B2Net E-DOCUMENT
Elektronická výměna dokumentů v praxi
Novým trendem v aktivitách mnoha firem je elektronizace komunikace s obchodními partnery a dodavateli. Hlavním důvodem pro implementaci modulů usnadňujících výměnu dokumentů je snižování transakčních nákladů, zrychlení transakce ve všech jejích fázích a výrazný nárůst bezpečnosti a přehlednosti komunikace.

Proč?
Při pohledu na současný stav komunikace mezi nakupující a prodávající stranou v rámci dodavatelsko-odběratelského vztahu člověka i minimálně znalého dnešních technologických možností napadá otázka: Proč tak složitě?
V prvotní fázi informační systém nakupujícího podniku inteligentně vygeneruje nákupní požadavek a případně rovnou vystaví objednávku na potřebné zboží. Data této objednávky jsou pak uložena v elektronické formě v databázi informačního systému firmy. Stále však ještě najdeme spoustu míst, v nichž přetrvávají tradiční metody, a úloha lidského faktoru (nákupčího), který vstupuje do hry, spočívá v tom, že tuto objednávku v rámci tradičních postupů "zhmotní na papír", nechá ji firmou kolovat ve schvalovací proceduře a nakonec ji například založí do faxu a pošle dodavateli.
Prodejní referent u dodavatele pak vezme objednávku z faxu a ručně ji přepíše do vlastního informačního systému. Data jsou přitom v tento okamžik převáděna zpět do datového formátu, ze kterého v okamžiku generování poptávka vzešla. Časově to představuje dohromady minimálně 20 minut lidské práce. K těmto nákladům připočtěme cenu papíru, tisku a spojových poplatků na komunikaci. Průměrné náklady na otočku jednoho dokumentu činí přibližně 40 korun a ve středně velkém podniku pak dochází k realizaci cca 4000 nákupů ročně. Je nutno také dodat, že kromě dokumentu samotné objednávky obvykle stejným procesním kolečkem putují také dokumenty poptávky, následné nabídky, potvrzení objednávky, faktury, dodací listy - což činí 24 000 dokumentů za rok při celkových nákladech ve výši 960 000 korun.
A pět lidí má celý rok co dělat.

Šlo by to i jinak 
Informační systém odběratele vygeneruje objednávku a podle firmou nadefinovaných systémových pravidel ji v elektronické formě předloží odpovědným pracovníkům ke schválení.
Po ukončení schvalovacího procesu, což neznamená nic jiného než rychlé připojení elektronických podpisů, je objednávka automaticky převedena na obecně uznávaný XML formát sloužící pro elektronickou výměnu dokumentů, zašifrována a v datové podobě odeslána k příslušnému dodavateli. Opět se automaticky ověří elektronický podpis odběratele, objednávka je dešifrována a načtena do informačního systému dodavatele. 
Informační systém dodavatele pak na základě porovnání skladových zásob a přijaté objednávky automaticky vygeneruje potvrzení objednávky a naprosto analogickou cestou ji doručí objednateli.
Stejným způsobem jsou pak komunikovány a předávány ostatní obchodní dokumenty - tj. poptávka, nabídka, faktura, příp. dodací list.

Problémy
Toto moderní technologické řešení administrativy spojené s nákupním procesem má v současné době několik překážek, které jsou  částečně technického charakteru a částečně za ně mohou sami lidé.
Z technického hlediska lze ve výše popsaném procesu nalézt tyto hlavní problémy: různorodá struktura a formát dat dokumentů v jednotlivých informačních systémech, nejednoznačná identifikace položek objednávky - používání různých číselníků sortimentu či bezpečnost a průkaznost elektronického přenosu dat vně informačního systému.
Tyto možné problémy jsou však technologicky a systémově řešitelné, a to nikoli v teoretické rovině nákladných a komplikovaných opatření, ale v konkrétní podobě soustavy aplikací B2Net E-DOCUMENT. Bezesporu velmi důležitou roli však hraje lidský faktor v podobě přirozeného odporu ke změnám zaběhnutého stylu práce. 

Nabízí se řešení 
Systém B2Net E-DOCUMENT předkládá komplexní řešení elektronické výměny dokumentů v nákupním procesu. B2Net se skládá z několika modulů: ERP connector (zajišťuje datové propojení systému B2Net s interním informačním systémem uživatele a vzájemné předávání dat jednotlivých dokumentů); Interní workflow (pokud vnitřní informační systém neumožňuje sledování vnitřního toku dokumentů, zajišťuje jej tato funkce, a to včetně schvalovacích procedur, podle nadefinovaných kritérií modul umožňuje elektronicky schválit dokument k realizaci nákupu); XML překladač (zajišťuje transformaci jednotlivých dokumentů z/na libovolné XML schéma); Elektronický podpis a šifrování (umožňuje připojit i verifikovat elektronický podpis a šifrovat/dešifrovat dokument pro jeho bezpečný přenos elektronickou cestou); Elektronický přenos dat (zajišťuje předání zašifrovaného dokumentu dle určeného protokolu - POP3/SMTP, HTTP, FTP - na uživatelem definovanou e-mailovou adresu) a modul Transformace dokumentu na e-mail nebo fax umožňující komplexní automatizaci komunikace i s partnery, kteří ještě nejsou připraveni pro elektronickou výměnu dokumentů (prostřednictvím transformace dokumentů do e-mailové zprávy nebo faxového formátu).

Závěrem
Řešení B2Net umožňuje elektronicky propojit téměř libovolné informační systémy a zajistit výměnu standardních obchodních dokumentů mezi nimi. B2Net zároveň řeší i automatizaci konvenční komunikace, jako je odesílání dokumentů formou e-mailů a faxů. 
Po aplikaci systému B2Net můžeme očekávat (v jednoznačně definovaném časovém období) 50% snížení transakčních nákladů spojených s nákupním procesem a tokem dokumentů, zrychlení dodavatelsko-odběratelské komunikace a z toho vyplývající možnost snížení stavu zásob, snížení chybovosti při předávání obchodních dokumentů a zvýšení administrativní přehlednosti obchodní komunikace.

Pavel Fáček

B2Net E-DOCUMENT
Komplexní řešení elektronické výměny dokumentů v nákupním procesu. 
Hardwarové nároky: Pentium II, 300 MHz, minimálně 64 MB RAM, HDD - při instalaci cca 15 MB, průběžně se velikost databází zvětšuje v závislosti na četnosti komunikace.  
Softwarové nároky: Windows 95 OSR 2 nebo vyšší, IE 4.0 a vyšší.
Výrobce: Gresham & Clark, s. r. o., součást skupiny Český Web, a. s. (www.gresham.cz, www.ceskyweb.com).
Poskytl: Gresham & Clark, s. r. o.
Cena: zakázková, dle rozsahu implementace.