Cómo elegir el mejor software de Gestión para su empresa
OfiPro 2000 es usado en la actualidad por más de 6.000 empresas. Todas y cada una de ellas tuvieron que tomar en su día una decisión muy importante: Qué software de gestión empresarial comprar, y cuándo hacerlo. Esta Guía pretende ayudarle a tomar la mejor decisión al respecto. Tanto si actualmente su empresa no está informatizada, como si ya lo está a un nivel básico, y quiere ampliar o cambiar su sistema, esta Guía le mostrará cómo seleccionar la mejor solución para su Empresa. ┐Porqué Softnix Informática edita una Guía como esta, en la cual no promociona directamente sus productos? Porque hemos comprobado que cuanto más informado está el potencial cliente, con mayor probabilidad eligen software de Softnix para su empresa. Un cliente informado normalmente termina siendo nuestro cliente, por eso estamos interesados en compartir esta información con Ud. Si desea realizar cualquier comentario o sugerencia sobre esta guía, no dude en remitírnosla por fax (902 11 30 14) o por correo electrónico (comercial@softnix.es). Su opinión es muy importante para nosotros, le agradecemos sinceramente su colaboración.
Para una empresa muy pequeña (una o dos personas), que no se plantea un crecimiento a medio plazo, la gestión "manual" de la información, sin informática, puede ser la manera más barata de gestionar su negocio. Pero un sistema informático puede amortizar rápidamente el coste al obtenerse una reducción de errores, y un mejor control del negocio. Un sistema informático aporta ventajas evidentes para su empresa:
Realizará más trabajo en menos tiempo. Liberará al personal de su empresa de trabajos incómodos y repetitivos, dedicándolo a tareas realmente productivas, atender a clientes, etc. Reducirá el nivel de errores al mínimo. Atenderá mejor a sus clientes, y comprará mejor a sus proveedores. Podrá identificar rápidamente qué clientes, agentes, o artículos generan más beneficios. Controlará los stocks, los cobros, los pagosà Tendrá toda la información necesaria cuando deba introducir cambios en su negocio.
Quizás ya está Ud. usando alguna aplicación de gestión comercial y contabilidad, pero, por unas razones o por otras, necesita actualizarse: el software no se adapta a sus necesidades, está anticuado, no aprovecha las últimas tecnologías... o no gestiona correctamente las fechas del año 2000, ni el Euro. Algunas empresas han utilizado durante años pequeños programas de bajo coste, mientras que otras utilizan software a medida, desarrollado específicamente para su empresa. Ambos productos han dado buenos resultados al principio. Sin embargo, llega un momento en que la empresa necesita actualizarse a un software profesional, de calidad, que de verdad dé solución a unas exigencias cada vez mayores, que le permita adaptarse rápidamente a un mercado más competitivo día a día.
Si está usando software a medida escrito hace varios años, debería echar un vistazo a los paquetes de software estándar disponibles en el mercado hoy en día. Probablemente se sorprenda de su potencia, flexibilidad, y facilidad de uso. El software estándar tiene ventajas evidentes: mayor calidad general, constantes actualizaciones que impiden la obsolescencia, aprovecha las últimas tecnologías incluidas en los sistemas operativos, es potente, flexible, y fácil de usar. El software a medida aporta como única ventaja la mejor adaptación a algunas necesidades concretas de una empresa, pero está en clara desventaja con respecto al software estándar respecto a calidad, potencia, facilidad de uso, y sobre todo continuidad en el tiempo. Si no se realizan adaptaciones con cierta periodicidad, el software pierde eficacia y no da solución a las nuevas necesidades que van surgiendo día a día. Plantéese si realmente necesita software a medida. Quizás el software estándar cubra solo el 95% de sus necesidades, pero lo hará de una forma mucho más eficaz y económica. ┐Realmente vale la pena pagar más por un software de menor calidad solamente por ese 5% de necesidades no cubiertas?
Si aún está usando software para MS-DOS, es el momento para cambiar a Windows. Una vez pasada la etapa de aprendizaje inicial, obtendrá una mayor productividad y facilidad de uso, además de todas las ventajas inherentes a un sistema operativo moderno: tendrá acceso a Internet, podrá compartir discos duros e impresoras entre varios usuarios, podrá ejecutar varios programas a la vez... Probablemente el cambio de MS-DOS a Windows requerirá también el cambio o ampliación del hardware (ordenadores, impresora, etc.). Elija el hardware en función de los requerimientos del sistema operativo y el software que ejecutará, no al revés.
Una buena compañía de software invierte una gran cantidad de sus recursos en el constante desarrollo y mejora de sus productos. Es importante que el fabricante de software actualice y renueve constantemente el software, adaptándolo tanto a los cambios legislativos como a los frecuentes avances tecnológicos que se producen en los sistemas informáticos. El fabricante también deberá prestar especial atención a las solicitudes de mejoras que sus clientes le proponen, ya que son ellos los que en definitiva usan el producto, y saben cómo sacarle mayor provecho y mejorar su rendimiento. Un fabricante de software que lleve años en el mercado probablemente conocerá mejor las necesidades de sus clientes, y tendrá productos de mayor calidad. La industria del software permite actualizar un producto a una nueva versión por una pequeña fracción de su precio completo. El precio de actualización ha de ser razonablemente bajo, de forma que su empresa pueda aprovechar los avances introducidos en cada nueva versión. Algunos fabricantes venden de forma separada los diferentes módulos del programa. Si es así, asegúrese de conocer el coste total del software que va adquirir, y del que probablemente adquirirá a medio plazo. En el software multiusuario, por cada usuario que accede al programa se debe adquirir una licencia de uso. Averigüe cuántas licencias de uso incluye el fabricante en la versión estándar del producto. Normalmente las 3 primeras licencias se incluyen en el paquete estándar, es decir, no suponen un mayor coste. En la fase inicial de implantación su empresa necesitará soporte técnico. Asegúrese de que el fabricante dé el soporte inicial gratuito, y que éste se preste durante un periodo de tiempo suficientemente amplio. Un software de calidad requerirá, tras la fase inicial de implantación, muy poco soporte. Asegúrese de que luego pueda realizar consultas aisladas sin necesidad de realizar un contrato de mantenimiento anual.
El software de gestión ha de gestionar correctamente las fechas del siglo XXI. Por ejemplo, la fecha como 01/01/00 ha de interpretarse como 1 de Enero del 2000, no como 1 de Enero del 1900. También es importante que la aplicación permita entrar, visualizar, y listar las fechas con 4 dígitos en los años. La introducción del Euro como moneda europea a partir de Enero de 1999 conllevará cambios importantes en el software de gestión: sus clientes podrán pagarle con cheques o transferencias bancarias en Euros, tendrá que imprimir listas de precios en ptas. y en euros, sus proveedores podrán emitirle facturas en euros, tendrá que manejar importes con decimales... El Euro ya está aquí, y es importante que su software de gestión permita que el proceso de adaptación en su empresa se realice de forma sencilla y eficaz. Asegúrese de que ya gestione correctamente el periodo de canje, en el a±o 2002, ya que este periodo supondrá cambios importantes respecto a los anteriores. Es importante también que ambos programas, aunque independientes, estén perfectamente coordinados entre sí. Por ejemplo, si Ud. modifica una factura en el programa de gestión comercial, y ésta ya había sido contabilizada, debería poder corregirse el asiento contable simplemente realizando el enlace de nuevo. Lógicamente, también es importante que ambos tengan una misma interface de usuario y una misma lógica de diseño, para facilitar el aprendizaje y posterior uso diario. Asegúrese de que el software es potente, aunque hoy en día no necesite alguna de las opciones avanzadas, mañana sí pueda necesitarlas. Capacidad máxima de datos: Sin limitaciones en cuanto al número de clientes, movimientos de almacén, etc., que el software gestiona. El software deberá permitir buscar los datos rápidamente y de forma fácil, así como añadirlos nuevos en el momento en que el usuario lo necesita, sin necesidad de salir de la pantalla en la cual se está. Asegúrese de que las funciones más frecuentes, como el circuito de ventas y compras, cobros y pagos, etc., se realicen en una sola pantalla, y como un solo proceso automatizado. La cantidad y la calidad de la documentación es una excelente indicación de la calidad del software. La documentación incluye la ayuda en línea, el manual de usuario, y todo tipo de información sobre cuestiones técnicas y sobre operatoria, disponibles a través de Internet u otros medios. La ayuda del programa debe ser sensible al contexto, es decir, pulsando la tecla F1 se debe visualizar la ayuda de la pantalla sobre la cual se está en cada momento. Ha de ser fácil de instalar y aprender, permitiendo una rápida puesta en marcha. En este sentido, es importante que el programa mantenga las mismas características y peculiaridades de funcionamiento en todas las pantallas (por ejemplo, si las Altas se realizan pulsando un botón determinado, o con una combinación de teclas, que dicho método sea el mismo en toda la aplicación). El programa deberá permitir entrar la información de forma rápida y eficiente. Debe tener un buen sistema de validación de los datos, avisando de los posibles errores que el operador pueda cometer (por ejemplo, clientes repetidos, o fechas incorrectas). También deberá validar las acciones del operador, pidiendo confirmación ante acciones potencialmente peligrosas, como dar de baja una empresa. Asegúrese de que las acciones son reversibles, cualquier equivocación u omisión al entrar la información debe ser fácilmente modificable, debiendo realizar el programa todos los procesos lógicos implicados: Por ejemplo, una equivocación en la referencia de un artículo en un albarán debe ser modificable por otra, realizando el programa automáticamente el proceso de modificar el movimiento de almacén, aumentar el stock en el artículo inicial y disminuir en el definitivo, etc. Otro ejemplo típico es de la contabilización de facturas que posteriormente se modifican. El programa debe permitir hacerlo, modificando también el correspondiente asiento contable. El software deberá poder emitir todos los listados e informes que su Empresa necesite, y debe permitir configurarlos, tanto en el formato de impresión como en los filtros que se pueden aplicar (por ejemplo, listado de clientes, pero solo de "los mayoristas, de la zona centro, cuyo riesgo sobrepase el millón de pesetas"). Asegúrese de que el software es realmente multiusuario, que permita a múltiples usuarios realizar acciones similares simultáneamente (por ejemplo, que varios usuarios puedan generar albaranes a la vez). Prácticamente con todos los programas del mercado se obtiene una aceptable velocidad de proceso cuando trabajan con pocos datos. Solo el software de calidad es capaz de mantener una alta velocidad de ejecución con una gran cantidad de datos. Los programas bien diseñados impiden la grabación de datos erróneos o incompletos, y realizan un seguimiento automático de posibles errores en la lógica de los datos. Todo programa debe incluir utilidades para el recálculo de los acumulados internos del programa. Por ejemplo, si está Ud. generando una factura, y se interrumpe el proceso a la mitad (por un corte de suministro eléctrico, por ejemplo), es probable que algunos de los procesos automáticos que el programa realiza hayan quedado incompletos: ┐El stock del artículo se ha actualizado? ┐Se ha reducido el riesgo del cliente? ┐Se han completado correctamente estos procesos? Un software de calidad debe incluir una opción para recalcular los acumulados internos, asegurando que la lógica de los datos quede intacta bajo cualquier circunstancia. Debe estar preparado para el comercio electrónico: direcciones de correo electrónico en las fichas de clientes y proveedores, envío y recepción de pedidos por correo electrónico, etc. Se debe poder importar y exportar datos desde/a otros programas con facilidad. No todos los usuarios deben poder acceder a determinada información, como las estadísticas de ventas, o los cobros y pagos. El programa debe permitir seleccionar qué usuarios acceden a cada una de las opciones de la aplicación. Copyright © Softnix Informßtica, 1998 |
