Co.","Firma", ... Sie haben die M봥lichkeit, eine bereits verwendete und an- schlie�end gespeicherte Feldreihenfolge einzulesen oder diese neu einzugeben: Bei Verwendung einer bereits vorhandenen Felddefinition m걌- sen Sie lediglich den Namen der zu importierenden Datei ein- geben. Sind im Dateinamen Platzhalter (* und ?) enthalten, erscheint eine entsprechende Auswahlliste, und der Rest geht automatisch vor sich. Ansonsten gilt: EINGABE DER FELDDEFINITION ========================== Als Formate stehen zur Verf갾ung - Standard ASCII: Trennzeichen zwischen den Feldern ist ein Komma, Begrenzungszeichen am Anfang und Ende jedes Feldes jeweils ein Anf갿rungs- zeichen. - Standard ASCII - Trennzeichen einstellbar: Sie werden aufgefordert, das Begrenzungszeichen der Felder und das Trennzeichen zwischen ihnen einzugeben. Dabei k봭nen Sie das Begren- zungszeichen einfach leer lassen, wenn Sie keines ben봳igen. - Format MS-WORD: Eine Datei, die MS-WORD, z. B. f걊 Serien- briefe, verwendet. - Format WORD f걊 WINDOWS: Wie bei MS-WORD, wobei zus꼝zlich die erforderliche Konvertierung der Umlaute durchgef갿rt wird. Nach der Formatwahl erscheinen drei Fenster: Links eine Auswahlliste mit den Feldern von GS-Adressen, oben ein Fenster, das das n꼊hste Feld der zu importierenden Datei enth꼕t (Bei MS-WORD den Feldnamen, ansonsten den ent- sprechenden Inhalt des ersten Datensatzes) und darunter eines, das den bisher von Ihnen definierten Aufbau zeigt. W꼑len Sie aus der Auswahlliste jeweils das Feld in GS-Adressen, das Sie mit dem oben angezeigten Inhalt f걄len wollen. Nur beim Windows-Format befindet sich die Dateistruktur in der ersten Zeile der ASCII-Datei, was Ihnen eine eindeutige Zuordnung zu den Feldern in GS-Adressen erlaubt. Ansonsten kann es sein, da� sich in Ihrer ASCII-Datei im ersten Daten- satz einige leere Datenfelder befinden, was nat걊lich zur Folge hat, da� im oberen Fenster nichts angezeigt wird. In diesem Fall ist es g걆stig, wenn Sie sich einige entsprechende Datens꼝ze vor dem Importieren auf den Drucker ausgeben lassen, um den Aufbau besser vor Augen zu haben. Dr갷ken Sie oder , wenn Ihre Auswahl komplett ist, und das Importieren beginnt. Damit der Suchbegriff, der eine Adresse eindeutig identi- fiziert, nicht leer bleibt oder doppelt vergeben wird, geht das Programm folgenderma�en vor: - Enth꼕t die ASCII-Datei keine Suchbegriffe, wird die Kombination aus "Name" + "," + "Vorname" verwendet (sofern vorhanden). Ansonsten werden die Adressen durchnumeriert. - Ist ein Suchbegriff vorhanden und bisher noch nicht vergeben, wird er 갶ernommen. Ist er bereits vergeben, wird eine Zahl dahintergestellt, damit er eindeutig wird. - Bedingt durch das Prinzip, da� in der ASCII-Datei eine Zeile immer einen Datensatz enth꼕t, ist das Importieren in das Bemerkungsfeld etwas eingeschr꼗kt: Auch hier ist nur jeweils eine Zeile m봥lich. Wird sie zu lang, formatiert GS-Adressen automatisch um. NOCH EIN TIP: Haben Sie bereits Adressen ins Programm eingegeben und wollen weitere importieren, kann es unter Umst꼗den schwierig sein, die neuen Adressen herauszufinden, um ihnen z. B. Adressarten zuzuordnen. Sie k봭nen folgenderma�en vorgehen: Selektieren Sie im Programmteil "Selektion/Serienbriefe ..." alle Adressen, und gehen Sie dann mit + ans Ende der Liste. Da diese Liste die Adressen in der Reihenfolge ihrer Eingabe enth꼕t, befinden sich die gerade importierten an letzter Stelle. Haben Sie eine neue Feldreihenfolge eingegeben, werden Sie zum Abschlu� gefragt, ob diese f걊 zuk걆ftige Aufrufe von Im- und Exportfunktionen gespeichert werden soll. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � i) Formatdefinition l봲chen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Nicht mehr ben봳igte Definitionen des Aufbaus von Im- und Exportdateien k봭nen Sie l봲chen, indem Sie aus der erschei- nenden Liste die entsprechende aussuchen und mit best꼝igen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � j) Doppelte Adressen suchen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Selbst bei gr붳ter Sorgfalt l꾞t es sich nicht immer vermeiden, da� eine Adresse doppelt eingegeben oder eingelesen wird. Diese Adressen aus einer gro�en Zahl "manuell" herauszufinden, erfordert einen erheblichen Zeit- aufwand. Um Ihnen das zu ersparen, vergleicht das Programm hier die Postleitzahlen, Stra�en und Namen s꼖tlicher Adressen und zeigt eine Liste mit allen gefundenen 쉇ereinstimmungen. Die gefundenen Adressen k봭nen Sie, genau wie in der Liste bei der Adressenselektion) bearbeiten, d. h. ansehen, l봲chen, 꼗dern ... ACHTUNG: Erscheint bei Ihnen eine leere Liste (es ist nur ein roter Balken zu sehen), haben Sie vermutlich vergessen, die Postanschriften anzulegen, und leere Postanschriften stimmen immer 갶erein! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � k) DOS-Shell/residentes Programm entfernen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Das Programm wird verlassen und eine neue DOS-Umgebung geladen. Durch Eingabe von EXIT kommen Sie von dort wieder zu GS-Adressen zur갷k. Haben Sie GS-Adressen resident geladen, erscheint an dieser Stelle der Men걈unkt "Residentes Programm aus dem Speicher entfernen". Dadurch wird der f걊 den "Kern" des Programmes belegte RAM-Speicher wieder freigegeben und die Adre�verwal- tung verlassen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � � � 5. Textverwaltung � � � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴� VORBEMERKUNG: Wir haben bewu�t darauf verzichtet, Ihnen eine komplett neue Textverarbeitung zu liefern, da wir davon ausgehen, da� jeder aus der Unzahl von Textverar- beitungsprogrammen seinen "Favoriten" hat und damit auch weiterarbeiten m봠hte. Holen Sie sich die Texte von dort einfach mit der Funktion "ASCII-Texte einlesen" (s. u.) nach GS-Adressen. (Voraussetzung daf걊 ist allerdings, da� Ihre Textverarbeitung ASCII-Texte ablegen kann.) Wenn Sie lieber ganz mit Ihrer Textverarbeitung arbeiten wollen, laden Sie GS-Adressen resident (Aufruf: GSADR /r) und exportieren die gew걆schten Adre�daten von dort einfach in eine ASCII-Datei (Zwischenablage). So k봭nen diese problemlos an die meisten Textverarbeitungen 갶ergeben werden. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � a) Text suchen/꼗dern � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� HINWEIS: Erfahrungsgem꾞 wird gerne der Fehler gemacht, einen Standardtext (mit Briefkopf, -fu�, ...) anzulegen, diesen hier herauszusuchen und dann zu bearbeiten. Dies hat zur Folge, da� der Original-Text jedesmal ge꼗dert wird. Gehen Sie stattdessen so vor: W꼑len Sie nicht diesen Men걈unkt "Suchen/럑dern" sondern den zweiten im Texte-Men� "Erfassen/Einlesen". Mit der Option "Text aus GS-Adressen einlesen" legen Sie sich eine Kopie Ihres Standard-Briefes an, die Sie dann bearbeiten. ======================================================== Sie k봭nen hier nach beliebigen Texten suchen. Geben Sie dazu ins Textfenster die Daten ein, die Ihnen bekannt sind. Wenn Sie den 1. Buchstaben des Textnamens eingeben, erscheinen bei der Suche alle Texte, die entsprechend beginnen. Es ist ratsam, bei einer gro�en Anzahl von Texten den Textnamen nicht leerzulassen, da nach ihm bevorzugt und vor allem besonders schnell gesucht wird. Zus꼝zlich zum Textnamen k봭nen Sie auch den Autor und das Datum (letzteres aber nur vollst꼗dig) eingeben. Bei Textname und Autor erfolgt die Suche linksb걆dig, d. h. alle Texte, deren Anfangsbuchstaben der Suchbedingung entsprechen, werden gefunden. Dagegen erfolgt die Suche beim Betreff innerhalb des gesamten Textes. Wissen Sie nur ein Wort, das im Betreff vorkommt, wird der Betreff jeweils vollst꼗dig nach diesem Begriff durchsucht, und bei Erfolg der Suche gilt der Text als gefunden. Es werden jeweils nur die Texte selektiert, die mit s꼖tli- chen von Ihnen eingegebenen Bedingungen 갶ereinstimmen. Nach Dr갷ken von oder beginnt die Suche mit den von Ihnen vorgegebenen Bedingungen. W꼑len Sie mit den aus den gefundenen Texten den gew걆schten aus. Dann dr갷ken Sie . Es erscheint links oben ein Fenster, das Ihnen die weiteren Bearbeitungsm봥lichkeiten zeigt: 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Text ansehen/꼗dern � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Sie k봭nen den Text genau wie beim Anlegen bearbeiten. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Stammdaten 꼗dern � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Sie gelangen ins Textstammdaten-Fenster und k봭nen dort die Daten (z. B. Betreff oder Namen) 꼗dern. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Drucken ohne Variablenaustausch � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Der Text wird incl. Kopf- und Fu�texten, aber ohne Austausch der Variablen, ausgedruckt. N꼑ere El꼞terungen zu K봯fen und F곢en finden Sie unter b) "Texte erfassen/ einlesen". 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Drucken mit Variablenaustausch � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Der Text wird mit Austausch der Variablen ausgedruckt. Vorher werden Sie nach der Adresse gefragt, von der die Daten 갶ernommen werden sollen. W꼑len Sie diese mit dem aus. N꼑ere Erl꼞terungen zu K봯fen und F곢en finden Sie im n꼊hsten Abschnitt. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � b) Texte erfassen/einlesen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Sie sehen zun꼊hst ein Fenster, in das Sie die Textstamm- daten Ihres neuen Textes eingeben k봭nen. - Stammdaten sind: NAME Jedem Text wird ein Name zugeordnet, z. B. "Angebot 07/91". Der Name mu� eindeutig sein, d. h. er darf nur einmal vergeben werden, da er zur Identifizierung des Textes verwendet wird. Im zur Auswahl eines Textes erscheint er an erster Stelle. AUTOR Hier geben Sie Ihren Namen oder Ihr K걊zel ein, damit niemand Ihren Text mit einem anderen verwechseln kann. DATUM Als Datum wird das jeweilige Systemdatum vorge- schlagen. Sie k봭nen es 갶erschreiben. Dies Feld steht in Serienbriefen als Variable zur Verf갾ung, Sie brauchen also nicht immer das Datum zu 꼗dern, sondern verwenden stattdessen die Variable $txtdatum. BETREFF Der Betreff enth꼕t in kurzen Stichworten den Inhalt des Briefes, dient also dem Zweck, 쉇er- sichtlichkeit in der Textverwaltung zu gew꼑r- leisten. In Serienbriefen steht er als Variable $txtbetreff zur Verf갾ung. RAND LINKS Vorgabe ist 10. Der Maximalwert betr꼏t 50. RAND RECHTS Vorgabe ist 75. Der Maximalwert betr꼏t 250. Achten Sie darauf, da� Sie bei Texten, die ausgedruckt werden sollen, die Breite Ihres Druckers nicht 갶erschreiten, da dieser sonst mehrere Zeilen aus einer macht oder den Rest einfach abschneidet. 럑dern Sie die Werte f걊 linken oder rechten Rand, wird dies gespeichert und Ihnen in Zukunft vorgeschlagen. Ein Text ohne Namen wird nicht gespeichert, es ist aber ohne weiteres m봥lich, ihn zu bearbeiten, auszudrucken ... Dr갷ken Sie nach Eingabe der Textstammdaten "WEITERE BEARBEITUNG". Es erscheint ein Fenster, aus dem Sie das weitere Vorgehen ausw꼑len k봭nen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Text ansehen/editieren � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Sie gelangen in den Texteditor und k봭nen einen neuen Text eingeben. Funktionstasten im Editor sind: Umschalten vom Einf갾e- in den 쉇er- schreiben-Modus. Cursor springt zum Anfang der Zeile. Cursor springt zum Ende der Zeile. Bewegen des Cursors im Text. Bl꼝tern im Text nach oben. Bl꼝tern im Text nach unten. + Zeile l봲chen. + + Zeile einf갾en. + Cursor springt an den Textanfang. + Cursor springt ans Textende. + Cursor springt zum Anfang des n꼊hsten Wortes. + Cursor springt zum Anfang des vorheri- gen Wortes. Verlassen des Editors. Vorher wird gefragt, ob der Text gesichert werden soll. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Drucksteuerung aus Texten � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Zur Drucksteuerung gibt es drei verschiedene Arten von Befehlen - Formatierungszeichen, Variablen und Druck- sequenzen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Formatierungszeichen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Die Befehle beginnen alle mit einem Punkt (".") als erstes Zeichen auf der Zeile. Deshalb werden sie hier auch "Punktbefehle" genannt. Es wird unterschieden zwischen Anfangsformatierung und laufender Formatierung. ANFANGSFORMATIERUNG: =================== Diese Befehle m걌sen mit der 1. Textzeile beginnen. So- bald eine Textzeile keinen dieser Anfangs-Punktbefehle enth꼕t, geht das Programm davon aus, da� die Anfangs- formatierung abgeschlossen ist. .kopf1 briefkopf01 Sie k봭nen mit den .kopf-Befehlen automatisch einen be- stimmten Text an den Anfang jeder Seite drucken lassen. Es gibt die Befehle ".kopf1" und ".kopf2". Darauf folgt der Name des Textes (z. B. "briefkopf01" oder "briefkopf02"). Der Text bei .kopf1 wird auf die erste Seite gedruckt. Die folgenden Seiten erhalten den von .kopf2. .fuss1 brieffuss01 Entsprechend den "K봯fen" k봭nen auch "F곢e" automatisch auf jede Seite gedruckt werden. (s. o.) Der linke Rand von "K봯fen" und "F곢en" wird automatisch auf "0" gesetzt. Verschieben Sie die Position bitte mit Leerzei- chen. .sb1 stdseite1 Die .sb-Befehle schicken an den Drucker den kompletten Text, der dahintersteht, in diesem Fall den Text "Seitenbeschrei- bung1": .sb1 Seitenbeschreibung1 Mit .sb1 und .sb2 k봭nen Sie z. B. komplette Seitenbe- schreibungen der ersten, bzw. der folgenden Seiten, an einen Laserdrucker schicken. Das ist dann interessant, wenn Sie keine gedruckten Briefb봥en verwenden, sondern sie mit einer Seitenbeschreibungssprache (z. B. Postscript) erzeugen. .sl 65 Mit .sl wird die Seitenl꼗ge eingestellt. In diesem Fall wird der Wert auf 65 Zeilen festgesetzt. Diesen Befehl k봭nen Sie verwenden, wenn Sie von Ihrer Standard- Seitenl꼗ge, die in den Drucksequenzen definiert ist, abweichen. Fehlen beide Arten der L꼗geneinstellung, wird von 60 Zeilen ausgegangen. .or1 10 Mit .or1 (oder .or2) wird der obere Rand des Ausdrucks der ersten, bzw. der folgenden, Seiten eingestellt. Ist ein Kopf vorhanden (.kopf1, bzw. .kopf2) wird die Einstellung des oberen Randes ignoriert! Fehlt der Punktbefehl .or1 (.or2) wird der in den Drucksequenzen eingestellte Standardwert genommen (^or1, ^or2). LAUFENDE FORMATIERUNG: ===================== .fp Normalerweise werden Variablen flie�end in den Text ein- gef갾t, d. h. die Position des nachfolgenden Textes h꼗gt von der L꼗ge des eingesetzten Variablen-Textes ab. Mit .fp wird dies Verhalten abgeschaltet, und die Variablen auf "feste Position" gesetzt. Dies ist z. B. bei Listen sinnvoll. Beachten Sie, da� der eingesetzte Text abgeschnitten wird, wenn er andere Texte 갶erschreiben w걊de. .fl Die Option .fp wird hiermit wieder abgeschaltet. .la Anfang einer Liste - der Text, der bis .le (Listenende) folgt, wird so oft wiederholt, wie gefundene Datens꼝ze vorhanden sind. Dabei wandert das Programm vom ersten bis zum letzten Datensatz. Entsprechend werden auch vorhandene Variablen ausgetauscht. .le Ende einer Liste. Ab jetzt ist wieder der urspr걆gliche Datensatz aktiv. Beispieltext (Telefonliste): ^schmal .fp .la $name $vorname $telefon1 $telefon2 .le .fl ^lschmal .t textxy Text 갶ertragen - Mit .t k봭nen beliebige Texte aus GS-ADRESSEN eingelesen werden. Sie k봭nen sich Standard-Textbausteine anlegen und Briefe daraus zusammensetzen. Beispiel f걊 einen Text namens "mfg": .tmfg Ergebnis: Mit freundlichen Gr곢en _______________________ (Schubert) Der entsprechende Text wird eingef갾t. ACHTUNG: Wenn Sie den aktuellen Text selbst aufrufen, ergibt sich eine Schleife ohne Abbruchbedingung und somit ein unendlich langer Text. Vermeiden Sie dies! .b Das Bemerkungsfeld zur aktuellen Adresse wird in den Ausdruck eingelesen. (Nur beim Ausdruck mit Variablenaustausch). .sv Ein Seitenvorschub wird ausgef갿rt. Dabei wird ein eventuell am Ende der Seite vorhandener "Fu�" ausgedruckt. 旼컴컴컴컴컴� � Variablen � 읕컴컴컴컴컴� Die wichtigsten Adre�daten stehen Ihnen beim Druck von Serienbriefen als Variablen zur Verf갾ung. Variablen beginnen immer mit einem $-Zeichen. Setzen Sie diese in den Text ein, werden Sie durch die Daten ersetzt. Beispiel: $post1 $post2 $post3 $post4 $post5 $post6 $post7 M봭chengladbach, den $txtdatum $txtbetreff Sehr geehrte$briefanrede, texttexttexttexttexttexttext... .tmfg Die Variablen haben Sie jederzeit "griffbereit": Wenn Sie dr갷ken, erscheint ein Fenster mit der Variablenliste. Eine besondere Variable ist "$snr". Diese kann nur in Kopf- und Fu�texten gebraucht werden und enth꼕t die Sei- tennummer. Im Kopf ist es die Nummer der aktuellen , im Fu� die der n꼊hsten Seite. Beim Fu� der letzten Seite wird $snr unterdr갷kt. Positionieren Sie $snr an der Stelle, wo Sie die Seitennummer haben wollen. Andere Variablen k봭nen in Kopf- und Fu�texten nicht ver- wendet werden. 旼컴컴컴컴컴컴컴커 � Drucksequenzen � 읕컴컴컴컴컴컴컴켸 Befehle zur Gestaltung des Ausdruckes werden an den Drucker 갶er Drucksequenzen geschickt. Wie bei den Adre�variablen steht Ihnen eine Liste der Standard-Drucksequenzen zur Verf갾ung. Dr갷ken Sie dazu . Diese Liste k봭nen Sie selbst 꼗dern, damit sie immer mit den Sequenzen des eingestellten Druckers 갶ereinstimmt. BESONDERHEITEN: ============== F걆f Drucksequenzen weden vom Programm selbst꼗dig verwendet: "^ini" ,"^lr", "^sl", "^or1" und "^or2". Die Initialisierungssequenz "^ini" wird vor jedem Ausdruck an den Drucker gesandt und schaltet ihn in den Ausgangszu- stand zur갷k. "^lr" dient der Einstellung des linken Randes. Geben Sie hier die f걊 Ihren Drucker g걄tige Sequenz ein. Anstelle des Zahlenwertes f걊 den Rand f갾en Sie die Variable "nnn" ein. Der Drucker erh꼕t die Sequenz dann mit dem f걊 den jeweiligen Text g걄tigen Wert. Sie k봭nen diese Sequenz auch innerhalb von Texten verwenden. Dies ist z. B. bei Listen oder Etiketten sinnvoll, da hier der linke Rand auto- matisch die Vorgabe "0" hat. Bei Texten (Briefen ...) wird daf걊 die Eingabe in den Textstammdaten verwendet. Beispiel: \027l\nnn ist die Sequenz f걊 den EPSON FX80. Haben Sie f걊 den Text einen linken Rand von 10 Zeichen gew꼑lt, schickt das Programm an den Drucker "\027l\010". "^sl" ist keine Drucksequenz im eigentlichen Sinne. Geben Sie hier als Seqeunz die Zeilenzahl ein, die eine Seite haben soll. Die Wirkungsweise ist genauso wie beim Punktbefehl ".sl", nur da� Sie hier einen Standardwert vorgeben, w꼑rend ".sl" bei jedem Text erneut eingegeben werden mu�. Mit "^or1", bzw. "^or2" k봭nen Standardwerte f걊 den oberen Rand der ersten, bzw. der folgenden Seiten gew꼑lt werden. Dieser Rand wird allerdings nur dann ausgegeben, wenn ein entsprechender Kopf nicht vorhanden ist. Wie bei "^sl" gibt es auch hier entsprechende Punktbefehle, durch die dieser Wert f걊 den aktuellen Ausdruck anders gew꼑lt werden kann. (.or1 und .or2) Diese Sequenzen d걊fen nicht umbenannt werden, da sie sonst vom Programm nicht mehr erkannt werden! Die anderen Drucksequenzen werden genauso wie Variablen in den Text eingef갾t. Beim Ausdruck tauscht das Programm sie gegen Steuerzeichen f걊 den Drucker aus. Damit Drucksequenzen vom Programm erkannt werden, m걌sen sie mindestens ein "^" enthalten. In den mitgelieferten Sequenzen steht dieses "H꼔chen" am Anfang. Beispiel: ^fett A C H T U N G^lfett Dies ist eine wichtige Mitteilung Die 1. Zeile erscheint im Fettdruck. Ber갷ksichtigen sie, da� im Ausdruck die Zeichen f걊 die Drucksteuerung wegfallen. Der Text r갷kt also etwas nach links. Deshalb ist es ratsam, die Drucksequenzbezeichnungen m봥lichst kurz zu w꼑len. Wenn Ihnen die mitgelieferten zu lang sind, k봭nen Sie diese unter "Dienstprogramme-Drucksequenzen 꼗dern" Ihren Vorstellungen anpassen. Durch unterschiedliche Schriftarten kann sich die Zeichenzahl pro Druckzeile 꼗dern. Schreiben Sie nur soviel in eine Zeile, da� es unter Ber갷ksichtigung der Drucksequenzen pa�t (z. B. bei Briefk봯fen). WICHTIG: Achten Sie darauf, da� Sie die Drucksequenzen w꼑len, zu denen Ihr Drucker kompatibel ist. Sollten Sie Ihren Drucker nicht unter dem Men걈unkt "Drucker-W꼑len" finden, versuchen Sie es bitte mit dem Drucker "STANDARD", der sich ebenfalls in der Druckerliste befindet. Laserdrucker sind meistens kompatible zum "HP-Laserjet". Sollte alles nichts helfen, entnehmen Sie die erforderlichen Sequenzen bitte Ihrem Drucker- handbuch und legen sich eine neue Drucksequnzliste an. Lesen Sie dazu bitte den Abschnitt 8 zur Druck- einstellung. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Liste der Standard-Drucksequenzen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� ^ini - Initialisierung des Druckers ^lr - linker Rand ^sl - Seitenl꼗ge ^or1 - oberer Rand 1. Seite ^or2 - oberer Rand folgende Seiten ^sv - Seitenvorschub ^schmal - Schmaldruck ^breit - Breitdruck ^lschmal - L봲chen Schmaldruck ^lbreit - L봲chen Breitdruck ^kursiv - Kursivschrift ^lkursiv - L봲chen Kursivschrift ^ust - Unterstreichung ^lust - Ende der Unterstreichung ^fett - Fettdruck ^lfett - L봲chen Fettdruck 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Liste der Serienbrief-Variablen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� $snr - Seitennummer (nur in "K봯fen" und "F곢en"!) $such - Suchbegriff $anrede - Anrede $name - Name $vorname - Vorname $briefanrede - Anrede am Anfang des Briefes $kontakt - Kontakt $strasse - Stra�e $plz - Postleitzahl $land - Land $ort - Ort $telefon1 - Telefonnummer $telefon2 - alternative Telefonnummer $fax - Faxnummer $telex - Telex-Nummer $df� - DF�-Nummer $geburtstag - Geburtstag $ekontakt - Erstkontakt $lkontakt - letzter Kontakt $post1 - Postanschrift 1. Zeile $post2 - Postanschrift 2. Zeile $post3 - Postanschrift 3. Zeile $post4 - Postanschrift 4. Zeile $post5 - Postanschrift 5. Zeile $post6 - Postanschrift 6. Zeile $post7 - Postanschrift 7. Zeile $sysdatum - Rechnerdatum $txtdatum - Datum der Texterstellung $txtbetreff - Betreff (aus den Textstammdaten) 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Drucken ohne Variablenaustausch � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Der aktuelle Text wird gedruckt, wobei allerdings keine Variablen ausgetauscht werden. Drucksequenzen und Kopf- bzw. Fu�zeilen werden ber갷ksichtigt. Bei Ausgabe auf den Drucker werden Sie gefragt, wie viele Exemplare ausgedruckt werden sollen und ob der Ausdruck auf den Drucker, eine andere Schnittstelle oder in Datei erfolgen soll. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Drucken mit Variablenaustausch � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Der aktuelle Text wird mit Variablenaustausch gedruckt. Vorher m걌sen Sie die Adresse, der die Variablen entnommen werden sollen, mit dem "JOKER" ausw꼑len. Bei Ausgabe auf den Drucker werden Sie gefragt, wie viele Exemplare ausgedruckt werden sollen und ob der Ausdruck auf den Drucker, eine andere Schnittstelle oder in Datei erfolgen soll. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Text aus GS-ADRESSEN einlesen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� W꼑len Sie mit dem den Text, den Sie 갶ernehmen wollen. Sie k봭nen sich einen Standardbrief mit Kopf und Anschriftfeld anlegen, den Sie mit dieser Funktion immer einlesen, bevor Sie einen Brief bearbeiten. Das spart Arbeit. (Wir machen dies bei uns selbst fast immer!) 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � ASCII-Text einlesen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dieser Punkt dient der 쉇ernahme von Texten aus anderen Textverarbeitungen. Achten Sie darauf, da� der Text von dort als ASCII-Datei abgelegt worden ist. (Dazu m걌sen Sie evtl. ein Konvertierungs-Programm, das gew봦nlich zu jeder Textverarbeitung geh봱t, die im Nicht-ASCII-Format arbeitet, aufrufen.) Die maximale L꼗ge einzulesender Texte ist durch den verf갾baren freien Speicher begrenzt. Sie werden nach dem Namen des Textes gefragt. Geben Sie die DOS-Datei, in der er sich befindet (ggf. incl. Pfad) an. Wenn der ASCII-Text einen linken Rand aus Leerzeichen hat, sollten Sie den linken Rand in den Stammdaten auf "0" setzen, da dieser dazuaddiert wird. Achten Sie auf aus- reichende Textbreite - GS-Adressen formatiert sonst um! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � c) Einen Text l봲chen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� W꼑len Sie den zu l봲chenden Text mit dem aus. Wollen Sie Ihre Texte gr걆dlich "durchforsten", lassen Sie sich alle mit der "Volltextsuche" auflisten, indem Sie einfach keine Suchbedingung eingeben. So k봭nen Sie die Texte vor dem L봲chen ansehen und haben au�erdem alle gleichzeitig im Zugriff. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � d) ASCII-Datei "exportieren" � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Sie k봭nen Texte aus GS-ADRESSEN als ASCII-Datei auf Ihre Festplatte schreiben, z. B. um sie in eine Textverarbei- tung aufzunehmen. W꼑len Sie den Text mit dem aus. Dann geben Sie den gew걆schten Namen f걊 die zu erzeugende Datei ein und best꼝igen mit . W걊de eine bestehende Datei 갶erschrieben, werden Sie zur Sicherheit um Best꼝igung gebeten. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � e) Etikettendefinition � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Etiketten sind eigentlich "normale" Texte. Da sie aber in anderem Zusammenhang verwendet werden, sind sie auch im Men� getrennt behandelt. Sie werden gefragt, ob Sie ein neues Etikett anlegen oder ein bestehendes bearbeiten wollen. Am besten sehen Sie sich zun꼊hst einmal eines der von uns mitgelieferten an: W꼑len Sie "Etikett bearbeiten". Sie werden zur Eingabe des Etikettennamens aufgefordert. Mit dem k봭nen Sie das gew걆schte Etikett ausw꼑len und dann wie bei der Textbearbeitung 꼗dern. Beim Neuanlegen haben Sie zus꼝zlich noch die M봥lichkeit, ein bereits bestehendes Etikett einzulesen, damit Sie die Tipperei sparen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Punkt 6. "Selektionen". 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � f) Listendefinition � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Gehen Sie bei der Listendefinition wie bei den Etiketten vor. Weitere Informationen zum Erstellen von Listen finden Sie unter Punkt 5. "Drucksteuerung aus Texten". 旼컴컴컴컴컴컴컴커 � � � 6. Selektionen � � � 읕컴컴컴컴컴컴컴켸 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � a) Neue Adre�selektion � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Es erscheint ein Eingabefenster, in das Sie die Selekti- onsbedingung eingeben k봭nen. Ohne Eingabe erscheinen nach Druck auf oder s꼖tliche vorhandenen Adressen in einer Liste. Welche Daten in dieser Liste angezeigt werden, k봭nen Sie unter "Einstellungen-Inhalt Adre�iste" w꼑len. Damit Sie dieselbe Selektionsbedingung nicht mehrfach eingeben m걌sen, wird diese beim Abspeichern von Selektionen ebenfalls gesichert. Dr갷ken Sie , geht ein Fenster auf, aus dem Sie die gew걆schte Bedingung mit w꼑len und ins Eingabefenster 갶ernehmen k봭nen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Anwahl des aktiven Feldes mit den Cursortasten � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Da das aktive Eingabefeld automatisch in der erforderlichen Reihenfolge wandert, dr갷ken Sie einfach , um in den Eingabe-Modus zu gelangen. Sollten Sie eine Fehleingabe machen, k봭nen Sie zu jedem beliebigen Feld im Eingabefenster gelangen, indem Sie bet꼝igen und dann mit den dorthin wandern. Mit + oder + k봭nen Sie eine komplette Eingabezeile l봲chen. Damit Sie leichter zwischen Eingabe- und Auswahlmodus unterscheiden k봭nen, erscheint das Fenster im Auswahlmodus heller als sonst. Dr갷ken von schaltet zur갷k zur Dateneingabe. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Eingabe der Suchbedingung � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� FELD: Links oben erscheint ein Fenster, aus dem Sie mit den ausw꼑len k봭nen, nach welchem Feld aus der Adre�maske gesucht werden soll. OP: Dies soll "Operator" hei�en. Sie k봭nen wie beim FELD aus dem Fenster links oben ausw꼑len. Ihre M봥lichkeiten sind: "=" (gleich), ">=" (gr붳er oder gleich), "<=" (kleiner oder gleich), ">" (gr붳er), "<" (kleiner) und "<>" (ungleich). Bei der Suche nach Adre�arten und Bemerkungen stehen Ihnen nur "=" und "<>" zur Verf갾ung. WERT: Hier geben Sie den Wert ein, nach dem gesucht werden soll, entweder "manuell" (z. B. beim Suchbegriff) oder mit der -Taste. Achten Sie darauf, ob unten rechts die Schrift "JOKER" erscheint! BEISPIEL: Ihre Eingabe: SUCHBEGRIFF >= M (Suchbegriff gr붳er oder gleich "M") Verlassen Sie den Eingabemodus mit der -Taste und dr갷ken dann , und der Rechner sucht entsprechend Ihrer Suchbedingung. In unserem Fall erscheint eine Liste mit allen Namen, deren Suchbegriff mit "M" oder einem Buchstaben weiter hinten im Alphabet beginnt. Probieren Sie einfach verschiedene M봥lichkeiten des Suchfeldes und des gew걆schten Wertes aus. Es ist leichter, als es auf den ersten Blick erscheint. Die Felder "Tag Geburtstag", "Monat Geburtstag", "Jahr Geburtstag", "Geburtstag" und "Geburtswochentag" bieten Ihnen die M봥lichkeit, "Geburtstagskinder" fast jeder Art herauszusuchen. Tag Geburtstag: Hier k봭nen Sie den Tag des Geburtsdatums eingeben. Beispiel: TAG GEBURTSTAG = 15 Es erscheinen alle Personen, die an einem 15. Geburtstag haben. Monat Geburtstag: Sie k봭nen sich alle Adressen zeigen lassen, bei denen der Geburtsmonat mit Ihrer Suchbedingung 갶ereinstimmt. Beispiel: MONAT GEBURTSTAG = 01 Dies listet die im Januar Geborenen auf. Vergessen Sie aber bitte nicht die "0", da sonst nach den Monaten Oktober bis Dezember gesucht wird. (Das gilt 갶rigens auch entsprechend f걊 den Tag des Geburtstags!) Jahr Geburtstag: Hier ist eine vierstellige Jahres- angabe erforderlich. Vorgehen ansonsten wie oben. Geburtswochentag Um die Sache vollst꼗dig zu machen, gibt es auch die M봥lichkeit, sich alle "Sonntagskinder" zeigen zu lassen. Beispiel: GEBURTSWOCHENTAG = SONNTAG Sie k봭nen "Sonntag" auch mit "SO" abk걊zen, nicht jedoch mit "S", da dann auch die an Samstagen Geborenen mit erscheinen w걊den. Richtigen Sinn macht die Suche nach Geburtstagen aller- dings erst durch Verkn걈fen der verschiedenen Felder. Geben Sie ein: Tag Geburt = 15 UND Monat Geburt = 05 Sie erhalten alle, die am 15. Mai Geburtstag haben. Suche im Bemerkungsfeld: 럋nlich wie bei der Suche nach Buchstabenfolge k봭nen Sie auch in den Bemerkungsfeldern der Adressen nach dem Vorkommen bestimmter Buchstabenkombinationen suchen. Theoretisch k봭nten Sie s꼖tliche Daten einer Adresse in das Textfeld schreiben: Beispiel: Den Bemerkungstext "hat kein Telefon" k봭nen Sie finden, indem Sie eingeben BEMERKUNG = KEIN TEL Sie werden schnell merken, wie praktisch es ist, Adressen nach den zugeh봱igen Bemerkungen suchen zu k봭nen. Dabei sollten Sie allerdings auf m봥lichst eindeutige und leicht merkbare "K걊zel" achten, die Sie bei allen Adressen gleich verwenden. Sinnvoll ist es auch, ein besonderes Zeichen vor solche Abk걊zungen zu setzen, z. B. einen "Klammeraffen" (@), da die gesuchte Buchstabenfolge sonst eventuell unbeabsichtigt im Flie�text vorhanden ist. Verwenden Sie also statt "hat kein Telefon" lieber "@KeinTel" oder eine vergleichbare Buchstabenfolge. Suche mit "Irgendwo": Wenn Sie wissen, da� sich irgendwo in der Anschrift oder im Feld mit der Kontaktperson eine bestimmte Buchstabenfolge befindet (z. B. "Schmitz"), suchen Sie einfach mit "Irgendwo": IRGENDWO = SCHMITZ Weitere Felder nach denen selektiert werden kann: Suchbegriff Name Postleitzahl Land Adre�art Geburtstag (Hier das ganze Datum) Erster Kontakt Letzter Kontakt Ort Telefonnummer ... - SUCHE NACH ADRESSEN OHNE ZUGEORDNETE ADRESSART Legen Sie sich, sofern dies noch nicht geschehen ist, eine Adre�art an, die "NICHT VORHANDEN" hei�t. Wenn Sie nach dieser suchen, erscheinen alle Adressen, denen noch keine Adre�arten zugeordent wurden: ADRESSART = NICHT VORHANDEN F걊 die Verkn걈fung verschiedener Bedingungen stehen Ihnen "UND" und "ODER" zur Verf갾ung. Bis zu 10 Bedingungen k봭nen auf diese Art miteinander verbunden werden. Probieren Sie es aus. - DIE KLAMMERN Klammern k봭nen nach den Regeln der Mathematik gesetzt werden. Dies geschieht durch Dr갷ken der , wenn Sie sich auf einem Klammerfeld befinden. Sollen zwei oder mehr Klammern direkt aufeinander folgen, werden sie untereinander gesetzt und die Eingabe der Bedingung erfolgt hinter der letzten dieser Klammern. Mehrere geschlossene Klammern beginnen entsprechend hinter der Eingabe und die n꼊hsten folgen auf den Zeilen darun- ter. (Dadurch wird nat걊lich die Anzahl der m봥lichen Verkn걈fungen geringer.) Normalerweise werden Sie nur Bedingungen ben봳igen, die alle mit "UND" oder alle mit "ODER" verkn걈ft sind. Dies d걊fte keine Verst꼗dnisschwierigkeiten mit sich bringen und erfordert auch keine Klammern! HINWEIS ZUR REIHENFOLGE DER SUCHBEDINGUNS-EINGABE: Das Programm sucht bevorzugt nach Adre�arten. Geben Sie deshalb m봥lichst die Bedingungen, die Adre�arten enthalten, als erste ein. Stellen Sie die Adre�art-Bedingung an den Anfang, von der Sie denken, da� am wenigsten Verkn걈fungen mit Adressen vorhanden sind. Dies beschleunigt die Suche erheblich. Mit gelangen Sie aus der Adre�selektion heraus zur갷k ins Men�. Vorher werden Sie gefragt, ob Sie die neue Selektion abspeichern wollen. Das erspart Ihnen die Arbeit, immer wieder neu zu selektieren. Sie m걌sen der Adre�selektion einen Namen aus maximal 8 Zeichen geben, unter dem sie nachher wieder aufgerufen werden kann. Gleichzeitig wird die Selektionsbedingung mitgesichert, damit Sie diese bei neuen Selektionen nach gleichen Kriterien nicht neu eingeben m걌sen. WICHTIG: Die Adre�selektion wird nicht automatisch aktuali- siert, wenn Sie neue Adressen anlegen, die der Selektionsbedingung entsprechen, es werden also nur die Adressen, die zum Zeitpunkt der Selektion vorhanden waren, angezeigt! - Automatische Aktualisierung aller Adre�selektionen erfolgt beim Punkt "Selektionen neu aufbauen". 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Bearbeitung der Adressenselektion � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Mit der k봭nen Sie Datens꼝ze aus der Liste zur weiteren Bearbeitung markieren. Links vor der aktuellen Zeile erscheint in der Liste ein Pfeilsysmbol. Markierungen k봭nen auf die gleiche Weise auch wieder gel봲cht werden. Dr갷ken Sie , erscheint das Men� mit den Bearbei- tungsm봥lichkeiten. W꼑len Sie die gew걆schte Aktion mit den aus. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Aktuelle Adresse ansehen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Sie gelangen in die Adre�maske und k봭nen diese wie beim Anlegen oder 럑dern einer Adresse editieren. 旼컴컴컴컴컴컴컴� � Brief drucken � 읕컴컴컴컴컴컴컴� Dies ist die Serienbrief-Funktion von GS-ADRESSEN. Sie werden gefragt, welchen Brief aus der Textverwaltung Sie ausdrucken wollen. W꼑len Sie ihn mit . Der Ausdruck kann auf verschiedene "Ger꼝e" geleitet werden. Zur Auswahl stehen: 1. Standarddrucker (LPT1) 2. Bildschirm 3. Spooldatei - In der Spooldatei wird alles zum sp꼝eren Ausdruck "gesammelt". Dadurch sparen Sie Zeit bei der Arbeit am Rechner und k봭nen die Ausgabe auf den Drucker sp꼝er vornehmen. Ist eine Spooldatei vorhanden, werden Sie darauf bei Programmstart und -ende hingewiesen und haben dort auch die M봥lichkeit, diese auszudrucken. Aus dem Programm heraus k봭nen Sie diesen Programmteil unter "Drucker- Spooldatei drucken" aufrufen. 4. Andere Schnittstelle oder Datei - Die Ausgabe wird beliebig umgeleitet, entweder in eine Datei oder auf eine Schnittstelle (LPT1, LPT2, COM1, COM2 oder COM3). Der Ausdruck kann jederzeit mit unterbrochen werden. Bei Bildschirmausgabe werden aus Speichergr걆den maximal 40 Zeilen angezeigt. Der Text wird entsprechend der vorhandenen Variablen und Drucksteuerbefehlen formatiert (siehe auch 5.b). Diese Variablen k봭nen Sie sich durch Druck auf zeigen lassen, die Drucksequenzen mit . 旼컴컴컴컴컴컴컴커 � Etikettendruck � 읕컴컴컴컴컴컴컴켸 Bei Etiketten stehen au�er den meisten der Serienbriefvari- ablen (Liste erscheint bei Dr갷ken von ) folgende zus꼝zlich zur Verf갾ung: $repost1 $3post1 $repost2 $3post2 $repost3 $3post3 $repost4 $3post4 $repost5 $3post5 $repost6 $3post6 $repost7 $3post7 $갶erspringen $갶erspringen2 Die Etiketten werden wegen der 쉇ersichtlichkeit getrennt von den anderen Texten verwaltet. Ansonsten werden Sie wie normale Texte behandelt. Unter dem Punkt "Texte-Etiketten definieren" k봭nen Sie sich die vorhandenen Etiketten ansehen, 꼗dern oder neue anlegen. Die Zeilenzahl vom Anfang des einen bis zum Anfang des n꼊hsten Etiketts stellen Sie, genau wie die Seitenl꼗ge bei Briefen, mit dem .sl-Befehl ein. Der obere Rand sollte mit ".or1 0" abgeschaltet werden, da sonst vor jedem Etikett Leerzeilen ausgegeben werden. Beispiel: .or1 0 .sl 9 $post1 $post2 $post3 $post4 $post5 $post6 $post7 Vor dem Ausdruck einer gro�en Auswahl von Etikettenaufklebern ist es ratsam "auszut갽teln", wie der Text aussehen mu�, damit die Anschrift genau pa�t. MEHRBAHNIGE ETIKETTEN: Bei mehrbahnigen Etiketten m걌sen Sie spezielle Variablen verwenden, damit das Programm wei�, da� es im n꼊hsten Datensatz nachsehen soll. Diese Variablen hei�en f걊 die 2. Bahn "$repost1" - "$repost7" und f걊 die 3. Bahn "$3post1" - "$3post7". (Diese Bezeichnungen sind "historisch" bedingt.) Am Ende der Etikettendefinition mu� bei 2-bahnigen Etiketten die Variable "$갶erspringen" (bei 3-bahnigen "$갶ersprin- gen2") stehen, sonst w걊de bei der n꼊hsten Etikettenreihe mit der falschen Adresse begonnen. Bei mehrbahnigen Etiketten ist es erforderlich, den Beginn des Ausdruckes mit dem Punktbefehl ".fp" auf fixe Positionen einzustellen, damit die weiter rechts stehenden an der kor- rekten Position erscheinen. Beispiel: .or1 0 .sl 9 .fp $post1 $repost1 $3post1 $post2 $repost2 $3post2 $post3 $repost3 $3post3 $post4 $repost4 $3post4 $post5 $repost5 $3post5 $post6 $repost6 $3post6 $post7 $repost7 $3post7 $갶erspringen2 EINZELBLATTEINZUG BEI ETIKETTEN: Sehen Sie sich dazu einmal die von uns mitgelieferte Eti- kettendefinition "Etikett Einzelblatt" an: Hier wird ein ganzes Blatt wie ein einzelnes Etikett behandelt, d. h., Sie m걌sen alle Etiketten, die auf einer Seite erscheinen sollen, vordefinieren. Damit korrekt von Datensatz zu Datensatz gesprungen wird, m걌sen Sie die Variablen "$갶erspringenx" folgenderma�en verteilen: a) 2 Etiketten nebeneinander: .or1 0 - vordefinierten oberen Rand ausschalten .sl 64 - L꼗ge des Blattes in Zeilen .fp - feste Variablenposition $post1 $repost1 $post2 $repost2 $post3 $repost3 $post4 $repost4 $post5 $repost5 $post6 $repost6 $post7 $repost7 $갶erspringen2 - zwei Datens꼝ze 갶erspringen, da der fol- gende mit "$repost" bereits ausgedruckt wurde. $post1 $repost1 $post2 $repost2 $post3 $repost3 $post4 $repost4 $post5 $repost5 $post6 $repost6 $post7 $repost7 $갶erspringen2 . . . $post1 $repost1 $post2 $repost2 $post3 $repost3 $post4 $repost4 $post5 $repost5 $post6 $repost6 $post7 $repost7 $갶erspringen .sv - Seitenvorschub machen, da ansonsten die Seitenl꼗ge auf die Zeile genau stimmen mu�, was zuviel Testaufwand erfordern w걊de! Am Ende der Seite wird automatisch ein Datensatz 갶ersprungen. Deshalb reicht es hier, nur $갶erspringen zu sagen! b) 3 Etiketten nebeneinander: .or1 0 - vordefinieren oberen Rand ausschalten .sl 64 - L꼗ge des Blattes in Zeilen .fp - feste Variablenposition $post1 $repost1 $3post1 $post2 $repost2 $3post2 $post3 $repost3 $3post3 $post4 $repost4 $3post4 $post5 $repost5 $3post5 $post6 $repost6 $3post6 $post7 $repost7 $3post7 $갶erspringen3 - Drei Datens꼝ze 갶erspringen, da die fol- genden beiden bereits mit "$repost" und "$3post" ausgedruckt wurden. $post1 $repost1 $3post1 $post2 $repost2 $3post2 $post3 $repost3 $3post3 $post4 $repost4 $3post4 $post5 $repost5 $3post5 $post6 $repost6 $3post6 $post7 $repost7 $3post7 $갶erspringen3 . . . $post1 $repost1 $3post1 $post2 $repost2 $3post2 $post3 $repost3 $3post3 $post4 $repost4 $3post4 $post5 $repost5 $3post5 $post6 $repost6 $3post6 $post7 $repost7 $3post7 $갶erspringen2 .sv - Seitenvorschub machen, da ansonsten die Seitenl꼗ge auf die Zeile genau stimmen mu�, was zuviel Testaufwand erfordern w걊de! Am Ende der Seite wird automatisch ein Datensatz 갶ersprungen. Deshalb reicht es hier, nur $갶erspringen2 zu sagen! HINWEIS: Sollten Sie die Etiketten nicht dicht genug unter- einander setzen k봭nen, ist es auch m봥lich, die Variablen "$갶erspringen" und "$갶erspringen2" hinter die letzte Zeile der Etikettendefinition zu setzen, also z . B.: $post1 $repost1 $3post1 $post2 $repost2 $3post2 $post3 $repost3 $3post3 $post4 $repost4 $3post4 $post5 $repost5 $3post5 $post6 $repost6 $3post6 $post7 $repost7 $3post7 $갶erspringen3 Dabei setzen Sie "$갶erspringen" am besten m봥lichst weit nach rechts, damit die letzte Variable (hier $3post7) nicht unn봳ig an der "Ausbreitung" gehindert wird. 旼컴컴컴컴컴컴� � Listendruck � 읕컴컴컴컴컴컴� Sehen Sie sich im Men걈unkt "Listen definieren" die bereits vorhandenen Listen an! - Sie k봭nen beliebige Listen selbst definieren oder bereits vorhandene 꼗dern. Der Ausdruck erfolgt in der von Ihnen gew꼑lten Sortierreihenfolge. Beispiel: ^fettDIES IST EINE GEBURTSTAGSLISTE^lfett .fp - auf feste Variablenposition schalten .la - Listenanfang $name $vorname $geburtstag ... .le - Listenende .fl - auf flie�ende Einordnung der Variablenposition schalten. Die Steuerzeichen (Punktbefehle und Drucksequenzen) sind unter Punkt ->5.b erkl꼛t. Bei Listen k봭nen, genau wie bei normalen Texten, "K봯fe" und "F곢e" verwendet werden, um z. B. 쉇erschriften zu gestalten. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Sortieren der Adre�liste � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Die Liste der gefundenen Adressen wird entsprechend Ihren Vorgaben sortiert. F걆f Sortierreihenfolgen sind fest vor- gegeben: alphabetisch, nach Land, Postleitzahl, Ort und Zustellbezirk, nach Land, Postleitzahl und Name, nach Alter (Geburtstag incl. Jahreszahl) und nach dem Geburtstag (wie vor, aber ohne Jahr). Sie haben die M봥lichkeit, eine eigene Sortierreihenfolge zu erstellen. 럋nlich wie beim Im- und Exportieren von Adressen erscheint in der Bildschirmmitte ein Fenster mit der 쉇erschrift: Aufbau der Sortierreihenfolge. Dr갷ken Sie , k봭nen Sie aus einem Auswahlfenster der Reihe nach die Felder w꼑len, nach denen sortiert werden soll. Ist Ihre Auswahl komplett, dr갷ken Sie oder , und das Sortieren beginnt. Die Reihenfolge der Adre�liste gilt auch f걊 den Ausdruck von Listen, Etiketten oder Serienbriefen. Beim Speichern einer Selektion bleibt die Sortierreihenfolge erhalten, ebenso wird sie beim automatischen Aktualisieren der Adre�selektionen beibehalten. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Adressen komplett l봲chen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Die gew꼑lten Adressen werden komplett aus GS-Adressen entfernt. SEIEN SIE BITTE VORSICHTIG DAMIT!!! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Adressen einer Selektion verstecken � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Die gew꼑lten Adressen werden versteckt, sind also nicht mehr sichtbar. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Versteckte Adressen wieder zeigen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Alle versteckten Adressen werden wieder in die Selektion aufgenommen. Haben Sie Adressen einer Selektion versteckt oderr wieder zur Anzeige gebracht, werden Sie beim Verlassen der Adre�liste gefragt, ob diese gespeichert werden soll. Sie k봭nen also problemlos mehrere Selektionen nach dem gleichen Suchkriterium verwenden, bei denen jeweils unterschiedliche Adressen sichtbar sind. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Markierungen umkehren � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Die Markierungen werden invertiert, d. h. alle nicht markierten Adressen sind anschlie�end markiert und umgekehrt. Markierungen bei einzelnen Adressen k봭nen Sie entfernen, indem Sie diese Anw꼑len und dann, genau wie vorher beim Markieren, die Leertaste dr갷ken. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Markierungen l봲chen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Entfernt alle vorhandenen Markierungen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Adre�arten/Adre�export � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Ein Auswahlfenster geht aus, das Ihnen die M봥lichkeiten bietet, Adre�arten zuzuordnen, zu l봲chen oder Adressen zu exportieren: 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Insgesamt vorhandene Adre�arten bearbeiten � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Dieser Punkt entspricht exakt "Adre�arten insgesamt" im Hauptmen걈unkt "Adressen". Lesen Sie dazu bitte Abschnitt 4. e! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Adre�art zuordnen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Durch diese "Sammelzuweisung" von Adre�arten ist es z. B. leicht m봥lich, allen Empf꼗gern eines Serienbriefes eine Adre�art zuzuordnen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Adre�art l봲chen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Die gew꼑lte Adre�art wird bei allen (oder den markierten) Adressen entfernt. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Exportieren von Adressen als GS-Adressen-Datei � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Die Adressen werden auf Diskette oder Festplatte im von GS-Adressen verwendeten Format abgelegt und k봭nen dann 갶er die Funktion "Importieren im GS-Adressen-Format" auf einen anderen Rechner 갶ernommen werden. Das Exportieren von Adre�artzuordnungen ist leider nicht m봥lich! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Exportieren von Adressen als ASCII-Datei � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Diese Funktion erm봥licht die 쉇ergabe von Adre�daten an andere Programme (z. B. Textverarbeitungen). Angelegt wird eine ASCII-Datei, die pro Zeile die Daten je einer Adresse enth꼕t. Beispiel f걊 den Aufbau bei Begrenzungszeichen '"' und Trennzeichen ',': "M걄ler","M걄ler & Co.","Firma", ... Sie haben die M봥lichkeit, eine bereits verwendete und an- schlie�end gespeicherte Feldreihenfolge einzulesen oder diese neu einzugeben: Bei Verwendung einer bereits vorhandenen Felddefinition m걌- sen Sie lediglich den Namen der zu importierenden Datei ein- geben. Rest geht automatisch vor sich. Ansonsten gilt: EINGABE DER FELDDEFINITION ========================== Als Formate stehen zur Verf갾ung - Standard ASCII: Trennzeichen zwischen den Feldern ist ein Komma, Begrenzungszeichen am Anfang und Ende jedes Feldes jeweils ein Anf갿rungs- zeichen. - Standard ASCII - Trennzeichen einstellbar: Sie werden aufgefordert, das Begrenzungszeichen der Felder und das Trennzeichen zwischen ihnen einzugeben. Dabei k봭nen Sie das Begren- zungszeichen einfach leer lassen, wenn Sie keines ben봳igen. - Format MS-WORD: Eine Datei, die MS-WORD, z. B. f걊 Serien- briefe, verwendet. - Format WORD f걊 WINDOWS: Wie bei MS-WORD, wobei zus꼝zlich die erforderliche Konvertierung der Umlaute durchgef갿rt wird. Da die WORD-Formate in der ersten Zeile die Feldreihenfolge enthalten, mu� sie bei diesen Formaten nicht eingegeben werden. Es wird direkt nach der Formatwahl mit dem Export begonnen. Ansonsten erscheinen anschlie�end zwei Fenster: Links eine Auswahlliste mit den Feldern von GS-Adressen, und rechts ein Fenster, das den bisher von Ihnen definierten Aufbau zeigt. W꼑len Sie der Reihe nach aus der Auswahlliste die gew걆sch- ten Felder. Dr갷ken Sie oder , wenn Ihre Auswahl komplett ist, und das "Exportieren" beginnt. Wenn Sie die Reihenfolge neu eingegeben haben, werden Sie gefragt, ob Sie diese f걊 nochmalige Verwendung speichern wollen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � b) Adre�selektion einlesen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Wenn Sie Adre�selektionen abgespeichert haben, k봭nen Sie diese wieder einlesen. Es erscheint ein Fenster, aus dem Sie die gew걆schte Liste ausw꼑len k봭nen. Eventuell vorhandene Markierungen und Sortierungen bleiben beim Speichern und Wiedereinladen von Selektionen erhalten. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � c) Gespeicherte Selektion l봲chen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� W꼑len Sie die nicht mehr ben봳igte Adre�selektion aus und best꼝igen mit . Die zugeh봱igen Adressen selbst gehen dabei nicht verloren, da die Selektionsdatei nur Ver- weise auf die Adre�datei enth꼕t und nicht die Adre�daten selbst! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � d) Selektionen neu aufbauen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Damit Ihre Adre�selektionen immer auf dem neuesten Stand bleiben, k봭nen Sie diese hier entsprechend der zugeh봱igen Selektionsbedingung automatisch komplett neu aufbauen und (wenn neue passende Adressen eingegeben wurden) erweitern lassen. Wollen Sie nur eine einzige bestimmte Selektion aktualisieren, verwenden Sie am besten den Punkt "Neue Adre�selektion" und 갶ernehmen die zugeh봱ige Bedingung mit . HINWEIS: Haben Sie Adressen manuell aus einer Selektion ent- fernt, wird dies beim automatischen Aufbau nicht ber갷ksichtigt! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴커 � e) Volltextsuche � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Sie k봭nen hier alle Texte selektieren, die bestimmte Worte enthalten. Geben Sie in das Fenster pro Zeile je ein Wort ein, das als Bedingung f걊 die Aufnahme in die Selektionsliste dienen soll. Nach Dr갷ken von oder beginnt das Programm mit der Suche und listet alle gefundenen Texte auf. Beispiel: Versicherung Schaden listet alle Texte, die die Worte "Versicherung" und "Schaden" enthalten. zeigt den aktuellen Text + l봲cht den aktuellen Text beendet die Liste mit R갷kkehr zum Menu 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � � � 7. "Pflege" der Daten � � � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Suchdateien neu aufbauen und komplette Reorganisation � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Das Programm verwendet intern Index- oder Suchdateien, um auf gew걆schte Daten schnell zugreifen zu k봭nen. Haben Sie viele Adressen neu eingegeben, wird die Zugriffszeit h봦er. Durch den Neuaufbau der Suchdateien wird die Geschwindigkeit des Programmes optimiert. Die Suchdateien werden beim ersten Aufruf des Programmes nach der Installation selbstt꼝ig aufgebaut. Bei der kompletten Datenreorganisation findet au�er dem Aufbau der Suchdateien auch eine Neuordnung der Texte statt. Dadurch kann die Gr붳e der Textdateien ganz erheblich reduziert werden. Rufen Sie diesen Punkt nicht zu selten auf - verwenden Sie aber bitte "ruhige Minuten", da es einige Zeit dauern kann. WICHTIG: Die Adre�daten werden bei der kompletten Reorganisation vor갶ergehend doppelt gef갿rt. Sie ben봳igen auf Ihrer Festplatte mindestens soviel freien Platz, wie die Dateien ADRESSE.DBF und ADRESSE.DBT zusammen belegen. Das gleiche gilt f걊 die Dateien TEXT.DBF und TEXT.DBT! Die Suchdateien der Ortsverwaltung werden hierbei nicht aufgebaut, da dies nicht n봳ig ist, wenn Sie keine umfangreichen 럑derungen an den Ortsdaten vornehmen. W꼑len Sie dazu bitte den Hauptmen걈unkt "Orte" und dort "Dienstprogramme-Reorganisation". WICHTIG: Sollte das Programm sich "merkw걊dig" verhalten, versuchen Sie es einmal mit dem Aufbau der Suchdateien. Sind diese besch꼋igt (das kann z. B. beim Warmstart des Rechners aus dem Programm heraus passieren), k봭nen Daten nicht mehr korrekt gefunden werden 旼컴컴컴컴컴커 � � � 8. Drucker � � � 읕컴컴컴컴컴켸 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � a) Drucker neu definieren � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Geben Sie den Namen des neuen Druckers ein. Dann k봭nen Sie f걊 diesen Drucker Sequenzen anlegen. Wenn diese mit einem bereits vorhandenen Drucker gr붳tenteils 갶ereinstim- men, ist es ratsam, die entsprechenden Sequenzen einfach einzulesen. Achten Sie darauf, da� m봥lichst keine doppelten Namen f걊 die Sequenzen vorhanden sind, da die zweite Eingabe sonst ignoriert wird. HINWEIS: Drucksequenzen m걌sen ein "^" enthalten, um als solche vom Programm erkannt zu werden. Sie k봭nen die Zahlenwerte der Drucksequenzen als normalen Text eingeben. Es gilt dann der ASCII-Wert des jeweiligen Zeichens. Wenn einer Folge von drei Zahlen ein "Backslash" ("\") vorangestellt wird, werden diese Zahlen als direkte Eingabe des ASCII-Wertes behandelt. Beispiel: \027\064 entspricht [ESC]+[@] in Basic w꼛e dies: chr$(27)+chr$(64) Drucksequenzen finden Sie in dem zu Ihrem Drucker geh봱enden Handbuch. Wollen Sie die neue Liste verwenden, m걌sen Sie diese mit "Drucker ausw꼑len" aktivieren. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � b) Drucksequenzen 꼗dern � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Im Gegensatz zu Punkt a) wird hier eine bereits bestehende Liste ge꼗dert. Ansonsten unterscheidet sich das Vorgehen nicht! 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � c) Drucker w꼑len � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴� W꼑len Sie einen Drucker aus, der zu Ihrem kompatibel ist. Wenn Sie keinen passenden finden, k봭nen Sie sich mit "Drucker-Neu definieren" oder "Drucker-Sequenzen 꼗dern" eigene Drucksequenzen anlegen. (Ziehen Sie dabei bitte Ihr Drucker-Handbuch zu Rate.) 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � d) Drucker l봲chen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Dieser Programmpunkt l봲cht einen Drucker mit allen Drucksequenzen. Es gibt keine M봥lichkeit, dies r갷kg꼗gig zu machen. Sie k봭nen nur die ganze Liste noch einmal eingeben. Wird der aktive Drucker gel봲cht, findet keine Druckse- quenzverarbeitung statt, bis eine neue Druckerwahl statt- gefunden hat. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � e) Spooldatei ausdrucken � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Druckausgaben, die in die Spooldatei umgeleitet wurden, k봭nen Sie hier auf den Drucker ausgeben oder l봲chen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � f) Texte ausdrucken � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Die auf der Diskette mitgelieferten Texte DOK.TXT (dieser Text) AENDER.TXT PROBLEME.TXT und das Bestellformular f걊 Programme der Firma Gandke & Schubert werden hier auf den Drucker ausgegeben. Bitte achten Sie auf ausreichenden Papiervorrat. Alle diese Texte sind reine ASCII-Dateien, die Sie nat걊lich auch vom DOS aus drucken k봭nen, z. B. indem Sie eingeben C:\GSADR> print dok.txt 旼컴컴컴컴컴컴컴컴커 � � � 9. Einstellungen � � � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴켸 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � a) Standardeinstellungen � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 - Eigenes Land: Geben Sie hier Ihre Landeskennung ein, wie Sie in Briefen aus dem Ausland an Sie geschrieben w걊de. Folgende Landeskennzeichen werden im Ortsverzeichnis verwendet und sollten von Ihnen entsprechend verwendet werden: DW - Westdeutschland DO - Ostdeutschland CH - Schweiz A - 셲terreich Das Programm nimmt Ihre Eingabe als Vorgabe f걊 das Land der erfa�ten Adressen. Stimmt das Land einer Adresse nicht mit dieser Vorgabe 갶erein, wird bei der Erstellung der Postanschrift die Landeskennung automatisch vor die Postleitzahl gesetzt. Innerhalb Deutschlands wird "W" oder "O" gesetzt. - Ger꼞sche eingeschaltet: Wichtige Informationen und Fehlermeldungen werden von einem Ton ("Brummen" oder "Piepsen") begleitet. Wenn Sie das st봱t, k봭nen Sie durch Eingabe von "N" alle Ger꼞sche abschalten. - "Letzter Kontakt" automatisch: Wenn Sie Hier "J" eingeben, wird bei jeder 럑derung in der Adresse das Datum des letzten Kontaktes automatisch aktualisiert. - Ortsvorschlag automatisch: Tragen Sie "J" ein, erscheint nach Eingabe der PLZ in der Adre�maske automatisch eine Liste der passenden Orte. Wenn Ihnen das zu lange dauert oder Sie nur Adressen in einem Ort erfassen, k봭nen Sie dies mit "N" abschalten. Die Liste steht Ihnen auf dann nach wie vor zur Verf갾ung. F걊 speicherresidenten Aufruf und die DOS-Shell: - Ins EMS/XMS auslagern, wenn vorhanden: Ist entsprechender Erweiterungsspeicher vorhanden und frei, kann dieser zum Auslagern des Programmes verwendet werden. In seltenen F꼕len kann es zu Konflikten mit anderen Programmen f갿ren, die auf diesen Speicher zugreifen. In einem solchen Fall sollten Sie hier "N" eintragen. - Laufwerk/Pfad zum Auslagern: Wenn im vorherigen Punkt "N" eingegeben wurde oder kein Speicher verf갾bar ist, wird eine tempor꼛e Datei im entsprechenden Verzeichnis der Festplatte daf걊 verwendet. ACHTUNG: Befindet sich GS-Adressen im Hintergrund, bleibt eine solche tempor꼛e Datei nat걊lich erhalten, wenn Sie den Rechner ausschalten. Da dadurch jedesmal etwa 500 kB belegt werden, ist es ratsam, diese in einem solchen Fall zu l봲chen. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � b) Anreden definieren/꼗dern � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Es erscheint eine Liste mit allen im System vorhandenen Standard-Anreden. Sie haben folgende M봥lichkeiten: + - Anrede l봲chen. Dies ist allerdings nur m봥lich, wenn Sie keine L봲chsperre gesetzt haben. Ansonsten m걌sen Sie erst mit ins 럑dern gehen und die L봲chsperre entfernen. Die Warnung, die beim L봲chen von Vorgaben immer erscheint, ist hier etwas "갶ertrieben" (im Gegensatz zu den Adre�arten z. B.). Die Anrede geht nur beim Vorschlag, den das Programm in der Adressmaske macht, verloren. - Umschalten in den Editiermodus. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Neuanlegen/럑dern � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Neuanlage einer Anrede. Best꼝igen Sie Ihre Eingabe mit . Denken Sie daran, da� m꼗nliche Anreden mit "r" + Leerzeichen beginnen sollten, bevor das eigentliche Wort kommt, weibliche mit einem Leerzeichen. - 럑dern einer Anrede. In der Eingabezeile er- scheint die bisherige Anrede, die Sie jetzt 꼗dern k봭nen. Sowohl beim 럑dern als auch beim Neuanlegen werden Sie gefragt, ob Sie eine L봲chsperre setzen wollen. Da die Anreden sehr unkritisch sind, schlagen wir vor, mit zu best꼝igen, da� keine L봲chsperre gew걆scht wird. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � c) Vorgaben Adre�maske � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Damit Sie identische Daten nicht immer wieder eingeben m걌sen, k봭nen Sie sich hier Standard-Vorgaben f걊 die Adre�maske anlegen. Diese werden beim Neueingeben einer Adresse automatisch 갶ernommen. Wir haben f걊 die Eingaben eine normale Adre�maske gew꼑lt, weil dies am 갶ersichtlichtsten ist. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � d) Inhalt Adre�liste � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Hier k봭nen Sie ausw꼑len, welche Daten in der Liste gefundener Adressen erscheinen sollen. Die sonstige Funktionsweise der Adre�selektion bleibt davon unber갿rt. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � e) Auswahl des Hotkeys f걊 speicherresidenten Aufruf � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Sie haben die M봥lichkeit, die vorgegebene Tastenkombi- nation + zum Aktivieren von GS-Adressen in +, + .... oder + zu 꼗dern. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � � � 10. Ortsverzeichnis � � � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Bei Aufruf des Ortsverzeichnisses werden Sie aufgefordert, einen Suchgriff einzugeben. Das kann sein: Ortsname, Postleitzahl oder Vorwahl. Das Programm erkennt selbst, um was es sich handelt und baut ein Fenster auf, das den ersten Ort, der Ihrer Eingabe entspricht, sowie die folgenden enth꼕t. Die Sortierung ist dabei, abh꼗gig von Ihrem Suchbegriff, alphabetisch, nach PLZ oder nach Vorwahlen sortiert. Statt des Ortsnamens k봭nen Sie auch den Namen eines Ortsteiles eingeben: Beispiel: Eingabe ist "Rheydt" Das Programm findet den Datensatz: "4050 M봭chengladbach 2 - Rheydt" Bei alphabetischer Sortierreihenfolge werden Orte, zu denen Ortsteile im Verzeichnis eingetragen sind, mit einem Pfeil gekennzeichnet. Dr갷ken Sie oder , erscheint ein Fenster mit den nach Zustellbezirken sortierten Ortsteilen. Mit erhalten Sie eine Liste der zum entsprechenden Zustellbezirk jeweils m봥lichen Vorwahlen. Zur갷k zur Ortsliste kommen Sie mit oder . Bei Orten, die nur eine einzige Vorwahl besitzen, wird diese direkt in der Ortsliste angezeigt. Sind mehrere Vorwahlen m봥lich, erscheint stattdessen der Schriftzug "". Dr갷ken Sie zum Ansehen die entsprechende Taste. In das "Ortsmen�" gelangen Sie aus dem Hauptfenster heraus durch Dr갷ken von . Wir gehen davon aus, da� die Men걈unkte "selbsterkl꼛end" sind. Sollten Fragen auftau- chen, dr갷ken Sie einfach , und ein Hilfefenster erscheint. Bitte beachten Sie die Informationszeilen am oberen und unteren Bildschirmrand! !!!!!!!!!!!!!!!!! ! W I C H T I G ! !!!!!!!!!!!!!!!!! Es besteht immer die M봥lichkeit, da� aus irgendwelchen Gr걆den Daten zerst봱t werden, z. B. durch einen Festplattenfehler oder Stromausfall. Deshalb geh봱t die Datensicherung mit zu den wichtigsten Aufgaben bei der Verwaltung von Daten! Sie k봭nen daf걊 die beiden mitgelieferten Batchdateien "sichern.bat" (Datensicherung) und "rsichern.bat" (Wieder- aufspielen von Daten) verwenden. Gehen Sie dazu in das Ver- zeichnis der Adre�verwaltung und geben ein: C:\GSADR> sichern c: a: In diesem Fall wird von Laufwerk c: auf Laufwerk a: gesi- chert. Dabei greift die Batchdatei auf das zum Betriebs- system geh봱ende Backup-Programm zu. Das Aufspielen von gesicherten Daten geschieht genauso: C:\GSADR> rsichern a: c: BITTE BEACHTEN SIE: Die Dateien des Ortsverzeichnisses und des Hilfesystems werden nicht mit gesichert. Sie werden vom Batch "sichern.bat" deshalb vor der eigentlichen Datensicherung umbenannt. Wenn Sie die Abarbeitung der Batchdatei abbrechen (z. B. indem Sie + dr갷ken), ist diese Umbe- nennung noch nicht wieder r갷kg꼗gig gemacht. Geben Sie dann von Hand ein: C:\GSADR> ren *.ab? *.db? Datenr갷ksicherung mit dem Befehl "rsichern" ist (bedingt durch die Funktionsweise des DOS-Backups) nur in das gleiche Verzeichnis auf Ihrer Festplatte m봥lich, von dem die Daten- sicherung vorgenommen wurde! - Dagegen ist es kein Problem, eine andere Festplatte anzusprechen. Fahren Sie bei der Datensicherung "zweispurig", d. h. legen Sie zwei S꼝ze Datensicherungsdisketten an, die Sie immer abwechselnd benutzen! - Beim Auftreten von Fehlern ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, da� beide Sicherungen defekt sind. Noch besser ist es, in regelm꾞igen Zeitabst꼗- den "Hauptsicherungen" zu machen, die l꼗ger aufgehoben werden als die t꼏lichen Sicherungsdisketten. Vor der Datensicherung sollten Sie eine "komplette Reor- ganisation" durchf갿ren, damit der Platzbedarf auf den Disketten minimiert wird. Nach der Datenr갷ksicherung m걌sen die Suchdateien neu auf- gebaut werden, da diese in diesem Fall nicht mehr auf dem aktuellen Stand sind. ... ende ...