Sélectionner des documents et les ajouter

Il y a plusieurs façons d’ajouter des documents à DocToKeep. Ci-dessous vous trouvez une brève introduction des méthodes  principales pour ajouter des documents. Dans   une étape suivante vous pourrez ajouter des commentaires et les classer avant de les transférer dans une archive.

1. Déplacer une sélection vers la barre d'outils

Vous pouvez déplacer les dossiers complets, les fichiers, les fragments de textes, feuilles de calculs, les présentations, vos courriels... en somme toutes les sortes de documents à l’aide d’un mouvement vers la barre d'outils pour pouvoir les traiter dans DocToKeep. La barre d'outils paraît dès que vous avez cliqué sur l’icône DocToKeep sur votre desktop.  La barre d'outils est alors toujours visible :

Vous pouvez sélectionner les dossiers complets, les fichiers, les fragments de textes, feuilles de calculs, les présentations, vos courriels... avec la souris et ensuite déplacer cette information vers un des deux champs d’annotations (« avec » ou « sans ») DocToKeep.

En fonction du fait si vous désirez encore ajouter une information ou non-, vous déplacez votre sélection vers le champ "avec annotations" ou "sans annotations".

Si vous optez pour ne pas ajouter d’annotations, l'information est traitée automatiquement vers les archives indiquées comme standard.

Si vous optez pour ajouter des annotations pour faciliter la recherche, DocToKeep ouvre automatiquement le module "DocToKeep – Ajouter des documents".

Les icônes   et servent respectivement à déplacer et fermer la barre d'outils DocToKeep . Vous pouvez retrouver la barre d'outils  en clique double sur l’icône DocToKeep, en bas à droite dans la barre de tâches :  

2. Ajouter une sélection de documents par le bouton droit de la souris

Vous pouvez également ajouter une sélection de documents par un simple clic avec le bouton droit de la souris dans Windows Explorer. Choisissez l’option « Ajouter à DocToKeep ».  Vous obtenez  alors la même fonctionnalité qu'en les déplaçant dans les champs. Vous avez aussi le choix entre ajouter "sans annotations" ou "avec annotations".

3. La sélection des pages Internet via le bouton droit de la souris

Lors de la sélection des pages Internet vous avez deux possibilités : soit vous archivez les fragments après la sélection vers DocToKeep par le bouton droit de la souris, soit par les boutons spécifiques de DocToKeep   intégrés dans le browser..

L’archivage par le bouton droit de la souris, vous offre les possibilités suivantes dépendantes de votre sélection :

• Traiter la page Internet complète

• Traiter la page Internet complète, y compris les pages reliées

• Traiter les parties sélectionnées de la page Internet

• Traiter les parties sélectionnées de la page Internet, y compris les pages reliées.

• Traiter le cadre (frame)  d’une page Internet

• Traiter le cadre (frame) d’une page Internet, y compris les pages reliées

4. La sélection des pages Internet par les boutons intégrés

DocToKeep installe automatiquement dans Internet Explorer les deux boutons. A l’aide de ces boutons, vous pouvez traiter des pages Internet d'une façon rapide vers vos archives.

« Enregistrer page » vous donne la possibilité d’ajouter la page Internet à DocToKeep.

« Enregistrer page avec liens » vous donne la possibilité d’ajouter la page Internet à DocToKeep, y compris toutes les pages reliées.

5. Sélectionner et coller des images, photos et fragments

DocToKeep peut garder tout simplement toute sorte de matériel visuel. Pour cela, après la sélection des images, vous pouvez déplacer simplement les fragments vers la barre d'outils DocToKeep.

Par example: Si vous désirez garder une copie d'écran dans DocToKeep, vous pouvez la  "coller" simplement de la manière suivante :

Appuyez sur le bouton  "PrintScrn" ou « ImprEcran » sur votre clavier pour faire la copie d'écran.

Cliquez ensuite  sur le pictogramme   de la barre d'outils  pour coller l'image dans DocToKeep. Vous trouverez le même icône par le  menu-popup à partir de la barre d'outils  en cliquant double sur l’icône DocToKeep, en bas à droite dans la barre de tâches.

6. Ajouter un mémo

Si vous désirez ajouter une information dans DocToKeep, vous pouvez archiver cette information de la manière suivante dans DocToKeep comme un "mémorandum".

Allez directement vers la barre d'outils de DocToKeep, et ensuite cliquez sur le pictogramme mémo . Vous pouvez aussi lancer la fonction de mémorandum de DocToKeep via  le  menu-popup  caché derrière le pictogramme DocToKeep (cliquez le bouton droit) dans la barre de statut. Finalement, vous pouvez également coller le texte d'une autre application dans votre mémorandum

ilt u een tekst of een stukje tekstinformatie opslaan in een DocToKeep archief, dan kunt u op volgende wijze deze informatie in DocToKeep als een "memo" opslaan.

7. Des images scannées

Si vous désirez ajouter un scan à DocToKeep, vous pouvez activer votre scanner par le pictogramme de la barre d'outils ou par le   menu-popup  caché derrière le pictogramme DocToKeep (cliquez le bouton droit) dans la barre de statut. DocToKeep utilise automatiquement les derniers paramètres utilisés par votre logiciel pour initialiser votre scanner.