Outlook-Notizen besser als Post-it

Ich setze schon seit längerer Zeit Outlook ein und habe von Zeit zu Zeit einen Blick in den Ordner Notizen geworfen. Doch es fehlen mir noch Ideen, wie ich den Ordner sinnvoll in meine tägliche Arbeit einbinden kann. Ich finde ihn nämlich recht unübersichtlich. Was bieten die elektronischen Notizen eigentlich mehr als ihre gelben Papierkollegen?

Auf den ersten Blick scheint der Ordner Notizen wirklich nur die digitale Umsetzung der selbstklebenden Haftnotizen zu sein. Damit lassen sich dann PC-Bildschirm und Desktop mit digitalen Notizzetteln vollkleben. Am nützlichsten erscheint noch die automatische Erinnerung durch Übernahme von Notizen in den Windows-Ordner Autostart. Doch wer genauer hinschaut, entdeckt weitere nützliche Funktionen, die den digitalen Notizblock zu einem übersichtlichen Informationsspeicher machen.

Wenn Sie mit Hilfe der Notizen wichtige Informationen verwalten und vor allem wiederfinden möchten, müssen Sie den Überblick behalten. Da die Standardansicht Symbole nicht besonders übersichtlich ist, wählen Sie zunächst eine Listenansicht wie Notizenliste aus dem Kombinationsfeld in der Symbolleiste. Alternativ können Sie eigene Ansichten entwerfen.

Outlook verwendet die erste Zeile einer Notiz automatisch als Betreff, der als Kennzeichnung dient. Das Zeilenende signalisieren Sie Outlook mit der Taste [Enter]. Lassen Sie sich nicht vom automatischen Zeilenumbruch am Fensterrand täuschen, sonst ist Ihr Betreff am Ende so lang wie die ganze Notiz. Am besten beginnen Sie mit einer prägnanten Überschrift und drücken dann [Enter].

Für die Klassifizierung Ihrer Notizen bietet Outlook zwei kombinierbare Konzepte an: Farben und Kategorien. Zunächst können Sie jede Notiz durch eine variable Farbdarstellung in fünf Klassen unterteilen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Notiz und wählen im Untermenü Farbe eine der fünf Farben aus. Die Grundeinstellung Gelb läßt sich mit dem Befehl Extras – Optionen im Register Aufgaben/Notizen verändern. Zusätzlich zur Farbe können Sie jeder Notiz Kategorien zuordnen. Dazu rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Kategorien auf und wählen im folgenden Dialog die gewünschten Kategorien aus. Mit Hilfe der Schaltfläche Hauptkategorienliste können Sie die Liste bei Bedarf erweitern. Die verschiedenen Farben und Kategorien eignen sich sehr gut als Kriterien zum Sortieren, Filtern und Gruppieren der Notizen. Die beiden vordefinierten Ansichten Nach Kategorie und Farbe demonstrieren das.

Einmal Notiz, immer Notiz? Auf keinen Fall, denn Notizen sind Verwandlungskünstler. So erzeugt der Kontextbefehl Weiterleiten eine Nachricht, für die Sie nur noch den Empfänger auszuwählen brauchen. Und via Drag & Drop auf die entsprechenden Ordner lassen sich Notizen im Handumdrehen als Termine im Kalender oder als Aufgaben ablegen.