Verteilerlisten für Rundschreiben einrichten

Für unseren Wanderverein soll ich Termine und Orte an fast 800 Leute versenden. Mir stehen Word und Outlook zur Verfügung. Wie automatisiere ich am besten ein Rundschreiben?

Outlook bietet dafür die persönlichen Verteilerlisten an. Das sind Gruppen von Mailadressen, die Sie zum Versand einer E-Mail auswählen. Um mit Verteilerlisten zu arbeiten, müssen Sie das persönliche Adressbuch aktivieren: Melden Sie sich ganz normal bei Outlook an und rufen Sie »Extras | Dienste« auf. Falls die Liste im folgenden Dialog keinen Eintrag für ein »Persönliches Adressbuch« enthält, klicken Sie auf die Schaltfläche »Hinzufügen«, wählen den entsprechenden Eintrag aus und klicken auf »OK«. Dann starten Sie Outlook neu.

Danach legen Sie die Verteilerlisten an:Erfassen Sie zunächst die Mailadressen. Rufen Sie das Menü »Extras | Adressbuch«. Im Adressbuch können Sie mit dem Befehl »Datei | Neuer Eintrag« Adressen hinzufügen. Wenn Sie mit verschiedenen Adressbüchern arbeiten, achten Sie im Dialog »Neuer Eintrag« immer auf die gewünschte Einstellung im Kombinationsfeld »In« des Abschnitts »Eintrag einfügen«.

Um nun eine Verteilerliste anzulegen, rufen Sie im Adressbuch »Datei | Neuer Eintrag« auf, wählen im Feld »In« den Eintrag »Persönliches Adressbuch«, markieren in der Liste darüber den Eintrag »Persönliche Verteilerliste« und klicken auf »OK«. Im folgenden Dialog geben Sie Ihrem Verteiler im Feld »Name« eine Bezeichnung und klicken auf »Mitglieder hinzufügen/ entfernen«. Jetzt können Sie wie Empfänger beim Schreiben einer Nachricht Mitglieder zu Ihrer Verteilerliste hinzufügen. Bestätigen Sie mit »OK«.

Um eine Nachricht direkt aus Word zu versenden, entwerfen Sie dort den Brief und rufen »Datei | Senden an | E-Mail-Empfänger« auf. Es erscheint ein Fenster von Outlook, in dem Sie auf die Schaltfläche »An« klicken. Im folgenden Dialog wählen Sie im Kombinationsfeld »Namen anzeigen aus« den Eintrag »Persönliches Adressbuch« und in der Liste darunter klicken Sie doppelt auf die Verteilerliste. Outlook sendet dann eine Nachricht mit einem Word-Dokument im Anhang an alle im Verteiler angegebenen Empfänger.

Um den Anhang zu lesen, brauchen aber alle Empfänger Word. Falls das nicht sicher ist, rufen Sie in Outlook »Datei | Neu | Nachricht« auf und kopieren den Text über die Zwischenablage in die Nachricht. Beachten Sie aber: Dabei gehen viele Text-Formatierungen verloren.