Mehrere Signaturen mit Outlook 98

Bereits in Outlook 97 habe ich die automatische Signatur für E-Mails verwendet. Nun arbeite ich seit einiger Zeit mit Outlook 98, das jetzt wohl sogar mehrere Signaturen beherrscht. Können Sie mir erklären, wie das funktioniert und was ich dabei alles beachten muß?

Outlook 98 erlaubt das Unterschreiben von Nachrichten mit mehreren Signaturen. Eine Signatur ist die Definition eines fest formatierten Textes, der sich wie ein Stempel einsetzen läßt. Sinnvoll sind Signaturen vor allem dann, wenn Sie die Mail-Adresse des Absenders enthalten. Denn nicht jeder Mail-Client zeigt diese Adresse automatisch an. Und natürlich sollten Informationen wie etwa die Telefonnummer, die Anschrift oder der Link zur Homepage nicht fehlen.

Zum Bearbeiten der Stempel rufen Sie den Befehl Extras – Optionen auf und klicken im Register E-Mail-Format auf die Schaltfläche Signaturauswahl. Im gleichnamigen Dialog können Sie Stempel neu anlegen, bearbeiten oder löschen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und geben der Signatur einen Namen.

Achtung: In der Outlook-98-Betaversion läßt sich der Name später nicht mehr verändern. Sie können auch auf eine bereits vorhandene Signatur oder Datei als Vorlage zurückgreifen und anschließend auf Weiter klicken. Dann geben Sie den Text ein.

Die Formatierung für Schriftart und Absatz erfolgt mit Hilfe der gleichnamigen Schaltflächen im Dialog. Grafiken lassen sich in eine Signatur nicht direkt einfügen. Dazu klicken Sie auf Erweitertes Bearbeiten, woraufhin Outlook 98 einen Editor – etwa Wordpad – startet. Dort können Sie Grafiken einfügen, die allerdings später nicht in der Vorschau, sondern nur in einem kompatiblen Nachrichtenformat wie Microsoft Outlook Rich Text erscheinen.

Wer auf den Einsatz von Word als Mail-Editor verzichtet, kann die Signaturen auch als eine Art Ersatz für Autotext verwenden. So ist es innerhalb einer größeren Organisation wie zum Beispiel einer Versicherung denkbar, daß sich die Anwender mit der Signatur ein einheitliches Textgerüst für den standardisierten Nachrichtenaustausch ähnlich einer Serienbriefvorlage definieren.

In den Optionen wählen Sie im Register E-Mail-Format des Kombinationsfelds Standardsignatur einen Standardstempel. Das Stempeln von Nachrichten geschieht automatisch beim Öffnen eines neuen Nachrichtenfensters. Dazu gehören weitergeleitete Nachrichten und Antworten. Da der Stempel dafür jedoch oft überflüssig ist, läßt er sich mit der Option Nicht beim Antworten und Weiterleiten für diese Mail-Typen unterdrücken. Alternativ können Sie eine Signatur manuell einfügen, indem Sie den Cursor an die betreffende Stelle im Text positionieren und Einfügen – Signatur aufrufen oder das gleichnamige Symbol in der Symbolleiste anklicken.