Rechercher des documents

DocToKeep® vous permet de rechercher des informations de différentes façons. Dans DocToKeep, nous faisons les distinctions suivantes :

• une recherche simple

• une recherche focalisée (ciblée) = domaine de recherche

• une recherche étendue

• quelques options supplémentaires pour vos résultats

Les trois sortes de recherche sont par ordre de possibilité de précision de recherche. La recherche simple part du critère de recherche et affiche tous les résultats qui satisfont à cette recherche. En plus, vous pouvez cibler sur un nombre de critères qui doivent satisfaire votre résultat. Pour finir vous pouvez définir assez minutieusement quelques exigences qui doivent satisfaire votre information de recherche.

Les documents trouvés peuvent être utilisés de la manière suivante:

• Ouvrir le document : Un double clique du bouton gauche de la souris ouvre automatiquement le document qui a été archivé dans l’application, déterminée par votre ordinateur comme application type pour le genre de document.

• Imprimer le document : Vous pouvez imprimer le document en sélectionnant le document  et en appuyant sur le pictogramme dans le menu recherche DocToKeep. Vous pouvez également l’imprimer via le menu contextuel  (bouton droit de la souris).

• Exporter le document : Vous pouvez aussi garder le document trouvé comme un document séparé afin que vous puissiez l’utiliser à nouveau librement comme document de travail.  Après avoir sélectionné le document dans la liste de résultats, sélectionnez le pictogramme ‘exporter’ dans le menu recherche DocToKeep. Vous pouvez également l’exporter via le(bouton droit de la souris). Dans le cas de pages Internet,  DocToKeep génère une nouvelle structure de répertoires dans lesquelles tous les fichiers des pages Internet sont de nouveau reconstruites. DocToKeep vous demandera où vous souhaitez sauvegarder cette structure de répertoires. Dans ce répertoire, vous trouverez alors la page de départ de votre résultat qui en standard reçoit le nom "DTK_Index.htm".

• Envoyer le document via courriel: Vous pouvez d'une façon simple réexpédier l'information trouvée (un document ou une sélection de documents) vers d’autres par courriel. Après avoir sélectionné le document dans la liste de résultat, sélectionnez le pictogramme envoyez dans le menu recherche DocToKeep. Vous pouvez aussi « envoyer » par courriel via le   menu contextuel  (bouton droit de la souris). Dans le cas de pages Internet,  DocToKeep génère une nouvelle structure de répertoires dans lesquelles tous les fichiers des pages Internet sont de nouveau reconstruites. DocToKeep vous demandera où vous souhaitez sauvegarder cette structure de répertoires. Dans ce répertoire, vous trouverez alors la page de départ de votre résultat qui en standard reçoit le nom "DTK_Index.htm".

• Ouvrir le fichier source : Vous pouvez aussi ouvrir le document original. Il peut être intéressant de vérifier si ce document original a encore été modifié après avoir été ajouté à l'archive. Après avoir sélectionné le document, ouvrez  le menu contextuel via le bouton droit de la souris. Ensuite vous pouvez sélectionner l'option "ouvrir le fichier source " pour ouvrir le document original. FAITES ATTENTION : Les documents peuvent avoir été changés de place ou même avoir été effacés. Il se peut que vous ne retrouviez pas le document original. Vous trouverez toujours une version dans votre archive DocToKeep.  

Afhankelijk van uw toegangsrechten tot de gemeenschappelijke archieven kunt u documenten uit het archief (definitief) verwijderen. Indien u Dépendant de vos droits d'accès aux archives communes, vous pouvez effacer les documents de l'archive (définitivement). Si vous désirez effacer des documents de votre archive, contactez alors les personnes ayant accès aux fichiers des archives.

Pour effacer les fichiers, il y a 2 niveaux d’autorisation: 'Effacer', et 'Effacer définitivement '.

Les personnes ayant droit d’ « Effacer » peuvent indiquer les fichiers dans les archives qui pourront être effacées. Vous pouvez "supprimer" un document en le sélectionnant et ensuite dans le menu contextuel  choisir l'option "effacer le document". De la même manière, vous pouvez annuler l'effacement des documents supprimés, en choisissant l'option "annuler la suppression". Ces documents dont la suppression est alors marquée (barrée) se trouvent toujours dans l'archive.

Les personnes qui possèdent le droit d’effacer définitivement peuvent supprimer définitivement les documents des archives. A ce moment, il ne peuvent plus être retrouvés par DocToKeep .

1. Trouver des documents via une recherche simple

Au départ, vous pouvez rechercher des documents en tapant vos critères de recherche dans le champs de recherche suivie de ENTER ou cliquez sur l’icône " recherchez".

Vous obtenez une liste de résultats qui est triée sur le nombre d’occurrences. Cette liste de résultats est affichée en pages de 20 documents. Les boutons d’indicateurs vous  permettent d’examiner la liste des résultats complets.

Vous pouvez compléter votre recherche à l’aide des commandes suivantes :

• AND : implique la présence de tous les termes de recherche, c.a.d. que les documents trouvés doivent contenir tous les termes dans le résultat. Pour rechercher p.ex. les documents  concernant "budget de santé" on recherchera  "santé" AND "budget".

• OR : recherche sur un des critères de recherche, c.a.d. que le résultat contiendra  au moins 1 critère de recherche. Pour chercher p.ex. l'information concernant la "Belgique"  vous pouvez formuler une recherche "Belgique" OR "België" OR "Belgium"

• * remplace un nombre indéfini de caractères dans le critère de recherche. Vous recherchez p.ex. les documents avec le même nom mais avec une extension de fichier différente; alors "Sales Forecast. *" peut produire aussi bien "Sales Forecast.xls" que "Sales forecast.ppt.

• ? : remplace un caractère unique dans le critère de recherche par un autre caractère. Par exemple, vous ignorez comment un certain prénom s’écrit :  p.ex. Marc ou  Mark? En cherchant sur  "Mar?",DocToKeep  vous donnera  comme résultat les deux orthographes.

•  $: recherche les résultats phonétiquement ressemblants. DocToKeep est aussi en mesure de rechercher les mêmes termes phonétiques.

Vous ne connaissez  p.ex. pas le nom exacte de votre client, mais vous pouvez taper le nom de manière phonétique: "$Jansen " vous livre tous les Jansen, Janssen, Jansens, et Janssens, sans distinction.

Si vous voulez effacer votre recherche, Sélectionnez le bouton muni du  pictogramme pour effacer

2. Trouver un document par une recherche focalisée (ciblée) = domaine de recherche

Si vous avez une idée de l’endroit où vous allez rechercher votre information, une recherche focalisée vous aidera étape par étape à atteindre votre but. Vous ouvrez une recherche focalisée en cliquant sur le pictogramme . Pour activer la recherche sur un domaine, vous cochez la case en haut dans la colonne. Pendant que vous modifiez les critères de recherche, DocToKeep recherche automatiquement et adapte votre liste de résultats. Tout en bas sur votre écran, vous pouvez trouver à côté du pictogramme , le nombre de fichiers trouvés.

Vous pouvez focaliser sur:

• Les  archives. Vous pouvez focaliser sur une ou plusieurs archives. À côté de votre archive personnelle, vous voyez uniquement les archives communes où vous avez les droits d'accès. Si vous cochez une archive, la focalisation est adaptée automatiquement. Ceci ne vaut pas pour les autres modes  de focalisation.

• Les autres recherches focalisés. Là vous devez cocher l'option "Domaine de recherche" en haut de la colonne, avant de sélectionner les critères que vous souhaitez utiliser pour rechercher l'information.

• Les  catégories. En sélectionnant dans les catégories, vous sélectionnez les catégories qui vous intéressent et dans lesquelles vous espérez trouver les résultats

• Les  utilisateurs (*). Sélectionnez ici la personne qui a archivé le document . (*) Uniquement version Enterprise

• La  période. Vous pouvez déterminer ici la période standard ou spécifique ou le/les documents que vous recherchez ont été archivés. Pour plus de détail (p.ex. une date exacte), vous pouvez utiliser "la recherche étendue".

• Le  type de source. Si vous savez de quelle manière l'information a été ajoutée aux archives DocToKeep, vous pouvez sélectionner le type de source. Les types de source sont:  fichiers  -  pages Internet -  fragments - mémo -  scanner

• Le type de document. Si vous savez quelle est l’extension du fichier à rechercher, vous  pouvez déterminer cela à l'aide du type de document.

Vous pouvez également examiner les documents supprimés et supprimer ceux-ci définitivement, ou annuler la suppression.

3. Rechercher un document par recherche étendue  

Si vous souhaitez chercher encore plus en détail, vous pouvez utiliser la recherche étendue. Vous lancez celle-ci en cliquant sur le pictogramme . Automatiquement apparaît l’écran "recherche étendue" qui se compose de trois parties :

• une partie dans laquelle vous pouvez encoder les critères de recherche.

• une partie pour affiner le domaine de la recherche

• un nombre de boutons pour la  mise en mémoire de critères de recherche.

Vous pouvez combiner bien entendu différents critères de recherches avec plusieurs cibles (domaines).

AND  "recherche avec TOUS LES mots" veut dire que nous recherchons uniquement les documents dans lesquels TOUS les critères de recherche sont présents. Au plus de mots vous mettrez ici, au moins de résultats vous obtiendrez.

OR    "recherche avec CES mots" veut dire que tous les documents qui comprennent un ou plusieurs des critères cités seront repris dans la liste de résultats. Au plus de mots vous mettrez ici, au plus de résultats vous obtiendrez

NOT    "rechercher SANS les mots " exclue les documents qui comprennent les mots cités de la liste de résultats. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité  en combinaison avec les possibilités décrites ci-dessus.

4. Affiner le domaine de la recherche dans une recherche étendue

En standard toutes les options sont cochées. Via les boutons "tout désélectionner" et "tout sélectionner" vous pouvez en cliquant, sélectionner les domaines qui vont vous permettre  d’affiner la recherche.

Vous pouvez donc déterminer un domaine de recherche plus spécifique:

• Les archives et catégories : dans l’onglet , vous obtenez une liste d’archives et de catégories. Cochez les catégories et les archives qui vous intéressent pour limiter le nombre de résultats.

• Utilisateurs : (uniquement version Enterprise) dans l’onglet , vous voyez tous les utilisateurs qui ont ajouté des documents. Cochez les utilisateurs qui ont ajouté pour vous l'information qui vous intéresse.

•  La date ou période : vous pouvez rechercher aussi la date ou la période. Apres avoir sélectionné l’onglet , vous indiquez dans quelle période ce document a été ajouté à l'archive. Vous pouvez d'autre part utiliser des filtres standards pour limiter vos résultats de recherche à un nombre de périodes bien déterminées.

•  Type de source : si vous savez comment l'information a été ajoutée à DocToKeep, vous pourrez par l’onglet type de source, réduire votre liste de résultats aux types de source sélectionnés.

•  Type de document : Sous l’onglet Type de document, vous cochez les formats de fichier que vous voulez retrouver dans vos résultats de recherche. La liste des types de fichiers est générée automatiquement et comprend uniquement ces formats qui ont déjà été archivés.

Après avoir complété votre sélection à l'aide des critères évoqués ci-dessus, vous pouvez lancer la recherche, en cliquant sur le pictogramme .

5. Sauvegarder une recherche

DocToKeep vous permet de garder une recherche étendue. De cette façon, vous pouvez à nouveau lancer une recherche complexe par un simple clic. Pour sauvegarder cette recherche étendue, vous cliquez sur le bouton . Ensuite la  fenêtre dans laquelle vous pouvez définir les spécifications pour cette sauvegarde s’ouvre automatiquement:

• Vous pouvez donner un nom à cette recherche. Ce nom apparaît alors automatiquement dans le menu ‘Recherches Sauvegardées’ dans la barre de tâches DocToKeep (en haut à droite de votre écran).

• Vous pouvez ajouter cette recherche à « la liste de recherche rapide »  en cochant l’option  dans  la fenêtre "Sauvegarder Recherche Rapide" . Ainsi, vous pouvez aussi lancer cette recherche par un clic de souris à partir de cette liste.

• Vous pouvez déterminer dans quel groupe vous voulez sauvegarder le nom pour cette recherche rapide.

• Pour finir vous pouvez aussi attribuer un pictogramme standard à cette recherche rapide. Ainsi, DocToKeep vous offre la possibilité de varier optiquement les différentes possibilités de sélection rapide.

6. Un nombre d’options supplémentaires pour vos résultats de recherche

• Ajouter des annotations à vos résultats de recherche

Si vous voulez ajouter un commentaire supplémentaire à un document que vous avez recherché, vous pouvez également  "ajouter" ce commentaire dans le module de recherche de DocToKeep. Après avoir sélectionné le document, vous devez d'abord visualiser les annotations en cliquant sur le pictogramme "montrer les annotations"

En bas de votre écran apparaissent, dans un écran séparé avec un arrière-plan jaune, les notes qui ont déjà été ajoutées au document. Dans la partie gauche de ces notes, vous pouvez ajouter le commentaire complémentaire et l’ajouter en cliquant sur le bouton "ajouter". Votre note complémentaire apparaît alors dans la partie droite des annotations.

• Ajouter ou supprimer ou modifier des catégories

Vous pouvez également ajouter ou supprimer ou modifier des catégories à un document recherché. Si vous souhaitez aussi garder un ou plusieurs documents trouvés dans une autre catégorie de la même archive, vous sélectionnez le document que vous souhaitez garder dans une autre catégorie, vous cliquez ensuite sur le bouton pour visualiser les catégories et ajoutez les catégories au document.  

Il y a toutefois 2 restrictions : d'une part vous ne pouvez modifier des catégories que uniquement au sein de la même archive; d'autre part vous devez disposer des droits d’accès (modifier le document) pour l'archive concernée.

• Sauvegarder une recherche dans votre liste des recherches standard

DocToKeep, vous permet de garder une recherche étendue. Vous pouvez  lancer une recherche à partir de cette liste de recherche rapide (liste que vous avez constitué) et aussi gérer  ces recherches rapides dans un nombre de groupes.

Vous pouvez lancer simplement les recherches rapides à partir de l'écran des recherches rapides. Vous ouvrez cet écran en cliquant  le pictogramme "Montrer la liste de recherche rapide". Dans la barre à taches DocToKeep, une colonne s’ajoute avec tous les boutons de recherche rapide qui ont déjà été définis.

Dans cette liste de recherches rapides, vous pouvez ouvrir le  menu contextuel avec le bouton droit de la souris qui vous donne la possibilité de gérer les groupes. Dans le volet supérieur de ce menu contextuel, vous pouvez créer des groupes, les renommer et les supprimer.

• Si vous créez un nouveau groupe il apparaîtra en bas une nouvelle saisi de nom ayant comme titre "nouveau groupe". Vous pouvez alors donner un nom à ce groupe.

• Si vous souhaitez renommer un groupe, sélectionnez le groupe et modifiez le nom.

• Si vous désirez supprimer un groupe, cliquez d'abord sur le groupe, et vérifier qu’il n’y a plus de boutons de recherche rapide dans ce groupe et ensuite supprimez le.

Dans le volet inférieur du menu contextuel, vous pouvez déterminer et effacer des recherches rapides. Si vous souhaitez transformer une recherche rapide en bouton, vous ouvrez avec un clic du bouton droit de la souris dans la colonne liste de recherches rapides, avec le menu contextuel et vous sélectionnez "Ajouter une sélection de recherche rapide". DocToKeep ouvre alors une fenêtre  "Ajouter un icône" . Vous sélectionnez la recherche gardée que vous souhaitez ajouter en icône, ensuite vous indiquez le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’icône, et pour finir choisissez un pictogramme. Pour sauvegarder le tout,  vous cliquez sur "O.K.". Si vous souhaitez effacer des icônes, sélectionnez les avec le bouton droit de la souris et choisissez "supprimer icône" et confirmez que vous souhaitez effacer ce bouton.