Änderungen kennzeichnen

Wir setzen in unserer Firma Outlook als Mail- System ein. Dabei nutzen wir die elektronische Post auch für Diskussionen und Abstimmungen. Wenn Nachrichten aber mehrfach weitergeleitet wurden, hat bald keiner mehr den rechten Überblick, wer welche Änderungen gemacht hat. Lassen sich diese Modifizierungen irgendwie kennzeichnen?

Mit den richtigen Einstellungen einiger Optionen von Outlook können Sie jederzeit erkennen, wer welche Änderungen oder Kommentare eingefügt hat. Wenn Sie sich innerhalb einer Arbeitsgruppe zum Beispiel auf bestimmte Farb- und Formateinstellungen für jedes Mitglied einigen, erkennen Sie auf einen Blick den Absender. Um Ihre persönlichen Formateinstellungen für das Schreiben von Nachrichten festzulegen, rufen Sie den Befehl Extras — Optionen auf, aktivieren die Registerkarte Senden und klicken dort auf den Button Schriftart. Ab so- fort schreiben Sie den Text Ihrer Nachrichten in diesem Format. Diese Einstellung muß anschließend jedes Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe für sich entsprechend vornehmen.

Ähnliche Einstellungen können Sie auch zur Kennzeichnung von Änderungen in empfangenen Nachrichten festlegen. Dazu aktivieren Sie in den Optionen die Registerkarte Lesen. Dort können Sie für das Beantworten und Weiterleiten von Nachrichten jeweils verschiedene Regeln bestimmen.

Hinter dem Button Schriftart verbergen sich wieder die eben beschriebenen Einstellungen. Im Kombinationsfeld legen Sie fest, was mit dem Text der Originalnachricht passieren soll. Sie können beispielsweise den Text der ursprünglichen Nachricht beifügen und einrücken lassen.

Im unteren Bereich der Registerkarte befindet sich zusätzlich die Option Meine Kommentare markieren mit. Wenn Sie diesen Befehl einschalten, können Sie im Feld dahinter einen Markierungstext wie zum Beispiel Ihren Namen oder Ihre Initialen eingeben. Dieser Text erscheint dann in eckigen Klammern vor jeder Ergänzung in der Originalnachricht und identifiziert Sie somit eindeutig als Autor.

Wenn Ihnen das noch nicht ausreicht und Sie MS-Office einsetzen, können Sie zum Beispiel Winword als E-Mail-Editor verwenden und dort auf die reichhaltige Palette der verschiedenen Formatierungen zurückgreifen. Außerdem bietet Ihnen Outlook dann sogar bunte Vorlagen sozusagen als Briefpapier an.

Um Winword als Editor für Ihre Mails zu aktivieren, schalten Sie in den Optionen auf der Registerkarte E-Mail den Befehl Microsoft Word als E-Mail-Editor verwenden ein.