Serienbriefe per Mail versenden

Sie möchten Serienbriefe mit Word 2000 als E-Mail versenden

Entwerfen Sie mit Word 2000 einen Serienbrief und legen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger in der zugehörigen Datenquelle ab.

Mit »Extras | Seriendruck« rufen Sie den »Seriendruck-Manager« auf. Im Bereich »Hauptdokument« wählen Sie »Er-stellen | Serienbriefe« und das aktive Fenster als Hauptdokument. Im Bereich »Datenquelle« klicken Sie auf »Daten importieren« und danach »Datenquelle öffnen« für eine bereits vorhandene Datei oder »Datenquelle erstellen« für eine neue. Um einer neuen Steuerdatei ein Feld für die E-Mail-Adresse hinzuzufügen, tragen Sie in das Eingabefeld »Feldname« den neuen Namen »Email« ein und klicken auf die Schaltfläche »Feldnamen hinzufügen«.

Mit »Seriendruckfeld einfügen« aus der Symbolleiste »Seriendruck« können Sie jetzt die einzelnen Felder in das Hauptdokument einsetzen. Um den Serienbrief als E-Mail zu versenden, rufen Sie erneut den Menübefehl »Extras | Seriendruck« auf und klicken im Bereich »Daten mit dem Dokument zusammenführen« auf die Schaltfläche »Ausführen«. Es öffnet sich der Dialog »Seriendruck«. Im Kombinationsfeld »Seriendruck in« wählen Sie den Eintrag »E-mail« und klicken Sie auf die Schaltfläche »Einrichten«. Im Dialog »Zusammenführen« legen Sie mit der Kombination »Datenfeld mit Mail/Fax-Adresse« das Feld mit der Mail-Adresse der Empfänger fest. Unter »Betreff-Zeile der Nachricht« geben Sie den Betreff ein.

Wenn Sie das Word-Dokument als Anlage schicken möchten, aktivieren Sie »Dokument als Anlage senden«. Allerdings kann der Empfänger den Text dann auch nur in der passenden Word-Version lesen. Ohne die Option »Dokument als Anlage senden« schickt Word die Nachricht als normalen E-Mail-Text.

Um die Mails zu generieren, drücken Sie auf »Zusammenführen«.

!Achtung: Word verschiebt die Mails direkt in den Postausgang. Bei einer Standleitung via Exchange-Server sind die Nachrichten dann sofort verschickt – kontrollieren Sie also vor dieser Aktion, ob alles richtig ist.


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