Serienbriefe mit Adressen aus Outlook

Ich versuche, aus meinem Outlooká98 private Adressen, die ich dort als Postanschriften gekennzeichnet habe, in einem Serienbrief unter Wordá97 zu verwenden. Leider schaffe ich es nur, die Namen der Personen für den Serienbrief bereitzustellen, aber nicht ihre Adresse. Bei geschäftlichen Adressen funktioniert das jedoch alles problemlos. Woran kann das nur liegen?

Für dieses Problem sind zwei Ursachen denkbar. Einerseits kann es an der Auswahl der Seriendruckfelder liegen. Andererseits verhindert unter Umständen eine Einstellung in Outlook den Export der Adreßdaten.

Zunächst sollten Sie feststellen, ob Sie auch das richtige Seriendruckfeld ausgewählt haben. Dazu öffnen Sie in Word das Seriendokument. Das Feld, das die Anschrift enthalten soll, muß den Namen Briefadresse haben. Alle anderen Bezeichnungen wie Anschrift oder Privatadresse sind für Ihren Zweck nicht geeignet. Diese Felder sind nur dann richtig, wenn Sie explizit auf die geschäftliche beziehungsweise persönliche Adresse zugreifen wollen. Falls Sie einen gemischten Serienbrief schreiben wollen, sind diese Felder nicht geeignet.

Wenn Sie das richtige Seriendruckfeld ausgewählt haben, kann die Ursache noch eine Einstellung in Outlook sein. Starten Sie Outlook und wechseln auf die Karte einer betroffenen Adresse. Wenn in der unteren rechten Ecke das Kontrollkästchen Privat markiert ist, haben Sie das Problem gefunden. Outlook exportiert aus Gründen des Zugriffsschutzes keine Adressen, die diese Markierung tragen. Um die Adresse für Serienbriefe bereitzustellen, müssen Sie das Kontrollkästchen deaktivieren.

Da hierdurch aber eine Gruppierungsmöglichkeit verlorengeht, sollten Sie überlegen, diese Möglichkeit über eine neue Kategorie einzurichten. Bedenken Sie auch, daß dadurch die nicht mehr privaten Adressen dieselben Zugriffsmöglichkeiten wie öffentliche Adressen erlauben.