Serienbriefe mit Daten aus Microsoft Works 4.5

Ich verwalte Adressen mit Works 4.5 in einer Datenbank als WDB-Datei und möchte diese Daten für Serienbriefe mit Word 97 verwenden. Wie muß ich dazu vorgehen?

Die Serienbrieffunktion von Word 97 bietet keine direkte Unterstützung für das Format WDB. Deshalb müssen Sie einen kleinen Umweg über ein anderes Format gehen und eine Kopie Ihrer Adreßdaten mit Works zunächst in einem anderen Format speichern. Am besten verwenden Sie dafür das Datenbankformat Dbase, denn mit den sonst verständlichen Formaten ANSI/ASCII (CSV, TXT) hat die Exportfunktion von Works Probleme beim Speichern der Feldbezeichner in der ersten Zeile des Textes.

Öffnen Sie Ihre Adreßdatenbank in Works und rufen Sie den Menü-Befehl »Datei | Speichern unter« auf. Im gleichnamigen Dialog wählen Sie im Feld »Dateityp« den dBase-Eintrag »dBASE IV« und geben einen Dateinamen an. Wenn die Datei gespeichert ist, schließen Sie Works und öffnen in Word 97 Ihre Vorlagendatei für den Serienbrief. Dann rufen Sie den Befehl »Extras | Seriendruck« auf. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche »Erstellen«, wählen den Eintrag »Serienbrief« und klicken auf die Schaltfläche »Aktives Fenster«. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche »Daten importieren«, wählen den Menüeintrag »Datenquelle öffnen« und im folgenden Dialog im Feld »Dateityp« den Eintrag »dBase Files«.

Jetzt suchen und markieren Sie den Dateieintrag der Kopie Ihrer Adreßdaten und bestätigen Ihre Auswahl mit der Schaltfläche »Öffnen«. Im Dialog mit der Überschrift »Datenquelle bestätigen« markieren Sie in der angezeigten Liste den Eintrag »dBASE-Dateien über ODBC (*.dbf)« und bestätigen diese Auswahl mit »OK«.

Im Dialog »Tabelle wählen« erscheint nur ein Tabellennamen analog zum Dateinamen, da Works immer nur mit einer Tabelle arbeitet und keine relationalen Verknüpfungen unterstützt.

Bestätigen Sie wieder mit »OK« und klicken Sie dann auf die Schaltfläche »Hauptdokument bearbeiten«, um Seriendruckfelder einzufügen. Dazu benutzen Sie die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste.