Schnelle Vorschau für Winword-Dokumente

Ich schreibe sehr viele Dokumente mit Winword 97 und nutze die Vorschau im Öffnen-Dialog, um vorab zu erkennen, ob das markierte Dokument den gesuchten Text enthält. Wenn ich viele Dokumente überprüfen muß, dauert das jedoch recht lange. Wissen Sie, wie ich die Vorschau beschleunigen kann?

Es gibt zwei Lösungen für das Vorschauproblem: Zum einen empfiehlt es sich prinzipiell, Ihre Abhängigkeit von der Vorschau zu reduzieren, indem Sie Ihre Ordnerstruktur besser organisieren. Wenn Sie beispielsweise einen Ordner C:\DATEN\WORD durch die Ordner C:\DATEN\AUFTRAG, C:\DATEN\RECHNUNG und C:\DATEN\MAHNUNG ersetzen, reduziert sich die Auswahl in den einzelnen Ordnern, so daß eine Kontrolle der Vorschau viel seltener nötig ist. Zudem helfen aussagekräftige lange Dateinamen weiter.

Sofern Sie trotzdem nicht auf die Vorschau verzichten wollen, bietet Winword 97 zwei Vorschauvarianten an: Standardmäßig muß Winword eine Datei öffnen, um den Text in der Vorschau anzeigen zu können. Alternativ dazu speichert es die Vorschau als OLE-Grafikobjekt im Dokument. Das wird dann zwar erheblich schneller sichtbar als das Dokument, die Qualität ist aber deutlich schlechter.

Um die Vorschau im Dokument zu speichern, rufen Sie den Befehl Datei – Eigenschaften auf, wählen die Registerkarte Datei-Info aus und kreuzen das Kontrollkästchen Vorschaugrafik speichern an. Daraufhin zeigt Winword im Öffnen-Dialog die grafische Vorschau des Dokuments, statt die komplette Datei darzustellen.