Costo Total de Propiedad: ┐Valor para QuiΘn?

De la presentaci≤n llevada a cabo por Chris Gibbons, Gerente General de Enterprise Computing, empresa de la Corporaci≤n Microsoft a Gartner Group Leader Online.

Mucho se ha dicho en el mundo de las finanzas sobre el valor comercial de TCO, como nuevo foco de atenci≤n para los inversionistas. Me gustarφa comentar algunos puntos importantes que les permita tener una mejor perspectiva. En una reciente edici≤n de McKinsey Quarterly, se publico el artφculo "Seis Fundamentos sobre el Rendimiento de Tecnologφas de Informaci≤n (TI)", en d≤nde se puntualiza la importancia de llevar a cabo una serie de cambios para TI. Los siguientes dos principios son de vital importancia para determinar el valor comercial de TI como un nuevo foco de inversi≤n.

Convertir a TI en una Lφnea de Actividad Comercial

Este principio sugiere, que al incorporarse empresarios en su administraci≤n, se podrßn llevar a cabo importantes intercambios comerciales tanto en materia laboral como de capital. La clave para obtener esto, es lograr que empresarios comprendan que TI no es como llevar a cabo una funci≤n contable, por el contrario, es una nueva forma de producci≤n. Tuve la oportunidad de tener una entrevista con el presidente de una importante compa±φa, el cual me dijo que los costos de administraci≤n se incrementaban en los componentes de TI, y que Θl tenφa la responsabilidad de hacer que disminuyeran. Esto es muy claro, ya que el no tiene ning·n tipo de control adecuado sobre los costos de producci≤n, por lo que dijo, serφa ideal que el Director en Jefe de Acero (con las siglas en ingles, CSO) llevara a cabo este proceso. El acero es hoy, un importante elemento en nuestras vidas, como tambiΘn lo son TI. Subestimar su valor es no comprender los beneficios que aporta todos los usuarios: empresas, empleados, socios y clientes. Por lo tanto, es importante conocer costos, beneficios y factores de riesgo antes de invertir.

Determinar a TI como cualquier otra Actividad Comercial

Si realmente TI es parte fundamental en la forma en que una empresa lleva a cabo sus actividades comerciales, entonces debe competir equitativamente con el resto de los activos comerciales de su rama. Para muchas empresas, especialmente en las ßreas de gasto de capital, este anßlisis debe comprender costos, beneficios, riesgos asφ como definir su alineaci≤n de estrategias. TCO es el medio para determinar el costo de TI.
La industria manufacturera, como proceso medular comercial, ha llevado a cabo este proceso por a±os. Ahora TI, al estar vinculada con cada aspecto comercial, requiere de un mΘtodo especφfico para determinar sus costos. De esta forma, TCO es el punto de partida para empresas que pretendan ser competitivas en el ßmbito comercial.

Beneficio Total de Propiedad

Es necesaria una estructura que permita determinar el Beneficio Total de Propiedad. Actualmente, en empresas que considero se encuentran en la Fase 1 (con variaciones en su infraestructura, carentes en normas comerciales y de calidad), gran parte de su inversi≤n estß justificada en sus costos, con un ligero incremento en niveles de servicio. Para ellas, determinar el beneficio de propiedad no es importante. Sin embargo, con el desarrollo de los niveles de productividad de TI, es necesaria la aplicaci≤n de TBO, Riesgo y Alineaci≤n EstratΘgica.
Sin embargo, hay dos factores crφticos para lograr el Θxito. El primero, como negocio debe conocer los beneficios y efectos de su inversi≤n. Es decir, asφ como TCO estudia los costos de TI, TBO debe conocer a la perfecci≤n todos los beneficios. Ambos manejan el mismo concepto empresarial, mßs no el de tecnologφa. (Al conversar con otro presidente, este me dijo que para poder hablar el mismo lenguaje en una empresa, era necesario llevar a cabo todo tipo de negociaciones y cambios desde una ≤ptica financiera).

Segmentaci≤n

Si usted piensa en invertir en TI como lo hace en cualquier otro negocio, es necesario que comprenda quiΘn lo utiliza y de que forma, sus beneficios y si debe de emplearse en forma diferente. Estos lineamientos son cruciales para el Θxito a largo plazo de su empresa.

La meta debe ser la de producir los servicios y aplicaciones de TI para cada segmento del mercado. Es decir, entregar el producto preciso, para el uso correcto a un precio adecuado.
La misma medida no sirve para todos, y estandarizar significa dividir al cliente por segmentos. Llevar a cabo el proceso de medici≤n del mercado por medio de TCO puede llevar a incompatibilidad de tecnologφa, costos en abastecimiento y en beneficios a diferentes usuarios. Aquφ estß implφcita la habilidad para medir el valor y beneficio de los usuarios.

Para que una empresa tenga Θxito a largo plazo, es necesario modificar el concepto de tecnologφa en sus empleados, para lograr obtener mayores niveles de productividad. Lo mßs importante, es lograr transformar formas anteriores de trabajo, que permitan modernizar a su empresa.
De 1000 empresas con las que he hablado, menos del 5% maneja un modelo de segmentaci≤n o conoce los modelos que maneja la competencia. Un menor porcentaje conoce como debe de cambiar los procedimientos internos de su empresa. De hecho, al incluir informaci≤n de los contenidos en productos y servicios, se logra obtener la mejor ganancia de TI, al ser manejada como una forma de hacer intercambios comerciales.

Si llegamos a determinar el valor agregado de los empleos, manejamos un flujo adecuado de informaci≤n para empleados, socios y clientes. Asφ, nuestro costo total de TI puede disminuir o incrementar, pero nuestro costo de TI por empleado, socio y cliente seguramente incrementarß. Por ejemplo, a medida en que la industria automotriz utilizaba mßs plßstico, el costo del plßstico por auto aumentaba, mientras que el costo total disminuφa. El clave es comprender la formula entre TCO, TBO, Riesgos y Estrategia Comercial.
La forma mßs efectiva para asegurar su producci≤n en masa, es la de integrar servicios de tecnologφa que cumplan con las normas de calidad que la empresa requiere.

Resumen

DespuΘs de todo, veamos algunos puntos que nos lleven a nuestro objetivo:

1. Dividir en segmentos a empleados, socios y clientes de acuerdo a los beneficios que aportan y la forma en que incorporan a la tecnologφa en su ßrea de trabajo.
   
   
2. Conocer el proceso de segmentaci≤n, como funcionarß en el futuro mediante estudios comparativos con la competencia, y la estrategia que llevarß a cabo en el futuro.
   
   
3. Lleve a cabo procesos de medici≤n en cada ßrea para encontrar su valor agregado (DSO, costos de impacto econ≤mico, utilidad, TCO, TBO), y recuerde, de lo contrario no podrß progresar.
   
   
4. Establezca polφticas del uso de TI.
   
   
5. Para muchas empresas, la infraestructura tecnol≤gica es primordial en los procesos de cambio. Elimina costos y demanda una transformaci≤n interna. De hecho, muchas empresas adquieren programas verticales, los cuales requieren actualizar su infraestructura, deteniendo asφ, los procesos productivos. Necesita tener un panorama completo de d≤nde estarß en los siguientes 24 meses o mßs adelante.
   
   
6. Lleve a cabo los procesos de planificaci≤n y modificaci≤n comercial mediante el uso de TI fuera y dentro de su empresa.