PST-Datei von Outlook optimieren

Mit der Zeit ist Ihre PST-Datei (Personal Store) von Outlook auf mehr als 100 Megabyte angewachsen. Sie möchten die Datei auf ein vernünftiges Maß verkleinern, um Speicherplatz freizugeben und den Zugriff darauf zu beschleunigen. Durch Löschen großer Nachrichten wird die Datei aber nicht kleiner.

Die immense Größe entsteht hauptsächlich durch verschiedene Dateianhänge wie zum Beispiel Grafiken oder MP3-Dateien. Da Sie diese im Normalfall ohnehin schon auf der Festplatte gespeichert haben, können Sie solche E-Mails meist komplett löschen.

Dazu öffnen Sie den Posteingang und führen den Befehl »Extras | Elemente suchen« aus. Auf dem Register »Weitere Optionen« wählen Sie im Kombinationsfeld »Größe (Kilobyte)« die Einstellung »größer als«, geben daneben zum Beispiel den Wert »100« ein und klicken auf »Durchsuchen«. Im folgenden Dialog mit der Ordnerstruktur von Outlook aktivieren Sie das Kontrollkästchen »Persönlicher Ordner«. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche »OK« und im nächsten Dialog auf »Starten«. Das Suchergebnis listet Ihnen alle großen E-Mails auf. Prüfen Sie, welche Nachrichten Sie wirklich löschen möchten und entfernen Sie diese dann mit der Taste [Entf] oder dem Befehl »Bearbeiten | Löschen«.

! Achtung: Alle gelöschten Nachrichten gelangen zunächst in den Ordner »Gelöschte Objekte«. Dort müssen Sie sie in einem zweiten Schritt mit dem Befehl »Extras | Ordner äGelöschte Objekteô leeren« endgültig löschen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit »Ja«.

Wundern Sie sich nicht, auch nach diesem Schritt ist Ihre PST-Datei noch nicht kleiner geworden. Das liegt an der Eigenart von Outlook, beim Löschen zunächst nur Löcher in die Dateistruktur zu reißen. Aus diesem Grund müssen Sie die Datei noch komprimieren, damit die Einsparung wirksam wird. Führen Sie dazu den Befehl »Extras | Dienste« aus. Im Register »Dienste« markieren Sie den Eintrag »Persönlicher Ordner«, klicken auf die Schaltfläche »Eigenschaften« und im folgenden Dialog auf »Jetzt komprimieren«. Warten Sie den Komprimiervorgang ab und beenden Sie dann alle offenen Dialoge jeweils mit »OK«.