Alle D-Mark-Beträge einer Tabelle in Euro umrechnen

Mit Access verwalten Sie in einer Tabelle bereits mehrere Hundert Datensätze, die Felder mit Beträgen in D-Mark enthalten. Nun kommt zum 1. Januar 2002 der Euro, und Sie möchten die vorhandenen DEM-Werte möglichst schnell und einfach umrechnen.

Um eine Methode für die Euro-Umstellung zu beschreiben, bedient sich der folgende Tipp eines kleinen Beispiels. Sie haben in Access eine Tabelle namens »EuroUmrechnung« definiert, die ein Feld namens »Betrag« enthält. Das Feld »Betrag« hat den Datentyp »Währung« mit dem gleichnamigen Format »Währung«, so dass die in der Windows-Systemsteuerung unter »Ländereinstellungen« festgelegten Einstellungen für negative Beträge, Dezimal- und Währungssymbole sowie Dezimalstellen zum Tragen kommen. Nun möchten Sie die in »Betrag« vorhandenen Eingaben nach Euro konvertieren.

In einem ersten Schritt rechnen Sie mit Hilfe einer so genannten Aktualisierungsabfrage die in der Tabelle enthaltenen DEM-Werte in Euro um. Gehen Sie wie folgt vor: Erzeugen Sie mit dem Menübefehl »Einfügen | Abfrage | Entwurfsansicht« eine neue Abfrage. Im Dialog »Tabelle anzeigen« führen Sie einen Doppelklick auf die Tabelle »EuroUmrechnung« aus, um sie in die Abfrage zu integrieren. Schließen Sie danach den Dialog »Tabelle anzeigen«.

Das Fenster zum Abfrage-Entwurf unterteilt sich in zwei Bereiche. Im oberen Bereich finden Sie die integrierten Tabellen mit deren Feldern und – falls es sich um mehrere Tabellen handelt – mit den Beziehungen zwischen den Tabellen. Im unteren Bereich können Sie die eigentliche Abfrage definieren. Als Grundeinstellung unterstützt dieser Dialog den Entwurf einer »Auswahlabfrage«. Um eine »Aktualisierungsabfrage« zu entwerfen, nutzen Sie den Menübefehl »Abfrage | Aktualisierungsabfrage«.

Klicken Sie im oberen Bereich doppelt auf das Feld »Betrag« der Tabelle »EuroUmrechnung«, um dieses Feld in den unteren Teil des Entwurfsfensters zu übernehmen. Nachdem ein Euro genau 1,95583 Deutsche Mark sind, müssen Sie die unter Betrag eingetragenen Werte durch 1,95583 dividieren, um die entsprechenden Euro-Werte zu erhalten. Tragen Sie zu diesem Zweck im unteren Bereich in der Spalte »Betrag« unter »Aktualisieren« den String »[Betrag]/1,95583« ein. So legen Sie fest, wie Access die Daten umrechnen soll.

Speichern Sie nun die Abfrage unter einem beliebigen Namen. Danach können Sie mit dem Menübefehl »Abfrage | Ausführen« die Tabelle »EuroUmrechnung« aktualisieren. Access wird Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie Datensätze ändern und diese Änderung nicht rückgängig machen können. Bestätigen Sie diesen Hinweis mit »Ja«.

Nachdem jetzt die Werte in der Tabelle »EuroUmrechnung« korrekt sind, müssen Sie nur noch die Anzeige dieser Werte korrigieren, die immer noch von den in der Windows-Systemsteuerung angegebenen Ländereinstellungen ausgeht.

Bei Access 2000 und XP können Sie zu diesem Zweck einfach die Definition des Tabellenfelds geringfügig ändern. Öffnen Sie die Tabelle »EuroUmrechnung« in der Entwurfsansicht und wählen Sie das Feld »Betrag« aus. Belassen Sie den Felddatentyp als »Währung«, ändern Sie allerdings das Format von »Währung« auf »Euro«. Durch diese Änderung verwendet Access, völlig unbeeinflusst von den in der Systemeinstellung definierten Ländereinstellungen, für die in diesem Feld eingetragenen Werte das Euro-Währungssymbol. Da Access 97 für den Datentyp »Währung« noch nicht über das Format »Euro« verfügt, empfiehlt es sich hier, das Format von »Währung« auf »Festkommazahl« oder »Standardzahl« umzustellen. Access 97 stellt den Betrag daraufhin zwar ohne Euro-Symbol dar, doch wenigstens verzichtet die Anwendung auch auf das falsche Währungssymbol für DEM.

Die in diesem Tipp beschriebenen Schritte müssen Sie mit jedem Währungsfeld durchführen, in dem Sie zukünftig Euro-Beträge anstatt DEM-Beträge erfassen möchten. Nachdem es sich um einen erheblichen Eingriff sowohl in Ihre Datenbasis als auch in die Datenstruktur handelt, empfiehlt es sich, vor der Umstellung eine Sicherheitskopie Ihrer Datenbank anzufertigen, die Sie bis zum erfolgreichen Ende der Umstellung aufbewahren.