E-Mails kontoabhängig in Ordner sortieren

Sie verwalten mehrere E-Mail-Konten für geschäftliche und private Mailadressen und möchten sicherstellen, dass die von unterschiedlichen Konten empfangenen Nachrichten nicht durcheinander geraten. Aus diesem Grund soll Outlook die Mails am besten automatisch in unterschiedliche Ordner ablegen.

Diese Aufgabe können Sie unter Outlook XP mit dem Regel-Assistenten lösen, den Sie über »Extras | Regel-Assistent« starten. Um eine neue Regel zu definieren, klicken Sie im Regel-Assistenten auf »Neu«. Wählen Sie im folgenden Dialog die Option »Regel ohne Vorlage erstellen« aus und markieren Sie im Feld direkt unter dieser Option den Eintrag »Nachricht bei Ankunft prüfen«. So verwendet Outlook diese neue Regel bei allen eingehenden E-Mails. Klicken Sie auf »Weiter«.

Jetzt können Sie eine oder mehrere Bedingungen auswählen, die eine E-Mail erfüllen muss. Setzen Sie in die Kontrollkästchen vor den gewünschten Bedingungen einen Haken. Im beschriebenen Fall setzen Sie einen Haken vor die Bedingung »über Konto Kontoname«. Sie können dabei beobachten, wie sich die Regel Schritt für Schritt im Feld »Regelbeschreibung« zusammensetzt. Bei dem soeben hinzugekommenen Teil »über Konto Kontoname« nutzt Outlook zur Darstellung des Begriffs »Kontoname« einen Link. Klicken Sie auf diesen Link, um im Dialog »Konto« das Mailkonto auszuwählen, dessen eingehende Nachrichten Sie mit dieser Regel bearbeiten möchten. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit »OK« und klicken Sie auf »Weiter«.

Auf der nächsten Seite legen Sie fest, welche Aktion Outlook durchführen soll, falls die soeben definierte Bedingung auf eine eingehende E-Mail zutrifft. Setzen Sie im Beispiel einen Haken vor die Aktion »diese in den Ordner Zielordner verschieben« und wählen Sie im Feld »Regelbeschreibung« über den Link »Zielordner« den Ordner aus.
Auf der dritten Seite des Assistenten können Sie bestimmen, ob es Ausnahmen von der soeben definierten Regel geben soll. Die Angabe der Ausnahme funktioniert analog zu der Definition der Bedingung und der Aktion. Klicken Sie danach auf »Weiter«, um der Regel auf der letzten Seite des Assistenten einen sinnvollen Namen zu geben und mit »Fertig stellen« endgültig anzulegen.

Schließen Sie den Regel-Assistenten mit »OK«. Vergewissern Sie sich zuvor, ob die soeben angelegte Regel im Listenfeld »Regel in dieser Reihenfolge ausführen« mit einem Haken gekennzeichnet ist; anderenfalls ignoriert Outlook die Regel. Die Ausführungsreihenfolge können Sie beeinflussen, indem Sie eine Regel markieren und mit Hilfe der Schaltflächen »Nach oben« und »Nach unten« verschieben. In Zukunft kopiert Outlook automatisch alle E-Mails, die über das in der Regel angegebene Mailkonto eintreffen, in den ebenfalls in der Regel definierten Ordner.