Farbige Zellen mit Excel 97 – die dritte

Sie haben in den Ausgaben 2/98 und 4/98 Excel-Makros zur Einfärbung von Zellen in Abhängigkeit Ihrer Wertigkeit vorgestellt. Excelá97 verfügt aber über ein bedingtes Format, das den gleichen Effekt ohne Makro-Programmierung erzielt. Warum stellen Sie nicht diese Lösung vor?

In der Tat bietet Excelá97 eine einfache Lösung für das wertabhängige Einfärben von Zellen. Trotz zunehmender Versionsvielfalt – es kommen immer noch viele Anfragen zu Office 4.x - können wir nicht jede Lösung für alle Versionen vorstellen. Deshalb beschränken wir die Lösung auf die im Anschreiben angegebene Version.

Tatsächlich ist das Einfärben von Zellen in Abhängigkeit von Wertigkeiten unter Excelá97 relativ problemlos. Sie müssen die betroffene Zelle nur markieren und den Befehl Format – Bedingte Formatierung wählen. Excel stellt Ihnen dann einen Dialog zur Verfügung, in dem Sie die Bedingungen formulieren und entsprechende Formate definieren können.

Um beispielsweise in einer Liste mit Wochentagen die Samstage grau und die Sonntage rot zu kennzeichnen, wählen Sie eine beliebige Zelle und rufen den Befehl Format – Bedingte Formatierung auf. Im Dialog Bedingte Formate suchen Sie den Bereich Bedingungá1 und wählen aus dem ersten Kombinationsfeld den Eintrag Formel ist. Durch Ihre Auswahl paßt der Dialog die nebenliegenden Textfelder an. Dort spezifizieren Sie Ihre Bedingungen. Um zunächst bei einem Samstag zu testen, geben Sie die Anweisung =$A7=ôSamstagô ein.

Sie können die Vergleichswerte auch durch Berechnungen mit Konstanten, Variablen und anderen Zellenwerten unter Verwendung der bekannten Tabellenfunktionen ermitteln. Besonders wichtig ist die korrekte Referenz auf die Zelle unter Verwendung des Dollar-Zeichens $.

Um das bedingte Format für eine gesamte Zeile nur einmal definieren zu müssen, sollten Sie die Spalte mit dem Vergleichswert fixieren. Falls Sie das Format gleichzeitig für unterschiedliche Zeilen verwenden wollen, muß jedoch die Zeile flexibel bleiben. Andernfalls erhalten Sie für alle Zeilen die gleiche Formatierung, da sich alle auf den gleichen Vergleichswert beziehen. Das Dollar-Zeichen sorgt für die nötigte Fixierung des Spalten- oder Zeilenverweises beim Kopieren des Formats auf einen anderen Bereich beziehungsweise eine andere Zelle. $A7 fixiert die Spalte und läßt die Zeile flexibel. $A$7 bleibt beim Kopieren als Referenz auf die Zelle A7 erhalten.

Wenn Sie die Bedingung festgelegt haben, klicken Sie auf Format und definieren im folgenden Dialog das gewünschte Format, das Excel verwenden soll, falls die Bedingung zutrifft. In unserem Beispiel wählen Sie auf der Registerkarte Muster die Farbe Grau. Zurück im Dialog Bedingte Formate erhalten Sie eine Vorschau.

Um mehrere bedingte Formate anzugeben, klicken Sie im unteren Bereich des Dialogfensters auf die Schaltfläche Hinzufügen. Dadurch gibt Excel einen weiteren Bedingungsbereich frei, in dem Sie zusätzliche Prüfungen veranlassen können. Bis zu drei unterschiedliche Formate lassen sich so definieren. Wer allerdings vier oder mehr Klassen differenzieren möchte, muß wieder auf das Makro aus Ausgabe 2/98 zurückgreifen.