Suchergebnis von Outlook drucken und speichern

Wir verwalten in unserer Firma umfangreiche Datenbestände mit Outlook. Dabei setzen wir recht häufig die Suchfunktion ein. Es kommt auch vor, daß bestimmte Suchvorgänge mehrfach wiederholt werden. Wie lassen sich die Suchergebnisse am besten ausdrucken, und können wir die Parameter für einen Suchvorgang auch speichern?

Outlook bietet verschiedene Möglichkeiten zur Ausgabe von Suchergebnissen an und erleichtert auch das wiederholte Suchen. Nachdem Sie eine Suche ausgeführt haben, erscheint das Ergebnis zunächst als Liste auf dem Bildschirm. Auf Wunsch druckt Outlook die Daten aber auch aus. Dazu rufen Sie im Dialog Suchen nach den Befehl Datei – Drucken auf. Sie können aus drei verschiedenen Druckformaten wählen oder mit Hilfe der Schaltfläche Formate definieren eigene Vorlagen anlegen.

Achten Sie bitte auch auf die Druckoptionen, die sich in Abhängigkeit vom Druckformat verändern. Während die Listenformate standardmäßig zunächst alle Elemente der Ergebnisliste einbeziehen, kümmert sich das Memoformat nur um markierte Elemente. Mit der Schaltfläche Seitenansicht können Sie sich vor dem Drucken ein Bild von der Ausgabe machen.

Alternativ zum Drucken können Sie das Suchergebnis auch als Datei auf Festplatte oder Diskette speichern. Dazu markieren Sie in der Ergebnisliste die gewünschten Elemente und rufen den Befehl Datei – Speichern unter auf. Für einzelne Elemente stehen als Dateitypen neben dem entsprechenden hauseigenen Format von Outlook auch die beiden Standardformate TXT (Text) und RTF (Rich Text Format) zur Auswahl. Mehrere Elemente lassen sich jedoch immer nur als TXT-Datei ablegen. Die so gespeicherten Informationen können Sie später mit jedem beliebigen Texteditor unter Windows weiterverarbeiten.

Wenn Sie eine Suche mehrfach anwenden möchten, brauchen Sie nicht immer alle Einstellungen erneut vorzunehmen. Die meisten Eingabefelder sind Kombinationsfelder, in denen Outlook die zurückliegenden Eingaben speichert. So können Sie alte Angaben bequem aus der Liste auswählen.

Bei komplexen Suchvorgängen mit vielen Einstellungen empfiehlt sich die Speicherung der Suche. Dazu rufen Sie nach erfolgreicher Suche den Befehl Datei – Suche speichern auf. Die Ablage auf der Festplatte erfolgt als OSS-Datei. Darin sind dann alle Parameter der aktuellen Suche gespeichert. Wenn Sie die Suche erneut ausführen möchten, rufen Sie den Befehl Datei – Suche öffnen auf und laden dann die entsprechende Datei.