Contabilidad y gesti≤n comercial OfiPro 2000: una propuesta contable N·mero: 149. Secci≤n: Test. OfiPro 2000 se presenta con buena parte de las garantφas de Θxito que en teorφa debe tener todo producto comercial. En primer lugar, lo presenta una empresa con una demostrable voluntad de servicio a sus clientes. La atenci≤n a los mismos, el soporte tΘcnico, el trato amable de sus comerciales y expertos, son algunos de los extremos de los que puede dar fe Θste que escribe. Dos botones de muestra son el mismo Manual del Usuario (un impecable volumen de 320 pßginas) y su pßgina web en Internet, a la que aludirΘ despuΘs. Ofipro 200 se compone de dos m≤dulos: la gesti≤n comercial y la contable. Este anßlisis se ha realizado tras m·ltiples pruebas de introducci≤n de datos, peticiones de informes y listados, observaci≤n del contenido y las caracterφsticas de los archivos creados, activaci≤n de botones de ayuda y atajos, etc. , en ambos m≤dulos indistintamente. Asφ como el estudio de la interconexi≤n de Θstos. Sin duda s≤lo un empleo exhaustivo de todos los recursos que el programa pone a disposici≤n del usuario podrß dar la verdadera medida de la virtualidad y de las posibilidades de OfiPro 2000. Espero, sin embargo, contribuir a orientar al lector sobre aquellos extremos que, en mi opini≤n, merecen figurar entre lo mßs destacable de este paquete.
La gesti≤n comercial Esta trilogφa contable, proveedores – > almacenes – > clientes, se complementa con un cuarto aspecto fundamental: d) el control del dinero, autΘntica savia que vitaliza y convierte el trißngulo en una noria circular donde cada vuelta cuenta como una aportaci≤n al margen comercial de un ejercicio. Una gesti≤n comercial significa, pues, el seguimiento fφsico y econ≤mico de las compras y de las ventas de la empresa, junto con el control de los almacenes, que acusarßn las entradas y salidas de los artφculos objeto de comercio. OfiPro 2000 ha plasmado esta realidad ya en su barra de men·s, aunque con ciertos a±adidos dignos de notar: Ficheros, Movimientos, Fßbrica, Compras, Ventas, Tesorerφa, Varios, Utilidades, Edici≤n y Ayuda. Llama la atenci≤n el men· Fßbrica dentro de una gesti≤n comercial . Se trata de una interesante novedad de esta ·ltima versi≤n . El men· ofrece las siguientes opciones: Secciones, Operarios, Operaciones, ╙rdenes de Fabricaci≤n, Partes de Trabajo. La ambici≤n omnicomprensiva del producto es obvia: quiere dotar los registros de almacenes de todo tipo de artφculos, materiales, componentes, productos fabricados y productos comprados ya hechos. Lo que significa fundir osadamente la gesti≤n comercial con la gesti≤n industrial. Ahora bien, aunque loable, el intento queda en OfiPro a mitad camino de una verdadera contabilidad industrial del tipo que ofrecen otros fabricantes con un m≤dulo especializado (Dimoni, por ejemplo). Y esto, a pesar de que en el men· Movimientos exista, ademßs, una opci≤n Producci≤n, algo equφvoca, pero muy oportuna: es una opci≤n que permite el seguimiento de los movimientos por conjuntos de artφculos (como, por ejemplo, un lote de productos ofertado a un precio global). Su entrada o salida en almacΘn como conjunto, repercutirß en el informe sobre el stock disponible de los componentes que forman dicho conjunto. PiΘnsese en una tienda de electrodomΘsticos donde se venden equipos de alta fidelidad (CD, altavoces, casete, amplificador...) y se venden altavoces, casetes, amplificadores, individualmente. En los Ficheros se introducen los datos estables tanto de los clientes, como de los proveedores y de los artφculos. El men· Movimientos se encarga de registrar la situaci≤n contable y real de los almacenes, incluidos, como ya he dicho, los productos terminados. Es aquφ donde aparecen datos fundamentales para la gesti≤n de almacenes: inventario o recuento real de existencias, stock pendiente de recibir, stock apartado para expedir, stock mφnimo, recomendado, por cajas. En el campo Tipo se consigna, con una sigla de dos letras, la operaci≤n o el justificante del movimiento. Unas siglas necesarias para el programa aunque difφciles de asimilar por el usuario. Seria buena idea que, en pr≤ximas ediciones, apareciera una sφntesis de las mismas en la barra de estado o en forma de globo al pasar el cursor por esa zona. Los men·s Compras y Ventas se encargan de la generaci≤n de documentos por esas dos operaciones: el documento de pedido a un proveedor y la factura por venta a un cliente . Incluso permite atender las ventas menudas mediante la opci≤n de tickets de caja elaborados sobre datos procedentes de un TPV (terminal punto de venta) o de un c≤digo de barras. El men· Tesorerφa se encarga del control del dinero. Gestiona los vencimientos de facturas a cobrar o a pagar, asφ como los cobros y pagos que se van realizando. Los restantes men·s (Varios, Utilidades, Edici≤n y Ayuda) me parecen completamente justificados salvo el de Edici≤n, que deberφa resolverse como un bot≤n de acciones.
La gesti≤n contable Es verdad que, como bien afirma el fabricante, todo este m≤dulo gira en torno del diario, y mßs en concreto del asiento, como la tarea administrativa clave para todo sistema contable informatizado . Pero se ha perdido una ocasi≤n de racionalizar, y hasta simplificar, la presentaci≤n en men·s de todo el proceso contable . Asφ, por ejemplo, el men· Plan, con tan s≤lo dos opciones, Plan Contable y Configuraci≤n del Plan Contable no me parece que deba ocupar todo un apartado de la barra de men·s. ┐Por quΘ no aproximar los planteamientos de GesPro y ContaPro (y de las aplicaciones Windows) empezando por un men· de Archivos donde no s≤lo se dΘ cabida a los correspondientes al Plan contable sino a los de las empresas? Esto, sin embargo, no empa±a la opini≤n favorable que me merece una funci≤n tan bien resuelta como la mencionada de Configuraci≤n del Plan Contable, a travΘs de sus numerosas pesta±as. Mediante esta opci≤n se pueden definir algunas correspondencias y agrupaciones interesantes: las cuentas de Existencias y sus correspondientes cuentas de variaciones, las de Inmovilizado y sus correspondientes amortizaciones, las cuentas que integran el Modelo 130 para Hacienda, quΘ cuentas de facturas forman parte de la base imponible y quΘ cuentas resultan excepciones a la misma. Esta clasificaci≤n de cuentas por grupos fßcticos permite definir incluso las cuentas que recogerßn las diferencias por redondeos euro, tanto negativas como positivas. Puestos a resaltar la necesidad de una mejor racionalizaci≤n de estos men·s, se±alarΘ que en el men· Resultados se han incluido trece opciones, muchas de los cuales apenas pueden entenderse como resultados, en el sentido contable mßs inmediato: por ejemplo, un listado de diario, los extractos de cuentas y los libros-registro preceptivos de impuestos. A este prop≤sito, se±alarΘ que el dise±ador de informes me ha dado alg·n que otro problema de visualizaci≤n, especialmente cuando mantenφa cargado al mismo tiempo otro programa Windows, como el procesador de textos Word 97. Asφ, el cursor no me avis≤ al momento de insertar un objeto (por ejemplo el texto predefinido de una memoria) del trabajo que estaba realizando el programa. Pero son detalles fßcilmente subsanables. La realidad es que, por encima de estos reproches de falta de racionalizaci≤n y de inconsistencias menores, este m≤dulo de contabilidad muestra un difφcil equilibrio entre la informaci≤n contable de uso rutinario dentro de la empresa y los informes oficiales, con destinatarios externos. Y, sobre todo, representa un intento de facilitar al mßximo las tareas de entrada de datos del sistema. S≤lo un ejemplo: el diario puede venir acompa±ado de un borrador en el que pueden escribirse los asientos provisionales hasta que se consideren definitivamente aceptados por el contable responsable; sobre estas dos ventanas aparece una ·til mßscara de “edici≤n” de asientos, que permite al operador concentrarse en la cuenta por utilizar, los cargos y abonos y los importes, siempre con la posibilidad de activar (Ctrl+P) los asientos predefinidos y las denominadas “descargas rßpidas” de facturas (por Compras, por Ventas) , que automatizan al mßximo la configuraci≤n de los asientos. Dada la inminencia de un estudio comparativo de este programa con varios otros, s≤lo a±adirΘ aquφ un detalle mßs de este m≤dulo. Se refiere al men· Impuestos que me parece, en contraste con lo advertido anteriormente, un acierto pleno incluso su inclusi≤n como men·. S≤lo basta examinar la forma, tan sencilla y eficaz, como se ha resuelto el cßlculo del impuesto de sociedades. Esta opci≤n es simplemente una ayuda para el cßlculo extracontable del importe por impuesto de sociedades, donde s≤lo intervendrßn, como es obvio, los asientos oficiales.
Euro y a±o 2000 Se advertirß que el cliente de Softnix percibe claramente el interΘs y esmero puestos por el fabricante en sus productos, tanto en estas dos cuestiones de rabiosa actualidad (euro y a±o 2000), como en otros puntos delicados de la contabilidad y del control de gesti≤n. Basta consultar, como indicaba al principio, su pßgina web para comprobarlo. Allφ es posible encontrar incluso una buena guφa de problemas prßcticos que la introducci≤n del euro puede crear al empresario. Pßginas web que el CD-ROM que contiene el producto reproduce en formato HTML, y pueden leerse c≤modamente activando localmente Explorer u otro navegador. Pues bien, como empresa, Softnix ha decidido apuntarse al euro desde el primer momento, pero como proveedor de soluciones informßticas que han de incorporar las nuevas exigencias de la moneda ·nica es consciente de las dificultades que presenta no la instauraci≤n definitiva de la nueva moneda paneuropea sino los tres a±os de transici≤n . Por esta causa se presenta ante sus clientes con una plausible actitud abierta y receptiva: si, durante este largo perφodo, se producen novedades normativas, o si se considera necesario redise±ar la actual soluci≤n, las sucesivas actualizaciones por esta causa resultarßn gratis para el cliente. En el pr≤ximo n·mero de PC World se analizarß a fondo esta cuesti≤n y la soluci≤n que ofrece OfiPro a sus usuarios. En cuanto al reto informßtico del a±o 2000, debe pensarse que Softnix ha hecho de este punto (y del anterior) su principal argumento comercial. Incluso decidi≤ cambiar la denominaci≤n del producto, cuya versi≤n previa se llamaba OfiPro 97, por la actual de OfiPro 2000. El usuario puede obtener informes e introducir datos con cuatro o con los dos ·ltimos dφgitos del a±o actual, sin peligro que se confunda el primer a±o del siglo XXI con el primer a±o del siglo XX. Asφ, la fatφdica fecha del primero de enero del 2000, escrita 01/01/00, se interpreta, efectivamente, como 1 de enero del 2000, y no como 1 de enero del 1900. OfiPro permite, ademßs, escribir y obtener listados donde el a±o aparezca con cuatro dφgitos en lugar de dos.
Una soluci≤n informßtica integrada Este gestor de bases de datos fue adoptado por el fabricante a finales de la dΘcada anterior (cuando todavφa se llamaba FoxBase, y ya entonces era considerado uno de los gestores de bases de datos mßs rßpidos bajo DOS). La aplicaci≤n parece aprovechar plenamente todas las posibilidades que ofrece los 32 bits y la programaci≤n orientada a objetos. El programa funciona tanto en Windows 95 (con un 486 a 66 MHz y 8 Mb de RAM, como mφnimo) como en Windows 98 o Windows NT (con un Pentium a 100 MHz y 16 Mb de RAM, como mφnimo) . El funcionamiento ≤ptimo, sin embargo, se alcanza con un Pentium a 200 MHz y 32 Mb de RAM. En cuanto a la memoria que exige en el disco duro, Θsta se cifra en un mφnimo de 23 Mb y un ≤ptimo de 100 Mb. En estos cßlculos se considera el espacio exigido por los archivos de datos vacφos. El n·mero de registros que pueden contener estos archivos es prßcticamente ilimitado, por lo que el fabricante se reduce a recomendar como mφnimo una memoria de trabajo de 32 Mb si se prevΘ que la empresa va a superar el mill≤n de registros. La rapidez de respuesta de la aplicaci≤n sigue siendo uno de los aspectos mßs llamativos, a·n cuando se ha probado con una cincuentena de miles de registros. Hay una notable riqueza de soluciones prßcticas que merecerφan rese±arse aquφ. Me limitarΘ a destacar s≤lo alguna, por raz≤n de espacio. Por ejemplo, la tecla F3 se ha habilitado para la creaci≤n de macros de pulsaciones, asignables a las teclas de funci≤n que van de la F7 a la F12. En principio parece que basta con que el usuario tenga disponibles seis macros distintas para alcanzar la finalidad perseguida por los programadores de este producto: permitir una siempre bienvenida automatizaci≤n de determinadas tareas repetitivas, como la entrada masiva de datos. A este prop≤sito debe tenerse en cuenta la existencia de asientos predefinidos para el m≤dulo contable. El producto ofrece mßs de tres centenares de listados de todo tipo ( artφculos, operaciones con clientes, con proveedores, saldos de cuentas, balances, resultados, estadφsticas de ventas, de compras, movimientos de almacΘn.) siempre visualizables por pantalla, aunque formateados para su impresi≤n . Y, salvo las inconsistencias mencionadas, tanto su obtenci≤n como su personalizaci≤n resulta suficientemente c≤moda e intuitiva. N≤tese, por ejemplo, la caja de texto siempre presente en la barra de herramientas, destinada a la opci≤n relativa al Orden seg·n el cual se desea obtener el listado; y n≤tese igualmente la facilidad con que pueden establecerse filtros o condiciones a dicho listado (del tipo, “Clientes de fuera de Madrid” ...). Mientras otros paquetes se muestran excesivamente deudores del gestor de bases de datos elegido (Access, dBase, etc.) OfiPro ha convertido a FoxPro en un fiel y casi inadvertido sirviente de sus prop≤sitos, a favor de una interfaz con el usuario llana y descomplicada. Lo que no significa que se haya alcanzado la soluci≤n ideal para dicho usuario, sobre todo a la hora de personalizar listados e informes. Un ejemplo de informe personalizado mejorable es la elaboraci≤n de la memoria, que, por otra parte, es el gran caballo de batalla de todos los paquetes de contabilidad estßndares existentes en nuestro mercado. En cuanto a la integraci≤n de los dos m≤dulos que componen, de momento, OfiPro, se±alarΘ que, tratßndose de dos m≤dulos que pretenden presentarse de forma independiente, la ·nica soluci≤n integradora posible pasa por el recurso a la importaci≤n/exportaci≤n de ficheros. El pr≤ximo paso para Softnix deberφa decantarse por la integraci≤n plena y la superaci≤n de este “mal menor” de la importaci≤n de ficheros. Y a·n si permanece en esta lφnea, considero que las pr≤ximas ediciones deben confiar al usuario la gesti≤n mßs transparente de los archivos generados por el programa. Por ejemplo, la funci≤n de exportar es no s≤lo ·til, sino que resulta ejemplar por la cantidad de formatos hacia los que se puede exportar. Y hasta se ha habilitado un asistente para orientar en el proceso de trasvase de datos de GesPro a ContaPro. Ahora bien, el programa no orienta de forma inmediata ni d≤nde ha situado los archivos de exportaci≤n ni c≤mo se llaman. Es verdad que desde el Explorador de Windows es fßcil detectar, dentro del subdirectorio del programa, una carpeta denominada Exporta, pero Θsta no es, a todas luces, una soluci≤n integrada.
FICHA T╔CNICA
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