Autofilter in Excel

Ich verwalte in unserer Schule die Ergebnisse der Bundesjugendspiele mit Excel. Mit der Funktion ZÄHLENWENN erfolgt die Auswertung nach einzelnen Kriterien. Bei Fragen, die gleichzeitig mehrere Kriterien benötigen, versagt die Funktion jedoch. Wie werte ich komplexere Fragen aus?

Excel stellt Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, Daten aus einer Menge auszuwählen. Sie können mit DBANZAHL und DBANZAHL2 Datenbereiche auf bestimmte Kriterien prüfen und die übereinstimmenden Datensätze zählen. Andererseits besteht die Möglichkeit, den Datenbereich zu filtern.

Falls Sie die Auswertungsergebnisse direkt weiterverarbeiten möchten, sollten Sie mit DBANZAHL arbeiten. Zur reinen Auswertung ist die Filterfunktion besser geeignet. Da Sie keine weiteren Angaben zur Verwendung der Auswertungen machen, finden Sie nachfolgend ein Beispiel für den Einsatz der Filterfunktion.

Wenn Sie die Daten in Tabellenform mit den Spaltenüberschriften Name, Geschlecht, Klasse und Abschluß angelegt haben, markieren Sie die gesamte Tabelle inklusive der Spaltenüberschriften und wählen den Befehl Daten – Filter – AutoFilter. Wenn Sie keine spezielle Formatierung für die Spaltenüberschriften angegeben haben, bietet Excel die Übernahme der ersten Zeile als Spaltenüberschrift an. Bestätigen Sie diese Anfrage. Die Spaltenüberschriften verwandeln sich daraufhin in Kombinationsfelder.

Wenn Sie auf die Schaltfläche am Ende einer Zelle klicken, sehen Sie die Kombinationsliste und können einen möglichen Wert für das Kriterium Spaltenname auswählen. Um mehrere Werte zuzulassen, wählen Sie den Eintrag Benutzerdefiniert. Excel stellt Ihnen dann einen Dialog für die Spezifikation des Wertes zur Verfügung.

Wenn Sie mehrere Kriterien kombinieren möchten, wählen Sie für mehreren Spalten gleichzeitig entsprechende Vorgabewerte. Excel verknüpft die verschiedenen Bedingungen automatisch durch den logischen Operator UND (Schnittmenge). Für welche Spalten im aktuellen Filter die Kriterien aktiv sind, erkennen Sie an der farblichen Hervorhebung auf der Schaltfläche.

Direkt nach der Auswahl eines Kriteriums blendet Excel die Zeilen aus, die das Kriterium nicht erfüllen. In der Statusleiste können Sie die Anzahl der zutreffenden Datensätze ablesen. Um einen Filter aufzuheben, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche hinter der Spaltenbezeichnung und wählen den Eintrag Alle.