OfiPro 2000: Producto Recomendado PcWorld

Contabilidad y gestión comercial OfiPro 2000: una propuesta contable
Número: 149.
Sección: Test.
Autor: Francisco Martín Peña.
Economista. Censor jurado de cuentas y Profesor de Contabilidad Analítica de la escuela de Empresariales de la Universidad de Barcelona.

     OfiPro 2000 se presenta con buena parte de las garantías de éxito que en teoría debe tener todo producto comercial. En primer lugar, lo presenta una empresa con una demostrable voluntad de servicio a sus clientes. La atención a los mismos, el soporte técnico, el trato amable de sus comerciales y expertos, son algunos de los extremos de los que puede dar fe éste que escribe. Dos botones de muestra son el mismo Manual del Usuario (un impecable volumen de 320 páginas) y su página web en Internet, a la que aludiré después.

     Ofipro 200 se compone de dos módulos: la gestión comercial y la contable. Este análisis se ha realizado tras múltiples pruebas de introducción de datos, peticiones de informes y listados, observación del contenido y las características de los archivos creados, activación de botones de ayuda y atajos, etc. , en ambos módulos indistintamente. Así como el estudio de la interconexión de éstos.

      Sin duda sólo un empleo exhaustivo de todos los recursos que el programa pone a disposición del usuario podrá dar la verdadera medida de la virtualidad y de las posibilidades de OfiPro 2000. Espero, sin embargo, contribuir a orientar al lector sobre aquellos extremos que, en mi opinión, merecen figurar entre lo más destacable de este paquete.

La gestión comercial

     A los ojos de cualquier administrativo, la gestión comercial empieza por ser un triángulo con tres vértices: a) proveedores (datos estables y de compras); b) clientes (datos condiciones estables y de ventas); c) almacén o almacenes de productos (datos cuantitativos, valorativos y movimientos).

     Esta trilogía contable, proveedores – > almacenes – > clientes, se complementa con un cuarto aspecto fundamental: d) el control del dinero, auténtica savia que vitaliza y convierte el triángulo en una noria circular donde cada vuelta cuenta como una aportación al margen comercial de un ejercicio.

     Una gestión comercial significa, pues, el seguimiento físico y económico de las compras y de las ventas de la empresa, junto con el control de los almacenes, que acusarán las entradas y salidas de los artículos objeto de comercio. OfiPro 2000 ha plasmado esta realidad ya en su barra de menús, aunque con ciertos añadidos dignos de notar: Ficheros, Movimientos, Fábrica, Compras, Ventas, Tesorería, Varios, Utilidades, Edición y Ayuda.

     Llama la atención el menú Fábrica dentro de una gestión comercial . Se trata de una interesante novedad de esta última versión . El menú ofrece las siguientes opciones: Secciones, Operarios, Operaciones, Órdenes de Fabricación, Partes de Trabajo.

     La ambición omnicomprensiva del producto es obvia: quiere dotar los registros de almacenes de todo tipo de artículos, materiales, componentes, productos fabricados y productos comprados ya hechos. Lo que significa fundir osadamente la gestión comercial con la gestión industrial.

     Ahora bien, aunque loable, el intento queda en OfiPro a mitad camino de una verdadera contabilidad industrial del tipo que ofrecen otros fabricantes con un módulo especializado (Dimoni, por ejemplo). Y esto, a pesar de que en el menú Movimientos exista, además, una opción Producción, algo equívoca, pero muy oportuna: es una opción que permite el seguimiento de los movimientos por conjuntos de artículos (como, por ejemplo, un lote de productos ofertado a un precio global). Su entrada o salida en almacén como conjunto, repercutirá en el informe sobre el stock disponible de los componentes que forman dicho conjunto. Piénsese en una tienda de electrodomésticos donde se venden equipos de alta fidelidad (CD, altavoces, casete, amplificador...) y se venden altavoces, casetes, amplificadores, individualmente.

     En los Ficheros se introducen los datos estables tanto de los clientes, como de los proveedores y de los artículos. El menú Movimientos se encarga de registrar la situación contable y real de los almacenes, incluidos, como ya he dicho, los productos terminados. Es aquí donde aparecen datos fundamentales para la gestión de almacenes: inventario o recuento real de existencias, stock pendiente de recibir, stock apartado para expedir, stock mínimo, recomendado, por cajas. En el campo Tipo se consigna, con una sigla de dos letras, la operación o el justificante del movimiento. Unas siglas necesarias para el programa aunque difíciles de asimilar por el usuario. Seria buena idea que, en próximas ediciones, apareciera una síntesis de las mismas en la barra de estado o en forma de globo al pasar el cursor por esa zona.

     Los menús Compras y Ventas se encargan de la generación de documentos por esas dos operaciones: el documento de pedido a un proveedor y la factura por venta a un cliente . Incluso permite atender las ventas menudas mediante la opción de tickets de caja elaborados sobre datos procedentes de un TPV (terminal punto de venta) o de un código de barras.

     El menú Tesorería se encarga del control del dinero. Gestiona los vencimientos de facturas a cobrar o a pagar, así como los cobros y pagos que se van realizando.

     Los restantes menús (Varios, Utilidades, Edición y Ayuda) me parecen completamente justificados salvo el de Edición, que debería resolverse como un botón de acciones.

La gestión contable

     Así como en el apartado anterior he considerado un acierto la estructuración de la barra de menús en los ocho citados, la barra que corresponde a la gestión contable no me parece tan racional: Asientos, Plan, Efectos, Resultados, Impuestos, Varios, Utilidades, Ayuda.

     Es verdad que, como bien afirma el fabricante, todo este módulo gira en torno del diario, y más en concreto del asiento, como la tarea administrativa clave para todo sistema contable informatizado . Pero se ha perdido una ocasión de racionalizar, y hasta simplificar, la presentación en menús de todo el proceso contable . Así, por ejemplo, el menú Plan, con tan sólo dos opciones, Plan Contable y Configuración del Plan Contable no me parece que deba ocupar todo un apartado de la barra de menús. ¿Por qué no aproximar los planteamientos de GesPro y ContaPro (y de las aplicaciones Windows) empezando por un menú de Archivos donde no sólo se dé cabida a los correspondientes al Plan contable sino a los de las empresas?

     Esto, sin embargo, no empaña la opinión favorable que me merece una función tan bien resuelta como la mencionada de Configuración del Plan Contable, a través de sus numerosas pestañas. Mediante esta opción se pueden definir algunas correspondencias y agrupaciones interesantes: las cuentas de Existencias y sus correspondientes cuentas de variaciones, las de Inmovilizado y sus correspondientes amortizaciones, las cuentas que integran el Modelo 130 para Hacienda, qué cuentas de facturas forman parte de la base imponible y qué cuentas resultan excepciones a la misma. Esta clasificación de cuentas por grupos fácticos permite definir incluso las cuentas que recogerán las diferencias por redondeos euro, tanto negativas como positivas.

     Puestos a resaltar la necesidad de una mejor racionalización de estos menús, señalaré que en el menú Resultados se han incluido trece opciones, muchas de los cuales apenas pueden entenderse como resultados, en el sentido contable más inmediato: por ejemplo, un listado de diario, los extractos de cuentas y los libros-registro preceptivos de impuestos. A este propósito, señalaré que el diseñador de informes me ha dado algún que otro problema de visualización, especialmente cuando mantenía cargado al mismo tiempo otro programa Windows, como el procesador de textos Word 97. Así, el cursor no me avisó al momento de insertar un objeto (por ejemplo el texto predefinido de una memoria) del trabajo que estaba realizando el programa.

     Pero son detalles fácilmente subsanables. La realidad es que, por encima de estos reproches de falta de racionalización y de inconsistencias menores, este módulo de contabilidad muestra un difícil equilibrio entre la información contable de uso rutinario dentro de la empresa y los informes oficiales, con destinatarios externos. Y, sobre todo, representa un intento de facilitar al máximo las tareas de entrada de datos del sistema.

     Sólo un ejemplo: el diario puede venir acompañado de un borrador en el que pueden escribirse los asientos provisionales hasta que se consideren definitivamente aceptados por el contable responsable; sobre estas dos ventanas aparece una útil máscara de “edición” de asientos, que permite al operador concentrarse en la cuenta por utilizar, los cargos y abonos y los importes, siempre con la posibilidad de activar (Ctrl+P) los asientos predefinidos y las denominadas “descargas rápidas” de facturas (por Compras, por Ventas) , que automatizan al máximo la configuración de los asientos.

     Dada la inminencia de un estudio comparativo de este programa con varios otros, sólo añadiré aquí un detalle más de este módulo. Se refiere al menú Impuestos que me parece, en contraste con lo advertido anteriormente, un acierto pleno incluso su inclusión como menú. Sólo basta examinar la forma, tan sencilla y eficaz, como se ha resuelto el cálculo del impuesto de sociedades. Esta opción es simplemente una ayuda para el cálculo extracontable del importe por impuesto de sociedades, donde sólo intervendrán, como es obvio, los asientos oficiales.

Euro y año 2000

     Estando ya a las puertas de la introducción definitiva del euro y de la desaparición de la peseta como moneda de referencia (faltan días), es inevitable preguntarnos si OfiPro 2000 ha tenido en cuenta esta circunstancia y de qué manera lo ha resuelto.

     Se advertirá que el cliente de Softnix percibe claramente el interés y esmero puestos por el fabricante en sus productos, tanto en estas dos cuestiones de rabiosa actualidad (euro y año 2000), como en otros puntos delicados de la contabilidad y del control de gestión. Basta consultar, como indicaba al principio, su página web para comprobarlo. Allí es posible encontrar incluso una buena guía de problemas prácticos que la introducción del euro puede crear al empresario. Páginas web que el CD-ROM que contiene el producto reproduce en formato HTML, y pueden leerse cómodamente activando localmente Explorer u otro navegador.

     Pues bien, como empresa, Softnix ha decidido apuntarse al euro desde el primer momento, pero como proveedor de soluciones informáticas que han de incorporar las nuevas exigencias de la moneda única es consciente de las dificultades que presenta no la instauración definitiva de la nueva moneda paneuropea sino los tres años de transición . Por esta causa se presenta ante sus clientes con una plausible actitud abierta y receptiva: si, durante este largo período, se producen novedades normativas, o si se considera necesario rediseñar la actual solución, las sucesivas actualizaciones por esta causa resultarán gratis para el cliente.

     En el próximo número de PC World se analizará a fondo esta cuestión y la solución que ofrece OfiPro a sus usuarios. En cuanto al reto informático del año 2000, debe pensarse que Softnix ha hecho de este punto (y del anterior) su principal argumento comercial. Incluso decidió cambiar la denominación del producto, cuya versión previa se llamaba OfiPro 97, por la actual de OfiPro 2000. El usuario puede obtener informes e introducir datos con cuatro o con los dos últimos dígitos del año actual, sin peligro que se confunda el primer año del siglo XXI con el primer año del siglo XX. Así, la fatídica fecha del primero de enero del 2000, escrita 01/01/00, se interpreta, efectivamente, como 1 de enero del 2000, y no como 1 de enero del 1900. OfiPro permite, además, escribir y obtener listados donde el año aparezca con cuatro dígitos en lugar de dos.

Una solución informática integrada

     OfiPro está construido con el gestor de base de datos Visual FoxPro 5.0 de Microsoft, al que deberemos atribuir una parte de la notable celeridad de respuesta que presenta el programa, incluso cuando se prueba con un Pentium 133 y 16 Mb de RAM, donde realizamos algunas de las pruebas.

     Este gestor de bases de datos fue adoptado por el fabricante a finales de la década anterior (cuando todavía se llamaba FoxBase, y ya entonces era considerado uno de los gestores de bases de datos más rápidos bajo DOS).

     La aplicación parece aprovechar plenamente todas las posibilidades que ofrece los 32 bits y la programación orientada a objetos. El programa funciona tanto en Windows 95 (con un 486 a 66 MHz y 8 Mb de RAM, como mínimo) como en Windows 98 o Windows NT (con un Pentium a 100 MHz y 16 Mb de RAM, como mínimo) . El funcionamiento óptimo, sin embargo, se alcanza con un Pentium a 200 MHz y 32 Mb de RAM.

     En cuanto a la memoria que exige en el disco duro, ésta se cifra en un mínimo de 23 Mb y un óptimo de 100 Mb. En estos cálculos se considera el espacio exigido por los archivos de datos vacíos. El número de registros que pueden contener estos archivos es prácticamente ilimitado, por lo que el fabricante se reduce a recomendar como mínimo una memoria de trabajo de 32 Mb si se prevé que la empresa va a superar el millón de registros. La rapidez de respuesta de la aplicación sigue siendo uno de los aspectos más llamativos, aún cuando se ha probado con una cincuentena de miles de registros.

     Hay una notable riqueza de soluciones prácticas que merecerían reseñarse aquí. Me limitaré a destacar sólo alguna, por razón de espacio.

     Por ejemplo, la tecla F3 se ha habilitado para la creación de macros de pulsaciones, asignables a las teclas de función que van de la F7 a la F12.

     En principio parece que basta con que el usuario tenga disponibles seis macros distintas para alcanzar la finalidad perseguida por los programadores de este producto: permitir una siempre bienvenida automatización de determinadas tareas repetitivas, como la entrada masiva de datos. A este propósito debe tenerse en cuenta la existencia de asientos predefinidos para el módulo contable.

     El producto ofrece más de tres centenares de listados de todo tipo ( artículos, operaciones con clientes, con proveedores, saldos de cuentas, balances, resultados, estadísticas de ventas, de compras, movimientos de almacén.) siempre visualizables por pantalla, aunque formateados para su impresión . Y, salvo las inconsistencias mencionadas, tanto su obtención como su personalización resulta suficientemente cómoda e intuitiva.

     Nótese, por ejemplo, la caja de texto siempre presente en la barra de herramientas, destinada a la opción relativa al Orden según el cual se desea obtener el listado; y nótese igualmente la facilidad con que pueden establecerse filtros o condiciones a dicho listado (del tipo, “Clientes de fuera de Madrid” ...). Mientras otros paquetes se muestran excesivamente deudores del gestor de bases de datos elegido (Access, dBase, etc.) OfiPro ha convertido a FoxPro en un fiel y casi inadvertido sirviente de sus propósitos, a favor de una interfaz con el usuario llana y descomplicada. Lo que no significa que se haya alcanzado la solución ideal para dicho usuario, sobre todo a la hora de personalizar listados e informes. Un ejemplo de informe personalizado mejorable es la elaboración de la memoria, que, por otra parte, es el gran caballo de batalla de todos los paquetes de contabilidad estándares existentes en nuestro mercado.

     En cuanto a la integración de los dos módulos que componen, de momento, OfiPro, señalaré que, tratándose de dos módulos que pretenden presentarse de forma independiente, la única solución integradora posible pasa por el recurso a la importación/exportación de ficheros. El próximo paso para Softnix debería decantarse por la integración plena y la superación de este “mal menor” de la importación de ficheros.

     Y aún si permanece en esta línea, considero que las próximas ediciones deben confiar al usuario la gestión más transparente de los archivos generados por el programa. Por ejemplo, la función de exportar es no sólo útil, sino que resulta ejemplar por la cantidad de formatos hacia los que se puede exportar. Y hasta se ha habilitado un asistente para orientar en el proceso de trasvase de datos de GesPro a ContaPro. Ahora bien, el programa no orienta de forma inmediata ni dónde ha situado los archivos de exportación ni cómo se llaman. Es verdad que desde el Explorador de Windows es fácil detectar, dentro del subdirectorio del programa, una carpeta denominada Exporta, pero ésta no es, a todas luces, una solución integrada.

FICHA TÉCNICA
Producto: OfiPro 2000
Fabricante: Softnix Informática
Idioma: Castellano
Distribuidor: Softnix Informática
Teléfono: 902 444 902
Fax: 902 11 30 14
Calificación: 8’5