Word-Serienbrief mit Access als Datenquelle

Wir verwenden aus dem MS-Office 95 Access als Adreßdatenbank und Word zum Druck von Rundschreiben. Gibt es eine Technik, die Adreßinformationen direkt von Access nach Word zu übernehmen?

Ja, Sie können die Access- Tabelle als Datenquelle Ihres Serienbriefs definieren. Die Felder der Tabelle stehen Ihnen dann in Word automatisch als Serientext-Felder zur Verfügung.

Definieren Sie zunächst einen Brief als Hauptdokument. Dazu führen Sie den Befehl Extras – Seriendruck aus und wählen im Seriendruck-Manager das aktive Fenster als Hauptdokument. Im Anschluß klicken Sie auf den Button Daten importieren und wählen aus dem Menü den Eintrag Datenquelle öffnen. Im gleichnamigen Dialog stellen Sie im Feld Datei- typ den Eintrag MS Access Datenbank (.MDB) ein und suchen an- schließend die gewünschte Datenbank auf Ihrem System.


Nachdem Sie die Datenbank ausgewählt haben, startet Word die Datenbank-Anwendung. Nun können Sie eine Datenbank-Tabelle als Datenquelle auswählen. Word bindet die Datei-Informationen ein und stellt Ihnen die Felder der Tabelle über den gewöhnlichen Button Seriendruckfeld einfügen zur Verfügung. Nun können Sie Ihren Serienbrief wie gewohnt mit den Feldern aus der Access-Datenbank vervollständigen. Um langfristig weniger Arbeit zu haben, können Sie auch über eine Access-Abfrage als Datenquelle nachdenken. Diese erlaubt Ihnen vor dem Schreiben des Briefs eine Auswahl der Empfänger in Access.

Falls Ihnen Word die Auswahl des Dateityps .MDB nicht zur Verfügung stellt, fehlt Ihnen der notwendige Treiber. Sie können ihn dann über das Office-Setup unter MS Access – Datenzugriff – MS Desktop ODBC Treiber – Option ändern – MS Access ODBC-Treiber nachträglich installieren. Bestätigen Sie alle Dialoge mit OK und schließen Sie die Installation wie gewohnt ab. Falls Sie im Netzwerk arbeiten und eine Netzwerkinstallation einsetzen, sollten Sie vor der Installation Ihren Netzwerkadministrator informieren.